Artigo 1.º
Âmbito
1 -O presente Regulamento estabelece a organização interna e as competências dos serviços, gabinetes e núcleos do ISEL.
2 -Para além das competências descritas nos artigos seguintes, os serviços, gabinetes e núcleos poderão ainda exercer outras atividades, no âmbito das respetivas competências que lhes sejam atribuídas, sempre que tal se verifique necessário.
Artigo 2.º
Estrutura Dirigente
1 -A coordenação dos serviços e gabinetes previstos no presente regulamento é assegurada por dirigentes de acordo com o n.º 1 do artigo 71.º dos Estatutos do ISEL.
2 -O recrutamento e a remuneração dos cargos dirigentes é efetuado de acordo com os n.os 3 e 2, respetivamente, do artigo 71.º dos Estatutos do ISEL.
3 -Os dirigentes exercem as suas funções em regime de comissão de serviço e em exclusividade de funções, nos termos legais.
Artigo 3.º
Serviços, Gabinetes e Núcleos
1 -O ISEL dispõe de serviços que são unidades administrativas vocacionadas para o apoio técnico-administrativo aos órgãos do ISEL.
2 -O ISEL pode, também, dispor de gabinetes que são unidades de assessoria e apoio técnico à gestão do ISEL, de acordo com o n.º 2 do artigo 68.º dos Estatutos do ISEL.
3 -Os serviços podem ser estruturados em núcleos, podendo os trabalhadores de cada serviço desempenhar funções nos diversos núcleos do serviço, por forma a garantir o seu melhor funcionamento.
Artigo 4.º
Serviços de Administração Geral
a)Serviço de Gestão Académica e Apoio ao Estudante;
b)Serviço de Gestão Financeira;
c)Serviço de Gestão de Infraestruturas e Equipamentos;
d)Serviço de Gestão de Recursos Humanos;
e)Serviço de Informática e Redes de Comunicação.
Artigo 5.º
Serviços Auxiliares
a)Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento;
b)Serviço de Biblioteca e Documentação;
c)Serviço de Gestão de Projetos;
d)Serviço de Relações Externas e Internacionalização;
e)Serviço de Comunicação e Imagem;
f)Serviço de Secretariado dos órgãos de governo do ISEL.
Artigo 6.º
Serviço de Gestão Académica e Apoio ao Estudante
1 -O Serviço de Gestão Académica e Apoio ao Estudante exerce a sua atividade no âmbito da gestão dos processos académicos e do acompanhamento do estudante.
2 -O Serviço de Gestão Académica e Apoio ao Estudante compreende os seguintes núcleos:
a)Núcleo de Gestão Académica (NGA);
b)Núcleo de Apoio ao Estudante (NAE).
3 -Ao Núcleo de Gestão Académica (NGA) compete, nomeadamente:
a)Apoiar os processos de candidaturas para acesso e ingresso nos ciclos de estudos, de matrículas e inscrições nos ciclos de estudos, e unidades curriculares;
b)Apoiar funcionalmente e verificar os planos de estudo dos ciclos de estudos ministrados;
c)Atualizar o sistema de informação na criação, modificação ou extinção de ciclos de estudos, incluindo fichas de unidades curriculares e as responsabilidades de unidades curriculares;
d)Registar e implementar os atos administrativos relativos ao percurso académico dos estudantes;
e)Interagir com os docentes no âmbito dos processos de gestão académica referentes aos estudantes e tramitação dos mesmos;
f)Processar o registo de temas de teses, dissertações, relatórios de estágio e trabalhos de projeto;
g)Promover a tramitação dos processos com vista à realização de provas públicas de defesa de dissertação;
h)Acompanhar o processo de registo das classificações dos estudantes e garantir o processamento das pautas;
j)Emitir as certidões e declarações académicas referentes aos estudantes;
k)Planear e gerir a ocupação das salas de aula.
4 -Ao Núcleo de Apoio ao Estudante (NAE) compete, nomeadamente:
a)Acompanhar os processos de bolsas atribuídas aos estudantes e garantir a atualização do registo académico;
b)Atualizar a informação académica relativa a estudantes com necessidades educativas especiais e atletas;
c)Assegurar, em conjunto com o Serviço de Relações Externas e Internacionalização, o apoio à integração dos estudantes em mobilidade;
d)Gerir o tratamento de dados académicos para fins de monitorização;
e)Propor e assegurar as atividades de apoio ao estudante, incluindo a orientação vocacional;
f)Elaborar, atualizar e divulgar um "Guia de Apoio ao Estudante".
