Artigo 1.º
Objeto
1 -A presente Norma de Controlo Interno, doravante designada por NCI, estabelece o sistema de controlo interno da Freguesia da Fuseta, compreendendo o plano de organização, as políticas, os métodos e os procedimentos de controlo, bem como os demais mecanismos definidos pelo órgão executivo, com vista a assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada, eficiente e em conformidade com a legalidade.
2 -O sistema de controlo interno integra, designadamente:
a)A salvaguarda dos ativos;
b)A prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude ou erro;
c)A exatidão, integridade e fiabilidade dos registos contabilísticos;
d)A preparação atempada de informação orçamental, financeira e de gestão.
3 -O sistema de controlo interno prossegue os seguintes objetivos:
a)Garantir a legalidade e regularidade na elaboração, execução e alteração dos documentos previsionais, bem como na preparação das demonstrações financeiras;
b)Assegurar o registo atempado, completo e correto das operações nos sistemas de informação adequados e no período contabilístico correspondente;
c)Garantir o cumprimento das deliberações dos órgãos autárquicos e das decisões dos respetivos titulares;
d)Salvaguardar o património da freguesia;
e)Assegurar a adequada autorização, validação e controlo dos atos e documentos;
f)Promover a eficiência, eficácia e economicidade das operações;
g)Assegurar a correta utilização dos fundos públicos e o cumprimento dos limites legais na assunção de encargos;
h)Garantir a fiabilidade e segurança dos sistemas de informação;
j)Prevenir riscos de gestão, corrupção e infrações conexas.
4 -A presente NCI integra procedimentos de controlo de natureza transversal e específica, designadamente nas áreas de disponibilidades, receita, despesa, contas de terceiros, existências, património, documentação administrativa e sistemas de informação.
5 -Em caso de conflito entre procedimentos internos, prevalecem as disposições da presente Norma de Controlo Interno, sem prejuízo do disposto na legislação aplicável.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 -A presente NCI aplica-se a toda a organização da Junta de Freguesia da Fuseta, vinculando os titulares dos órgãos, trabalhadores e demais colaboradores, independentemente da natureza do respetivo vínculo.
2 -A aplicação da NCI deve assegurar o cumprimento da legislação em vigor, designadamente:
a)Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro;
b)Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro;
c)Código do Procedimento Administrativo;
d)Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro (SNC-AP);
e)Código dos Contratos Públicos;
f)Demais legislação e regulamentação aplicável.
Artigo 3.º
Implementação, acompanhamento e avaliação
1 -Compete à Junta de Freguesia aprovar, implementar, manter e aperfeiçoar o sistema de controlo interno, assegurando a sua adequação à dimensão e complexidade da organização.
2 -Compete ao órgão executivo garantir a execução da presente NCI, promovendo a articulação entre as diferentes áreas funcionais, designadamente a área administrativa e financeira, e assegurando a recolha de contributos dos trabalhadores.
3 -O sistema de controlo interno deve ser objeto de acompanhamento e avaliação periódica, com vista à sua atualização contínua, numa lógica de melhoria permanente baseada nos princípios da legalidade, eficiência, eficácia e economia.
4 -Para efeitos do disposto no número anterior, podem ser elaborados relatórios periódicos de avaliação do sistema de controlo interno, a submeter ao órgão executivo.
Artigo 4.º
Estrutura orgânica e funcional
1 -A Junta de Freguesia da Fuseta dispõe de uma estrutura orgânica e funcional adequada à prossecução das suas atribuições, assente em princípios de simplicidade, eficiência e adequada segregação de funções.
2 -O órgão executivo é composto por:
3 -Para efeitos de organização interna e funcionamento, a atividade da Junta de Freguesia estrutura-se nas seguintes áreas funcionais:
a)Área administrativa e financeira;
b)Área de tesouraria, integrada na área administrativa e financeira, com autonomia funcional no exercício das suas competências específicas;
4 -A área administrativa e financeira assegura, designadamente:
a)A execução orçamental e a contabilidade financeira e de gestão;
b)A elaboração dos documentos previsionais e de prestação de contas;
c)A gestão administrativa e expediente geral;
d)O atendimento ao público e a emissão de atestados, licenças, certidões e outros atos administrativos;
e)A gestão de recursos humanos, incluindo o processamento de remunerações e o controlo da assiduidade;
f)A tramitação dos procedimentos de contratação pública;
g)A gestão do património, inventário e cadastro de bens;
h)O cumprimento das obrigações legais de reporte financeiro e administrativo.
5 -A área de tesouraria assegura, designadamente:
a)A gestão das disponibilidades financeiras;
b)A realização de pagamentos e recebimentos;
c)O controlo de caixa e a execução de reconciliações bancárias;
d)A guarda de fundos, valores e documentos à sua responsabilidade;
e)O cumprimento das normas de controlo interno aplicáveis à tesouraria.
6 -A área operacional assegura, designadamente:
a)A execução de trabalhos de manutenção de espaços públicos e equipamentos;
b)A conservação de infraestruturas e bens da freguesia;
c)O apoio à realização de atividades e eventos;
d)A execução de obras por administração direta;
e)A gestão operacional de viaturas, equipamentos e armazém;
f)A colaboração na gestão de existências e controlo de armazém.
7 -Sem prejuízo da estrutura definida nos números anteriores, podem ser criadas subáreas funcionais no âmbito da área administrativa e financeira, designadamente nas vertentes de recursos humanos, contratação pública, património e atendimento, em função das necessidades de gestão.
8 -A organização e funcionamento das áreas devem assegurar, sempre que possível, a segregação de funções entre as fases de autorização, execução, registo e controlo, designadamente entre as funções de tesouraria e de contabilidade.
9 -A violação das regras de segregação de funções constitui irregularidade suscetível de responsabilidade disciplinar e financeira, nos termos da legislação aplicável.
10 -Para efeitos da presente Norma, entende-se por área funcional o conjunto organizado de atribuições e responsabilidades exercidas por trabalhadores ou titulares de cargos, independentemente da sua formalização orgânica.
CAPÍTULO II
NORMAS GERAIS
Artigo 5.º
Observância da organização e das competências
1 -A atividade da Junta de Freguesia deve desenvolver-se em conformidade com a sua organização interna, com as competências legalmente atribuídas aos seus órgãos e com a distribuição funcional constante do mapa de pessoal, assegurando-se uma adequada articulação entre as diferentes áreas, designadamente a área administrativa e financeira, sem prejuízo do disposto no artigo 4.º
2 -A afetação de funções deve respeitar os princípios da legalidade, da especialização e da adequada segregação de funções.
Artigo 6.º
Funções de controlo
a)Clara definição das responsabilidades e competências funcionais de cada trabalhador;
b)Estabelecimento de circuitos documentais obrigatórios, com identificação das fases de verificação, validação e decisão;
c)Respeito pelo princípio da segregação de funções, evitando a concentração de funções incompatíveis, designadamente entre as fases de autorização, execução, registo e controlo, sem prejuízo da necessária adaptação à dimensão da estrutura;
d)Garantia da transparência da atividade administrativa e dos atos praticados;
e)Adoção de mecanismos de controlo compensatórios sempre que, por limitação de recursos humanos, não seja possível assegurar uma adequada segregação de funções.
CAPÍTULO III
DEMONSTRAÇÕES ORÇAMENTAIS E FINANCEIRAS PREVISIONAIS
SECÇÃO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 7.º
Composição das demonstrações previsionais
As demonstrações orçamentais e financeiras previsionais da Freguesia são constituídas por:
a) Orçamento, enquadrado num plano orçamental plurianual;
b) Plano Plurianual de Investimentos.
Artigo 8.º
Grandes Opções do Plano
1 -As Grandes Opções do Plano constituem o instrumento de planeamento estratégico da Freguesia, orientador da atividade do órgão executivo.
2 -Integram, designadamente:
a)As Atividades Mais Relevantes;
b)O Plano Plurianual de Investimentos (PPI).
Artigo 9.º
Orçamento
1 -O Orçamento é o documento previsional que define as receitas e fixa os limites da despesa da Freguesia, sendo elaborado no âmbito de um plano orçamental plurianual, em conformidade com a legislação aplicável.
a)O mapa da receita, desagregado segundo a classificação económica;
b)O mapa da despesa, desagregado segundo a classificação económica.
3 -O mapa de pessoal constitui parte integrante dos documentos previsionais.
