AvisoSem vigência

Aviso n.º 11938/2020

Artigo 1.º

Leis habilitantes

O presente Regulamento é elaborado no uso da competência regular prevista no n.º 7 do artigo 112.º e no artigo 241.º, ambos da Constituição da República Portuguesa, e conferida pela alínea k) do n.º 1 do art. 33.º, da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, conjugada com a alínea g) do n.º 1 do art. 25.º, da mesma lei, do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua atual redação, que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico e com a Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, que aprova o regulamento arquivístico para as autarquias locais, da Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, da Lei n.º 31/2019 de 03 de maio, que regula a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal e permite a fotografia digital nas bibliotecas e arquivos públicos, e dos artigos 96.º a 101.º e 135.º a 147.º do Código do Procedimento Administrativo.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

Este Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Paredes, bem como os princípios e regras aplicáveis à gestão da documentação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços da Autarquia, no âmbito das suas atribuições e competências, independentemente do tipo de suporte ou formato, e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, compreendendo ainda, a documentação adquirida, com comprovado valor para a história do Município com o objetivo de preservá-la e divulgá-la.

Artigo 3.º

Dependência hierárquica

O Arquivo Municipal de Paredes depende hierarquicamente do Setor de Património Cultural, Biblioteca e Arquivo, sob o Pelouro de Vereação da Cultura.

Artigo 4.º

Competências e atribuições

a)Conceber, planear e implementar a gestão integrada do sistema de arquivo, bem como assegurar a sua ligação a cada unidade orgânica;

b)Desenvolver sistemas de organização, classificação e avaliação dos documentos;

c)Conceber instrumentos de pesquisa, tais como guias, inventários, catálogos, índices e outros;

d)Apoiar o utilizador, orientando-o na pesquisa documental;

e)Facultar aos utilizadores internos e externos (mediante autorização superior) a documentação solicitada respeitando os critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente e em conformidade com a lei;

f)Propor a eliminação da documentação, após o cumprimento do respetivo prazo de conservação fixado por lei;

g)Zelar pela conservação física da documentação, criando boas condições ambientais e da segurança;

h)Promover e controlar a incorporação de novos sistemas de informação;

i)Fomentar uma política de divulgação do património documental, concretizada através de atividades de extensão cultural, educativa e editorial;

j)Realizar propostas de restauro e encadernação;

k)Emitir cópias da documentação arquivada;

l)Promover contactos e relações com outras instituições;

m)Efetuar os demais procedimentos ou atribuições que forem determinadas por lei, regulamento, despacho/ ordem superior.

Artigo 5.º

Horário

O horário de funcionamento do Arquivo Municipal ao público, será da parte da manhã das 9H00 às 12H00 e da parte da tarde das 14H00 às 16H30, em dias úteis, na Biblioteca Municipal de Paredes.

CAPÍTULO II

Do ingresso dos documentos no Arquivo Municipal

Artigo 6.º

Transferência de documentação

Os diversos processos, finda a sua fase ativa, durante a qual é utilizada de uma forma regular, para fins administrativos, fiscais ou legais fixados na lei, devem ser remetidos pelos serviços produtores para o Arquivo Municipal, para ali se proceder à avaliação documental.

Artigo 7.º

Formalidades da remessa

1 -O serviço produtor deve solicitar ao Arquivo Municipal a remessa de documentação e, de acordo com a possibilidade de receção e armazenamento do arquivo, é marcada a respetiva data de transferência, sendo o calendário das transferências avaliado caso a caso.

2 -Previamente à remessa, o serviço produtor deve elaborar e remeter ao Arquivo Municipal, a título de prova, um Auto de Entrega e disponível na aplicação SIGMA elaborado em duplicado (Anexo 1).

3 -O Auto de Entrega deve ser acompanhado de Guia de Remessa, disponível na aplicação SIGMA, elaborado em duplicado destinado à identificação e controlo da documentação remetida e deve ser visada pelo dirigente ou funcionário do serviço produtor, pelo responsável hierárquico do setor de Arquivo e Presidente do Município

4 -O original será arquivado pelo Arquivo, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem.

5 -O duplicado será devolvido aos serviços de origem após ter sido conferido, assinado e datado.

Artigo 8.º

Condições de remessa

1 -A remessa tem de garantir a integridade dos conjuntos documentais.

2 -A documentação deve ser enviada ao Arquivo Municipal nos suportes originais, devidamente acondicionados e identificada.

3 -A totalidade da documentação deve encontrar-se organizada e ordenada.

4 -Os processos e requerimentos devem ser devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, deve ser intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com assinatura do responsável do respetivo serviço.

