AvisoSem vigência

Aviso n.º 15940/2026/2

Artigo 1.º

Enquadramento Orgânico

O Arquivo Municipal do Cadaval encontra-se na Divisão Administrativa e Financeira, inserido na subunidade de Expediente e Arquivo.

Artigo 2.º

Definição

1 -O Arquivo Municipal do Cadaval unifica as estruturas e funções dos designados Arquivo Intermédio, Arquivo Definitivo e Arquivo Histórico, mesmo que estes se encontrem em diferentes espaços físicos.

2 -O Arquivo é constituído pela documentação administrativa e histórica produzida pelos serviços e órgãos da Câmara Municipal, independentemente do suporte ou formato, bem como documentação de arquivos privados ou coleções doadas ao Arquivo Municipal do Cadaval.

3 -O Arquivo Corrente define-se pelo conjunto de documentos em fase ativa que fazem parte de processos de negócio que ainda não foram concluídos e tendem a ser consultados e utilizados de forma recorrente; O Arquivo Intermédio é o conjunto de documentos de processos de negócio já concluídos, mas que ainda podem ser abertos, correspondendo a uma fase semi-ativa dos documentos; O Arquivo Definitivo é o conjunto de documentos já concluídos, em fase inativa, que segundo a Portaria n.º 112/23 de 27 de Abril têm um destino final (DF) de conservação (C) ou conservação parcial por amostragem (CP), de forma a servir de testemunho, prova ou auxílio à tomada de decisão; O Arquivo Histórico é o conjunto de documentos que testemunham a atividade passada desta Câmara bem como de documentos históricos que comprovem a História do concelho.

Artigo 3.º

Missão

O Arquivo Municipal do Cadaval tem como missão realizar a gestão da informação de forma eficaz e colaborar com todos os serviços para a transferência, avaliação, seleção, eliminação e difusão de informação e documentação, visando a melhoria contínua dos serviços municipais.

Artigo 4.º

Competências e Atribuições

1 -O Arquivo tem como atribuições:

a)Gerir a informação e documentação de arquivo;

b)Promover o acesso interno e externo à documentação de forma eficaz e transparente de acordo com as normas estabelecidas internamente e na legislação em vigor;

c)Elaborar instrumentos de descrição documental;

d)Colaborar na otimização de processos de negócio, garantindo as classificações adequadas e a definição de prazos de conservação e destino final segundo a legislação em vigor;

e)Colaborar, com os responsáveis pelo Sistema de Gestão Documental na elaboração de um Plano de Preservação Digital;

f)Promover a modernização administrativa no que diz respeito à gestão de informação;

g)Assegurar a conservação da documentação física, propondo melhorias nos espaços físicos e de materiais de acondicionamento adequados;

h)Avaliar a documentação segundo a legislação em vigor quanto à sua eliminação ou conservação;

j)Promover ações de divulgação do património documental através de atividades culturais, educativas e editoriais. CAPÍTULO II TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO

Artigo 5.º

Transferência

Quando a documentação se encontra numa fase inativa ou semiativa, os serviços devem transferi-la para o Arquivo para ser submetida ao processo de avaliação documental.

Artigo 6.º

Remessas

As unidades orgânicas e serviços municipais devem transferir para o espaço do arquivo municipal as remessas documentais originais, sem agrafos e colocadas dentro de pastas a fornecer pelo serviço de arquivo.

Artigo 7.º

Calendarização das remessas

A remessa da documentação será estipulada, de acordo com os prazos preestabelecidos entre os responsáveis de cada serviço produtor e o serviço de arquivo, competindo a este a coordenação de todas as operações neste processo.

Artigo 8.º

Procedimentos

1 -A documentação é remetida ao arquivo obedecendo às seguintes condições:

a)Os documentos devem ser enviados nos respetivos suportes originais, acondicionados em caixas ou pastas adequadas à sua dimensão e identificadas;

b)Os livros findos (Atas, Escrituras, Contratos, Registos, etc.) são enviados para o arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices;

c)Os processos e requerimentos deverão ser devidamente numerados, e ao retirar-se algum documento, será intercalado, em sua substituição, uma folha que registe a numeração do mesmo com a assinatura e o visto do responsável do respetivo serviço;

d)Os processos de Obras Particulares, bem como a documentação específica e produzida no âmbito da atividade da divisão responsável, poderá ser integrada no arquivo municipal;

e)Durante a transferência dos documentos para o arquivo, os respetivos serviços devem proceder à eliminação dos duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à sua conservação física, nomeadamente agrafos, clipes, etc.

f)A documentação é acompanhada de um Auto de Entrega assinado pelo responsável de cada órgão ou serviço, ou na sua inexistência, pelo seu legal substituto.