Artigo 7.º
Serviço de Gestão Financeira
1 -O Serviço de Gestão Financeira exerce a sua atividade no âmbito da gestão e administração financeira, económica e do património.
2 -O Serviço de Gestão Financeira compreende os seguintes núcleos:
a)Núcleo de Orçamento e Contabilidade (NOC);
b)Núcleo de Aprovisionamento e Património (NAP);
c)Núcleo de Tesouraria (NT).
3 -Ao Núcleo de Orçamento e Contabilidade (NOC) compete, nomeadamente:
a)Preparar o orçamento e acompanhar a execução orçamental;
b)Assegurar o controlo e registo contabilístico da receita e da despesa;
c)Elaborar, organizar e apresentar a prestação de contas periódica às entidades oficiais de acordo com a legislação em vigor;
d)Organizar as reconciliações bancárias com as operações de Tesouraria.
4 -Ao Núcleo de Aprovisionamento e Património (NAP) compete, nomeadamente:
a)Organizar e manter atualizado o inventário dos bens e imóveis do ISEL;
b)Assegurar a gestão dos materiais de consumo corrente em armazém;
c)Garantir a tramitação de todos os processos de contratação pública de empreitadas e de aquisição de bens e serviços.
5 -Ao Núcleo de Tesouraria (NT) compete, nomeadamente:
a)Arrecadar e controlar a receita cobrada;
b)Emitir os meios de pagamento a fornecedores e outros credores;
c)Efetuar o registo de movimentos de operações bancárias;
d)Elaborar as folhas de caixa e de depósitos;
e)Gerir o fundo de maneio de tesouraria;
f)Acompanhar a recuperação de dívida e instruir os processos dos estudantes devedores e as certidões de dívida.
Artigo 8.º
Serviço de Gestão de Infraestruturas e Equipamentos
1 -O Serviço de Gestão de Infraestruturas e Equipamentos exerce a sua atividade no âmbito da gestão, manutenção e conservação dos edifícios, equipamentos e espaços exteriores, promovendo a melhoria contínua das condições de trabalho, saúde e sustentabilidade.
2 -O Serviço de Infraestruturas e Equipamentos compreende os seguintes núcleos:
a)Núcleo de Gestão de Infraestruturas e Manutenção (NGIM);
b)Núcleo de Sustentabilidade e Responsabilidade Ambiental (NSRA);
c)Núcleo de Higiene, Saúde e Segurança (NHSS).
3 -Ao Núcleo de Gestão de Infraestruturas e Manutenção (NGIM) compete, nomeadamente:
a)Planear e gerir os projetos, a construção e a fiscalização de obras;
b)Zelar pela conservação, manutenção, reabilitação, segurança e requalificação de edifícios, instalações, equipamentos de uso geral e espaços exteriores;
c)Gerir os contratos e a logística de abastecimento, vigilância e limpeza;
d)Gerir os espaços e equipamentos de uso geral, nomeadamente do AVAC, elevadores, instalações elétricas, instalações de telecomunicações e central telefónica, rede de abastecimento de água, rede de drenagem de águas residuais domésticas e pluviais, rede de abastecimento de gás, SADI e CCTV;
e)Zelar pela manutenção, revisão e conservação de equipamentos de primeira e segunda intervenção no combate a incêndios, incluindo sinalética;
f)Promover as acessibilidades de utentes com mobilidade reduzida/condicionada eliminando as barreiras arquitetónicas.
4 -Ao Núcleo de Sustentabilidade e Responsabilidade Ambiental (NSRA) compete, nomea-damente:
a)Identificar e implementar medidas que, respeitando critérios de sustentabilidade, visem a otimização de infraestruturas, equipamentos e espaços verdes;
b)Promover e monitorizar medidas que visem a utilização racional de recursos naturais e resíduos;
c)Promover a otimização de recursos.