SECÇÃO II
PREPARAÇÃO E APROVAÇÃO
Artigo 10.º
Preparação das demonstrações previsionais
1 -A preparação das demonstrações previsionais é assegurada pelo órgão executivo, com a colaboração das diferentes áreas funcionais, em conformidade com a legislação aplicável, designadamente:
a)Lei do Orçamento do Estado e respetiva lei de execução;
b)Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP);
c)Regime Financeiro das Autarquias Locais e das Entidades Intermunicipais;
d)Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso;
e)Demais normas legais e regulamentares aplicáveis.
2 -Compete à área administrativa e financeira:
a)Proceder ao apuramento dos encargos com pessoal e demais despesas correntes e de capital;
b)Consolidar a proposta de orçamento e demais documentos previsionais;
c)Assegurar a coerência técnica e financeira da proposta.
3 -Os trabalhadores responsáveis pelas diferentes áreas devem fornecer, em tempo útil, os elementos necessários à elaboração dos documentos previsionais.
Artigo 11.º
Aprovação
1 -A proposta das demonstrações previsionais é elaborada pelo órgão executivo e submetida à aprovação da Assembleia de Freguesia, nos termos da lei.
2 -Compete à área administrativa e financeira:
a)Assegurar a remessa dos documentos às entidades competentes;
b)Promover a sua publicitação nos termos legais;
c)Proceder ao respetivo registo e arquivo.
3 -Os documentos previsionais entram em vigor em 1 de janeiro do ano a que respeitam, salvo disposição legal em contrário.
Artigo 12.º
Alterações aos documentos previsionais
1 -A necessidade de alteração dos documentos previsionais pode ser identificada pelo órgão executivo ou pela área administrativa e financeira, tendo em conta a execução orçamental e as propostas fundamentadas dos trabalhadores.
2 -As propostas de alteração devem identificar, de forma clara:
b)As respetivas contrapartidas;
c)A fundamentação subjacente.
3 -As alterações são submetidas à aprovação do órgão competente, nos termos legais.
4 -Após aprovação, os documentos são devidamente formalizados, registados e arquivados.
CAPÍTULO IV
RECEITA
Artigo 13.º
Âmbito de aplicação
O presente capítulo estabelece os procedimentos relativos à liquidação, notificação, cobrança e arrecadação da receita, bem como à sua eventual cobrança coerciva e restituição.
Artigo 14.º
Condições de liquidação e arrecadação
1 -A receita só pode ser liquidada e arrecadada quando esteja legalmente prevista e devidamente inscrita no orçamento.
2 -A cobrança de receitas não previstas ou em montante superior ao inscrito depende de alteração orçamental ou de enquadramento legal que a permita.
Artigo 15.º
Liquidação da receita
1 -A liquidação da receita é efetuada no âmbito da área administrativa e financeira, de acordo com o Regulamento e Tabela de Taxas, Licenças e Preços e demais legislação aplicável.
2 -As isenções devem ser devidamente fundamentadas, registadas e suportadas na respetiva base legal.
3 -O valor das isenções é objeto de apuramento anual, para efeitos de controlo e reporte.
Artigo 16.º
Cobrança e arrecadação
1 -A arrecadação da receita é assegurada no âmbito da área administrativa e financeira, com base em documentos emitidos pelos trabalhadores responsáveis pela respetiva liquidação.
2 -Deve ser assegurada, sempre que possível, a segregação de funções entre cobrança, registo e conferência, sendo adotados mecanismos de controlo compensatórios quando tal não seja viável.
3 -É efetuada conferência diária dos valores arrecadados.
4 -São elaborados e arquivados os documentos de controlo diário de tesouraria, devendo ser conservados nos termos legais.
Artigo 17.º
Meios de pagamento
1 -Os pagamentos podem ser efetuados por numerário, cheque, transferência bancária, terminal de pagamento automático ou outros meios legalmente admitidos.
2 -Os procedimentos de receção, registo e encaminhamento dos pagamentos devem assegurar a sua rastreabilidade, segurança e controlo.
Artigo 18.º
Devolução de cheques
1 -Sempre que se verifique a devolução de cheques, por falta de provisão ou outro motivo, a área administrativa e financeira deve informar o órgão executivo, para efeitos de eventual adoção dos procedimentos legalmente previstos.
2 -Devem ser adotadas as medidas necessárias para garantir o ressarcimento da Junta de Freguesia relativamente a encargos bancários decorrentes da devolução.
Artigo 19.º
Cobrança coerciva
1 -As dívidas são objeto de cobrança coerciva quando não sejam pagas voluntariamente.
2 -A cobrança coerciva inicia-se após o termo do prazo de pagamento voluntário, mediante emissão de certidão de dívida e demais procedimentos legalmente previstos.
3 -Os processos de execução fiscal são tramitados pelo órgão competente, de acordo com a legislação aplicável, designadamente:
a)Lei das Finanças Locais (LFL);
b)Lei Geral Tributária (LGT);
c)Código de Procedimento e de Processo Tributário (CPPT);
d)Regime Geral das Taxas das Autarquias Locais
4 -Compete à área administrativa e financeira proceder ao registo e acompanhamento dos processos remetidos para cobrança coerciva.
Artigo 20.º
Inutilização de documentos
A inutilização de documentos deve ser devidamente fundamentada, registada e efetuada de forma imediata, assegurando a rastreabilidade do procedimento.
Artigo 21.º
Anulação de receita
1 -A anulação de documentos de receita deve ser efetuada de forma imediata, devidamente fundamentada e registada.
2 -A anulação de receita liquidada ou cobrada, bem como as respetivas restituições, dependem de autorização nos termos legalmente previstos.
Artigo 22.º
Restituição da receita
1 -A restituição consiste na devolução de montantes recebidos indevidamente.
2 -A restituição deve ser precedida de informação fundamentada, indicando os motivos de facto e de direito que a justificam.
3 -Após autorização, compete à área administrativa e financeira proceder à respetiva devolução e registo.
SECÇÃO I
POSTOS DE COBRANÇA
Artigo 23.º
Âmbito de aplicação
As presentes normas aplicam-se aos locais onde seja efetuada cobrança de receita da Junta de Freguesia.
Artigo 24.º
Postos de cobrança
1 -Podem ser criados postos de cobrança em locais considerados adequados, mediante aprovação do órgão executivo.
2 -Cada posto de cobrança deve dispor de registos de controlo das operações efetuadas.
3 -Consideram-se postos de cobrança, designadamente:
a)A sede da Junta de Freguesia;
c)Outros locais autorizados pelo órgão executivo.
4 -A criação ou extinção de postos de cobrança depende de decisão do órgão executivo.
Artigo 25.º
Procedimentos de cobrança
1 -A liquidação e cobrança devem ser efetuadas através de aplicações informáticas adequadas, que permitam a emissão de documentos legalmente válidos.
2 -Deve ser sempre entregue documento comprovativo ao utente, devidamente validado pelo trabalhador responsável.
3 -Quando, excecionalmente, sejam utilizados documentos manuais, estes devem ser numerados sequencialmente, controlados e mantidos à guarda do trabalhador designado.
4 -Os documentos manuais devem conter todas as vias necessárias ao controlo, não sendo permitida a sua separação indevida.
5 -Os erros devem ser devidamente assinalados, mantendo-se todas as vias do documento.
6 -Deve ser assegurado o registo posterior na aplicação informática, sempre que aplicável.
7 -A área administrativa e financeira promove ações de controlo, incluindo verificações aleatórias.
Artigo 26.º
Entrega da receita arrecadada
1 -As receitas arrecadadas devem ser entregues à área administrativa e financeira no próprio dia ou, quando tal não seja possível, no dia útil seguinte.
2 -A entrega deve ser acompanhada da respetiva documentação de suporte.
3 -Em situações excecionais, devidamente fundamentadas, podem ser definidos prazos distintos por decisão do órgão executivo.
4 -Deve ser garantida a segurança e integridade dos valores até à sua entrega.
Artigo 27.º
Responsabilidades pela cobrança de receita
1 -Os trabalhadores que procedem à cobrança de receita são responsáveis pelos valores arrecadados até à sua entrega e validação.
2 -Compete à área administrativa e financeira assegurar o controlo e apuramento das importâncias recebidas.
3 -Sempre que se verifiquem irregularidades, devem ser desencadeados os procedimentos adequados, incluindo eventual apuramento de responsabilidades.
CAPÍTULO V
DESPESA
Artigo 28.º
Princípios gerais da despesa
1 -A execução da despesa pública obedece aos princípios da legalidade, regularidade financeira, economia, eficiência, eficácia e boa gestão dos recursos públicos.
