Artigo 1.º
Objetivo
1 -A Norma de Controlo Interno (NCI), em cumprimento do estabelecido no artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro (SNC-AP), com as especificações previstas no ponto 2.9 do Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de fevereiro (POCAL), na sua redação atual, que se mantém em vigor por força da alínea b) do n.º 2 do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, que visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo, a adotar pelo Município de Aguiar da Beira.
2 -A NCI é parte integrante do Sistema de Controlo Interno (SCI), conjuntamente com os manuais de controlo interno e demais regulamentos, normas e diretivas complementares ou interpretativas das normas apresentadas.
3 -O aludido SCI, representado no número anterior, compreende para além da NCI, os seguintes documentos:
a)Regulamento de Organização dos Serviços Municipais em vigor;
b)Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;
c)Manuais de funções e manuais da qualidade, caso aplicável;
d)Procedimentos de controlo interno;
e)Posturas e regulamentos municipais;
f)Deliberações, despachos e diretrizes escritas.
4 -A NCI estabelece os procedimentos que procuram assegurar o cumprimento dos seguintes objetivos previstos no SNC-AP:
a)A salvaguarda da legalidade e da regularidade da elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, da elaboração das demonstrações orçamentais e financeiras e do sistema contabilístico como um todo;
b)O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;
c)A salvaguarda do património;
d)A aprovação e o controlo de documentos;
e)A exatidão e a integridade dos registos contabilísticos, bem como a garantia da fiabilidade da informação produzida;
f)O incremento da eficiência das operações;
g)A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;
h)O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;
j)Uma adequada gestão de riscos.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
A NCI aplica-se a todos os serviços municipais abrangidos pelos procedimentos constantes do presente documento e vincula todos os titulares de órgãos, dirigentes, trabalhadores e demais colaboradores do Município de Aguiar da Beira, independentemente da modalidade de vinculação e de constituição da relação jurídica de emprego público ao abrigo da qual exercem as respetivas funções.
Artigo 3.º
Objeto e estrutura
1 -A NCI compreende um conjunto de procedimentos tendentes a garantir a salvaguarda dos ativos, o registo e atualização do património, a legalidade e a regularidade das operações, a integralidade e exatidão dos registos contabilísticos, a execução dos planos, despachos, deliberações e decisões superiormente definidos, a eficácia da gestão e a qualidade da informação e das demonstrações financeiras.
2 -A NCI encontra-se estruturada em Manuais de Controlo Interno, doravante designados por MCI, que consubstanciam os métodos e procedimentos de controlo das áreas consideradas mais relevantes:
a)MCI.01 - Plano de Organização do SCI - Anexo I à NCI;
b)MCI.02 - Contabilidade e Relato Orçamental - Anexo II à NCI;
c)MCI.03 - Receita, Terceiros e Contas a Receber- Anexo III à NCI;
d)MCI.04 - Despesa, Terceiros e Contas a Pagar - Anexo IV à NCI;
e)MCI.05 - Inventários - Anexo V à NCI;
f)MCI.06 - Investimentos - Anexo VI à NCI;
g)MCI.07 - Meios Financeiros Líquidos - Anexo VII à NCI;
h)MCI.08 - Contabilidade de Gestão - Anexo VIII à NCI;
j)MCI.10 - Prestação de Contas - Anexo X à NCI;
k)MCI.11 - Auditoria - Anexo XI à NCI;
l)MCI.12 - Sistemas de Informação - Anexo XII à NCI.
3 -Em complemento dos MCI, poderão ser aprovados pelo membro do executivo com pelouro atribuído na área de controlo interno, procedimentos de controlo interno, com especificação de requisitos formais e materiais aplicáveis, fluxos de atividades, responsabilidades pela execução de tarefas, sistemas e evidências documentais exigidas.
4 -Os documentos do SCI do Município de Aguiar da Beira não têm por objetivo a transposição do elenco legal relativo às matérias tratadas, não se sobrepondo, nem dispensando a leitura das normas legais aplicáveis e a eventual reformulação dos documentos, caso hajam alterações que as justifiquem.
CAPÍTULO II
PRINCÍPIOS E REGRAS
Artigo 4.º
Princípios e Regras
1 -Sem prejuízo da sujeição aos princípios consagrados na Lei de Enquadramento Orçamental (LEO), aprovada pela Lei n.º 151/2015, de 11 de setembro, na sua redação atual, sempre que expressamente refiram a sua aplicabilidade ao setor local, a atividade financeira do Município de Aguiar da Beira desenvolve-se com respeito pelos princípios enunciados no n.º 2 do artigo 3.º do Regime Financeiro das Autarquias Locais e Entidades Intermunicipais (RFALEI), nomeadamente, legalidade, estabilidade orçamental, autonomia financeira, transparência, solidariedade nacional recíproca, equidade intergeracional, anualidade e plurianualidade, unidade e universalidade, não consignação, justa repartição dos recursos públicos entre o Estado e as autarquias locais, coordenação entre finanças locais e finanças do Estado, e tutela inspetiva.
2 -No âmbito dos procedimentos de controlo interno, devem ser observados os princípios orçamentais consagrados no Capítulo II da LEO, bem como os princípios e procedimentos contabilísticos estabelecidos no SNC-AP e demais legislação aplicável.
Artigo 5.º
Princípios e requisitos de controlo interno
1 -Os princípios básicos que servem de alicerce ao sistema de controlo interno são os seguintes:
b)Controlo das operações;
c)Definição de autoridade e de responsabilidade;
d)Pessoal qualificado, competente e responsável;
e)Registo metódico dos factos.
2 -Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respetivos responsáveis deve atender-se:
a)À identificação das responsabilidades funcionais, competências e poderes, pelo estabelecimento rigoroso dos respetivos níveis em relação a qualquer operação/transação;
b)À garantia de habilitação técnica necessária, bem como a experiência profissional adequada ao exercício das funções que são atribuídas aos diversos intervenientes;
c)Aos circuitos obrigatórios dos documentos e à verificação ou conferência das operações/transações realizadas, em cumprimento do princípio da segregação de funções;
d)Ao cumprimento dos princípios da segregação de funções, nomeadamente, para salvaguardar a separação de funções incompatíveis entre si ou potencialmente conflituantes, nomeadamente, de autorização, aprovação, execução, controlo e contabilização/processamento das operações e controlo físico;
e)Ao registo metódico dos factos em cumprimento das regras contabilísticas, bem como junção dos comprovativos ou documentos justificativos no registo das operações/transações financeiras.
3 -Os mecanismos de controlo interno devem ser estritamente conformes com as leis, regulamentos, políticas ou procedimentos aplicáveis.
4 -Deve ser assegurado um adequado conhecimento e sensibilização de todos os trabalhadores para os valores éticos vigentes no Município de Aguiar da Beira e de todos os documentos integrantes do sistema de controlo interno utilizando um mecanismo de partilha e controlo de versões atualizadas.
Artigo 6.º
Procedimentos de controlo interno
1 -Compete aos dirigentes a elaboração da proposta para aprovação ou revisão dos procedimentos e circuitos internos de informação, relativos às áreas de controlo interno nas quais as unidades orgânicas que dirigem desenvolvem as suas atribuições.
2 -Os procedimentos de controlo interno devem identificar os requisitos formais e materiais aplicáveis, bem como contemplar os fluxos dos procedimentos mais frequentes e relevantes, descrevendo a tramitação que lhes está associada, incluindo as atividades de controlo, bem como a identificação de responsabilidades.
3 -Os procedimentos de controlo devem ser efetuados com o maior nível de automatização possível, com recurso a sistemas informáticos e de informação existentes na autarquia. Devem os serviços articular a extensão e oportunidade dos procedimentos automatizados com o serviço responsável pelos sistemas de informação, competindo a este, quando necessário, promover a adequação das aplicações aos necessários controlos.
Artigo 7.º
Coerência entre as componentes do SCI
1 -As diversas componentes do SCI devem manter a coerência e convergência nos objetivos, devendo na sua definição, implementação, monitorização e avaliação, ser analisadas as implicações e consequências para as restantes.
2 -Deverá ser assegurada a coerência e convergência, com especial relevância entre:
a)O Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPR) do Município de Aguiar da Beira com a presente NCI, especialmente na avaliação do risco e definição de medidas de melhoria do ambiente de controlo, pelo que devem os dirigentes, coordenadores e restantes trabalhadores com funções de chefia, concomitante com o ciclo de acompanhamento e monitorização da aplicação do PPR, promover a monitorização e proposta de melhoria das normas e procedimentos de controlo interno;
b)A presente NCI e procedimentos de controlo aprovados e a estrutura de organização dos serviços municipais, especialmente no que respeita às suas atribuições e responsabilidades de execução de atividades sujeitas a controlo e desenvolvimento de funções de controlo;
c)A presente NCI e procedimentos de controlo aprovados e os mecanismos de delegação e subdelegação de competências e poderes, especialmente no que respeita às competências e poderes que impliquem funções de controlo;
d)A presente NCI e procedimentos de controlo aprovados e posturas e regulamentos municipais, no que respeita à definição de atividades sujeitas a controlo e desenvolvimento de funções de controlo.
3 -Os mecanismos de divulgação das diversas componentes do SCI devem ser semelhantes e garantir a respetiva atualidade e disseminação simultânea.
Artigo 8.º
Requisitos gerais de atos e formalidades e respetivos suportes
1 -Na formalização de atos e formalidades relativos a procedimentos administrativos inerentes à formação, manifestação e execução da vontade dos órgãos do Município de Aguiar da Beira no âmbito das áreas de controlo interno previstas na presente NCI, devem ser cumpridos os requisitos previstos no Código do Procedimento Administrativo (CPA) com a redação em vigor, sem prejuízo de demais normativos gerais e especiais aplicáveis.
2 -A elaboração, alteração e revisão dos regulamentos municipais é efetivada por cada serviço interveniente na área a regulamentar, submetendo à aprovação dos Órgãos competentes, com respeito dos procedimentos legalmente definidos.
3 -Nas operações relativas à criação, emissão, arquivo, reprodução, cópia e transmissão de documentos, que em conjunto e devidamente ordenados traduzem os atos e formalidades que integram o procedimento administrativo, incluindo os documentos do sistema contabilístico, devem ser facilmente identificáveis as entidades interessadas e comprovar a função ou cargo desempenhado pela pessoa signatária de cada documento e competências e poderes para o efeito, nomeadamente as delegadas ou subdelegadas quando aplicável.
4 -Poderão ser emitidos documentos eletrónicos com assinatura eletrónica qualificada aposta em conformidade com as normas legais em vigor.
5 -Todos os documentos devem ser numerados sequencialmente, registados no sistema de gestão documental informatizado da autarquia, e quando aplicável identificar os termos e para que efeitos são elaborados, devendo ainda ser categorizados em função da sua confidencialidade e utilização.
6 -Qualquer anulação ou retificação de documentos incluídos no sistema de gestão documental deve ser efetuada no respeito pelos procedimentos de controlo interno de acesso e permissões dos sistemas de informação, garantir a adoção de mecanismos de dupla autenticação e permitir o registo de correções.
7 -Devem ser adotadas as normas de documentação das diligências e integridade do processo administrativo, definidas no CPA, para processos em suporte físico.
8 -No que se refere ao processo administrativo em suporte eletrónico, até que sejam reguladas por diploma próprio, o órgão responsável pela direção do procedimento, ou outrem em quem este delegue esse poder deve executar operação de validação de relatório de movimentos e documentos do processo administrativo aquando do encerramento do processo.
9 -A informação obtida pelos serviços bem como o seu tratamento, divulgação e proteção, deve cumprir com o Regulamento da Proteção de Dados da União Europeia e demais legislação em vigor sobre proteção de dados.
10 -A responsabilidade pelo controlo físico e acessos a ativos, arquivos e informações é do serviço que tem a competência de gestão dos mesmos em fase de conservação corrente, intermédia ou final, em suporte físico ou digital, conforme regulamento de organização dos serviços, regulamento ou procedimento de controlo de arquivo, em respeito pelas boas práticas e normas de gestão de informação arquivística aplicáveis à Administração Local.
CAPÍTULO III
IMPLEMENTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DA NORMA DE CONTROLO INTERNO
Artigo 9.º
Responsabilidades
1 -Compete ao Órgão Executivo aprovar, acompanhar e manter em funcionamento um SCI adequado às atividades desenvolvidas na autarquia, assegurando a sua avaliação permanente.
2 -Sempre que entender por adequado, o Órgão Deliberativo determina a instituição de dispositivos, pontuais ou permanentes, de fiscalização que permitam o exercício adequado da sua competência.
3 -Para efeitos do previsto no número anterior, o Órgão Executivo deve facultar os meios e informações necessários aos objetivos a atingir, de acordo com o que for definido pelo Órgão Deliberativo.
4 -Compete ao Órgão Executivo e a cada um dos seus membros, bem como ao pessoal dirigente, coordenadores e restantes trabalhadores com funções de chefia, dentro da respetiva unidade orgânica, zelar pelo cumprimento dos procedimentos internos constantes da NCI.
5 -Compete aos dirigentes, coordenadores e restantes trabalhadores com funções de chefia, a implementação, execução e monitorização das normas e procedimentos de controlo interno, devendo igualmente, com periodicidade anual, promover a recolha de propostas de melhoria, com vista à avaliação, revisão e permanente adequação dessas mesmas normas à realidade e ambiente de controlo da autarquia.
6 -Compete ao serviço responsável pela gestão financeira avaliar e rever a NCI, devendo apresentar relatório de melhoria e revisão, com uma periodicidade mínima bienal, com a propostas de redação revistas, sem prejuízo da proposta de revisão sempre que se justifiquem alterações nos procedimentos ou alterações legislativas o determinem.
7 -Sem prejuízo do definido no número anterior, deverá ser instituído um serviço responsável pela auditoria interna, conforme disponibilidade de recursos, com a competência de verificação do cumprimento, pelos eleitos e serviços do Município, das regras constantes na NCI, elaboração de sugestões de melhoria de procedimentos, a produção de recomendações e a sua efetiva aplicação e, sempre que se considere necessário, elaborar proposta(s) de adequação da mesma.
8 -No decurso da atividade de auditoria interna, designadamente, no que respeita a atividades que culminem na emissão de documento de auditoria interna - relatório, memorando, procedimento recomendado, entre outros, o serviço com a competência nesta matéria pressupõe a colaboração ativa e diligente por parte dos serviços auditados, nomeadamente, através de: boa colaboração, cooperação e transparência dos auditados; pleno e atempado acesso a pessoas, registos, bens patrimoniais e informações relevantes; atuação diligente e cuidada na implementação de sugestões e aplicação de recomendações produzidas pela auditoria interna, aceites pelo serviço auditado e superiormente aprovadas.
Artigo 10.º
Acompanhamento de auditorias e ações inspetivas
1 -Ao serviço responsável pela auditoria interna, enquanto primeiro interlocutor entre as entidades de auditoria externa, de tutela e de supervisão e os serviços municipais, compete diligenciar o acompanhamento das auditorias/ações promovidas por essas entidades, acompanhar o processo de exercício do direito ao contraditório, bem como o atestar da aplicação de recomendações aceites.
2 -Nesta medida é da responsabilidade do serviço responsável pela auditoria interna, a centralização e manutenção atualizada de repositório de toda a documentação atinente aos respetivos processos de auditoria externa e/ou de ação inspetiva, qualquer que seja a sua natureza (financeira ou outra), nomeadamente no que respeita a comunicação prévia, documentação solicitada e fornecida, relatório preliminar, procedimento de contraditório, relatório final e todos os documentos relacionados.
Artigo 11.º
Acompanhamento da atividade de entidades em perímetro de consolidação
1 -Por forma a proceder ao acompanhamento das atividades desenvolvidas pelo Setor Empresarial Local (SEL) e pelas Associações Municipais de direito público e privado, nas quais o Município de Aguiar da Beira detenha participação, o serviço responsável pela auditoria interna constitui um Dossier Permanente para cada uma das entidades mencionadas.
2 -Para o efeito, as mesmas facultarão, informação referente à organização e funcionamento interno, bem como informação contabilístico-financeira, quando solicitado pelo serviço responsável pela auditoria interna.
3 -Da informação mencionada no parágrafo anterior constará, ainda, informação referente à aprovação das contas anuais/semestrais, bem como de auditorias externas e de ações inspetivas a que aquelas entidades sejam sujeitas.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 12.º
Divulgação
1 -A presente norma será divulgada da seguinte forma:
a)Pela disponibilização na intranet;
b)No sítio institucional da internet do Município;
c)Distribuição protocolada a todos os serviços;
d)Por realização de ações de sensibilização pelo serviço responsável pela auditoria interna.
2 -O documento aprovado, e após conhecimento dos Órgãos municipais, é remetido aos dirigentes, coordenadores e restantes trabalhadores com funções de chefia, divulgado na intranet e no sítio de internet da autarquia, para que promovam a disseminação por todos os trabalhadores, garantindo o conhecimento geral.
3 -O documento aprovado é enviado às entidades de tutela e supervisão - Tribunal de Contas, Direção-geral das Autarquias Locais e Inspeção-Geral de Finanças.
4 -Os procedimentos de controlo interno seguem a mesma regra de divulgação e disseminação interna, não carecendo de divulgação externa como condição de eficácia.
Artigo 13.º
Cumprimento da Norma de Controlo Interno
1 -Compete aos membros dos Órgãos municipais, membros dos gabinetes de apoio, dirigentes e a todos os trabalhadores da autarquia zelar pelo cumprimento da presente NCI.
2 -As dúvidas que se suscitarem na aplicação ou interpretação desta NCI serão resolvidas por despacho do/a Presidente da Câmara e nos termos da legislação aplicável.
3 -A violação das regras estabelecidas na presente norma, sempre que indicie infração disciplinar, dará lugar à instauração do competente procedimento.
Artigo 14.º
Entrada em vigor
1 -A presente NCI entra em vigor no dia seguinte à sua aprovação pelo Órgão Executivo, revogando na sua totalidade a NCI anteriormente aprovada, assim como os regulamentos e disposições internas que versam sobre as matérias dispostas na presente NCI.
CAPÍTULO V
PLANO DE ORGANIZAÇÃO DO SCI
Artigo 15.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.01 - PLANO DA ORGANIZAÇÃO é o de permitir fazer a equivalência entre as referências efetuadas aos serviços por competências e a estrutura de organização dos serviços municipais a cada momento, de modo a minimizar as alterações de designação de forma que eventuais alterações orgânicas não invalidem a aplicação da NCI;
2 -O Plano de Organização (constituição do executivo e distribuição de pelouros, regimento do órgão executivo, delegações e subdelegações de competências, estrutura orgânica, macro e micro, atribuições das várias unidades orgânicas e competências dos seus dirigentes) constitui um dos elementos base que dão forma àquele sistema e que, de um modo integrado e harmonizado, conduzirão a organização a uma via gestionária moderna, autocontrolada e de acordo com critérios de eficácia, eficiência e economicidade, otimizando os recursos humanos, materiais e financeiros de que dispõe e maximizando a missão de serviço público em prol dos seus cidadãos;
3 -O presente Manual de Controlo Interno relacionado com o Plano de Organização do Município de Aguiar da Beira aplica-se a todas as unidades orgânicas e abrange e vincula todos os titulares de órgãos, trabalhadores, agentes e demais trabalhadores do Município de Aguiar da Beira.
Artigo 16.º
Enquadramento Normativo e Requisitos Legais
1 -A Estrutura Orgânica Flexível dos Serviços Municipais encontra-se definida pelo Despacho n.º 12553/2018, publicado na 2.ª série, Diário da República n.º 251, de 31 de dezembro de 2018;
2 -O sistema contabilístico em vigor para o Município de Aguiar da Beira e respetivas demonstrações financeiras é o SNC-AP, contemplando-se neste normativo três subsistemas contabilísticos: contabilidade orçamental, contabilidade financeira e a contabilidade de gestão.
Artigo 17.º
Organização, princípios e regras
1 -As atribuições do Município de Aguiar da Beira prosseguem, nos termos e formas previstas na lei, fins de interesse público municipal, tendo como objetivo principal das suas atividades a melhoria das condições gerais de vida e dos interesses próprios da população do concelho.
2 -A Organização dos Serviços do Município de Aguiar da Beira encontra-se definida pelo Despacho n.º 12553/2018, publicado na 2.ª série, Diário da República n.º 251, de 31 de dezembro de 2018;
3 -Para além do respeito pelos princípios gerais de organização e atividades administrativas, na prossecução das suas atribuições, o Município observa, em especial, os seguintes princípios de organização:
a)Da administração aberta, permitindo a participação dos munícipes, através do permanente conhecimento dos processos que lhes digam respeito;
b)Da eficácia, visando a melhor aplicação dos meios disponíveis;
c)Da coordenação dos serviços e racionalização dos critérios administrativos, visando observar a necessária articulação entre as diferentes unidades orgânicas, por forma a tomar célere a execução das deliberações e decisões dos Órgãos Municipais;
d)Do respeito pela cadeia hierárquica, impondo que nos processos administrativos de preparação das decisões participem os dirigentes municipais, sem prejuízo da necessária celeridade, eficiência e eficácia.
4 -A organização e funcionamento de todos os serviços do Município de Aguiar da Beira respeitam as disposições contidas no presente Manual e as competências legalmente definidas em sede de reestruturação e organização dos serviços do Município de Aguiar da Beira, estabelecidas em conformidade com o disposto nos diplomas referidos no número anterior.
CAPÍTULO VI
CONTABILIDADE E RELATO ORÇAMENTAL
Artigo 18.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.02 - CONTABILIDADE E RELATO ORÇAMENTAL é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo interno que visam o cumprimento adequado:
a)Da elaboração das demonstrações previsionais;
b)Das alterações orçamentais;
c)Do fecho de contas orçamentais.
Artigo 19.º
Enquadramento Normativo e Requisitos Legais
1 -Os pontos 3.3 e 8.3.1 do POCAL relativos às regras previsionais e às modificações do orçamento do SAL mantêm-se em vigor, apesar da publicação do SNC-AP;
2 -A NCP 26 - Contabilidade e Relato Orçamental do SNC-AP, regula a contabilidade orçamental, estabelecendo os conceitos, regras e modelos de demonstrações orçamentais de finalidades gerais (individuais, separadas e consolidadas), componentes principais do relato orçamental de uma entidade pública ou de um perímetro de consolidação, de forma a assegurar a comparabilidade, quer com as respetivas demonstrações de períodos anteriores, quer com as de outras entidades;
Artigo 20.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da elaboração das demonstrações previsionais
1 -O Município de Aguiar da Beira deve apresentar demonstrações orçamentais individuais, devendo para tal elaborar um conjunto de demonstrações previsionais:
a)O Orçamento, enquadrado num Plano Orçamental Plurianual;
b)O Plano Plurianual de Investimentos.
2 -As demonstrações previsionais são o reflexo financeiro das políticas públicas que se prevê aplicar, traduzindo-se de que modo e em que montante se prevê arrecadar recursos e os fins previstos para a sua utilização;
3 -O Orçamento e o Plano Orçamental Plurianual preveem a desagregação, conforme classificadores orçamentais da previsão de receitas/despesas do período e de períodos anteriores assim como um plano orçamental anual a cinco anos;
4 -O Orçamento e Plano Orçamental Plurianual apresentam a previsão anual das receitas e das despesas, de forma a evidenciar todos os recursos que a entidade prevê arrecadar para financiamento das despesas que pretende realizar, devendo a sua elaboração obedecer às regras previsionais inscritas no ponto 3.3 do POCAL, assim como aos princípios orçamentais inscritos na LEO e às regras orçamentais inscritas no RFALEI;
5 -O orçamento municipal deve obedecer aos pressupostos constantes no RFALEI;
6 -O Plano Plurianual de Investimentos contempla os projetos e ações de investimento a realizar num horizonte plurianual e indica a previsão de despesa orçamental por projeto/ação, bem como as respetivas fontes de financiamento, forma de realização e fase de execução;
7 -Na elaboração anual do Plano Plurianual de Investimentos são tidos em consideração os ajustamentos resultantes de execuções anteriores;
8 -A elaboração dos documentos previsionais resulta de um processo participativo e responsabilizador que envolve todos os serviços municipais;
9 -Assim, a elaboração dos documentos previsionais deverá ter em conta as seguintes tarefas:
a)O Órgão Executivo emana opções estratégicas para os documentos previsionais;
b)Previsão das obrigações e compromissos orçamentais a transitar, previsão das despesas correntes, Mapa de previsão de encargos com passivos financeiros e contratos leasing e Mapa de previsão da receita elaborados pelo responsável pela gestão financeira e validados pelo respetivo dirigente;
c)Os diversos serviços municipais informam sobre as atividades a realizar e sobre possíveis novas receitas;
d)As divisões e os serviços municipais, no período que antecede a elaboração do orçamento e as grandes opções do plano da autarquia, e de acordo com o prazo estipulado pelo serviço responsável pela gestão financeira, devem formular propostas onde evidenciem as necessidades de despesa para o ano seguinte, bem como a identificação do projeto/ação a incluir nos planos;
e)A informação com a previsão de encargos com pessoal, seguros de pessoal formação, vestuário e artigos pessoais e medicina no trabalho é elaborada pelo serviço responsável pela gestão dos recursos humanos;
f)A proposta com o orçamento da Assembleia Municipal deve ser elaborada pela mesa deste Órgão e validada pelo Presidente da Câmara;
g)O serviço responsável pelas obras municipais informa sobre as obras em curso com indicação de reprogramação/calendarização e verbas a afetar, incluindo encargos com revisão de preços e/ou trabalhos a mais em análise. Reporta ainda informação dos novos projetos de investimento, candidatados ou em carteira com indicação do estado de execução, cronograma, projeções financeiras e outras que se mostrem relevantes à decisão;
h)Todas as informações/mapas/propostas elaboradas pelos serviços municipais são sujeitas à validação dos respetivos dirigentes e, posteriormente, são remetidos para o serviço responsável pela gestão financeira;
j)Compete ao serviço responsável pela gestão financeira efetuar a previsão anual das receitas, de acordo com as regras previsionais previstas no POCAL, bem como da informação proveniente dos serviços municipais, relativa a cofinanciamentos, alienações e outras receitas extraordinárias, em consonância com as diretivas emanadas pelo órgão executivo, nos termos da legislação em vigor;
k)Na presença dos documentos referidos nos pontos anteriores, o Órgão Executivo equaciona as prioridades, de modo a cumprir as regras de equilíbrio orçamental e em função do Orçamento da Receita estabelece prioridades para novas atividades e projetos de investimento;
l)O serviço responsável pela gestão financeira reflete as modificações ao projeto até que o Órgão Executivo considere o projeto na sua versão final;
m)A aprovação dos documentos previsionais rege-se pelo estipulado no RFALEI;
n)Após a aprovação, o serviço responsável pela gestão financeira, até ao décimo quinto dia útil do exercício, procede à entrada em vigor dos documentos previsionais na aplicação de suporte à contabilidade, registando a data de aprovação;
o)A organização da documentação a enviar às entidades, conforme estipulado pelo SNC-AP e outra legislação aplicável, é conduzida pelo serviço responsável pela gestão financeira.