Artigo 9.º

Incorporações externas

1 -Pode ser incorporado no Arquivo a título provisório ou definitivo, fundos documentais provenientes de entidades públicas e privadas ou documentos isolados, que tenham um relevante interesse histórico para o concelho;

2 -O Arquivo fica obrigado a conservar e tratar os documentos confiados à sua custódia, facultando-os, se para tal estiver autorizado e em conformidade com a lei, à consulta dos utilizadores. CAPÍTULO III TRATAMENTO E INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO

Artigo 10.º

Classificação e Descrição

1 -Ao Arquivo compete proceder ao tratamento arquivístico dos documentos, organização, classificação e ordenação dos mesmos, estabelecendo um processo de classificação único em todos os serviços municipais e entidades produtoras da documentação, no sentido de implementar um processo de gestão documental uniforme, devidamente controlado e alargado a todos os serviços;

2 -O tratamento arquivístico subjacente reporta-se à elaboração e utilização de instrumentos de descrição, considerados adequados ao eficaz funcionamento do arquivo;

3 -O serviço de arquivo deve pronunciar-se sobre matérias inerentes à modernização administrativa, assim como dar pareceres sobre questões relativas a infraestruturas, materiais e metodologias de trabalho a implementar, bem como elaborar os distintos instrumentos de descrição, considerados adequados ao seu funcionamento e definir os processos de negócio necessários à modernização administrativa e melhoria dos serviços. CAPÍTULO IV AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO

Artigo 11.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação tem por finalidade a determinação do valor dos documentos para efeitos de conservação definitiva, conservação parcial ou eliminação, após o fim dos prazos de conservação administrativa.

2 -Os prazos de conservação serão definidos pelas orientações da Tabela de Seleção, da Portaria de Regulamentação Arquivística que esteja em vigor.

3 -Os referidos prazos de conservação vigoram a partir do momento em que os processos, coleções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos.

Artigo 12.º

Seleção

1 -A seleção dos documentos a conservar permanentemente em Arquivo Definitivo deve ser efetuada de acordo com as orientações estabelecidas pela legislação em vigor.

2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados no suporte original, exceto nos casos cuja substituição de suporte, seja previamente autorizada mediante parecer favorável da DGLAB ou segundo orientações em vigor.

Artigo 13.º

Eliminação

1 -Compete ao serviço de arquivo propor toda e qualquer eliminação da documentação produzida pelos diferentes serviços municipais, de acordo com a respetiva legislação em vigor;

2 -A decisão de eliminação ou conservação dos documentos que não estejam mencionados na Tabela de Seleção da portaria em vigor fica ao encargo do serviço e carece parecer da DGLAB.

Artigo 14.º

Processo de Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico ou informativo será realizada de forma a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.

2 -Qualquer decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios de custos.

Artigo 15.º

Formalidades de Eliminação

1 -Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

2 -O auto de eliminação deverá regular-se pelo formulário em anexo, e dele constarem as assinaturas do Presidente da Câmara, dos responsáveis pelo Serviço de Arquivo e Chefe de divisão;

3 -O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o Arquivo Distrital com intuito de tomar conhecimento. CAPÍTULO V CONSERVAÇÃO

Artigo 16.º

Condições de Conservação

a)Criação e garantia de boas condições ambientais e de segurança, atendendo às condições específicas do funcionamento do arquivo;

b)Higienização e restauro dos documentos danificados ou em risco de deterioração e correspondente acondicionamento ou contratação desses serviços;

c)Promoção da digitalização de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais. CAPÍTULO VI CONDIÇÕES DE ACESSO E DE UTILIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS PELOS SERVIÇOS CAMARÁRIOS

Artigo 17.º

Condições de Acesso

1 -O acesso à documentação em fase intermédia ou definitiva do Município poderá ser acessível e consultada para efeitos de serviço, devendo para tal, o funcionário efetuar uma requisição, sendo assinada pelo responsável do serviço de arquivo e documentação;

2 -As requisições ao arquivo devem ser feitas através de formulário próprio via programa de gestão documental;

3 -Durante a devolução da documentação deverá conferir-se a integridade, o estado e a ordem interna da mesma;