5 -A documentação a transferir deve ser acompanhada dos respetivos códigos da legislação em vigor. CAPÍTULO III Ingresso de arquivos de âmbito concelhio

Artigo 9.º

1 -Podem dar entrada no Arquivo Municipal, quer a título definitivo, quer a título de depósito documentos de outros organismos, pessoas ou serviços à exceção daqueles que devem ser incorporados no Arquivo Distrital do Porto.

2 -A incorporação referida no número anterior far-se-á de acordo com o disposto no artigo 7.º do presente Regulamento, com as devidas adaptações, devendo a mesma ser submetida à aprovação do Executivo Municipal, nos termos do disposto na alínea j) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro.

3 -As despesas com o transporte da documentação ficarão a cargo do Município de Paredes.

4 -Em situação bem fundamentada pelos organismos, pessoas ou serviços requerentes, pode o Presidente da Câmara avaliar a possibilidade de assumir o transporte.

5 -O Arquivo Municipal fica obrigado a conservar e a tratar os documentos confinados à sua custódia, facultando a sua consulta, se para tal tiver autorização por parte dos proprietários nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016. CAPÍTULO IV Aquisição de outros fundos

Artigo 10.º

Aquisição

Sendo uma das funções do Arquivo Municipal a de preservar o tratamento e disponibilização de arquivos da região com valor patrimonial, o Município de Paredes, através do Arquivo, propõe-se desenvolver uma política por aquisição, depósito, doação, incorporação, permuta ou outra forma legal, de arquivos privados, pessoais, de famílias ou empresas com relevância para a história do mesmo.

Artigo 11.º

Formalidades

1 -Qualquer entidade pública ou privada produtora/ detentora de um conjunto documental pode propor ao Município de Paredes a sua aquisição, de acordo com as disposições legais em vigor, mediante a apresentação de uma proposta e um documento de identificação do respetivo acervo documental.

2 -Cabe ao Arquivo Municipal com a colaboração de um especialista da área analisar a proposta e elaborar um parecer técnico, de acordo com um conjunto de critérios legais, de forma a garantir a objetividade do processo, os quais são submetidos pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competência delegada à aprovação da Câmara Municipal.

3 -Aprovada a cedência, proceder-se-á à sua formalização, mediante contrato escrito (Anexo 5).

Artigo 12.º

Condições

1 -A documentação deve ser enviada ao Arquivo Municipal nos suportes originais, devidamente acondicionada e identificada.

2 -A integridade da documentação deve ser garantida.

3 -A documentação deverá ser acompanhada, a título de prova, de um Auto de Entrega/ Guia de Remessa e elaborado em duplicado (Anexo 1) ficando o original no Arquivo Municipal e o duplicado ser remetido à entidade produtora/ detentora.

4 -As despesas com o transporte da documentação ficarão a cargo do Município de Paredes. CAPÍTULO V Tratamento

Artigo 13.º

Tratamento arquivístico

O Arquivo Municipal deve proceder ao tratamento arquivístico da documentação, de forma a mantê-la em condições de consulta rápida e eficaz, elaborando para o efeito instrumentos de pesquisa considerados adequados e de acordo com as normas de descrição arquivística.

CAPÍTULO VI

Avaliação, seleção e eliminação

Artigo 14.º

Avaliação documental

1 -O processo de avaliação dos documentos do arquivo tem por objetivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação administrativa, conforme a legislação em vigor.

2 -É da responsabilidade do Arquivo Municipal, a aplicação dos prazos de conservação dos documentos fixados nas disposições legais em vigor - Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro.

3 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.

4 -Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional, aplicam-se por analogia, as orientações estabelecidas para as séries e subséries homólogas.

5 -Nos casos não previstos na legislação em vigor, tem que se consultar o Arquivo Distrital do Porto.

Artigo 15.º

Seleção

Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada.

Artigo 16.º

Eliminação

1 -O processo de eliminação de documentos é da exclusiva competência do Arquivo Municipal, o qual apenas poderá ter lugar após o cumprimento dos prazos fixados na tabela de seleção prevista na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, e da devida autorização do Senhor Presidente da Câmara.

2 -A eliminação de documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico e não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados nas disposições legais em vigor - Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro.

3 -Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação.

4 -Sem embargo da definição de prazos mais dilatados, o Senhor Presidente da Câmara poderá conservar, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender, desde que não prejudique o bom funcionamento do serviço.

5 -A eliminação de documentos que não constam nas disposições legais em vigor carece de parecer prévio do Arquivo Distrital do Porto.