10 -No caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor no ano anterior, conforme o estipulado no RFALEI.
Artigo 21.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de alterações orçamentais
1 -Alterações orçamentais constituem um instrumento de gestão orçamental que permite a adequação do orçamento à execução orçamental ocorrendo a despesas inadiáveis, não previsíveis ou insuficientemente dotadas, ou receitas imprevistas. As alterações orçamentais podem ser modificativas ou permutativas, assumindo a forma de inscrição ou reforço, anulação ou diminuição;
2 -Alteração orçamental modificativa é aquela que procede à inscrição de uma nova natureza de receita ou de despesa ou da qual resulta o aumento do montante global de receita, de despesa ou de ambas, face ao orçamento que esteja em vigor;
3 -No caso de se tratar de uma alteração modificativa terá de ser aprovada em sessão de Assembleia Municipal, salvo exceções previstas no ponto 8.3.1 do POCAL;
4 -Alteração orçamental permutativa é aquela que procede à alteração da composição do orçamento de receita ou de despesa, mantendo constante o seu montante global;
5 -A necessidade de introduzir alterações dos documentos previsionais deve ser formalizada pelos dirigentes/responsáveis dos vários serviços, ao dirigente do serviço responsável pela gestão financeira, através de pedidos de reforço de verba, com indicação das respetivas contrapartidas. Cabe ao serviço responsável pela gestão financeira atestar a sua concordância, verificação e integração desta informação;
6 -As dotações inscritas no orçamento, comparticipadas por fundos comunitários, ou outros, só poderão ser utilizadas para reforços de outras iniciativas no valor da contrapartida do próprio Município;
7 -É elaborado pelo serviço responsável pela gestão financeira um mapa resumo com indicação das rubricas a inscrever/reforçar e as rubricas a registar diminuições de dotação acompanhado, sempre que se considere necessário, da respetiva justificação e remetido à consideração do dirigente do serviço responsável pela gestão financeira, para posterior apresentação da proposta, em reunião do Órgão Executivo ou em sessão do Órgão Deliberativo, consoante o tipo de alteração em causa;
8 -Após deliberação de aprovação os documentos são assinados e devidamente arquivados, via gestão documental;
9 -Compete ao serviço responsável pela gestão financeira organizar o processo inerente à alteração orçamental, devendo integrar, para além dos mencionados no número anterior, os documentos de suporte às propostas de alteração sugeridas pelos serviços, bem como a restante comunicação interna;
10 -No âmbito da delegação de competências da Câmara Municipal no seu Presidente, sempre que aplicável, compete ao Presidente da Câmara “executar as opções do plano e orçamento, assim como aprovar as suas alterações”;
11 -Sempre que se aplique o ponto anterior, as alterações orçamentais permutativas poderão ser submetidas a conhecimento do Órgão Executivo na primeira reunião ordinária do seguinte à sua aprovação.
Artigo 22.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de fecho de contas orçamental
1 -O serviço responsável pela gestão financeira deverá garantir antes do encerramento do ano orçamental o cumprimento do equilíbrio orçamental e da taxa de execução do orçamento da receita, previstos no RFALEI;
2 -Findo o período orçamental, é necessário proceder ao processo de encerramento da contabilidade orçamental, que irá permitir a elaboração das demonstrações de relato. Em SNC-AP, o encerramento das contas da classe 0 (zero) visa evidenciar os saldos que são relevantes para aferir o que transita para o período seguinte:
a)Compromissos assumidos que ainda não se concretizaram em obrigações a pagar;
b)Obrigações orçamentais assumidas que no período seguinte implicarão exfluxos de caixa;
c)Liquidações emitidas e não recebidas no decurso do período;
d)Desempenho orçamental do período.
3 -O serviço responsável pela gestão financeira deverá efetuar uma análise aos compromissos assumidos que ainda não se concretizaram em obrigações a pagar para verificar se não haverá compromissos que devam ser estornados, para não transitarem para o ano seguinte;
4 -As Demonstrações orçamentais individuais de relato são as seguintes:
a)Demonstração do desempenho orçamental;
b)Demonstração de execução orçamental da receita;
c)Demonstração de execução orçamental da despesa;
d)Demonstração da execução do Plano Plurianual de Investimentos (PPI);
e)Anexo às demonstrações orçamentais.
5 -As Demonstrações orçamentais consolidadas de relato (caso aplicável) são as seguintes:
a)Demonstração consolidada do desempenho orçamental;
b)Demonstração consolidada de direitos e obrigações por natureza.
c)O Anexo às demonstrações orçamentais é composto pelos seguintes elementos:
d)Execução Anual das Grandes Opções do Plano
e)Execução Anual das Atividades mais Relevantes
f)Dívidas a Terceiros por Antiguidade de Saldos
g)Alterações orçamentais da receita;
h)Alterações orçamentais da despesa;
j)Operações de tesouraria;
k)Contratação administrativa:
l)Situação dos contratos;
m)Adjudicações por tipo de procedimento.
n)Transferências e subsídios:
o)Transferências e subsídios - Despesa;
p)Transferências e subsídios - Receita.
q)Outras divulgações.
CAPÍTULO VII
RECEITA
Artigo 23.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.03 - RECEITA, TERCEIROS E CONTAS A RECEBER é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo interno que visam:
a)O controlo da liquidação e recebimento de taxas e dos preços praticados e a sua conformidade com as tabelas (e outros regulamentos) aprovadas;
b)O cumprimento dos procedimentos legais de alienação de bens;
c)O controlo da liquidação e recebimento de outras receitas previstas no RFALEI;
d)O reconhecimento adequado das perdas por imparidade de devedores de cobrança duvidosa.
Artigo 24.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
2 -A LEO consagra os princípios de execução orçamental de receita, designadamente:
a)Nenhuma receita pode ser liquidada ou cobrada sem que, cumulativamente:
b)A liquidação e a cobrança de receita podem ser efetuadas para além dos valores previstos na respetiva inscrição orçamental;
c)As operações de execução do orçamento das receitas obedecem ao princípio da segregação das funções de liquidação e de cobrança, sempre que possível;
3 -A NCP 9 - Imparidade de Ativos, prescreve os procedimentos que uma entidade deve aplicar para determinar se um ativo está em imparidade e assegurar que as perdas por imparidade são reconhecidas. A NCP 9 também especifica quando uma entidade deve reverter uma perda por imparidade.
4 -A NCP 13 - Rendimento de Transações com Contraprestação, prescreve o tratamento contabilístico do rendimento proveniente de transações e acontecimentos que tenham uma contraprestação e a NCP 14 - Rendimento de Transações sem Contraprestação, prescreve os requisitos para o relato financeiro de transações sem contraprestação;
5 -A NCP 26 - Contabilidade e Relato Orçamental, regula a contabilidade orçamental, estabelecendo os conceitos e requisitos do ciclo orçamental da receita, bem como a classificação das transações orçamentais de receita e o reconhecimento e mensuração dos lançamentos nas contas orçamentais;
6 -A liquidação, arrecadação e cobrança de receitas provenientes de taxas, vendas de bens e prestação de serviços é efetuada com base nos regulamentos e tabela de taxas e preços, ou por deliberações aprovadas pelos Órgãos Municipais;
7 -Também são consideradas receitas municipais as provenientes do Orçamento de Estado, de empréstimos ou de subsídios, bem como aquelas que resultem de impostos diretos municipais e outras receitas legalmente consideradas;
8 -As faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser enviadas por via eletrónica ou através do regime de faturação eletrónica, se aplicável, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo;
9 -No âmbito do presente manual de controlo interno, são considerados:
a)Serviços Emissores de Receita (SER) - serviços municipais autorizados a emitir receita (documentos de liquidação da receita), respondendo os seus responsáveis pelo correto apuramento das verbas liquidadas;
b)Agentes de cobrança - trabalhadores municipais, desde que previamente autorizados, ou entidades externas que procedem à cobrança de valores em substituição da Tesouraria, tendo por base documentos de liquidação emitidos pelos SER;
c)Postos de cobrança - serviços municipais nos quais se procede ao recebimento de valores, podendo ser simultaneamente SER
Artigo 25.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de execução da receita
1 -Os Serviços Emissores de Receita (SER) emitem os documentos de liquidação da receita nas aplicações de suporte à cobrança de receita (TAX, SGF, SGA);
2 -Todos os documentos de liquidação de receita devem ser emitidos através das aplicações de suporte, com exceção dos casos em que justificadamente não exista uma aplicação de suporte à cobrança receita, nessa situação:
a)O posto de cobrança é dotado de documentos manuais, emitidos com número sequencial, à guarda de trabalhador designado pelo dirigente do SER correspondente;
b)Os documentos referidos no ponto anterior deverão constar em livros impressos tipograficamente com três vias, destinando-se o original ao utente/cliente, o duplicado ao SER e o triplicado a permanecer no livro;
c)Sempre que ocorra um lapso no preenchimento do documento manual que implique a sua anulação, deve ser expressa no mesmo a razão da inutilização e junção no livro de todas as vias do documento inutilizado;
3 -Os trabalhadores responsáveis pelos postos de cobrança são sempre obrigados a remeter ao utente/cliente o documento comprovativo emitido sob forma legal;
4 -As receitas emitidas pelos diversos SER darão entrada na Tesouraria, em regra, no próprio dia da cobrança, inclusive:
a)Quando se trate de agentes de cobrança, a entrega das receitas cobradas far-se-á diariamente, através de numerário ou transferência bancária;
b)Quando se trate de postos de cobrança que sejam simultaneamente SER, a entrega far-se-á, conforme definido no ponto 2.9.10.1.4 do POCAL, que estabelece que a entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades diversas do Tesoureiro seja feita diariamente, utilizando para o efeito os meios definidos pelo Órgão Executivo;
5 -A entrega de receita pelos postos de cobrança deve obedecer aos seguintes procedimentos:
a)Deverá ser acompanhada de documento resumo, extraído da aplicação de suporte à cobrança de receita (SGA, SGF, TAX), via gestão documental, referente às cobranças efetuadas, anexando e fazendo prova dos documentos de quitação suporte;
b)O SER correspondente deve, mediante confronto com o documento enunciado no número anterior, validar a sequência numérica dos documentos de quitação, bem como os dados neles constantes, após o que emite os respetivos documentos de liquidação da receita;
c)Os documentos de liquidação da receita emitidos nos termos do número anterior devem conter desagregação suficiente de forma a permitir o devido tratamento contabilístico;
d)A Tesouraria, no próprio dia, procede à conferência dos montantes entregues e procede ao registo da cobrança na aplicação informática de suporte à Tesouraria.
6 -Os artigos de receita são atualizados na aplicação de suporte à cobrança de receita (SGF) sempre que se verifiquem atualizações relativas a taxas e/ou preços municipais, sendo esta atualização realizada por trabalhador designado para o efeito;
7 -Os procedimentos para os valores recebidos pelo correio são os seguintes:
a)Na eventualidade de se verificar a receção de valores por correio, o serviço responsável pelo expediente deve remeter os mesmos, diariamente, para a Tesouraria;
b)Os cheques recebidos por correio devem ser cruzados e em caso de não identificarem o beneficiário deverá ser aposta a indicação de “Município de Aguiar da Beira”;
8 -Quando não se consiga identificar, pelo serviço responsável pela gestão financeira, uma receita de proveniência desconhecida, num prazo de três meses, a mesma será contabilizada como uma receita orçamental, afetando o orçamento na rubrica “Outras receitas correntes”.
9 -A responsabilidade por situações de alcance é imputável aos trabalhadores que procedem à cobrança da receita, devendo, no entanto, o Tesoureiro, no desempenho das suas funções, proceder ao controlo e apuramento das importâncias entregues;
10 -A responsabilidade por situações de alcance é imputável ao Tesoureiro, ou seu substituto, quando, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento das importâncias, se concluir ter procedido com dolo.
Artigo 26.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da receita de operações de tesouraria
1 -As operações de tesouraria são as que geram influxos ou exfluxos de caixa (movimentam a tesouraria), mas não representam operações de execução orçamental, ou seja, são valores não pertencentes à entidade e que serão entregues a terceiros. Para além disso, consideram-se operações de tesouraria as cauções prestadas em dinheiro, podendo, neste caso haver influxo de caixa ou haver lugar a retenção no ato do pagamento de uma despesa;
2 -Quando houver um influxo de caixa considerado operação de tesouraria, os valores deverão ser depositados/transferidos para as contas bancárias criadas para o efeito, no máximo até ao final do dia útil seguinte à sua entrada.
Artigo 27.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de contas a receber
1 -O controlo das dívidas a receber emitidas pelos SER é da sua responsabilidade, devendo ser efetuada a reconciliação das liquidações emitidas e dos valores em dívida nas aplicações de suporte à cobrança de receita (TAX, SGF, SGA), com os dados constantes na aplicação de suporte à contabilidade (SNC);
2 -Diariamente, são realizados os seguintes procedimentos:
a)Os SER e/ou postos de cobrança, após o fecho de caixa, procedem à exportação da relação de documentos emitidos e dos documentos cobrados por cada posto de cobrança, através da aplicação de suporte (SGF, TAX, SGA);
b)Através da gestão documental, os SER e/ou postos de cobrança remetem à Tesouraria os mapas referidos no ponto anterior;
c)A Tesouraria, através da gestão documental, envia ao serviço responsável pela gestão financeira a Folha de Caixa relativa ao dia, para posterior conciliação da receita;
3 -Semestralmente, o controlo dos valores em dívida deve ser realizado pelos respetivos SER, através do envio ao serviço responsável pela gestão financeira os seguintes elementos:
a)Justificação dos devedores em mora e identificação do risco de incobrabilidade, com vista a determinar a necessidade do reconhecimento de imparidades;
b)Identificação da dívida com risco de ser alegada a prescrição, através da aplicação de suporte à cobrança de receita (SGF).
c)Os SER devem efetuar a conferência das dívidas vencidas e não pagas, através da relação de dívidas da aplicação de suporte (SGF, TAX, SGA) fazendo essa comunicação ao serviço responsável pela gestão financeira, promovendo, atempadamente, o devido registo contabilístico nas contas de clientes, contribuintes e utentes de cobrança duvidosa, para efeitos de constituição, reforço ou anulação;
4 -A verificação da conformidade, integridade e exatidão destes registos contabilísticos, bem como a garantia da fiabilidade da informação produzida, é confirmada pelos SER nas contas de clientes;
5 -Não são consideradas de cobrança duvidosa as seguintes dívidas:
a)Do Estado, regiões autónomas e autarquias locais;
b)As cobertas por garantia bancária, seguro ou caução, com exceção da importância correspondente à percentagem de desconto ou descoberto obrigatório.
Artigo 28.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de anulação e estorno de guias de receita ou fatura
1 -Em situações de erro devidamente identificado e justificado, as guias de receita emitidas podem ser anuladas, apenas no dia da sua emissão e antes do efetivo recebimento;
2 -A anulação das guias de receita ou fatura por prescrição ou por outro motivo, é da competência da Câmara Municipal, sob proposta do membro Executivo com competência delegada, assente em informação devidamente fundamentada;
3 -Cumprido o disposto nos números anteriores, o procedimento de anulação das guias de receita ou fatura em estado de conferido, será efetuado pelos respetivos SER;
4 -Caso se tratem de valores de quantia considerável, devidamente justificada, o procedimento de anulação das guias de receita ou fatura em estado de conferido, será efetuado pelo serviço responsável pela gestão financeira;
5 -Deverão os SER, ou o serviço responsável pela gestão financeira, que procederam à anulação e estorno das guias de receita ou fatura, quando se justifique, notificar os devedores da emissão das correspondentes notas de crédito, para cumprimento ao previsto na legislação em vigor.
Artigo 29.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de isenções e/ou reduções na receita
1 -Todas as receitas municipais que sejam passíveis de isenção e/ou redução estão previstas nos Regulamentos Municipais, atendendo à natureza jurídica do destinatário ou por deliberação da Câmara Municipal de Aguiar da Beira;
2 -O pedido de isenção ou de redução das taxas a pessoas coletivas e singulares carece de formalização, que deverá ser acompanhado de documentos comprovativos e demais documentos exigíveis em cada caso específico;
3 -Todas as receitas municipais que sejam passíveis de isenção, designadamente as previstas regulamentarmente, devem ser contabilizadas com obediência ao princípio da receita bruta, de forma que fique refletido nas demonstrações financeiras. Em contrapartida, deve ser realizado o desconto do valor ou percentagem correspondente da isenção, atento a que o mesmo corresponde a um custo social para o Município e a um benefício social para os utilizadores;
4 -Não se aplicam as isenções e reduções previstas nos Regulamentos Municipais sempre que o sujeito passivo tenha dívidas vencidas de qualquer natureza para com o Município.
Artigo 30.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de execuções fiscais
1 -O processo de execução fiscal tem por objeto a cobrança coerciva das dívidas constituídas e a que se aplique o regime da execução fiscal previsto na lei geral tributária (LGT), no Código de Procedimento e de Processo Tributário (CPPT), e demais legislação aplicável;
2 -Conforme estipulado no ponto 5.3. e seguintes, semestralmente é da responsabilidade dos SER através da aplicação de suporte à cobrança de receita (SGF, TAX, SGA), identificarem os documentos de receita que devem transitar para cobrança em execução fiscal, remetendo, via gestão documental, para o serviço responsável pelas execuções fiscais;
3 -O serviço responsável pelas execuções fiscais remete a relação de dívidas que transitam para execução fiscal, via gestão documental, ao serviço responsável pela gestão financeira, para que este possa proceder à regularização do saldo em cobranças duvidosas, ou da imparidade que, entretanto, tenha vindo a ser reconhecida;
4 -O serviço responsável pelas execuções fiscais emite o título executivo para cobrança das dívidas;
5 -O serviço responsável pelas execuções fiscais procede à inscrição dos elementos da certidão de dívida e remete à Autoridade Tributária, através do portal online, para posterior regularização.
CAPÍTULO VIII
DESPESA
Artigo 31.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.04 - DESPESA, TERCEIROS E CONTAS A PAGAR é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo interno que visam:
2 -O cumprimento adequado dos pressupostos de assunção de despesa em matéria de:
a)Aquisição e locação de bens e serviços;
b)Empreitadas de obras públicas;
c)Processamento de remunerações, outros abonos e descontos;
d)Transferências concedidas;
f)Outros contratos que impliquem despesa independentemente da tipologia de procedimento aplicável.
3 -O cumprimento adequado dos pressupostos de reconhecimento da conversão de compromisso orçamental em contas a pagar.
Artigo 32.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
2 -A LEO, consagra os princípios de execução orçamental de despesa, designadamente:
a)Nenhuma despesa pode ser autorizada sem que, cumulativamente:
b)Nenhuma despesa pode ser paga sem que o compromisso e a respetiva programação de pagamentos previstos sejam assegurados pelo orçamento de tesouraria da entidade;
c)O montante anual de um programa estabelece o teto máximo de pagamentos que podem ser feitos;
d)As operações de execução do orçamento das despesas obedecem ao princípio da segregação das funções de liquidação e de cobrança, quanto às primeiras, e de autorização da despesa e do respetivo pagamento, quanto às segundas;
e)A segregação de funções a que se refere o número anterior pode estabelecer-se entre diferentes serviços ou entre diferentes agentes do mesmo serviço na entidade.
3 -A realização de qualquer despesa implica ainda o cumprimento das regras da competência para a autorização da despesa preceituadas pelo Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho e Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, que estabelece o Regime Jurídico das Autarquias Locais, na sua redação atual, sem prejuízo dos mecanismos de delegação de competências previstos na lei;
4 -A realização de qualquer despesa obedece ao princípio da unidade da despesa e da proibição do seu fracionamento, conforme o artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho;
5 -A realização de despesa encontra-se sujeita à disciplina de contratação pública e ao regime substantivo dos contratos públicos que revistam a natureza de contrato administrativo, nos termos do Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de janeiro, na sua redação atual, que consagra o Código dos Contratos Públicos (CCP);
6 -Nos processos relativos a empréstimos contraídos pela entidade deve ser observado o disposto no RFALEI, bem como no disposto na resolução do Tribunal de Contas que estiver em vigor para esta matéria;
7 -A assunção de compromissos e realização de despesas e endividamento deve ainda observar todas as normas e obrigações previstas na Lei de Orçamento de Estado e decreto-lei que estabelece as disposições necessárias à execução do Orçamento do Estado em vigor, aplicáveis às autarquias locais;
8 -A LCPA consagra regras aplicáveis à assunção de compromissos, dispondo o Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, na sua redação atual, das normas legais disciplinadoras dos procedimentos necessários à aplicação da LCPA. Os diplomas consagram o seguinte:
a)Os titulares de cargos políticos, dirigentes, gestores e responsáveis pela contabilidade não podem assumir compromissos que excedam os fundos disponíveis;
b)As entidades têm obrigatoriamente sistemas informáticos que registam os fundos disponíveis, os compromissos, os passivos, as contas a pagar e os pagamentos em atraso, especificados pela respetiva data de vencimento;
c)Os sistemas de contabilidade de suporte à execução do orçamento emitem um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, e sem o qual o contrato ou a obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos;
d)A nulidade prevista no número anterior pode ser sanada por decisão judicial quando, ponderados os interesses públicos e privados em presença, a nulidade do contrato ou da obrigação se revele desproporcionada ou contrária à boa-fé;
e)A autorização para a assunção de um compromisso é sempre precedida pela verificação da conformidade legal da despesa, nos presentes termos e nos demais exigidos por lei;
f)A assunção de compromissos plurianuais, independentemente da sua forma jurídica, incluindo novos projetos de investimento ou a sua reprogramação, contratos de locação, acordos de cooperação técnica e financeira com as entidades e parcerias público-privadas, está sujeita a autorização prévia da Assembleia Municipal;
g)Nas situações em que o valor do compromisso plurianual é inferior ao montante a que se refere a alínea b) do n.º 1 do artigo 22.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho, a competência referida no ponto anterior pode ser delegada no Presidente de Câmara;
h)A lei do Orçamento de Estado pode prever que, para o ano em que vigora essa lei, a entidade possa ficar isenta do âmbito de aplicação da LCPA.
9 -A NCP 26 - Contabilidade e Relato Orçamental, regula a contabilidade orçamental, estabelecendo os conceitos e quesitos do ciclo orçamental da despesa, bem como a classificação das transações orçamentais de despesa e o reconhecimento e mensuração de lançamentos nas contas orçamentais;
10 -No âmbito dos atos ou contratos que impliquem despesa, devem ser atendidas as regras de fiscalização do Tribunal de Contas nos termos da Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas (LOPTC), Lei n.º 98/97, de 26 de agosto, na sua redação atual.
Artigo 33.º
Ciclo de realização de despesa, cabimentos e compromissos
1 -O ciclo de realização de despesa no Município de Aguiar da Beira, sujeitos aos princípios gerais atrás referidos, é desenvolvido em diversas fases, conforme a seguir se apresenta:
a)Elaboração da manifestação da necessidade de aquisição de bens ou serviços;
b)Requisição interna e escolha do procedimento de aquisição;
c)Informação de cabimento;
d)Autorização do procedimento de despesa;
f)Registo do compromisso;
g)Emissão da requisição oficial/nota encomenda, contrato ou documento equivalente;
k)Autorização do pagamento;
2 -Cabimento é a reserva de dotação disponível para o processo de despesa que se pretende realizar, tendo por base o encargo provável a suportar pelo orçamento do respetivo ano, quando a reserva de dotação seja plurianual a mesma é registada para efeitos de controlo;
3 -As situações relativas aos cabimentos de despesas de carácter recorrente, nomeadamente, despesas de funcionamento associadas a contratos, despesas que pela sua natureza impliquem encargos fixos, como sejam os salários, o cabimento deverá ser efetuado pelo encargo total estimado até ao fim do ano ou até ao final do prazo contratual (se inferior);
4 -O registo do cabimento tem suporte num documento interno, pelo montante dos encargos prováveis, com a respetiva distribuição plurianual, e visa assegurar a existência de dotação para a assunção do compromisso, fundamentando a autorização da despesa;
5 -Não obstante, os princípios de não consignação e as suas exceções, para efeitos de controlo, o cabimento tem associado uma fonte de financiamento, apurada pelo serviço responsável pela gestão financeira, que poderá em fase posterior da execução da despesa ser alterada, sendo as mesmas tipificadas da seguinte forma:
d)Contração de empréstimos.