5 -Ao Núcleo de Higiene, Saúde e Segurança (NHSS) compete, nomeadamente:
a)Assegurar as condições de trabalho que salvaguardem a saúde física e mental dos trabalhadores;
b)Instruir os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais;
c)Planear e desenvolver procedimentos no âmbito da segurança de pessoas e bens;
d)Coordenar e apoiar ações no âmbito da segurança de pessoas e bens;
e)Assegurar as condições de trabalho que salvaguardem a segurança dos utilizadores do campus.
Artigo 9.º
Serviço de Gestão de Recursos Humanos
1 -O Serviço de Gestão de Recursos Humanos exerce a sua atividade nos domínios da gestão de pessoal, implementando a política de recursos humanos do ISEL.
2 -O Serviço de Gestão de Recursos Humanos compreende os seguintes núcleos:
a)Núcleo de Gestão de Pessoal, Avaliação e Formação (NGPAF);
b)Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais (NVRS).
3 -Ao Núcleo de Gestão de Pessoal, Avaliação e Formação (NGPAF) compete, nomeadamente:
a)Organizar e manter atualizados todos os processos de caráter administrativo;
b)Organizar os processos de gestão relativos à contratação de pessoal docente e não docente, assegurando os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego público;
c)Emitir as certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos ao exercício de funções do pessoal;
d)Elaborar mapas oficiais em conjugação com o Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais;
e)Identificar e promover as ações de formação que permitam melhorar o desempenho e a qualidade dos serviços, a motivação profissional dos trabalhadores e o desenvolvimento de novas competências;
f)Gerir os processos relativos ao sistema de avaliação de desempenho do pessoal docente e não docente.
4 -Ao Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais (NVRS) compete, nomeadamente:
a)Promover o processamento de remunerações, subsídios e outros abonos, e respetivos descontos, bem como a correspondente documentação;
b)Proceder à inscrição na ADSE, Segurança Social e reinscrições na Caixa Geral de Aposentações dos trabalhadores;
c)Controlar o registo de assiduidade do pessoal, o trabalho suplementar, o reembolso das despesas da ADSE e demais regalias sociais;
d)Apurar os encargos de vencimentos de pessoal para elaboração de pedidos de cabimento;
e)Elaborar os ficheiros legais e submetê-los nas diferentes plataformas e emitir toda a documentação exigida por lei decorrente do processamento dos vencimentos;
f)Elaborar mapas oficiais em conjugação com o Núcleo de Gestão de Pessoal, Avaliação e Formação.
Artigo 10.º
Serviço de Informática e Redes de Comunicação
1 -O Serviço de Informática e Redes de Comunicação exerce a sua atividade nos domínios da gestão dos sistemas informáticos do ISEL e na disponibilização de serviços, apoio e novas soluções na área da informática e redes de comunicação para toda a comunidade ISEL.
2 -O Serviço de Informática e Redes de Comunicação compreende os seguintes núcleos:
a)Núcleo de Comunicações e Equipamentos (NCE);
b)Núcleo de Sistemas Informáticos (NSI).
3 -Ao Núcleo de Comunicações e Equipamentos (NCE) compete, nomeadamente:
a)Gerir o parque informático do ISEL;
b)Gerir e promover a manutenção de toda a rede de comunicações do ISEL;
c)Gerir os contratos de comunicações móveis;
d)Garantir o apoio ao utilizador;
e)Gerir os sistemas de acesso ao ISEL.
4 -Ao Núcleo de Sistemas Informáticos (NSI) compete, nomeadamente:
a)Gerir e promover a manutenção das plataformas disponíveis para toda a comunidade ISEL;
b)Gerir e zelar pela manutenção do DataCenter do ISEL;
c)Gerir e promover procedimentos com vista a garantir a segurança informática;
d)Promover a implementação de sistemas para apoio a projetos para a comunidade ISEL;
e)Garantir a administração de sistemas informáticos e sua atualização tecnológica e funcional.
Artigo 11.º
Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento
1 -O Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento exerce a sua atividade no âmbito da gestão da qualidade, dos processos de acreditação e no apoio ao planeamento e monitorização das atividades do ISEL.
