AvisoSem vigência

Aviso n.º 804/2004 (2.ª série) - AP

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a todas as unidades funcionais dos Serviços Municipalizados de Água do Município de Mirandela.

Artigo 2.º

Objecto

1 -O presente Regulamento institui o Sistema de Controlo Interno dos Serviços Municipalizados de Água do município de Mirandela e visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de métodos e procedimentos de controlo, que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

2 -O presente Regulamento visa também assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades dos SMA e a verificação da organização dos respectivos procedimentos e documentos.

3 -Em conformidade com o POCAL, os métodos e procedimentos visam os seguintes objectivos:

a)A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b)O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c)A salvaguarda do património;

d)A aprovação e controlo de documentos;

e)A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f)O incremento da eficiência das operações;

g)A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção dos encargos;

h)O controlo das aplicações e do ambiente informático;

j)O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão no respeito das normas legais.

4 -Manter em funcionamento, por parte do órgão deliberativo, o sistema de controlo interno adequado às actividades dos SMA assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.

5 -Na definição das funções de controlo e nomeação dos respectivos responsáveis deve atender-se:

a)À identificação das responsabilidades funcionais;

b)Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c)Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais e os princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

6 -Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles foram exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, chefias, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

7 -Para além do disposto nos números anteriores, o presente Regulamento também tem por base todas as disposições da estrutura orgânica dos SMA de Mirandela e respectivo funcionamento, adaptando-se naturalmente aos respectivos reajustamentos em matéria de reorganização ou reestruturação orgânica, total ou parcial destes Serviços, que no futuro vierem a ser efectuados.

Artigo 3.º

Gestão e implementação

Compete ao conselho de administração, como entidade gestora dos Serviços Municipalizados de Água exercer a gestão destes nos termos da lei e do Regulamento, bem como aos dirigentes e às demais chefias, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente Regulamento e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 4.º

Pressupostos legais da sua aplicação

a)A verificação do cumprimento da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, que estabelece o quadro de competência, assim como o regime jurídico de funcionamento dos órgãos das autarquias locais;

b)A verificação do cumprimento da Lei n.º 42/98, de 6 de Agosto (Lei das Finanças Locais);

c)A verificação do cumprimento do Código do Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei n.º 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 6/96, de 31 de Janeiro;

d)A verificação do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações constantes da Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro, e Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro;

e)A verificação do cumprimento do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e da Contratação Pública relativa à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços;

f)A verificação do cumprimento do Decreto-Lei n.º 59/99, de 2 de Março, com as alterações produzidas pela Lei n.º 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas quanto aos procedimentos inerentes de empreitadas de obras públicas;

g)A verificação do Regulamento Geral de Distribuição de Água e respectiva Tabela de Taxas e Tarifas;

h)A verificação do funcionamento das normas de organização das unidades orgânicas do SMA;

i)A verificação do cumprimento da Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, respeitante às normas a adoptar na selecção de espécies documentais que devam ser conservadas nos Serviços Municipalizados;

j)A verificação do cumprimento dos restantes diplomas legais aplicáveis às autarquias locais;

k)A verificação do cumprimento dos restantes regulamentos municipais em vigor.

Artigo 5.º

Evolução do sistema de controlo interno

O presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno, adaptar-se-á, sempre que necessário, a eventuais alterações de natureza legal que entretanto venham a ser publicadas no Diário da República para aplicação às autarquias locais, e respectivos Serviços Municipalizados, bem como de outras normas de enquadramento e funcionamento local, deliberados pelo conselho de administração, ou pela Câmara Municipal ou pela Assembleia Municipal de Mirandela, no âmbito das respectivas competências e atribuições legais.

CAPÍTULO II

Da organização, funções, competências e atribuições

SECÇÃO I

Dos Serviços Municipalizados

Artigo 6.º

Natureza e atribuições dos Serviços Municipalizados

1 -Os SMA de Mirandela são um serviço público de interesse local e têm como fim a satisfação, de um modo integral, das necessidades colectivas da população do concelho no âmbito das suas atribuições e, para tal, deverão fixar as taxas, tarifas e preços a cobrar de modo a que sejam cobertos os gastos de exploração e de administração dos sistemas a seu cargo, bem como a constituição de reservas necessárias para a cobertura de despesas de capital com o fim de assegurar investimentos futuros, indispensáveis ao desenvolvimento, ampliação e renovação desses mesmos sistemas.

2 -Para além de outras legalmente estabelecidas, as atribuições dos SMA desenvolvem-se, fundamentalmente, nos seguintes domínios:

a)Captação, adução, tratamento e distribuição de água potável;

b)Construção, ampliação, manutenção e gestão da rede de distribuição de água potável, de estações elevatórias e de tratamento de água.

Artigo 7.º

Normas de organização e funcionamento

1 -A organização e funcionamento de todas as unidades orgânicas, têm por base as normas previstas no presente Regulamento, aprovadas pelo conselho de administração, pela Câmara Municipal e pela Assembleia Municipal de Mirandela, tendo em conta o conjunto de funções e competências atribuídas a cada unidade orgânica.

2 -A direcção da unidade orgânica à qual está directamente cometida a gestão financeira e patrimonial dos SMA é assegurada pelo director-delegado.

Artigo 8.º

Atribuições comuns às divisões e respectivas unidades orgânicas

a)Dirigir, coordenar, planificar e desenvolver de forma integrada as actividades e o funcionamento dos respectivos serviços, tendo em conta os recursos existentes;

b)Promover a execução das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente ou do director-delegado com competência delegada, referentes à sua área de intervenção e contribuir para melhorar a eficácia e eficiência dos respectivos serviços;

c)Elaborar e submeter à aprovação superior, as instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequada no âmbito de cada serviço;

d)Participar e colaborar na elaboração e execução do orçamento, Plano Plurianual de Investimentos, documentos de prestação de contas e relatórios de actividade em articulação com a Divisão Administrativa e Financeira dos SMA;

e)Assegurar o cumprimento do orçamento e Plano Plurianual de Investimentos, dentro dos parâmetros aprovados no orçamento anual, acompanhado a sua execução em articulação com a Divisão Administrativa e Financeira;

f)Emitir requisições internas relativas à aquisição de bens e serviços, em articulação com o Serviço de Compras, Património e Seguros;

g)Promover os concursos de execução de empreitadas de obras públicas que lhe digam respeito, em articulação com o Departamento de Água;

h)Assegurar a programação e execução das tarefas que lhe estão atribuídas, acompanhar a evolução dos diferentes serviços e tomar eventuais medidas de correcção apropriadas, de forma a garantir uma gestão equilibrada nos respectivos sectores de actividade;

i)Promover o arquivo dos documentos e processos, após sua conclusão, nos termos legais;

j)Zelar pela conservação do património afecto, em articulação com o Serviço de Compras, Património e Seguros, dos bens móveis e imóveis;

k)Zelar pelo cumprimento dos direitos e deveres dos funcionários e demais pessoal afecto;

l)Preparar, sempre que necessário, ou quando lhes for solicitado, relatórios, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de apreciação a tratamento ulterior;

m)Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu regular funcionamento;

n)Verificar o cumprimento dos regulamentos e normas de controlo interno, tendo em conta a organização dos serviços a que pertencem;

o)Promover e ou participar em reuniões de coordenação com os respectivos departamento, divisões e outras unidades orgânicas, sempre que se revelem necessárias;

p)Assegurar outras funções e tarefas que lhes sejam incumbidas superiormente e que se encontrem inseridas no âmbito das suas funções.

Artigo 9.º

Organização dos Serviços Municipalizados

Este Regulamento de Sistema de Controlo Interno pressupõe uma estrutura de funcionamento constituída pelas seguintes unidades orgânicas:

(ver documento original)

SECÇÃO II

Dos documentos oficiais e respectiva organização

Artigo 10.º

Definição de documentos oficiais

a)Pela sua natureza, representam actos administrativos fundamentais necessários à prova dos factos mais relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais e respectivos serviços municipalizados;

b)Não contrariem o estipulado na Constituição da República Portuguesa nem nas leis ordinárias relativamente ao direito de acesso de documentos administrativos.

