AvisoSem vigência

Aviso n.º 9424/2004 (2.ª série) - AP

Artigo 1.º

Âmbito

O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do arquivo municipal de Vila Nova de Cerveira, serviço da Câmara Municipal com atribuições na área da gestão do arquivo da autarquia e de outros acervos documentais de âmbito concelhio.

Artigo 2.º

Dependência hierárquica

1 -O arquivo municipal de Vila Nova de Cerveira, adiante designado por ARQ, encontra-se na dependência directa do presidente da Câmara Municipal, através da Divisão Sócio-Cultural e Desportiva.

2 -No plano administrativo, a Divisão Sócio-Cultural e Desportiva é responsável pela realização de todas as acções e tarefas que competem ao ARQ.

Artigo 3.º

Competências e atribuições

a)Superintender o arquivo geral do município e propor a adopção de planos adequados de arquivo;

b)Coordenar a actividade interna da unidade orgânica que a ele se encontra adstrito;

c)Arquivar, depois de classificados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços;

d)Assegurar a publicação, afixação ou circulação de avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço respeitantes à divisão;

e)Registar e arquivar editais e anúncios, posturas e regulamentos, ordens de serviço, requerimentos, correspondência e demais documentos;

f)Promover a encadernação do Diário da República, bem como o seu correcto acondicionamento, ordenação e comunicação;

g)Assegurar o tratamento de elementos bibliográficos e de informação técnica e científica relativos a matérias de interesse para a administração local;

h)Zelar pela conservação dos espécimes documentais;

i)Não permitir a saída de qualquer livro ou documento sem requisição, datada e assinada pelo responsável do respectivo serviço;

j)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos;

k)Gerir na sua integridade os arquivos dos diferentes órgãos e serviços da Câmara Municipal, independentemente da idade ou fase, forma e suporte material dos documentos que os compõem;

l)Recolher e tratar tecnicamente os arquivos e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do concelho de Vila Nova de Cerveira com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito;

m)Conceder apoio técnico-arquivístico àquelas entidades, a sua solicitação, nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão documental, preservação e acesso aos seus arquivos;

n)Facultar aos utilizadores certidões e cópias dos documentos de arquivo à sua guarda, salvo quando estiver em causa quaisquer limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou a sua preservação, devendo, neste último caso, ser facultada a consulta, na medida do possível, de uma reprodução das espécies acauteladas;

o)Fomentar o conhecimento dos acervos documentais, quer dos arquivos próprios quer dos existentes no concelho, através do seu recenseamento e da elaboração dos respectivos guias, inventários e catálogos;

p)Divulgar o património documental e recursos informativos do concelho, mediante a promoção de iniciativas culturais de natureza diversa;

q)Executar tudo o mais que se encontrar relacionado com este serviço e for superiormente determinado. CAPÍTULO II Do ingresso dos documentos no arquivo municipal

Artigo 4.º

Transferências e recepção de documentos

Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os serviços camarários devem promover o envio da respectiva documentação para o arquivo municipal, onde será instalada no depósito de arquivo intermédio, com vista à adequada avaliação documental.

Artigo 5.º

Calendarização das remessas

A remessa da documentação será feita de harmonia com um calendário estabelecido entre os responsáveis de cada serviço produtor e o do arquivo, competindo a este a coordenação de todas as operações envolvidas neste processo.

Artigo 6.º

Procedimentos

a)Os documentos serão enviados nos respectivos suportes originais devidamente acomodados e identificados;

b)Devem ser acondicionados os documentos em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;

c)Devem de igual modo encontrar-se organizados, classificados e ordenados;

d)A conferência da guia respectiva terá de ser obrigatoriamente efectuada pelos responsáveis de ambos os serviços;

e)Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado da paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço;

f)Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contêm e os anos a que se reporta;

g)No caso dos processos de obras, deverá ser indicado o número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;

h)Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.;

i)A documentação transferida deve ser sempre acompanhada dos respectivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, obrigatoriamente relacionados na guia.