6 -Compromisso é a assunção perante terceiros da responsabilidade por um possível passivo, em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições, implicando alocação de dotação orçamental, independentemente do pagamento;
7 -Os compromissos consideram-se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como seja a emissão de requisição externa, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acordo ou protocolo;
8 -As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização, considerando as eventuais modificações orçamentais;
9 -Somente podem ser assumidos compromissos de despesa para os quais exista cabimento suficiente;
10 -As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;
11 -Sob pena da respetiva nulidade, e sem prejuízo das responsabilidades criminal, financeira, disciplinar e civil aplicáveis, bem como do disposto nos artigos 9.º e 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, nenhum compromisso pode ser assumido sem que tenham sido cumpridas as seguintes condições (n.º 3 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 127/2012):
a)Verificada a conformidade legal e a regularidade financeira da despesa, nos termos da lei;
b)Registado no sistema informático de apoio à execução orçamental;
c)Emitido um número de compromisso válido e sequencial que é refletido no documento que titula a assunção do compromisso.
d)Sempre e quando o Município de Aguiar da Beira, não tenha enquadramento de exclusão do reporte dos fundos disponíveis, não podem os compromissos ultrapassar os fundos disponíveis, exceto nas situações expressamente permitidas na legislação em vigor;
12 -Os compromissos são classificados de pontuais, plurianuais ou continuados:
a)Compromisso continuado é um compromisso de caráter permanente, que gera responsabilidades recorrentes durante um período indeterminado de tempo, nomeadamente, salários, rendas, consumo de eletricidade ou de água. O seu registo é efetuado pela totalidade do valor no momento da sua assunção, quando aplicável. Para efeitos do momento do seu registo devem ser atendidos os entendimentos e recomendações emitidas pela DGO e DGAL;
b)Compromisso pontual é um compromisso que gera uma única responsabilidade ou uma série de responsabilidades durante um período de tempo determinado. O seu registo é efetuado pela totalidade do valor no momento da sua assunção;
c)Compromisso plurianual é um compromisso que quando assumido gera responsabilidades para a entidade em mais do que um período orçamental, ou pelo menos num período diferente daquele em que é assumido. Para efeitos do momento do seu registo devem ser atendidos os entendimentos e recomendações emitidas pela DGO e DGAL.
Artigo 34.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de execução da despesa
1 -Para efeitos do controlo e registo de cabimentos e compromissos na aplicação de suporte à execução orçamental, devem ser registados através do módulo de contratos, as obrigações orçamentais referentes aos contratos de aquisição de bens e serviços, empreitadas, aquisição de bens imóveis, arrendamento, empréstimos, transferências concedidas ou referentes a outras despesas certas e permanentes, independentemente do tipo de procedimento, obrigatoriedade de redução à forma escrita de contrato, sempre que cumpram uma das condições:
a)Contrato com execução orçamental em mais do que um ano económico;
b)Contrato com execução orçamental igual ou superior a 15.000€ para empreitadas e 10.000€ para contratos de aquisição de bens e serviços;
c)Contrato com obrigatoriedade de redução à forma escrita;
2 -Cumpre ao serviço responsável pela contratação pública realizar e coordenar toda a tramitação administrativa dos processos aquisitivos, em articulação com os demais serviços;
3 -Para efeitos do número anterior, cada serviço municipal responsabiliza-se pela definição exata das caraterísticas técnicas específicas dos bens e serviços ou empreitadas a adquirir/contratar antecipadamente, as quais constarão do caderno de encargos a elaborar, e remete ao serviço responsável pela contratação pública;
4 -A assunção da despesa depende da aprovação pelo respetivo Órgão deliberativo, Órgão Executivo ou Presidente da Câmara, em função do valor do contrato, nos termos do disposto no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho, na sua redação atual;
5 -Nos termos das respetivas delegações de competências, os responsáveis pelos serviços municipais podem autorizar despesas, sem prejuízo da adoção de regras e demais procedimentos estabelecidos, sobre esta matéria, nos termos da legislação em vigor;
6 -São competentes para autorizar a realização de despesa com empreitadas, aquisição e fornecimento de bens e serviços, com exceção de bens imóveis:
a)A Câmara Municipal, sem limite;
b)O Presidente da Câmara Municipal até ao limite definido pela Lei, e de acordo com a delegação de competências da Câmara Municipal, e/ou da Assembleia Municipal de Aguiar da Beira;
c)Os Vereadores, por subdelegação do Presidente da Câmara, nas áreas das respetivas competências delegadas, até ao limite definido;
d)Os chefes de Divisão ou equiparados, por subdelegação do Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada ou Diretor com competência delegada, até ao limite definido;
7 -As competências para autorização de despesa pelos dirigentes, são estabelecidas por deliberação da Câmara Municipal, tomada sobre proposta do Presidente, ou por Despacho do Presidente, ou por Despacho do Vereador com competência delegada, sem prejuízo da adoção das regras e demais procedimentos estabelecidos sobre esta matéria, pela legislação em vigor;
8 -Os subsídios, protocolos, contratos-programa ou transferências de verbas para outras entidades sem contrapartida em serviços prestados, que não decorram de obrigatoriedade legal, independentemente do seu valor, carecem sempre de autorização da Câmara Municipal;
9 -Os encargos a assumir para anos financeiros seguintes, carecem de autorização da Assembleia Municipal ou do Presidente da Câmara, nos termos e montante da autorização da Assembleia Municipal para o efeito;
10 -Qualquer encargo resultante da aplicação do disposto no ponto anterior, só pode ser assumido desde que previamente cabimentado o montante correspondente à despesa a realizar no ano em curso, bem como os compromissos respeitantes aos exercícios futuros;
11 -Os limites de competência fixados no ponto 4.5.1 para autorização de despesas, mantêm-se para as despesas provenientes de alterações, variantes, revisões de preços e contratos adicionais às empreitadas e à aquisição de serviços e bens, desde que o respetivo custo total não exceda 10 % do limite da competência inicial;
12 -Quando for excedido o limite percentual referido no número anterior, a competência para a autorização do acréscimo de despesas, cabe à entidade a quem competir a autorização do montante total de despesa;
13 -Relativamente às despesas com pessoal, para feitos do controlo e registo de cabimentos e compromissos no sistema informático de apoio à execução orçamental:
a)Devem seguir o procedimento previsto no ponto acima, nos casos de contratos de avença não registados no sistema de gestão de pessoal;
b)Devem ser atendidos os entendimentos e recomendações emitidas pela DGO e DGAL relativos aos compromissos com despesas certas e permanentes.
14 -Os compromissos que transitaram de ano, por não estarem satisfeitos, mas que se espera que o sejam durante o corrente exercício, devem ser cabimentados e comprometidos prioritariamente na abertura do orçamento seguinte, pelo montante nominal;
15 -Sempre que o justifique, o serviço responsável, poderá solicitar por escrito aos responsáveis dos serviços, a descabimentação de processos de despesa que não tenham sido totalmente consumidos, de uma determinada dotação orçamental, projeto ou ação;
16 -A adequação dos fluxos de caixa das receitas às despesas realizadas e a realizar, de modo que sejam preservados o equilíbrio financeiro e o cumprimento da LCPA, obriga ao estabelecimento das seguintes regras:
a)Registo, no início do ano económico, de todos os compromissos de exercícios anteriores que tenham fatura ou documento equivalente associados e não pagos (dívida transitada);
b)Registo, no início do ano económico, de todos os compromissos assumidos em anos anteriores sem fatura associada;
c)Registo dos compromissos contratualizados em anos anteriores (registados como compromissos futuros) e/ou do seu reescalonamento;
d)Obrigações vencidas que transitaram do ano anterior e aquelas que foram geradas em anos anteriores e se vencem no ano, devem ser registados nos primeiros 10 dias úteis de cada ano, bem como o respetivo cabimento e compromisso;
e)A todas as despesas deve ser associada a respetiva fonte de financiamento, conforme tipificação de fontes acima enumerada;
f)As ordens de pagamento (OP) da despesa caducam a 31 de dezembro de cada ano, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até 31 de dezembro serem processados por conta das verbas adequadas do orçamento do ano seguinte;
g)O serviço responsável pela gestão financeira efetua, na aplicação de suporte à execução orçamental, a parametrização para efeitos dos registos contabilísticos dos documentos de despesa, de modo a automatizar e harmonizar as classificações orçamental, patrimonial e de gestão relativamente a despesas previamente tipificadas;
h)As aquisições de bens, serviços e execução de empreitadas devem ser planeadas aquando da preparação do orçamento, tendo por base uma avaliação objetiva das necessidades, e transmitidas aos serviços competentes em matéria de contratação pública.
Artigo 35.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da despesa de operações de tesouraria
1 -As operações de tesouraria são as que geram influxos ou exfluxos de caixa (movimentam a tesouraria), mas não representam operações de execução orçamental, ou seja, são valores não pertencentes à entidade e que serão entregues a terceiros. Para além disso, consideram-se operações de tesouraria as cauções prestadas em dinheiro, podendo, neste caso haver influxo de caixa ou haver a retenção no ato do pagamento de uma despesa;
2 -O serviço responsável pela gestão financeira deverá analisar os prazos estabelecidos para entrega às entidades destinatárias dos valores recebidos como operações de tesouraria, por forma a que este emita as respetivas OP e assegure o seu pagamento atempado;
3 -No caso de garantias e cauções, a devolução requer informação prévia dos serviços e a autorização pelo Órgão competente;
4 -Os exfluxos de caixa dos pagamentos das OP de operação de tesouraria deverão ser feitos através de contas bancárias especificas quando criadas para o efeito.
Artigo 36.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de registo de obrigação de contas a pagar
1 -A obrigação não pode exceder o valor do compromisso, assim como o pagamento não pode exceder o valor da obrigação. Os limites definidos devem ser aferidos por transação ou evento e segundo as classificações orçamentais vigentes;
2 -O registo das obrigações por natureza da despesa é efetuado em paralelo com o registo da obrigação (contas a pagar) na contabilidade financeira;
3 -O registo das obrigações é suportado em fatura ou documento equivalente que representa o vencimento da obrigação, com exceção das obrigações que se vençam sem necessidade de emissão pela contraparte credora de documento nesta fase, como sejam por exemplo, obrigações salariais, fiscais, ou obrigações associadas a passivos financeiros ou transferências concedidas;
4 -Salvos casos excecionais, não deverá existir um desfasamento entre a data da fatura ou documento equivalente e a data de registo de entrada superior a quinze dias úteis, contados a partir da data da respetiva emissão, devendo este prazo ser comunicado a todos os fornecedores da entidade, bem como os canais disponíveis e preferenciais para receção de faturação;
5 -Em regra, o serviço responsável pela gestão financeira, regista a fatura ou documento equivalente em receção e conferência até que a mesma cumpra com os critérios de aceitação para transferência em definitivo para o credor, nomeadamente, o número sequencial de compromisso expresso na respetiva fatura;
6 -O processamento definitivo da obrigação e registo em contas a pagar requer a execução de atividades de controlo que garantam o cumprimento de quesitos prévios de conferência e aceitação, designadamente:
a)Registo do documento na gestão documental;
b)Validação expressa de receção qualitativa e quantitativa e confirmação da especificação técnica, de bens/prestação do serviço/execução dos trabalhos ou vencimento da obrigação a que respeita;
c)Confirmação da existência de assunção de compromisso prévio, pressupondo que existe verificação prévia de que o mesmo cumpre os requisitos aplicáveis enunciados nos pontos 2 e 4 do presente Manual;
d)Verificação expressa da conformidade com os procedimentos contratuais e documentos de suporte ao registo do compromisso orçamental que a antecedem, nomeadamente, no que se refere às condições financeiras e de vencimento das obrigações e identificação clara do emitente e o correspondente número de compromisso válido e sequencial, nos termos da legislação em vigor;
e)Validação dos requisitos legais e fiscais, inerentes a faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, designadamente quando emitidas por sujeitos passivos de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), determinados no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, na sua redação atual, ou outras que a legislação que regula a contraprestação ou o sujeito contraparte determine;
f)Validação das regras e requisitos contabilísticos do ciclo da despesa, designadamente o prévio cabimento e compromisso.
7 -Deverá existir evidência expressa da execução das operações de conferência e aceitação previstas no ponto 6.5 (receção e conferência), considerando-se que nas restantes operações, o trabalhador que efetua o registo do processamento definitivo da obrigação verifica com a autoria do registo no sistema informático de contabilidade, a execução ou confirmação da existência das mesmas;
8 -As evidências expressas podem ser formalizadas em documentos autónomos ou através da menção na realização de movimentos no sistema de gestão documental;
9 -Sem prejuízo de outros com igual valor, constituem documentos comprovativos da receção e confirmação da especificação técnica de bens/prestação do serviço/execução dos trabalhos ou vencimento da obrigação a que respeita, nomeadamente autos de medição, guias de remessa com menção de conferência física e qualitativa, relatórios de confirmação de execução ou cumprimento da contraprestação;
10 -No caso de fatura referente a empreitada de obra pública, o serviço responsável pela mesma, deve indicar no respetivo auto de medição o valor do auto e a percentagem de reforço à caução, se existir, entre outra informação importante, a qual tramitará para o serviço responsável pela gestão financeira. Compete a esta última a confirmação e validação da fatura referente à empreitada de obra pública comparando com o auto medição devidamente assinado por quem representa o Município neste ato;
11 -Sem prejuízo dos mecanismos de fiscalização de empreitadas de obras públicas ou quando exista designação expressa de serviço ou trabalhador competente para execução das operações de conferência e aceitação previstas anteriormente, compete ao Gestor do Contrato, a execução das mesmas;
12 -A execução das operações de conferência e aceitação previstas anteriormente deverá ocorrer num prazo máximo de 8 dias úteis, com exceção do período de final de ano em que devem ser informadas todas as faturas que constam do sistema;
13 -A execução das restantes operações de conferência e registo do processamento definitivo da obrigação deverá ocorrer num prazo máximo de 10 dias úteis;
14 -Quando a fatura ou documento equivalente não cumpra com os requisitos suficientes para a sua validação, deve ser remetida informação que ateste a inconformidade e o motivo da mesma;
15 -Quando não existirem procedimentos pré-contratuais anteriores, no âmbito da contratação pública ou compromisso prévio, cabe ao serviço responsável pela gestão financeira a verificação da fatura e da contraprestação associada, quando lhe caiba a gestão do contrato. Caso não lhes caiba a gestão do contrato, o serviço responsável pela gestão financeira deve promover a validação pelo serviço que detém a competência de acompanhamento do contrato ou promover a validação pela entidade competente para autorização da despesa nos restantes casos;
16 -Caso a fatura não cumpra com algum dos critérios mencionados no ponto anterior é devolvida/solicitada nota de crédito ao fornecedor, pelo serviço responsável pela gestão financeira, sendo registado na gestão documental o motivo da sua devolução e caso seja expectável que o encargo seja para reconhecer no respetivo período económico, deve ser feita referência à necessidade de registo do acréscimo de gasto para efeitos de especialização dos exercícios;
17 -Após validação pelos serviços da análise qualitativa e quantitativa das faturas ou documentos equivalentes, é remetido ao serviço responsável pela gestão financeira, via gestão documental, que efetua posteriormente o registo da obrigação, tendo sempre em consideração a eventual plurianualidade da mesma;
18 -No caso de existir divergência relativamente ao valor faturado devidamente justificada pelo gestor de contrato, pode proceder-se ao pagamento parcial do valor aceite e solicitar a emissão de nota de crédito do valor não reconhecido.
Artigo 37.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de passivos financeiros orçamentais
1 -A Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro que estabelece o Regime Financeiro das Autarquias locais e das Entidades intermunicipais (RFALEI), na sua redação atual, regula o regime de crédito dos municípios, devendo ser observados os princípios e quesitos aí estabelecidos;
2 -O processo de contração de empréstimos por parte da entidade encontra-se sujeito a fiscalização prévia do Tribunal de Contas, devendo obedecer à organização e instrução de processos, conforme disposto na resolução do Tribunal de Contas que estiver em vigor;
3 -No âmbito do controlo sobre passivos financeiros devem ser desenvolvidas atividades de demonstração e confirmação expressa sobre:
a)Observação dos normativos legais aplicáveis aos procedimentos pré-contratuais e organização de processo e capacidade de endividamento municipal;
b)Validação dos valores contabilizados nas amortizações segundo as regras do normativo contabilístico aplicável;
c)Confirmação dos valores dos juros contabilizados pela entidade de acordo com os empréstimos contratados.
4 -Deve ser conduzido um procedimento de circularização junto das instituições autorizadas por lei a conceder crédito, sendo um método de controlo que visa validar os saldos das respetivas contas, através da evidência externa e deve obedecer aos seguintes princípios:
a)A circularização junto das entidades bancárias deve fazer-se com uma periodicidade semestral;
b)Sem prejuízo do disposto no parágrafo anterior, a circularização será feita obrigatoriamente no momento do encerramento dos exercícios;
5 -As atividades de controlo acima previstas são da responsabilidade do serviço responsável pela gestão financeira, devendo ser executadas por trabalhador distinto do que efetua o processamento das obrigações referidas.
Artigo 38.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de transferências concedidas
1 -A elaboração de qualquer proposta para atribuição de apoios ou subsídios deverá ser precedida da seguinte verificação, por parte do serviço proponente:
a)Se a entidade beneficiária cumpre o conjunto de normas que regulam a sua atividade, em especial, no respeitante à legalidade da sua constituição, à natureza dos fins que prossegue, ao funcionamento dos seus órgãos, existência de alvarás e outros licenciamentos e adequação das suas instalações aos fins prosseguidos;
b)Tem os deveres fiscais e contribuições para a segurança social regularizados, conforme o estipulado na lei;
c)Da entrega da última prestação de contas aprovada, caso aplicável.
2 -As propostas elaboradas e a submeter à aprovação da Câmara Municipal devem:
a)Ser fundamentadas em termos autossuficientes, sem necessidade de consulta de outros elementos;
b)Ser proferidas no âmbito de um regulamento com eficácia externa, onde se encontram regulados os procedimentos e os critérios de atribuição de subsídios;
c)Ser acompanhadas da proposta de realização de despesa com indicação do respetivo cabimento.
3 -Os serviços municipais deverão, igualmente, assegurar a recolha, junto de cada uma das entidades subsidiadas, dos Planos e Orçamentos e dos Relatórios e Contas Anuais, quando aplicável;
4 -Os serviços municipais devem promover o acompanhamento da atividade das entidades a quem, na sua área de atuação, foram concedidos subsídios ou outras formas de apoio, por forma a assegurar que os dinheiros públicos pagos foram utilizados de acordo com o fim para que foram atribuídos;
5 -O serviço responsável pela gestão financeira só procederá ao processamento das Ordens de Pagamento (OP) relativas a subsídios e apoios após a informação expressa dos serviços municipais proponentes de que os mesmos se encontram em condições de ser pagos, juntando a essa informação os respetivos elementos comprovativos;
6 -Quando se trate de apoio de capital, o serviço responsável pela gestão financeira assegura, previamente à emissão da OP, a existência de faturas comprovativas da despesa, emitidas à ordem da entidade beneficiária, para o que poderão solicitar a colaboração dos serviços municipais proponentes do subsídio ou apoio em causa. Deve ficar expressamente regulamentado a obrigatoriedade da apresentação de faturas comprovativas por parte da entidade beneficiária;
7 -No caso de o valor do Contrato-Programa ser superior ao constante anualmente da LOPTC para envio a fiscalização prévia do Tribunal de Contas, o mesmo só poderá produzir efeitos após o visto daquele órgão;
8 -As outras formas de apoio contemplam, designadamente, os subsídios em espécie (entregas de bens, materiais e equipamentos), a utilização de pessoal e equipamentos da entidade ou o pagamento de despesas de outras entidades no âmbito da ação social, cultural e desportiva;
9 -O processo de utilização destas formas de apoio deve ter sempre em conta as atribuições do Município e deve ser iniciado com o pedido de apoio feito pela entidade beneficiária, instruído com justificação plausível e outros documentos que venham a ser considerados convenientes;
10 -A utilização destas formas de apoio deve ser considerada em sede de contabilidade de gestão;
11 -A atribuição e pagamento de apoios a entidades é objeto de publicação nos termos previstos na lei.
Artigo 39.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de pagamentos de contas a pagar
1 -No que se refere à verificação de condições prévias de conferência e aceitação de contas a pagar para efeitos de pagamento, deve ser realizada:
a)Confirmação do processamento definitivo da obrigação e registo em contas a pagar, pressupondo que existe verificação prévia de que o mesmo cumpre os requisitos;
b)Previamente ao ato de pagamento, deverá o serviço responsável pela gestão financeira verificar, em cumprimento da legislação em vigor e nos casos aplicáveis, a regularidade da situação contributiva e tributária da entidade credora.
Artigo 40.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos das contas a pagar
1 -No final de cada ano, devem ser realizadas verificações entre os extratos de conta corrente dos clientes, fornecedores, outros devedores e credores com as respetivas contas do Município, por trabalhador(s) designado(s) pelo dirigente do serviço responsável pela gestão financeira;
2 -Devem ser efetuadas reconciliações semestrais por trabalhador a designar pelo dirigente responsável pelo serviço de gestão financeira, nas contas de empréstimos bancários com as instituições de crédito e controlados os cálculos dos respetivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos, quando aplicável;
3 -Todos os débitos e créditos de juros, antes de serem contabilizados, devem ser conferidos, quando aplicável;
4 -Semestralmente, devem ser efetuadas reconciliações nas contas “Estado e outros entes públicos” por trabalhador designado pelo dirigente do serviço responsável pela gestão financeira;
5 -Para além destas reconciliações com caráter certo, devem ser efetuadas outras com caráter aleatório, a realizar no âmbito de auditorias internas;
6 -De todas as reconciliações será lavrado um termo de conferência assinado por todos os seus intervenientes.
CAPÍTULO IX
INVENTÁRIOS
Artigo 41.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.05 - INVENTÁRIOS é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo interno que visam:
a)Harmonizar as práticas do processo de compra, armazenamento, distribuição e gestão de inventários (existências), nivelando-as pelas melhores práticas conhecidas, com evidência dos resultados obtidos;
b)Introduzir práticas de eficaz aprovisionamento ajustando as previsões de reposição de stocks;
c)Manter a uniformização do sistema de codificação e nomenclatura de produtos que permita uma identificação imediata do material e facilite o controlo periódico das unidades armazenadas;
d)Instituir medidas de controlo físico que possibilitem a máxima fiabilidade de informação e desenvolver mecanismos de reporte que produzam relatórios detalhados de suporte à gestão;
e)Tornar visível a responsabilidade e autoridade dos atores nas várias fases do processo (compra, armazenamento, distribuição e registo contabilístico);
f)Assegurar que a gestão de inventários do Município de Aguiar da Beira cumpre os requisitos de uma gestão moderna, satisfazendo os princípios da economia, eficiência e eficácia.
2 -O presente MCI aplica-se a todos os serviços municipais do Município de Aguiar da Beira;
3 -Os procedimentos relacionados com a Gestão de Inventários são da responsabilidade dos Armazéns municipais que tenham sido criados por ordem do órgão executivo.
Artigo 42.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
1 -Este Manual obedece aos requisitos legais aplicáveis, nomeadamente os dispostos no CCP e demais legislação complementar a este;
2 -Os métodos e procedimentos de controlo das existências encontram-se previstos no ponto 2.9.10.2.2 do POCAL, que estabelece a entrega de bens deverá ser feita em local designado para o efeito, onde se deverá proceder à conferência física, qualitativa e quantitativa e o ponto 2.9.10.3 do POCAL, que estabelece que, periodicamente, deverá ser realizada a reconciliação entre os extratos de conta corrente de clientes e dos fornecedores com as respetivas contas do Município;
3 -A Portaria n.º 189/2016, de 14 de julho, estabelece as Notas de Enquadramento ao Plano de Contas Multidimensional (PCM) - SNC-AP;
4 -A Gestão de Inventários (existências) no SNC-AP encontra-se normalizada na NCP 10 - Inventários, que estabelece o tratamento contabilístico para os inventários, proporcionando orientação prática para a determinação do custo e o seu subsequente reconhecimento como gasto, incluindo qualquer redução para o valor realizável líquido (§1, NCP 10);
5 -Os inventários são ativos:
a)Na forma de materiais ou consumíveis a aplicar no processo de produção;
b)Na forma de materiais ou consumíveis a aplicar ou distribuir na prestação de serviços;
c)Detidos para venda ou distribuição no decurso normal das operações;
d)Gerados no processo de produção para venda ou distribuição (§7, NCP 10).
