DespachoSem vigência

Despacho (extracto) n.º 10627/2009

Artigo 1.º

Natureza

Os Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico da Guarda, abaixo designados por SAS, são uma unidade funcional do Instituto Politécnico da Guarda (IPG) dotada de autonomia administrativa e financeira.

Artigo 2.º

Autonomia administrativa e financeira

1 -Os SAS gozam de autonomia administrativa e financeira, dispondo da capacidade de praticar actos jurídicos, de tomar decisões com eficácia externa e de praticar actos definitivos, bem como de dispor de receitas próprias e de capacidade de as afectar a despesas aprovadas de acordo com orçamento próprio.

2 -A autonomia financeira dos SAS concretiza-se pela autonomia orçamental (poder de ter e gerir orçamento próprio), autonomia de tesouraria (poder de gerir os recursos monetários próprios) e autonomia creditícia (poder de contrair dívidas, com recurso a operações financeiras de crédito, nos termos da lei).

3 -Os Serviços de Acção Social estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único e as suas contas são consolidadas com as contas do Instituto.

4 -A gestão financeira dos SAS compete ao Conselho de Gestão do Instituto.

Artigo 3.º

Objectivos

1 -Os SAS têm por fim a execução da política de acção social superiormente definida, de modo a proporcionar aos estudantes melhores condições de estudo, através de apoios e serviços.

2 -No âmbito das suas atribuições, compete aos SAS, designadamente:

a)Atribuir bolsas de estudo;

b)Conceder empréstimos;

c)Promover a criação, manutenção e funcionamento das residências, refeitórios e bares;

d)Promover o estabelecimento de protocolos com os serviços locais e regionais do Ministério da Saúde, a fim de facilitar o acesso dos estudantes aos mesmos;

e)Promover a criação, manutenção e funcionamento de serviços de informação, de reprografia, de apoio bibliográfico e de material escolar;

f)Apoiar as actividades desportivas e culturais;

g)Conceder a estudantes auxílios de emergência, apoio excepcional, em numerário ou em espécie, para acorrer a situações não previstas e de emergência que se enquadrem nos objectivos da acção social no ensino superior.

3 -No desempenho das suas atribuições, os SAS manterão, através dos respectivos órgãos, permanente diálogo com as Associações de Estudantes.

Artigo 4.º

Racionalização de recursos

1 -Cabe ao Conselho de Gestão definir o modelo de gestão que considere mais adequado à prossecução das atribuições dos SAS.

2 -Tendo em vista a racionalização dos recursos humanos, financeiros e materiais, no Regulamento Interno dos SAS serão privilegiados os seguintes princípios de gestão:

a)Disponibilização de instalações e serviços para a utilização e frequência por outras entidades, mediante adequada contrapartida financeira e sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições;

b)Utilização de instalações e prestação de serviços em comum aos alunos das diversas instituições de ensino superior situadas em locais onde tais instalações existam, de forma a prosseguir a unidade de objectivos no domínio da acção social;

c)Contratação de estudantes matriculados no IPG para assegurar temporariamente actividades no âmbito da acção social.

Artigo 5.º

Âmbito de aplicação pessoal

a)Os estudantes portugueses;

b)Os estudantes nacionais dos Estados membros da Comunidade Europeia;

c)Os estudantes apátridas ou que beneficiem do Estatuto de refugiado político;

d)Estudantes estrangeiros provenientes de países com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios ou de Estado cuja lei, em igualdade de circunstâncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses.

Artigo 6.º

Financiamento

a)As receitas provenientes da prestação de serviços no âmbito da acção social;

b)Os rendimentos dos bens que possuírem a qualquer título;

c)Os subsídios, subvenções, comparticipações, doações, heranças e legados concedidos por quaisquer entidades;

d)As receitas provenientes do pagamento de propinas que o órgão competente do IPG afecte à acção social;

e)O produto de taxas, emolumentos e multas;

f)Os saldos da conta de gerência de anos anteriores;

g)Quaisquer outras receitas que por lei, por contrato ou a outro título lhe sejam atribuídas. Capítulo II Órgãos SECÇÃO I Conselho de acção social

Artigo 7.º

a)O Conselho de Acção Social;

b)O Administrador para a Acção Social.

Artigo 8.º

Definição

1 -O Conselho de Acção Social, abaixo designado por Conselho, é o órgão superior de gestão da acção social, cabendo-lhe definir e orientar o apoio a conceder aos estudantes.

2 -O conselho é constituído:

a)Pelo presidente do IPG, que preside, com voto de qualidade;

b)Pelo administrador para a acção social;

c)Por dois representantes da Associação Académica da Guarda, um dos quais bolseiro, por ela designados.

Artigo 9.º

Competência

1 -Compete ao Conselho:

a)Aprovar a forma de aplicação nos SAS da política de acção social escolar;

b)Fixar e fiscalizar o cumprimento das normas de acompanhamento que garantam a funcionalidade dos SAS;

c)Dar parecer sobre o relatório de actividades, bem como sobre o projecto de orçamento para o ano económico seguinte, e sobre os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

d)Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.