Artigo 7.º

Formalidades

A documentação enviada ao ARQ deve ser sempre acompanhada da respectiva guia de remessa segundo modelo adoptado internamente (anexo I).

Artigo 8.º

Guia de remessa

a)A guia de remessa, feita em triplicado, será visada pelo dirigente ou funcionário por ele nomeado para o envio da documentação e pelo técnico superior de arquivo responsável pelo ARQ.

b)O original será arquivado pelo ARQ, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem.

c)O duplicado será devolvido aos serviços de origem após ter sido conferido e completado com as referências topográficas do arquivo e mais informação que se repute pertinente.

d)O triplicado será usado provisoriamente pelo arquivo como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após elaboração do competente catálogo.

e)A documentação transferida deve ser acompanhada, sempre que possível, dos respectivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência.

Artigo 9.º

Recolha de outros documentos e arquivos do concelho

1 -Podem dar entrada no ARQ, quer a título definitivo quer a título de depósito, documentos de outros organismos, pessoas ou serviços, à excepção daqueles que por lei devam ser incorporados no Arquivo Distrital de Viana do Castelo.

2 -A aquisição referida no número anterior far-se-á de acordo com o disposto nas alíneas a) e b) do artigo 6.º e artigo 8.º do presente Regulamento, com as devidas adaptações e de acordo com o contrato consubstanciado no anexo II.

3 -As despesas com o transporte da documentação e com o seu acondicionamento constituirão encargo da Câmara Municipal.

4 -A documentação confiada à tutela do ARQ deve ser sempre acompanhada da correspondente guia de remessa, feita em duplicado.

5 -O ARQ fica obrigado a conservar e a tratar os documentos confiados à sua custódia, facultando-os, se para tal estiver autorizado pelos seus proprietários e em conformidade com a lei, à consulta dos utentes. CAPÍTULO III Da organização e avaliação documental

Artigo 10.º

Classificação e descrição

a)Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema descentralizado de arquivos em vigor na Câmara Municipal e sobre as propostas de adopção dos planos de classificação de arquivo que lhe vierem a ser apresentados pelos diferentes serviços;

b)Coordenar as operações envolvidas nas remessas da documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos concelhios;

c)Organizar e ordenar todos os livros, processos e mais documentos entregues pelos vários serviços do município, para os quais a lei determina a conservação temporária ou definitiva;

d)Sujeitar os documentos remetidos pelos diferentes serviços camarários para arquivo a todas as operações necessárias à sua correcta descrição;

e)Evitar a proliferação nos serviços de duplicados e minutas que dificultem as tarefas do dia-a-dia e ocupem desnecessariamente espaço útil.

Artigo 11.º

Avaliação documental

1 -A avaliação documental desenvolver-se-á de harmonia com as disposições legais contidas na portaria aprovada para esta matéria e outras que se reputem pertinentes.

2 -A homologação das eliminações previstas na portaria, bem como a avaliação da documentação que tenha ultrapassado os prazos legais de conservação activa e semi-activa, mas que se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado, incumbem a uma equipa multidisciplinar formada para o efeito, designada comissão de avaliação.

Artigo 12.º

Comissão de avaliação

1 -Para além do técnico superior de arquivo responsável pelo ARQ, a comissão de avaliação é constituída por um técnico superior com formação jurídica, bem como pelo responsável pelo órgão produtor da documentação e outro funcionário que venha a ser designado para o efeito.

2 -Os elementos da comissão são especialmente designados pelo presidente da Câmara Municipal, incumbindo a coordenação dos seus trabalhos ao técnico superior de arquivo.

3 -A comissão de avaliação, nomeada especialmente para esse fim, pode pronunciar-se sobre o interesse histórico, patrimonial e arquivístico dos documentos entregues à Câmara Municipal por doação, legado, depósito ou dação, se assim o entender o técnico superior responsável pelo arquivo.

Artigo 13.º

Eliminação

1 -Compete ao arquivo municipal propor, depois de ouvida a comissão de avaliação, a eliminação dos documentos, que será feita de acordo com as determinações legais e após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 -A eliminação dos documentos que não estejam contemplados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT, sob proposta fundamentada do Arquivo Distrital de Viana do Castelo.

