Artigo 1.º
Objeto
O sistema de controlo interno a adotar pelas entidades públicas engloba, designadamente, o plano de organização, as politicas, os métodos e os procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável.
Artigo 2.º
Âmbito de Aplicação
1 -O Sistema de Controlo Interno, doravante designada por SCI, é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia.
2 -A aplicação do SCI terá sempre em conta a verificação do cumprimento:
a)Da Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro, que estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do Estado para as Autarquias Locais e para as entidades intermunicipais, assim como da delegação de competências do Estado nas autarquias locais e nas entidades intermunicipais e dos municípios nas entidades intermunicipais e nas freguesias e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico;
b)Da Lei n.º 73/2013 de 3 de setembro, que estabelece o regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais;
c)Do Código do Procedimento Administrativo;
d)Do Decreto-Lei n.º 192/2015 de 11 de setembro, que aprova o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas, designado SNC-ap;
e)Do Código dos Contratos Públicos, que estabelece a disciplina aplicável à contratação pública e o regime substantivo dos contratos públicos que revistam a natureza do contrato administrativo;
f)Do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro que define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos;
g)Dos demais diplomas legais aplicáveis às autarquias locais, incluindo outras Sistemas e regulamentos em vigor na Junta de Freguesia.
Artigo 3.º
Competências Genéricas
1 -Compete ao Presidente da Junta de Freguesia, no uso da competência delegada pelo órgão executivo, a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial da Freguesia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir a Junta de Freguesia.
2 -Os serviços da Junta de Freguesia exercem as competências gerais que lhes estão atribuídas na estrutura organizacional da Junta, bem como noutros regulamentos de aplicação específica, incluindo a presente SCI.
Artigo 4.º
Competências Específicas do SCI
1 -O SCI é criado e coordenado pela Junta de Freguesia, atendendo-se ao que dispõe o n.º 1, do artigo anterior, que a aprova e garante o seu funcionamento, assegurando o respetivo acompanhamento e avaliação permanente.
2 -Compete a todos os membros e trabalhadores da Junta de Freguesia, a implementação e o cumprimento do disposto no SCI e dos demais preceitos legais em aplicáveis.
Artigo 5.º
Documentos Oficiais
1 -São considerados documentos oficiais da Junta de Freguesia todos aqueles que, pela sua natureza, representem atos administrativos fundamentais necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias Locais.
2 -No âmbito do SNC-ap, são documentos obrigatórios de suporte ao registo das operações relativas às receitas e às despesas, bem como aos pagamentos e recebimentos:
b)As informações de Cabimento e de Compromisso
c)As requisições internas ou externas;
e)A autorização de pagamento;
3 -Constituem ainda documentos obrigatórios, as fichas de registo do inventário do património, os documentos previsionais e os documentos de prestação de contas.
4 -Podem ser utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros documentos considerados convenientes e relevantes para o efeito, tendo em conta a sua natureza específica e o respetivo enquadramento legal.
Artigo 6.º
Execução da Contabilidade
1 -Na prática contabilística da Junta de Freguesia devem ser seguidos os princípios orçamentais e contabilísticos, regras previsionais e regras de execução orçamental definidos no SNC-ap, na Lei das Finanças Locais e na Lei dos Compromissos em Atraso (LCPA).
2 -A aplicação do disposto no número anterior deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Junta de Freguesia.
3 -No âmbito da execução orçamental poderão ocorrer modificações aos documentos previsionais, as quais podem originar alterações modificativas ou permutativas.
Artigo 7.º
Princípios Básicos do SCI
a)As funções de controlo são asseguradas pelos membros da Junta de Freguesia, face à inexistência de quadros intermédios a quem possam ser delegadas essas funções;
b)O controlo das operações, designadamente, quanto às diversas fases dos circuitos obrigatórios dos documentos e quanto às verificações respetivas;
c)A numeração sequencial dos documentos, sempre que possível informaticamente, como forma de possibilitar detetar quaisquer utilizações menos apropriadas dos mesmos, devendo os documentos anulados serem arquivados em local próprio como prova da sua não utilização;
d)A adoção de verificações e conferências independentes, visando atuar sobre o sistema implementado, procurando aumentar a sua qualidade, através da minimização dos erros.