Artigo 11.º

Composição dos documentos oficiais

a)Os regulamentos municipais;

b)As deliberações do conselho de administração;

c)As actas das reuniões do conselho de administração;

d)Os despachos do presidente do conselho de administração ou do director-delegado com competência delegada;

e)As ordens de serviço;

f)As comunicações internas do presidente com competência delegada;

g)Os despachos dos chefes de divisão;

h)As certidões emitidas para o exterior;

i)As escrituras diversas;

j)Os contratos diversos lavrados pelo oficial público do município;

k)O dossier de registo dos fundos de maneio;

l)Os protocolos celebrados entre os SMA e outras entidades públicas ou privadas;

m)O orçamento e as grandes opções do plano;

n)O relatório e contas;

o)O quadro de pessoal;

p)As ordens de pagamento;

q)As guias de receita;

r)As requisições externas;

s)As requisições internas;

t)Os programas de concurso e caderno de encargos;

u)Os ofícios enviados para o exterior;

v)As facturas emitidas a diversas entidades externas;

w)Os telefaxes e e-mails enviados para o exterior e os recebidos;

x)Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas;

y)Os autos de recepção provisórios e definitivos das obras;

z)As actas dos júris dos concursos de pessoal; aa) As actas dos júris dos concursos de fornecimento de bens, locação, aluguer e aquisição de serviços e de empreitadas de obras públicas; bb) As actas das comissões de abertura e da apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas e de fornecimento de bens, locação, aluguer e aquisição de serviços; cc) As informações internas inter-serviços; dd) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL; ee) Outros documentos não previstos nas alíneas anteriores, mas que sejam ou venham a ser considerados oficiais tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 12.º

Organização dos documentos oficiais

a)Os originais dos documentos referidos na alínea a) serão arquivados em dossiers adequados na Secção de Administração e Financeira;

b)Os originais dos documentos referidos nas alíneas b) e c) são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira;

c)Os originais dos documentos referidos nas alíneas d), e) e f) são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados em dossiers adequados na Secção de Administração e Financeira;

d)Os documentos referidos na alínea g) são arquivados sequencialmente, devendo as respectivas cópias ser arquivadas na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira;

e)Os documentos mencionados na alínea h) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados nos respectivos processos, organizados e arquivados na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira;

f)Os documentos mencionados na alínea i) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no Serviço de Compras, Património e na Divisão Administrativa e Financeira;

g)O registo dos fundos de maneio referido na alínea k) é escriturado, controlado e assinado pelo responsável pela Secção Financeira;

h)Os originais dos documentos mencionados nas alíneas l) e m) são organizados e preparados pela Secção Financeira de colaboração com todas as outras unidades orgânicas;

i)Os protocolos referidos na alínea l) são organizados e arquivados pelos serviços que intervierem directamente naqueles;

j)Os originais e duplicados dos documentos mencionados na alínea o) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo arquivados na Secção Financeira;

k)Os documentos mencionados na alínea p) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo o original entregue ao munícipe, o duplicado arquivado na Secção Financeira e o triplicado arquivado nos serviços emitentes;

l)Os originais e duplicados das requisições externas referidas na alínea r) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil sendo o original remetido ao fornecedor, o duplicado destinado ao armazém e o triplicado e quadruplicado arquivados na Secção Financeira;

m)As requisições internas mencionadas na alínea s) deverão ser emitidas em duas vias, das quais uma será arquivada no Serviço de Compras, Património ou Armazém e outra no serviço requisitante;

n)O original do quadro de pessoal mencionado na alínea o) é organizado e arquivado pela Secção de Recursos Humanos;

o)Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos mencionados na alínea s) referentes a empreitadas de obras públicas são organizados pelas respectivas unidades orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos, no caso de se tratar de concursos de aquisição de bens e Serviço de Compras, Património e Seguros;

p)Os originais e cópias dos ofícios enviados para o exterior, referenciados na alínea u), devem ser numerados com o registo de saída da Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira, sendo o duplicado arquivado de acordo com o classificador de arquivo geral e o triplicado arquivado no copiador geral daquela Secção de Administração Geral;

q)As facturas mencionadas na alínea v) são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo o original e duplicado emitidos ao destinatário, o triplicado arquivado na Secção Financeira e o quadriplicado arquivado na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira;

r)Os telefaxes enviados para o exterior, mencionados na alínea w) devem ser arquivados sequencialmente, em cada ano civil nos serviços emissores;

s)Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de recepção provisórios e definitivos referidos nas alíneas x) e y) são emitidos pela divisão de Água, sendo o original destinado ao empreiteiro e o outro exemplar para arquivar no respectivo processo de empreitada;

t)As actas dos júris de concursos de pessoal mencionadas na alínea z) são arquivadas no respectivo processo de concurso na Secção de Recursos Humanos;

u)As actas dos júris de concursos de fornecimentos de bens, locação, aluguer e aquisição de serviços, mencionadas na alínea aa), são arquivadas nos processos respectivos, cujo original é arquivado no Serviço de Compras, Património;

v)As actas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas mencionadas na alínea bb), bem como as actas dos júris de empreitadas de obras públicas mencionadas na alínea aa), são arquivadas nos processos respectivos, cujos originais são arquivados nos processos respectivos, cujos originais são arquivados na Divisão de Água;

w)As informações internas mencionadas na alínea cc) constituem peças integrantes dos processos elaborados pelos respectivos serviços emissores da informação, pelo que são ali arquivados;

x)Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL mencionados na alínea dd) são emitidos pela Secção Financeira, conforme a respectiva organização adoptada nos termos legais, sendo arquivados de acordo com o sistema contabilístico;

y)Outros documentos não previstos, mencionados na alínea ee), mas que pela sua natureza venham a ser considerados oficiais, devem ser organizados e arquivados pela respectiva unidade orgânica incumbida da sua emissão. SECÇÃO III Da organização, tramitação e circulação, manuseamento e arquivo de processo

Artigo 13.º

Organização de processos

1 -Os processos administrativos e os dossiers técnicos dos SMA devem ser devidamente organizados por áreas funcionais, por temas e assuntos específicos, sendo constituídos por pastas e ou dossiers adequados, em cujas capas se deve mencionar pelo menos os seguintes elementos:

a)Serviços Municipalizados de Água do Município de Mirandela (SMA de Mirandela);

b)Designação do departamento/serviço/secção/sector;

c)Número atribuído ao processo, seguindo da menção do ano a que diz respeito;

d)Designação do tema ou assunto;

e)Designação da entidade requerente se for caso disso;

f)Data do início da formação do processo.

2 -Cabe a cada serviço organizar os respectivos processos, adaptando estas normas, de acordo com a natureza dos mesmos.

3 -Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respectivos documentos que o constituem, poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respectivas pastas ou dossiers.

Artigo 14.º

Tramitação e circulação dos processos

1 -Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que os necessitem de consultar por motivos de interesse de serviço, obedecendo ao sistema de controlo na base de protocolo interno/circulação de documentos entre serviços.

2 -O protocolo de circulação deve ser assinado com letra legível pelo funcionário que faz a respectiva entrega e pelo funcionário que faz a recepção do processo ou dossier, seguindo da data de entrega e de recepção.

3 -Cabe aos responsáveis de cada serviço acompanhar a tramitação e circulação dos respectivos processos, de forma a garantir a sua segurança, evitando o seu eventual extravio.

Artigo 15.º

Manuseamento e arquivo de processos

1 -Os diversos serviços devem ter o máximo cuidado no arquivo dos processos ou dossiers, devendo manuseá-los com cuidado e arrumá-los em lugar adequado, em prateleiras ou estantes, até à conclusão dos mesmos, os quais, conforme a sua natureza específica, poderão, eventualmente, ser enviados para o arquivo geral, quando passarem da fase de arquivo corrente para arquivo intermédio.

2 -Existem processos que pela sua natureza, após a sua conclusão, são conservados em arquivo definitivo, nunca podendo ser destruídos, de acordo com as disposições legais em matéria de organização dos arquivos dos Serviços Municipalizados.

3 -Caso se verifiquem as condições mencionadas no número anterior, devem os serviços respectivos aconselhar-se com a Secção de Administração e Financeira sobre o destino que deve ser dado aos processos. SECÇÃO IV Da correspondência

Artigo 16.º

Emissão de correspondência

1 -Nos serviços emissores de correspondência deverá constar em arquivo uma cópia do documento emitido, ou o original caso se trate de fax, ou confirmação no caso de e-mail, sem prejuízo do disposto nas alíneas p) e r) do artigo 12.º

2 -A correspondência a ser emitida via CTT deverá ser entregue diariamente na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira, até à hora limite estabelecida.

3 -Ao funcionário responsável pela entrega da correspondência nos CTT competirá o registo diário da correspondência emitida em impresso próprio dos CTT, cujo duplicado, após certificação daqueles serviços, será arquivado em dossier próprio organizado sequencialmente por mês.

4 -O mesmo funcionário referido no número anterior procederá ao apuramento e conferência do valor da correspondência avençada facturada pelos CTT, apondo a expressão "Conferido", datando e assinando.

5 -As restantes formas de envio de correspondência, nomeadamente, fax, ou e-mail, poderão ser remetidas pelos próprios serviços emissores, obtendo-se sempre o relatório do seu envio, o qual ficará anexado aos originais.

Artigo 17.º

Recepção de correspondência

1 -Toda a correspondência recepcionada deverá ser obrigatoriamente registada.