Artigo 14.º

Processo de eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico ou informativo será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.

2 -A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração ou maceração deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 15.º

Formalidades da eliminação

1 -No acto da eliminação deve ser lavrado um auto do qual fará parte integrante uma lista exaustiva de todos os documentos a eliminar, com identificação do serviço de proveniência.

2 -A redacção do auto de eliminação deverá regular-se pelo formulário constante do anexo III e dele devem constar os vistos do presidente da Câmara, do responsável pelo órgão produtor da documentação em causa e do técnico superior de arquivo.

3 -É obrigatória a remessa ao arquivo distrital de todos os autos das eliminações que tiverem sido efectuadas no passado e das que vierem a ser realizadas futuramente. CAPÍTULO IV Do acesso

Artigo 16.º

Comunicação

1 -A comunicação dos documentos processa-se através da consulta:

a)Directa dos documentos originais;

b)De cópias executadas para esse fim.

2 -O arquivo municipal disponibilizará ao público os instrumentos de descrição documental existentes, designadamente guias, inventários, catálogos, índices e ficheiros.

3 -O acesso ao ARQ é permitido mediante o preenchimento de uma requisição de consulta (anexo IV) e da exibição do respectivo documento de identificação pessoal.

Artigo 17.º

Empréstimo de documentos em fase intermédia

1 -É permitido o empréstimo de documentos de idade intermédia aos serviços camarários nos termos da requisição interna constante do anexo V.

2 -Os documentos emprestados devem ser devolvidos ao arquivo municipal no prazo máximo de 30 dias, em igual estado de conservação e ordenação.

3 -Só a título excepcional, e mediante prévia autorização do presidente da Câmara Municipal, este prazo poderá ser ampliado.

4 -Findo aquele prazo, o técnico superior de arquivo transmitirá ao presidente da Câmara Municipal as infracções eventualmente cometidas, após informação aos responsáveis sobre o incumprimento do prazo fixado.

Artigo 18.º

Reprodução

1 -As cópias dos documentos são executadas mediante solicitação dos utilizadores, sempre que os serviços do arquivo municipal disponham dos meios técnicos apropriados para a sua realização.

2 -As despesas com a emissão das cópias referidas no n.º 1 são reguladas pelas tabelas em vigor.

3 -A reprodução dos documentos é prestada a título gratuito aos funcionários da Câmara Municipal, sempre que o façam no exercício das suas funções e competências e mediante apresentação de justificação devidamente fundamentada.

Artigo 19.º

Difusão

a)Publicação de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo municipal e ou em colaboração com outras entidades;

b)Realização e participação em actividades culturais diversas;

c)Introdução de conteúdos na página de internet da autarquia. CAPÍTULO V Empréstimo de documentação para exposições

Artigo 20.º

Condições do empréstimo

a)Mediante autorização escrita do presidente da Câmara, para figurarem em exposições, desde que sujeitas às normas anexas ao presente Regulamento (anexo VI);

b)Os documentos saídos do ARQ ficarão obrigatoriamente sujeitos a registo e parecer prévio do técnico superior de arquivo;

c)Sempre que as peças se destinem a uma exposição em espaço físico não municipal será obrigatório um seguro contra todos os riscos, a cargo dos requerentes.

Artigo 21.º

Da comunicabilidade

1 -A sua comunicabilidade atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral.

2 -O direito de acesso será restringido no referente à consulta directa dos originais, sempre que estes se encontrem em mau estado de conservação.

3 -Os processos em fase corrente, designadamente os individuais do pessoal, os de concurso, de obras públicas ou particulares e outros que pela sua natureza possam suscitar eventuais restrições à sua comunicabilidade, serão facultados de acordo com as disposições legais em vigor ou a pedido de pessoa directamente interessada. CAPÍTULO VI Obrigações do utilizador

Artigo 22.º

Normas e deveres

1 -Os utilizadores dos serviços do ARQ ficam obrigados a respeitar as normas constantes do anexo VII.