2 -A realização de qualquer despesa deve respeitar as normas legais aplicáveis, designadamente em matéria orçamental, de assunção de compromissos e pagamentos em atraso e de contratação pública.
Artigo 29.º
Execução da despesa
1 -As despesas apenas podem ser cabimentadas, assumidas, autorizadas e pagas quando, para além de legais, estejam inscritas no orçamento e disponham de dotação adequada, constituindo o compromisso o limite máximo da despesa a realizar.
2 -A cabimentação consiste na cativação de uma dotação orçamental com vista à realização de uma despesa, sendo efetuada com base em requisição interna ou proposta devidamente fundamentada.
3 -A assunção do compromisso perante terceiros concretiza-se mediante requisição externa ou contrato, após verificação da existência de fundos disponíveis.
4 -O reconhecimento da obrigação ocorre com a verificação do facto gerador da despesa, devidamente comprovado por documento válido.
5 -A liquidação consiste na verificação do direito do credor e na determinação do montante exato a pagar, após conferência dos bens recebidos ou serviços prestados, permitindo a emissão da ordem de pagamento.
6 -Nenhuma despesa pode ser assumida sem autorização prévia expressa, sob pena de responsabilidade pessoal, disciplinar e financeira, nos termos da lei.
SECÇÃO I
PROCESSOS DE OBRAS
Artigo 30.º
Empreitadas de obras públicas
1 -Antes do início de qualquer procedimento de empreitada, a área administrativa e financeira deve verificar que os bens objeto de intervenção são propriedade da freguesia ou se encontram sob a sua administração estão devidamente registados.
2 -A tramitação dos procedimentos de contratação é assegurada pela área administrativa e financeira, em articulação com o órgão executivo, incluindo a elaboração das peças procedimentais e o pedido de cabimento, com indicação da respetiva inscrição no Plano Plurianual de Investimentos, preço base e encargos previsíveis.
3 -O pedido de cabimento é submetido a autorização da Presidente da Junta de Freguesia ou de quem detenha competência delegada.
4 -A área administrativa e financeira assegura o registo do cabimento e, após adjudicação, o registo do compromisso, em conformidade com a legislação aplicável.
5 -Caso não seja possível efetuar o cabimento, a área administrativa e financeira informa o órgão competente, propondo as medidas necessárias.
6 -Concluído o procedimento de contratação, a área administrativa e financeira assegura a formalização do contrato e a tramitação subsequente.
7 -Os dados do processo são registados em sistema informático adequado.
8 -O acompanhamento e fiscalização da obra são assegurados por trabalhador designado ou entidade externa, quando aplicável, devendo os autos de medição ser remetidos à área administrativa e financeira para efeitos de processamento.
9 -Após a receção provisória da obra, deve ser efetuado o registo contabilístico da transferência de ativos fixos tangíveis em curso para ativos fixos tangíveis.
10 -A realização de trabalhos a mais ou modificações contratuais depende do cumprimento dos requisitos legais aplicáveis.
11 -A realização de trabalhos não incluídos no contrato inicial obriga à adoção do procedimento pré-contratual adequado.
Artigo 31.º
Obras por administração direta
1 -A realização de obras por administração direta depende da verificação prévia dos requisitos aplicáveis às empreitadas, com as necessárias adaptações.
2 -Os custos da obra devem ser apurados com base nos materiais utilizados, mão-de-obra e equipamentos afetos, devendo ser assegurada a adequada evidência documental dos custos apurados.
SECÇÃO II
PROCESSOS DE AQUISIÇÃO E CONTROLO DA RECEÇÃO
Artigo 32.º
Âmbito de aplicação
Para efeitos do presente capítulo, as referências a áreas funcionais devem ser interpretadas em conformidade com o disposto no artigo 4.º da presente Norma. A presente secção aplica-se aos procedimentos de aquisição de bens e serviços e à celebração de contratos, com exceção das despesas realizadas através de fundos de maneio.
Artigo 33.º
Normas gerais de aquisição
1 -As aquisições de bens e serviços são asseguradas pela área administrativa e financeira, nos termos da legislação aplicável.
2 -As aquisições dependem de prévio cabimento, compromisso, autorização e cumprimento das regras de contratação pública.
3 -Em situações excecionais e devidamente fundamentadas, podem ser adotados procedimentos simplificados, nos termos legalmente admissíveis.
Artigo 34.º
Pedido de aquisição de bens ou serviços
1 -O trabalhador responsável pela necessidade formula pedido devidamente fundamentado, sujeito a autorização superior.
2 -O pedido deve conter, quando aplicável:
a)Fundamentação da necessidade;
b)Especificações técnicas;
d)Enquadramento nas opções do plano;
e)Critérios de adjudicação, quando aplicável;
f)Destino dos bens ou serviços;
g)Declaração de não fracionamento da despesa.
3 -A área administrativa e financeira verifica a conformidade do pedido, podendo devolvê-lo para correção.
Artigo 35.º
Gestão de bens armazenáveis
1 -Sempre que haja necessidade de bens em stock, deve ser emitido pedido interno.
2 -Os movimentos de entrada e saída de existências devem ser devidamente registados, em articulação com o responsável pelo armazém.
3 -Os bens não utilizados devem ser devolvidos em condições adequadas.
4 -Em caso de inexistência de stock, o pedido segue para procedimento de aquisição.
Artigo 36.º
Procedimento de aquisição de bens e serviços
1 -As aquisições são efetuadas após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.
2 -A área administrativa e financeira assegura:
a)A escolha do procedimento;
c)A tramitação administrativa;
d)A formalização contratual.
3 -Após adjudicação, é emitida requisição externa ou celebrado contrato.
4 -A execução contratual é acompanhada pela área administrativa e financeira, em articulação com a área operacional ou trabalhador responsável.
5 -A publicitação dos contratos é assegurada nos termos legais.
Artigo 37.º
Receção de bens e serviços
1 -A receção de bens e serviços deve ser conferida qualitativa e quantitativamente, sempre que possível, por trabalhador distinta do que efetuou a aquisição.
2 -No documento de receção deve constar a menção “Recebido e Conferido”, data e identificação do trabalhador.
3 -As não conformidades devem ser registadas e comunicadas para regularização.
SECÇÃO III
DOCUMENTOS DE DESPESA
Artigo 38.º
Conferência de documentos
1 -Todos os documentos de despesa são registados pela área administrativa e financeira.
2 -O registo é efetuado no mais curto prazo possível, preferencialmente até 2 dias úteis após receção.
3 -Os documentos são conferidos com base nos elementos de suporte da aquisição.
4 -Após validação, são integrados na contabilidade patrimonial e de gestão.
5 -Os documentos devem conter evidência das verificações realizadas.
Artigo 39.º
Não conformidades dos documentos de despesa
1 -Os documentos que não cumpram os requisitos legais são devolvidos para correção.
2 -A área administrativa e financeira assegura a comunicação com os fornecedores.
SECÇÃO IV
PAGAMENTOS
Artigo 40.º
Processo de pagamento
1 -Os pagamentos são efetuados pela área de tesouraria, com base em ordens de pagamento emitidas pela área administrativa financeira.
c)Autorização da Presidente da Junta de Freguesia.
3 -Os documentos são marcados com a menção “Pago”.
4 -É efetuada conferência diária de tesouraria.
5 -Os documentos são organizados e arquivados.
Artigo 41.º
Meios de pagamento
1 -Os pagamentos a terceiros devem ser efetuados, preferencialmente, através de transferências bancárias eletrónicas ou por ordem ao banco, nos termos do disposto no artigo 46.º
2 -Em numerário, apenas devem ser efetuados pequenos pagamentos, na medida do estritamente necessário, até ao montante máximo de 100 € (cem euros) por destinatário.
3 -O pagamento das remunerações e abonos dos membros dos órgãos, dos trabalhadores e dos demais colaboradores da Junta de Freguesia é efetuado por transferência bancária, exceto em situações pontuais, devidamente fundamentadas e autorizadas pela Presidente da Junta de Freguesia.
4 -Compete ao trabalhador responsável pela gestão de tesouraria, na data do pagamento, verificar o cumprimento das obrigações legais relativas à inexistência de dívidas fiscais e contributivas, quando aplicável.
SECÇÃO V
OUTRAS DISPOSIÇÕES FINANCEIRAS
Artigo 42.º
Reconciliações
1 -Será designado um trabalhador que não se encontre afeto à função de registo ou movimentação das contas, integrado na área administrativa e financeira, para efetuar as reconciliações das contas correntes de devedores e credores.
