DespachoSem vigência

Despacho n.º 13994/2024

Artigo 1.º

Objeto

O presente regulamento define a estrutura orgânica dos serviços do Instituto de Educação da Universidade do Minho, adiante designado por IE-UMinho, que estrutura e agrupa os seus recursos em Departamentos, Centros de Investigação e Serviços da Presidência, tal como decorre do disposto nos Estatutos do IE-UMinho.

Artigo 2.º

Estrutura dos serviços do IE-UMinho

1 -A estrutura orgânica dos serviços do IE-UMinho inclui os seguintes serviços:

a)O Gabinete de apoio ao Conselho Científico, ao Conselho do Instituto e à Presidência;

b)O Gabinete de Apoio Pedagógico;

c)O Gabinete de Apoio aos Serviços de Internacionalização e Interação com a Sociedade;

d)O Gabinete de Comunicação e Imagem;

e)O Gabinete Financeiro;

f)O Gabinete de Informática.

2 -Os serviços do IE-UMinho operam em estreita colaboração e interdependência dos serviços administrativos centrais da Universidade.

Artigo 3.º

Organização funcional, coordenação e direção dos serviços

1 -Sem prejuízo do disposto no artigo anterior, os serviços do IE-UMinho compreendem os serviços da Presidência, que asseguram atividades transversais ao Instituto, e os serviços das subunidades orgânicas, que desenvolvem atividades de apoio específico aos departamentos e aos centros de investigação.

2 -Os serviços dividem-se em serviços de apoio ao ensino, à investigação e à interação com a sociedade, refletindo a missão do Instituto no desenvolvimento de projetos de ensino, de investigação e de interação com a sociedade na área de conhecimento da Educação e domínios afins.

3 -Os serviços podem ser coordenados por um membro da Presidência, pelo Secretário das Unidades Orgânicas de Ensino e Investigação, adiante designada por UOEI, por um docente e/ou técnico responsável, conforme decisão do Presidente do IE-UMinho.

4 -A organização e as regras de funcionamento de cada serviço constam de Normas Internas de Funcionamento, a elaborar e a apresentar pelos respetivos responsáveis ao Presidente do IE-UMinho para aprovação.

Artigo 4.º

Secretário

1 -Os serviços do IE-UMinho são dirigidos por um Secretário, livremente nomeado e exonerado pelo seu Presidente, nos termos da lei e da regulamentação aplicável.

2 -Ao secretário compete, nomeadamente:

a)Orientar e coordenar a atividade dos serviços de apoio do Instituto, de acordo com as diretivas do Presidente do Instituto;

b)Dirigir o pessoal técnico administrativo e de gestão, em articulação com o Presidente do IE, Presidente do CI, Diretor de Departamento ou de Centro de Investigação;

c)Apoiar o funcionamento dos órgãos do Instituto;

d)Elaborar estudos, pareceres e informações, relativos à gestão do Instituto;

e)Garantir a conformidade legal em todos os procedimentos associados à realização de despesas;

f)Participar na elaboração de plano de atividades, orçamento e relatório do Instituto;

g)Recolher, sistematizar e divulgar a legislação com interesse para a atividade do Instituto e zelar pelo cumprimento das diretivas e orientações internas do Instituto;

h)Informar e submeter a despacho do Presidente todos os assuntos relativos à gestão do Instituto;

j)Exercer as demais competências que lhe forem cometidas por lei ou regulamentos da Universidade e do Instituto, bem como as que sejam delegadas pelo Presidente do Instituto.

3 -Compete, também, ao Secretário a coordenação da articulação entre os Serviços do Instituto e as Unidades de Serviços da Universidade, nomeadamente em relação aos assuntos de gestão corrente no âmbito administrativo, patrimonial e financeiro.