2 -É expressamente proibido:

a)Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do arquivo, o normal funcionamento dos serviços;

b)Fazer sair das instalações qualquer documento sem expressa autorização do técnico superior de arquivo;

c)Entrar nas salas de consulta e seus acessos com malas, capas, telemóvel ou objectos que não sejam necessários à consulta;

d)Fumar dentro das instalações do ARQ;

e)Comer ou beber nas salas de consulta;

3 -O utilizador que, depois de avisado se não conformar com as disposições enunciadas neste artigo, será convidado a sair das instalações, e, em face da gravidade manifesta, ficará sujeito às sanções previstas pela lei.

Artigo 23.º

Estudos e investigação

O investigador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no ARQ fica obrigado a fornecer a este gratuitamente uma cópia dos respectivos estudos, bem como a referenciar neles os documentos consultados.

CAPÍTULO VII

Obrigações do arquivo municipal

Artigo 24.º

Relatório de actividades

1 -Será elaborado anualmente pelo ARQ um relatório sobre as actividades do serviço, onde constarão, entre outros, os seguintes elementos:

a)Número de espécies existentes e a sua distribuição descritas de acordo com a organização adoptada;

b)Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;

c)Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos.

2 -O relatório será disponibilizado para consulta aos utilizadores do ARQ. CAPÍTULO X Casos omissos

Artigo 25.º

Dúvidas ou omissões

As dúvidas ou situações não previstas neste Regulamento serão resolvidas por despacho do presidente da Câmara Municipal, ouvido o técnico superior de arquivo.

CAPÍTULO XI

Da revisão

Artigo 26.º

Periodicidade

O presente Regulamento poderá ser revisto sempre que se repute necessário para um mais correcto e eficiente funcionamento do ARQ.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de Entrega

Aos ... dias do mês de ... do ano de ... , nesta Câmara Municipal de Vila Nova de Cerveira, perante mim, Presidente da Câmara Municipal (ou substituto com delegação de competências), ... (nome), compareceu (cargo e instituição), ... (nome), que me faz entrega dos documentos constantes da guia de remessa junta, que rubricada e autenticada por ambos, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental, cujo ingresso se encontra regulado no artigo 9.º do Regulamento do Arquivo Municipal de Vila Nova de Cerveira (e/ou autorização genérica contida no despacho proferido) ficará sob custódia do Arquivo Municipal e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico-arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.

Da entrega lavra-se o presente auto, que é feito em duplicado, e vai ser assinado pelos representantes das duas entidades.

Vila Nova de Cerveira, ... (dia) de ... (mês) de ... (ano)

O Presidente da Câmara Municipal: ... (Assinatura)

O Dirigente da Entidade detentora do arquivo: ... (Assinatura)

(autenticação com selo branco)

ANEXO III

Auto de Eliminação

Aos ... dias do mês de ... do ano de ... , perante os abaixo assinados ... (categoria profissional) ... (nome), dando cumprimento ao disposto (determinações legais e Regulamento do Arquivo Municipal, com a devida fundamentação), procedeu-se à eliminação por (processo) da documentação identificada na lista em anexo que, rubricada e autenticada pelos responsáveis, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental, cuja eliminação se encontra regulamentada no capítulo ... do Regulamento do Arquivo Municipal de Vila Nova de Cerveira, perfaz um total de metros lineares e (peso).

Vila Nova de Cerveira, ... (dia) ... de ... (mês) ... de ... (ano) ...

O Presidente da Câmara Municipal: ... (assinatura) ...

O responsável pelo órgão produtor da documentação: ... (assinatura) ...

O Técnico Superior do Arquivo Municipal: ... (assinatura) ...

(autenticação com selo branco)

ANEXO IV

(ver documento original)

ANEXO V

(ver documento original)

ANEXO VI

Empréstimo de documentos para exposições

O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos.

É sabido, porém, que se trata de uma situação susceptível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados.

