Artigo 1.º
Natureza e âmbito de aplicação
O presente regulamento estabelece a orgânica dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade NOVA de Lisboa/NOVA National School of Public Health, doravante designada por ENSP-NOVA, e define as suas atribuições e competências.
Artigo 2.º
Atribuições e competências
A ENSP-NOVA para o desenvolvimento da sua atividade nas três áreas que integram a sua missão (Ensino, Investigação e Ação Externa), dispõe de unidades funcionais específicas e ou transversais denominadas Serviços e Gabinetes cujas atribuições e competências se encontram definidas no presente regulamento.
Artigo 3.º
Administrador Executivo
1 -O Administrador Executivo é livremente nomeado e exonerado pelo Diretor, nos termos do n.º 2 do artigo 29.º dos Estatutos da ENSP-NOVA e equiparado, efeitos remuneratórios ao cargo de direção superior de 3.º grau, conforme estabelecido no Anexo I do Regulamento n.º 578/2017, de 13 de outubro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 210, de 31 de outubro (doravante designado por Regulamento dos Dirigentes da Universidade NOVA de Lisboa).
2 -O Administrador Executivo reporta hierarquicamente ao Diretor e exerce as suas competências de acordo com os Estatutos da ENSP-NOVA, nomeadamente:
a)Coadjuvar o Diretor em matérias de natureza administrativa, económica, financeira e patrimonial;
b)Participar na gestão corrente da ENSP-NOVA;
c)Coordenar e supervisionar os serviços da ENSP-NOVA que lhe forem determinados pelo Diretor;
d)Exercer as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Diretor.
Artigo 4.º
Organização
1 -A ENSP-NOVA para assegurar a prossecução das suas atribuições e o exercício das competências dos seus órgãos, integra as seguintes unidades funcionais:
a)Serviços Académicos (SA);
b)Gabinete de Apoio à Investigação, Desenvolvimento e Inovação (GAIDI);
c)Gabinete de Ação Externa (GAE).
d)Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade (GPGQ);
e)Serviços de Documentação e Informação (SDI);
f)Gabinete de Comunicação e Marketing (GCM);
g)Gabinete de Gestão de Infraestruturas (GGI).
2 -Podem ser criadas, por despacho do Diretor, equipas flexíveis, interdisciplinares, em todas as matérias consideradas essenciais, que integrarão a Assessoria à Direção e Órgãos de Gestão, com definição, em cada caso, da sua missão, objetivos e horizonte temporal.
Artigo 5.º
Princípio da colaboração funcional
Todas as unidades funcionais devem atuar, entre si, em estreita articulação e colaboração, de acordo com as matérias que lhes estão cometidas.
Artigo 6.º
Coordenação das unidades funcionais
1 -As unidades funcionais podem ser coordenadas por dirigentes, nomeados nos termos do Regulamento dos Dirigentes da Universidade NOVA de Lisboa, e têm a seguinte qualificação:
a)Os Serviços podem ser dirigidos por titulares de cargos de Direção intermédia de 2.º ou 3.º grau;
b)Os Gabinetes podem ser dirigidos por titulares de cargos de Direção intermédia de 3.º ou 4.º grau;
c)Podem ainda ser dirigidos por titulares de cargos de Direção Intermédia de 1.º grau, quando o Diretor determinar a coordenação de dois ou mais Serviços e/ou Gabinetes.
2 -Compete aos cargos de Direção Intermédia de 1.º, 2.º, 3.º ou 4.º graus especificamente:
a)Dirigir o pessoal afeto à respetiva unidade funcional, nomeadamente distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
b)Organizar as tarefas e proceder à avaliação dos resultados;
c)Promover a avaliação de desempenho do pessoal do serviço;
d)Assegurar todas as tarefas respeitantes à relação funcional com os outros serviços;
e)Elaborar informações sobre assuntos da sua competência;
f)Cumprir as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
CAPÍTULO II
Atribuições e competências dos Serviços
SECÇÃO I
Unidades funcionais específicas
Artigo 7.º
Serviços Académicos
1 -Os Serviços Académicos (SA) são a unidade técnico-administrativa de gestão da atividade académica, de apoio à mobilidade de estudantes e docentes e de gestão do secretariado realizada pela ENSP-NOVA competindo-lhe, nomeadamente:
a)Apoiar a elaboração das orientações estratégicas para a área académica, assim como a definição de procedimentos de otimização e implementação dessas orientações;
b)Prestar informações sobre as condições de candidatura, admissão e frequência dos cursos e outras ações de formação da ENSP-NOVA;
c)Organizar e definir, em articulação com o Gabinete de Comunicação e Marketing (GCM), o planeamento por ano letivo das tarefas relativas a candidaturas, matrículas, inscrições em cursos e épocas de exames;
d)Recolher e tratar a informação estatística e outra relativa a estudantes, docentes e atividades pedagógicas;
e)Assegurar e verificar o pagamento das propinas e de outros custos ou taxas;
f)Executar os serviços respeitantes a matrículas e inscrições;
g)Emitir certidões ou declarações de matrícula, inscrição, frequência, resultados e outras relativas a atos que constem no serviço;
h)Receber, registar e dar andamento aos processos relativos à realização de provas com vista à obtenção de graus e títulos académicos;
j)Propor e apoiar a elaboração de convénios, acordos, protocolos e contratos de colaboração e de cooperação que envolvam aspetos de carácter pedagógico ou científico, mantendo-os em arquivo;
k)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;
l)Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos de toda a área académica incluindo o respetivo manual de procedimentos.