2 -A forma de recepção será:

a)Via CTT;

b)Via fax;

c)Em mão;

d)Via e-mail;

e)Outra forma de comunicação que permita a transmissão de dados e ou documentos.

3 -Na posse da correspondência recepcionada, o funcionário responsável pelo respectivo registo procederá posteriormente à sua selecção e distribuição consoante despacho superiormente exarado.

4 -A correspondência recepcionada, mencionada nos números anteriores, é registada no livro de registo geral da correspondência ou em aplicação informática adequada, o qual contém os seguintes elementos:

a)Número de entrega sequencial em cada ano civil;

b)Dia e mês da entrada;

c)Dia e mês do documento;

d)Nome e morada do remetente;

e)Assunto;

f)Despacho e seguimento;

g)Observações.

5 -Na correspondência recepcionada apor-se-á um carimbo, do qual constará o número de entrada, a data de entrada e o número do processo correspondente no classificador de arquivo geral. SECÇÃO V Do controlo dos dados

Artigo 18.º

Dados em suporte papel

Os dados em suporte papel são datados e assinados ou rubricados por quem os elaborou, sendo a sua distribuição, se aplicável, registada em documento.

Artigo 19.º

Dados em suporte informático

1 -O desenvolvimento e implementação de medidas necessárias à segurança e confidencialidade da informação armazenada e processada é assegurado pela Divisão Administrativa e Financeira.

2 -Só o responsável pela Divisão Administrativa e Financeira e outro funcionário por ele designado, afecto àquela Divisão, terão acesso a todo o sistema informático implementado, como administradores do sistema.

a)O Decreto-Lei n.º 204/98, 11 de Julho;

b)O Decreto-Lei n.º 238/99, de 25 de Junho;

c)O Decreto-Lei n.º 404-A/98, de 18 de Dezembro;

d)O Decreto-Lei n.º 412-A/98, de 30 de Dezembro;

e)A Lei n.º 49/99, de 22 de Junho;

f)O Decreto-Lei n.º 514/99, de 24 de Novembro;

g)O Decreto-Lei n.º 100/99, de 31 de Março, e respectivas alterações;

h)Restante legislação em vigor relativa a recursos humanos da administração local;

3 -Todo o sistema informático está ligado em rede.

4 -O acesso a dispositivos de entrada e saída de dados serão restritos e totalmente controlados pela Divisão Administrativa e Financeira, que pode em casos de comprovada funcionalidade atribuir acessos especiais aos utilizadores, devendo estes respeitar integralmente os procedimentos estabelecidos e atribuídos individualmente por aquela Divisão.

5 -A gestão de todo o sistema informático é única e exclusivamente realizada pela Divisão Administrativa e Financeira, nomeadamente a recuperação de falhas, não sendo permitida a mudança de local dos equipamentos instalados nem a tentativa ou ligação de outros equipamentos estranhos aos vários serviços.

6 -Para uma melhor segurança integral de dados, o sistema utiliza servidores com diferentes funcionalidades instalados em vários locais da rede.

7 -O recurso a backup's asseguram a integridade dos dados, através da rede informática, para discos, tapes e CD's de forma pré-definida, calendarizada e registada.

8 -Existe um sistema antivírus implementado, que juntamente com os procedimentos descritos nos n.os 3 e 4 asseguram uma protecção total do sistema. SECÇÃO VI Da gestão de recursos humanos

Artigo 21.º

Normas de funcionamento de processos da gestão de recursos humanos

1 -Na Secção de Recursos Humanos são arquivados os processos dos concursos, existindo para cada funcionário um processo com todos os documentos que levaram à sua admissão e um processo individual com todos os seus dados pessoas entre outros documentos.

2 -O processo do concurso deve incluir:

a)Todo o expediente inerente ao concurso;

b)Actas do júri de selecção.

3 -O processo individual a arquivar por número de funcionário e categoria profissional, deve incluir:

a)Fotocópia do Diário da República onde foi publicado o anúncio;

b)Despacho de nomeação assinado pelo presidente do conselho de administração;

c)Atestado de robustez;

d)Cadastro (resumo do processo individual), o qual deve estar permanentemente actualizado;

e)Curriculum vitae.

4 -O cadastro referido na alínea d) do número anterior deverá incluir, entre outras, as seguintes informações:

a)Nome do funcionário;

b)Morada e telefone;

c)Data de nascimento;

d)Número de conta bancária;

e)Fotografia;

f)Filiação;

g)Naturalidade;

h)Estado civil;

j)Categoria profissional;

k)Vencimento e sua evolução;

l)Data de admissão;

m)Número do bilhete de identidade;

n)Número de contribuinte;

o)Número de beneficiário da segurança social ou Caixa Geral de Aposentações;

p)Folha de assiduidade;

q)Certificados de frequência de cursos de formação profissional;

r)Contrato de trabalho, contrato administrativo de provimento ou termo de posse;

s)Ficha de notação de classificação de serviço.

5 -A admissão é feita através de concurso externo, concurso interno de ingresso e oferta pública de emprego.

6 -Antes da abertura de qualquer concurso de admissão ou oferta pública de emprego deve ser elaborado um despacho e assinado pelo presidente do conselho de administração. O despacho deve, posteriormente, ser enviado à Secção Financeira, para registo do cabimento.

7 -O controlo do horário de trabalho é feito através de cartão magnético ou livro de ponto.

8 -O processamento salarial mensal baseia-se na análise do cartão magnético ou livro de ponto, devendo, portanto, estar devidamente marcado. Na eventualidade do funcionário não ter procedido à sua marcação, deverá comunicar o facto a Secção de Gestão de Pessoal para regularização da situação.

9 -As horas extraordinárias e em dias de descanso semanal, descanso complementar e feriados devem ser previamente autorizadas mediante parecer favorável do presidente do conselho de administração. O seu processamento far-se-á através de impresso próprio.

10 -A cessação das relações de trabalho, quer aconteça por iniciativa do trabalhador ou dos SMA, deverá respeitar todas as normas legais em vigor e ficar devidamente registada no processo individual do trabalhador.

11 -A política de remuneração, é estabelecida de acordo com a legislação em vigor.

12 -A definição das férias deve ser marcada de acordo com os interesses dos SMA e do funcionário com o objectivo de assegurar em todos os casos o regular funcionamento dos serviços. Do resultado dessa marcação, a Secção de Recursos Humanos elaborará o respectivo mapa de férias, até ao final de Abril, e dele dará conhecimento aos respectivos funcionários e agentes, ficando sujeito à aprovação do presidente do concelho de administração.

13 -As ajudas de custo, deslocações e alojamento por parte dos trabalhadores devem ser formalizadas através de impresso próprio previamente justificadas pelo responsável a que respeita o serviço e posteriormente aprovadas pelo director delegado e presidente do conselho de administração, após o que serão enviadas à Secção de Recursos Humanos, sendo pagas de acordo com a legislação em vigor.

14 -As faltas devem ser comunicadas em impresso próprio existente na Secção de Recursos Humanos, tendo em vista a sua justificação. Nos casos em que a junção de meios de prova ou justificação específicos não estejam legalmente previstos, pode superiormente ser exigida a apresentação de meios adequados à prova da ocorrência dos motivos justificativos das faltas.

15 -A Secção dos Recursos Humanos efectuará o processamento das folhas de vencimento na posse de documentos devidamente autorizados e assinados. Esses documentos deverão chegar à Secção de Recursos Humanos até ao dia 8 do próprio mês, caso contrário serão contemplados no mês imediatamente a seguir.

16 -As folhas de vencimento, quer processadas informaticamente, quer processadas manualmente, devem ser devidamente conferidas por um funcionário da Secção de Recursos Humanos, visadas pelo director-delegado, que procede à sua verificação com os documentos que suportam os valores a pagar, e autorizadas pelo presidente do conselho de administração.

17 -A ordem de pagamento relativa a cada folha de vencimento é emitida na Secção Financeira, devendo ser assinada pelo chefe da Divisão Financeira, pelo director-delegado e pelo presidente do conselho de administração.

18 -As folhas de vencimento processadas informaticamente são pagas por transferência bancária através de ofício acompanhado de mapa com a relação dos trabalhadores e respectivos dados bancários a remeter à entidade bancária escolhida.

19 -As folhas de vencimento processadas manualmente, são pagas pela tesouraria.

20 -Mensalmente, deve ser entregue a cada trabalhador um recibo relativo ao vencimento, com a descrição de todos os dados referentes ao mês processado.

21 -A Secção de Recursos Humanos elaborará anualmente, até 31 de Março, o balanço social com base na legislação em vigor.

Artigo 22.º

Formação

1 -Os principais instrumentos utilizados no levantamento das necessidades de formação são os seguintes:

a)Análise do conteúdo funcional dos funcionários;

b)Necessidades de formação expressas pelos funcionários para melhorar o desempenho da sua actividade;

c)Exigências próprias dos SMA e da sua envolvente externa.