2 -Mensalmente, deve ser efetuada a reconciliação das contas correntes de clientes e fornecedores, confrontando o extrato de conta corrente com os registos efetuados na correspondente conta patrimonial.
3 -Mensalmente, são efetuadas reconciliações nas contas de “Outros Devedores e Credores” e nas contas de “Estado e Outros Entes Públicos”.
4 -Mensalmente, são efetuadas reconciliações bancárias de todas as contas existentes nas instituições financeiras.
5 -Podem ainda ser realizadas reconciliações com recurso ao método de amostragem, com vista ao apuramento de eventuais divergências.
Artigo 43.º
Endividamento e regime de crédito
1 -A contração de empréstimos obedece à legislação aplicável.
2 -A área administrativa e financeira assegura o controlo e acompanhamento dos empréstimos.
3 -Deve ser mantido processo atualizado por cada operação de crédito.
Artigo 44.º
Informação financeira
Compete à área administrativa e financeira assegurar o envio da informação financeira obrigatória às entidades legalmente competentes.
Artigo 45.º
Sistemas de informação
1 -A parametrização dos sistemas de informação contabilística e financeira é assegurada pela área administrativa e financeira.
2 -As alterações devem ser devidamente fundamentadas e registadas.
CAPÍTULO VI
DISPONIBILIDADES
SECÇÃO I
TESOURARIA
A área de tesouraria rege-se pelo disposto no artigo 4.º, funcionando com autonomia funcional no âmbito da área administrativa e financeira.
Artigo 46.º
Disponibilidades em caixa
1 -Em caixa podem existir os seguintes meios de pagamento, na moeda com curso legal no território nacional:
2 -É proibida a existência em caixa de:
b)Cheques sacados por terceiros e devolvidos pelas instituições bancárias;
3 -A importância em numerário existente em caixa deve limitar-se ao estritamente indispensável, não devendo ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias da Junta de Freguesia, o qual é fixado por deliberação do órgão executivo ou por despacho da Presidente da Junta de Freguesia.
4 -Sempre que, no final do dia, se apure um montante superior ao limite referido no número anterior, o mesmo deve ser depositado em contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia no dia útil seguinte ou, quando as condições de segurança o justifiquem, através de depósito em cofre noturno.
5 -Compete ao trabalhador responsável pela tesouraria, ou ao seu substituto, assegurar o depósito das quantias referidas no número anterior.
Artigo 47.º
Responsabilidade e dependência funcional
1 -O trabalhador responsável pela tesouraria, ou o seu substituto, é responsável pelos fundos, valores e documentos à sua guarda.
2 -O trabalhador referido no número anterior responde diretamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas.
3 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, responde ainda perante o respetivo superior hierárquico, quando exista, ou diretamente perante o órgão executivo, pelos seus atos e omissões no exercício das suas funções.
4 -O apuramento diário das contas de tesouraria deve observar o disposto na legislação aplicável.
5 -A responsabilidade por situações de alcance não é imputável a quem seja estranho aos factos que lhes deram origem, salvo se tiver atuado com culpa no exercício das suas funções.
6 -Sempre que, no âmbito de ações inspetivas ou auditorias, se proceda à contagem dos montantes sob responsabilidade da tesouraria, a Presidente da Junta de Freguesia deve diligenciar junto das instituições de crédito no sentido de serem disponibilizados os elementos necessários ao exercício dessas ações.
Artigo 48.º
Abertura e movimentação de contas bancárias
1 -A abertura de contas bancárias depende de deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta da Presidente.
2 -As contas bancárias são tituladas pela Junta de Freguesia e movimentadas mediante duas assinaturas ou dois códigos eletrónicos de titulares devidamente autorizados pelo órgão executivo.
3 -Após a sua aprovação, a área administrativa e financeira procede ao registo da conta na aplicação informática, integrando-a no plano de contas.
4 -A lista de titulares autorizados à movimentação das contas bancárias deve ser mantida atualizada e formalmente aprovada pelo órgão executivo.
Artigo 49.º
Emissão, guarda e cancelamento de cheques
1 -Os cheques são emitidos por trabalhadores afetos à área administrativa e financeira com funções de tesouraria.
2 -Os cheques não preenchidos e os cheques anulados ficam à guarda do membro do órgão executivo com o pelouro financeiro, devendo ser inutilizadas as assinaturas e assegurado o seu arquivo sequencial, salvo se as condições contratadas com a instituição bancária dispuserem de forma diversa.
3 -Decorrido o prazo de validade dos cheques em trânsito, deve ser solicitado o seu cancelamento junto da instituição bancária, com o correspondente registo contabilístico.
4 -É vedada a assinatura de cheques em branco.
5 -Os cheques só podem ser assinados após o seu completo preenchimento e verificação dos respetivos documentos justificativos.
Artigo 50.º
Utilização de cartões bancários e meios de pagamento eletrónicos
1 -A utilização de cartões de débito ou de crédito depende de deliberação da Junta de Freguesia.
2 -As despesas efetuadas por recurso a cartões bancários ou outros meios de pagamento eletrónicos devem respeitar o enquadramento legal e contabilístico aplicável, devendo ser previamente cabimentadas pelo montante máximo autorizado.
3 -A utilização destes meios deve assegurar a rastreabilidade das operações e a respetiva conferência documental.
4 -Devem ser adotados mecanismos de autenticação forte e controlo de acessos nos sistemas de pagamento eletrónico.
Artigo 51.º
Aplicações financeiras de curto prazo
1 -Consideram-se aplicações financeiras de curto prazo as que sejam realizáveis em período inferior a um ano.
2 -Sempre que exista disponibilidade de tesouraria, podem ser efetuadas aplicações financeiras, mediante consulta a, pelo menos, duas instituições de crédito, sempre que possível, garantindo critérios de prudência, segurança e boa gestão financeira.
3 -É proibida a realização de aplicações em produtos financeiros com risco de capital ou sem garantia de reembolso do montante aplicado.
Artigo 52.º
Reconciliações bancárias
1 -As reconciliações bancárias são efetuadas mensalmente.
2 -Para efeitos do disposto no número anterior, é designado pela área administrativa e financeira um trabalhador que não se encontre afeto à tesouraria.
3 -O trabalhador designado procede à confrontação dos extratos bancários com os registos contabilísticos, devendo quaisquer diferenças ser analisadas, justificadas e, quando aplicável, regularizadas mediante despacho da Presidente da Junta de Freguesia ou de quem detenha competência delegada.
4 -Os movimentos objeto de regularização devem ser devidamente discriminados, com indicação do tipo de operação, número de documento e data da respetiva correção.
5 -Após cada reconciliação, o trabalhador referido no n.º 2 procede à análise do período de validade dos cheques em trânsito, elaborando informação dirigida à área administrativa e financeira para efeitos de eventual cancelamento junto da instituição bancária e respetivo registo contabilístico.
6 -Após a sua conclusão mensal, as reconciliações bancárias são visadas pelo membro do órgão executivo com o pelouro financeiro, sendo os respetivos suportes arquivados sequencialmente por instituição bancária.
7 -As reconciliações bancárias devem ser concluídas até ao final do mês seguinte àquele a que respeitam.
Artigo 53.º
Balanço à tesouraria
1 -O balanço à tesouraria constitui um procedimento de controlo interno destinado à verificação da exatidão e integridade dos fundos, valores e registos contabilísticos.
2 -O balanço à tesouraria é efetuado na presença do trabalhador responsável pela tesouraria, através da contagem física do numerário e dos documentos à sua guarda, nas seguintes situações:
a)Mensalmente e sem aviso prévio;
b)No encerramento das contas de cada exercício económico;
c)No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitua;
d)Sempre que ocorra substituição do trabalhador responsável pela tesouraria.
3 -Os trabalhadores responsáveis pela realização do balanço à tesouraria são designados pela Junta de Freguesia, com caráter rotativo, assegurando-se a independência face à função de tesouraria.
4 -Do balanço à tesouraria são lavrados termos de contagem, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pela Presidente da Junta de Freguesia, pelo membro do órgão executivo com o pelouro financeiro e pelo trabalhador responsável pela tesouraria, incluindo, quando aplicável, o trabalhador cessante.
5 -As diferenças apuradas devem ser devidamente justificadas pelo trabalhador responsável pela tesouraria e, quando aplicável, pelos restantes intervenientes.
6 -Sempre que sejam detetadas diferenças relevantes, deve ser elaborado relatório autónomo e desencadeados os procedimentos de averiguação e eventual responsabilização.
