DespachoEm vigor

Despacho n.º 22251/2004 (2.ª série)

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Artigo 1.º

Serviços do IPAD

1 -O IPAD integra as seguintes direcções de serviços:

a)A Direcção de Serviços de Planeamento Financeiro e Programação (PP), que integra:

b)A Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais I (BIL I), que integra:

c)A Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais II (BIL II), que integra:

d)A Direcção de Serviços de Assuntos Comunitários e Multilaterais (ACM), que integra:

e)A Direcção de Serviços de Apoio à Sociedade Civil e Ajudas de Emergência (SCAE), que integra:

f)A Direcção de Serviços de Administração (ADMIN), que integra:

2 -Adstrito ao conselho directivo, funciona o gabinete de apoio ao conselho directivo.

Artigo 2.º

Direcção de Serviços de Planeamento Financeiro e Programação

1 -Compete à Direcção de Serviços de Planeamento Financeiro e Programação assegurar o planeamento global e a programação da ajuda pública ao desenvolvimento, em função das orientações, objectivos e prioridades definidos pela tutela, bem como elaborar ou promover a elaboração de estudos nas áreas de ajuda pública ao desenvolvimento e, em especial:

a)Identificar as estratégias de intervenção global, sectorial e geográfica;

b)Gerir o Programa Orçamental de Cooperação Portuguesa no Estrangeiro;

c)Elaborar o plano e o relatório anuais de actividades do IPAD;

d)Elaborar estudos e propostas que contribuam para a adopção de medidas legislativas, regulamentares e outras que melhorem a eficácia das acções de ajuda pública ao desenvolvimento;

e)Calcular anualmente o esforço financeiro global da ajuda pública ao desenvolvimento;

f)Elaborar os programas indicativos de cooperação e o respectivo planeamento financeiro, bem como os planos anuais de cooperação, em articulação com os demais departamentos e serviços competentes e outras instituições;

g)Preparar e apoiar a negociação de outros acordos bilaterais de ajuda pública ao desenvolvimento não referidos na alínea anterior;

h)Elaborar anualmente o relatório de actividades da cooperação portuguesa a apresentar ao Comité de Ajuda ao Desenvolvimento (CAD) da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE);

j)Acompanhar e elaborar relatórios semestrais sobre as acções de ajuda pública ao desenvolvimento, por áreas geográficas;

l)Proceder à avaliação da execução dos programas, planos e projectos de ajuda pública ao desenvolvimento, por sectores ou países, em função dos objectivos definidos, directamente ou através de avaliação externa;

m)Colaborar em avaliações conjuntas com outros doadores e com países beneficiários;

n)Produzir informação técnica na área da avaliação;

o)Assegurar a articulação com os serviços do Ministério dos Negócios Estrangeiros e quaisquer outros, relativamente a matérias da sua competência;

p)Elaborar um relatório semestral sobre a actividade desenvolvida.

2 -São exercidas, respectivamente:

a)Pela Divisão de Planeamento e Programação, as competências previstas nas alíneas a) a f) do número anterior;

b)Pela Divisão de Coordenação Geográfica, as competências previstas nas alíneas g) e j) do número anterior;

c)Pela Divisão de Avaliação, as competências previstas nas alíneas l) a n) do número anterior.

Artigo 3.º

Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais I

1 -Compete à Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais I analisar os programas e projectos de cooperação e ajuda pública ao desenvolvimento e propor a sua aprovação e, em especial:

a)Analisar e submeter à decisão superior a proposta de parecer prévio vinculativo sobre os programas, os projectos e as acções de ajuda pública ao desenvolvimento propostos por outras entidades, públicas ou privadas;

b)Analisar os projectos directamente elaborados no IPAD ou quaisquer outros a beneficiar de recursos do Instituto, e submetê-los à apreciação superior;

c)Assegurar a articulação com a Associação Nacional de Municípios Portugueses e apoiar a cooperação intermunicipal;

d)Elaborar um relatório semestral sobre as actividades desenvolvidas.

2 -Compete à Divisão de Análise de Projectos I, relativamente a Angola, Cabo Verde, Guiné-Bissau e São Tomé e Príncipe, e à Divisão de Análise de Projectos II, relativamente a Moçambique, ou outros países, exercer as competências previstas no número anterior.