2 -Na sequência, o chefe da Divisão Administrativa e Financeira em colaboração com o responsável de cada serviço, elabora um plano de formação, a avaliação da existência de competências internas e disponibilidade para a realização da formação adequada às necessidades identificadas.

3 -O plano de formação preliminar global é então submetido à apreciação do director-delegado e aprovação do presidente do conselho de administração.

4 -Após aprovação, o plano de formação é divulgado aos funcionários pela Secção de Recursos Humanos.

5 -A formação (interna e externa) recebida por cada funcionário é registada sequencialmente no cadastro do funcionário, fazendo parte integrante do processo individual as cópias dos certificados de formação fornecidos pela entidade formadora.

Artigo 23.º

Vestuários e material de protecção

1 -Os funcionários admitidos para os sectores de higiene e limpeza, armazém, viaturas, oficinas e redes de água têm de usar vestuário próprio, o qual é entregue aquando da sua admissão pelo fiel armazém.

2 -Existirão equipamentos distintos para o frio e para o calor. A sua entrega é feita sazonalmente, ou sempre que tal se justifique.

3 -O vestuário será usado única e exclusivamente no desempenho das respectivas funções.

4 -É atribuído um cacifo a cada funcionário para guardar o vestuário e alguns objectos pessoais.

5 -No desempenho da sua função, e sempre que tal se justifique, o funcionário é obrigado a usar material de protecção adequado, fornecido pelo fiel de armazém.

6 -O funcionário é responsável pela sua apresentação do vestuário que lhe é entregue, devendo cuidar para que o mesmo se apresente sempre limpo e asseado. CAPÍTULO III Dos princípios e regras SECÇÃO I Da elaboração do orçamento e das grandes opções do plano

Artigo 24.º

Princípios orçamentais

a)Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento é independente do orçamento da Câmara Municipal;

b)Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c)Princípio da unidade - o orçamento é único;

d)Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, em termos globais;

e)Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser, pelo menos, iguais às despesas correntes;

f)Princípio da especificação - o orçamento descrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g)Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h)Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem dotações de qualquer natureza.

Artigo 25.º

Regras previsionais

a)As importâncias relativas às taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;

b)As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;

c)As importâncias relativas a empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação;

d)As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aqueles cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

e)No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "remunerações de pessoal" devem corresponder à sua tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 26.º

Documentos previsionais

1 -A elaboração, aprovação e execução dos documentos previsionais toma relevância especial, sendo o seu âmbito abrangente a todas as unidades orgânicas dos SMA, em matéria de documentos previsionais, cuja caracterização e forma resume-se no seguinte:

a)As grandes opções do plano;

b)O orçamento.

Artigo 27.º

As grandes opções do plano

Compreende as linhas de desenvolvimento estratégico dos SMA, incluindo o Plano Plurianual de Investimentos e as actividades mais relevantes da gestão da área das competências atribuídas aos mesmos.

Artigo 28.º

Plano Plurianual de Investimentos

1 -O Plano Plurianual de Investimentos inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pelo conselho de administração, explicitando a previsão da respectiva despesa.

2 -A sua caracterização baseia-se nas seguintes especificações:

a)Terá um horizonte móvel de quatro anos, devendo ser reajustado todos os anos;

b)Prevê a elaboração do mapa de execução anual do Plano Plurianual de Investimentos para apoiar o acompanhamento da sua execução;

c)Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o Plano Plurianual de Investimentos em vigor;

d)Só podem ser realizados projectos ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no orçamento respectivo;

e)Na elaboração do Plano Plurianual de Investimentos, em cada ano, devem ser tidos em consideração os ajustamentos resultantes de execuções anteriores.

Artigo 29.º

Orçamento

a)Na sua elaboração deve ter-se em atenção os princípios orçamentais e as regras previsionais em articulação com o Plano Plurianual de Investimentos;

b)É constituído por dois tipos de mapas: mapa resumo das receitas e das despesas desagregado segundo a classificação económica e orgânica (facultativo);

c)Em caso de atraso na aprovação do orçamento manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior;

d)Para ocorrer a despesas não previstas ou insuficientemente dotadas, o orçamento pode ser objecto de revisões e de alterações.

Artigo 30.º

Revisões do orçamento

1 -Há lugar a revisões do orçamento (modificações orçamentais) quando houver aumento global da despesa orçada para recorrer a despesas não previstas, salvo quando se trata de receitas legalmente consignadas, empréstimos, contratos e aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após aprovação do orçamento inicial.

2 -As revisões do orçamento são também modificações orçamentais em que podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas no número anterior:

a)Saldo apurado do exercício económico findo;

b)O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento;

c)Outras receitas que os SMA estejam autorizados a arrecadar.

Artigo 31.º

Alterações ao orçamento

1 -Há lugar a alterações orçamentais (modificações orçamentais) ao longo de cada exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas.

2 -As alterações do orçamento são modificações orçamentais que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações.

3 -As alterações do orçamento podem ainda incluir reforços ou inscrições de dotações de despesa por contrapartida do produto de contratação de empréstimos ou de receitas legalmente consignadas, ou por aplicação de nova tabela de vencimentos públicos após aprovação do orçamento inicial.

Artigo 32.º

Princípios e regras da execução do orçamento

a)As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada:

b)A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c)As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d)As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e)As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f)As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g)As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h)O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i)Os serviços no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos assumidos e não pagos, sempre que não sejam imputável ao credor a razão do não pagamento. SECÇÃO II Da contabilidade patrimonial

Artigo 33.º

Princípios contabilísticos

a)Princípios da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b)Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada;

c)Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d)Princípio da especialização (ou do acréscimo) os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitam;

e)Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f)Princípios da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g)Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h)Princípios da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados. CAPÍTULO IV Da organização contabilística, orçamental e patrimonial e de custos SECÇÃO I Da gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial

Artigo 34.º

Função e competência

A gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial está directamente cometida ao director-delegado em articulação com a Divisão Administrativa e Financeira, de acordo com as funções e competências que lhe foram atribuídas no âmbito das normas de funcionamento e organização dos serviços.

Artigo 35.º

Gestão financeira e orçamental

1 -A gestão financeira em sentido lato engloba a execução do orçamento, os movimentos das contabilidades patrimonial e a tesouraria, de acordo com as deliberações e as decisões tomadas pelo conselho de administração, tendo em conta a sua programação ao longo de cada exercício económico.

2 -A gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial obedece à disposições legais do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais.

Artigo 36.º

Organização do sistema contabilístico

1 -A organização contabilística e patrimonial e respectivo funcionamento, rege-se pelos procedimentos definidos no POCAL, pelas normas previstas no presente Regulamento e pelas disposições definidas no Regulamento de Inventário e Cadastro do Património dos SMA.

2 -O sistema contabilístico corresponde a um conjunto de tarefas e registos através do qual se processam as operações como meio de manter a informação financeira e envolve a identificação, a agregação, a análise, o cálculo, a classificação, o lançamento nas contas, o resumo e o relato das várias operações e acontecimentos.

3 -O sistema contabilístico funciona com base nas seguintes aplicações informáticas:

a)Contabilidade orçamental;

b)Contabilidade geral ou patrimonial;

c)Contabilidade de custos;

d)Gestão de stocks.

4 -O sistema contabilístico assenta fundamentalmente nos seguintes grupos de componentes:

a)O inventário que corresponde a todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do seu património;

b)Os documentos e registos, que assentam na utilização de documentos e livros de escrituração, cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicação se encontram definidos no POCAL;

c)A contabilidade de custos, que assenta no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços, nos termos do POCAL.

5 -Os documentos principais de prestação de contas são os seguintes:

a)O balanço;

b)A demonstração de resultados;

c)Os mapas de execução orçamental;

d)O anexo às demonstrações financeiras;

e)O relatório de gestão.

6 -No desempenho das suas competências os responsáveis dos serviços assegurarão a identificação das responsabilidades funcionais, circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas, tendo em conta o cumprimento da segregação de funções de acordo com as normas legais. SECÇÃO II Disponibilidade

Artigo 37.º

Normas e procedimentos

1 -A importância em numerário existente em caixa, na tesouraria, no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor definido pelo conselho de administração para cada ano económico.

2 -Em caso de reconhecida necessidade, o conselho de administração pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio para ocorrer de despesas correntes de pequenas despesas correntes urgentes e inadiáveis.