SECÇÃO II
FUNDO DE MANEIO
Artigo 54.º
Regulamentação do fundo de maneio
Os fundos de maneio são objeto de regulamento próprio, a aprovar pelo órgão executivo, nos termos do regime contabilístico aplicável às autarquias locais (POCAL/SNC-AP), devendo definir, designadamente:
a) As regras de constituição, reconstituição e regularização;
b) A natureza das despesas elegíveis;
c) Os limites máximos de utilização;
d) Os procedimentos de controlo e prestação de contas;
e) Os responsáveis pela sua gestão e controlo.
Artigo 55.º
Objetivos e princípios da gestão de existências
O presente capítulo estabelece as políticas e os procedimentos de controlo interno aplicáveis à gestão de existências, com vista a assegurar a eficiência, a economicidade e a regularidade da atividade da Junta de Freguesia, tendo em conta os seguintes princípios:
1) A manutenção de níveis excessivos de existências em armazém pode implicar uma imobilização desnecessária de recursos financeiros;
2) Níveis insuficientes de existências podem conduzir a ruturas de stock, com impacto negativo no funcionamento das atividades;
3) Deve privilegiar-se, sempre que possível, o recurso a fornecimentos contínuos, de forma a reduzir os custos de armazenagem;
4) Em armazém devem existir apenas as quantidades estritamente indispensáveis ao normal funcionamento, em obediência ao princípio da economicidade e à adequada relação custo-benefício, prevenindo desperdícios.
Artigo 56.º
Âmbito e classificação das existências
1 -As existências compreendem os ativos adquiridos ou produzidos pela Junta de Freguesia destinados a consumo, utilização interna ou eventual alienação no decurso normal da sua atividade.
2 -Para efeitos de gestão e controlo, as existências podem ser classificadas, designadamente, nas seguintes categorias:
a)Mercadorias - bens adquiridos com destino à venda, sem transformação posterior;
b)Produtos acabados e intermédios - bens resultantes de processos produtivos suscetíveis de utilização ou alienação;
c)Subprodutos - bens de natureza secundária resultantes da atividade produtiva;
d)Desperdícios, resíduos e refugos - bens resultantes do processo produtivo sem valor principal;
e)Produtos e trabalhos em curso - bens ainda em fase de produção;
f)Matérias-primas e subsidiárias - bens destinados a incorporação ou utilização no processo produtivo ou operacional.
Artigo 57.º
Critérios de valorimetria das existências
1 -As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção, nos termos do normativo contabilístico aplicável.
2 -O custo de aquisição corresponde ao preço de compra, acrescido dos gastos diretamente imputáveis à aquisição.
3 -O custo de produção integra o custo das matérias consumidas, da mão-de-obra direta e dos gastos gerais necessários para colocar os bens no estado e local em que se encontram.
4 -Quando o custo de aquisição ou de produção for superior ao valor realizável líquido ou ao custo de reposição, deve ser utilizado o mais baixo destes valores.
5 -Sempre que se verifiquem situações de obsolescência, deterioração ou redução do valor das existências, devem ser reconhecidos ajustamentos para perdas por imparidade.
6 -Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critério mais adequado, pelo respetivo valor realizável líquido.
a)Custo de reposição - o montante necessário para substituir um bem em condições equivalentes;
b)Valor realizável líquido - o preço de venda estimado, deduzido dos custos necessários à sua conclusão e venda.
8 -Os ajustamentos referidos no n.º 5 devem ser revertidos quando deixarem de se verificar os pressupostos que lhes deram origem.
9 -O método de custeio das saídas de armazém é, em regra, o custo médio ponderado, podendo ser adotado o custo específico quando justificável.
10 -Nas atividades de caráter plurianual, os produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados com base no grau de acabamento ou pela manutenção dos custos até à sua conclusão.
Artigo 58.º
Registo e documentação das existências
1 -O registo das existências é efetuado em sistema informático ou outro meio legalmente admissível, através de fichas de existências ou instrumentos equivalentes.
2 -Os registos devem conter, designadamente:
a)Identificação da Junta de Freguesia;
b)Designação do bem e respetivo código de classificação;
c)Elementos relativos às entradas e saídas, incluindo data, documento, quantidade, preço unitário e valor;
d)Saldo atualizado a cada momento;
e)Outras informações consideradas relevantes.
Artigo 59.º
Controlo das existências
1 -A gestão física das existências compete ao responsável pelo armazém.
2 -Os registos de existências devem ser permanentemente atualizados, assegurando a correspondência entre os registos contabilísticos e as existências físicas.
3 -Sempre que possível, os registos devem ser efetuados por trabalhadores distintos dos que procedem ao manuseamento físico das existências, garantindo a segregação de funções.
4 -Devem ser adotados mecanismos de controlo que previnam situações de rutura de existências, designadamente através da definição de níveis mínimos e níveis de segurança.
5 -O responsável pelo armazém deve monitorizar regularmente os níveis de existências e assegurar o cumprimento dos parâmetros definidos.
6 -Compete ainda ao responsável pelo armazém:
a)Avaliar periodicamente o estado de conservação das existências;
b)Prevenir situações de deterioração, obsolescência ou rutura;
c)Garantir adequadas condições de armazenagem e segurança.
Artigo 60.º
Procedimentos de gestão e controlo
Os procedimentos de gestão e controlo das existências devem assegurar, designadamente, que:
1) Cada local de armazenagem tem um responsável formalmente designado;
2) As saídas de armazém são efetuadas apenas mediante requisição devidamente autorizada;
3) As existências são sujeitas a verificações físicas periódicas, podendo recorrer-se a métodos de amostragem;
4) As diferenças apuradas são analisadas, justificadas e, quando aplicável, objeto de regularização e eventual apuramento de responsabilidades;
5) As regularizações dependem de autorização da Presidente da Junta de Freguesia ou de quem detenha competência delegada.
Artigo 61.º
Inventário de existências
1 -O inventário de existências consiste na verificação física dos bens com vista à validação dos respetivos registos.
2 -A periodicidade e o âmbito dos inventários são definidos em função do risco associado à gestão das existências, tendo em conta, designadamente, o seu valor, natureza e rotação.
3 -É obrigatória a realização de um inventário geral no final de cada exercício económico.
4 -Podem ser realizados inventários parciais ou rotativos, incluindo por amostragem, sempre que tal se revele adequado.
Artigo 62.º
Responsabilidade pelo inventário
1 -A coordenação do inventário compete à área administrativa e financeira ou a trabalhador designado para o efeito.
2 -O coordenador do inventário deve assegurar a constituição de equipas de inventariação, garantindo a independência face às funções de gestão do armazém.
Artigo 63.º
Planeamento do inventário
1 -Os locais sujeitos a inventariação devem estar devidamente identificados e organizados.
2 -Sempre que possível, devem ser suspensas as movimentações de existências durante o processo.
3 -As existências devem estar organizadas de modo a facilitar a contagem física.
4 -Os bens excluídos do inventário devem ser claramente identificados.
5 -As fichas ou listagens de inventário devem conter a identificação dos bens e espaço para registo das quantidades apuradas.
Artigo 64.º
Inventariação física
1 -Durante a inventariação, devem ser registadas quaisquer anomalias detetadas, nomeadamente relativas ao estado de conservação dos bens ou à existência de bens não registados.
2 -O coordenador do inventário deve assegurar verificações por amostragem e a cobertura de todas as áreas de armazenagem.
3 -As divergências detetadas devem ser analisadas e esclarecidas com a maior brevidade.
Artigo 65.º
Apuramento de diferenças
1 -Concluído o inventário, procede-se à comparação entre as quantidades apuradas e os registos existentes.
2 -As diferenças relevantes devem ser investigadas e, se necessário, objeto de nova verificação física.
Artigo 66.º
Procedimentos finais do inventário
1 -Deve ser elaborado um relatório final do inventário, evidenciando as diferenças apuradas e as respetivas justificações.
2 -O relatório é submetido à Presidente da Junta de Freguesia e ao responsável pelo armazém para análise e eventual apuramento de responsabilidades.
3 -Após aprovação, são efetuadas as regularizações necessárias nos registos de existências, sendo emitido o inventário definitivo.
CAPÍTULO VIII
INVENTÁRIO E CADASTRO
Artigo 67.º
Âmbito do inventário e cadastro patrimonial
1 -O inventário e o cadastro do património da Junta de Freguesia compreendem todos os bens móveis e imóveis, bem como os direitos e responsabilidades a eles associados, nos termos das Normas de Contabilidade Pública aplicáveis no âmbito do SNC-AP e demais legislação em vigor.