4 -Se for detetada a falta de peças de um processo, caso venha desorganizado, deverá o arquivo devolvê-lo aos serviços de proveniência, solicitando a regularização da falha;

5 -Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e outros documentos que, pela sua natureza, possam suscitar eventuais reservas à sua comunicabilidade, serão facultados em conformidade com a lei e a pedido do respetivo serviço ou de pessoa diretamente interessada;

6 -A documentação em condições deficientes de conservação que constituam documentos de consulta condicionada, apenas pode ser consultada em casos especiais, devidamente autorizados pelo responsável do arquivo e idealmente em digital;

7 -Só será possível a saída de documentação das instalações afetas ao Município, desde que se verifiquem as seguintes condições:

a)Autorização escrita do responsável do referido serviço, no caso de os documentos saírem, e se destinem a ser consultados no âmbito do funcionamento dos Serviços Municipais;

b)Autorização escrita do Presidente da Câmara ou em que ele delegar, se os documentos forem consultados fora do âmbito do funcionamento dos serviços camarários, sendo para outro fim. CAPÍTULO VII CONDIÇÕES DE DIFUSÃO E COMUNICAÇÃO

Artigo 18.º

Meios de Difusão e Comunicação

a)Análise da documentação por intermédio de instrumentos descrição, a serem elaborados pelo serviço do arquivo (Inventários, Guias, Catálogos, Índices, etc.);

b)Publicação das fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo em colaboração com outras entidades;

c)Realização e participação em atividades culturais e educativas diversas. CAPÍTULO VIII ACESSO E UTILIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS PELOS UTILIZADORES 1

Artigo 19.º

Período de funcionamento

O período de funcionamento do Arquivo será o mesmo que for estipulado para os trabalhadores afetos ao serviço de Arquivo.

Artigo 20.º

Consulta pública

1 -Todos os cidadãos têm direito por lei a aceder aos documentos conservados nas instalações do Arquivo do Municipal;

2 -O acesso e comunicabilidade da documentação, terá de atender a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei;

3 -O direito de acesso será restringido à consulta direta dos originais, quando estes se encontrarem em mau estado de conservação;

4 -Os processos em fase de arquivo corrente, designadamente, os de concurso, de obras públicas ou particulares, de trabalhadores e outros que pela sua natureza possam suscitar eventuais restrições ao seu acesso, serão facultados de acordo com as disposições legais em vigor.

Artigo 21.º

Serviço Leitura

A admissão à leitura no Arquivo é apenas permitida após o preenchimento da ficha de consulta ou da requisição e da apresentação dos respetivos documentos de identificação pessoal.

Artigo 22.º

Consulta da Documentação Histórica

Toda e qualquer consulta será efetuada nas instalações próprias do Arquivo, salvo as exceções previstas pelo presente Regulamento quanto a empréstimos autorizados aos serviços produtores e a requisições de entidades a quem seja reconhecido esse direito, mediante autorização do Presidente da Câmara.

Artigo 23.º

Estudos e Investigações

Todo o utilizador que realize trabalhos de investigação em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo, incumbe-lhe deixar um exemplar dos respetivos estudos, bem como a referenciar os documentos consultados e a entidade que os disponibilizou.

Artigo 24.º

Normas e Deveres

1 -Os utilizadores dos serviços do Arquivo ficarão obrigados a respeitar as normas estabelecidas.

2 -É expressamente proibido:

a)Praticar quaisquer atos que perturbem o normal funcionamento dos serviços;

b)Retirar das instalações qualquer documento sem autorização prévia do responsável pelo arquivo;

c)Sublinhar, escrever, riscar ou danificar os documentos consultados;

3 -O utilizador que violar as disposições mencionadas no artigo anterior poderá ser convidado a abandonar as instalações do arquivo, e, em face da gravidade do ato praticado, ficará o utilizador sujeito às sanções previstas por lei. CAPÍTULO IX DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 25.º

Dúvidas ou omissões

As dúvidas ou casos omissos não previstos no presente Regulamento serão resolvidos pelo Presidente da Câmara ou em quem ele delegar, com parecer técnico do responsável dos serviços de arquivo e documentação.

Artigo 26.º

Revisão

O presente Regulamento poderá ser revisto sempre que seja necessário e se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do serviço de arquivo e documentação.

Artigo 27.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

1 Disposições que terão validade no Regulamento Arquivístico, se for constituído o Arquivo Municipal como serviço autónomo e aberto aos utilizadores.

ANEXOS

320013806