3 -Para efeitos de controlo dos fundos de maneio, o conselho de administração deve deliberar, no início de cada exercício económico, que coincide com o início de cada ano civil, sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio estritamente necessários, definindo as normas a que os mesmos devem obedecer, das quais deve constar:

a)Os limites máximos e a designação da unidade orgânica e dos respectivos responsáveis pelo seu movimento;

b)Os fundos de maneio funcionam durante o ano económico e até 31 de Dezembro de cada ano;

c)A efectação dos fundos de maneio, segundo a natureza das despesas, será feita nas correspondentes rubricas da classificação económica, cuja tarefa é de competência da Secção Financeira, sendo emitidas as respectivas ordens de pagamento, para efeitos da sua reconstituição;

d)Os fundos de maneio serão reconstituídos mensalmente contra a entrega dos documentos justificativos das despesas (recibo ou documento equivalente emitido de forma legal), sendo a sua escrituração da responsabilidade do chefe da Divisão Financeira, os quais devem ser assinados pelo respectivo responsável e pelo director-delegado;

e)A reposição dos fundos de maneio será efectuada na tesouraria até 31 de Dezembro de cada ano.

4 -A abertura de contas bancárias tituladas pelos SMA, fica sujeita a prévia deliberação do conselho de administração.

5 -As contas bancárias devem ser tituladas pelos SMA sendo movimentadas em simultâneo pelo tesoureiro ou substituto e pelo presidente do conselho de administração ou pelo vogal com competência delegada.

6 -A emissão de ordens de pagamento, só deve ser feita na posse dos seguintes documentos devidamente conferidos e autorizados:

a)Facturas;

b)Deliberação do conselho de administração;

c)Despachos.

7 -Os pagamentos devem ser efectuados através de numerário, cheque ou transferência bancária, em função do montante a pagar.

8 -Em princípio, só devem ser efectuados pagamentos de baixo valor em numerário. No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo e, na falta deste, é necessário apor a assinatura da entidade, e sempre que possível carimbo, na ordem de pagamento.

9 -A emissão de cheque e os cheques não preenchidos devem estar à guarda de um responsável designado para o efeito, o tesoureiro ou o seu substituto, o qual deverá providenciar no sentido de ficar com uma cópia de cada cheque emitido.

10 -Deve efectuar-se o registo do nome da entidade bancária e o número do cheque, na respectiva ordem de pagamento. Cada cheque deverá ser assinado pelo tesoureiro ou substituto, e pelo presidente do conselho de administração ou vogal com competência delegada, e autenticado através de selo branco. A assinatura de cheques só deve ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento devidamente rubricada pelo chefe da Divisão Financeira, pelo director-delegado e pelo presidente do conselho de administração, que procedem à respectiva conferência do valor e do beneficiário. No acto do pagamento é aposto o carimbo na ordem de pagamento com a designação de pago, sobre o qual é aposto a data e assinatura do tesoureiro.

11 -Os cheques emitidos que tenham sido anulados, devem ser arquivados sequencialmente depois de inutilizadas as assinaturas, no caso dos mesmos terem sido assinados.

12 -Diariamente deve ser efectuada na tesouraria a entrega de todas as importâncias recebidas em dinheiro e ou cheque.

13 -Incumbe a todos os serviços autorizados, a emissão de guias de receita cuja cobrança destina-se aos cofres dos Serviços Municipalizados, bem como as referentes a quaisquer outros fundos destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os seus serviços.

14 -Os serviços emissores de guias de receita são, nomeadamente, os seguintes:

a)Pela Secção de Recursos Humanos - reposições de funcionários e agentes.

b)Pela Secção Financeira - (tesouraria): Juros de depósitos, obrigações e empréstimos; Transferências correntes e de capital; Empréstimos; Reposições abatidas nos pagamentos; Deduções nos pagamentos; Descontos dos vencimentos dos funcionários e agentes; Outras receitas a cargo da secção; Outros fundos por operação de tesouraria a cargo da secção; Venda de imobilizado.

c)Pela Secção de Administração Geral: Taxas e tarifas de água; Prestações de serviço; Ramais de água; Outras receitas a cargo da secção; Outros fundos por operações de tesouraria a cargo da secção.

15 -Cada serviço emissor deverá proceder à elaboração de um mapa resumo diário tendo por base as guias de receitas emitidas e enviar à Secção Financeira.

16 -A tesouraria deverá manter actualizadas as contas correntes das instituições de crédito tituladas pelos SMA.

17 -As reconciliações bancárias devem ser feitas mensalmente e confrontadas com os registos da contabilidade, por um funcionário a designar pelo director-delegado, que não tenha acesso às respectivas contas correntes. Depois de elaboradas devem ser visadas pelo director-delegado.

18 -Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, devem ser averiguadas e prontamente regularizadas sempre que se justifique, através de despacho do presidente do conselho de administração.

19 -Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se ao respectivo cancelamento junto das instituições bancárias, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

20 -Os serviços autorizados a efectuar cobranças, devem debitar ao tesoureiro as guias de receita que não foram pagas durante o período normal, para cobrança virtual.

21 -Depois de efectuado o débito, se dentro do prazo de seis meses a cobrança não for efectuada, a tesouraria envia para o Sector de Execuções Fiscais da Câmara Municipal de Mirandela, através de uma certidão de dívida, por cada documento não cobrado, juntamente com uma relação dos devedores remissos, em que são registados todos os débitos não pagos naquele período. Se a cobrança for efectuada dentro dos seis meses, serão cobrados juros de mora.

22 -O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado na presença daquele, ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários designados pelo director-delegado, nas seguintes situações:

a)Trimestralmente e sem aviso prévio;

b)No encerramento das contas de cada exercício económico;

c)Aquando da exoneração do conselho de administração e até nova nomeação;

d)Quando for substituído o tesoureiro.

23 -São lavrados termos de contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do conselho de administração, pelo director-delegado e pelo tesoureiro, na nomeação e exoneração do conselho de administração.

24 -No caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem serão também assinados pelo tesoureiro cessante.

25 -Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento serão obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que os SMA são titulares.

26 -O tesoureiro responde directamente perante o conselho de administração pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

27 -O tesoureiro não é responsável por factos apurados que não lhe são imputados, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

28 -Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, compete ao presidente do conselho de administração, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele, todos os elementos necessários para o exercício das suas funções. SECÇÃO III Das contas de terceiros

Artigo 38.º

Normas e procedimentos

1 -As compras são efectuadas pelo Serviço de Compras, Património, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos de concurso e de contratos.

2 -O processo de compra inicia-se no Serviço de Compras, Património, com base nos pedidos efectuados através de requisição interna ou informação emitidas nos serviços requisitantes, nas quais são considerados os seguintes procedimentos:

a)O responsável pelos serviços requisitantes emitirá o parecer prévio acerca da necessidade de se proceder à aquisição dos bens ou serviços;

b)A requisição interna ou a informação devem ser emitidas em dois exemplares, sendo um entregue no Serviço de Compras, Património e outro para arquivo nos serviços requisitantes;

c)A requisição interna, na posse do Serviço de Compras, Património, é enviada à Secção Financeira para que esta informe, no mesmo documento, da existência ou não, de dotação orçamental, indicando a respectiva rubrica;

d)O Serviço de Compras, Património verifica se o processo de aquisição está ou não sujeito a concurso ou simples consulta.

3 -O Serviço de Compras, Património e Seguros adoptará o procedimento administrativo adequado, para a aquisição de bens ou serviços, o qual será aprovado por despacho ou por deliberação do conselho de administração, com base no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, referente ao Regime Jurídico de Despesas Públicas e da Contratação Pública, relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços, tendo por base:

a)Concurso público;

b)Concurso limitado por prévia qualificação;

c)Por negociação com publicação prévia de anúncio;

d)Por negociação sem publicação prévia de anúncio;

e)Concurso limitado sem apresentação de candidaturas;

f)Com consulta prévia;

g)Ajuste directo.

4 -Em conformidade com cada uma das opções, será iniciado o processo nos termos legais, aplicando os procedimentos previstos no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho.

5 -Após selecção do fornecedor ao Serviço de Compras, Património procede à emissão de uma requisição externa.

6 -Nos casos de urgência comprovada será emitida uma requisição provisória, devendo, logo que possível, ser emitida a requisição externa definitiva.

7 -A requisição externa deve mencionar as quantidades e todas as especificações dos artigos a adquirir, preço unitário, descontos entre outros elementos igualmente importantes.

8 -A requisição externa deve ser assinada pelo responsável do Serviço de Compras, Património, pelo chefe da Secção Financeira, ou seu substituto com competências delegadas, e pelo director-delegado. Este documento deve ser emitido em quadriplicado, sendo: O original (via branca) destina-se ao fornecedor; O duplicado (via amarela) destina-se ao armazém; O triplicado (via rosa) para a Secção Financeira a fim de permitir a conferência da guia de remessa e respectiva factura do fornecedor e com a guia de entrada quando se trate de existências; O quadriplicado (via branca) para a Secção Financeira para arquivo (anexada ao próprio livro de requisições). Este permite a consulta, pois contém toda a informação relativa àquele fornecimento.