2 -Estão sujeitos a inventário e cadastro os bens do domínio público e privado, o património histórico, bem como os bens detidos ao abrigo de contratos ou outros instrumentos jurídicos que confiram à Junta de Freguesia a respetiva administração, uso ou controlo.
3 -Aos bens afetos a atividades desenvolvidas diretamente ou por terceiros aplica-se o princípio da substância económica sobre a forma jurídica, nos termos da estrutura conceptual do SNC-AP.
Artigo 68.º
Etapas do inventário
a)Arrolamento - identificação dos bens a inventariar;
b)Classificação - enquadramento dos bens segundo os códigos aplicáveis;
c)Descrição - caracterização dos bens;
d)Avaliação - atribuição de valor;
e)Identificação - marcação dos bens com código próprio.
Artigo 69.º
Cadastro
1 -Cada bem inventariado é objeto de ficha cadastral individual, na qual são registadas todas as ocorrências relevantes, desde a sua entrada até ao respetivo abate.
2 -O cadastro é efetuado individualmente sempre que o bem constitua uma unidade funcional autónoma suscetível de utilização ou alienação.
3 -Podem ser cadastrados bens em grupo quando adquiridos em conjunto e sujeitos a condições homogéneas de utilização e de depreciação.
Artigo 70.º
Conta patrimonial
1 -A conta patrimonial reflete a variação dos elementos do património da Junta de Freguesia, de acordo com o Plano de Contas Multidimensional e o classificador complementar aplicável.
2 -Na conta patrimonial são registadas todas as ocorrências relevantes verificadas ao longo do exercício económico.
Artigo 71.º
Regras gerais de inventariação
a)Os bens são registados desde a sua entrada até ao respetivo abate;
b)Os bens totalmente depreciados que continuem em uso podem ser objeto de reavaliação, mediante decisão do órgão executivo, sendo-lhes fixado novo período de vida útil;
c)Na impossibilidade de determinação do ano de aquisição, pode ser adotado o ano do inventário inicial como referência para efeitos de estimativa da vida útil;
d)Cada bem é identificado por código próprio e número de inventário, devendo, sempre que possível, ser fisicamente marcado;
e)Todas as alterações e abates são registados na respetiva ficha cadastral;
f)O inventário e o respetivo controlo são assegurados através de sistema informático adequado;
g)A inventariação deve assegurar a correspondência entre os registos patrimoniais e contabilísticos.
Artigo 72.º
Identificação e codificação dos bens
1 -Os bens são identificados através de código de classificação, código de afetação orgânica e número de inventário.
2 -Sempre que possível, os bens devem ser marcados com etiqueta identificativa, designadamente por código de barras ou outro sistema equivalente.
3 -Os bens móveis devem conter elementos de identificação essenciais, designadamente designação, características relevantes e valor.
4 -Os bens imóveis são identificados por referência cadastral, localização, natureza jurídica, características físicas essenciais e elementos de registo matricial e predial.
5 -Os veículos e equipamentos devem ostentar identificação visível da Junta de Freguesia.
6 -Sempre que não seja possível a marcação física dos bens, devem ser adotados mecanismos alternativos de identificação e controlo.
Artigo 73.º
Competências da área administrativa e financeira
a)Assegurar a gestão e controlo administrativo do património;
b)Manter atualizado o inventário e cadastro dos bens;
c)Executar e acompanhar os processos de aquisição, transferência, permuta, doação, alienação e abate de bens;
d)Promover a realização de inventários e verificações periódicas;
e)Manter atualizados os registos e documentação de suporte;
f)Articular com as restantes áreas a correta afetação e controlo dos bens;
g)Assegurar a reconciliação periódica entre o inventário e a contabilidade patrimonial.
Artigo 74.º
Competências das áreas no âmbito do património
1 -Compete a todas as áreas:
a)Colaborar na inventariação e fornecer os elementos necessários ao controlo patrimonial;
b)Zelar pela conservação dos bens que lhes estejam afetos;
c)Comunicar à área administrativa e financeira quaisquer alterações relevantes, designadamente aquisições, transferências, abates ou extravios;
d)Manter atualizada a relação dos bens sob sua responsabilidade;
e)Fornecer os elementos necessários à regularização jurídica e contabilística dos bens.
2 -Entende-se por relação de bens o registo atualizado dos bens afetos a cada área.
3 -Consideram-se ativos fixos tangíveis e intangíveis os bens com vida útil superior a um ano, nos termos do normativo contabilístico aplicável.
Artigo 75.º
Aquisição de bens
1 -A aquisição de bens obedece à legislação aplicável e às regras da despesa pública constantes da presente Norma de Controlo Interno.
2 -O tipo de aquisição é registado na ficha cadastral, de acordo com a seguinte codificação adequada às diferentes formas de aquisição:
a)Aquisição a título oneroso;
b)Aquisição por cessão a título definitivo;
c)Aquisição por transferência, troca ou permuta;
d)Aquisição por expropriação;
e)Aquisição por cedência;
f)Aquisição por doação, herança, legado ou bem declarado perdido a favor da Junta de Freguesia;
g)Aquisição por dação em cumprimento;
Artigo 76.º
Registo de propriedade
1 -O registo dos bens assegura a comprovação da sua titularidade, podendo a sua ausência limitar ou impedir a respetiva alienação.
2 -Estão sujeitos a registo, designadamente, os bens imóveis do domínio privado e os veículos automóveis.
3 -Os bens imóveis devem encontrar-se devidamente inscritos na matriz e registados na Conservatória do Registo Predial.
4 -Devem ser promovidos, de forma prioritárias, os atos necessários à regularização dos bens ainda não registados a favor da Junta de Freguesia.
Artigo 77.º
Autorização e procedimento de alienação de bens
1 -Compete à Junta de Freguesia identificar os bens suscetíveis de alienação, permuta, doação ou outras formas de disposição.
2 -A alienação de bens depende de deliberação da Assembleia de Freguesia ou da Junta de Freguesia, nos termos da lei.
3 -A demolição ou destruição de edifícios e equipamentos deve ser devidamente comunicada pela área responsável pelas obras e manutenção à área administrativa e financeira, para efeitos de regularização contabilística e atualização dos registos junto da Conservatória do Registo Predial e da Autoridade Tributária e Aduaneira.
Artigo 78.º
Formas de alienação
1 -A alienação de bens imóveis é efetuada em conformidade com deliberação da Assembleia de Freguesia ou da Junta de Freguesia, de acordo com os limites definidos na lei e nas delegações de competências.
2 -A alienação de bens móveis disponíveis é realizada através de procedimento por hasta pública ou por concurso público, em conformidade com o disposto no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, e no Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, que procedeu à alteração do Código dos Contratos Públicos (CCP).
Artigo 79.º
Abate de bens
1 -Constituem fundamento para o abate de bens, designadamente:
b)Furto, roubo ou extravio;
e)Destruição ou inutilização;
f)Incapacidade de utilização.
01 -Alienação a título oneroso;
2 -O abate é registado na ficha cadastral, de acordo com a seguinte codificação:
02 -Alienação a título gratuito;
3 -Em caso de furto ou roubo, deve aguardar-se pela decisão judicial relativa à participação apresentada junto das autoridades competentes.
04 -Demolição ou destruição;
4 -Nos casos de abate por inutilização ou destruição, deve ser elaborado o respetivo auto, devidamente autorizado.
5 -Quando se trate de alienação, doação, troca ou permuta de bens imóveis, o abate só é registado contabilisticamente após a celebração da respetiva escritura pública ou auto de venda.
Artigo 80.º
Cessão de bens
1 -A cedência de bens a outras entidades deve ser formalizada mediante auto ou instrumento jurídico adequado.
2 -Depende de deliberação da Assembleia de Freguesia ou da Junta de Freguesia, de acordo com os limites definidos na lei e nas delegações de competências.
Artigo 81.º
Transferência de bens
1 -A transferência de bens móveis entre áreas ou locais depende de autorização da Presidente da Junta de Freguesia.
2 -A transferência deve ser comunicada à área administrativa e financeira para atualização dos registos.
Artigo 82.º
Furtos, extravios e outras ocorrências
1 -A ocorrência de furto, roubo, extravio ou destruição deve ser imediatamente comunicada à Presidente da Junta de Freguesia e às autoridades competentes.
2 -Deve ser elaborado auto de ocorrência com identificação dos bens e respetivos valores.
3 -As ocorrências são objeto de análise e eventual apuramento de responsabilidades.
