DespachoSem vigência

Despacho n.º 2076/2019

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Artigo 1.º

Objeto

a)Secretário;

b)Áreas. Podem ser dirigidas por coordenadores de área equiparados a chefe de divisão;

c)Núcleos. Podem ser dirigidos por coordenadores de núcleos equiparados a cargos de direção intermédia;

d)Gabinetes. Podem ser dirigidos por coordenadores de gabinete, que constituem cargos de direção intermédia;

e)Secretarias/Serviços. Podem ser dirigidos por coordenadores, que constituem cargos de direção intermédia.

Artigo 3.º

Secretário

a)Assegurar a gestão corrente da faculdade;

b)Participar na definição da política de gestão da faculdade e coadjuvar de forma geral o Presidente;

c)Dirigir as atividades e assegurar o funcionamento dos serviços que dependam de si, de acordo com as normas estatutárias;

d)Coordenar a ação dos responsáveis dos serviços que de si dependam, de forma a garantir a uniformidade de procedimentos e a articulação entre o Presidente, o Conselho de Gestão e os núcleos/serviços;

e)Dirigir, no âmbito das respetivas competências, o pessoal técnico e administrativo adstrito aos serviços que de si dependam;

f)Assistir tecnicamente os órgãos da escola;

g)Elaborar informações, relatórios e planos de atividades da FAULisboa;

h)Exercer as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Conselho de Gestão e pelo Presidente.

Artigo 4.º

Competências do Coordenador de Área

a)Definir, anualmente, os objetivos específicos da respetiva área, tendo em conta os objetivos gerais da organização;

b)Fundamentar a informação que acompanha a análise prévia dos processos que vão a despacho do superior hierárquico;

c)Garantir a qualidade técnica produzido na área e o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação de serviços, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;

d)Promover, em concertação com os coordenadores, o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários da área, proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício do respetivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade dos serviços a prestar;

e)Divulgar, em concertação com os coordenadores e junto dos funcionários da área, os documentos internos e as normas de procedimento a adotar, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para cumprimento dos objetivos, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários;

f)Proceder, de forma objetiva, à avaliação de desempenho dos coordenadores quer em função dos resultados individuais e de grupo quer em relação à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;

g)Identificar, em concertação com os coordenadores, as necessidades de formação específica dos funcionários da área, propondo a frequência das ações de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação;

h)Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da área, em concertação com os coordenadores;

i)Autorizar a emissão de certidões de documentos arquivados na área, exceto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados;

j)Dar a conhecer ao superior hierárquico a existência de situações que deverão ser analisadas pelos órgãos de gestão.

Artigo 5.º

Competências dos coordenadores de núcleo, de gabinete, de secretarias e de outros serviços

a)Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido no serviço sob a sua responsabilidade e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação de serviços, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;

b)Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários do serviço sob a sua responsabilidade, proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício do respetivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade dos serviços a prestar;

c)Divulgar, junto dos funcionários do serviço sob a sua responsabilidade, os documentos internos e as normas de procedimento a adotar, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para cumprimento dos objetivos, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários;

d)Proceder, de forma objetiva, à avaliação do desempenho dos funcionários do serviço sob a sua responsabilidade quer em função dos resultados individuais quer em relação grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;

e)Identificar as necessidades de formação específica dos funcionários sob a sua responsabilidade e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação;

f)Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários.

Artigo 6.º

Unidades/Serviços

1 -Compreendem:

a)Área Académica;

b)Área Administrativa

c)Área Financeira;

d)Núcleo de mobilidade e comunicação;

e)Núcleo de cooperação externa editorial e desenvolvimento;

f)Núcleo de qualidade e planeamento;

g)Núcleo de apoio técnico e manutenção;

h)Núcleo de apoio à informação e conhecimento;

j)Assessorias e Secretariado;

k)Apoio jurídico. Secção II Área Académica

Artigo 7.º

Estrutura e Competências da Área Académica

1 -A Área Académica é a estrutura que gere, controla e organiza os assuntos académicos da FAULisboa de acordo com a estratégia e diretrizes emanadas dos seus órgãos de gestão. A Área Académica pode ser dirigida por um coordenador de área equiparado a chefe de divisão. A coordenação dos serviços da Área Académica compete ao Secretário, podendo o Presidente da Faculdade, em caso de vacatura do lugar, delegar estas competências nos seus vice-presidentes.