Artigo 8.º
Gabinete de Apoio à Investigação, Desenvolvimento e Inovação
1 -O Gabinete de Apoio à Investigação, Desenvolvimento e Inovação (GAIDI) exerce as suas atribuições no domínio da promoção da investigação da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
a)Identificar as oportunidades de financiamento;
b)Apoiar a preparação e submissão de candidaturas, a financiamento competitivo e não competitivo, em articulação com os investigadores;
c)Apoiar tecnicamente a apresentação de candidaturas que promovem a internacionalização, designadamente na integração em Consórcios, Instituições e Redes Internacionais;
d)Acompanhar a implementação dos sistemas de gestão da informação financeira dos projetos, a nível institucional;
e)Promover a criação do perfil dos docentes e investigadores nas plataformas digitais;
f)Recolher e tratar a informação estatística relativa aos dados e indicadores da investigação institucional.
g)Acompanhar as auditorias financeiras dos projetos em articulação com os Serviços Financeiros;
h)Realizar relatórios de execução financeira dos projetos e preparar toda a documentação anexa, em articulação com os outros serviços da ENSP-NOVA envolvidos;
Artigo 9.º
Gabinete de Ação Externa
1 -O Gabinete de Ação Externa (GAE) exerce as suas competências nos domínios da gestão de projetos estruturantes e investimentos, da formação avançada não conferente de grau e das relações externas da ENSP-NOVA competindo-lhe, nomeadamente:
a)Identificar e divulgar oportunidades de financiamento nacional e internacional para os projetos estruturantes da ENSP-NOVA;
b)Apoiar a elaboração de candidaturas a projetos de financiamento que visem a melhoria das condições para a realização das atividades da Escola no âmbito do desenvolvimento da sua missão;
c)Monitorizar os resultados obtidos pela ENSP-NOVA, resultantes de candidaturas a diversos esquemas de financiamento nacionais e internacionais;
d)Garantir a disponibilização da informação institucional, validada e atualizada, a todos os intervenientes no processo de candidaturas a projetos de investimento;
e)Dinamizar projetos de empreendedorismo de base científica com impacto em saúde pública;
f)Contribuir para o ecossistema de empreendedorismo e rede de mentores da Universidade NOVA de Lisboa.
2 -No âmbito das Relações Externas:
a)Apoiar e implementar a estratégia da Internacionalização da ENSP-NOVA, nos domínios da investigação e do ensino;
b)Identificar oportunidades de novos Acordos com entidades publicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras;
c)Apoiar o estabelecimento de protocolos e projetos de colaboração com empresas e outras entidades do tecido económico e social;
d)Gerir Protocolos e Acordos de Cooperação da ENSP-NOVA, incluindo os cursos em associação com outras universidades nacionais e internacionais.