CAPÍTULO II
Receita e Despesa
Artigo 8.º
Tesouraria/Contabilidade
1 -O funcionário administrativo, na área da tesouraria/contabilidade, centraliza todo o fluxo monetário, com passagem obrigatória de todos os documentos de receitas e despesas orçamentais, bem como de outros fundos extraorçamentais, cuja contabilização esteja a cargo da Junta de Freguesia, designadamente, fundos de operações de tesouraria e de contas à ordem.
2 -Ao funcionário administrativo incumbe as tarefas de arrecadação e cobrança de receitas e de pagamento de despesas da Freguesia.
3 -As operações de tesouraria e outros fundos extraorçamentais são movimentos de fundos nos cofres da Freguesia, não orçamentados, de que a freguesia não pode dispor.
Artigo 9.º
Responsabilidade do Funcionário
1 -O funcionário administrativo é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria/contabilidade nos seus diversos aspetos.
2 -O funcionário administrativo responde diretamente perante a Junta de Freguesia pelo conjunto dos valores que lhe são confiados.
3 -A verificação da responsabilidade do funcionário administrativo pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é assegurado, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar nas seguintes formas:
b)No encerramento das contas de cada exercício económico;
c)No final e no início do mandato da Junta de Freguesia eleita ou do órgão que a substitui, no caso de aquela ter sido dissolvida.
4 -A responsabilidade do funcionário administrativo é-lhe imputada se houver procedido com culpa nas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias ou no incumprimento do disposto no n.º 1.
Artigo 10.º
Cobrança de receitas
1 -O circuito de liquidação e cobrança de receitas destinadas aos cofres da Junta de Freguesia, inicia-se com a emissão da nota de liquidação e da nota de recebimento.
2 -A liquidação consiste no apuramento do montante exato que a Junta de Freguesia tem a receber e a cobrança corresponde à entrada em cofre das receitas.
3 -Após a emissão de guias de receitas, haverá lugar à sua cobrança, à sua autenticação e à entrega de duplicado ao respetivo utente ou cliente.
4 -Em casos específicos, poderão ser delegadas competências ao próprio funcionário administrativo para assinar as Guias de Receitas, para entrega aos utentes e estas serem consideradas válidas apenas com esta assinatura.
Artigo 11.º
Realização de Despesas
1 -As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e as rubricas respetivas tiverem dotação igual ou superior, respetivamente ao cabimento e ao compromisso, o qual constitui o limite máximo a utilizar na sua realização.
2 -A cabimentação consiste na cativação de determinada dotação orçamental visando a realização de uma despesa e será efetuada com base numa requisição interna ou proposta de aquisição de equipamento, cumprindo-se um dos requisitos da contabilidade pública.
3 -A assunção do compromisso, face a terceiros, de realizar uma despesa será efetivada com base em requisição externa ou contrato para a aquisição de determinado bem ou serviço, cuja aquisição foi previamente autorizada na fase do cabimento.
4 -O processamento ou reconhecimento da obrigação relativa à despesa nasce no momento da receção da fatura ou de documento equivalente, seguindo-se as fases de liquidação e de pagamento, após as respetivas conferências.
5 -A liquidação corresponde à determinação do montante exato que nesse momento se constitui, a fim de permitir o respetivo pagamento, dando lugar à emissão da ordem de pagamento e posterior autorização do pagamento.
6 -Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo em caso contrário, considerada inexistente para efeitos internos, com responsabilidade pessoal e disciplinar do autor.