9 -O Serviço de Compras, Património e Seguros dará conhecimento ao armazém ou economato da realização das compras, através do envio de cópia da requisição externa.

10 -A conferência física (quantitativa) dos bens recebidas deve ser efectuada de imediato por um funcionário designado para o efeito (fiel de armazém, responsável do economato ou responsável pela obra). Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e na requisição externa, o responsável pela recepção assinará o destacável daquele documento. Deve ressalvar o facto de, posteriormente, se proceder ao controlo de qualidade e só então se proceder à recepção qualitativa. Para tal deve-se apor na cópia da guia de remessa para o fornecedor o carimbo mencionando "recepção de materiais sujeita a posterior conferência e verificação", assinatura e data.

11 -Os documentos indispensáveis à conferência da factura e que devem ser arquivados com ela são:

a)O triplicado (via rosa) da requisição externa;

b)O original da factura do fornecedor;

c)A guia de remessa;

d)A guia de entrada, quando se trate de existências (esta arquivada na gestão de stocks).

12 -Na Secção Financeira, procede-se à conferência das facturas com a guia de remessa, requisição externa e com a guia de entrada quando se trate de existências, devendo a factura apresentar prova de que foi propriamente conferida através da menção "conferida", após o que se procederá à emissão da respectiva ordem de pagamento.

13 -Caso se tratem de facturas relativas a obras incluídas no PPI dos SMA, os procedimentos são os seguintes:

a)A factura é visada pela Divisão Técnica de Água, apondo a expressão "Está conforme o auto de medição n.º ...", assinatura e data;

b)A conferência da factura é efectuada na Secção Financeira com o contrato ou com a proposta, conforme o valor da empreitada;

c)São enviadas cópias das facturas, devidamente autenticadas, à CMM, na quantidade exigida. Se se tratarem de obras incluídas em candidaturas aos quadros comunitários de apoio, é a CMM que as remete às entidades competentes.

14 -A Secção Financeira deve classificar contabilisticamente a factura com indicação dos códigos da conta ou contas a movimentar e do código da conta do fornecedor, através do preenchimento de impresso próprio.

15 -Após estes procedimentos, são enviadas cópias dos documentos ao Serviço de Compras, Património, caso se trate de imobilizado.

16 -No caso de facturas recebidas com mais de uma via é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo com a menção "Duplicado".

17 -A conferência da factura para fins de liquidação e posterior pagamento engloba os seguintes aspectos:

a)A verificação dos artigos e quantidades na factura com a guia de remessa, requisição externa e com a guia de entrada quando se trate de existências;

b)A verificação dos cálculos, com somas, multiplicações, descontos e outros;

c)A verificação das despesas adicionais de compra, como fretes, seguros, instalação, montagem e outras;

d)A verificação das condições acordadas para pagamentos, preços e quantidades.

18 -Serão objecto de investigação todas as requisições externas e guias de remessa que não estejam conciliáveis.

19 -Serão examinadas as facturas dos fornecedores que não estejam de acordo com a restante documentação.

20 -Existirá controlo apropriado pela Secção Financeira sobre:

a)Mercadorias recebidas e não facturas;

b)Mercadorias em trânsito;

c)Entregas parciais dos fornecedores;

d)Descontos obtidos;

e)Devoluções a fornecedores.

21 -Semestralmente, deve ser efectuada a reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas dos SMA, por um funcionário designado pela Secção Financeira.

22 -Serão efectuadas, semestralmente, reconciliações na conta corrente de devedores e credores, pela Secção Financeira.

23 -Serão efectuadas, semestralmente, reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos", pela Secção Financeira.

24 -Serão efectuadas, semestralmente, reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, controlando-se o cálculo dos respectivos juros, pela Secção Financeira.

25 -É emitido e controlado mensalmente o balancete de fornecedores. SECÇÃO IV Das existências

Artigo 39.º

Normas e procedimentos gerais

1 -Os métodos e procedimentos de controlo das existências devem permitir que:

a)A cada local de armazenagem de existências, será nomeado pelo conselho de administração, sob proposta do chefe da Divisão Administrativa e Financeira, ou na sua falta o dirigente com competência delegada, um responsável pelos bens aí depositados;

b)O armazém apenas faz entregas mediante apresentação de requisições ao armazém devidamente autorizadas;

c)Aquando da entrada em armazém de existências é preenchida a guia de entrada;

d)As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no respectivo armazém;

e)Os registos das existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;

f)As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se rapidamente às regularizações necessárias e ao pagamento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 40.º

Critérios de valorimetria das existências

1 -As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção.

2 -Se o custo de aquisição ou o custo de produção for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.

3 -Quando, na data do balanço, haja obsolescência, deteriorização física, parcial, quebra de preços, bem como outros factores análogos, deverá ser utilizado o critério referido no número anterior.

4 -Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critério mais adequado, pelo valor realizável líquido.

5 -Será criada, sempre que tal seja devidamente justificado nas situações previstas nos n.os 2 e 3, a provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que o originaram.

6 -O método de custeio das saídas de armazém a adoptar o do custo médio ponderado. SECÇÃO V Do armazém e economato

Artigo 41.º

Normas de recepção quantitativa e qualitativa e entrada em armazém ou do economato

1 -A unidade orgânica responsável pela recepção e fornecimento de materiais é o armazém.

2 -Na recepção quantitativa e qualitativa das existências e entrada em armazém ou do economato, são adoptados os procedimentos mencionados nos números seguintes.

3 -Logo que os bens requisitados chegam à entidade receptora, o responsável pela recepção tem de pedir ao transportador a guia de remessa, procedendo, ou mandando proceder, de imediato à contagem, pesagem ou medição dos bens recebidos.

4 -Aquando da recepção, os seus responsáveis devem verificar se o material possui requisição externa ou provisória, sendo que, em caso negativo deverão de imediato informar o responsável pelo Serviço de Compras, Património, o qual comunicará se foi autorizada a aquisição dos materiais.

5 -Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e na requisição externa, o responsável pela recepção assinará o destacável daquele documento, apondo a menção "Recebido".

6 -Deve ressalvar o facto de, posteriormente, se proceder ao controlo de qualidade e só então se proceder à recepção qualitativa. Para tal deve-se apor na cópia da guia de remessa para o fornecedor o carimbo mencionando recepção de materiais sujeita a posterior conferência e verificação, assinatura e data.

7 -Posteriormente deve apor-se na cópia da guia de remessa a menção da expressão "Conferido" (a qual já está datada e assinada e com a menção "Recebido".

8 -Nos casos que não exista coincidência com o encomendado, quer quantitativamente e ou qualitativamente, deverá o responsável pela sua recepção informar de imediato tal ocorrência o responsável pelo Serviço de Compras, Património, o qual comunicará o procedimento a ser adoptado.

9 -Deve emitir-se uma guia de entrada quando se tratar da recepção de existência, a qual conterá os seguintes elementos:

a)Número, sequência e data de entrada;

b)Nome do fornecedor ou obra;

c)Número e data da requisição externa;

d)Número e data da guia de remessa;

e)Número e data da factura (se existir nessa altura);

f)Código informático, designação e unidades de movimentação do material;

g)Quantidade de entrada e ou devolvida;

h)Visto e data de armazém.

10 -As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.

11 -A guia de entrada deve ser emitida em duplicado, sendo o original arquivado no Sector de Gestão de Stocks e o duplicado arquivado no armazém.

12 -A entrada dos bens é feita no sector designado para o efeito, obrigatoriamente distinto do Serviço de Compras, Património.

Artigo 42.º

Normas de saída de armazém ou economato

1 -As requisições ao armazém são dirigidas apenas a dois sectores - armazém ou economato, conforme a natureza do material solicitado.

2 -Materiais e serviços que devem ser requisitados ao armazém:

a)Materiais de construção;

b)Peças e ferramentas;

c)Combustíveis e lubrificantes;

d)Fardamentos e material de protecção;

e)Os restantes materiais que não se enquadrem no número seguinte.

3 -Materiais e serviços que devem ser requisitados ao Sector de Economato:

a)Mobiliário e equipamento de escritório e informática;

b)Equipamento de som;

c)Artigos de expediente;

d)Obras literárias, técnicas e cientificas;

e)Material de fotografia, tipografia e fotocópia;

f)Material específico de desenho e topografia;

g)Material para recepções;

h)Material de decoração;

j)Material de representação;

k)Outros materiais que se enquadrem no domínio de material de escritório.