SECÇÃO II
Unidades funcionais transversais
Artigo 10.º
Serviços de Recursos Humanos
1 -Os Serviços de Recursos Humanos (SRH) são a unidade de gestão técnico-administrativa relativa à administração dos recursos humanos da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
a)Elaborar e gerir de forma integrada o mapa de pessoal da ENSP-NOVA;
b)Elaborar a previsão das despesas com pessoal a incluir no projeto de orçamento da ENSP-NOVA;
c)Realizar a descrição, análise e especificação de funções do pessoal técnico, administrativo e de gestão, com vista à definição dos perfis correspondentes aos postos de trabalho;
d)Organizar e manter atualizado o arquivo, os processos individuais, bases de dados de recursos humanos, e toda a informação pertinente e necessária para os diversos fins legais;
e)Assegurar os procedimentos administrativos respeitantes ao recrutamento e seleção de pessoal docente, não docente e investigadores, bem como a constituição, modificação, renovação, suspensão e extinção de vínculos;
f)Instruir, organizar e gerir os processos de vicissitudes contratuais, como alteração de posicionamento remuneratório, promoção, mobilidade, acumulações de funções, cessação de funções, e aposentação ou reforma;
g)Coordenar as ações de acolhimento e integração de novos trabalhadores;
h)Proceder à inscrição/alteração e gestão da situação dos trabalhadores junto de entidades externas com competência na matéria, designadamente da Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social, ADSE, Seguradoras, entre outras;
j)Gerir os processos relativos à concessão de estatuto de trabalhador-estudante;
k)Identificar as necessidades de formação profissional de todos os trabalhadores não docentes e não investigadores, e em conjunto com os responsáveis dos serviços, elaborar, planear, acompanhar e avaliar o plano de formação e desenvolvimento;
l)Garantir a gestão, preparação e disponibilização de informação legalmente exigida, em matéria de recursos humanos, bem como de toda a informação de apoio à gestão e elaboração de relatórios e/ou auditorias;
m)Emitir declarações, certidões, notas biográficas e quaisquer outros documentos, requeridos pelos interessados e exigidos por lei, relativos à gestão administrativa de recursos humanos;
n)Elaborar e responder aos inquéritos Balanço Social, Relatório Único, SIOE, RAF, IEESP, e outros instrumentos estatísticos, de planeamento e de gestão de recursos humanos;
o)Elaborar as fichas de acumulação para efeitos de Conta de Gerência;
p)Efetuar o processamento de remunerações, subsídios e outros abonos, e respetivos descontos;
q)Processar as prestações devidas aos bolseiros de investigação científica;
r)Organizar e acompanhar o processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores;
s)Assegurar as atividades no âmbito da segurança, saúde e bem-estar;
t)Instruir procedimentos referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais;
u)Prestar as informações que lhe forem solicitadas em matéria de planeamento e gestão de recursos humanos.
Artigo 11.º
Serviços Financeiros
1 -Os Serviços Financeiros (SF) são a unidade de gestão técnico-administrativa relativa à administração dos recursos materiais, financeiros e patrimoniais da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
a)Assegurar toda a tramitação processual e documental relativa ao registo das receitas e das despesas;
b)Proceder ao controlo dos processos de despesas e submetê-los a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;
c)Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas e o seu apuramento, bem como o cumprimento das obrigações declarativas e a organização do dossier final;
d)Assegurar o pagamento dos impostos e demais obrigações fiscais;
e)Assegurar mensalmente as reconciliações bancárias;
f)Validar as amortizações, depreciações e avaliações dos bens do imobilizado;
g)Validar os mapas de imobilizado extraídos do sistema de Informação da ENSP-NOVA;
h)Elaborar o projeto de orçamento da ENSP-NOVA, os relatórios mensais, trimestrais e anuais de controlo orçamental e os instrumentos de gestão previsional;
j)Elaborar os processos de requisição de fundos;
k)Elaborar a conta de gerência;
l)Registar e analisar a informação financeira na ótica da contabilidade analítica.
2 -No âmbito da Contratação Pública:
a)Assegurar os processos de empreitadas, locação ou aquisição de bens e serviços e acompanhamento dos contratos, garantindo procedimentos uniformizados;
b)Lançar e acompanhar os procedimentos de empreitadas, locação ou aquisição de bens e serviços;
c)Coordenar e acompanhar todas as fases dos concursos, procedendo à elaboração dos documentos a submeter a autorização superior;
d)Elaborar e organizar o processo final de contratualização;
e)Proceder à conferência e registo de toda a faturação;
f)Manter um registo desses contratos mensalmente atualizados e disponível para consulta;
g)Conduzir os procedimentos contratuais nas plataformas;
h)Proceder à publicitação no portal base.gov.pt;
j)Elaborar o plano anual de compras e promover a sua execução;
k)Manter uma base de dados atualizada de fornecedores certificados.