2 -A Área Académica compreende:

a)Secretaria de Graduação. Exerce as suas atribuições no âmbito da gestão dos percursos académicos de 1.º e 2.º ciclos e ciclos integrados, a gestão do acesso e equivalência de habilitações, exceto no caso de alunos em mobilidade;

b)Secretaria de Pós-Graduação. Exerce as suas atribuições no âmbito da gestão dos percursos académicos do 3.º ciclo, bem como a gestão de processos e acessos a procedimentos relacionados com cursos de pós-graduação não conducentes de grau académico;

c)Gerir todos os processos e procedimentos relacionados com provas académicas para atribuição dos graus de mestre;

d)Instruir procedimentos de equivalência de habilitações estrangeiras de nível superior;

e)Gerir taxas e emolumentos da área académica;

f)Instruir e gerir processos relativos ao percurso académico dos estudantes e à atribuição de creditações;

g)Instruir procedimentos tendentes à emissão de certidões de registo de grau, de diplomas conferentes de grau ou de título e de suplementos ao diploma;

h)Emitir certidões de âmbito académico, designadamente de matrícula, de inscrição, de frequência, de exame e de conclusão;

j)Prestar informação oficial de âmbito académico aos órgãos de governo da FAULisboa e às entidades externas;

k)Prestar informação necessária para o processo de distribuição de serviço docente;

l)Garantir a atualização permanente das bases de dados académicas internas e externas à FAULisboa;

m)Gerir as vagas e os problemas relacionados com a lotação de turmas;

n)Gerir os processos associados à mobilidade de estudantes entre escolas da Universidade de Lisboa;

o)Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado aos estudantes.

Artigo 8.º

Estrutura e Competências da Área Administrativa

1 -A Área Administrativa exerce a sua atividade nos domínios da gestão de pessoal e de vencimentos, de classificação e do registo de correspondência oficial dos órgãos da FAULisboa, sendo coordenada pelo coordenador de área, que corresponde a cargo de direção intermédia de 2.º grau. A coordenação da Área Administrativa compete ao secretário, podendo o Presidente da Faculdade no caso de vacatura do lugar, delegar estas competências nos seus vice-presidentes.

2 -A Área Administrativa compreende:

a)Núcleo de Recursos Humanos;

b)Serviço de Expediente e Arquivo;

c)Serviços gerais;

d)Manter atualizada a afetação dos mapas de pessoal docente e técnico-administrativo;

e)Proceder ao controle das faltas e licenças do pessoal docente e técnico-administrativo, bem como elaborar os respetivos mapas;

f)Assegurar todos os procedimentos relativos a vencimentos e demais abonos, do pessoal docente e técnico-administrativo e respetivos descontos, garantindo o correto processamento;

g)Receber e inserir na base de dados das Finanças, as faturas e recibos com vista às comparticipações devidas, no âmbito da ADSE;

h)Elaboração de inquéritos e reportes estatísticos;

j)Passar certidões, declarações e notas de tempo de serviço exigidas por lei, bem como todos os documentos solicitados relativos ao pessoal da FAULisboa;

k)Realizar as demais tarefas administrativas respeitantes ao pessoal da FAULisboa;

l)Publicar no Diário da República, todos os atos, que, por imposição legal, devem ser publicados, e divulgar, junto das restantes unidades administrativas de gestão, as publicações do Diário da República, na parte com interesse para o serviço respetivo.

Artigo 9.º

Estrutura e Competências da Área Financeira

1 -À Área Financeira compete assegurar a administração dos recursos financeiros e materiais da FAULisboa. A coordenação da Área Financeira compete ao secretário, podendo o Presidente da faculdade, no caso de vacatura do lugar, delegar estas competências nos seus vice-presidentes.

2 -A Área Financeira compreende:

a)Núcleo de Contabilidade;

b)Serviço de Tesouraria;

c)Núcleo de Compras, Património e Inventário;

d)Serviço de Gestão Financeira de Projetos I&D e Prestação de Serviços ao Exterior.

e)Emitir e enviar as faturas aos clientes;

f)Elaborar as relações de documentos a submeter ao Conselho de Gestão;

g)Elaborar os mapas da proposta de orçamento anual;

h)Assegurar o controlo da execução orçamental e dos respetivos processos de alterações ao orçamento;

j)Disponibilizar, ao Conselho de Gestão, informação financeira de suporte à decisão;

k)Elaborar as reconciliações bancárias e as sínteses bancárias mensais;

l)Organizar a conta de gerência a submeter ao Tribunal de Contas e demais entidades a que está obrigada;

m)Assegurar a boa conservação e a ordem do arquivo inerente a este núcleo.