Artigo 43.º

Requisições internas e informações e saídas de armazém e do economato

1 -As requisições internas e informações deverão ser emitidas sempre que os serviços utilizadores beneficiários careçam de bens ou serviços que tenham que ser objecto de aquisição, as quais serão entregues ao Serviço de Compras, Património e devem conter os seguintes elementos:

a)Número e data da requisição ao armazém;

b)Designação da divisão e serviço requisitantes;

c)Identificação ao funcionário do serviço requisitante;

d)Local de entrega;

e)Data limite de entrega;

f)Número do projecto/acção;

g)Código informático, designação e unidade de movimentação do material;

h)Quantidade requisitada;

j)Preço unitário e preço total;

k)Assinatura do funcionário do serviço requisitante;

l)Parecer do chefe responsável pela divisão requisitante;

m)Cabimento de verba a emitir pela Divisão Financeira;

n)Despacho do director-delegado;

o)Visto e data confirmando a quantidade saída por requisição ao armazém, pelo fiel de armazém e funcionário do serviço requisitante.

2 -A requisição de materiais já existentes em armazém ou economato será efectuada através de requisição de materiais directamente ao armazém ou ao economato, respectivamente, e da qual constarão os seguintes elementos:

a)Número e data da requisição;

b)Designação da divisão e serviço requisitante;

c)Identificação do funcionário do serviço requisitante;

d)Local de entrega;

e)Data limite de entrega;

f)Número do projecto/acção;

g)Designação da obra ou viatura (marca, matrícula e quilómetros);

h)Código informático, designação e unidade de movimentação do material;

j)Quantidade entregue;

k)Preço unitário e preço total;

l)Assinatura do fiel de armazém e do funcionário do serviço requisitante;

m)Visto e data confirmando a quantidade saída por requisição ao armazém ou economato.

3 -Para efeito de acompanhamento e controlo das rubricas do Plano Plurianual de Investimentos deverá o serviço utilizar indicar neste documento gerador de despesas, o correspondente projecto constante daquele plano.

4 -As requisições de materiais ao armazém e ao economato são emitidas em duplicado, sendo o original destinado ao armazém ou economato e o duplicado para o serviço requisitante.

5 -As requisições de materiais ao armazém destinadas à instalação de contadores de água seguem os mesmos procedimentos das requisições de materiais ao armazém.

6 -Os materiais saídos de armazém destinam-se a ser usados e aplicados pelos serviços operacionais dos SMAS em obras por administração directa. A requisição de material em armazém servirá para controlo de custos das obras, a registar na folha de obra.

7 -A folha de obra permite a compilação dos custos de obra, a qual será elaborada na Secção Financeira por um funcionário a designar pelo respectivo chefe e conterá os seguintes elementos:

a)Número do projecto/acção;

b)Designação;

c)Nome da divisão/sector;

d)Nome do responsável pela obra;

e)Local e freguesia;

f)Data e início e conclusão;

g)Número mecanográfico e nome do(s) operário(s);

h)Mês de execução;

j)Data e número da(s) requisição(ões) ao armazém que deu origem à saída de materiais para a obra;

k)Designação do material aplicado na obra, quantidade, preço unitário e preço total;

l)Custo total da obra.

Artigo 44.º

Movimentação e controlo dos materiais em armazém e no economato

1 -Após terem sido conferidos os materiais, quantitativamente e qualitativamente, e codificados, tem que se proceder à sua acomodação em local apropriado, tanto quanto possível ordenado, referenciado e devidamente protegido.

2 -De acordo com as funções e competências definidas nas normas de funcionamento e organização dos SMA, ao armazém e ao economato compete, designadamente:

a)Zelo pelo cumprimento dos procedimentos administrativos nos termos da legislação em vigor;

b)Proceder à recepção e conferência dos materiais adquiridos;

c)Proceder à arrumação e assegurar a conservação e segurança dos materiais armazenados;

d)Proceder à entrega dos materiais e necessários registados e controlo de movimento de entrada e saída de materiais em armazém e economato;

e)Efectuar periodicamente contagens para inventário físico.

3 -Existem medidas adequadas de precaução contra roubo, só tendo acesso aos materiais pessoas devidamente autorizadas.

4 -A estrutura física dos armazéns deverá facilitar a localização e circulação de materiais.

Artigo 45.º

Controlo e inventariação dos stocks

1 -Nos locais de armazenagem existe um responsável devidamente nomeado para o efeito.

2 -As fichas de stocks (ficheiro de artigos da aplicação informática - sistema de gestão de stocks) são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes nos locais de armazenagem.

3 -Os registos nas fichas de stocks são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedem ao manuseamento físico dos stocks.

4 -Os stocks são periodicamente sujeitos a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao agrupamento de responsabilidades quando for caso disso (desvios).

5 -A apurarem-se desvios nos stocks, é preenchida a ficha de acerto de stocks, devidamente justificada, a qual contém os seguintes elementos:

a)Número e data da ficha de acerto de stocks;

b)Código informático, designação e unidade de movimentação de material inventário;

c)Quantidade em stock, na aplicação informática e inventariação;

d)Quantidade a regularizar (+/-) na ficha de stock;

e)Stock final;

f)Preço unitário;

g)Justificação dos desvios;

h)Assinatura do funcionário e do responsável do armazém.

6 -Periodicamente são analisadas em stock, por forma a serem avaliados quais os stocks próximos ou em ruptura, para que seja efectuada atempadamente a sua aquisição, tal como possibilitar a detecção de materiais de fraca rotação e ou obsoletos, numa perspectiva de gestão eficiente de stocks.

Artigo 46.º

Normas para a elaboração de contagens físicas de stocks

1 -Para elaboração das contagens físicas dos stocks, devem adoptar-se os seguintes procedimentos:

a)Reunião preliminar de esclarecimentos sobre contagem;

b)Stocks a serem contados;

c)Os itens a serem inventariados;

d)Formação de equipas de contagem;

e)Procedimento de contagem;

f)Supervisão adequada;

g)Registo das contagens;

h)Procedimentos após contagem,

2 -Procede-se a um exame cuidadoso das diferenças detectadas entre os resultados provenientes das contagens e os respectivos registos.

3 -Os ajustamentos daí resultantes são aprovados pelo director-delegado, ou seu substituto com competências delegadas. SECÇÃO VI Das viaturas e equipamentos

Artigo 47.º

Das viaturas

1 -Ao Sector de Máquinas e Transportes, caberá a manutenção, reparação, limpeza, programação de utilização, disponibilização das viaturas em funções dos SMA.

2 -O uso das viaturas, por parte dos serviços utilizadores, deverá ser atempadamente solicitado ao responsável pelo Sector de Máquinas e Transportes, através do preenchimento da requisição de viaturas.

3 -Após a utilização das viaturas, os serviços utilizadores deverão preencher a ficha de utilização de viaturas, a entregar naquele sector.

4 -Os serviços utilizadores devem zelar pela conservação e boas condições das viaturas que lhes são entregues, devendo, inclusive, em caso de anomalias, comunicá-las de imediato ao Sector de Máquinas e Transporte.

5 -Em caso de sinistro, deverá o funcionário comunicar a ocorrência ao seu superior hierárquico, bem como ao responsável pelo Sector de Máquinas e Transportes, para apuramento de responsabilidades.

Artigo 48.º

Dos equipamentos

1 -A utilização de equipamentos afectos a outros serviços, secções ou sectores, dependerá da autorização prévia do responsável daqueles.

2 -Os utilizadores dos equipamentos afectos aos SMA deverão zelar pela sua manutenção e conservação em boas condições.

Artigo 49.º

Reparação e manutenção de equipamentos e viaturas

1 -Para reparação e manutenção de equipamentos e viaturas, quando efectuadas no exterior, o serviço utilizador ou o Sector de Máquinas e Transportes deve obedecer aos seguintes procedimentos:

a)Emissão de requisição, ou informação ao Serviço de Compras, Património;

b)No caso excepcional de recurso a um único fornecedor, o serviço justificará a escolha efectuada bem como a necessidade e ou urgência da intervenção;

c)Em caso de comprovada urgência se apenas existir uma estimativa do valor global da despesa, o Serviço de Compras, Património indica para seguimento do processo, um número de requisição provisória que só se formalizará após dispor do valor real, com emissão da requisição externa;

d)Ao serviço utilizador cumpre assegurar o acompanhamento do trabalho exterior em coordenação directa com o sector de máquinas e transportes e com o Serviço de Compras, Património;

e)As aquisições de peças ou artigos a incorporar em reparações devem seguir os procedimentos indicados nos artigos anteriores. SECÇÃO VII Do imobilizado

Artigo 50.º

Normas e procedimentos gerais

1 -Compete ao Serviço de Compras, Património a gestão administrativa dos bens móveis e imóveis afectos à actividade dos SMA.

2 -Compete à Secção Financeira, a gestão financeira do imobilizado corpóreo, incorpóreo e investimentos financeiros.