Artigo 5.º

Gabinete de Apoio ao Conselho Científico, ao Conselho do Instituto e à Presidência

a)Apoiar o Presidente do Conselho Científico;

b)Assegurar o apoio administrativo e técnico nas reuniões do Conselho Científico;

c)Apoiar a gestão dos processos de concursos de professores de carreira;

d)Apoiar o processo de concursos de pessoal investigador;

e)Apoiar o processo de contratação do pessoal docente especialmente contratado (professores convidados);

f)Apoiar os processos de afetação de serviço docente a investigadores;

g)Assegurar o apoio administrativo na gestão de provas de agregação;

h)Apoiar os processos de doutoramento (requerimento e todo o processo até à discussão da tese);

i)Apoiar os processos de reconhecimento de graus específicos e de nível (Licenciado/Mestre/Doutor);

j)Apoiar os processos das licenças sabáticas e respetivos relatórios;

k)Apoiar os processos de estágios científicos avançados e programa de pós-doutoramento;

l)Apoiar os processos de contratação por tempo indeterminado (CTI) - Relatório de Quinquénio;

m)Coordenar com os secretariados das subunidades do IE-UMinho toda a informação relacionados com os processos administrativos;

n)Preparar, organizar, encaminhar e arquivar a informação e documentação relativa à atividade do Presidente;

o)Assegurar o apoio técnico às reuniões solicitadas pelo Presidente do Instituto, nomeadamente, o agendamento, a preparação e entrega atempada dos documentos relativos aos assuntos em agenda;

p)Prestar o apoio administrativo e técnico nas reuniões do Conselho Consultivo e da Comissão Coordenadora de Avaliação, através da preparação da documentação necessária às reuniões, elaboração das respetivas atas e distribuição por todos os membros constituintes;

q)Apoiar o Presidente do Instituto na gestão da sua agenda;

r)Apoiar tecnicamente o processo de organização do relatório de atividades e do plano de atividades do IE-UMinho;

s)Assegurar a solicitação da manutenção do equipamento informático afeto à Presidência;

t)Gerir o expediente geral (atendimento presencial/telefone/e-mail ao público em geral);

u)Assegurar tarefas de apoio administrativo às atividades em geral dos docentes e investigadores que sejam realizadas no âmbito das subunidades;

v)Contribuir para a estabilidade, a sustentabilidade e o bem-estar da comunidade do IE-UMinho.

Artigo 6.º

Gabinete de Apoio Pedagógico

1 -O Gabinete de Apoio Pedagógico deve assegurar o apoio processual, administrativo e de natureza técnica especializada ao Presidente do Conselho Científico e ao Presidente do Conselho Pedagógico.

2 -O Gabinete de Apoio Pedagógico integra as seguintes funções:

a)Apoiar o Presidente do Conselho Pedagógico;

b)Assegurar o apoio administrativo necessário para o cumprimento das competências definidas por este órgão nos Estatutos do Instituto;

c)Atender os alunos, os representantes (delegados) e associações (núcleos ou similares);

d)Gerir o expediente geral (atendimento presencial/telefone/email ao público em geral para esclarecimento);

e)Acompanhar e coordenar todos os processos respeitantes ao percurso académico dos alunos do IE-UMinho;

f)Apoiar e preparar as atividades com escolas básicas e secundárias e respetivos serviços de psicologia e orientação vocacional;

g)Apoiar a preparação do funcionamento de cursos com outras escolas da UMinho;

h)Instruir, planear e acompanhar os processos técnico-administrativos dos cursos de Licenciatura, Mestrado, Doutoramento e outros cursos de formação, no âmbito do Instituto;

j)Gerir as candidaturas a cursos de 2.º e 3.º ciclos;

k)Apoiar a gestão dos Programas Doutorais - 3.º Ciclo;

l)Gerir os processos de acreditação de cursos nas entidades competentes (apoio técnico-administrativo aos processos junto da A3ES);

m)Coordenar os dossiers de unidades curriculares dos diversos cursos ministrados;

n)Acompanhar e apoiar na implementação do SIGAC-UM na vertente do ensino (elaboração do Relatório Síntese da UO);