Essa a principal razão por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor normas como as que se seguem:

1) A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo para tal o pedido ao presidente da Câmara de Vila Nova de Cerveira;

2) Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do presidente da Câmara Municipal, com informação prévia do técnico superior de arquivo, que ficará apensa ao requerimento;

3) No caso de não ser aconselhável a saída dos originais, por razões de ordem material ou técnica, deve sempre encarar-se a entrega de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição;

4) Todos os documentos emprestados deverão estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do arquivo.

A Câmara Municipal de Vila Nova de Cerveira fixará o valor de cada peça objecto de empréstimo, que constará do despacho de autorização.

A entidade organizadora da exposição efectuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida;

5) Os documentos só poderão ser entregues pelo arquivo municipal a pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um auto de entrega. Deste auto deverá constar a identificação pormenorizada da(s) peça(s), inclusivamente a sua descrição física;

6) Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição.

O acondicionamento deverá ser efectuado sob a orientação do técnico superior de arquivo responsável pelo arquivo municipal, por forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados pelo transporte;

7) Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, ficando as respectivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição;

8) Ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites alfandegários;

9) A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade, luz), correcta instalação das peças em vitrinas fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibido na montagem das mesmas a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos e outros materiais que possam danificar os documentos;

10) Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia da Câmara Municipal de Vila Nova de Cerveira;

11) O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados, obrigatoriamente, dois exemplares do catálogo, destinados ao arquivo municipal e à biblioteca municipal;

12) Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao arquivo municipal.

No acto da recepção dos documentos, e antes da assinatura do respectivo auto, o arquivo municipal deverá proceder à conferência do estado de conservação e integridade dos mesmos, a fim de detectar qualquer possível deterioração ou extravio. Se se verificar alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á dela conta ao presidente da Câmara Municipal para os efeitos tidos por convenientes;

13) O arquivo municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, através do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar em poder do arquivo municipal antes da entrega dos documentos.

ANEXO VII

Normas de manuseamento das espécies na sala de leitura

Um documento é um bem cultural de que importa usufruir sem por em risco a sua preservação. Como tal, impõe-se evitar comportamentos agressivos ou menos cuidadosos na sua utilização ou manuseio.

1 - Nunca coloque qualquer objecto, mesmo que seja um livro, sobre um documento aberto.

2 - Nunca dobre as páginas de um documento.

3 - Nunca endireite as páginas dobradas e vincadas ou com cantos vincados, pois isso pode acentuar a deterioração.

4 - Nunca se apoie sobre os documentos.

5 - Nunca arremesse os documentos sobre a mesa, mas trate-os com cuidado.

6 - Nunca coloque os documentos no chão.

7 - Nunca force a abertura dos documentos, não enrole os fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base.

8 - Nunca escreva seja o que for num documento e nunca o marque ou vinque de qualquer outra forma.

9 - Nunca utilize senão lápis na sala de leitura.

10 - Nunca escreva sobre um documento (aberto ou fechado).

11 - Não leve para a sala de leitura nada que possa danificar os documentos, como sejam, alimentos, cola, tinta de escrita, fita adesiva, tesouras e objectos cortantes.

12 - Não vire as páginas com os dedos humedecidos.

13 - Seja cuidadoso ao retirar ou colocar documentos em caixas ou estojos.

14 - Nunca corte fitas que não consiga desatar e não force a abertura de fechos.

15 - Seja particularmente cuidadoso com documentos de grandes dimensões e utilize as estantes de leitura previstas para a sua consulta.

16 - Nunca tente separar páginas que se encontrem coladas.

17 - Chame a atenção dos responsáveis pelo serviço de leitura para qualquer anomalia que encontre, mas não tome a liberdade de a resolver por si.

18 - Não acumule documentos sobre a mesa para consulta.

19 - Não conserve desnecessariamente os documentos em seu poder depois de acabada a consulta.

20 - Porque os materiais de suporte são frágeis e os documentos de arquivo são singulares e únicos, sempre que haja e eles possam satisfazer a sua investigação, não exija o original.

21 - Não decalque letras ou estampas, nem sublinhe, risque ou escreva ou de algum modo danifique os documentos consultados.