6 -Os inventários englobam os bens comprados e detidos para revenda, produtos acabados ou trabalhos em curso que estejam a ser produzidos pela entidade, materiais e consumíveis para utilizar no processo de produção e os bens comprados ou produzidos para distribuir a terceiros gratuitamente ou por um valor simbólico (§9, NCP 10);
7 -A entidade pode incluir inventário de natureza geral (p.e., artigos consumíveis, materiais de manutenção, determinadas peças de reserva para equipamentos que não sejam as tratadas em normas sobre Ativos Fixos Tangíveis) e inventários de natureza específica (p.e. munições, reservas estratégicas e de moeda não colocada em circulação, produtos de serviços e alguns trabalhos em curso (§ 10, NCP 10));
8 -Os trabalhos em curso são controlados e geridos pelos serviços com a competência para os executar. Para efeitos da Contabilidade de Gestão - NCP 27, os serviços que gerem trabalhos em curso, informam o serviço responsável de gestão financeira dos gastos e eventual imputação de rendimentos;
9 -Os restantes bens armazenáveis são da responsabilidade do serviço que os recebeu e que ainda não os consumiu ou entregou a outro serviço da entidade;
10 -Todos os serviços que tenham em sua responsabilidade bens armazenáveis que ainda não tenham sido consumidos, devem manter um controlo no sistema informático de gestão de inventários;
11 -Os inventários devem obedecer aos critérios de mensuração estabelecidos pelas normas no reconhecimento dos inventários;
12 -Os requisitos de divulgação dos Inventários estão patentes na Nota 10 da NCP 1 - Estrutura e Conteúdo das Demonstrações Financeiras, admitindo que o Município deve divulgar:
a)As políticas contabilísticas adotadas na mensuração de inventários, incluindo a(s) fórmula(s) de custeio usada(s);
b)A quantia total registada de inventários e a quantia escriturada por classificações apropriadas à entidade;
c)A quantia de inventários registada pelo justo valor menos custos de vender;
d)A quantia de inventários reconhecida como gasto durante o período;
e)A quantia de qualquer redução de inventários reconhecida como um gasto do período;
f)A quantia da reversão de qualquer redução que seja reconhecida na demonstração dos resultados do período;
g)As circunstâncias ou acontecimentos que levaram à reversão de uma redução de inventários;
h)A quantia escriturada de inventários dados como penhor de garantia a passivos;
13 -Os armazéns são criados por ordem de serviço do Órgão Executivo mediante proposta do serviço responsável pelo armazém municipal e/ou serviço responsável pela gestão financeira, utilizadora dos respetivos materiais definindo a sua localização, recursos técnicos, humanos e de segurança necessários à respetiva exploração, natureza dos inventários a gerir e valor estimado do stock desejado. A proposta deve fundamentar a necessidade de constituição de um armazém autónomo, designadamente alegando a impossibilidade de incluir os respetivos bens noutro armazém já existente;
14 -Compete ao serviço responsável pela gestão financeira, em articulação com o serviço responsável pelo armazém municipal, a criação dos armazéns municipais na aplicação de suporte (GES);
15 -O armazém é extinto quando deixar de se justificar a sua existência autónoma, sendo informado o serviço responsável pela gestão financeira, de modo a proceder à extinção do armazém na aplicação de suporte (GES).
Artigo 43.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de gestão de inventários
1 -Cabe aos responsáveis de cada armazém municipal a gestão física de inventários, garantindo o bom e eficaz funcionamento dos mesmos. Os responsáveis de cada armazém municipal são designados pelo Órgão Executivo;
2 -As fichas de inventários devem ser movimentadas de forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos artigos fisicamente existentes em armazém, pelo que deverão ser efetuados inventários físicos aos bens em armazém, de acordo com a periodicidade prevista no ponto 3.3. (Controlo de Inventários);
3 -De forma a evitar situações de rutura de stocks em armazém, a aplicação de suporte à gestão de inventários (GES) dispõe de um sistema de alerta, que se baseia na definição de níveis de segurança;
4 -O adequado funcionamento deste sistema de segurança pressupõe uma correta definição e acompanhamento dos níveis de stock mínimo e de segurança, e o respeito pelos alertas emitidos, garantindo a emissão de uma requisição interna quando necessário, no sentido de repor o stock;
5 -O responsável do armazém municipal deve proceder à avaliação semestral das condições físicas dos inventários em armazém, com vista a detetar ou a prevenir situações de deterioração física, obsolescência ou mesmo rutura de stocks;
6 -Quando sejam detetadas situações de deterioração física ou obsolescência de materiais, o responsável do armazém municipal deverá informar o serviço responsável pela gestão financeira com vista a determinar a necessidade do reconhecimento de imparidades.
Artigo 44.º
Movimentação de inventários
1 -A movimentação de inventários é baseada em documentos de entrada e saída de artigos em armazém e centram-se no registo do respetivo movimento nas fichas de inventários, na conciliação entre os registos das mesmas fichas e a existência física dos materiais armazenados e na respetiva mensuração;
2 -A entrada de artigos no armazém apenas poderá ser feita mediante a apresentação de uma guia de remessa, fatura ou documento legal equivalente, que deve obrigatoriamente acompanhar o fornecimento dos bens adquiridos, a qual é confrontada com a requisição externa de stocks. Verificando-se a conformidade dos artigos rececionados e das respetivas faturas, seguem para reconciliação na aplicação de suporte à contabilidade (SNC);
3 -É expressamente proibido rececionar qualquer bem, sem que o mesmo venha acompanhado pela respetiva guia de remessa ou documento legal equivalente. Aquando da receção deve ser feita uma conferência quantitativa e qualitativa, pelo serviço responsável pelo armazém municipal;
4 -Por questões de logística ou operacionalidade ou em função da natureza dos bens, pode a entrega ser efetuada noutro local, previamente acordado, supervisionada pelo responsável do armazém municipal designado ou pelo responsável a definir pelo serviço requisitante, sempre que a especificidade do bem o exija;
5 -A saída de artigos do armazém apenas poderá ser feita mediante a apresentação do pedido interno de saída de materiais do armazém, pelo encarregado, ou pelo respetivo dirigente aquando a ausência do anterior. A saída de artigos de Economato, sempre que possível, deverá ser solicitada mediante formulário disponível na gestão documental;
6 -A saída de artigos deverá estar devidamente autorizada por quem detenha tal competência;
7 -Na ausência de bens em armazém deverá proceder-se à requisição externa (se existir contrato ativo) ou requisição interna (se não existir contrato ativo);
8 -No caso de fornecimentos contínuos, a emissão da requisição externa deverá ser feita pelo responsável pelo armazém municipal, validado pelo gestor de contrato e devidamente assinando, via gestão documental, sendo posteriormente expedida para o fornecedor, pelo responsável pelo armazém municipal;
9 -O registo dos inventários é feito por pessoa(s) que não proceda(m) ao manuseamento físico dos materiais em armazém, devendo ser movimentados no sistema informático de gestão de inventários (GES) logo após serem rececionados em armazém;
10 -As devoluções de materiais não utilizados ou sobras deverão ser obrigatoriamente entregues no armazém através da competente guia de devolução;
11 -Para facilitar o conhecimento e a localização dos materiais em armazém, deve proceder-se à sua classificação, identificando e definindo previamente o espaço físico do armazém.
Artigo 45.º
Controlo de inventários
1 -Por inventário entende-se o processo de validação das fichas de inventários através da inspeção física dos ativos subjacentes;
2 -A realização de contagens físicas, pela importância que tem no controlo dos inventários, exige uma preparação adequada e uma ação planeada, incluindo a descrição pormenorizada das suas normas de execução, utilizando instruções para realização de contagens físicas;
3 -O âmbito e a periodicidade do inventário devem ser definidos pelo serviço responsável pela gestão financeira, no caso do Economato, e pelo responsável do armazém municipal, no caso dos Armazéns Municipais, de acordo com o nível de risco associado ao processo de gestão de inventários;
4 -Deverá ser realizado um inventário geral aos armazéns no final do exercício económico, sem prejuízo de outros em conformidade com o ponto anterior, através de contagens físicas periódicas;
5 -O nível de risco depende de um conjunto de fatores que influenciam a confiança nos registos em armazém, tal como, a tipologia de inventários, o seu valor e o seu grau de rotação;
6 -Os processos de inventariação física periódica podem abranger a totalidade dos inventários da entidade ou incidir apenas em determinados locais e/ou referências, validando os resultados através de testes de amostragem;
7 -A coordenação da inventariação física deve ser assegurada por um trabalhador expressamente designado para o efeito, através de um despacho do Presidente da Câmara ou dirigente com competência delegada ou subdelegada;
8 -Compete ao coordenador nomeado a constituição das equipas necessárias para efetuar o inventário, tendo em atenção a impossibilidade de inclusão do responsável de armazém;
9 -Os locais onde se desenvolve o processo de inventariação devem estar devidamente delimitados e claramente identificados, sendo expressamente proibidas quaisquer movimentações de existências até à sua conclusão;
10 -Antes de iniciado o processo de inspeção física, os artigos de stock em armazém devem ser convenientemente arrumados, de forma a facilitar a sua inventariação;
11 -Todos os stocks excluídos do âmbito do inventário devem ser identificados e devidamente separados dos restantes;
12 -As fichas de inventariação a distribuir pelas equipas, devem conter os códigos e as descrições dos artigos de stock, bem como um campo para registo das quantidades inventariadas;
13 -Devem ser adotados procedimentos alternativos, como pedidos de confirmação por correio eletrónico, no que se refere aos artigos de stock abrangidos pela inventariação, mas que se encontram em instalações de entidades terceiras, caso aplicável;
14 -Durante o processo de inventariação, as equipas devem registar eventuais deficiências no estado de conservação dos artigos inventariados e outras observações complementares consideradas oportunas, tais como, a existência de bens não previstos nas fichas de inventariação;
15 -A existência de artigos em armazém, sem consumo ou utilização possível (obsoletos ou deteriorados), que implicam ocupação de espaços, dificuldade de arrumação de outros artigos, remoções onerosas ou cuidados especiais, deverá ser objeto de comunicação ao serviço responsável pelo armazém, com vista a obter a necessária autorização para a sua remoção e abate e comunicação ao serviço responsável pela gestão financeira para posterior regularização na aplicação de suporte (GES);
16 -O coordenador do inventário deve efetuar algumas verificações físicas em base de teste e inspecionar todas as áreas de armazenagem, no sentido de assegurar que todos os artigos de stock foram incluídos no inventário;
Artigo 46.º
Apuramento de resultados e procedimentos finais
1 -Terminada a contagem física, o coordenador de inventário deve solicitar o registo das quantidades inventariadas na aplicação se suporte à gestão de inventários (GES), de modo que sejam emitidas as listagens das diferenças;
2 -Quaisquer diferenças significativas, entre os resultados da inventariação física e as fichas de inventários, devem ser verificadas de imediato e, se necessário, deve ser efetuada nova inspeção física às referências em causa, com vista à despistagem de erros no processo de inventariação. Esta confrontação deverá ser realizada pelo serviço responsável pela gestão financeira em articulação com responsável pelo armazém municipal;
3 -O coordenador de inventário deve elaborar um relatório de resultados do inventário, onde devem ser evidenciadas as diferenças não solucionadas e eventuais justificações, incluindo a referência dos pressupostos constantes no ponto 3.3 do presente Manual, caso detetadas, bem como todas as regularizações registadas;
4 -O relatório referido no ponto anterior deve ser enviado para o Presidente da Câmara Municipal e para o responsável pelo serviço onde pertence o armazém inventariado, para análise e eventual apuramento de responsabilidades;
5 -Após aprovação do relatório, o serviço responsável pela gestão financeira deverá proceder ao registo das regularizações necessárias nas fichas de inventários e emitir o inventário definitivo, na aplicação de suporte à gestão de inventários (GES);
6 -O responsável pelo sistema informático de gestão de inventários deve proceder à Comunicação de Inventário à AT (Autoridade Tributária) até à data que estiver determinada para o efeito.
CAPÍTULO X
INVESTIMENTOS
Artigo 47.º
Objetivos
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.06 - INVESTIMENTOS é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo interno que visam:
a)Todas as operações relativas a aquisição, gestão ou alienação de bens do Ativo Fixo Tangível e Intangível e Propriedades de Investimento, devendo estar previstas em Plano Plurianual de Investimentos, que deverá definir os objetivos quanto à natureza dos investimentos e/ou desinvestimentos futuros, numa perspetiva de conservação/ modernização ou de expansão/desenvolvimento das atividades do Município de Aguiar da Beira;
b)Compreendem-se no âmbito do presente MCI os bens ativos com continuidade ou permanência, de período superior a um ano, e que não se destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da entidade;
c)Não obstante, os bens duradouros (que se destinam a permanecer ao serviço da entidade por períodos superiores a 1 ano), não destinados para venda, que tenham valores individuais inferiores a 100€ e sejam enquadráveis nas subcontas da conta 62, não são enquadrados no presente MCI, sendo contabilizados na conta 62 como gastos do exercício.
2 -O presente MCI aplica-se a todos os serviços do Município de Aguiar da Beira;
3 -Compete ao serviço responsável pela gestão do património os procedimentos relacionados com a gestão e organização da inventariação e cadastro dos investimentos;
4 -A conservação e manutenção dos bens de investimento é da responsabilidade dos serviços municipais a quem esses bens estão afetos.
Artigo 48.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
1 -Este Manual obedece aos requisitos legais aplicáveis, nomeadamente os dispostos no CCP e demais legislação complementar a este;
2 -Os métodos e procedimentos de controlo dos investimentos (imobilizado) encontram-se previstos no ponto 2.9.10.4 do POCAL, que estabelece os métodos e procedimentos de controlo relativos aos investimentos;
3 -Segundo a Portaria n.º 189/2016, de 14 de julho, que estabelece as Notas de Enquadramento ao Plano de Contas Multidimensional (PCM) - SNC-AP, a Classe 4 - Investimentos, no SNC-AP regista os bens detidos com continuidade ou permanência e que não se destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da entidade, incluindo:
a)Os bens de domínio público (contas 420, 430 e 440);
b)Os investimentos financeiros de médio e longo prazo, conforme a NCP 18 - Instrumentos Financeiros (conta 41);
c)Os investimentos que sejam de sua propriedade e utilizados para obter rendas ou valorização do capital, conforme a NCP 8 - Propriedades de Investimento (conta 42);
d)Os ativos fixos tangíveis utilizados na sua atividade e os relativos a contratos classificados como de locação financeira, conforme as NCP 5 - Ativos Fixos Tangíveis e NCP 6 - Locações (conta 43);
e)Os investimentos derivados de acordos de concessão de serviços, reconhecidos conforme a NCP 4 - Acordos de concessão de serviços: concedente (conta 43);
f)Os ativos intangíveis, conforme a NCP 3 - Ativos Intangíveis (conta 44);
g)Os investimentos em curso (conta 45).
4 -Todos os bens do ativo fixo tangível, intangível e propriedades de investimentos devem ser mensurados consoante o custo de aquisição, custo de produção (princípio do custo histórico) ou valor resultante de avaliação, nos termos definidos na legislação em vigor, utilizando-se os critérios de mensuração definidos nas NCP, nomeadamente NCP 3 - Ativos Intangíveis, NCP 5 - Ativos Fixos Tangíveis e NCP 8 - Propriedades de Investimento, do SNC-AP;
5 -O Classificador Complementar (CC) - Cadastro e vidas úteis dos Ativos Fixos Tangíveis, Intangíveis e Propriedades de Investimento, constante do Anexo III do SNC-AP, contém um classificador de bens e direitos para efeito de cadastro e respetivas vidas úteis;
6 -As grandes reparações são caracterizadas não só pelo custo das obras a realizar, mas também atendendo ao acréscimo de vida útil ou de produtividade dos bens de investimento em causa. Tratando-se de edifícios, são consideradas grandes reparações as obras que impliquem a recuperação geral do edifício, conferindo-lhe, neste caso, um aumento de vida útil semelhante a uma construção nova, e as que impliquem a substituição de elementos construtivos (pavimentos, coberturas, escadas, marquises ou canalizações), em que o aumento da vida útil encontra-se definido no CC. No caso dos bens móveis, das viaturas automóveis e de outro equipamento de transporte com características semelhantes, considera-se grande reparação a que implica um aumento da quantia registada do bem em mais de 30 %;
7 -Os requisitos de divulgação dos investimentos estão patentes nas Notas 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 e 9 da NCP 1 - Estrutura e Conteúdo das Demonstrações Financeiras.
Artigo 49.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de cadastro e inventariação
1 -Os critérios de mensuração dos Ativos Fixos Tangíveis, Intangíveis e das Propriedades de Investimento estão definidos nas respetivas Normas de Contabilidade Pública (NCP) no âmbito do SNC-AP, de acordo com as seguintes regras:
a)Os Ativos Fixos, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, devem ser valorizados ao custo de aquisição ou ao custo de produção, salvo se outro critério for definido na NCP respetiva;
b)Considera-se como custo de aquisição de um Ativo, a soma do respetivo preço de compra com os gastos suportados direta e indiretamente para o colocar no seu estado operacional;
c)Considera-se como custo de produção de um bem, a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais diretos consumidos, de mão-de-obra direta e de outros gastos gerais de fabrico necessários para os produzir;
d)Os custos de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de produção;
e)Sem prejuízo do princípio geral de atribuição dos juros suportados aos resultados do exercício, quando os financiamentos se destinam a Ativos inventariáveis, os respetivos custos poderão ser imputados à compra e produção dos mesmos, durante o período em que estiverem em curso, desde que isso se considere mais adequado e se mostre consistente nos termos definidos na correspondente NCP. Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada parte estiver completa e em condições de ser utilizada cessará a imputação de juros a ela inerentes;
f)Quando se trate de Ativo Fixo Tangível ou Intangível obtido a título gratuito, considera-se o valor resultante da avaliação, do justo valor ou do valor patrimonial tributário, conforme definido na respetiva NCP;
g)Caso este critério não seja exequível, o bem assume o valor zero até ser objeto de uma grande reparação, assumindo então o montante desta;
h)Na impossibilidade de valorização dos bens ou quando estes assumam o valor zero, devem ser identificados no anexo às demonstrações financeiras e justificada aquela impossibilidade;
j)Regra geral, os bens de imobilizado não são suscetíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que a autorizem e que definam os respetivos critérios de valorização.
2 -Todos os bens do Ativo Fixo Tangível são sujeitos a registo de cadastro e inventário, desde que detidos com continuidade ou permanência e que, cumulativamente:
a)Sejam detidos para uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, ou para fins administrativos;
b)Se espera sejam usados durante mais de um ano;
c)Não se destinem a ser vendidos ou transformados;
d)O seu valor individual seja igual ou superior a 100€, exceto situações que por questões de controlo exista a necessidade de inventariação.
3 -Os registos dos Ativos Intangíveis e Propriedades de Investimento são similares, com as necessárias adaptações, ao referido no ponto anterior;
4 -Acrescem de igual modo aos bens do Ativo Fixo e, deste modo, ao inventário da entidade, os custos incorridos durante o período, com benfeitorias e grandes reparações efetuadas naqueles bens;
5 -A capitalização (inventariação) dos custos referenciados no número anterior verificar-se-á sempre que a intervenção de modificação, grande reparação ou beneficiação se traduza no acréscimo de vida útil ou de produtividade dos bens de investimento em causa. Deverá tal facto ser comunicado ao serviço responsável pela gestão do património, pelo serviço que tem a responsabilidade do bem, para efeitos de registo/atualização da respetiva ficha, na aplicação de suporte à gestão do património (SNP);
6 -Cada bem deve ser cadastrado e inventariado per si, desde que constitua uma peça com funcionalidade autónoma e possa ser vendido individualmente. Se não se verificarem estas condições, deve ser registado incluído num grupo de bens, desde que adquiridos na mesma data e com igual taxa de depreciação. Na ficha individual deve-se referir a quantidade de bens no caso da opção por um grupo de bens na mesma ficha;
7 -Todos os bens móveis e imóveis do Município deverão estar adequadamente segurados, competindo tal tarefa ao serviço responsável pela gestão do património, com base em autorização da Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada para o efeito e com a colaboração de informação dos restantes serviços.
Artigo 50.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de etiquetagem dos bens móveis
1 -Todos os bens móveis devem ser identificados com uma etiqueta, em posição tipo previamente definida;
2 -A etiquetagem deve ser efetuada logo após a receção e registo dos bens, pelo serviço responsável pelo bem;
3 -A identificação de cada bem faz-se nos termos do disposto no ponto anterior, devendo a etiqueta de código de barras a que corresponde o número de inventário ser afixada nos próprios bens sempre no mesmo local. Para cada bem etiquetado, o registo no inventário faz-se através do preenchimento de uma ficha inicial de identificação, em suporte informático;
4 -Nos bens duradouros, em que, atenta a sua estrutura e utilização, não seja possível a afixação da etiqueta de identificação ou a mesma se torne volátil ou fisicamente impossibilitada/ inapropriada, são atribuídos números de inventário e controlados por suporte informático, pelo serviço responsável pela gestão do património;
5 -Os bens mantêm-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate, prolongando-se em termos de histórico cadastral, pelo que o número de inventário, após o abate, não será atribuído a outro bem.
Artigo 51.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos das fichas de cadastro
1 -O tratamento da informação necessária aos registos de cadastro nas fichas de identificação de cada bem e respetivas atualizações (móveis, veículos, imóveis e direitos a eles inerentes e bens do ativo fixo intangível) é da responsabilidade do serviço responsável pela gestão do património, através da aplicação de suporte à gestão do património, em articulação com o serviço responsável pela gestão financeira e com os demais serviços responsáveis por cada bem, sempre que sejam necessárias informações relativas aos mesmos;
2 -A Ficha de Cadastro de cada bem deverá incluir, entre outras, as seguintes informações:
a)Identificação e localização do bem;
b)Quantidade (quando não se verificarem as condições para que o bem seja inventariado per si);
c)Código correspondente ao CC do SNC-AP, acrescido do ano de aquisição ou do 1.º registo e número sequencial;
e)Tipo de aquisição (compra, doação, cedência, transferência, etc.);
f)Valor inicial, valores de valorização posterior (revalorização ou grandes reparações);
g)Critério de depreciação ou amortização, taxa anual, depreciação por ano e total, perdas por imparidade por ano e total;
3 -As Fichas de Cadastro dos bens devem ser atualizadas até ao abate destes. No abate deve ser identificado o motivo (venda, doação, furto/roubo, destruição ou demolição, transferência, troca ou permuta, etc.), bem como o Órgão que autorizou, a respetiva data de decisão e data de abate;
4 -Os serviços intervenientes no processo de aquisição e gestão de bens imóveis, reportam ao serviço responsável pela gestão do património, toda a informação necessária à inventariação e atualização das fichas de cadastro, relativamente aos ativos fixos, nomeadamente:
a)As escrituras celebradas e os contratos que impliquem: alteração ao uso, aquisições, alienações, doações, cedências, oneração de bens e titularidade;
b)Cópia dos alvarás de loteamento e informação onde conste informação detalhada relativa às áreas de cedência para os domínios públicos e privados, devendo os mesmos ser valorizados pelo serviço responsável pela sua realização;
c)Sentenças judiciais que afetem o uso, valor ou titularidade de imóveis, incluindo expropriações e indeminizações;
d)Informação relativa à conclusão das obras em curso ou sua conclusão parcial que permita o seu uso total e parcial dos equipamentos, devendo a mesma ser fornecida pelo serviço responsável pela gestão das obras municipais, sendo o valor da mesma conciliado com o serviço responsável pela gestão financeira;
e)Alterações na localização dos bens móveis, estado dos bens (danificado, indisponível para uso, redução do seu uso ou potencial de serviço) e do serviço responsável pelos mesmos;
5 -Os terrenos e os edifícios são ativos separáveis e deverão ser contabilizados separadamente mesmo quando adquiridos conjuntamente. Em relação aos imóveis adquiridos sem indicação expressa do valor do terreno, o valor a atribuir a este é fixado em 25 % do valor global, a menos que a entidade estime outro valor com base em cálculos devidamente fundamentados e sancionados pela entidade competente;
6 -Os registos nas fichas de cadastro devem ser feitos no prazo máximo de 120 dias após a disponibilização da informação, salvo se aquele for manifestamente insuficiente;
7 -Os bens móveis de propriedade alheia que estejam a ser utilizados pela entidade e não façam parte integrante do seu ativo fixo, devem estar devidamente identificados, bem como no caso dos bens imóveis e respetivos direitos;
8 -Quando é obtido financiamento para aquisição ou construção de investimentos, o serviço responsável pela gestão financeira regista o financiamento contabilisticamente (SNC) e o serviço responsável pela gestão do património regista o financiamento aos bens financiados na aplicação de suporte à gestão do património (SNP);
9 -O serviço responsável pela gestão do património é responsável pela criação e manutenção das localizações físicas, mantendo-as atualizadas, através do registo de novas localizações ou alteração das já definidas na estrutura do inventário;
10 -Anualmente, o serviço responsável pela gestão do património realiza a reconciliação dos registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições (incluindo as gratuitas ou por troca), abates (incluindo vendas, cedências e transferências), saldos iniciais e finais, e das depreciações e amortizações acumuladas e do exercício e dos subsídios ao investimento e reconhecimento dos rendimentos do exercício;
11 -Anualmente, o serviço responsável pela gestão de património deverá elaborar um plano de inventariação, promovendo a verificação dos bens móveis do Município. Do referido plano deverá constar os responsáveis, os prazos e os locais a verificar;
12 -Quando existem divergências entre a verificação física e os registos na aplicação informática, o serviço responsável pela gestão do património informa o dirigente responsável para apuramento de eventuais responsabilidades e solicita autorização para a regularização das fichas de cadastro.