CAPÍTULO III
Métodos e Procedimentos de Controlo
SECÇÃO I
Disponibilidades
Artigo 12.º
Funcionamento de Caixa
1 -Nos Serviços podem existir os meios de pagamento seguintes:
d)Pagamento por Multibanco.
2 -Todas as importâncias recebidas pela Junta de Freguesia, em dinheiro ou cheque, poderão ser depositadas diária ou semanalmente.
Artigo 13.º
Fundo Maneio
1 -É constituído um Fundo de Maneio para ocorrer a pequenas despesas correntes, urgentes e inadiáveis, para o que será elaborado documento tipo conforme Anexo I, ao qual se juntam todos os documentos relativos a cada despesa e respetiva justificação.
2 -A gestão corrente do Fundo de Maneio será da responsabilidade do funcionário administrativo da Tesouraria.
3 -Para os efeitos que se descreve no n.º 1 do presente artigo, é definido como montante máximo do Fundo de Maneio o valor de (euro) 250,00 (duzentos e cinquenta euros).
4 -O Fundo de Maneio é reconstituído contra a entrega dos documentos justificativos das despesas, os quais devem ser assinados pelos respetivos responsáveis;
5 -A reposição do Fundo de Maneio será efetuada na Tesouraria da Junta de Freguesia até ao último dia útil cada exercício económico.
6 -A afetação do Fundo de Maneio far-se-á exclusivamente, segundo a sua natureza, de acordo com as seguintes rubricas económicas:
7 -O Fundo de Maneio é titulado pelo presidente da Junta de Freguesia, cuja autorização prévia de cada despesa é indispensável, sem prejuízo do que se determina no ponto 2 do presente artigo.
Artigo 14.º
Contas bancárias
1 -Compete à Junta de Freguesia deliberar sobre a abertura de contas bancárias e a natureza das mesmas.
2 -Nos casos de verbas de receitas legalmente consignadas, bem como de verbas de operações de tesouraria, deverão ser abertas contas bancárias exclusivamente para tais movimentações.
3 -As contas bancárias são tituladas pela Junta de Freguesia e movimentadas mediante a assinatura simultânea do Tesoureiro e do Presidente da Junta ou do respetivo substituto na sua ausência, devendo estas estarem sempre atualizadas.
4 -Para efeitos de controlo são obtidos junto das instituições bancárias extratos de todas as contas que a Junta é titular ou através da caixa online.
5 -Mensalmente e sempre que necessário, são efetuadas reconciliações bancárias que são confrontadas com os registos contabilísticos, operação a cargo do funcionário administrativo respetivo, que deverá proceder, nas situações que o justifiquem, à sua regularização.
Artigo 15.º
Emissão e guarda de cheques
1 -Compete ao funcionário administrativo a emissão dos cheques para pagamento de despesas efetuadas, sempre em função da respetiva ordem de pagamento e após conferência dos correspondentes documentos de suporte.
2 -Os cheques deverão ser emitidos nominalmente e cruzados, sendo escriturados por ordem referencial na respetiva conta corrente da instituição bancária.
3 -Cabe ao funcionário administrativo a guarda dos cheques não preenchidos e dos cheques emitidos que tenham sido anulados, arquivando-os e, quando se trata de cheques em trânsito não levantados, proceder ao seu cancelamento, registando contabilisticamente essas regularizações.
4 -Em caso algum é permitido a assinatura de cheques em branco e sem presença de documento que suporte a despesa.
SECÇÃO II
Relação com terceiros
Artigo 16.º
Endividamento
1 -Todos os créditos e débitos de juros, antes de serem contabilizados, devem ser conferidos.
2 -As finalidades dos empréstimos contraídos e concedidos devem estar previamente definidas e, quanto aos primeiros, o pedido de autorização à Assembleia de Freguesia para a sua contratação deve ser acompanhado de informação sobre as condições praticadas em, pelo menos, três instituições de crédito.