2 -Ao Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento compete, nomeadamente:
a)Assegurar a elaboração e apresentação dos documentos de planeamento estratégico;
b)Acompanhar os processos de avaliação e acreditação dos ciclos de estudo do ISEL, assim como a monitorização da avaliação interna do funcionamento dos mesmos;
c)Gerir, coordenar e garantir a implementação do sistema interno de garantia de qualidade (SIGQ) do ISEL, incluindo o apoio ao estabelecimento de protocolos, parcerias e contratos;
d)Apoiar o processo de reconhecimento do ISEL e dos seus ciclos de estudo perante entidades profissionais e/ou oficiais;
e)Coordenar e assegurar as atividades de avaliação externa, nomeadamente as estabelecidas pela A3ES e pelo IPL;
f)Promover a atualização e divulgação do manual de procedimentos do ISEL;
g)Promover a recolha, análise e tratamento de informação estatística nas diversas áreas de intervenção do ISEL, definindo e mantendo atualizada a informação relativa aos indicadores de desempenho;
h)Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;
j)Gerir os processos de reclamação do ISEL.
Artigo 12.º
Serviço de Biblioteca e Documentação
1 -O Serviço de Biblioteca e Documentação exerce a sua atividade no âmbito da preservação do património museológico do ISEL, na divulgação da memória histórica e na gestão do acervo documental do ISEL.
2 -O Serviço de Biblioteca e Documentação compreende os seguintes núcleos:
a)Núcleo de Biblioteca e Arquivo (NBA);
b)Núcleo de Gestão do Acervo Museológico (NGAM).
3 -Ao Núcleo de Biblioteca e Arquivo (NBA) compete, nomeadamente:
a)Proporcionar aos estudantes, docentes e investigadores do ISEL o acesso a recursos e serviços de informação de qualidade para o desenvolvimento das suas atividades académicas e científicas e colaborar nos processos de criação, transmissão e valorização do conhecimento produzido no ISEL;
b)Gerir o acervo bibliográfico, incluindo a aquisição, catalogação e tratamento dos recursos de informação;
c)Promover a aquisição de recursos bibliográficos;
d)Promover iniciativas de formação, divulgação e informação para os utentes da Biblioteca;
e)Promover a gestão arquivística da documentação produzida ou reunida pelos órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade do ISEL;
f)Assegurar o expediente, nomeadamente a receção, circulação e expedição de correspondência do ISEL;
g)Recolher, analisar, organizar e preservar a documentação de valor administrativo, probatório, histórico, organizacional e cultural;
h)Proceder à eliminação dos documentos, de acordo com a legislação em vigor;
j)Assegurar o atendimento ao público na área da reprodução documental, no estrito cumprimento dos direitos de autor.
4 -Ao Núcleo de Gestão do Acervo Museológico (NGAM) compete, nomeadamente:
a)Preservar e divulgar o património museológico do ISEL, garantindo a representação da sua memória;
b)Elaborar e manter atualizado o inventário museológico dos bens que integram as coleções ou que venham a ser objeto de incorporação;
c)Elaborar o historial e valorizar os bens preservados através da investigação;
d)Assegurar em articulação com outros órgãos e serviços do ISEL, a realização de iniciativas culturais ou atividades socioeducativas com a finalidade de divulgar as coleções e o património histórico do ISEL.
Artigo 13.º
Serviço de Gestão de Projetos
1 -O Serviço de Gestão de Projetos exerce a sua atividade no âmbito da gestão de projetos e prestação de serviços do ISEL, competindo-lhe assegurar a gestão administrativa e financeira ao longo de todo o ciclo de vida de cada projeto.
2 -Ao Serviço de Gestão de Projetos compete, nomeadamente:
a)Apoiar tecnicamente os investigadores responsáveis pelos projetos e prestação de serviços na elaboração e submissão de candidaturas e propostas e garantir a articulação institucional com os vários intervenientes no processo;
b)Assegurar a gestão administrativa e financeira dos protocolos e contratos no âmbito de projetos de investigação e prestação de serviços, apoiando os investigadores responsáveis nos procedimentos necessários à execução financeira;
c)Elaborar relatórios financeiros, acompanhar auditorias e prestar as informações necessárias à prestação de contas no âmbito dos projetos e prestação de serviços;
d)Garantir os procedimentos de monitorização e controlo de centros de custo e disponibilizar a informação necessária à tomada de decisão no âmbito dos projetos e prestação de serviços;
e)Identificar oportunidades de financiamento e assegurar a divulgação das atividades realizadas no domínio da investigação e desenvolvimento tecnológico;
f)Assegurar a instrução e submissão dos processos de candidaturas a bolsas de investigação científica e tecnológica;
g)Divulgar as aberturas de concursos ou financiamentos na área da I&DT e propor candidaturas a prémios de reconhecimento na área de I&DT;
h)Assegurar a instrução e submissão dos processos de missão e deslocações para autorização superior, bem como garantir os procedimentos de monitorização e controlo;
j)Propor as candidaturas a subsídios e apoios externos como forma de contribuir para a sustentabilidade da atividade de investigação no ISEL.