Artigo 4.º

Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais II

1 -Compete à Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais II acompanhar a execução técnica e financeira dos programas, projectos e acções da cooperação portuguesa no quadro das relações bilaterais, comunitárias e multilaterais e, em especial:

a)Coordenar e acompanhar a execução dos programas, projectos e acções da cooperação portuguesa, nos termos em que forem aprovados, propondo os ajustamentos que, em cada momento, se mostrem necessários;

b)Coordenar a acção do pessoal especializado no exterior;

c)Elaborar um relatório semestral sobre a execução dos projectos em curso;

d)Elaborar o programa anual de bolsas de estudo e formação profissional e propor medidas para actualização e adaptação do regime de bolsas;

e)Prestar informação e apoio aos bolseiros, em articulação com os respectivos estabelecimentos de ensino, sempre que necessário;

f)Promover, coordenar e assegurar a execução de programas de recrutamento e selecção de cooperantes;

g)Acompanhar e apoiar as actividades dos cooperantes.

2 -São exercidas, respectivamente:

a)Pela Divisão de Acompanhamento de Projectos, as competências previstas nas alíneas a) a c) do número anterior;

b)Pela Divisão de Bolsas, as competências previstas nas alíneas d) e e) do número anterior;

c)Pela Divisão de Cooperantes, as competências previstas nas alíneas f) e g) do número anterior.

Artigo 5.º

Direcção de Serviços de Assuntos Comunitários e Multilaterais

1 -Compete à Direcção de Serviços de Assuntos Comunitários e Multilaterais assegurar a participação portuguesa nos sistemas comunitário e multilateral de ajuda pública ao desenvolvimento, incluindo a Comunidade de Países de Língua Oficial Portuguesa e a cooperação ibero-americana, e, em especial:

a)Assegurar a coordenação e representação nacional na definição das políticas de ajuda pública ao desenvolvimento, nas instâncias referidas, sem prejuízo das competências legalmente atribuídas a outros departamentos e serviços;

b)Acompanhar a gestão das contribuições portuguesas para as organizações internacionais e para quaisquer fundos dirigidos à ajuda pública ao desenvolvimento;

c)Promover e coordenar o recrutamento e selecção de jovens peritos nacionais no âmbito de organizações internacionais;

d)Difundir informação resultante da sua participação em organismos e reuniões internacionais;

e)Elaborar um relatório semestral sobre a actividade desenvolvida.

2 -Compete à Divisão de Assuntos Comunitários e à Divisão de Assuntos Multilaterais exercer a totalidade das competências previstas no número anterior, consoante as matérias respeitem à União Europeia ou a outras organizações multilaterais.

Artigo 6.º

Direcção de Serviços de Apoio à Sociedade Civil e Ajudas de Emergência

1 -Compete à Direcção de Serviços de Apoio à Sociedade Civil e Ajudas de Emergência prestar apoio às organizações não governamentais e outras entidades no âmbito da ajuda pública ao desenvolvimento, assegurar a promoção de ajudas humanitárias no quadro das relações bilaterais, comunitárias e multilaterais, nomeadamente:

a)Promover e assegurar a articulação com organismos nacionais, estrangeiros e internacionais, no âmbito da respectiva área de actuação;

b)Definir e aplicar os critérios para a atribuição de apoios às organizações não governamentais e outras entidades de ajuda pública ao desenvolvimento;

c)Assegurar o registo das organizações não governamentais para o desenvolvimento e outras entidades que visem a ajuda pública ao desenvolvimento, nos termos da lei;

d)Apoiar a participação de organizações da sociedade civil em projectos internacionais;

e)Planear e executar, ao seu nível, acções de ajuda humanitária, em articulação com organismos nacionais e internacionais, no âmbito da respectiva área de intervenção;

f)Elaborar um relatório semestral sobre as actividades desenvolvidas.

2 -São exercidas, respectivamente:

a)Pela Divisão de Apoio à Sociedade Civil, as competências previstas nas alíneas a) a d) do número anterior;

b)Pela Divisão de Ajuda Humanitária, a competência prevista na alínea e) do número anterior.

Artigo 7.º

Direcção de Serviços de Administração

1 -Compete à Direcção de Serviços de Administração assegurar a coordenação das actividades relativas à administração e gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais do IPAD, à logística documental e informática e, em especial:

a)Assegurar a contabilidade do Instituto;

b)Efectuar os pagamentos autorizados;

c)Elaborar o relatório anual da execução orçamental, bem como os instrumentos de gestão provisional;

d)Assegurar os procedimentos adjudicatórios de contratos de aquisição e locação de bens e serviços e os de empreitadas de obras públicas para todos os serviços do IPAD, salvo determinação em contrário do presidente;

e)Assegurar a gestão e manutenção das instalações e equipamentos do IPAD, nomeadamente nos países onde disponha de instalações próprias;

f)Acompanhar e assegurar a gestão dos investimentos previstos no Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central (PIDDAC);