Artigo 10.º

Estrutura e Competências do Núcleo de Mobilidade e Comunicação

a)Organizar e apoiar a participação da faculdade nos programas de cooperação e de intercâmbio, promovendo a mobilidade de estudantes, de docentes, de investigadores e de pessoal administrativo e técnico;

b)Propor, promover e organizar acordos de mobilidade com instituições de ensino superior congéneres;

c)Assegurar a gestão dos processos académicos associados à mobilidade e ao intercâmbio de estudantes e staff entre instituições de ensino superior;

d)Garantir a organização dos processos de bolsas em programas de mobilidade;

e)Proceder à recolha, tratamento e divulgação de informação sobre os programas de mobilidade;

f)Organizar ações de acolhimento de participantes de programas de mobilidade.

g)Divulgar informação sobre ofertas de emprego, estágios, formação, seminários e bolsas de estudo a todos os alunos e recém-diplomados.

h)Preparar e realizar processos de matrículas, inscrições e seguro escolar dos alunos incoming;

i)Instruir e gerir os processos relativos à creditação dos resultados obtidos na mobilidade;

j)Garantir a atualização permanente das bases de dados académicas dos alunos em mobilidade;

k)Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado aos estudantes. 2) Ao Gabinete de Comunicação compete assegurar as ações de comunicação, de relações externas e de protocolo académico, designadamente:

Artigo 11.º

Estrutura e Competências do Núcleo de Cooperação Externa, Editorial e Desenvolvimento

1 -O Núcleo de Cooperação Externa, Editorial e Desenvolvimento tem as atribuições no domínio das relações internacionais, editorial e relações com a sociedade civil, no desenvolvimento e projeção da imagem da Faculdade, na divulgação da informação e apoio à prestação de iniciativas culturais realizadas pela Faculdade.

2 -Os serviços do Núcleo de Cooperação Externa, Editorial e Desenvolvimento estão na dependência direta do Presidente da Faculdade.

3 -O Núcleo de Cooperação Externa, Editorial e Desenvolvimento compreende:

a)O Gabinete de Relações Internacionais;

b)O Gabinete Editorial;

c)O Gabinete FAULisboa Júnior;

d)O Gabinete de ex-alunos - Alumni;

e)O Gabinete de Tutoria ao Aluno;

f)O Gabinete de Empreendedorismo e Transferência de Conhecimento.

Artigo 12.º

Estrutura e Competências do Núcleo de Qualidade e Planeamento

1 -O Núcleo de Qualidade e Planeamento exerce a sua atividade nos domínios do controlo de qualidade e planeamento, tendo como objetivo a elaboração de estudos de suporte ao processo de tomada de decisão que promovam a qualidade na escola e contribuam para a otimização da sua gestão e do desenvolvimento estratégico.

2 -A coordenação do Núcleo de Qualidade e Planeamento compete ao secretário, podendo o Presidente da faculdade, no caso de vacatura do lugar, delegar estas competências nos seus vice-presidentes.

3 -O Núcleo de Qualidade e Planeamento compreende:

a)O Gabinete de Planeamento;

b)O Gabinete de Avaliação e Qualidade;

c)Desenvolver ações de sensibilização junto da instituição, no sentido de se atingir um maior aperfeiçoamento dos procedimentos adotados;

d)Acompanhar e gerir os processos de avaliação e de acreditação efetuadas à FAULisboa, por auditores internos e externos. Secção VIII Núcleo de Apoio Técnico e Manutenção

Artigo 13.º

Estrutura e Competências do Núcleo de Apoio Técnico e Manutenção

1 -O Núcleo de Apoio Técnico e Manutenção exerce a sua atividade nos domínios do apoio geral aos serviços, e estão na dependência direta do Presidente da faculdade.

2 -O Núcleo de Apoio Técnico e Manutenção compreende:

a)O Centro de Manutenção e Obras;

b)O Centro de Informática;

c)O Centro Oficinal;

d)O Centro de Prototipagem Rápida.

e)Assegurar as informações técnicas que acompanham os procedimentos legais relativos à adjudicação de empreitadas de obras públicas;

f)Emitir pareceres sobre a aquisição de equipamentos e materiais.

n)Enviar de relatórios de todas as atividades realizadas, incluindo o relatório de contas mensal e anual, ao Conselho de Gestão. Secção IX Núcleo de Apoio à Informação e Conhecimento

3 -Serviços de apoio ao utente: compete apoiar os utentes que utilizem sistemas de informação, a exploração do sistema institucional de correio eletrónico e a gestão de protocolos institucionais de software e hardware (apoio a manutenção das passwords no sistema, configurações de acesso à Eduroam wireless, acesso remoto via VPN, configuração de equipamentos portáteis);

4 -Desenvolvimento de aplicações e base de dados: desenvolvimento de aplicações web, em resposta a necessidades transversais identificadas na estrutura da FAULisboa, nomeadamente: Aplicação web para inscrição online de alunos de intercâmbio; Aplicação web para manutenção de listagem de docentes e funcionários (garantindo um sistema centralizado de diretório que permite pesquisa por nome ou serviço, identificando extensão telefónica de contacto e sala); Gestão de fichas de unidade curricular (aplicação web desenvolvida a pedido do conselho pedagógico);

5 -Consultoria: apoio na definição de estratégias de implementação de serviços novos, e de evolução dos existentes.