Artigo 52.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de bens de domínio público
1 -As disposições gerais e comuns sobre a gestão dos bens imóveis dos domínios públicos das autarquias locais encontram-se estabelecidas no Decreto-Lei n.º 280/2007, de 7 de agosto, e alterações subsequentes;
2 -Os bens de domínio público serão incluídos no ativo fixo tangível da entidade;
3 -Se a entidade tiver sob a sua administração ou controlo, algum bem do domínio público do Estado, esteja ou não afeto à sua atividade operacional, deverá de igual modo, incluí-lo no seu ativo fixo tangível;
4 -Os bens de domínio público deverão ser inventariados de acordo com a regra geral de inventariação, embora possam existir bens de difícil inventariação e avaliação, caso em que deverão constar num ficheiro de bens não inventariáveis ou que aguardam oportuna avaliação;
5 -Para efeitos de inventariação, os bens imóveis de domínio público identificam-se e registam-se de acordo com regras previstas no CC do SNC-AP.
Artigo 53.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de depreciações, amortizações e imparidade de ativos
1 -A política de depreciações e amortizações deve acompanhar o ritmo do deperecimento dos bens durante o período de vida útil, o mais realista possível e dar credibilidade a uma política de investimentos e de financiamento da entidade, a médio e longo prazo;
2 -O serviço responsável pela gestão do património procederá ao registo do bem na aplicação de suporte à gestão do património (SNP), de acordo com a respetiva classe de ativo fixo, utilizando o regime de depreciação e amortização e a vida útil aplicável ao respetivo bem, atendendo a:
a)Bens sujeitos a depreciações técnicas (fixadas) calculadas segundo o método das quotas constantes (também designado por método da linha reta), com aplicação das vidas úteis fixadas no CC;
b)Bens sujeitos a taxas de depreciação e amortização a fixar: os bens que se depreciem por causas particulares de inovação tecnológica, de obsolescência técnica, de laboração intensiva ou contínua ou outras devidamente justificadas.
3 -As imparidades são apuradas pela responsabilidade de gestão de património de acordo com a informação remetida pelos serviços que utilizam, gerem e ou controlam os ativos fixos tangíveis e ativos intangíveis e, posteriormente, comunicadas ao serviço responsável pela gestão financeira para reconhecimento contabilístico das imparidades.
Artigo 54.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de transferência de bens
1 -O pedido de transferência de bens de ou para outras entidades, nomeadamente da Administração Pública, será informado pelo serviço responsável pela gestão do património, que o submeterá à aprovação do órgão competente;
2 -A entrega de bens por transferência deverá ser formalizada através de auto, no qual conste, tanto a descrição sumária do(s) bem(s), como o respetivo despacho e data de autorização, como garante da transferência efetuada (assinada a entrega e a receção pelos intervenientes);
3 -As transferências internas de bens, depois de autorizadas pelo dirigente do serviço responsável pelo respetivo bem deverão ser comunicadas ao serviço responsável pela gestão do património para atualização das fichas de cadastro. Caso a transferência se verifique entre 2 imóveis com serviços responsáveis diferentes, cabe a autorização a ambos os dirigentes, sendo igualmente comunicado ao serviço responsável pela gestão financeira.
Artigo 55.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de abate de bens
1 -Os bens do ativo fixo de que a entidade não careça para o exercício das suas atribuições podem ser disponibilizados, com vista à sua reafectação a outros serviços ou à sua alienação, depois de autorizada a sua disponibilização pelo Órgão Executivo, nos termos legais em vigor;
2 -Um bem do ativo fixo tangível deve ser desreconhecido:
a)No momento da alienação;
b)Quando não se esperarem benefícios económicos futuros ou potencial de serviço do seu uso ou alienação (§ 60, NCP 5).
3 -Anualmente, ou semestralmente, atendendo às necessidades de abate de bens de cada serviço, deverá ser elaborado por este uma proposta de abate de bens, sendo submetida à aprovação do Presidente da Câmara e, posteriormente, remetido ao serviço responsável pela gestão do património para a materialização dos abates na aplicação de suporte ao património (SNP), em caso de aprovação;
4 -Na fase da proposta de abate dos bens, os serviços responsáveis pelos bens a abater devem elaborar um documento evidenciando, entre outros elementos, os seguintes:
a)Identificação do bem (código e designação);
c)Valor patrimonial líquido;
d)Motivo justificativo do pedido de abate (transferência, reafetação, alienação, etc.).
5 -Logo que se constate um furto, roubo, incêndio, extravio ou destruição de marca, deverá o serviço que tem os bens à sua responsabilidade, proceder do seguinte modo:
6 -Participar ao Presidente da Câmara e às autoridades policiais competentes, quando aplicável;
7 -Lavrar o auto de ocorrência, no qual se descreverão os objetos desaparecidos, indicando os respetivos números de inventário e os valores constantes da ficha de inventário, devidamente atualizado, para posterior proposta de abate ou de recuperação e colocação do bem em funcionamento, se este tiver sido recuperado;
8 -No caso de eventual alienação, o serviço responsável pela contratação pública deve efetuar uma consulta de modo a apurar qual o preço de mercado a que o bem pode ser alienado, de acordo com os normativos legais em vigor sobre esta matéria;
9 -Caso o bem não tenha sido alienado nem vendido como sucata, promoverá a sua destruição e consequente abate.
10 -Os serviços responsáveis pelos bens devem comunicar ao serviço responsável pela gestão do património as informações constantes nos pontos anteriores, de modo a registar o respetivo auto de abate na Ficha de Cadastro.
Artigo 56.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de registo de propriedade
1 -Os veículos automóveis e os bens imóveis, bem como todos os factos, ações e decisões a eles inerentes, são bens sujeitos a registo;
2 -A inventariação dos veículos automóveis, assim como dos bens imóveis, pressupõe a existência de título de utilização válido e juridicamente regularizado, tanto no caso em que confira a posse, como no caso em que confira o direito de utilização a favor da entidade;
3 -Aquando da aquisição de qualquer imóvel a favor da entidade, é efetuado o seu registo pelo serviço responsável pelo apoio jurídico na Conservatória Predial e inscrição matricial na Repartição de Finanças e, no caso da aquisição de veículos automóveis, providencia o registo na Conservatória do Registo Automóvel, sendo comunicado posteriormente ao serviço responsável pela gestão do património;
4 -Cada prédio, rústico ou urbano, o serviço responsável pelo apoio jurídico deve dar origem a um processo, o qual deve incluir escritura, auto de expropriação (se adquirido por esse meio), certidão do registo predial, caderneta predial, planta, respetiva georreferenciação e outros dados complementares julgados necessários;
5 -No caso dos veículos, deve ser constituído um processo individual, via gestão documental, com a documentação inerente. É da responsabilidade do serviço responsável pela gestão do património o registo do veículo na aplicação de suporte ao património (SNP).
Artigo 57.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de investimentos financeiros de médio e longo prazo
1 -A entidade no âmbito da legislação em vigor participa em entidades societárias e não societárias;
2 -A monitorização das participações financeiras é efetuada pelo serviço com a responsabilidade de gestão financeira, nomeadamente quanto a:
a)Cumprimento dos deveres de reporte financeiro e orçamental;
b)Cumprimento dos normativos legais relativos à viabilidade da entidade;
c)Impacto no endividamento municipal;
d)Adequação dos estatutos à legislação em vigor;
e)Identificação das entidades controladas pela entidade, de acordo com a definição de controlo prevista na NCP 22;
f)Identificação das entidades associadas e empreendimentos conjuntos, de acordo com a NCP 23.
3 -Sempre que seja detetada inconformidade legal nas participações financeiras (relativa a reporte, estatutos ou outra), ou que existam indícios fortes de dificuldades financeiras, o membro do executivo com o pelouro financeiro é informado e, se aplicável, são sugeridas pelo serviço medidas que mitiguem a situação;
4 -Anualmente, o serviço responsável pela gestão financeira elabora uma informação relativa à monitorização das participações financeiras, sendo a mesmo remetida ao membro do executivo com o pelouro financeiro;
5 -O registo do cadastro das participações financeiras é realizado na aplicação de suporte ao património pelo serviço responsável pela gestão do património e que deve incluir:
d)Número de identificação fiscal da entidade;
g)Valor nominal da participação;
h)Percentagem de participação;
j)Valor do capital próprio ou do património líquido.
6 -O cadastro das participações financeiras é atualizado sempre que necessário e revisto anualmente;
7 -O serviço com a responsabilidade da gestão financeira efetua os registos contabilísticos (SNC), para efeitos de prestação de contas, de acordo com o normativo contabilístico em vigor, utilizando sempre que aplicável como método de mensuração o custo nas contas individuais, corrigido de eventuais imparidades;
8 -A aquisição, constituição e alienação de participações financeiras obedece aos normativos legais que lhes são aplicáveis, efetuando o serviço responsável pela gestão financeira a análise da conformidade legal e aferindo o impacto para o endividamento municipal destes atos.
Artigo 58.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de locações
1 -O direito de uso de ativos é celebrado através de uma locação financeira ou de uma locação operacional e encontra-se estabelecido na NCP 6 - Locações do SNC-AP;
2 -As locações financeiras e operacionais aplicam-se quer a bens de domínio público, quer privado e incluem bens do património histórico, artístico, cultural ou ambiental;
3 -Uma locação é classificada como locação financeira se transferir substancialmente todos os riscos e vantagens inerentes à propriedade. Uma locação é classificada como locação operacional se não transferir substancialmente todos os riscos e vantagens inerentes à propriedade;
4 -No momento do contrato, por parte do locatário, a locação deve ser registada por igual montante no ativo e no passivo, considerando o justo valor do ativo locado ou, se inferior, o valor presente dos pagamentos mínimos da locação;
5 -O ativo não corrente referido no ponto anterior deve ser depreciado de forma consistente com a política contabilística da entidade para ativos depreciáveis de que é proprietária. Se não existir certeza razoável de que o locatário obtenha a propriedade do bem no fim do contrato, o ativo deve ser depreciado durante o período do contrato, se este for inferior ao da sua vida útil;
6 -No final do contrato, se a entidade não exercer a opção de compra, devolve o ativo ao locador e procede ao seu abate contabilístico e no inventário;
7 -No final do contrato, se a entidade exercer a opção de compra e o ativo tiver vida útil, permanecerão no inventário e seguindo as regras da NCP 6.
Artigo 59.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de acordos de concessão de serviços: concedente
1 -Os acordos de concessão de serviços na ótica do concedente, uma entidade integrada nas administrações públicas, encontra-se estabelecido na NCP 4 - Acordos de Concessão de Serviços: Concedente do SNC-AP;
a)O concedente controla ou regula quais os serviços que o concessionário tem de prestar com o ativo, a quem tem de os prestar e a que preço;
b)O concedente controla - através da propriedade, direito aos benefícios ou outra forma - qualquer interesse residual no ativo no final do termo do acordo;
c)O ativo de concessão de serviços é usado por toda a sua vida útil;
d)O ativo de concessão de serviços é construído, desenvolvido ou adquirido pelo concessionário a um terceiro para o objeto de acordo de concessão, ou é um ativo já existente do concessionário que se torna um ativo de concessão de serviços no âmbito do acordo de concessão;
3 -O concedente reconhece e contabiliza um ativo de concessão de serviços, ou reclassifica um item de ativos fixos tangíveis (NCP 5) ou intangíveis (NCP 3);
4 -O concedente deve fazer testes de imparidade, conforme previsto na NCP 9;
5 -O concedente reconhece um passivo associado de quantia igual ao ativo de concessão;
6 -O concedente reconhece os rendimentos e gastos associados aos ativos de concessão;
7 -O concedente deve ser criar subcontas subsidiárias às existentes para evidenciar tais situações, acrescentando à designação a expressão “em concessão”.
Artigo 60.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de investimentos em curso
1 -Os investimentos em curso abrangem os investimentos de adição, melhoramento ou substituição enquanto não estiverem concluídos;
2 -A transferência dos investimentos em curso para as contas de investimento definitivo deve ocorrer no momento em que o ativo subjacente fica disponível para uso, isto é, quando estiver nas condições necessárias para ser capaz de operar da forma pretendida;
3 -Com vista a respeitar o disposto no ponto anterior, o serviço responsável por cada obra deve informar o serviço responsável pela gestão do património assim que a mesma fique disponível para uso, entregando atempadamente os autos de receção provisória das obras ou outros documentos para o efeito e informando, para as edificações, da natureza dos materiais e tecnologias utilizados para efeitos da determinação das vidas úteis a atribuir aos bens a inventariar. Posteriormente, o serviço responsável pela gestão do património deverá proceder ao registo na aplicação de suporte à gestão do património (SNP);
4 -Relativamente aos trabalhos para a própria entidade, o serviço responsável por cada obra deve informar o serviço responsável pela gestão do património, assim que a mesma fique disponível para uso.
Artigo 61.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de subsídios ao investimento
1 -Aquando a aprovação de um subsídio ao investimento, o gestor de projeto da candidatura é responsável pela entrega, via gestão documental, no prazo de 1 mês, de uma cópia do termo de aceitação da candidatura e deverá informar o serviço responsável pelas candidaturas para criação de conta própria e o serviço responsável pela gestão do património, para criação do contrato de subsídio ao investimento na aplicação de suporte à gestão do património (SNP), remetendo o termo de aceitação da candidatura;
2 -Durante a execução da mesma, sempre que for recebida uma fatura referente a bens financiados, a mesma é registada pelo serviço responsável pelas candidaturas e remetida para o serviço responsável pela gestão do património, indicando a percentagem financiada correspondente àquela fatura, bem como a indicação da candidatura a que diz respeito;
3 -Quando a candidatura terminar e forem recebidos todos os pedidos de pagamento, o gestor de projeto da candidatura deverá informar o serviço responsável pelas candidaturas e o serviço responsável pela gestão do património, indicando o valor global recebido da candidatura, bem como o detalhe das despesas executadas;
4 -O serviço responsável pelas candidaturas procede à confrontação entre o valor indicado pelo gestor de projeto da candidatura e as Guias de Receita referentes ao respetivo subsídio ao investimento, informando o serviço responsável pela gestão do património da conta financeira na qual está contabilizado o valor recebido;
5 -No seguimento do ponto anterior, o serviço responsável pela gestão do património procede à criação do contrato de subsídio ao investimento, caso ainda não o tenha criado, ou procede à sua atualização, na aplicação de suporte à gestão do património (SNP), efetuando a atribuição do subsídio aos bens financiados e inventariados ao contrato, de forma a iniciar-se a imputação aos proveitos do subsídio, na mesma proporção da taxa de depreciação/amortização dos bens financiados. No entanto, caso tenha existido divergência mencionada no ponto anterior, deverá proceder-se ao ajustamento do valor do contrato de subsídio ao investimento antes da atribuição do mesmo ao(s) bem(s) financiado(s).
CAPÍTULO XI
MEIOS FINANCEIROS LÍQUIDOS
Artigo 62.º
Objetivos
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.07 - MEIOS FINANCEIROS LÍQUIDOS é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo que visam o cumprimento adequado dos pressupostos de gestão dos meios financeiros do Município de Aguiar da Beira por forma a permitir:
a)Que os valores recebidos correspondem a dívidas para com o Município de Aguiar da Beira e que estão devidamente identificados;
b)Que os pagamentos são efetuados com a aprovação e autorização da entidade competente, mediante cruzamento com os documentos de suporte.
2 -O presente Manual de Controlo Interno relacionado com os Meios Financeiros Líquidos aplica-se a todos os serviços do Município de Aguiar da Beira.
Artigo 63.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
2 -Os métodos e procedimentos de controlo das disponibilidades encontram-se previstos no ponto 2.9.10.1 do POCAL;
3 -A Portaria n.º 189/2016, de 14 de julho, estabelece as Notas de Enquadramento ao Plano de Contas Multidimensional (PCM) - SNC-AP;
4 -São considerados Meios Financeiros Líquidos:
a)Os montantes existentes em Caixa;
b)Os meios monetários atribuídos como fundos de maneio a responsáveis de serviços;
c)Os depósitos em instituições financeiras, ou seja, os valores existentes em contas à ordem, a prazo (mobilizáveis), consignadas ou depósitos relativos a garantias e cauções, em instituições financeiras;
d)As aplicações financeiras, cuja rendibilidade depende de outros ativos, nomeadamente as opções, warrants, futures, swaps e forward rate agreement, sendo reconhecidos de acordo com o estabelecido na NCP 18 - Instrumentos Financeiros;
e)Os títulos negociáveis (aplicações de tesouraria) de curto prazo adquiridos pela entidade, nomeadamente os títulos de dívida pública negociáveis (por exemplo, bilhetes de tesouro, obrigações, títulos de participação e certificados de aforro), fundos, ações e certificados especiais de dívida de curto prazo;
f)Outros instrumentos financeiros de curto prazo, ao justo valor (ou pela quantia equivalente ao justo valor nos casos em que este não exista), detidos para negociação, não enquadráveis nos pontos anteriores. Serão considerados passivos financeiros se a entidade tiver obrigações a pagar.
5 -À data de relato, os valores das contas de caixa e equivalentes de caixa devem coincidir com os respetivos valores constantes da Demonstração de Fluxos de Caixa conforme a NCP 1 - Estrutura e Conteúdo das Demonstrações Financeiras.
Artigo 64.º
Responsável pela Tesouraria
1 -Tesoureiro, ou seu substituto, responde diretamente perante o Órgão Executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas, respondendo os restantes trabalhadores e agentes em serviço na Tesouraria perante o respetivo Tesoureiro, ou seu substituto, no que respeita a atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza;
2 -No seguimento do número anterior, o Tesoureiro, ou seu substituto, deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se encontre em vigor na Tesouraria da Fazenda Pública, com as necessárias adaptações;
3 -A responsabilidade por situações de alcance não é imputável ao Tesoureiro, ou seu substituto, estranho aos factos que as originaram ou mantêm, exceto se, no deempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedimento com culpa;
4 -Diariamente, o Tesoureiro, ou seu substituto, é responsável por executar o encerramento diário da Tesouraria;
5 -Após o encerramento da Tesouraria, o serviço responsável pela gestão financeira define o trabalhador afeto que deverá confrontar os mapas da tesouraria com os saldos de caixa e bancos contantes da aplicação de suporte à contabilidade, para posterior validação do serviço responsável pela gestão financeira.
Artigo 65.º
Requisitos de controlo aos valores à guarda da Tesouraria
1 -Conforme o estabelecido no ponto 2.9.10.1.9 do POCAL, o estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis designados para o efeito, nas seguintes situações:
a)Trimestralmente e sem prévio aviso;
b)No encerramento das contas de cada exercício económico;
c)No final e no início do mandato do Órgão Executivo eleito ou do Órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
d)Quando for substituído o Tesoureiro.
2 -Cabe ao dirigente do serviço responsável pela gestão financeira a designação dos responsáveis previstos no número anterior;
3 -São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente do Órgão Executivo, pelo dirigente para o efeito designado e pelo Tesoureiro, nos casos referidos no ponto 4.1.3., e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos no ponto 4.1.4, cumprindo os seguintes requisitos:
a)O termo de contagem é acompanhado pelos seguintes documentos:
b)Podem ser dispensados de acompanhar o termo de contagem os documentos mencionados nos pontos 4.3.1.3 e 4.3.1.4, sempre que a mesma se verifique trimestralmente e sem aviso prévio;
c)O termo de contagem é tramitado via gestão documental, sendo assinado digitalmente pelo Tesoureiro, ou seu substituto, pelo dirigente do serviço responsável pela gestão financeira e pelo Presidente da Câmara;
d)As diferenças apuradas que não se encontrem justificadas pelos documentos anteriormente referidos devem ser explicadas pela Tesouraria, fazendo parte integrante do termo de contagem;
e)Os responsáveis pela contagem têm 5 dias úteis para submeter o termo de contagem ao conhecimento do Presidente da Câmara, ou se for o caso, 15 dias após o recebimento dos documentos da reconciliação bancária;
4 -Os recebimentos e os pagamentos são registados, diariamente, em mapas constantes do sistema informático, designados de folhas de caixa e resumos diários de tesouraria, evidenciando as disponibilidades existentes. Deve o serviço responsável pela gestão financeira confrontar os referidos mapas com os saldos de caixa e bancos contantes da aplicação de suporte à contabilidade (SNC) e efetuar a respetiva conciliação da receita e despesa;
5 -Em caso de deteção de falhas, o Tesoureiro, ou o seu substituto, responde monetariamente pelas mesmas.
Artigo 66.º
Requisitos de controlo aos valores à guarda da Tesouraria
1 -Conforme o estabelecido no ponto 2.9.10.1.9 do POCAL, o estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis designados para o efeito, nas seguintes situações:
a)Trimestralmente e sem prévio aviso;
b)No encerramento das contas de cada exercício económico;
c)No final e no início do mandato do Órgão Executivo eleito ou do Órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
d)Quando for substituído o Tesoureiro.
2 -Cabe ao dirigente do serviço responsável pela gestão financeira a designação dos responsáveis previstos no número anterior;
3 -São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente do Órgão Executivo, pelo dirigente para o efeito designado e pelo Tesoureiro, nos casos referidos no ponto 4.1.3., e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos no ponto 4.1.4, cumprindo os seguintes requisitos:
4 -O termo de contagem é acompanhado pelos seguintes documentos:
a)Resumo diário de tesouraria;
b)Mapa discriminativo e termo de aceitação da contagem de dinheiro e outros valores não depositados;
c)Mapa dos extratos solicitados aos bancos;
d)Reconciliação bancária e respetivo resumo, acompanhados de todos os movimentos em trânsito;
e)Mapa da contagem dos documentos de cobrança;
5 -Podem ser dispensados de acompanhar o termo de contagem os documentos mencionados nos pontos 4.3.1.3 e 4.3.1.4, sempre que a mesma se verifique trimestralmente e sem aviso prévio;
6 -O termo de contagem é tramitado via gestão documental, sendo assinado digitalmente pelo Tesoureiro, ou seu substituto, pelo dirigente do serviço responsável pela gestão financeira e pelo Presidente da Câmara;
7 -As diferenças apuradas que não se encontrem justificadas pelos documentos anteriormente referidos devem ser explicadas pela Tesouraria, fazendo parte integrante do termo de contagem;
8 -Os responsáveis pela contagem têm 5 dias úteis para submeter o termo de contagem ao conhecimento do Presidente da Câmara, ou se for o caso, 15 dias após o recebimento dos documentos da reconciliação bancária;
9 -Os recebimentos e os pagamentos são registados, diariamente, em mapas constantes do sistema informático, designados de folhas de caixa e resumos diários de tesouraria, evidenciando as disponibilidades existentes. Deve o serviço responsável pela gestão financeira confrontar os referidos mapas com os saldos de caixa e bancos contantes da aplicação de suporte à contabilidade (SNC) e efetuar a respetiva conciliação da receita e despesa;
10 -Em caso de deteção de falhas, o Tesoureiro, ou o seu substituto, responde monetariamente pelas mesmas.
Artigo 67.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos dos meios de pagamento
1 -Os meios de pagamento a utilizar serão o cheque, numerário, transferência bancária, pagamento eletrónico, ou outros aprovados pelo Órgão Executivo;
2 -A emissão de meios de pagamento deve fazer-se tendo base documentos de suporte devidamente autorizados pela entidade competente e obedece aos seguintes considerandos:
a)O serviço responsável pela gestão financeira é o único serviço com competência para emitir Ordens de Pagamento (OP);
b)As OP deverão ser assinadas digitalmente na aplicação informática de suporte à contabilidade (SNC) pelo trabalhador que emite a OP, pelo dirigente do serviço responsável pela gestão financeira, pelo membro do Órgão Executivo da entidade com competência para autorizar o pagamento e pelo Tesoureiro, ou seu substituto, sendo estes obrigatoriamente através da assinatura digital qualificada;
c)O meio de pagamento preferencial deverá ser através das instituições bancárias, devendo sempre que possível, recorrer às transferências bancárias por via eletrónica;
d)Os pagamentos em numerário devem ser efetuados apenas na quantidade considerada estritamente necessária e não devem exceder os montantes definidos na Lei Geral Tributária, aprovada pelo Decreto-Lei n.º 398/98, de 17 de dezembro, na sua redação atual;
e)É proibido pagar em numerário em transações de qualquer natureza que envolvam montantes iguais ou superiores a 3.000€, ou o seu equivalente em moeda estrangeira;
f)Para os casos dos pagamentos efetuados por Transferência Bancária ou por “homebanking”, existem “passwords” atribuídas ao Presidente da Câmara, seu substituto legal ou titular de competência delegada, e ao Tesoureiro, ou seu substituto, fornecidas pela instituição financeira;
g)Os pagamentos efetuados por Transferência Bancária só se tornam efetivos com a introdução da “password” do Presidente da Câmara, seu substituto legal ou titular de competência delegada e do Tesoureiro, ou seu substituto;
3 -Para os pagamentos por transferência bancária, o serviço responsável pela gestão financeira deve sempre conferir o International Bank Account Number (IBAN) na ficha do credor;
4 -Para os pagamentos por cheque dever-se-ão respeitar as seguintes disposições:
a)Os cheques deverão ser emitidos nominativamente e cruzados;
b)Deverão ser sempre assinados por duas pessoas, nomeadamente pelo Presidente do Órgão Executivo ou por outro membro deste órgão investido de tais poderes, e pelo Tesoureiro, ou seu substituto;
c)O Presidente da Câmara, ou o substituto legal, e o Tesoureiro, ou seu substituto, devem apenas assinar os cheques na presença da OP e respetivos documentos de suporte, fatura ou documento equivalente. Não podem existir cheques pré-assinados, sem OP emitida e assinada;
d)A Tesouraria, após proceder à assinatura digital qualificada na OP, conforme referido no ponto 5.2.2., procede ao envio, acompanhado da OP do meio de pagamento;
e)Os cheques em branco deverão estar sempre guardados no cofre à disposição do serviço responsável pela gestão financeira;
f)Os cheques emitidos, que sejam posteriormente anulados por qualquer motivo, deverão ser arquivados e aposta a indicação de “Anulado”, não podendo, em caso algum, ser destruídos;
g)Não é permitida a assinatura de cheques em branco;
h)Os cheques emitidos deverão ter uma validade não superior a 6 meses, devendo ser anulados após 6 meses, a contar da data de emissão do mesmo, sendo cancelados junto da entidade bancária e regularizados contabilisticamente;
5 -Poderão ser autorizados pagamentos de despesa através de cartão de débito, nomeadamente, em pagamentos ao Estado, ativação de identificadores de veículos municipais associados à Via Verde.