Artigo 83.º
Seguros
Os bens da Junta de Freguesia devem estar adequadamente segurados, competindo à área administrativa e financeira promover e gerir os respetivos contratos, em articulação com as restantes áreas.
Artigo 84.º
Mensuração dos ativos
A mensuração dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e demais elementos patrimoniais obedece ao disposto nas Normas de Contabilidade Pública aplicáveis no âmbito do SNC-AP.
Artigo 85.º
Depreciações e amortizações
1 -As depreciações e amortizações são calculadas, em regra, pelo método das quotas constantes, sem prejuízo da aplicação de outros métodos legalmente admissíveis.
2 -As taxas aplicáveis são definidas em função da vida útil dos bens, nos termos do normativo contabilístico aplicável.
Artigo 86.º
Subsídios ao investimento
Os bens financiados por subsídios devem ter o respetivo financiamento identificado nos registos, sendo o seu tratamento contabilístico efetuado nos termos das normas aplicáveis.
Artigo 87.º
Grandes reparações
As intervenções que aumentem o valor ou a vida útil dos bens devem ser comunicadas à área administrativa e financeira para atualização dos registos.
Artigo 88.º
Imparidades
1 -Devem ser reconhecidas perdas por imparidade sempre que os ativos apresentem diminuição do seu valor recuperável ou potencial de serviço.
2 -As imparidades são revertidas quando deixarem de se verificar os respetivos fundamentos.
Artigo 89.º
Alterações patrimoniais e vida útil dos bens
As alterações que afetem o valor ou a vida útil dos bens devem ser devidamente registadas no inventário e na contabilidade, de acordo com a seguinte codificação:
AV - Acréscimo de vida útil;
GR - Acréscimo de valor, com ou sem acréscimo de vida útil, resultante de grande reparação ou beneficiação;
DE - Desvalorização excecional, por obsolescência, deterioração, entre outros fatores;
VE - Valorização excecional por razões de mercado.
Artigo 90.º
Auditoria e controlo do património
1 -Os registos patrimoniais devem ser periodicamente confrontados com os registos contabilísticos por trabalhadores independentes da gestão patrimonial.
2 -O património deve ser sujeito a verificações físicas periódicas, incluindo por amostragem, com vista à validação dos registos.
3 -As divergências detetadas devem ser analisadas, regularizadas e, quando aplicável, dar lugar ao apuramento de responsabilidades.
4 -As verificações e reconciliações efetuadas devem ser devidamente documentadas e arquivadas.
CAPÍTULO IX
CONTABILIDADE DE GESTÃO
Artigo 91.º
Objetivos
1 -Nos termos da Norma de Contabilidade Pública aplicável à contabilidade de gestão no âmbito do SNC-AP, a Junta de Freguesia adota um sistema de contabilidade de gestão destinado a produzir informação relevante sobre custos, rendimentos e resultados, com vista a apoiar a tomada de decisão dos órgãos e das áreas funcionais.
2 -A contabilidade de gestão tem como objetivo o apuramento dos custos por atividades, bens e serviços, designadamente para efeitos de planeamento, controlo e fixação de tarifas e preços.
3 -O presente capítulo estabelece os procedimentos necessários ao apuramento e controlo dos custos e rendimentos associados às funções, bens e serviços da Junta de Freguesia.
Artigo 92.º
Princípios gerais
1 -O apuramento dos custos das funções, bens e serviços, no âmbito das áreas funcionais definidas no artigo 4.º da presente Norma, deve refletir os custos diretos e indiretos associados às atividades desenvolvidas pela Junta de Freguesia.
2 -Os custos diretos são imputados diretamente às atividades, bens ou serviços a que respeitam.
3 -Os custos indiretos são imputados com base em critérios técnicos adequados, designadamente através de coeficientes de repartição fundamentados, consistentes e previamente definidos.
4 -Os critérios de imputação devem assegurar a fiabilidade da informação, a comparabilidade dos resultados e o respeito pelos princípios da racionalidade económica, da materialidade e da consistência.
Artigo 93.º
Circuito dos documentos
1 -Todas as faturas e documentos equivalentes devem dar entrada na área responsável pela gestão documental, sendo posteriormente remetidos à área administrativa e financeira.
2 -A área administrativa e financeira, no âmbito da contabilidade de gestão, assegura a identificação da afetação dos bens ou serviços adquiridos, remetendo a informação à área requisitante para validação.
3 -Nos procedimentos de contratação pública, os documentos são ainda verificados pela área responsável pela contratação pública, quando aplicável, para confirmação da conformidade com o contrato celebrado.
4 -Após validação, os documentos são registados na contabilidade patrimonial e posteriormente considerados para efeitos de contabilidade de gestão.
5 -Os registos relativos a custos com mão-de-obra devem identificar o tempo despendido por atividade, distinguindo, quando aplicável, entre trabalho normal e suplementar.
6 -Os custos associados a equipamentos, máquinas e viaturas devem ser devidamente identificados e imputados às respetivas atividades.
7 -Os documentos necessários ao apuramento de custos devem ser remetidos à área administrativa e financeira, no âmbito da contabilidade de gestão, em tempo útil, de forma a garantir a atualização regular da informação.
8 -As atividades ou trabalhos em curso devem ser objeto de registo periódico até à sua conclusão.
Artigo 94.º
Apuramento de custos
1 -Contribuem para o apuramento dos custos diretos de cada atividade, bem ou serviço, designadamente:
a)Custos com materiais e consumos;
b)Custos com mão-de-obra diretamente afeta;
c)Custos com utilização de equipamentos, máquinas e viaturas;
d)Custos com aquisição de serviços externos.
2 -Compete à área responsável pela contabilidade de gestão:
a)Definir e manter atualizados os centros de custos;
b)Proceder ao registo e imputação dos custos;
c)Assegurar a articulação com a contabilidade patrimonial;
d)Promover a reconciliação periódica entre os custos apurados e os registos contabilísticos;
e)Assegurar a produção de informação relevante para apoio à gestão.
3 -Compete à área de recursos humanos disponibilizar, de forma atempada e adequada, a informação necessária ao apuramento dos custos com pessoal.
4 -Os responsáveis das diversas áreas devem colaborar no processo de apuramento de custos, assegurando o envio da informação e documentação necessárias.
5 -A informação produzida no âmbito da contabilidade de gestão deve ser fiável, atualizada, consistente e adequada ao apoio à decisão.
6 -Os procedimentos de apuramento de custos devem ser documentados e passíveis de verificação, garantindo a auditabilidade da informação produzida.
CAPÍTULO X
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Artigo 95.º
Composição da prestação de contas
1 -Nos termos do Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), a Junta de Freguesia prepara demonstrações orçamentais e demonstrações financeiras, que integram a prestação de contas do exercício.
2 -A prestação de contas compreende, designadamente, os seguintes documentos orçamentais, nos termos da Norma de Contabilidade Pública aplicável à contabilidade e relato orçamental:
a)Demonstração do desempenho orçamental;
b)Demonstração de execução orçamental da receita;
c)Demonstração de execução orçamental da despesa;
d)Anexo às demonstrações orçamentais;
e)Demonstração de execução do Plano Plurianual de Investimentos;
f)Demonstração de execução do Plano de Atividades Mais Relevantes, nos termos das instruções aplicáveis.
3 -Integram igualmente a prestação de contas as seguintes demonstrações financeiras:
b)Demonstração dos resultados por natureza;
c)Demonstração das alterações no património líquido;
d)Demonstração dos fluxos de caixa;
e)Anexo às demonstrações financeiras.
4 -A prestação de contas inclui ainda um relatório de gestão, contendo a informação legal e normativamente exigida, designadamente a necessária à análise da execução orçamental, da situação financeira e do desempenho da Junta de Freguesia.
5 -Integram a prestação de contas a certificação legal de contas e o respetivo parecer do auditor externo, bem como as declarações de responsabilidade e demais documentos exigidos pelas instruções do Tribunal de Contas.
6 -A regularidade técnica da prestação de contas e da execução da contabilidade é assegurada pelo contabilista público, nos termos da legislação aplicável.
Artigo 96.º
Preparação da prestação de contas
1 -A preparação da prestação de contas é coordenada pela área administrativa e financeira, em articulação com as restantes áreas.
2 -Compete, em especial, à área administrativa e financeira:
a)Assegurar o encerramento do exercício económico e a elaboração das demonstrações orçamentais e financeiras;
b)Garantir a coerência entre a contabilidade orçamental, patrimonial e de gestão;
c)Recolher, validar e consolidar a informação proveniente das diversas áreas;
d)Elaborar os mapas e anexos exigidos pelas normas contabilísticas e instruções do Tribunal de Contas;
e)Assegurar a organização do processo de prestação de contas.