Artigo 12.º
Serviços de Tecnologias, Informação e Comunicação
1 -Os Serviços de Tecnologias, Informação e Comunicação (STIC) são a unidade de gestão das infraestruturas tecnológicas, dos sistemas de informação e desenvolvimento da ENSP-NOVA competindo-lhe, nomeadamente:
a)Proceder ao levantamento dos requisitos da rede informática da ENSP-NOVA, incluindo dados, voz e imagem;
b)Apoiar o coordenador no desenho e planeamento da rede informática da ENSP-NOVA, incluindo dados, voz e imagem;
c)Instalar, configurar e gerir a rede informática da ENSP-NOVA, incluindo dados, voz e imagem;
d)Garantir o apoio técnico de segunda linha na resolução de problemas do âmbito das infraestruturas de comunicação;
e)Definir os requisitos do Datacenter da ENSP-NOVA, incluindo servidores, serviços e aplicações informáticos;
f)Apoiar o coordenador no desenho e planeamento da estrutura do Datacenter da ENSP-NOVA, incluindo servidores, serviços e aplicações informáticos;
g)Instalar, configurar e gerir os servidores, serviços e aplicações informáticos sob controlo dos Serviços de Informática;
h)Assegurar um serviço de cópias de segurança da informação crítica dos sistemas informáticos e sistemas de informação;
j)Realizar estudos e análises dos requisitos a que os sistemas de informação deverão satisfazer para a sua adequação aos objetivos da ENSP-NOVA;
k)Desenhar e planear a arquitetura dos sistemas de informação da ENSP-NOVA;
l)Assegurar a integração de novas aplicações com os serviços já existentes, participando na realização dos testes de aceitação e na formação dos utilizadores;
m)Gerir a manutenção, atualização e implementação de novas funcionalidades nas aplicações existentes em consonância com as necessidades da Escola;
n)Garantir o apoio técnico de segunda linha na resolução de problemas do âmbito dos Sistemas de Informação.
Artigo 13.º
Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade
1 -O Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade (GPGQ) exerce as suas atribuições nos domínios do planeamento estratégico e da gestão da qualidade, competindo-lhe, nomeadamente:
a)Apoiar a elaboração e o desenvolvimento do Plano Estratégico da ENSP-NOVA e acompanhar monitorização da sua realização;
b)Recolher, organizar e proceder ao tratamento de toda a informação relevante para o planeamento estratégico e para a gestão económico-financeira da atividade da ENSP-NOVA, designadamente, nos domínios financeiro, de recursos humanos e de estudantes, mantendo atualizados os indicadores de referência;
c)Prestar apoio a projetos de implementação de bases de dados ou sistemas integrados de gestão de informação e colaborar com outros serviços de modo a garantir a qualidade de dados;
d)Apoiar o processo de elaboração do Plano Anual de Atividades e respetivo Relatório de Atividades da ENSP-NOVA;
e)Promover a realização de estudos com interesse para o planeamento estratégico da ENSP-NOVA;
f)Apoiar a elaboração e monitorizar a execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;
g)Desenvolver outras iniciativas que, no âmbito do planeamento estratégico, lhe sejam solicitadas pelo Diretor.
h)Garantir a concretização das tarefas operacionais específicas da gestão da qualidade relacionadas com os requisitos de controlo geral de documentos e registos, auditorias internas, não conformidades, ações corretivas e ações de melhoria, reclamações e elogios;
Artigo 14.º
Serviços de Documentação e Informação
1 -Os Serviços de Documentação e Informação (SDI) têm como competências gerir o fundo documental, centralizar a recolha, aquisição e tratamento dos documentos, identificar e selecionar as fontes de informação, assegurar o serviço de consulta a bases de dados, colaborar nas atividades de permuta de informação e ainda implementar e gerir a política de publicações da ENSP-NOVA, definida pelos órgãos apropriados, competindo-lhe, nomeadamente:
a)Ser o fiel depositário do fundo documental da ENSP-NOVA que inclui informação bibliográfica, impressa e digital, de suporte às atividades de ensino, investigação e ação externa da Escola;
b)Colaborar e apoiar a tomada de decisão relativa à seleção dos recursos documentais e digitais a adquirir;
c)Gerir e disponibilizar espaços, coleções, serviços e instrumentos de pesquisa que apoiem, acolham e estimulem o estudo e a aprendizagem;
d)Promover ou participar em projetos e redes, nacionais e internacionais, no domínio da informação científica e da cooperação entre bibliotecas, funcionando em rede com os centros similares da NOVA e de outras universidades portuguesas.
e)Assegurar a familiaridade de todos os utilizadores com os recursos bibliográficos disponíveis dado que a sua consulta está aberta aos docentes, estudantes, investigadores e pessoal da ENSP-NOVA e, também, a utilizadores externos;
f)Promover ações e disponibilizar materiais de formação e capacitação da comunidade ENSP-NOVA no domínio da literacia da informação, da comunicação científica e da ciência aberta;
g)Apoiar e validar os processos de depósito e disponibilização da produção científica dos docentes, estudantes e investigadores no sistema de gestão da produção científica da NOVA;
h)Apoiar e validar os processos de depósito e disponibilização de teses de doutoramento, de dissertações de mestrado e de artigos científicos no repositório institucional da NOVA.