Artigo 17.º

Processo de eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico ou informativo será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.

2 -A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração ou maceração deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios.

Artigo 18.º

Formalidades da eliminação

a)Deve ser acompanhada de um Auto de Eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b)O Auto de Eliminação, no seu formulário constante no (Anexo 2) deve ser preenchido conforme a sua natureza (Transferência ou Incorporação, em separado) e devem constar os vistos do Presidente da Câmara, do responsável do Serviço Produtor da documentação em causa e pelo responsável do Arquivo Municipal;

c)O Auto de Eliminação, deverá ser elaborado em duplicado, ficando o original no Arquivo Municipal e o duplicado ser remetido ao Arquivo Distrital do Porto. CAPÍTULO VII Conservação do documento

Artigo 19.º

Competências

a)Criação de boas condições ambientais de instalação, acondicionamento e de segurança;

b)Identificação, higienização, reencadernação da documentação danificada e o envio para restauro, devendo estes trabalhos ser realizados por técnicos especializados;

c)Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais. CAPÍTULO VIII Substituição de suporte

Artigo 20.º

Condições

1 -A substituição de suporte de documentos é permitida desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da Internacional Standard Organization. (abreviadamente designada por ISO).

2 -A substituição de suporte de documentos, só pode ser efetuada mediante parecer favorável do Arquivo Distrital do Porto, nos termos das disposições legais em vigor. CAPÍTULO IX Acesso a documentos

Artigo 21.º

1 -A documentação existente no Arquivo Municipal só poderá permanecer no Serviço requisitante até ao máximo de 30 dias, prorrogáveis por períodos sucessivos.

2 -Terminado o período de validade da requisição, o Arquivo Municipal deve informar o Serviço requisitante para proceder, através da plataforma eletrónica, à devolução da documentação ou prorrogação da Requisição Interna.

3 -Aquando da devolução da documentação, esta deverá apresentar a mesma integridade física e intelectual, bem como a ordem interna que apresentava aquando da sua requisição ao Arquivo Municipal.

4 -Os técnicos do Setor de Arquivo devem conferir a integridade do (s) documento (s) e através da plataforma eletrónica, confirmar a devolução da documentação e arquivar a requisição.

5 -Se na verificação na íntegra do (s) documento (s) devolvido (s) ao Arquivo Municipal, for detetada pelos técnicos do Setor de Arquivo a desorganização ou falta de peças de um processo, o Arquivo Municipal deve devolvê-lo à procedência para que procedam à sua regularização. CAPÍTULO X Pedidos internos de anexação de documentos

Artigo 22.º

Condições

A documentação solicitada pelos vários Serviços Municipais onde tenham lugar a anexação de documentos a processos de origem e que não tem reposição no Arquivo Municipal, deverão ser comunicados a este serviço.

CAPÍTULO XI

Pedido de pesquisa

Artigo 23.º

Consulta de documento pelos serviços internos do Município de Paredes

Os pedidos de empréstimo de documentação, solicitados pelos Serviços Municipais, devem ser efetuados mediante documento próprio (Requisição Interna, disponível na aplicação SIGMA (Anexo 3), sem prejuízo das restrições impostas pelas disposições legais em vigor.

CAPÍTULO XII

Reprodução de documentos

Artigo 24.º

Consulta de reprodução de documento dos serviços internos do Município de Paredes

Os pedidos de reprodução de documentos, solicitados pelos serviços municipais, devem ser efetuados mediante documento próprio, sem prejuízo das restrições impostas pelas disposições legais em vigor.

Artigo 25.º

Condições

A reprodução de documentos só é permitida se os documentos estiverem em boas condições de conservação.

CAPÍTULO XIII

Acesso e comunicação

Artigo 26.º

Utilizadores externos do Município de Paredes

A documentação custodiada pelo Regulamento Municipal de Taxas e Preços Municipais está acessível a todos os utilizadores, nacionais ou estrangeiros, mediante preenchimento de documento próprio disponível no site da Câmara Municipal de Paredes e/ou no Balcão Único da Câmara Municipal (Anexo 5) sem prejuízo das restrições impostas pelas disposições legais em vigor.

Artigo 27.º

Condições de acessibilidade e comunicabilidade

1 -O acesso e a comunicabilidade à documentação do Arquivo Municipal atenderá sempre a critérios de confidencialidade, definidos internamente em conformidade com a lei.