2 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, o Conselho pode promover outros esquemas de apoio social considerados adequados. SECÇÃO II Administrador

Artigo 10.º

Administrador para a acção social

1 -O Administrador dos SAS é livremente escolhido pelo Presidente de entre pessoas com saber e experiência na área da gestão.

2 -O estatuto do Administrador dos SAS é equiparado ao estatuto do Administrador do IPG para todos os efeitos legais, isto é, a cargo de direcção superior de 2.º grau, salvo se o Administrador do IPG tiver outra equiparação ou a lei dispuser de forma diferente.

3 -A duração máxima do exercício de funções como dirigente deste serviço não pode exceder 10 anos.

Artigo 11.º

Competências

1 -Compete ao Administrador dos SAS a gestão corrente dos Serviços.

2 -Compete também ao Administrador dos SAS a elaboração da proposta de orçamento e do plano de actividades, a apresentação do relatório de actividades e contas ao Presidente do Instituto e a elaboração da proposta de regulamento interno.

3 -Compete, em especial, ao administrador para a acção social:

a)Instalar, garantir a funcionalidade e assegurar a gestão corrente dos SAS;

b)Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afectos aos SAS;

c)Propor os instrumentos de gestão previsional e elaborar os documentos de prestação de contas previstos na lei;

d)Propor ao Conselho de Gestão os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo;

e)Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a benefícios sociais.

4 -O Presidente e o Conselho de Gestão do Instituto poderão delegar no Administrador dos SAS as competências que considerem adequadas ao melhor funcionamento dos Serviços. Capítulo III Serviços

Artigo 12.º

Serviços

1 -Os SAS compreendem os seguintes serviços:

a)Os Serviços Administrativos e Financeiros;

b)Os Serviços de Apoio aos Alunos. Subsecção I Serviços Administrativos e Financeiros

Artigo 13.º

Âmbito

1 -Os Serviços Administrativos e Financeiros compreendem os seguintes sectores:

a)Secretariado, Expediente e Arquivo;

b)Contabilidade e Património;

c)Recursos Humanos;

d)Aprovisionamento e Transporte;

e)Tesouraria.

2 -Cada sector será coordenado por um funcionário nomeado por despacho do administrador.

Artigo 14.º

Competências

1 -Ao sector de Secretariado, Expediente e Arquivo compete:

a)Secretariar o Administrador dos SAS;

b)Assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência;

c)Apresentar a despacho do administrador todo o expediente entrado diariamente nos Serviços;

d)Efectuar e gerir a agenda do Administrador dos SAS;

e)Organizar e manter actualizado o registo de todos os contactos telefónicos e moradas necessárias;

f)Organizar e manter actualizado o arquivo da demais documentação;

g)Promover a divulgação interna das normas e directivas de carácter genérico;

h)Elaborar o plano e relatório de actividades anuais dos SAS.

2 -Ao sector de Contabilidade e Património compete:

a)Preparar o orçamento, bem como os respectivos suplementos;

b)Informar sobre o cabimento orçamental das requisições, dos contratos e das nomeações;

c)Acompanhar a execução orçamental e efectuar a escrituração dos livros, com respeito pelas normas em vigor relativas à contabilidade pública;

d)Promover a elaboração de balancetes mensais e trimestrais das receitas e despesas realizadas;

e)Elaborar e organizar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas, assim como a conta da responsabilidade do tesoureiro;

f)Organizar o sistema de contabilidade patrimonial, com inclusão da adequada contabilidade analítica para controlo de gestão;

g)Elaborar registos contabilísticos, com vista ao apuramento de resultados por objectivos;

h)Escriturar todos os livros próprios da contabilidade patrimonial;

j)Elaborar balanços e contas de exploração;

k)Elaborar relatórios de análise de situação financeira e patrimonial;

l)Controlar e acompanhar o movimento de tesouraria, assim como executar as acções de controlo que superiormente lhe forem ordenadas;

m)Registar e tratar os dados com interesse estatístico;

n)Elaborar as autorizações de pagamento, após verificação do cabimento financeiro;

o)Obter do conselho de gestão as respectivas autorizações para pagamento;

p)Enviar à tesouraria, para pagamento, as devidas autorizações para pagamento;

q)Receber diariamente da tesouraria as folhas do cofre e proceder à sua conferência;

r)Controlar e verificar o fundo de maneio da tesouraria, bem como conferir e controlar regularmente a conta de depósitos à ordem;

s)Processar as requisições mensais de fundos da conta das dotações consignadas aos SAS no Orçamento do Estado;

t)Controlar as contas correntes com as diversas entidades, tais como fornecedores, serviços, estudantes beneficiários e outros devedores ou credores;

u)Elaborar e sistematizar dados e informações necessárias a previsões financeiras;

w)Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis dos SAS, nos termos das disposições legais aplicáveis;