Artigo 68.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos dos meios de recebimento
1 -Os meios de recebimento a utilizar serão o cheque, numerário, transferência bancária, pagamento eletrónico, e terminais de pagamento automático ou outros aprovados pelo Órgão Executivo;
2 -Os pagamentos em numerário devem ser efetuados apenas na quantidade considerada estritamente necessária e não devem exceder os montantes definidos na Lei Geral Tributária, aprovada pelo Decreto-Lei n.º 398/98, de 17 de dezembro, na sua redação atual;
3 -É proibido receber em numerário em transações de qualquer natureza que envolvam montantes iguais ou superiores a 3.000€, ou o seu equivalente em moeda estrangeira;
Os recebimentos por cheque dever-se-ão respeitar as seguintes disposições:
a)Os cheques recebidos são cruzados emitidos à ordem do Município de Aguiar da Beira, sendo verificado/conferido com o documento de receita emitido;
b)Os cheques devolvidos pelas instituições financeiras ficam à guarda do Tesoureiro, ou seu substituto, que desenvolverá os procedimentos necessários para o restabelecimento da dívida do devedor, comunicando ao serviço responsável pela gestão financeira;
c)Os cheques, vales de correio e outros meios de pagamento recebidos pelo correio são abertos no serviço responsável pelo expediente, sendo realizado o registo de cobrança. Caso seja necessário, poderá ser realizada simultaneamente a emissão e cobrança da receita.
Artigo 69.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de movimentações em caixa
1 -Os meios financeiros que podem existir em caixa compreendem os meios de pagamento, tais como:
2 -Não devem ser consideradas para o saldo de caixa qualquer tipo de vales, senhas de almoço e combustíveis, selos, documentos de despesas, cheques pré-datados ou sacados que tenham sido devolvidos pelas instituições financeiras;
3 -Compete à Tesouraria assegurar a gestão da mesma, zelar e manter atualizada a informação diária sobre o seu saldo;
4 -A importância em numerário existente em caixa não pode ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias do Município, sendo este montante definido anualmente pelo Presidente da Câmara e/ou pelo Plano de Atividade do Município;
5 -Sempre que no final do dia se apure um montante superior ao limite referido no ponto anterior, o mesmo deverá ser depositado em contas bancárias tituladas pelo Município até ao final do dia seguinte;
6 -Diariamente, deverá ser efetuado o apuramento dos valores existentes em numerário, cheques e vales postais, sendo confrontado com o saldo existente em caixa;
7 -Para efeitos de controlo, devem ser abertas, contabilisticamente, por cada posto de cobrança um número de caixa e designado um responsável, para que o seu saldo espelhe o saldo da conta corrente com os mesmos, nomeadamente as importâncias entregues para trocos e as cobranças efetuadas;
8 -Os procedimentos para a constituição, utilização e reposição das caixas dos postos de cobrança são os seguintes:
a)As caixas dos postos de cobrança têm carácter anual;
b)Está estritamente vedada a realização de despesas nas caixas existentes nos postos de cobrança;
c)Os responsáveis dos postos de cobrança, entregam o produto da cobrança diariamente, na Tesouraria do Município, devendo registar na gestão documental a relação dos documentos de cobrança;
d)A entrega dos montantes das caixas atribuídas aos postos de cobrança é efetuada pela Tesouraria após aprovação do Órgão Executivo ou, em caso de manifesta necessidade, por despacho do Presidente da Câmara Municipal que deverá ser presente na reunião do órgão executivo seguinte, através da emissão de uma nota de lançamento, via gestão documental, devidamente assinada pelos responsáveis dos postos de cobrança e pela Tesouraria;
e)As caixas dos postos de cobrança devem repor junto da Tesouraria o montante atribuído até ao último dia útil de cada ano;
f)A Tesouraria deve saldar as contas de caixa atribuídas a cada posto de cobrança após a sua reposição, através da emissão de uma nota de crédito;
g)É responsabilidade dos trabalhadores dos postos de cobrança procederem às diligências necessárias quando se verifiquem situações de diferença no apuramento diário das contas, assegurando a reposição do valor em falta bem como a entrega do montante apurado a mais, que reverterá para os cofres do Município.
Artigo 70.º
Requisitos e procedimentos específicos de abertura e controlo das contas bancárias
1 -A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do Órgão Executivo sob proposta do respetivo Presidente da Câmara, devendo as mesmas ser tituladas a favor do Município e movimentadas simultaneamente pelo Tesoureiro, ou seu substituto, e pelo Presidente do Órgão Executivo, ou por outro qualquer membro deste órgão uma vez atribuídas competências delegadas para o efeito, nos termos do ponto 2.9.10.1.2 do POCAL;
2 -A movimentação eletrónica das contas efetua-se nos termos do ponto anterior e de acordo com o estipulado nas condições contratuais das diversas instituições bancárias, encontrando-se condicionada à presença dos documentos de despesa, ou documento comprovativo da emissão da transferência bancária que referencie o documento de despesa que lhe deu origem;
3 -A emissão dos cheques e os meios de transferências por via eletrónica são emitidos pelo serviço responsável pela gestão financeira;
4 -Sempre que o dirigente pelo serviço responsável pela gestão financeira tenha previsão das necessidades adicionais às existentes é realizada a devida comunicação ao Tesoureiro, ou seu substituto, as necessidades previsionais de aprovisionamento das contas bancárias, para que este diligencie pelas transferências que se mostrem necessárias para a sua provisão;
5 -As contas bancárias são movimentadas simultaneamente com duas assinaturas, ou códigos eletrónicos, sendo uma do Presidente do Órgão Executivo e outra do Tesoureiro, ou seu substituto;
6 -Nos casos de verbas de receitas legalmente consignadas, bem como de verbas de operações de tesouraria, deverá(ão) ser aberta(s) conta(s) bancária(s) com regras específicas à sua movimentação;
7 -Após a aprovação pelo Órgão Executivo, o serviço responsável pela gestão financeira deverá inserir a nova conta na aplicação de suporte à contabilidade, nomeadamente na classe 1 do PCM, consoante a tipologia da conta bancária. As referidas contas devem ser desagregadas por instituição financeira e por conta bancária;
8 -Quando o valor das garantias e cauções seja obtido por via de retenção no ato do pagamento de uma despesa, os valores retidos devem ser transferidos para a conta bancária específica para esse efeito, sendo os respetivos valores contabilizados como operações de tesouraria em nome do prestador;
9 -No caso de a conta bancária ter como finalidade efetuar movimentos de projetos financiados ou cofinanciados (depósitos consignados), o trabalhador designado pelo controlo das candidaturas deverá ser informado do número da conta na aplicação de suporte à contabilidade;
10 -A adoção de cartões de débito como meio de pagamento está sujeito a aprovação pelo Órgão Executivo, devendo os referidos cartões estar associados a uma conta bancária titulada pelo Município de Aguiar da Beira;
Artigo 71.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de reconciliações bancárias
1 -Mensalmente, deverão ser realizadas reconciliações bancárias, por forma a analisar os fluxos monetários entre o Município e as entidades bancárias ou entre os pagamentos e recebimentos e seu desfasamento;
2 -Para efeitos do ponto anterior, serão designados pelo dirigente do serviço responsável pela gestão financeira dois trabalhadores que não se encontrem afetos à Tesouraria e que não tenham acesso às respetivas contas correntes;
3 -As reconciliações bancárias realizadas pelos trabalhadores designados devem confrontar os mapas constantes na aplicação de suporte à Tesouraria (SNT) e na aplicação de suporte à contabilidade (SNC);
4 -Mensalmente, as reconciliações bancárias são assinadas pelo trabalhador previsto no ponto 9.2 e visadas pelo dirigente do serviço responsável pela gestão financeira, sendo arquivadas sequencialmente por instituição bancária;
5 -Aquando a elaboração das reconciliações bancárias devem ser respeitados os seguintes procedimentos:
a)A reconciliação periódica entre os registos bancários e os dados contabilísticos é efetuada comparando os movimentos refletidos a débito e a crédito, refletidos tanto na instituição bancária como no Município de Aguiar da Beira, com vista à posterior análise dos valores em aberto;
b)O Tesoureiro, ou seu substituto, deve até ao 10.º dia útil do mês seguinte ao que reporta, recolher junto das instituições bancárias as extratos bancárias, remetendo-as aos trabalhadores designados para a realização das reconciliações bancárias;
c)A data para a sua elaboração não deverá ir além do final do mês seguinte àquele a que reportam;
d)O responsável pela elaboração das reconciliações bancárias, após elaboração de cada reconciliação bancária deverá proceder ao registo da mesma, via gestão documental;
6 -Após cada reconciliação bancária, detetadas as divergências relacionadas com a receita são comunicadas ao Tesoureiro, ou seu substituto, que procede à sua averiguação e análise, enquanto as divergências relacionadas com a despesa serão comunicadas ao serviço responsável pela gestão financeira;
7 -As regularizações das restantes divergências são diligenciadas pela Tesouraria, mediante informação devidamente documentada, prestada ao serviço responsável pela gestão financeira, para que sejam efetuados os adequados registos contabilísticos de regularização;
8 -A responsabilidade pelos erros e omissões resultantes das reconciliações bancárias, serão imputados ao Tesoureiro, ou seu substituto, ou ao serviço responsável pela gestão financeira salvo, prova em contrário.
9 -É responsabilidade do serviço responsável pela gestão financeira a escrituração e manutenção das contas correntes com instituições de crédito, na respetiva aplicação de suporte.
Artigo 72.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da constituição e execução do fundo de maneio
1 -A Portaria n.º 189/2016, de 14 de julho, refere-se ao Fundo de Maneio (FM) como “Fundo Fixo” sendo que este destina-se apenas ao pagamento de despesas de reduzido montante ou despesas urgentes e inadiáveis. O Fundo de Maneio (FM) é o montante de caixa ou equivalente de caixa, entregue a determinado trabalhador com a exclusiva competência para a sua movimentação, com a finalidade de realização e pagamento de despesas de reduzido montante de natureza corrente (bens ou serviços);
2 -A Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho, que estabelece o Regime da Administração Financeira do Estado, na sua redação atual, regula no seu artigo 32.º as despesas em conta de FM, devendo ser observados os princípios e requisitos aí estabelecidos;
3 -Nesta subsecção estão contidas as regras e procedimentos para efeitos de controlo dos FM, conforme previsto no ponto 2.9.10.1.11 do POCAL, que estabelece que para efeitos de controlo dos FM, o Órgão Executivo deve regulamentar a constituição e regularização definindo a natureza da despesa a pagar pelo fundo, bem como o seu limite máximo, e ainda:
a)Afetação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica;
b)A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;
c)A sua reposição até 31 de Dezembro;
4 -Os FM são individuais e cada titular é pessoalmente responsável pela sua utilização e reposição;
5 -No PCM são criadas as subcontas necessárias da conta 118 - Fundo Fixo, tantas quantos os fundos constituídos, desagregando por serviço e detentor;
6 -Salvo as exceções devidamente justificadas, o montante máximo por documento de pagamento efetuado por FM não deve ultrapassar os 500,00€, com exceção dos valores necessários para registos notariais e custas judiciais;
7 -O FM só pode ser utilizado para despesas cuja natureza corresponda à classificação orçamental que lhe está afeta, de acordo com o classificador económico vigente.
8 -A entrega, guarda e utilização do FM deve obedecer aos seguintes princípios:
a)Na data de levantamento do FM, é realizado o registo através de formulário, via gestão documental, sendo devidamente assinado o “termo de entrega” pelo responsável pelo fundo;
b)De acordo com a autorização emanada do Órgão Executivo, o Tesoureiro, ou seu substituto, emite o meio de pagamento, refletindo na emissão da nota de lançamento a respetiva conta de caixa afeta ao FM, sendo aplicáveis as regras das OP;
c)As despesas efetuadas por recurso a FM devem obedecer ao estabelecido no CCP;
d)Os pagamentos efetuados pelo FM são objeto de compromisso pelo seu valor integral aquando da sua constituição e reconstituição, obedecendo ao estabelecido no artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, na sua redação atual;
e)Não são aceites talões de caixa, talões de balcão ou outros semelhantes, por não satisfazerem os requisitos legais;
f)É vedado o pagamento através do FM, independentemente no valor, dos seguintes tipo de despesa:
g)O pagamento das despesas permitidas pelo FM deve ser fundamentado, por referência ao motivo pelo qual a despesa foi realizada e paga, através de formulário disponibilizado na gestão documental, sendo digitalizados e anexados os documentos de suporte, nomeadamente, a fatura ou documento equivalente, devidamente assinado pelo responsável pelo FM e entregue o documento original ao serviço responsável pela gestão financeira, caso aplicável.
h)É da responsabilidade do titular do FM constituído manter um registo adequado e permanente da sua movimentação, que permita identificar os meios monetários disponíveis, bem como o valor das faturas ou documentos equivalentes pagos a partir do mesmo, ficando registado na aplicação de suporte à contabilidade (SNC);
j)O somatório dos meios monetários disponíveis no FM e do valor das faturas ou documentos equivalentes pagos a partir desse FM, deve ser permanentemente igual ao valor mensal autorizado para o mesmo.
9 -Relativamente à constituição do FM:
a)Anualmente e mediante deliberação do Órgão Executivo são constituídos FM, tantos quantos os que sejam justificadamente necessários, devendo para o efeito ser efetuada a designação nominal dos responsáveis pela sua utilização, bem como a definição do montante máximo de utilização e a sua afetação por rúbricas de classificação económica;
b)Em caso de reconhecida necessidade, podem ser constituídos FM em data diferente à estipulada no ponto anterior;
c)Cada FM possui um limite máximo, definido pelo Órgão Executivo, e a sua utilização deve ser compensada pela reconstituição ou reposição do FM, nos termos da presente subsecção;
d)O responsável do FM formaliza o pedido da sua constituição, submetendo-o a autorização do Órgão Executivo, onde deverá conter necessariamente:
e)Após verificar os dados constantes no pedido de constituição, o serviço responsável pela gestão financeira procede ao registo dos seus cabimentos pelo valor limite anual e respetiva distribuição por classificação orgânica e económica e emite notas de lançamento que enviará para a Tesouraria e, posteriormente, remete para autorização do Órgão Executivo;
f)A Tesouraria deve ainda registar na folha de caixa e no resumo diário da Tesouraria, as constituições de FM efetuadas;
10 -Relativamente à reconstituição dos FM:
a)A reconstituição dos FM é feita mensalmente e até ao final do mês seguinte através da entrega de formulário, via gestão documental, com a devida fundamentação, onde conste toda a informação relativa aos pagamentos efetuados por conta do fundo, anexando faturas ou documentos equivalentes, assinados pelo responsável do FM;
b)O serviço responsável pela gestão financeira deve verificar a legalidade e conformidade dos documentos apresentados, após o que emite a OP de FM referente às faturas apresentadas e a nota de lançamento, correspondente ao movimento de reconstituição do fundo, pelo valor total do mapa;
c)O serviço responsável pela gestão financeira devolverá ao responsável pelo FM todo e qualquer documento que:
d)Para proceder ao recebimento, o responsável pelo FM deve deslocar-se à Tesouraria com:
e)Analisado o correto preenchimento destes documentos, a Tesouraria confere o nome do responsável com a listagem dos utilizadores dos fundos, emite o meio de pagamento, recolhe a assinatura da entidade competente e entrega os valores ao responsável do fundo;
f)A Tesouraria deve ainda registar na folha de caixa e no resumo diário da Tesouraria, as reconstituições de FM efetuadas, com o registo dos pagamentos e das ordens de transferência.
11 -Relativamente à reposição do FM:
a)A reposição do FM é feita até ao penúltimo dia útil do ano a que respeita, de acordo com os procedimentos já definidos;
b)A entrega do montante atribuído, quer em numerário quer em documentos, é efetuada em tempo útil, para que a reposição se efetue dentro do prazo definido no ponto anterior;
c)Caso se verifique, o serviço responsável pela gestão financeira deve anular o montante das verbas orçamentais não utilizadas;
d)A Tesouraria deve saldar as contas de caixa através de notas de lançamento de tesouraria, devidamente assinadas pelos intervenientes;
e)O movimento de reposição pode ser efetuado em data diferente ao referido, nos casos em que se verifique a ausência do titular do FM ou a extinção do motivo para o qual foi constituído.
12 -Relativamente a situações de ausência, cessação ou mobilidade do titular do FM:
a)Nas ausências e impedimentos do titular do FM, são efetuados os procedimentos nos termos da deliberação do Órgão Executivo;
b)Sempre que ocorram ausências é observado o estabelecido para a reconstituição ou reposição, consoante decisão do dirigente ou responsável do serviço titular do FM, em articulação com o serviço responsável pela gestão financeira;
c)Quando o titular do FM regresse ao serviço procede à sua reconstituição nos termos do ponto 10.10, procedendo o titular do FM designado a título temporário à reposição nos termos do ponto 10.11 (Reposição do FM);
d)Em caso de cessação de funções ou de mobilidade do titular do FM, independentemente do respetivo fundamento, deve ser dado cumprimento ao estabelecido no ponto 10.12.1.
CAPÍTULO XII
CONTABILIDADE DE GESTÃO
Artigo 73.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.08 - CONTABILIDADE DE GESTÃO é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo interno que visam:
2 -Estabelecer a base para o desenvolvimento de um Sistema de Contabilidade de Gestão (SCG) nas Administrações Públicas, definindo os requisitos gerais para a sua apresentação, dando orientações para a sua estrutura e desenvolvimento e prevendo requisitos mínimos obrigatórios para o seu conteúdo e divulgação;
3 -O tratamento contabilístico do gasto e rendimento corresponde à reclassificação dos gastos por funções, atividades, programas, objetivos ou outra finalidade de interesse para a entidade e utilizadores externos;
4 -Assegurar a manutenção de um SCG abrangente, compatível e integrado, que contribua para a prossecução dos seguintes objetivos:
a)Compreender como a contabilidade de gestão pode ser usada para apoiar os processos internos da gestão pública (vertente interna) e contribuir para os propósitos de responsabilização pela prestação de contas (vertente externa);
b)Facilitar a implementação da contabilidade de gestão por todas as entidades públicas;
c)Explicitar os vários conceitos de gastos e rendimentos que podem ser aplicados para satisfazer as necessidades de informação das diversas partes interessadas e os processos de contabilidade de gestão relacionados;
d)Estabelecer as linhas orientadoras para o desenvolvimento do SCG e da informação a divulgar;
e)Permitir uma melhor avaliação da economia, eficiência e eficácia das políticas públicas.
5 -Produzir informação relevante e analítica sobre gastos, rendimentos e resultados, para satisfazer uma variedade de necessidades de informação dos gestores e dirigentes públicos na tomada de decisões, designadamente nos seguintes domínios (§4, NCP 27):
a)No processo de elaboração de orçamentos (por exemplo, orçamentos por atividades, produtos ou serviços), nomeadamente quando se utiliza o orçamento base zero, por programas ou por objetivos;
b)Nas funções de planeamento e controlo, e na justificação para um plano de redução de custos;
c)Na determinação de preços, tarifas e taxas, como é o caso das entidades do setor local, cujos preços e taxas devem estar justificados pelo seu custo;
d)No apuramento do custo de produção de ativos fixos ou de bens e serviços;
e)Na mensuração e avaliação de desempenho (economia, eficiência, eficácia e qualidade) de programas;
f)Na fundamentação económica de decisões de gestão como, por exemplo, para justificar a entrega de determinados serviços a entidades externas ou para fundamentar o valor de comparticipação do Estado em serviços praticados a preços inferiores ao custo ou preço de mercado.
6 -O presente Manual relacionado com a contabilidade de gestão aplica-se a todos os serviços do Município de Aguiar da Beira;
7 -Compete ao serviço responsável pela contabilidade de gestão os procedimentos relacionados com a gestão e organização do SCG.
Artigo 74.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
1 -A nova LEO consagra que o sistema contabilístico compreende uma contabilidade orçamental, uma contabilidade financeira e uma contabilidade de gestão, nos termos da normalização contabilística em vigor;
2 -O SNC-AP é constituído pelos subsistemas de contabilidade orçamental, de contabilidade financeira e de contabilidade de gestão;
3 -A contabilidade de gestão permite avaliar o resultado das ações (atividades e projetos) que contribuam para a realização das políticas públicas e o cumprimento dos objetivos, em termos de serviços a prestar aos cidadãos;
4 -A NCP 27 - Contabilidade de Gestão estabelece:
a)A base para o desenvolvimento de um SCG nas Administrações Públicas, definindo os requisitos gerais para a sua apresentação, dando orientações para a sua estrutura e desenvolvimento e prevendo requisitos mínimos obrigatórios para o seu conteúdo e divulgação;
b)O tratamento contabilístico do gasto e rendimento corresponde à reclassificação dos gastos por funções, atividades, programas, objetivos ou outra finalidade de interesse para a entidade e utilizadores externos.
c)O Município de Aguiar da Beira aplica o sistema de custeio total, sistema que imputa aos produtos ou atividades finais todos os gastos diretos e indiretos.
Artigo 75.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos do sistema ABC
1 -A NCP 27 recomenda a utilização do sistema de custeio ABC (Activity-Based Costing - custeio baseado nas atividades), o qual se caracteriza pela imputação dos gastos/rendimentos às atividades (principais e auxiliares) desenvolvidas para satisfazer as necessidades dos cidadãos/clientes. Ou seja, o pressuposto básico é que são as atividades que consomem os recursos e não os produtos (§19, NCP 27);
2 -Os gastos diretos são imputados a cada atividade ou serviço à medida que os recursos vão sendo consumidos/utilizados (matérias-primas e outros materiais diretos, fornecimentos e serviços externos, mão de obra, outros gastos de funcionamento, etc.);
3 -Os gastos com o pessoal e utilização de máquinas e viaturas afetas a mais do que uma atividade ou serviço (como o pessoal que exerce funções de formação, serviço, supervisão, etc.) devem, por regra, ser imputados às atividades em função das horas desenvolvidas para cada atividade ou serviço;
4 -Os gastos indiretos que são comuns a dois ou mais objetos de custo devem ser imputados adotando-se um critério de repartição (p.e., o critério das horas de atividade consumidas pelas atividades utilizadoras desses recursos, área, n.º de trabalhadores, unidades produzidas, etc.). Assim, um serviço prestado que consuma mais recursos (p.e., mão de obra) também receberá uma maior percentagem de gastos indiretos;
5 -O Manual de Implementação do SNC-AP divulgado pela Comissão de Normalização Contabilística sugere uma estrutura para o plano de contas da Classe 9 para o subsistema da contabilidade de gestão, conforme a NCP 27, tendo em vista a imputação de todos os tipos de gastos e rendimentos possíveis no âmbito das atribuições e competências a que a entidade está incumbida pela Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro e alterações seguintes;
6 -A conta 94 - Custos por atividades/funções, sugerida no Manual de Implementação, visa dar cumprimento aos requisitos da NCP 27 para a utilização do sistema de custeio ABC, sendo que esta conta deve ser desdobrada pelas diferentes funções e/ou atividades da entidade, quer sejam principais, quer sejam auxiliares ou de suporte.
Artigo 76.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da contabilidade de gestão
1 -A macroestrutura concetual do SCG é operacionalizada e garantida pelo serviço responsável pela contabilidade de gestão;
2 -O serviço responsável pela contabilidade de gestão tem como missão organizar e manter a operacionalidade do SCG da entidade, promovendo um contínuo e sustentado reporte da performance económica como suporte à tomada de decisão;
3 -Compete ao serviço responsável pela contabilidade de gestão:
a)Superintender e zelar pela operacionalização e manutenção do SCG;
b)Administrar o módulo de suporte à contabilidade de gestão na aplicação informática utilizada pela entidade, garantindo a adequada parametrização e homogeneização da informação, o nível de formação dos intervenientes e o atempado e oportuno registo de todas as operações;
c)No âmbito do ponto anterior, efetuar as conferências/fechos mensais da contabilidade de gestão;
d)Coordenar funcionalmente a ação dos gestores e operadores no domínio do SCG;
e)Ministrar ações de capacitação, sensibilização e mobilização transversais e específicas no domínio das suas adstrições;
f)Processar, centralmente, operações, imputações e apuramentos de natureza transversal;
g)Auditar, recorrentemente, a conformidade e adequabilidade dos circuitos de informação instituídos, documentos de suporte e demais componentes do SCG;
h)Auxiliar na elaboração de estudos e pareceres de natureza económica como suporte à tomada de decisão, designadamente o reporte de atividades (p.e., Fundo Social Municipal, ERSAR, INE, Fundos Comunitários, Fundo de Financiamento de Descentralização etc.);
j)Colaborar na definição das políticas, mecanismos e indicadores de controlo de gestão da entidade e assegurar a sua implementação;
k)Colaborar ativamente na definição das medidas e ações corretivas que permitam a melhoria do desempenho económico da entidade;
l)Colaborar na elaboração do Relatório de Gestão, na componente relacionada com a contabilidade de gestão;
m)Outras competências que lhe venham a ser superiormente cometidas.