3 -Os empréstimos a contrair junto de instituições financeiras habilitadas para o efeito deverão respeitar, sob pena de nulidade, as disposições estabelecidas nas Sistemas legais aplicáveis, nomeadamente na Lei n.º 169/99, de 18 de setembro e na Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro.
Artigo 17.º
Conferência de faturas e outros documentos
1 -As faturas ou documentos equivalentes serão recebidas pelo correio terrestre ou eletrónico, nomeadamente ao abrigo da faturação eletrónica, nos termos do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro ou diretamente nos serviços da Junta de Freguesia e são conferidas quanto à matéria de direito e de facto.
2 -A primeira conferência ocorre na verificação dos requisitos legais das faturas ou de documentos equivalentes.
3 -Se a origem for de contratação pública, confrontam-se os elementos da fatura com a requisição externa, auto de medição ou outro documento que contenha as condições da contratação.
4 -As ordens de pagamento são assinadas pelo funcionário que as emite, conferidas e assinadas pelo Tesoureiro da Junta e autorizadas pelo Presidente da Junta de Freguesia ou pelo respetivo substituto na sua ausência.
5 -Cumpridas as formalidades previstas no número anterior, o funcionário administrativo procede ao respetivo pagamento.
SECÇÃO III
Contratação Pública
Artigo 18.º
Aquisições de bens ou serviços/Empreitadas
Os procedimentos inerentes às aquisições de bens e serviços, bem como às empreitadas são feitos pelos membros da Junta de Freguesia, após a verificação do cumprimento das Sistemas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de contratação pública.
Artigo 19.º
Regras sobre a Inventariação
1 -As fichas de inventário de imobilizado são mantidas permanentemente atualizadas, pelo funcionário administrativo.
2 -Os procedimentos de inventariação encontram -se previstos no Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, nomeadamente na NCP-10, quando aplicável.
3 -O inventário de imobilizado efetua-se em registo informático, em modelo definido por aplicação legal e certificada para o efeito.
SECÇÃO V
Disposições legais
Artigo 20.º
Documentos escritos, Despachos e Informações
Todos os documentos escritos, bem como os despachos e informações que sobre aqueles forem exarados, que integrem os procedimentos administrativos internos devem identificar os seus subscritores de forma bem legível e na qualidade em que o fazem.
Artigo 21.º
Registos e Sistema informático
1 -Os registos contabilísticos devem ser processados informaticamente, com segurança, integridade e confidencialidade dos dados informáticos que devem estar devidamente protegidos.
2 -O sistema informático deve contemplar procedimentos adequados de controlo contabilístico, assegurando que o registo automático das operações se processa pelos valores corretos, com uma adequada classificação e nos períodos em que se verificam.
Artigo 22.º
Prazos de escrituração e Outros
A escrituração deve estar atualizada, tendo em conta os documentos sujeitos a conferência diária e os prazos legalmente estabelecidos, incluindo os decorrentes da legislação fiscal, referentes à prestação de contas.
Artigo 23.º
Implementação e medidas complementares
Para a implementação da NCI, poderão ser elaboradas e aprovadas medidas que se tornem úteis no sentido de especificar e facilitar a aplicação das regras estabelecidas na presente Sistema e deverão ser promovidas ações de informação e formação necessárias com o objetivo de proporcionar uma adequada implementação prática da mesma.
Artigo 24.º
Alterações
A presente Sistema pode ser alterada por deliberação da Junta de Freguesia, sempre que razões de eficácia ou de atualização legal o justifiquem.
Artigo 25.º
Casos Omissos
As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do seu Presidente.
Artigo 26.º
Revogação
São revogadas todas as disposições regulamentares na parte em que contrariem as regras da presente Sistema.
Artigo 27.º
Entrada em Vigor
O presente Sistema entra em vigor no primeiro dia útil a seguir à sua publicação no Diário da República.
(fundo de maneio - nota de lançamento)
25 de março de 2021. - O Presidente da Junta de Freguesia de Pinhal Novo, Manuel Joaquim Fernandes Lagarto.