q)O adjudicatário enquanto subcontratante, que tenha 250 ou mais trabalhadores, ou que faça tratamento de dados suscetível de implicar risco para os direitos e liberdades dos titulares, ou que faça tratamentos de dados que não sejam ocasionais, ou que abranja categorias especiais de dados pessoais ou dados pessoais relativos a condenações penais e outras infrações tem de conservar um registo de todas as categorias de atividades de tratamento realizadas em nome da entidade adjudicante enquanto responsável pelo tratamento, do qual consta:
- O nome e contactos do subcontratante e do responsável pelo tratamento em nome do qual o subcontratante atua, bem como, sendo caso disso do representante do responsável pelo tratamento ou do subcontratante e do encarregado de proteção de dados;
- As categorias de tratamentos de dados pessoais efetuados em nome do responsável pelo tratamento;
- Se for aplicável, as transferências de dados pessoais para países terceiros ou organizações internacionais, incluindo a identificação desses países terceiros ou organizações internacionais e, no caso das transferências referidas no artigo 49.º, n.º 1, segundo parágrafo, a documentação que comprove a existência das garantias adequadas;
- Se possível, uma descrição geral das medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança referidas no artigo 32.º, n.º 1 do RGPD.
ANEXO II-C
Cláusula recursos humanos
Proteção de Dados Pessoais
Titular dos dados: O Segundo Outorgante é o titular dos dados pessoais.
Responsável pelo tratamento: O Primeiro Outorgante é o responsável pelo tratamento e destinatário dos dados pessoais do Segundo Outorgante.
Encarregado de proteção de dados: O Primeiro Outorgante designou um encarregado de proteção de dados que poderá ser contactado pelo Segundo Outorgante para esclarecimento de dúvidas e exercício de direitos sobre o tratamento de dados pessoais.
Finalidades do tratamento dos dados: O Primeiro Outorgante pode efetuar o tratamento de dados pessoais de categorias especiais do Segundo Outorgante, incluindo dados biométricos, estado de saúde ou incapacidades para o trabalho e filiação sindical para o cumprimento de legislação laboral, de segurança social, proteção social, medicina preventiva ou do trabalho, avaliação da capacidade de trabalho e o diagnóstico médico, neste último caso, por profissionais submetidos a sigilo profissional. O Primeiro Outorgante pode ainda tratar outros dados pessoais do Segundo Outorgante necessários para a celebração e execução de contratos de trabalho e diligências pré-contratuais necessárias à celebração desses contratos, incluindo-se aqui a gestão de recursos humanos, processamento de remunerações, formação profissional, gestão de sanções disciplinares, seleção e recrutamento de trabalhadores e controlo de horário e assiduidade.
Licitude do tratamento: O tratamento pelo Primeiro Outorgante dos dados pessoais de categorias especiais (biométricos, estado de saúde, ou incapacidade para o trabalho e filiação sindical) do Segundo Outorgante é necessário para o cumprimento de legislação laboral, de segurança social, proteção social, e medicina preventiva ou do trabalho, avaliação da capacidade para o trabalho, o diagnóstico médico, neste caso sob responsabilidade de profissional sujeito a obrigação de sigilo profissional ou pessoa sujeita a obrigação de confidencialidade. O tratamento dos demais dados pessoais do Segundo Outorgante é necessário para execução de contrato no qual o titular dos dados é parte ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados. Para cumprimento de obrigações jurídicas a que o Segundo Outorgante se encontra sujeito. E ainda necessário para o exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investido o Primeiro Outorgante, enquanto responsável pelo tratamento e órgão da Administração Pública.
Dados pessoais: De acordo com o princípio da minimização dos dados, o Primeiro Outorgante efetua o tratamento dos dados pessoais do Segundo Outorgante que sejam adequados, pertinentes, necessários e previstos na legislação aplicável. Os dados pessoais recolhidos constam de requerimentos, contratos ou documentos anexos e procedimentos administrativos podendo incluir: nome, data de nascimento, género, nacionalidade, morada, localidade, código postal, número do documento de identificação, data de emissão, número de identificação fiscal, número de inscrição na segurança social, telefone, telemóvel, endereço eletrónico, as habilitações académicas, situação jurídico-funcional dos trabalhadores, experiência profissional e funções exercidas, categoria ou carreira, constituição de agregado familiar e número de dependentes, capacidade para o exercício da atividade profissional, grau de incapacidade (se aplicável), situação de doença e período de incapacidade próprio ou de familiar, avaliação ou monitorização de desempenho, habilitação para condução de veículos, inscrição em mapas de férias e mapas de pessoal, filiação sindical e impressões digitais.
Transmissão dos dados pessoais: O Primeiro Outorgante fará a transmissão para outras entidades dos dados pessoais do Segundo Outorgante se e quando prevista em disposição legal e ou para cumprimento de direitos ou obrigações legalmente previstas e ou se absolutamente necessária à prossecução do interesse público ou exercício de autoridade pública. Ocorrerá designadamente para instituições financeiras ou entidades bancárias para pagamento de remunerações e outros direitos laborais; Segurança Social ou outras entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência; Autoridades de controlo das condições de trabalho, Companhias de seguros para celebração de seguros de acidentes de trabalho e para Entidades prestadoras de serviços de Segurança, Saúde, Medicina no trabalho e Formação Profissional.
Prazo de conservação dos dados pessoais: O Primeiro Outorgante conservará os dados do Segundo Outorgante pelo prazo necessário para a tramitação do procedimento, ou duração do contrato, acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.
Direitos dos titulares dos dados: O Segundo Outorgante pode exercer perante o Primeiro Outorgante Direitos de confirmação de que os seus dados pessoais são objeto de tratamento, Direito de acesso aos dados pessoais, Direito de Retificação, Direito à limitação do tratamento e Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).
Direitos que não podem ser exercidos e sua justificação: O Segundo Outorgante não pode exercer Direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”), Direito de portabilidade dos dados e Direito de oposição, porque o tratamento se revela necessário: ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento e a que o responsável está sujeito, ao exercício de funções de interesse público e ao exercício da autoridade pública de que esteja investido o Segundo Outorgante.
Outras informações: A comunicação dos dados pessoais pelo Segundo Outorgante ao Primeiro é necessária para cumprimento de obrigação legal ou contratual. Caso o Segundo não forneça os dados o seu pedido ou pretensão não poderá ser tratado, nem poderá celebrar contrato com o Primeiro. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidades distintas das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do titular no prazo legal.
Confidencialidade ou Sigilo Profissional