Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 -O Regulamento de Controlo Interno, que a seguir se passa a designar por RCI, é aplicado a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.
2 -Compete ao órgão executivo, no âmbito de acompanhamento do RCI, a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
3 -Compete aos funcionários da Secção Administrativa e Financeira a execução e cumprimento das normas contidas neste Regulamento, sob orientação hierárquica.
Artigo 2.º
Da execução orçamental
1 -Na elaboração e execução do orçamento da freguesia devem ser seguidos os princípios orçamentais, regras previsionais e regras de execução orçamental definidos no POCAL.
2 -A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Junta de Freguesia de Sines.
Disponibilidades
Artigo 3.º
Limites de disponibilidade em caixa
A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o limite máximo de 150 euros, devendo o seu remanescente ser depositado em conta da Junta.
Artigo 4.º
Operações de controlo
1 -Em caixa na tesouraria podem existir meios de pagamento nacionais ou estrangeiros:
a)Vales aos membros dos órgãos autárquicos ou aos funcionários;
b)Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;
c)Documentos justificativos de despesas efectuadas.
Artigo 5.º
Da abertura e movimentos de contas bancárias
1 -Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia.
2 -As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas, com as assinaturas conjuntas do presidente e do tesoureiro, e em caso de falta ou impedimento do presidente, pelo secretário.
Artigo 6.º
Meio de pagamento
1 -Os pagamentos de valor superior a 75 euros, são obrigatoriamente feitos por cheque ou transferência bancária.
2 -Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da Junta serão feitos por transferência bancária ou cheque.
Artigo 7.º
Do processamento de autorizações de pagamento
1 -Compete aos serviços de contabilidade o processamento das autorizações de pagamento, com base nos documentos existentes nos serviços.
2 -As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos, são previamente conferidas pelo responsável dos serviços administrativos e submetidos a deliberação do executivo, ou despacho do presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo presidente e tesoureiro, ou respectivo substituto legal.
3 -As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas ao responsável dos serviços administrativos para pagamento e demais procedimentos legais.
Artigo 8.º
Guarda de documentos bancários
1 -Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda da responsável dos serviços administrativos.
2 -Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados nos serviços administrativos, após inutilização das assinaturas, quando as houver.
Artigo 9.º
Local de cobrança de receita
Compete à tesouraria proceder à cobrança das receitas da freguesia.
Artigo 10.º
Contas correntes
Compete à responsável dos serviços administrativos manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia.
Artigo 11.º
Reconciliação bancária
1 -As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês por funcionário designado para o efeito pelo presidente da Junta.
2 -Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo, sob proposta do tesoureiro, ou despacho do presidente de acordo com a respectiva delegação de competências.
3 -No final de cada ano civil a responsável pelos serviços administrativos analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, enviando-os para a secção de contabilidade que procede aos respectivos registos contabilísticos de regularização.
Artigo 12.º
Normas sobre o início e final dos mandatos
1 -No início e final de cada mandato do órgão executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta e pelo tesoureiro da Junta.
2 -Em caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.
Artigo 13.º
Responsabilidade do tesoureiro
O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificada, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar por funcionários a designar pelo presidente da Junta, nas seguintes situações:
a) Mensalmente, em dia a fixar pelo presidente e aleatoriamente sem aviso prévio;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;
d) Quando for substituído o tesoureiro.
Artigo 14.º
Da forma de aquisições
Compete ao sector administrativo promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços da Junta com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços, excepto as despesas efectuadas no âmbito do artigo 22.º do presente Regulamento.
Artigo 15.º
Da entrega das aquisições
A entrega dos bens é feita no serviço da Junta indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, as quais serão remetidas à responsável dos serviços administrativos.
Artigo 16.º
Conferência das facturas a pagamento
1 -A conferência das facturas com a respectiva guia de remessa e requisição externa será feita pelo responsável dos serviços administrativos.
2 -Quando a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas serão enviadas à contabilidade a qual emite a respectiva ordem de pagamento e procede à liquidação da mesma.
Imobilizado
Artigo 17.º
Fichas do imobilizado
As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas no Sector de Contabilidade/Património.
Artigo 18.º
Inventário
O inventário patrimonial inclui todos os bens duradouros e equipamento, propriedade da freguesia e este deverá manter-se permanentemente actualizado.
Artigo 19.º
Abate de bens
1 -Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao presidente da Junta.
2 -O presidente da Junta, entidade competente para decidir, entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, ao Serviço de Contabilidade/Património.
Artigo 20.º
Registo e inscrição matricial de prédios
Compete ao Sector Administrativo promover o registo e inscrição matricial dos prédios adquiridos pela Junta de Freguesia.
Artigo 21.º
Reconciliações e controlo de registo do imobilizado
1 -O Sector de Contabilidade/Património realiza, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
2 -Em Janeiro de cada ano o Serviço de Contabilidade/Património enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade.