g)Identificar as necessidades de formação e qualificação profissionais, elaborando o plano anual de formação;

h)Estudar e propor a aplicação de métodos adequados à selecção de pessoal, seu recrutamento e promoção;

j)Promover a difusão de material informativo relevante e apoiar ou executar a edição de publicações na área da ajuda pública ao desenvolvimento;

l)Assegurar a pesquisa, aquisição, tratamento, difusão, bem como a organização e conservação, de toda a informação relevante para a actividade do IPAD;

m)Reunir e processar toda a informação sobre a ajuda pública ao desenvolvimento promovida por entidades privadas, com ou sem apoio público;

n)Superintender na organização, actualização e conservação da biblioteca e do arquivo específico;

o)Assegurar a ligação com os serviços congéneres nacionais e estrangeiros;

p)Manter os serviços informados sobre a actividade do Instituto;

q)Assegurar os procedimentos inerentes à tradução, edição e distribuição de publicações da responsabilidade do Instituto;

r)Coordenar as acções na área da informática necessárias à prossecução das atribuições do IPAD;

s)Criar e assegurar as condições para a realização do registo informático dos documentos e dos elementos de informação respeitantes à actividade do IPAD e a criação, organização e actualização de bases de dados;

t)Colaborar com os restantes serviços do Instituto, de modo a assegurar as necessidades de tratamento da informação;

u)Assegurar o funcionamento e a manutenção dos equipamentos informáticos e garantir a segurança do sistema informático;

2 -São exercidas, respectivamente:

a)Pela Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial, as competências previstas nas alíneas a) a f) do número anterior;

b)Pela Divisão de Recursos Humanos, as competências previstas nas alíneas g) a i) do número anterior;

c)Pelo Centro de Documentação e Informação, as competências previstas nas alíneas j) a q) do número anterior;

d)Pelo Centro de Informática, as competências previstas nas alíneas r) a v) do número anterior.

3 -A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial compreende o Núcleo de Apoio Técnico, a Secção de Expediente e Apoio Geral, a Secção de Contabilidade e a Secção de Património, com funções de apoio técnico e administrativo nas respectivas áreas.

4 -A Divisão de Recursos Humanos compreende o Núcleo de Apoio Técnico, a Secção de Pessoal e a Secção de Processamento de Vencimentos e Abonos, com funções de apoio técnico e administrativo nas respectivas áreas.

5 -O Centro de Documentação e Informação e o Centro de Informática são dirigidos por chefes de divisão.

Artigo 8.º

Gabinete de Apoio ao Conselho Directivo

1 -Compete ao Gabinete de Apoio ao Conselho Directivo exercer funções no âmbito do apoio geral e assessoria específica ao conselho directivo do IPAD, nomeadamente:

a)Prestar assessoria de natureza específica aos órgãos do IPAD;

b)Prestar apoio de secretariado ao presidente e aos vogais do conselho directivo;

c)Preparar e apoiar a realização das reuniões do conselho directivo;

d)Preparar e apoiar a realização das reuniões em que o IPAD participe, nomeadamente da Comissão Interministerial para a Cooperação e do Conselho Consultivo para a Cooperação, e assegurar a articulação com os respectivos membros;

e)Coordenar e assegurar acções no âmbito da comunicação, imagem e visibilidade externa das acções do IPAD, em articulação com o Centro de Documentação e Informação.

2 -O Gabinete de Apoio ao Conselho Directivo compreende um Núcleo de Apoio Jurídico e um Núcleo de Controlo de Gestão e Desenvolvimento Organizacional, com a competência prevista, respectivamente, no artigo seguinte e no artigo 10.º

Artigo 9.º

Núcleo de Apoio Jurídico

a)Elaborar pareceres e informações sobre as questões que lhe forem submetidas pelo presidente e pelo conselho directivo;

b)Acompanhar processos judiciais e extrajudiciais;

c)Apresentar propostas sobre qualquer matéria de natureza jurídica relacionada com o IPAD;

d)Criar e manter actualizada uma base de dados jurídica, em articulação com o CDI e o CINF.

Artigo 10.º

Núcleo de Controlo de Gestão e Desenvolvimento Organizacional

a)Desenvolver o sistema de informação para a gestão, com base na monitorização de indicadores de desempenho organizacional;

b)Desenvolver soluções e modelos de organização e gestão para o IPAD;

c)Acompanhar a instalação dos modelos e instrumentos de desenvolvimento organizacional adoptados pelo IPAD;

d)Acompanhar a execução da reforma da Administração Pública no IPAD.