Artigo 14.º
Serviço de Relações Externas e Internacionalização
1 -O Serviço de Relações Externas e Internacionalização exerce a sua atividade no âmbito das relações públicas, cooperação com instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais, dos eventos e da empregabilidade.
2 -O Serviço de Relações Externas e Internacionalização compreende os seguintes núcleos:
a)Núcleo de Relações Internacionais (NRI);
b)Núcleo de Relações Públicas (NRP).
3 -Ao Núcleo de Relações internacionais compete, nomeadamente:
a)Dinamizar e apoiar a participação em redes internacionais de intercâmbio e cooperação no âmbito da educação, formação e investigação científica e tecnológica;
b)Promover e acompanhar programas/iniciativas de mobilidade internacional bem como os respetivos procedimentos de candidatura e apoio à pessoa em mobilidade.
4 -Ao Núcleo de Relações Públicas (NRP) compete, nomeadamente:
a)Promover e gerir o aluguer de espaços no âmbito de atividades autorizadas;
b)Promover, dinamizar, organizar e prestar os serviços que se enquadram na realização de eventos;
c)Contratualizar a produção de material promocional;
d)Propor e impulsionar estratégias de contacto com o mercado de trabalho e de iniciativas no âmbito da empregabilidade;
e)Gerir os protocolos e contratos institucionais com entidades externas para a promoção do ISEL;
f)Organizar e participar em certames de captação de estudantes;
g)Propor e dinamizar as interações com os antigos estudantes do ISEL.
Artigo 15.º
Serviço de Comunicação e Imagem
1 -O Serviço de Comunicação e Imagem exerce a sua atividade no âmbito da gestão da comunicação e da promoção da identidade e imagem do ISEL.
2 -Ao Serviço de Comunicação e Imagem compete, nomeadamente:
a)Conceber, propor e implementar o plano de comunicação do ISEL;
b)Propor a imagem identificadora do ISEL;
c)Divulgar os eventos de natureza académica, científica, pedagógica, artística, cultural, desportiva, social e cívica suscetíveis de contribuírem para o reforço da imagem do ISEL;
d)Promover a participação do ISEL e das suas unidades em eventos da comunidade apropriados à divulgação da imagem do ISEL;
e)Produzir os materiais de divulgação do ISEL;
f)Assegurar contactos com os media;
g)Produzir, gerir e difundir a informação relevante pelos diversos canais disponíveis - internos e externos, institucional e/ou veiculada pelos media;
h)Assegurar a gestão, manutenção e desenvolvimento do website institucional do ISEL;
Artigo 16.º
Serviço de Secretariado dos órgãos de governo do ISEL
1 -O Serviço de Secretariado dos órgãos de governo do ISEL exerce a sua atividade no âmbito da organização dos processos administrativos respeitantes aos órgãos de governo do ISEL.
2 -Ao Serviço de Secretariado dos órgãos de governo compete, nomeadamente:
a)Assegurar a receção, circulação e expedição de correspondência dos diferentes órgãos de governo do ISEL;
b)Organizar e garantir o arquivo corrente e intermédio dos órgãos de governo do ISEL;
c)Assegurar a gestão das agendas dos membros dos órgãos de governo do ISEL, bem como da organização e secretariado das respetivas reuniões.
Artigo 17.º
Disposições finais
1 -Os trabalhadores constantes do mapa de pessoal à data de entrada em vigor do presente regulamento serão afetos aos novos serviços por despacho do Presidente do ISEL.
2 -A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente em funções àquela data, nem a contagem dos respetivos prazos.
3 -Mantêm-se em vigor os concursos cujos avisos de abertura se encontrem publicados até à data da entrada em vigor do presente regulamento.
Artigo 18.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente regulamento são resolvidos por despacho do Presidente do ISEL.
Artigo 19.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.