4 -Por cada serviço do Município, deverá ser indigitado um gestor do SCG e um suplente para colmatar as faltas e impedimentos do primeiro;
5 -O gestor do SCG responde funcionalmente, no domínio do SCG, perante o serviço responsável pela contabilidade de gestão, independentemente da unidade orgânica de onde operacionalmente dependa;
a)Colaborar ativamente com o serviço responsável pela contabilidade de gestão;
b)Arrolar e mapear as atividades e resultados do respetivo serviço da entidade que representa;
c)Manter atualizadas as chaves e critérios de repartição e imputação;
d)Desenvolver internamente ações de sensibilização e divulgação do modelo concetual do SCG;
e)Reportar ao serviço responsável pela contabilidade de gestão eventuais não conformidades do sistema ou necessidades de informação dos intervenientes;
f)Promover o reporte da performance económica do serviço da entidade que representa ao respetivo dirigente.
Artigo 77.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos com a produção de ativos fixos
1 -O apuramento dos custos das obras realizadas por recurso a sinergias internas, cujo objeto seja uma obra de construção (a novo) ou uma obra de grande reparação de bens destinados ao investimento da entidade, é obrigatório nos termos do presente ponto sem prejuízo das demais disposições aplicáveis;
2 -Na gestão documental deve ser criado um processo, de modo a reunir todos os documentos referentes à obra de construção (aa novo) ou uma obra de grande reparação;
3 -Por cada obra, entendida como operação de nova construção ou grande reparação, deve ser criado um Bem ou Serviço específico para a obra na conta 95 - Custo de Produção de Ativos Fixos, de forma a imputar os respetivos custos diretos (p.e., custo de materiais, custo de mão-de-obra, custo das Máquinas e/ou Viaturas, etc.);
4 -Após a conclusão da obra, para que possam ser capitalizados os custos apurados no centro de custos criados para essa obra, deverá o serviço responsável pela contabilidade de gestão reportar o valor total da obra ao serviço responsável pela gestão financeira para que este registe o movimento contabilístico na conta 4, onde se deve inventariar o bem (no caso de se tratar da construção de um bem novo), ou da conta onde se encontrar inventariado o bem intervencionado (no caso de a obra ser uma grande reparação ao um bem do património já existente) por contrapartida da conta 74 - Trabalhos para a própria entidade;
5 -Após o registo contabilístico efetuado, deve ser remetida a informação ao serviço responsável pela gestão do património para inventariação do bem ou da grande reparação na aplicação de suporte ao património.
Artigo 78.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de divulgações (relato financeiro e relatório de gestão)
1 -O SCG deve proporcionar informação útil aos responsáveis da entidade para efeitos de acompanhamento das operações e de tomada de decisões sobre o futuro;
2 -Para efeitos do relato financeiro anual, a informação da contabilidade de gestão a incluir no relato financeiro anual deve corresponder ao exercício económico da informação obtida do sistema de contabilidade orçamental e do sistema de contabilidade financeira, por regra coincidente com o ano civil;
3 -Os documentos de prestação de contas (relato financeiro de finalidades gerais) devem divulgar informação sobre avaliação de desempenho e avaliação por programas, sobre os custos tendo por base a informação disponibilizada pelo SCG (§30, NCP 27);
4 -Apesar de alguma informação obtida fazer parte do relato financeiro de periodicidade anual, a contabilidade de gestão é essencialmente uma ferramenta de apoio à gestão, pelo que deve dar informação constante sobre os gastos/rendimentos das principais atividades e desvios em relação ao previsto;
5 -Os relatórios periódicos de relato à gestão devem:
a)Ser compreensíveis para o nível superior de gestão e para a gestão operacional;
b)Fornecer gastos por outputs finais;
c)Identificar os gastos controláveis por cada unidade envolvida na produção de outputs;
d)Comparar os gastos reais com os planos e orçamentos, com os custos padrão ou de referência, ou com uma combinação destes e comparar os custos reais com períodos anteriores;
e)Ser consistentes com a base contabilística utilizada para preparar relatórios de contabilidade financeira;
f)Ser relevantes para o planeamento e execução do orçamento.
6 -A fim de dar cumprimento particularmente aos requisitos referidos, bem como ao referido no parágrafo 32 da NCP 27, o Manual de Implementação elaborado pela CNC apresenta os seguintes modelos indicativos de mapas finais:
a)Resultados por funções (Quadro 1);
b)Resultados por produtos vendidos ou serviços prestados no período (Quadro 2);
c)Custos por atividades, incluindo informação da subatividade e das bases de repartição (Quadro 3);
d)Gastos de produção por produtos e serviços finais, incluindo desvios (Quadro 4);
e)Rendimentos e gastos ambientais (Quadro 5);
f)Rendimentos gerais e gastos não incorporados (Quadro 6).
7 -O Relatório de Gestão, com respeito à contabilidade de gestão, deve divulgar, por cada bem, serviço ou atividade final, a seguinte informação:
a)Custos diretos e indiretos de cada bem, serviço e atividade;
b)Rendimentos diretamente associados aos bens, serviços e atividades (se existirem);
c)Custos totais do exercício económico e custo total acumulado de atividades, produtos ou serviços com duração plurianual, ou não coincidente com o exercício económico;
d)Objetos de custos finais para os quais se determinou o custo total, os critérios de imputação dos custos indiretos utilizados e os custos não incorporados (§34, NCP 27).
8 -A entidade deve divulgar mapas de informação indicando o custo direto e indireto e o respetivo rendimento associado (se existir), por cada:
a)Bem produzido ou serviço prestado;
b)Função, unidade, departamento ou atividade;
c)Bem ou serviço pelo qual é praticado um preço ou cobrada uma taxa, indicando os respetivos rendimentos obtidos e resultados económicos (§37, NCP 27).
9 -O Relatório de Gestão da entidade deve incluir uma lista de indicadores de custos obtidos na contabilidade de gestão;
10 -A contabilidade de gestão é essencialmente uma ferramenta de apoio à gestão, pelo que deve dar informação constante sobre os custos das principais atividades e desvios em relação ao previsto;
11 -Outros mapas podem ser elaborados de forma a dar cumprimento aos objetivos de divulgação de informação da contabilidade de gestão estabelecidos na NCP 27;
12 -A responsabilidade pela preparação do reporte da contabilidade de gestão é do serviço responsável pela contabilidade de gestão;
13 -Para a preparação da informação a constar no relatório de gestão, anualmente, o serviço responsável pela contabilidade de gestão concilia os dados constantes no balancete da contabilidade de gestão com o balancete da contabilidade financeira, identificando as eventuais divergências com a colaboração do serviço responsável pela gestão financeira e propondo eventuais regularizações;
14 -As necessidades de informação para a criação de novas atividades no plano de contas da contabilidade de gestão são definidas anualmente aquando da preparação do orçamento municipal, sendo o SCG adotado em conformidade.
CAPÍTULO XIII
RECURSOS HUMANOS
Artigo 79.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.09 - RECURSOS HUMANOS é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo interno que visam:
a)Obter um cadastro atualizado do quadro de pessoal;
b)Assegurar que os encargos assumidos estão devidamente justificados por documentos suporte;
c)A segregação de tarefas (cadastro, controlo de presenças, processamento de vencimentos, aprovação e pagamento).
Artigo 80.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
1 -O serviço responsável pela gestão de recursos humanos obedece às disposições legais em vigor e aos regulamentos ou disposições internas da autarquia;
2 -O Município cumpre com os pressupostos definidos no Decreto-Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, na sua redação atual, que estabelece o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na administração pública, com as adaptações à administração local consignadas pelo Decreto Regulamentar n.º 18/2009, de 4 de dezembro.
Artigo 81.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos dos recursos humanos
1 -O serviço responsável pela gestão de recursos humanos procede, anualmente, ao levantamento das necessidades de pessoal do Município, de forma a planear eventuais ajustamentos ao mapa de pessoal que se tornem necessários em função dos objetivos definidos pelo Órgão Executivo;
2 -O recrutamento de pessoal para o Município, seja qual for a modalidade de que se revista, carece de prévia autorização do Órgão competente;
3 -As admissões de trabalhadores devem ser sempre precedidas dos formalismos adequados à forma de que se revestem, nos termos da legislação em vigor, de informação relativa à disponibilidade orçamental e da respetiva declaração de cabimento;
4 -Cabe ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos agilizar os procedimentos inerentes ao procedimento concursal de recrutamento, nomeadamente, a designação do júri, métodos de seleção e a publicitação dos resultados dos métodos de seleção;
5 -O serviço responsável pela gestão de recursos humanos deve, durante o ano, manter atualizado o mapa de pessoal do Município;
6 -Terminados os procedimentos e após a seleção dos candidatos, nos termos da legislação em vigor, é elaborado o contrato a outorgar entre o trabalhador e o Presidente da Câmara, ou seu substituto, cuja assinatura é autenticada por aposição do selo branco em uso na autarquia, devendo ainda ser remetido previamente ao serviço responsável pela gestão financeira para que se proceda ao respetivo compromisso;
7 -Aquando a admissão de novos trabalhadores, deverá ser entregue o plano de acolhimento elaborado pelo serviço responsável pela gestão de recursos humanos;
8 -Para cada trabalhador deve existir um processo individual, devidamente organizado e atualizado, que agregue toda a informação necessária ao correto conhecimento da sua situação profissional;
9 -O serviço responsável pela gestão dos recursos humanos procede ao registo das alterações à situação dos trabalhadores, nomeadamente no que respeita à categoria, índice remuneratório, situação familiar, assiduidade e quaisquer outros dados que sejam legalmente obrigatórios e/ou necessários ao processamento de vencimentos;
10 -Apenas têm acesso ao processo individual do trabalhador, para além do próprio, o Presidente da Câmara e o serviço responsável pela gestão de recursos humanos, caso necessitem da informação ali contida para levar a efeito as tarefas que lhes estão cometidas;
11 -No Município existe um sistema de controlo de assiduidade dos trabalhadores, sendo este o sistema biométrico, sem prejuízo de poder ser aplicado outro sistema de controlo de assiduidade. Nos equipamentos municipais que não detenham sistema biométrico, os registos de assiduidade são realizados através de folha elaborada para o efeito, sendo posteriormente assinados pelo respetivo dirigente e remetidos para o serviço responsável pela gestão de recursos humanos;
12 -Sempre que possível, os trabalhadores devem comunicar previamente a intenção de faltar ao serviço, através da plataforma disponível para esse efeito, sendo o mesmo validado pelo serviço responsável pela gestão dos recursos humanos e remetido superiormente por despacho;
13 -O plano de férias dos trabalhadores do Município é elaborado pelo serviço responsável pela gestão dos recursos humanos, tendo por base os elementos fornecidos por cada serviço, sendo aprovado pelo respetivo dirigente do serviço. O plano de férias dos trabalhadores das unidades orgânicas que se encontram na direta dependência do Presidente da Câmara, são aprovadas pelo Presidente da Câmara, Vereador ou dirigente com tais competências delegadas;
14 -Caso os trabalhadores necessitem de alterar as suas férias, deverão remeter o pedido de alterações de férias ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos. Seguidamente o serviço responsável pela gestão dos recursos humanos, procede ao controlo do mínimo de dias de férias, de acordo com a legislação em vigor, remetendo, posteriormente, o seu parecer para o respetivo dirigente e para autorização do Presidente da Câmara, Vereador ou dirigente com tais competências delegadas;
15 -Sendo o pedido de alteração de férias aprovado, deverá o serviço responsável pela gestão de recursos humanos proceder às alterações ao mapa de férias;
16 -A mobilidade interna, independentemente da modalidade que revista, deverá ser sempre realizada através do serviço responsável pela gestão de recursos humanos, depois de ouvidos os interessados, e autorizada superiormente, devendo ser refletida nas dotações orçamentais adequadas;
17 -Compete aos titulares de cargos dirigentes, nos termos do respetivo estatuto, verificar da existência de situações de acumulação de funções não autorizadas, bem como fiscalizar o cumprimento das garantias de imparcialidade no desempenho de funções públicas;
18 -Os pedidos de acumulação de funções deverão ser elaborados mediante informação do dirigente do serviço ou chefia imediata do requerente, que se deve pronunciar sobre a conveniência do deferido do pedido, designadamente sobre o horário a praticar, garantia de manutenção de isenção e imparcialidade nas funções exercidas, bem como confirmação de inexistência de prejuízo para o interesse público. O pedido de acumulação de funções deverá ser remetido ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos;
19 -O serviço responsável pela gestão dos recursos humanos, analisa a conformidade legal do pedido, em articulação com o serviço responsável pelo apoio jurídico, remetendo posteriormente para autorização do Presidente da Câmara, ou do Vereador ou dirigente em quem tenha sido delegada tal competência;
20 -Após tomada de conhecimento da decisão sobre o pedido de acumulação de funções pelo requerente e pelo respetivo serviço a que está afeto, o serviço responsável pela gestão de recursos humanos procede ao arquivamento do respetivo Despacho de autorização no processo individual do trabalhador;
21 -Anualmente, até ao final do mês de novembro, deverá ser comunicado ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos se o trabalhador irá manter a acumulação de funções no ano seguinte. Deverá ser igualmente comunicado ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos a alteração do conteúdo funcional de acumulação de funções;
22 -Anualmente, ou a qualquer momento, o trabalhador deverá comunicar a cessação de acumulação de funções ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos, de modo a que este atualize o processo individual do trabalhador.
Artigo 82.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos do processamento de remunerações e outros abonos
1 -Compete ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos o processamento e pagamento das despesas com remunerações, trabalho suplementar, ajudas de custo, deslocações, incluindo as efetuadas em viatura própria, abonos para falhas e outros abonos e suplementos. Compete ao serviço responsável pela gestão financeira, numa ótica de gestão partilhada e de responsabilização de todos os dirigentes, fornecer a cada responsável o balancete semestral dos gastos imputados aos respetivos serviços;
2 -Os mapas de vencimentos e respetivas folhas devem ser conferidos por trabalhador distinto daquele que os elabora, mediante confronto com os respetivos documentos de suporte;
3 -Os vencimentos, processados informaticamente, são pagos por transferência bancária;
4 -Mensalmente, deve ser entregue a cada trabalhador um recibo de vencimento com a discriminação dos valores que o integram e dos descontos efetuados;
5 -Mensalmente, deve ser realizada reconciliação dos valores retidos na fonte e do pagamento das mesmas às entidades competentes pelo serviço responsável pela gestão financeira.
6 -A prestação de trabalho suplementar, deve ser previamente autorizada pelo Presidente da Câmara ou do Vereador ou dirigente em quem tenha sido delegada tal competência;
7 -Para assegurar que os limites legais a que o trabalho suplementar está sujeito não são ultrapassados, a validação de trabalho suplementar por parte do respetivo dirigente, deve ser antecedida de informação prestada pelo serviço responsável pela gestão de recursos humanos quanto ao cumprimento daqueles limites. Para tal, o pedido de prestação de trabalho suplementar deve ser remetido ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos, via gestão documental;
8 -As folhas de trabalho suplementar devem ser entregues no serviço responsável pela gestão de recursos humanos até ao quinto dia útil do mês seguinte àquele em foram efetuadas, via gestão documental;
9 -O serviço responsável pela gestão de recursos humanos só deve processar trabalho suplementar devidamente autorizado;
10 -As ajudas de custo, deslocações e alojamento dos trabalhadores são discriminadas exclusivamente através do preenchimento do boletim itinerário, através da gestão documental. Até ao quinto dia útil do mês seguinte após a deslocação deverão ser entregues todas as despesas relacionadas com transportes;
11 -O boletim itinerário é preenchido pelo trabalhador (após a realização da deslocação), indicando as horas de realização da deslocação, o número de quilómetros efetuados com viatura própria ou documentos referentes a deslocações pagas pelo trabalhador, quando aplicável;
12 -As deslocações em viatura própria só poderão ser efetuadas após prévia autorização do Presidente da Câmara, Vereador/a ou dirigente com tais competências delegadas. A autorização deve acompanhar o boletim itinerário, quando for o caso;
13 -O boletim itinerário é assinado pelo trabalhador, visado pela chefia direta e despachado pelo Presidente da Câmara, Vereador/a ou dirigente com competências delegadas;
14 -O processamento contabilístico das ajudas de custo será enquadrado no processamento de vencimentos, cabendo ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos o arquivo dos documentos de despesa.
Artigo 83.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos do sistema de avaliação de desempenho
1 -O sistema integrado de gestão e avaliação de desempenho na administração pública (SIADAP) aplica-se tanto ao desempenho dos serviços, dos dirigentes, bem como dos trabalhadores do Município;
2 -Este sistema de avaliação é articulado com o sistema de planeamento e ciclo de gestão de cada serviço do Município, em coordenação com todos os serviços e com o responsável pela gestão dos recursos humanos, onde se constitui um instrumento de avaliação do cumprimento dos objetivos estratégicos plurianuais, bem como os objetivos anuais e demais planos de atividades, utilizando indicadores de medida dos resultados a obter pelos diversos serviços;
3 -No processo de avaliação de desempenho, o serviço responsável pela gestão de recursos humanos deverá assegurar as fases procedimentais e prazos estabelecidos, conforme disposto no sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na administração pública (SIADAP), na sua redação atual;
4 -O ciclo de avaliação encerra-se até 30 de abril do ano seguinte àquele a que se reporta a avaliação, com a elaboração e entrega de relatório/ata dos resultados da avaliação do desempenho à respetiva tutela, o qual deve evidenciar o cumprimento das regras estabelecidas, com indicação das classificações atribuídas pelos diferentes grupos profissionais, sem referências nominativas;
5 -Cabe ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos a comunicação dos resultados sobre a aplicação do sistema de avaliação do desempenho à Direção Geral das Autarquias Locais (DGAL), bem como outros reportes que o Município terá de realizar, nomeadamente, o Balanço Social.
Artigo 84.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos de formação profissional
1 -Anualmente, antes do final de cada ano, o serviço responsável pela gestão de recursos humanos deve realizar o levantamento, junto dos serviços municipais, das necessidades de formação profissional dos trabalhadores;
2 -As necessidades de formação profissional dos trabalhadores devem ser apresentadas por estes, após solicitação do serviço responsável pela gestão de recursos humanos, via gestão documental, atendendo:
a)À sua relevância, no que concerne à melhoria do desempenho profissional;
b)À necessidade de formação específica;
c)Às exigências próprias do Município e da envolvente externa.
3 -Após o referido levantamento, o serviço responsável pela gestão de recursos humanos deverá elaborar um plano de formação, sendo posteriormente submetido a aprovação do Presidente da Câmara ou do Vereador ou dirigente em quem tenha sido delegada tal competência.
4 -Uma vez aprovado o plano de formação, o serviço responsável pela gestão de recursos humanos deverá proceder à sua divulgação a todos os trabalhadores do Município, através da gestão documental;
5 -Sem o prejuízo do disposto nos pontos anteriores, a qualquer momento, o trabalhador poderá manifestar a necessidade de frequência de uma determinada formação profissional, devendo justificar a sua pertinência na execução das suas funções diárias, remetendo o seu pedido ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos, via gestão documental;
6 -O controlo de assiduidade em ações de formação deverá ser comprovado por folhas de presença, tratando-se de formações internas, ou do respetivo certificado emitido pela entidade formadora, tratando-se de formações externas. O trabalhador deverá remeter os referidos documentos ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos. Quando aplicável, estes documentos deverão ser remetidos ao serviço responsável pela gestão financeira para posterior conferência de faturas;
7 -Cabe ao serviço responsável pela gestão de recursos humanos proceder ao registo e atualização do processo individual do trabalhador.
CAPÍTULO XIV
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Artigo 85.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.10 - PRESTAÇÃO DE CONTAS é o de estatuir princípios e procedimentos que:
a)Promovam a participação e responsabilização dos serviços na elaboração dos documentos de prestação de contas;
b)Assegurem o cumprimento das regras instituídas no SNC-AP;
c)Fomentem uma gestão dinâmica dos documentos de prestação de contas, pela instituição de mecanismos de análise e reporte pelos diversos serviços.
Artigo 86.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
1 -O RFALEI consagra os requisitos dos documentos de prestação de contas;
2 -A Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas (LOPTC), aprovada pela Lei n.º 98/97, de 26 de agosto, na sua redação atual, consagra alguns princípios e requisitos relativos à prestação de contas, nomeadamente:
a)As contas são prestadas por anos económicos e elaboradas pelos responsáveis da respetiva gerência ou, se estes tiverem cessado funções, por aqueles que lhes sucederem, sem prejuízo do dever de recíproca colaboração;
b)As contas são elaboradas e documentadas de acordo com as instruções aprovadas pelo Tribunal de Contas;
c)Sempre que dentro de um ano económico houver substituição do responsável ou da totalidade dos responsáveis nas administrações coletivas, as contas são prestadas em relação a cada gerência;
d)No seguimento do ponto anterior, o prazo para apresentação das contas é de 45 dias a contar da data da substituição dos responsáveis.
3 -A Estrutura e Conteúdo das Demonstrações Financeiras no SNC-AP encontra-se normalizada na NCP 1, que estabelece as bases para os documentos de prestação de contas, na preparação de um conjunto completo de demonstrações financeiras (individuais e consolidadas);
4 -A NCP 26 - Contabilidade e Relato Orçamental, regula a contabilidade orçamental, estabelecendo as orientações para a preparação e apresentação das demonstrações orçamentais;
5 -O Tribunal de Contas (TC) publica instruções para estabelecer um conjunto de princípios para a prestação de contas anual a ser-lhes submetida pelas entidades que aplicam o SNC-AP.
Artigo 87.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos dos documentos da prestação de contas
1 -De acordo com a legislação em vigor, o Município deve preparar demonstrações financeiras e orçamentais, respetivamente:
2 -Demonstrações financeiras:
b)Demonstração de resultados por natureza;
c)Demonstração das alterações no património líquido;
d)Demonstração dos fluxos de caixa;
e)Anexo às demonstrações financeiras, segundo a NCP 1.
f)Demonstrações orçamentais de relato:
g)Demonstração de desempenho orçamental;
h)Demonstração de execução orçamental da receita;
j)Demonstração da execução do plano plurianual de investimentos;
k)Anexo às demonstrações orçamentais, que inclui:
3 -Adicionalmente aos pontos anteriores, deverá ser preparado um relatório de gestão, que deve incluir como informação mínima o enunciado no parágrafo 34 da NCP 27;
4 -Inclui-se ainda como anexo à Prestação de Contas, a Certificação Legal de Contas (CLC), emitida por um auditor externo, bem como as declarações de responsabilidade e outros documentos previstos na instrução do TC em vigor.
Artigo 88.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da organização e aprovação das contas
1 -A elaboração e organização dos documentos de relato financeiro do Município de Aguiar da Beira devem obedecer ao estipulado na NCP 1;
2 -Os documentos de Prestação de Contas são organizados pelo serviço responsável pela gestão financeira;
3 -Na sequência do ponto anterior, os serviços municipais devem remeter ao serviço responsável pela gestão financeira, até à data definida pelo último, todos os elementos solicitados;
4 -Os documentos que constituem a prestação de contas deverão ser enviados para aprovação pelo Órgão Executivo, no cumprimento dos prazos legais estipulados;
5 -Tal como previsto no RFALEI, os documentos de prestação de contas são remetidos ao Órgão Deliberativo para apreciação juntamente com a certificação legal das contas e o parecer sobre as mesmas apresentados pelo revisor oficial de contas ou sociedade de revisores oficiais de contas;
6 -Após aprovação pelo Órgão Executivo e independentemente da apreciação do Órgão Deliberativo, os documentos de prestação de contas são enviados ao TC, por prestação eletrónica de contas, e às diversas entidades previstas na Lei, dentro do prazo legalmente estipulado.
Artigo 89.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da prestação de contas intercalar
1 -As contas são prestadas por anos económicos que coincidem com o ano civil;
2 -Nas situações legalmente previstas na LOPTC, nomeadamente, quando dentro de um ano económico houver substituição do responsável ou da totalidade dos responsáveis, é necessário prestar contas intercalares, ou seja, proceder à elaboração e prestação de contas ao Tribunal de Contas pelo período decorrido desde o início do ano até à data de substituição dos responsáveis. Findo o exercício económico, o Município tem um prazo de 45 dias para a sua apresentação, contados a partir da data de substituição dos responsáveis;
3 -Os procedimentos para elaboração, conferência e remessa são idênticos aos definidos para a prestação de contas regular.
Artigo 90.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da consolidação das contas
1 -Caso aplicável, o Município de Aguiar da Beira deverá proceder anualmente à consolidação de contas integrando as contas da Câmara Municipal, das empresas públicas municipais e de outras entidades participadas maioritariamente pelo Município;
2 -Quando nos termos do ponto 7.2. da NCP 26, o Município esteja obrigado a apresentar contas consolidadas, deverá preparar demonstrações orçamentais consolidadas em conformidade com o disposto no manual de consolidação, incluindo os seguintes elementos:
a)Demonstração consolidada de desempenho orçamental;
b)Demonstração consolidada de direitos e obrigações por natureza.