Fundo de maneio
Artigo 22.º
Da constituição de fundos de maneio
1 -Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
2 -Cada um destes fundos tem de ser regularizado no final de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.
Artigo 23.º
Normas de controlo do fundo de maneio
1 -As normas de constituição e controlo do fundo de maneio constarão da deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.
2 -Da deliberação deverá constar, designadamente:
a)O montante que constitui o fundo e rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;
b)O responsável pela posse e utilização;
c)A natureza das despesas a pagar pelo fundo;
d)A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;
e)A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano civil.
Da organização dos serviços
Artigo 24.º
Funções comuns
a)Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas ao âmbito de cada serviço;
b)Colaborar na elaboração do orçamento, plano de actividades e documentos de prestação de contas;
c)Promover o arquivo dos documentos e processos, após a sua conclusão;
d)Velar pela conservação do património afecto;
e)Zelar pelo cumprimento dos direitos dos funcionários e demais pessoal afecto;
f)Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu bom funcionamento;
g)Promover a execução das deliberações da Junta de Freguesia e dos despachos do presidente ou dos restantes membros, no âmbito das suas competências e nas áreas dos respectivos serviços.
Artigo 25.º
Secção Administrativa
a)Proceder à distribuição e mobilidade do pessoal efectivo;
b)Emitir requisições externas, tendo em vista a aquisição de bens e serviços e, bem assim, a execução de empreitadas de obras públicas;
c)Coordenar a actividade dos respectivos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;
d)Preparar, quando disto incumbidos, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de tratamento ulterior;
e)Executar o registo de toda a documentação recebida, no próprio dia em que a mesma dê entrada na autarquia;
f)Proceder ao registo de toda a correspondência expedida pela autarquia;
g)Proceder à organização, manter actualizadas as inscrições e os abates dos verbetes eleitorais;
h)Preparar e manter actualizado, com os respectivos registos e abates, cadastro dos canídeos;
i)Organizar os procedimentos atinentes à aquisição e alienação de bens imóveis.
Artigo 26.º
Responsável pela Secção Administrativa
a)Recepcionar os bens adquiridos e conferir com as facturas e as guias de remessa;
b)Proceder aos pagamentos de despesas, nos termos legais e regulamentares;
c)Manter as contas correntes com as instituições bancárias permanentemente actualizadas.
Artigo 27.º
Tesouraria
a)Proceder à guarda de valores monetários;
b)Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria, nos termos definidos neste diploma;
c)Elaborar diários da tesouraria;
d)Promover a verificação permanente do movimento de fundos da tesouraria e de documentos de receita e despesa;
e)Liquidar juros moratórias, referente à cobrança de receitas;
f)Efectuar a cobrança das seguintes receitas:
Emolumentos pela emissão de atestados;
Emolumentos pela emissão de termos de idoneidade;
Emolumentos pela confirmação de documentos;
Taxas e multas pelo registo de canídeos;
Autenticação de fotocópias de documentos;
Mensalidades do Centro de Actividades de Tempos Livres e Jardim de Infância n.º 2;
Taxas pela cedência do salão do povo;
Quaisquer outras criadas ou a criar.
2 -Ao funcionário que manuseie ou tenha à sua guarda, em área de tesouraria ou cobrança, valores, numerário, títulos ou documentos, sendo por eles responsável, será atribuído o abono para falhas nos termos da lei em vigor.
Artigo 28.º
Contabilidade/património
a)Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;
b)Promover os registos inerentes à execução orçamental e do plano plurianual de investimentos;
c)Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos;
d)Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do orçamento e do plano plurianual de investimentos, nos termos definidos neste diploma e nas demais normas legais e regulamentares aplicáveis;
e)Emitir os documentos de receita e da despesa, bem como os demais documentos que suportam registos contabilísticos;
f)Reunir todos os elementos necessários à execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e respectivas modificações;
g)Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de realização de despesas com locação e aquisição de bens e empreitadas de obras públicas;
h)Proceder à cabimentação da despesa na contabilidade, afim de serem emitidas as ordens de pagamento;
i)Processar as ordens de pagamento, com base nos documentos fornecidos pela responsável dos serviços administrativos;
j)Proceder ao levantamento dos bens existentes;
k)Preparar e manter actualizado o registo de cadastro dos bens imóveis propriedade da freguesia;
l)Preparar e manter actualizado, com as respectivas inscrições e abates, o cadastro dos bens móveis da propriedade da freguesia;
m)Manter os registos com os elementos necessários ao preenchimento de fichas de amortização;
n)Preparar todos os documentos inerentes à gestão do património da freguesia no que concerne a bens imóveis;
o)Anualmente fazer a verificação física dos bens.
Disposições finais
Artigo 29.º
Violação de normas do RCI
A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento sempre que indicie o cometimento de infracção, dá lugar a imediata instauração do procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar.
Artigo 30.º
Disposições complementares
As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do presidente.
Artigo 31.º
Entrada em vigor
O RCI-POCAL entra em vigor no primeiro dia útil do mês seguinte à sua publicação.