Artigo 14.º

Competências e estrutura Núcleo de Apoio à Informação e Conhecimento

1 -O Núcleo de Apoio à Informação e Conhecimento exerce a sua atividade no domínio dos arquivos impressos e multimédia, e é coordenado por um docente nomeado pelo Presidente da faculdade, apoiado pelo conselho de biblioteca (constituído por um docente de cada área disciplinar, aprovado pelo Conselho Científico e homologado pelo Presidente da faculdade). A coordenação do núcleo de Apoio à Informação e Conhecimento compete ao Secretário, podendo o Presidente da faculdade, no caso de vacatura do lugar, delegar estas competências nos seus vice-presidentes. 2 Ao Núcleo de Apoio à Informação e Conhecimento compreende:

a)Biblioteca e serviço de arquivo impresso;

b)Serviço de cartografia;

c)Serviço de arquivo multimédia - Mediateca.

2 -a) A Biblioteca e serviço de arquivo impresso é um serviço especializado na aquisição, no tratamento, na organização, na gestão e na difusão da documentação e da informação, no domínio da Arquitetura, do Urbanismo e do Design. Tem, por missão, facultar os recursos bibliográficos necessários ao desempenho das funções de investigação e de ensino, por forma a ajudar os seus utilizadores no processo de transformar a informação em conhecimento. Compete-lhe recolher, organizar, preservar e dar acesso à documentação com valor histórico, científico, artístico ou literário, produzida, nomeadamente, por alunos, professores, investigadores ou por instituições. Entre outras tarefas, deve:

a)Controlar o processo de aquisição de bibliografia;

b)Proceder ao tratamento técnico (registo, carimbagem, catalogação, indexação, classificação, cotação e arrumação) da documentação adquirida;

c)Manter atualizada a base de dados bibliográfica e divulgar a documentação recebida;

d)Assegurar o serviço de empréstimo e de todas as tarefas que garantam o bom funcionamento da biblioteca;

e)Promover ações de difusão e de divulgação, a fim de tornar acessíveis as fontes de informação.

Artigo 15.º

Competências do Núcleo de Investigação

1 -O Núcleo de Investigação exerce a sua atividade no domínio do apoio às estruturas de investigação e está na dependência direta do Presidente da Faculdade;

2 -Tem, como atribuições, desenvolver projetos de investigação aplicada e de prestação se serviços de valor acrescentado nas áreas de especialidade da FAULisboa, nomeadamente, Arquitetura, Urbanismo e Design;

3 -O Núcleo de Investigação contribui, assim, para potenciar as relações entre a comunidade académica e a sociedade civil, alargando e promovendo a aplicação do saber naqueles domínios, e assenta na capacidade científica e técnica acrescida dos docentes, dos investigadores e dos colaboradores da FAULisboa, que constituem um corpo altamente especializado.

4 -A atividade da estrutura de investigação da faculdade articula-se com a de outras unidades da FAULisboa, como o Centro de Investigação (CIAUD), os grupos de investigação e os laboratórios, e o Gabinete de Transferência de Tecnologia. O centro desenvolve os seguintes serviços:

a)Projetos de investigação científica aplicada;

b)Assessoria e consultoria científica e técnica, designadamente, através de peritagem e elaboração de pareceres;

c)Elaboração de estudos e projetos;

d)Produção de materiais científicos, pedagógicos e técnicos;

e)Outros serviços. Secção XI Assessorias

Artigo 16.º

As assessorias estão diretamente ligadas ao apoio técnico e administrativo prestado aos órgãos de gestão.

Secção XII

O Serviço Jurídico

Artigo 17.º

Competências do Serviço Jurídico

O Serviço Jurídico é uma estrutura transversal de apoio aos órgãos de governo da Faculdade.

Secção XIII

Disposições Finais

Artigo 18.º

Dúvidas ou omissões

As dúvidas ou omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento serão resolvidas pelo Presidente da Faculdade, a quem competirá, também, integrar eventuais lacunas.

Artigo 19.º

Publicação, divulgação e entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República, sendo, também, divulgado no sítio na internet da FAULisboa.

6 de fevereiro de 2019. - O Presidente da Faculdade, Doutor João Pardal Monteiro.

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