2 -A consulta de documentos do Arquivo Municipal só é permitida mediante o preenchimento de um requerimento, disponível no site da Câmara Municipal de Paredes e/ou no Balcão Único da Câmara Municipal (Anexo 4) no qual constam os seguintes elementos:

a)Identificação completa (nome, morada, email, telefone, idade, B.I ou C.C. e NIF);

b)A documentação pretendida;

c)Finalidade da consulta;

d)Identificação do tipo de equipamento a utilizar (dispositivo digital e/ou qualquer acessório).

3 -A consulta direta dos documentos é efetuada exclusivamente nas instalações da Biblioteca Municipal, durante o horário de funcionamento do Arquivo Municipal, conforme no disposto do Artigo 5.º do Regulamento.

4 -A documentação só pode ser disponibilizada para consulta após o seu tratamento arquivístico.

5 -O direito de acesso à consulta direta dos originais será restringido sempre que a documentação se encontre em mau estado de conservação, e está sujeita a autorização do responsável hierárquico do serviço onde o setor de Arquivo Municipal se encontra integrado.

6 -Só é permitida ao leitor, a consulta simultânea até 3 documentos.

7 -Sempre que existirem cópias, as consultas devem ser feitas através das mesmas, preservando-se, deste modo, a integridade dos originais.

8 -A admissão à consulta é facultada a todos os cidadãos nacionais e estrangeiros, maiores de 18 anos, podendo em casos excecionais e com autorização do responsável hierárquico do serviço onde o setor de Arquivo Municipal se encontra integrado, ser admitida a consulta a menores de 18 anos.

9 -Na consulta, para além de ser permitida a utilização de lápis de grafite e cadernos de apontamentos, também é permitida a utilização de computadores portáteis, tabletes, suportes de armazenamento de dados, leitores e auscultadores de reprodução áudio, telemóveis digitais e câmaras fotográficas digitais, desde que a referida utilização se destine exclusivamente para uso pessoal, e no estrito cumprimento das disposições constantes nos artigos 29.º e 30.º do presente Regulamento. CAPÍTULO XIV Direitos do utilizador externo

Artigo 28.º

Direitos

a)O apoio e a orientação, quer no acesso aos fundos, quer na utilização dos serviços do Arquivo Municipal;

b)A consulta de documentos, nos termos do Regulamento e disposições legais em vigor;

c)Reprodução de documentos, nos termos do Regulamento e disposições legais em vigor;

d)Pesquisa especializada, por técnicos do Arquivo Municipal, nos termos do Regulamento e disposições legais em vigor;

e)Obter orçamentos dos serviços disponíveis. CAPÍTULO XV Deveres dos utilizadores externos

Artigo 29.º

Deveres

a)Tomar conhecimento das regras de manuseamento da documentação, segundo Apenso I do presente Regulamento e disponibilizado na sala de leitura/ consulta;

b)Ser responsável pelos documentos requisitados, desde a receção à sua devolução;

c)Manter na sua posse os documentos requisitados, não efetuando permutas ou cedências com outros leitores;

d)Manter-se no mesmo lugar durante a sua permanência na sala de leitura;

e)Comunicar aos técnicos do Setor de Arquivo qualquer anomalia detetada nos documentos requisitados;

f)Não perturbar o normal funcionamento do serviço, sob pena de ter de abandonar as instalações;

g)Se publicar trabalhos ou obras em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo Municipal, referenciar os documentos consultados e fazer uma entrega de dois exemplares para serem guardados no Arquivo Municipal e Biblioteca Municipal. CAPÍTULO XVI Obrigações dos Utilizadores

Artigo 30.º

Proibições

a)Praticar quaisquer atos que perturbem o normal funcionamento dos serviços;

b)Decalcar, sublinhar, riscar, escrever ou por qualquer modo danificar com qualquer objeto os documentos consultados;

c)Colocar os documentos consultados em contacto físico com qualquer equipamento (dispositivo digital ou qualquer acessório);

d)Utilizar o som do equipamento (dispositivo digital ou qualquer acessório);

e)Ser portador de sacos, malas, guarda-chuvas, agasalhos e pastas, designadamente as destinadas ao transporte dos equipamentos (dispositivo digital ou qualquer acessório);

f)Ser portador de qualquer tipo de Alimentos ou bebidas na sala de consulta;

g)Ser portador de animais;

h)Falar ao telemóvel CAPÍTULO XVII Pedido de pesquisa

Artigo 31.º

Utilizadores externos do Município de Paredes

Os pedidos de pesquisa de documentos ou determinada informação, solicitados por utilizadores externos, devem ser efetuados mediante documento próprio, sem prejuízo das restrições impostas pelas disposições legais em vigor.