Artigo 15.º
Gabinete de Comunicação e Marketing
1 -O Gabinete de Comunicação e Marketing (GCM) exerce as suas funções nos domínios da comunicação e imagem e de assessoria de imprensa e marketing da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
a)Colaborar na definição da estratégia de comunicação, interna e externa da ENSP-NOVA;
b)Propor e implementar o plano anual de comunicação da ENSP-NOVA;
c)Fomentar uma política eficaz de comunicação interna de modo a contribuir para a coesão e desenvolvimento de sinergias junto de todos dos trabalhadores e serviços;
d)Gerir as plataformas de comunicação da ENSP-NOVA, a sua imagem e os seus conteúdos;
e)Gerir e dinamizar o website e a intranet institucionais;
f)Organizar e gerir eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas promovidas pela ENSP-NOVA.
g)Assegurar a assessoria de imprensa, designadamente, através da identificação de situações de oportunidades mediáticas, da redação de comunicados de imprensa e de divulgação de produtos, da análise e seleção de clipping;
h)Assegurar o aconselhamento e treino para a relação dos órgãos de gestão da ENSP-NOVA com os media.
Artigo 16.º
Gabinete de Gestão de Infraestruturas
1 -O Gabinete de Gestão de Infraestruturas (GGI) tem como atribuições a gestão e o controlo da manutenção, conservação, limpeza e segurança das instalações da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:
a)Zelar pelas boas condições técnicas e de conforto e pela manutenção das instalações da ENSP-NOVA;
b)Zelar pelas condições de segurança do pessoal e alunos, das instalações da ENSP-NOVA e pelo cumprimento das normas legalmente estabelecidas;
c)Propor e preparar a execução de obras de reparação, conservação e manutenção dos bens móveis e imóveis da ENSP-NOVA;
d)Assegurar a regular inspeção e controlo das condições em que se encontram as instalações e equipamentos;
e)Assegurar, coordenar e controlar os serviços de higiene e limpeza das instalações e zelar pelas corretas condições em que se encontram;
f)Coordenar e controlar os serviços de segurança do edifício da ENSP-NOVA;
g)Zelar pelo bom estado, arranjo e aspeto geral das áreas envolventes da ENSP-NOVA e assegurar serviços de jardinagem adequados;
h)Acompanhar e gerir os contratos de fornecimento de bens e serviços, assistência técnica e manutenção de equipamentos, assegurando o cumprimento dos mesmos;
j)Acompanhar os procedimentos relativos a obras das instalações.
SECÇÃO III
Assessoria aos Órgãos de gestão
Artigo 17.º
Assessoria à Direção e aos Órgãos de Gestão
1 -A Assessoria à Direção e aos Órgãos de Gestão (ADOG), na dependência direta do Diretor, integra as estruturas flexíveis criadas nos termos do n.º 2 do artigo 4.º do presente regulamento, competindo-lhe, nomeadamente:
a)Prestar assessoria jurídica aos órgãos da ENSP-NOVA, através de informações, de pareceres e da redação de documentos;
b)Colaborar na preparação, revisão e interpretação de documentos normativos e outros, nomeadamente, estatutos, regulamentos, protocolos, acordos, convénios e contrato de diversa natureza;
c)Prestar apoio jurídico nos processos concursais dirigidos a pessoal docente, não docente, investigadores e bolseiros;
d)Assegurar a recolha, tratamento e difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevante na prossecução das atribuições da ENSP-NOVA;
e)Cumprir as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
2 -A ADOG pode ser coordenada por um técnico superior a designar pelo Diretor.
CAPÍTULO III
Disposições finais e transitórias
Artigo 18.º
Cargos Dirigentes
1 -Os titulares dos cargos dirigentes providos à data da entrada em vigor do presente regulamento nos serviços objeto de reorganização, cujo cargo dirigente não tenha sofrido alteração de nível, transita para a estrutura que lhe sucedeu.
2 -A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica a contagem dos prazos das comissões de serviço referidas no número anterior.
Artigo 19.º
Integração de lacunas e legislação subsidiariamente aplicável
1 -As dúvidas e omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento serão resolvidas pelo Diretor.
2 -Aplica-se subsidiariamente o regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, bem como o Código do Procedimento Administrativo e demais legislações em vigor sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente regulamento.
Artigo 20.º
Norma revogatória
É revogado o Regulamento dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade NOVA de Lisboa aprovado pelo Despacho 4330/2021, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 82, em 28 de abril de 2021, com as alterações introduzidas pelo Despacho (extrato) n.º 10133/2022, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 158, de 17 de agosto de 2022.
Artigo 21.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
6 de novembro de 2023. - A Diretora, Prof.ª Doutora Sónia Dias.