o)Apoiar os diretores de curso e respetivas comissões (licenciatura, mestrado e doutoramento) nas tarefas inerentes às suas funções;

p)Gerir o processo de carregamento do serviço letivo no módulo Gestão do Serviço Letivo na Intranet, em estreita ligação com os diretores de departamento;

q)Apoiar e controlar a emissão de pautas;

r)Registar os processos de tese no RENATES (Registo Nacional de Teses e Dissertações) e envio para a Unidade de Serviços de Documentação e Biblioteca;

s)Elaborar o calendário letivo e calendário de avaliação (1.º, 2.º e 3.º ciclos);

t)Apoiar os eventos de natureza académica em conjunto com o Gabinete de comunicação e Imagem;

u)Receber e apoiar a entrega de relatórios de estágio, dissertações e teses;

w)Apoiar as candidaturas a financiamento a bolsas de doutoramento e preparação de declarações para o efeito.

3 -O Gabinete de Apoio Pedagógico é coordenado por um Coordenador Técnico.

Artigo 7.º

Gabinete de Apoio aos Serviços de Internacionalização e Interação com a Sociedade

1 -O Gabinete de Apoio à Internacionalização e Interação com a Sociedade deve consolidar a necessidade crescente da internacionalização e interação do IE-UMinho com a sociedade, apoiando e desenvolvendo a cooperação internacional. Deve ainda reforçar a sua atividade e posicionamento internacional e no âmbito da interação com a sociedade.

2 -Ao Gabinete de Apoio aos Serviços de Internacionalização e Interação com a Sociedade compete, designadamente:

a)Apoiar a elaboração do Plano Estratégico de Internacionalização do IE-UMinho, garantindo a sua atualização e implementação ao longo dos anos;

b)Apoiar a celebração, renovação e dinamização de protocolos internacionais;

c)Apoiar a implementação de novos processos ligados à internacionalização, tais como programas de duplo grau, programas de obtenção de créditos e iniciativas que promovam a internacionalização do IE-UMinho;

d)Propor superiormente medidas de apoio a períodos de mobilidade internacional (incentivo à mobilidade incoming e outgoing de estudantes e pessoal docente e não docente);

e)Apoiar a promoção e o desenvolvimento de ações de captação de estudantes nacionais e internacionais;

f)Ser o ponto de contacto na Presidência do IE-UMinho para apoio ao aluno internacional;

g)Apoiar a organização e follow-up de visitas de delegações estrangeiras;

h)Ser o ponto de contacto na Presidência do IE-UMinho para articulação entre as subunidades e o Serviço de Apoio à Internacionalização (USAI) da UMinho;

j)Identificar boas práticas de internacionalização e elaborar propostas para implementação no IE-UMinho;

k)Apoiar outras atividades relevantes no panorama da internacionalização do Ensino Superior;

l)Apoiar a promoção de ações de interação com a sociedade integradas na missão do IE-UMinho, não inseridas diretamente no âmbito do ensino ou investigação formais, visando a satisfação de interesses ou necessidades da comunidade, num quadro de reciprocidade;

m)Apoiar a promoção de projetos de formação, de prestação de serviços, culturais e de divulgação científica;

n)Apoiar a promoção de ações de envolvimento da comunidade alumni;

o)Apoiar a promoção de ações de envolvimento com o tecido empresarial e a sociedade;

p)Apoiar a interface instituto /empresas (protocolos nacionais);

q)Contactar com interfaces/empresas/alumni tendo em vista oportunidades de comunicação conjuntas (presença em feiras e eventos, visitas institucionais sob a orientação da Presidência do IE-UMinho).