Artigo 32.º

Condições

Posteriormente à pesquisa, se o utilizador pretender ter acesso à documentação através da reprodução de documentos, aplica-se o disposto no artigo 33.º

CAPÍTULO XVIII

Reprodução de documentos

Artigo 33.º

Condições

1 -A reprodução de documentos só é permitida se os documentos estiverem em boas condições de conservação.

2 -A reprodução de documentos, solicitadas por utilizadores externos, está sujeita ao pagamento das respetivas taxas de acordo com o Regulamento Municipal de Taxas e Preços, à exceção da reprodução digital efetuada através dos dispositivos digitais de uso pessoal do utilizador.

3 -As reproduções para fins de edição e exposição só podem ser efetuadas com a autorização do Presidente da Câmara Municipal de Paredes, ou do Vereador com competência delegada. CAPÍTULO XIX Difusão de documentos do Arquivo Municipal

Artigo 34.º

Difusão

a)Fontes e estudos históricos publicados em edição própria da Câmara Municipal de Paredes, ou em colaboração com outras entidades;

b)Realização e participação em atividades culturais diversas;

c)Introdução de conteúdos na página da internet da Câmara Municipal de Paredes/Arquivo Municipal. CAPÍTULO XX Empréstimo de documentação para exposições

Artigo 35.º

Condições de empréstimo

O empréstimo de documentos custodiados pelo Arquivo Municipal, para figurarem em exposições, dentro ou fora do país, obedece às normas estipuladas no Apenso II, do presente Regulamento.

CAPÍTULO XXI

Casos omissos

Artigo 36.º

1 -As dúvidas ou casos não especialmente previstos neste Regulamento serão resolvidos pelo Presidente da Câmara ou Vereador da área respetiva a quem tenham sido delegados os respetivos poderes.

2 -Aplicar-se-á, ainda toda a legislação em vigor que enquadre a matéria em causa. CAPÍTULO XXII Disposições finais

Artigo 37.º

Revisão

O presente Regulamento deve ser revisto sempre que se repute necessário para um mais correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.

Artigo 38.º

Entrada em vigor

1 -Manuseie qualquer documento com o máximo de cuidado. Seja particularmente cuidadoso com os documentos em mau estado de conservação e de grandes dimensões. A consulta da documentação deverá ser efetuada mediante presença de funcionário do Município.

a)Identificação completa (nome da entidade, morada, email, telefone e NIF);

b)A documentação pretendida;

c)Finalidade do empréstimo.

2 -Não humedeça os dedos para virar as folhas.

3 -Não se apoie nos documentos enquanto os lê.

4 -Não coloque livros abertos uns sobre os outros, pois força as encadernações.

5 -Não empilhe nem retire os documentos da sua ordem.

6 -Não escreva, decalque, sublinhe ou anote nos documentos.

7 -Durante a pesquisa pode utilizar lápis, folhas, ou outro equipamento (dispositivo digital), desde que este último tenha sido previamente registado.

8 -Alerte o técnico de serviço se detetar folhas dobradas, coladas ou rasgadas.

9 -Não dobre as folhas como forma de marcação.

10 -Não coloque os equipamentos (dispositivos digitais e /ou acessórios) em contacto físico com os documentos.

11 -A reprodução digital com recurso a flash, a tripés ou outro tipo de acessórios análogos e de iluminação específica bem como a respetiva alimentação dos equipamentos de reprodução, fica previamente condicionada à autorização do superior hierárquico do Serviço do Arquivo. APENSO II Normas para o empréstimo de documentos para exposições O empréstimo de documentos para exposições contribui para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. A solicitação de documentos para exposições, pode causar perdas ou deteriorações irreparáveis. Por isso, devem tomar-se as medidas necessárias para evitar esses riscos, tais como:

12 -Concluída a exposição, os documentos devem ser devolvidos ao Arquivo Municipal e conferidos, a fim de se detetar qualquer anomalia. (ver documento original) 313387668

Artigo 27.º

Condições de acessibilidade e comunicabilidade

1 -O acesso e a comunicabilidade à documentação do Arquivo Municipal atenderá sempre a critérios de confidencialidade, definidos internamente em conformidade com a lei.

a)Identificação completa (nome, morada, email, telefone, idade, B.I ou C.C. e NIF);

b)A documentação pretendida;

c)Finalidade da consulta;

d)Identificação do tipo de equipamento a utilizar (dispositivo digital e/ou qualquer acessório).

4 -A documentação só pode ser disponibilizada para consulta após o seu tratamento arquivístico.

6 -Só é permitida ao leitor, a consulta simultânea até 3 documentos.

7 -Sempre que existirem cópias, as consultas devem ser feitas através das mesmas, preservando-se, deste modo, a integridade dos originais.