Decreto Legislativo Regional n.º 17/2001/M

Artigo 1.º

Objecto e âmbito

1 -O presente diploma estabelece o regime de criação de arquivos intermédios a implementar nos serviços que compõem os órgãos de governo da Região Autónoma da Madeira.

2 -O regime que pelo presente diploma é aprovado aplica-se a todos os serviços referidos no número anterior, incluindo institutos públicos e fundos públicos personalizados.

Artigo 2.º

Criação de arquivos intermédios

1 -Em todos os serviços abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente diploma será criado um arquivo central ou intermédio que coordenará os arquivos correntes ou administrativos de todos os organismos dependentes.

2 -O arquivo central ou intermédio é o órgão de ligação dos serviços e organismos da administração regional autónoma com o arquivo definitivo da Região, o Arquivo Regional da Madeira, com vista à remessa da documentação considerada de conservação permanente e à implementação de projectos e orientações técnicas de gestão de documentos emanadas pelo referido Arquivo Regional da Madeira.

3 -O arquivo central ou intermédio dependerá directamente do respectivo membro do Governo Regional e será, em termos funcionais, equivalente a uma divisão ou direcção de serviços.

4 -Em casos excepcionais, fundamentados na dimensão ou especificidade dos serviços, poderão designadamente ser constituídos arquivos intermédios integrados em direcções regionais ou equivalente.

5 -Os institutos públicos e demais organismos dotados de autonomia constituirão o seu próprio serviço de arquivo intermédio.

6 -Aos arquivos intermédios constituídos ao abrigo dos n.os 4 e 5 do presente artigo não se aplica o disposto na primeira parte do n.º 3 deste mesmo artigo.

Artigo 3.º

Funções dos responsáveis dos arquivos centrais ou intermédios

a)Integrar ou coordenar as equipas de avaliação e selecção de documentos a que se refere o Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 de Agosto;

b)Produzir e implementar nos serviços outros instrumentos de gestão de documentos, designadamente planos de classificação de arquivos correntes e manuais de procedimentos, bem como normalizar e racionalizar a produção e utilização de documentos e formulários, racionalizar os circuitos documentais e, ainda, estabelecer as tipologias documentais e os planos de transferência de documentos;

c)Formar e prestar apoio técnico ao pessoal dos serviços sobre a aplicação do sistema geral de gestão de documentos da instituição;

d)Recolher a documentação semi-activa da qual ainda não tenham decorrido os prazos de conservação administrativa;

e)Elaborar os instrumentos de controlo da documentação depositada no seu arquivo, de modo a permitir o respectivo controlo e identificação;

f)Garantir as condições de conservação da documentação depositada no seu arquivo;

g)Gerir a consulta e o empréstimo da documentação depositada no seu arquivo;

h)Aplicar as portarias de gestão de documentos, procedendo às eliminações determinadas e remetendo para o arquivo definitivo a documentação de conservação permanente;

i)Colaborar com o órgão de gestão dos arquivos da Região Autónoma da Madeira na elaboração e implementação de orientações técnicas e instrumentos de gestão de documentos, designadamente planos de classificação comuns para a administração pública regional, relativos às funções de gestão ou funções meio, e de planos de classificação específicos para cada organismo no que toca às funções específicas ou de fim;

j)Colaborar com o órgão de gestão dos arquivos da Região Autónoma da Madeira na concepção e implantação de um sistema informático de gestão de documentos para a generalidade da administração regional autónoma, que contemple todo o ciclo de vida do documento, desde a entrada, classificação, circulação, despacho, descrição, arquivo, transferências, selecção e eliminação.

Artigo 4.º

Condições profissionais dos responsáveis e funcionários dos arquivos administrativos

1 -Os responsáveis dos arquivos centrais ou intermédios de cada departamento governamental devem ser arquivistas habilitados com o curso de especialização em Ciências Documentais - opção Arquivo.

2 -A assessorá-los deverão ter, para além de outro pessoal considerado necessário, técnicos profissionais de arquivo. Aprovado em sessão plenária da Assembleia Legislativa Regional da Madeira em 24 de Maio de 2001. O Presidente da Assembleia Legislativa Regional, José Miguel Jardim d'Olival Mendonça. Assinado em 15 de Junho de 2001. Publique-se. O Ministro da República para a Região Autónoma da Madeira, Antero Alves Monteiro Diniz.