Deliberação

Instruções para a organização e documentação das contas das instituições da segurança social

Face a aprovação do Plano de Contas das Instituições de Segurança Social (PCISS) pelo Decreto-Lei n.º 24/88, de 29 de Janeiro, obrigatoriamente aplicável a partir de 1 de Janeiro de 1988, o Tribunal de Contas, em sessão de 15 de Dezembro de 1988, deliberou, nos termos do disposto no artigo 13.º do Decreto n.º 26341, de 7 de Fevereiro de 1936, que as contas de gerência daquelas instituições deverão ser organizadas e documentadas de acordo com as instruções constantes dos números seguintes:

1.º As contas de valores contáveis serão elaboradas de acordo com o modelo n.º 2 em anexo e deverão conter:

I) Débito:

a) Saldo da gerência anterior, com a mesma discriminação do saldo de encerramento da conta dessa gerência;

b) Importâncias recebidas durante a gerência, classificadas segundo a codificação do PCISS;

II) Crédito:

a) Os pagamentos efectuados durante a gerência, descritos em rubricas idênticas às do PCISS;

b) Saldo que transita para a gerência seguinte, devidamente discriminado.

2.º As contas deverão ser assinadas por todos os responsáveis, com as assinaturas autenticadas por selo branco, e conter ainda as seguintes menções:

a) Ministério e instituições a que respeitam;

b) Ano económico a que se reportam, bem como as datas de início e termo da gerência;

c) Data de aprovação.

3.º As contas serão acompanhadas pelos documentos a seguir enumerados:

I) Conforme modelos em anexo:

a) Guia de remessa (modelo n.º 1);

b) Mapa comparativo entre a despesa orçada e a processada no período da gerência, discriminada de acordo com as rubricas que integram o orçamento (modelo n.º 3);

c) Mapa comparativo entre a despesa orçada e a paga no período da gerência, discriminada de acordo com as contas do PCISS, com desenvolvimento de 2.º grau na área de «Prestações» e até ao último grau nas restantes áreas (modelo n.º 4);

d) Mapa de descontos relativos aos pagamentos efectuados durante a gerência (modelo n.º 5);

e) Relação dos documentos de despesa referentes aos pagamentos efectuados, por contas do PCISS discriminadas até ao último grau (modelo n.º 6);

f) Relação de guias de entrega de descontos - receitas do Estado (modelo n.º 7);

g) Relação de guias de entrega de descontos - operações de tesouraria (modelo n.º 8);

h) Certidões dos saldos em depósito no último dia de gerência passadas pelas instituições de crédito onde os mesmos tenham sido efectuados (modelo n.º 9);

i) Relação nominal dos responsáveis, em duplicado (modelo n.º 10). No caso de se verificar substituição parcial de responsáveis, deverá constar o período em que os mesmos exerceram funções;

j) Relação dos funcionários cujos títulos de nomeação, colocação, promoção, transferência, etc., tiveram início de execução no período a que a gerência respeita (modelo n.º 11);

l) Fichas de acumulação (modelo n.º 12);

m) Conta do tesoureiro caucionado, quando o haja (modelo n.º 13);

n) Mapa de reavaliação dos bens do activo imobilizado corpóreo (modelo n.º 14);

II) Conforme modelos constantes do PCISS, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 24/88, de 29 de Janeiro:

a) Balanço analítico;

b) Balanço sintético;

c) Conta de execução orçamental;

d) Demonstração de resultados líquidos;

e) Mapa de conciliação dos saldos da conta de execução orçamental e da demonstração de resultados líquidos;

f) Despesas correntes por regimes - regime geral, regimes especiais e complementares, doenças profissionais, regimes não contributivos e global;

g) Acção social;

h) Funcionamento de estabelecimentos integrados;

i) Administração;

j) Acções de formação profissional;

l) Prestações dos regimes pagas por conta de outros países e reembolsos obtidos e respectivo anexo;

m) Mapa de reintegrações e amortizações;

n) Mapa das variações verificadas no imobilizado corpóreo e em curso;

o) Mapa do movimento das contas de situação líquida;

p) Mapa de mutação de valores;

q) Mapa das variações dos elementos dos fundos circulantes;

r) Mapa de origem e aplicação de fundos.

Estes documentos deverão ainda conter:

Designação da instituição;

Período a que a gerência se refere;

Assinaturas dos responsáveis autenticadas por selo branco;

III) Certidões:

a) Certidões, emitidas pelas entidades competentes, comprovativas das importâncias recebidas na gerência, devendo o duplicado das mesmas ser remetido directamente ao Tribunal pela entidade emissora;

b) Certidões ou traslados das importâncias provenientes de empréstimos;

IV) Balancetes analíticos e sintéticos do Razão geral antes e após os lançamentos de rectificação e regularização e do apuramento de resultados do exercício;

V) Outros:

a) Relação dos contratos celebrados no ano ou em anos anteriores dos quais hajam resultado pagamentos durante a referida gerência e donde conste, em relação a cada um deles:

A entidade contratante;

O objecto do contrato;

O número de registo e a data do visto do Tribunal de Contas;

b) Demonstração, por natureza, do movimento e rendimento de títulos;

c) Reconciliações bancárias feitas mensalmente por funcionário que não esteja relacionado com contas correntes, com manuseamento de valores ou com poderes para assinar cheques, de acordo com as normas de controlo interno geralmente aceites;

d) Demonstração das divergências verificadas entre os valores certificados pelas instituições de crédito e o valor escriturado na conta de gerência com discriminação de todos os cheques emitidos e não levantados até ao último dia da gerência, contendo:

Número de cheque;

Data de emissão;

Importância;

Número de documento de despesa e código da conta a que se refere;

e) Extractos ou fotocópias autenticadas de todas as contas existentes nas instituições de crédito que comprovem o pagamento, até à data do envio da conta de gerência, dos cheques a que se refere a alínea anterior;

f) Certidão, cópia ou fotocópia autenticada da acta da sessão em que tenha sido discutida e aprovada a conta de gerência, na parte respeitante a tal discussão e aprovação;

g) Indicação em anexo ao balanço e à demonstração de resultados das seguintes notas:

1) Responsabilidades por garantias prestadas e depósitos de garantia, com indicação dos respectivos credores;

2) Saldo das rubricas «IVA - a pagar» e «IVA - reembolsos pedidos» no início e no fim do exercício e totais dos pagamentos efectuados e dos reembolsos obtidos durante o exercício;

4.º Sempre que as contas «Resultados extraordinários do exercício» e «Resultados de exercícios anteriores» com os códigos, respectivamente, 8.02 e 8.04, apresentem movimento, deverá ser remetido ao Tribunal o correspondente desenvolvimento.

5.º A documentação remetida ao Tribunal de Contas deverá ser agrupada por códigos de contas e com correspondência às relações que acompanham a conta de gerência, devendo aquela que não for enviada ficar à disposição deste ou do seu presidente, devidamente acondicionada nos arquivos das respectivas instituições.

Tribunal de Contas, 15 de Dezembro de 1988. - O Conselheiro Presidente, António de Sousa Franco.

ANEXO

MODELOS

RELAÇÃO DOS MODELOS

(ver documento original)