3 -Compete às demais áreas:
a)Disponibilizar, de forma atempada e rigorosa, toda a informação necessária à elaboração da prestação de contas;
b)Validar a informação relativa às atividades sob sua responsabilidade;
c)Colaborar na análise e justificação dos desvios verificados.
Artigo 97.º
Aprovação e prestação de contas
1 -A prestação de contas é elaborada pelo órgão executivo e submetida à apreciação e votação da Assembleia de Freguesia, nos termos da lei.
2 -Após aprovação, a prestação de contas é remetida às entidades competentes, designadamente ao Tribunal de Contas, dentro dos prazos legalmente estabelecidos.
3 -Compete à área administrativa e financeira assegurar:
a)A remessa dos documentos;
b)O cumprimento dos prazos legais;
c)O arquivo e conservação do processo de prestação de contas;
d)A sua publicitação, nos termos legais.
Artigo 98.º
Publicidade e transparência
1 -A prestação de contas deve ser objeto de publicitação, nos termos da legislação aplicável, garantindo o acesso dos cidadãos à informação financeira da Junta de Freguesia.
2 -A publicitação é assegurada através dos meios legalmente previstos, designadamente por via eletrónica.
Artigo 99.º
Arquivo e conservação
1 -Os documentos que integram a prestação de contas devem ser organizados e conservados pela área administrativa e financeira, em suporte físico ou digital, nos termos legais.
2 -Devem ser asseguradas condições adequadas de segurança, integridade e acessibilidade da informação, respeitando os prazos legais de conservação.
CAPÍTULO XI
RECURSOS HUMANOS
Artigo 100.º
Gestão de recursos humanos
1 -A área de recursos humanos, integrada na área administrativa e financeira nos termos do artigo 4.º da presente Norma, assegura a gestão integrada dos recursos humanos da Junta de Freguesia, em conformidade com a legislação aplicável e com os princípios da legalidade, eficiência, transparência e boa administração.
2 -Compete à área de recursos humanos proceder, anualmente, ao levantamento das necessidades de pessoal e ao respetivo planeamento, em articulação com as opções do plano, o mapa de pessoal e as disponibilidades orçamentais.
3 -A admissão de trabalhadores, independentemente da modalidade de vínculo, depende de autorização prévia da Presidente da Junta de Freguesia, precedida de verificação de cabimento orçamental pela área administrativa e financeira, e das demais autorizações legalmente exigidas.
4 -Não pode ser efetuada qualquer admissão sem adequada dotação orçamental e sem enquadramento no planeamento referido no n.º 2, salvo situações excecionais devidamente fundamentadas.
5 -Os procedimentos de recrutamento e seleção obedecem às disposições legais aplicáveis, em função da respetiva modalidade de vínculo.
Artigo 101.º
Gestão administrativa do pessoal
a)Assegurar os procedimentos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego público;
b)Organizar e manter atualizado o processo individual de cada trabalhador, preferencialmente em suporte digital, sem prejuízo da existência de suporte físico quando necessário;
c)Garantir o acesso ao processo individual apenas aos trabalhadores autorizados, ao próprio interessado ou ao seu mandatário, nos termos legais;
d)Assegurar a gestão da assiduidade, férias, licenças, faltas e demais direitos e deveres dos trabalhadores;
e)Organizar e manter atualizado o mapa de pessoal;
f)Proceder ao processamento de remunerações, suplementos e outros abonos, em articulação com a área administrativa e financeira;
g)Assegurar o cumprimento dos limites legais relativos à despesa com pessoal;
h)Elaborar e disponibilizar a informação necessária à elaboração do orçamento, designadamente a declaração de cumprimento dos limites legais;
i)Elaborar o balanço social e demais instrumentos de reporte legalmente exigidos:
j)Assegurar a existência de procedimentos de controlo interno no âmbito da gestão de recursos humanos, garantindo a rastreabilidade e verificação das operações.
Artigo 102.º
Mobilidade, avaliação e formação
1 -A mobilidade interna é promovida pela área de recursos humanos, ouvidos os trabalhadores e os responsáveis das áreas envolvidas, mediante decisão da Presidente da Junta de Freguesia e com o devido enquadramento orçamental.
2 -Compete à área de recursos humanos:
a)Assegurar a aplicação do sistema de avaliação do desempenho, garantindo a sua uniformidade, objetividade, equidade e transparência;
b)Acompanhar e monitorizar o processo de avaliação;
c)Identificar necessidades de formação e elaborar propostas de plano de formação;
d)Promover a realização das ações de formação aprovadas;
e)Disponibilizar informação relevante para apoio à gestão previsional dos recursos humanos.
Artigo 103.º
Controlo da despesa com pessoal e do trabalho
1 -Compete à área de recursos humanos assegurar o controlo da despesa com pessoal, incluindo os encargos com trabalho suplementar, trabalho em dias de descanso e outros abonos.
2 -A área de recursos humanos garante o cumprimento dos limites legais aplicáveis ao trabalho suplementar e às despesas com pessoal.
3 -O recurso a trabalho suplementar deve ser previamente autorizado, devidamente fundamentado e registado, nos termos da legislação em vigor, devendo ser objeto de controlo autónomo e periódico pela área de recursos humanos.
Artigo 104.º
Segurança e saúde no trabalho
1 -A Junta de Freguesia assegura a implementação de políticas de prevenção de riscos profissionais e de promoção da segurança e saúde no trabalho, nos termos da legislação aplicável.
2 -Compete à área de recursos humanos, em articulação com as restantes áreas:
a)Identificar e avaliar os riscos profissionais;
b)Propor e acompanhar a implementação de medidas preventivas e corretivas;
c)Promover ações de informação e formação em matéria de segurança e saúde no trabalho;
d)Acompanhar as condições de trabalho e propor melhorias;
e)Assegurar a organização e atualização da documentação relativa à segurança e saúde no trabalho;
f)Proceder à análise de acidentes de trabalho e doenças profissionais, propondo medidas preventivas;
g)Recolher e analisar informação estatística relevante.
3 -Os trabalhadores devem cumprir as normas de segurança, higiene e saúde no trabalho, colaborando ativamente na prevenção de riscos profissionais.
CAPÍTULO XII
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 105.º
Dúvidas e omissões
1 -Em tudo o que não se encontre expressamente previsto na presente Norma de Controlo Interno, aplicam-se as disposições constantes do Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP) e demais legislação aplicável, incluindo, quando pertinente, o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL).
2 -Compete ao órgão executivo a resolução de dúvidas de interpretação e aplicação da presente Norma, podendo, para o efeito, emitir orientações internas de carácter interpretativo.
Artigo 106.º
Alterações à norma
A presente Norma de Controlo Interno pode ser objeto de alteração, aditamento ou revogação, nos termos legais, sempre que se revele necessário à sua atualização, aperfeiçoamento ou adequação às alterações legislativas e organizacionais.
Artigo 107.º
Remessa ao Tribunal de Contas
A presente Norma, bem como as respetivas alterações, são remetidas ao Tribunal de Contas, nos termos e prazos legalmente aplicáveis.
Artigo 108.º
Publicidade
1 -A presente Norma é publicitada nos termos legais, designadamente através da disponibilização na página eletrónica da Junta de Freguesia.
2 -Deve ser assegurado o acesso público ao respetivo conteúdo, em cumprimento dos princípios da transparência e da boa administração.
Artigo 109.º
Norma revogatória
Com a entrada em vigor da presente Norma de Controlo Interno são revogadas todas as disposições internas anteriores que com ela sejam incompatíveis.
Artigo 110.º
Norma transitória
1 -As situações existentes à data da entrada em vigor da presente Norma mantêm-se válidas, devendo ser progressivamente adaptadas às suas disposições.
2 -A adaptação referida no número anterior deve ocorrer no prazo máximo de 6 meses, salvo disposição legal em contrário ou decisão fundamentada do órgão executivo que determine prazo distinto.
3 -Durante o período de adaptação, devem ser adotadas as medidas necessárias à plena conformidade dos procedimentos com o disposto na presente Norma, garantindo a continuidade do funcionamento dos serviços.
Artigo 111.º
Entrada em vigor
A presente Norma de Controlo Interno entra em vigor no dia útil seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
26/06/2026. - A Presidente, Andreia Cristina Alexandre Gomes.