Artigo 8.º

Gabinete de Comunicação e Imagem

a)Apresentar propostas à Presidência e apoiar a implementação do plano de comunicação do IE-UMinho;

b)Apoiar a gestão da assessoria de imprensa em coordenação com os serviços da reitoria e os responsáveis das subunidades;

c)Apoiar a gestão da presença institucional do IE-UMinho nos canais digitais;

d)Apoiar a gestão da presença em feiras e eventos para divulgação da oferta educativa do IE-UMinho;

e)Apoiar a produção e a publicação de conteúdos relevantes para todos os públicos do IE-UMinho;

f)Colaborar na organização de conferências, exposições, congressos, colóquios, reuniões ou outras atividades de carácter científico, cultural, recreativo, promovidas ou apoiadas pelo IE-UMinho;

g)Criar e assegurar a manutenção das páginas WEB do IE-UMinho, de acordo com as diretrizes da Presidência e garantir a respetiva gestão e extração de métricas;

h)Assegurar a manutenção do armazenamento dos conteúdos multimédia (áudios, gráficos, fotos e vídeos) produzidos pelo GCI;

i)Recolher, tratar e introduzir os conteúdos nos sites do IE-UMinho;

j)Proceder ao levantamento de necessidades ao nível de equipamentos e de estruturas necessárias ao eficaz funcionamento dos serviços de multimédia do IE-UMinho.

Artigo 9.º

Gabinete Financeiro

a)Assegurar o apoio administrativo e financeiro ao IE-UMinho;

b)Apoiar a gestão das receitas e das despesas do IE-UMinho;

c)Realizar os procedimentos inerentes à aquisição de bens e serviços no âmbito da atividade da Presidência e Subunidades nas respetivas plataformas;

d)Realizar os procedimentos inerentes às missões/deslocações no âmbito da atividade da Presidência e Subunidades nas respetivas plataformas, bem como certificar que todos os documentos constam no processo da deslocação;

e)Gerir tecnicamente os processos no âmbito do Código dos Contratos Públicos e de Contratação Excluída inerentes à atividade da Presidência e Subunidades;

f)Cabimentar as despesas inerentes à atividade da Presidência e subunidades na plataforma de Gestão de Verbas;

g)Cabimentar as publicações de atos no Diário da República;

h)Controlar o stock e adquirir todo o material, incluindo material de economato, necessário para o funcionamento do IE-UMinho;

i)Assegurar o apoio de natureza técnica especializada aos investigadores na gestão financeira das subunidades e projetos de investigação;

j)Apoiar a elaboração/validação de orçamentos de candidaturas a financiamento de projetos de investigação;

k)Preparar os pedidos de pagamento às Entidades Financiadoras e apoiar a gestão dos pedidos de esclarecimento deles decorrentes;

l)Apoiar a elaboração da componente financeira de relatórios e inquéritos periódicos no âmbito dos projetos de investigação.

Artigo 10.º

Gabinete de Informática

a)Gerir o parque informático do IE-UMinho, incluindo a gestão dos servidores;

b)Assegurar o apoio direto aos utilizadores da Presidência, nas seguintes áreas: software instalado na rede, configurações específicas de computadores na rede, manutenção e reparação de hardware;

c)Assegurar o apoio à decisão e implementação de sistemas informáticos, de comunicação e audiovisuais através de pesquisa de mercado e teste de soluções;

d)Participar nos processos de aquisição de bens e serviços de informática e multimédia;

e)Gerir o conjunto de contas de correio pessoal, caixas de serviço e listas de distribuição;

f)Proceder ao registo de novos utilizadores;

g)Apoiar os utilizadores na utilização de sistemas de videoconferência (IP, Skype e/ou Zoom);

h)Gerir as listas de distribuição de e-mails (diretores de departamento, diretores de centro, órgãos de escola etc.);

i)Assegurar e executar o serviço de apoio técnico laboratorial às atividades de ensino e aprendizagem;

j)Assegurar o apoio aos docentes nas aulas práticas;

k)Apoiar a gestão dos processos de abate e de inventário do equipamento informático do IE-UMinho.

Artigo 11.º

Casos omissos e dúvidas

Os casos omissos e as dúvidas de interpretação e aplicação do presente Regulamento são resolvidos por despacho do Reitor.

Artigo 12.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia a seguir à data da sua publicação no Diário da República.

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