3 -Ao Sector de Recursos Humanos compete:

a)Desenvolver todas as acções necessárias à organização e instrução de processos referente à situação profissional do pessoal, designadamente no que se refere ao seu recrutamento, acolhimento, mobilidade e progressão na carreira;

b)Recolher e verificar os elementos necessários ao registo de assiduidade do pessoal;

c)Organizar os processos relativos ao recrutamento e mobilidade do pessoal;

d)Passar as certidões, declarações e notas de tempo de serviço exigidas por lei e assegurar a execução do expediente respectivo;

e)Instruir os processos relativos a aposentações e acidentes em serviço;

f)Elaborar o balanço social, conforme previsto na legislação em vigor;

g)Promover a recolha sistemática das necessidades de formação profissional com vista à elaboração de planos de formação, tendo em conta os objectivos de modernização administrativa e as necessidades gerais e específicas dos diversos sectores;

h)Assegurar a execução dos processos de avaliação do desempenho conforme o estabelecido nos diplomas legais;

j)Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector;

k)Assegurar o processamento dos vencimentos, remunerações e outros abonos de pessoal, bem como dos descontos que sobre eles incidam;

l)Organizar e processar os pagamentos relativos às prestações sociais dos funcionários e seus familiares, bem como dos descontos de IRS ou retenções de IVA de trabalhadores independentes sujeitos a este imposto.

4 -Ao Sector de Aprovisionamento e Transporte compete:

a)Organizar os concursos necessários à aquisição de bens e serviços;

b)Submeter a decisão superior todos os processos;

c)Assegurar a aquisição dos bens necessários ao funcionamento dos vários sectores;

d)Manter actualizados todos os elementos estatísticos e elaborar os respectivos mapas;

e)Proceder ao conveniente armazenamento de géneros e de materiais;

f)Manter em armazém a existência mínima que assegure o regular funcionamento dos vários sectores;

g)Proceder ao registo de entrada e saída de géneros;

h)Efectuar registos contabilísticos do movimento do armazém;

j)Elaborar com a periodicidade superiormente decidida, inventário de existências;

k)Distribuir pelos vários sectores os géneros e materiais requisitados;

l)Verificar periodicamente os prazos de validade dos géneros alimentícios e controlar a respectiva qualidade;

m)Assegurar a gestão dos serviços de economato administrativo, tendo em vista a racionalização das aquisições, o controlo das existências e a redução dos custos;

n)Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.

5 -À Tesouraria compete:

a)Efectuar e registar o pagamento de todas as despesas depois de devidamente autorizadas e validadas;

b)Verificar, conferir, arrecadar e registar os recebimentos;

c)Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos assumidos e as cobranças a efectuar;

d)Gerir o fundo de maneio;

e)Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;

f)Conferir saldos das contas bancárias;

g)Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques emitidos;

h)Manter rigorosamente actualizada a sua escrita nos livros de registo obrigatório, de modo a poder ser verificada, em qualquer altura, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

j)Responsabilizar-se pela guarda e segurança dos valores em cofre. Subsecção II Serviços de Apoio aos Alunos

Artigo 15.º

Âmbito

1 -Os Serviços de Apoio aos Alunos compreendem os seguintes sectores:

a)Bolsas de estudo;

b)Alojamento;

c)Alimentação;

d)Apoios diversos.

2 -Cada sector será coordenado por um funcionário nomeado por despacho do administrador.

Artigo 16.º

Competência

1 -Ao sector de Bolsas de Estudo compete:

a)Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;

b)Propor e realizar inquéritos para estudo das condições socioeconómicas dos estudantes;

c)Organizar os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e relatórios anuais;

d)Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.

2 -Ao Sector de Alojamento compete:

a)Assegurar o normal funcionamento das residências;

b)Assegurar o cumprimento dos regulamentos;

c)Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão;

d)Organizar e manter actualizado um sistema de controlo da utilização das residências e lavandarias;

e)Vistoriar as instalações, aquando da entrada e saída dos utilizadores;

f)Zelar pela manutenção e conservação do equipamento e das instalações;

g)Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;

h)Reunir e tratar os elementos necessários à elaboração do orçamento e do relatório anuais;

j)Proceder à manutenção e desinfecção das máquinas da lavandaria;

k)Controlar o serviço de self-service na lavandaria;

l)Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.

3 -Ao Sector de Alimentação compete:

a)Assegurar o normal funcionamento das cantinas e bares;

b)Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento e das instalações;

c)Manter actualizado um sistema de utilização e de consumos;

d)Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como o plano e relatório de actividades anuais do sector.

4 -Ao Sector de Apoios Diversos compete:

a)Organizar e executar serviços de reprografia, de papelaria e de apoio bibliográfico;

b)Estudar e propor medidas que facilitem o acesso de estudantes a unidades de saúde;

c)Organizar e propor os apoios às actividades desportivas e culturais promovidas pela Associação de Estudantes do IPG e pelo Gabinete de Formação, Cultura e Desporto;

d)Desenvolver e executar todas as acções que não sejam da competência dos outros sectores dos SAS. Capítulo IV Pessoal

Artigo 17.º

Mapa de Pessoal

Os SAS dispõem de mapa de pessoal e de serviços administrativos próprios, sem prejuízo de poder partilhar serviços do Instituto com o objectivo da racionalização dos recursos humanos e financeiros.

Capítulo V

Disposições Finais

Artigo 18.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor após a sua publicação no Diário da República.

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