3 -Quando nos termos do artigo 75 do RFALEI e da NCP 22, o Município esteja obrigado a consolidar contas, prepara demonstrações financeiras consolidadas em conformidade com o manual de consolidação, que incluem os seguintes elementos:
b)Demonstração de resultados por natureza consolidada;
c)Demonstração das alterações no património líquido consolidada;
d)Demonstração dos fluxos de caixa consolidada;
e)Anexo às demonstrações financeiras consolidadas.
4 -O Município quando legalmente obrigado à consolidação deve remeter ao TC as suas contas consolidadas de forma autonomizada das contas individuais;
5 -As contas consolidadas do Município deverão ser objeto de certificação legal de contas, nos termos da legislação em vigor.
Artigo 91.º
Requisitos e procedimentos de controlo específicos da divulgação das contas
1 -O município deverá proceder à publicação na página oficial da internet dos documentos de prestação de contas, após aprovação dos mesmos pelo órgão executivo e ainda após a apreciação do órgão deliberativo;
2 -Cabe ao serviço responsável pela gestão financeira assegurar a remessa dos documentos de prestação de contas às entidades determinadas por lei e também a sua publicação pelas formas legalmente previstas.
CAPÍTULO XV
AUDITORIA
Artigo 92.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.11 - AUDITORIA é o de estatuir princípios e procedimentos que permitam analisar e verificar:
a)A salvaguarda dos ativos;
b)A legalidade e a regularidade das operações;
c)A integridade e execução dos registos contabilísticos;
d)A eficácia da gestão e a qualidade da informação.
Artigo 93.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
1 -Este manual obedece aos requisitos legais aplicáveis, nomeadamente:
b)Os Princípios Fundamentais de Auditoria do Setor Público da INTOSAI estabelecidos pela ISSAI 100;
c)As Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna, estabelecidas pelo IIA;
2 -Auditoria é uma atividade independente, de avaliação objetiva e destinada a acrescentar valor e aumentar a fiabilidade das informações financeiras do Município;
3 -O Órgão Deliberativo pode estabelecer procedimentos, pontuais ou permanentes, de fiscalização que permitam o exercício adequado da sua competência, através do recurso a auditorias independentes;
4 -Para efeitos do previsto no número anterior, o Órgão Executivo deve facultar os meios e informações necessárias aos objetivos a atingir, de acordo com o definido pelo Órgão Deliberativo.
Artigo 94.º
Requisitos e procedimentos de controlo de auditoria interna
1 -No âmbito da Auditoria Interna, o serviço responsável pela auditoria interna deverá:
a)Avaliar o cumprimento do SCI e reunir as conclusões com o objetivo de fortalecer e maximizar a eficiência do SCI do Município;
b)Avaliar o cumprimento do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPR), e reunir as conclusões sobre a sua aplicação e eficiência;
c)Verificar o cumprimento das disposições legais e regulamentos por parte dos serviços;
d)Realizar as auditorias internas a qualquer entidade do Grupo Autárquico que forem determinadas pelo Órgão Executivo, ou pelo Presidente da Câmara;
e)Elaborar um Plano Anual de Auditoria, assim como assegurar o seu cumprimento, devendo ser realizados relatórios de acompanhamento da sua execução;
f)Assegurar que a informação orçamental, financeira e de gestão é fidedigna e integra;
g)Rever os meios utilizados para salvaguarda e custódia dos ativos, devendo aplicar os procedimentos de controlo interno recomendados nas respetivas áreas (v.g. inspeções físicas, reconciliações, contagens);
h)Sempre que, no âmbito das auditorias internas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do Tesoureiro, ou seu substituto, ou validação de saldos de contas de terceiros, o Presidente do Órgão Executivo, mediante requisição do auditor, deve dar instruções às instituições de crédito e visar documentos de circularização a terceiros para que forneçam àqueles diretamente todos os elementos de que necessitem para o exercício das suas funções;
2 -Em termos gerais, para o desempenho das funções supramencionadas da competência do serviço responsável pela auditoria interna devem ser realizados:
a)Testes substantivos: às transações e saldos, onde se incluem as conciliações de contas bancárias, de clientes, de fornecedores, do Estado e de outros devedores e credores, as confirmações entre contas de investimento e registos no cadastro de inventário, ou outros procedimentos previstos nos manuais de controlo interno das respetivas áreas;
b)Testes de conformidade: para as vendas, prestações de serviços e dívidas a receber (receita), compras de bens e serviços e dívidas a pagar e os custos com o pessoal (despesa), ou outros procedimentos previstos nos manuais de controlo interno das respetivas áreas.
3 -Relativamente ao serviço responsável pela auditoria interna, no desempenho das suas funções, deverá cumprir os seguintes princípios:
a)Deverá executar as tarefas com honestidade, diligência e responsabilidade;
b)Não deverá participar em qualquer atividade ou manter relação que prejudique ou que possa prejudicar o seu julgamento imparcial;
c)Deverá divulgar todos os factos materiais de que tenha conhecimento, os quais, a não serem divulgados, podem distorcer a informação das atividades e análise;
d)Deverá ser prudente na utilização e proteção da informação obtida no desempenho das suas atividades;
e)Não deverá utilizar informação para qualquer benefício próprio.
Artigo 95.º
Requisitos e procedimentos de controlo de auditoria externa
1 -As entidades responsáveis pelas auditorias externas são o TC, enquanto órgão superior de controlo externo, e os órgãos designados de controlo interno, como o caso da IGF;
2 -As demonstrações financeiras são auditadas por auditores externos e certificados pelos mesmos, sendo esta entidade nomeada pelo órgão deliberativo, sob proposta do órgão executivo, de entre revisores oficiais de contas ou sociedades de revisores oficiais de contas, nos termos do artigo 77.º do RFALEI;
3 -Compete ao auditor externo a elaboração dos seguintes documentos:
a)Informação semestral sobre a respetiva situação económica e financeira;
b)Certificação Legal de Contas;
4 -Os documentos realizados pelo auditor externo deverão ser discutidos com os vários serviços, na presença do serviço responsável pela auditoria interna, antes de serem apresentados como versões finais;
5 -No âmbito da atividade desenvolvida pela auditoria externa, os serviços da entidade deverão prestar todo o auxílio e colaboração necessária ao auditor externo designado;
6 -O auditor externo tem permissão para a consulta e reprodução de todos os documentos que necessite para o desempenho da sua função, devendo a reprodução desses documentos ser realizada sempre que possível no formato digital;
7 -O auditor externo no âmbito do exercício das suas funções pode contactar com qualquer trabalhador do Município, com a finalidade de solicitar informação complementar e validar saldos e transações;
8 -Sempre que, no âmbito das auditorias externas e demais ações de revisão, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do Tesoureiro, ou seu substituto, ou validação de saldos de contas de terceiros, o Presidente do Órgão Executivo, mediante requisição do auditor, inspetor ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito e visar documentos de circularização a terceiros para que forneçam àqueles diretamente todos os elementos de que necessitem para o exercício das suas funções.
CAPÍTULO XVI
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Artigo 96.º
Objetivo
1 -O objetivo do presente MANUAL DE CONTROLO INTERNO - MCI.12 - SISTEMAS DE INFORMAÇÃO é o de estatuir princípios e procedimentos de controlo que visam o cumprimento adequado dos pressupostos de gestão dos ambientes informáticos do Município de Aguiar da Beira de forma a permitir:
a)Assegurar o correto funcionamento e desenvolvimento de sistemas de informação e infraestruturas de suporte tecnológico, por forma a colmatar necessidades identificadas e a suportar eficientemente os processos e os serviços do Município.
Artigo 97.º
Enquadramento normativo e requisitos gerais
1 -O presente MCI tem enquadramento com a Lei n.º 46/2018, de 13 de agosto, que estabelece o Regime Jurídico da Segurança do Ciberespaço que prevê:
a)Os requisitos de segurança para a Administração Pública, nomeadamente a adoção e cumprimento de medidas técnicas e organizativas adequadas e proporcionais para gerir os riscos que se colocam à segurança das redes e sistemas de informação que utilizam;
b)Os procedimentos de notificação de incidentes, estabelecendo que deverá ser notificado o Centro Nacional de Cibersegurança quando sucederem incidentes com um impacto relevante na segurança das redes e dos sistemas de informação, no prazo definido neste diploma;
c)Na sequência do ponto anterior, para identificar a relevância do impacto de um incidente deverão ser tidos em consideração os seguintes fatores:
2 -O Decreto-Lei n.º 65/2021, de 30 de junho, que Regulamenta o Regime Jurídico da Segurança do Ciberespaço e define as obrigações em matéria de certificação da Cibersegurança em execução do Regulamento (UE) 2019/881 do Parlamento Europeu, de 17 de abril de 2019;
3 -Foi publicado no Diário da República, 2.ª série, o Regulamento n.º 183/2022, de 21 de fevereiro, que configura a instrução técnica relativa à comunicação e informação referentes a pontos de contacto permanente, responsável de segurança, inventário de ativos, relatório anual e notificação de incidentes;
4 -O serviço responsável pelos sistemas de informação é responsável por proceder ao levantamento e análise das necessidades do Município e, consequentemente, elaborar planos de desenvolvimento dos sistemas de gestão e informação;
5 -No seguimento do ponto anterior, o serviço responsável pelos sistemas de informação é também responsável por proceder ao respetivo acompanhamento e controlo da execução dos referidos planos de desenvolvimento;
6 -Deverá ser garantida a proteção de dados individuais e a respetiva conformidade das aplicações informáticas do Município, bem como das bases de dados em utilização, no âmbito da legislação em vigor relativa à proteção de dados.
Artigo 98.º
Requisitos e procedimentos de gestão de acessos
1 -O serviço responsável pela gestão de recursos humanos deve informar, com cinco dias úteis de antecedência, o serviço responsável pelos sistemas de informação da entrada de um novo trabalhador;
2 -O acesso à utilização dos recursos disponíveis no Município é autorizado aos seus trabalhadores mediante a afetação dos meios necessários, designadamente computadores, ligações em rede, áreas de armazenamento, periféricos, aplicações e a atribuição de chaves de acesso pessoais (login e palavra-passe) reconhecidas pelos sistemas instalados, após atribuição do número mecanográfico pelo serviço responsável pela gestão de recursos humanos;
3 -Cabe ao dirigente de cada serviço municipal propor ao serviço responsável pelos sistemas de informação quais os acessos a definir para cada trabalhador nos seguintes moldes:
a)Cada trabalhador apenas terá acesso às aplicações informáticas que necessitar para executar as suas funções;
b)O serviço ao qual o trabalhador irá ficar afeto e a funções a desempenhar;
c)O tipo de utilizador será atribuído dependendo da função do trabalhador e das aplicações informáticas a utilizar no exercício das suas funções;
d)Cada trabalhador deverá ter uma password única, que deve incluir maiúsculas, minúsculas, números e caracteres especiais e ter pelo menos nove caracteres, não podendo ser utilizado o mesmo nome do login, sendo que não é permitida a repetição de passwords anteriores a 12 meses. A password deve ser escolhida pelo trabalhador e deve ser apenas do conhecimento deste;
4 -Depois de validada a proposta, o serviço responsável pelos sistemas de informação procede ao registo nas aplicações do perfil dos utilizadores, registando na proposta a data dessa operação;
5 -A password definida por cada trabalhador deve ser obrigatoriamente alterada trimestralmente, de modo a evitar o uso indevido de login´s;
6 -Aquando da necessidade de alteração de utilizadores, o processo segue o mesmo procedimento aplicável à sua definição inicial;
7 -Antes do trabalhador perder o vínculo ao Município ou mudar de serviço, o serviço responsável pelos sistemas de informação deve receber a comunicação, pelo serviço responsável pela gestão de recursos humanos, com cinco dias úteis de antecedência, sendo realizados aquando desta informação os seguintes procedimentos:
a)Deverá ser realizada uma cópia de segurança de todos os ficheiros guardados no computador do trabalhador, após autorização de acesso por este;
b)Deve ser retirado o acesso ao e-mail (quando aplicável), ficando este inativo se houver perda de vínculo;
c)Deve ser desativado o respetivo login de utilizador e deve haver a remoção das permissões atribuídas aos diversos subsistemas de informação municipal;
d)A conta de acesso à rede interna deve ficar em modo inativo por um período de três meses e deve ser apagada após esse período, em caso de perda de vínculo.
Artigo 99.º
Requisitos e procedimentos específicos para a segurança das redes e sistemas de informação
1 -Os sistemas informáticos devem conter procedimentos de segurança e de controlo adequados, assegurando que o registo automático das operações se processa de forma correta e em tempo oportuno;
2 -Cabe ao serviço responsável pelos sistemas de informação a constituição de cópias de segurança, assim como a periodicidade das mesmas;
3 -No que respeita à gestão de rede deve o serviço responsável pelos sistemas de informação possuir todos os acessos e controlo de todas as aplicações, de modo a monitoriza-las;
4 -A integridade e confidencialidade dos dados informáticos devem estar devidamente protegidas;
5 -Os trabalhadores do Município de Aguiar da Beira, salvo autorização específica em contrário, devem manter confidencialidade sobre as suas instalações e equipamentos informáticos perante qualquer entidade exterior ao Município;
6 -A todos os utilizadores de computador é atribuído um nome de utilizador e password únicos, não devendo ser partilhados, sendo o utilizador obrigado a alterar a password a ser alterada trimestralmente;
7 -O nome de utilizador e password são dados intransmissíveis, sendo da responsabilidade de cada trabalhador proteger os mesmos dados;
8 -Sempre que se ausentem do respetivo local de trabalho, os trabalhadores não deverão deixar os computadores ligados à rede com a password introduzida, devendo a sessão de trabalho ficar bloqueada ou desligada;
9 -Apenas o serviço responsável pelos sistemas de informação, salvo autorização específica em contrário, deverá realizar configurações/alterações nos equipamentos informáticos;
10 -O serviço responsável pelos sistemas de informação ou outro interveniente, quando existir uma autorização específica para o efeito, deverá realizar, em datas aleatórias, verificações nos diversos subsistemas informáticos que produzam ou possam produzir outputs para identificar erros no Sistema;
11 -No caso de deteção de irregularidades, o serviço responsável pelos sistemas de informação procede à sua correção junto dos respetivos serviços;
12 -No caso de má utilização, danos intencionais, furto ou acessos não autorizados a dados ou equipamentos, atribuídos ao próprio utilizador ou a outrem, o serviço responsável pelos sistemas de informação deverá tomar as medidas necessárias para garantir a integridade da infraestrutura informática do Município e participará tais factos superiormente;
13 -Para a proteção dos dados informáticos, os computadores estão equipados com programas antivírus clientes, que são atualizados periodicamente através de uma plataforma centralizada.
Artigo 100.º
Regras de utilização dos recursos tecnológicos
1 -O Município de Aguiar da Beira disponibiliza aos seus utilizadores um conjunto de equipamentos, máquinas e aplicações informáticas, para o desempenho da sua atividade profissional, sendo genericamente proibido o uso desses recursos de forma inadequada e para fins diferentes das atribuições funcionais de cada trabalhador;
2 -Estas aplicações ou sistemas aplicacionais, quando não sejam de utilização livre (“freeware”), estão devidamente licenciados para uso interno, através de contratos de licenciamento ou licenças avulsas, sendo vedada a utilização de quaisquer softwares não instalados pelo serviço responsável pelos sistemas de informação, encarregue da gestão do licenciamento das aplicações e sua instalação;
3 -Não é permitida a instalação de qualquer tipo de software que não esteja licenciado ao Município de Aguiar da Beira;
4 -Os utilizadores ficam proibidos de fazer qualquer cópia, adaptação, atualização ou outra modificação ao software instalado no seu posto de trabalho, sendo responsabilizados por qualquer alteração praticada. Se, por uma vulnerabilidade do sistema ou por qualquer outro motivo, o utilizador violar esta norma, poderá ser responsabilizado por quaisquer penalidades que o Município de Aguiar da Beira venha a contrair, movidas pelos titulares dos direitos autorais de tais programas não autorizados, bem como de qualquer outra obra intelectual violada nos seus direitos autorais;
5 -Não é permitida a utilização de impressoras do Município para finalidades pessoais ou para fins indevidos;
6 -A utilização de quaisquer equipamentos que não sejam de propriedade do Município de Aguiar da Beira, para conexão à sua infraestrutura informática, especialmente os computadores portáteis, tablets, smartphones ou outros, e uma vez que podem comprometer a Segurança da Informação, deve ser solicitada ao serviço responsável pelos sistemas de informação, que analisará a possibilidade da sua ligação;
7 -Durante a utilização dos computadores e periféricos, propriedade do Município de Aguiar da Beira, o utilizador, sempre que tiver dúvidas ou problemas nos equipamentos, máquinas ou aplicações informáticas, deve contactar o serviço responsável pelos sistemas de informação;
8 -A cedência temporária dos equipamentos será efetuada mediante disponibilidade e solicitação ao serviço responsável pelos sistemas de informação, da qual se lavrará auto de entrega conforme modelo a definir.
Artigo 101.º
Utilização da Internet
1 -O acesso a redes externas, nomeadamente a Internet, é fundamental para o desempenho de algumas atividades relacionadas com as competências de cada serviço deste Município, pelo que a utilização da Internet deve estar direcionada para o acesso às informações e/ou plataformas relacionadas com essas mesmas atividades;
2 -O acesso à internet (páginas, sítios e portais) da infraestrutura informática do Município de Aguiar da Beira está sujeito a monitorização e filtragem;
3 -A monitorização e filtragem do tráfego tem por objetivo garantir o respeito dos utilizadores pelas regras estabelecidas no presente instrumento, bem como proteger toda a infraestrutura de ameaças à segurança da informação nela contida;
4 -A navegação em sites não relacionados diretamente com a atividade laboral do utilizador, não é proibida, porém o seu uso deve ser feito de maneira equilibrada e responsável, para assegurar a máxima segurança e performance no trabalho;
5 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, não é permitido aos utilizadores acederem a conteúdos não apropriados, designadamente:
a)Conteúdos que contêm imagens sexualmente explícitas ou material relacionado;
b)Conteúdos que advoguem atividades ilegais;
c)Conteúdos que advoguem intolerância para com outros.
6 -Compete ao serviço responsável pelos sistemas de informação fazer a gestão das redes Wi-Fi;
7 -Os utilizadores não deverão colocar na Internet e intranet material que possa ser considerado impróprio, ofensivo ou desrespeitoso para outros, ou que de alguma maneira, possa comprometer a imagem do Município;
8 -Não deverão ser executados quaisquer programas de proveniência duvidosa;
9 -Sempre que se fizer download e/ou upload de material de/para a Internet, deverá ser assegurada a propriedade intelectual e/ou o copyright do seu proprietário;
10 -É expressamente proibido:
a)Consultar sítios com conteúdos de natureza pornográfica, pedófila, violenta, xenófoba, racista, de discriminação racial, que contenham jogos de azar, ou outro conteúdo ilegal ou ofensivo;
b)Distribuir software e dados piratas, assim como conteúdos sujeitos a propriedade intelectual e/ou o copyright do seu proprietário, sem a respetiva autorização;
c)Utilizar a tecnologia de acesso à Internet para propagar deliberadamente vírus, “worms”, “cavalos de Troia” ou códigos informáticos maliciosos;
d)Vender qualquer tipo de produtos ou serviços.
11 -Compete ao serviço responsável pelos sistemas de informação a realização de operações de monitorização do uso da Internet, visando o conhecimento quantitativo e qualitativo e aleatório do tráfego gerado por esses acessos e a deteção de situações de uso inadequado ou abusivo deste recurso.
Artigo 102.º
Utilização do correio eletrónico (e-mail)
1 -O correio eletrónico é disponibilizado a todos os utilizadores, e deve ser utilizado de forma adequada e responsável no âmbito das funções desempenhadas pelos utilizadores enquanto trabalhadores do Município de Aguiar da Beira;
2 -Todo e qualquer correio eletrónico enviado por utilizadores do Município de Aguiar da Beira deverá conter, no final da mensagem, uma assinatura padrão, conforme definido nas Normas de Gestão Documental aprovadas e disponibilizadas na intranet do Município;
3 -Relativamente ao uso do correio eletrónico, deverão ser garantidos um conjunto de procedimentos de forma a acautelar a segurança do Sistema, nomeadamente:
a)A utilização do endereço de correio eletrónico para fins pessoais, não é permitido;
b)Não é permitido o uso de contas de e-mail pessoais nos clientes de e-mail instalados no(s) computador(es) do Município;
c)Todos os anexos rececionados via e-mail são processados por uma ferramenta de antivírus;
d)Quando seja rececionado um e-mail que solicite a abertura de um link, os trabalhadores não devem clicar nos links;
e)Quando seja rececionado um e-mail cujo idioma não seja português, o mesmo não deve ser considerado;
f)Todas as intervenções técnicas serão, preferencialmente, por via remota, salvas situações que requerem intervenção local.
4 -Fica estabelecida a seguinte política em relação ao uso do correio eletrónico:
a)Todo o correio eletrónico enviado para o exterior pelos utilizadores, relativos a assuntos oficiais de serviço, deverão ser remetidos dos respetivos endereços institucionais (endereço de e-mail geral ou endereço de e-mail do serviço);
b)Em casos pontuais e por solicitação ou necessidade específica de um qualquer serviço, poderão ser criadas contas de correio eletrónico por serviço, partilhadas por vários utilizadores, que deverão respeitar as regras em vigor para as contas de correio eletrónico;
c)O utilizador fica ciente da inexistência de expectativa de privacidade na utilização da sua conta de correio eletrónico corporativa, bem como da existência de sistemas de monitorização e filtragem de conteúdos, quer nas mensagens, quer na navegação na internet;
d)Fica proibido o envio de todo e qualquer tipo de correio eletrónico que possa ser considerado impróprio, ofensivo ou desrespeitoso para outros, ou que de alguma maneira, possa comprometer a imagem do Município, bem como qualquer tipo de mensagem que possa prejudicar o trabalho de terceiros, causar tráfego excessivo na rede e/ou sobrecarregar a infraestrutura tecnológica;
e)A conta de correio eletrónico não deverá ser utilizada para disseminar ou transmitir informações que violem a legislação em vigor, tais como ameaças, difamação, calúnia, injúria, racismo, pornografia infantil, etc.
5 -Os repositórios de mensagens de correio eletrónico da infraestrutura informática do Município de Aguiar da Beira estão sujeitos a e filtragem de forma automática;
6 -Na sequência da filtragem, as mensagens enviadas para um correio eletrónico do Município de Aguiar da Beira serão redirecionadas para outro correio eletrónico interno, na sequência de suspeita de conter conteúdo malicioso que ponha em causa a segurança da informação, sem necessidade de qualquer aviso prévio e sem conhecimento do emissor e do recetor da mensagem.
Artigo 103.º
Tratamento da informação digital
1 -Todos os documentos eletrónicos, dados e informação digital resultantes das atividades exercidas enquanto trabalhadores do Município de Aguiar da Beira, pelos utilizadores e serviços, devem estar armazenados na pasta partilhada do serviço ou na pasta de documentos de cada utilizador, sendo estas as pastas protegidas por cópias de segurança;
2 -É expressamente proibida a utilização dos postos de trabalho ou dos servidores de rede para armazenar dados e documentos pessoais dos utilizadores (entendidos como aqueles que não são de interesse, uso ou propriedade do Município de Aguiar da Beira);
3 -Os dados constantes nas Bases de Dados utilizadas pelos diversos sistemas aplicacionais em utilização pelo Município de Aguiar da Beira e, portanto, sua propriedade, devem ser mantidos íntegros e invioláveis, cabendo ao serviço responsável pelos sistemas de informação zelar pela sua gestão;
4 -Fica estabelecido que quaisquer documentos existentes nos servidores e/ou nos postos de trabalho são propriedade do Município de Aguiar da Beira, podendo o serviço responsável pelos sistemas de informação proceder à sua monitorização para efeitos de controlo e otimização dos recursos de armazenamento, existindo o risco de os mesmos serem eliminados;
5 -O serviço responsável pelos sistemas de informação apenas dará suporte de recuperação de informação quando os ficheiros em causa estiverem residentes na pasta partilhado do serviço ou na pasta de documentos de cada trabalhador, não sendo responsável pela informação contida nos discos dos computadores dos utilizadores, sendo esta última da inteira responsabilidade destes.
ANEXOS
Tabela de equivalências entre as nomenclaturas da norma de controlo interno e as unidades orgânicas da entidade
Serviço responsável pela gestão financeira - Serviço de Contabilidade
Serviço responsável pela contabilidade de gestão - Serviço de Contabilidade
Serviço responsável pela contratação pública - Serviço de Aprovisionamento
Serviço responsável pelas execuções fiscais - Serviço de Execuções Fiscais
Serviço responsável pela gestão de recursos humanos - Serviço de Recursos Humanos
Serviço responsável pela gestão do património - Serviço de Património
Serviço responsável pelos sistemas de informação - Serviço de Informática e Comunicações
Serviço responsável pelas obras municipais - Serviço de Empreitadas e Obras Públicas
Serviço responsável do armazém municipal - Serviço de Aprovisionamento
Serviço responsável pelo expediente - Centro de Atendimento Municipal
Serviço responsável pela auditoria interna -
Serviços emissores de receita - Centro de Atendimento Municipal
Serviço responsável pelas candidaturas - Divisão de Administração Geral e Financeira
Serviço responsável pelo apoio jurídico - Serviço de Apoio Jurídico e Contraordenações
Tesouraria - Serviço de Tesouraria
319972890