3 -Os métodos e procedimentos de controlo do imobilizado definidos no Regulamento de Inventário e Cadastro do Património dos SMA, permitem, designadamente, assegurar que:

a)As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas para os bens móveis e imóveis dos SMA;

b)As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberação do conselho de administração, através de requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contrato ou escritura de contrato, elaborados pelo oficial público do município ou pelo notário privativo do município, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos e aquisições de bens imóveis, respectivamente;

c)A realização de reconciliações entre os registos das fichas (aplicação informática do património de bens móveis e imóveis) e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e amortizações e reintegrações acumuladas;

d)Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, se confira os registos, procedendo-se prontamente às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 51.º

Critérios de valorimetria do imobilizado

Os critérios de valorimetria das imobilizações são os definidos no POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, em articulação com as instruções regulamentadoras do cadastro e inventário dos bens do Estado (CIBE) e respectivo classificador geral, de acordo com a Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril.

Artigo 52.º

Normas e procedimentos específicos referentes ao imobilizado corpóreo

1 -Dados os grandes valores que o imobilizado representa, todas as decisões sobre ele devem ser tomadas ao mais alto nível, isto é, pelo conselho de administração, no âmbito das suas competências.

2 -A política sobre imobilizações deve ser cuidada e meticulosamente decidida pelo conselho de administração, no âmbito das suas competências.

3 -No que se refere às aquisições de imobilizado corpóreo, devem ser observadas todas as regras já equacionadas quanto à aquisição de existências, mas somente no que se lhe aplicar.

4 -Para que seja verdadeiramente eficaz o controlo contabilístico e o controlo interno do imobilizado corpóreo, deverá ter-se em consideração essencialmente as seguintes normas:

a)As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do conselho de administração, através de requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contrato ou escritura de contrato, elaborados pelo oficial público do município ou pelo notário privativo do município, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos de bens móveis e de aquisição de serviços, bem como de aquisição de bens imóveis;

b)Procedimento contabilísticas a levar a efeito no que se refere a imobilizações construídas pelos próprios SMA;

c)Classificação contabilística das facturas de fornecedores;

d)Fornecimento de cópias das facturas de fornecedores ou da fotocópia das facturas no caso de não haver cópia destinada a este arquivo, com a classificação contabilística ao Serviço de Compras, Património;

e)Arquivo adequado das cópias das facturas de fornecedores ou da fotocópia das facturas;

f)Definição da política de amortizações e reintegrações a seguir;

g)Acções a tomar no que se refere aos bens totalmente amortizados e que continuem em estado de funcionamento;

h)Normas contabilísticas a seguir no que se refere ao abate de bens;

j)Existência de fichas de imobilizado devidamente actualizadas e a todo o momento conciliadas com os registos contabilísticos;

k)Regras a observar quanto à contagem física dos bens e sua comparação com as fichas de imobilizado com o intuito de, caso existam divergências, se apurarem responsabilidade, e se regularizarem aquelas;

l)Verificação dos totais das fichas de imobilizado com os totais das contas, existentes na contabilidade, no que se refere a custos de aquisição e amortizações acumuladas;

m)Definição de adequada política de cobertura de seguros.

5 -Relativamente aos itens acima mencionados, alguns pela sua complexidade merecem destaque:

a)Na aquisição, há que ter em atenção o aspecto de durabilidade e materialidade do bem;

b)No que diz respeito à durabilidade, os bens de imobilizado corpóreo devem ter uma vida útil superior a um ano, caso contrário deverá ser contabilizado como custo do exercício;

c)Quanto à materialidade, deve ter-se em atenção que só se deve imobilizar bens materialmente significativos, pois, ao imobilizarmos um bem é sinal que o pretendemos controlar e este controlo tem custos efectivos com a sua manutenção;

d)Serão amortizados no ano de aquisição ou produção, os bens sujeitos a depreciação em mais de um ano económico cujos valores unitários não ultrapassem em 80% do índice 100 da escala salarial das carreiras do regime geral do sistema remuneratório da função pública, reportando ao ano de aquisição (n.º 1 do artigo 34.º do CIBE).

6 -No seguro deve ser indicado quais os riscos a incluir na apólice, identificação da seguradora, montante de capital a segurar e esquema de actualização desse mesmo capital.

7 -Nos restantes itens deve observar-se o seguinte:

a)Legislação aplicável, nomeadamente normas e directrizes contabilísticas e POCAL;

b)Decreto Regulamentar n.º 2/90, bem como as suas actualizações, no que se refere às amortizações;

c)Orientações contidas no CIBE.

Artigo 53.º

Normas e procedimentos específicos referentes ao imobilizado incorpóreo

Tudo o que ficou acima escrito sobre imobilizado, aplica-se ao imobilizado incorpóreo, com as necessárias adaptações.

Artigo 54.º

Normas e procedimentos específicos referentes aos investimentos financeiros

1 -Nesta área, além de ser necessário observar tudo o que se disse quanto ao imobilizado corpóreo, aqui aplicável, deve atender-se ao seguinte:

a)Existência de autorização, por parte do conselho de administração;

b)Definição das políticas de valorimetria a observar relativamente a esta matéria, nomeadamente as definidas no POCAL.

2 -Nos investimentos financeiros, representados por títulos, se estiverem à guarda dos SMA:

a)Deve constar a indicação do responsável pela sua guarda, com especial indicação de o mesmo não ter acesso aos registos contabilísticos desses títulos;

b)Devem ser feitas, de surpresa, contagens físicas dos títulos por um responsável alheio ao processo contabilístico e posterior confrontação com os registos contabilísticos dos mesmos títulos;

c)Deve existir um local seguro e apropriado para a guarda desses bens;

d)Deve ser criado um arquivo especial para todos os documentos relacionados com estes bens.

3 -No que se refere a investimentos financeiros em bens imóveis, vale tudo o que se disse sobre imobilizado corpóreo. SECÇÃO VIII Da contabilidade de custos

Artigo 55.º

Funções principais

1 -A contabilidade de custos é obrigatória no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços.

2 -O custo das funções, dos bens e dos serviços deve corresponder aos respectivos custos directos e indirectos relacionados com a produção, distribuição, administração geral e financeira.

3 -As grandes funções consideradas no POCAL são designadas por:

a)Funções gerais;

b)Funções sociais;

c)Funções económicas;

d)Outras funções.

4 -Os SMAS utilizarão no seu sistema de custos a classificação funcional prevista no POCAL, escolhendo as actividades que possam ser adaptadas à realidade.

Artigo 56.º

Imputação de custos indirectos

1 -A imputação de custos indirectos efectua-se, após apuramento dos custos directos por função, através de coeficientes.

2 -O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada função corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos no total dos custos directos apurados em todas as funções.

3 -O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada bem ou serviço correspondente à percentagem total dos respectivos custos directos no total dos custos directos da função em que se enquadram.

4 -Os custos indirectos de cada função resultam da aplicação do respectivo coeficiente de imputação ao montante total de custos indirectos apurados.

5 -Os custos indirectos de cada bem ou serviço obtêm-se aplicando ao montante do custo indirecto da função em que o bem ou serviço se enquadra o correspondente coeficiente de imputação de custos indirectos.

6 -O custo de cada função, bem ou serviço apura-se adicionando aos respectivos custos indirectos calculados de acordo com o definido no n.º 4 do presente artigo.

7 -Os documentos de contabilidade de custos, cujo conteúdo mínimo obrigatório consta do POCAL, podem consubstanciar-se nas seguintes fichas:

a)Materiais;

b)Cálculo do custo/hora da mão-de-obra;

c)Mão-de-obra,

d)Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas;

e)Máquinas e viaturas;

f)Apuramento dos custos indirectos;

g)Apuramento de custos de bem ou serviço;

h)Apuramento de custos directos da função;

8 -As designações das fichas mencionadas nas alíneas do número anterior, devem estar em conformidade com o sistema contabilístico adoptado pelos SMA, nos termos do POCAL. CAPÍTULO V Da responsabilidade funcional

Artigo 57.º

Violação de regras

A violação de regras estabelecidas no presente Regulamento, sempre que tenham como cominação uma infracção disciplinar, dará lugar à instauração do procedimento adequado nos termos previstos do Estatuto Disciplinar dos Funcionários e Agentes da Administração Central, Regional e Local (Decreto-Lei n.º 24/84, de 16 de Janeiro).

CAPÍTULO VI

Das disposições finais e transitórias

Artigo 58.º

Disposições finais

1 -Em regra geral, para tudo o que for omisso neste Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicáveis às autarquias locais e seus Serviços Municipalizados.

2 -Nos casos em se verifiquem dúvidas na interpretação do presente Regulamento, compete ao conselho de administração a resolução dos mesmos.

Artigo 59.º

Remessa de cópias do presente Regulamento

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 60.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor a partir de 1 de Janeiro de 2004, nos termos do disposto no Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a nova redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro.