DespachoSem vigência

Despacho n.º 6050/2022

Artigo 1.º

Natureza

A Unidade de Gestão dos Laboratórios da Universidade de Évora, doravante designada por UÉLab, é uma unidade que integra as infraestruturas laboratoriais (de ensino, prestação de serviços especializados e/ou investigação) existentes na Universidade de Évora, sendo responsável pela sua gestão integrada.

Artigo 2.º

Missão

a)Gestão dos recursos humanos não docentes afetos aos Laboratórios da Universidade de Évora;

b)Promoção da valorização profissional dos recursos humanos afetos à UÉLab;

c)Implementação de um software de gestão laboratorial nos Laboratórios da Universidade de Évora;

d)Aquisição de equipamentos e consumíveis de laboratório, de forma centralizada, para a Universidade de Évora;

e)Implementação da gestão centralizada de receção de amostras;

f)Implementação e/ou uniformização de processos e procedimentos transversais à atividade laboratorial (cumprimento dos requisitos normativos e/ou legais);

g)Elaboração e implementação de regulamentos internos aos Laboratórios com a definição de regras de funcionamento e de utilização;

h)Elaboração de um catálogo de prestação de serviços especializados que integre o conjunto de todas as metodologias laboratoriais disponíveis, mantendo-o permanentemente atualizado e acessível à comunidade;

i)Promoção da cooperação interinstitucional;

j)Monitorização dos princípios de boa prática científica;

k)Promoção dos procedimentos necessários à certificação/acreditação de Laboratórios. CAPÍTULO II Organização

Artigo 3.º

Estrutura e financiamento

1 -A UÉLab está integrada na Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade (DIC2E).

2 -A UÉLab é dotada de financiamento anual, correspondente a 15 % dos overheads retidos relativos a financiamento das Unidades de I&D. Despesas elegíveis efetuadas no âmbito de projetos ou de uma unidade de investigação específica devem, preferencialmente, ser imputadas ao respetivo orçamento, total ou parcialmente.

3 -A UÉLab inclui os espaços e equipamentos de natureza laboratorial pertencentes à Universidade de Évora.

4 -Com o objetivo de potenciar a gestão integrada dos Laboratórios, estes são agrupados em Unidades Laboratoriais.

5 -Em cada Laboratório existe um Responsável Científico, que articulará com a Equipa Técnica da UÉLab todos os assuntos relacionados com as atividades de investigação, e um Responsável Técnico que articulará com a UÉLab todos os assuntos relacionados com as atividades laboratoriais.

6 -Anualmente, o Responsável Técnico, em articulação com o Responsável Científico de cada Laboratório, deve enviar à UÉLab o plano de atividades laboratoriais.

Artigo 4.º

Coordenação

a)Garantir a operacionalização do software de gestão laboratorial;

b)Solicitar ao Responsável Técnico, em concordância com o plano anual de atividades laboratoriais, a relação de equipamento e consumíveis indispensáveis ao bom funcionamento do Laboratório e dos projetos em curso ou previstos;

c)Gerir o pessoal não docente afeto aos laboratórios de acordo com as necessidades indicadas no plano de atividades (incluindo o apoio à docência, investigação e atividades de I&D Aplicada);

d)Elaborar mapas de pessoal por edifício e laboratório de acordo com as suas competências, adequando a afetação de recursos em função das necessidades, sejam de caráter letivo, investigação ou I&D Aplicada;

e)Identificar e propor formação adequada ao pessoal não docente afeto à UÉLab;

f)Coordenar os processos de aquisição de novos equipamentos para os Laboratórios da Universidade de Évora em articulação com os Diretores das Unidades Orgânicas e com os Serviços Administrativos;

g)Zelar pelo cumprimento dos contratos de manutenção vigentes focados na operacionalidade do equipamento existente;

h)Assegurar a aplicação e cumprimento das normas e regulamentos de funcionamento dos laboratórios, estabelecidos pela UÉLab;

i)Assegurar o cumprimento da missão da UÉLab.

Artigo 5.º

Recursos Humanos

1 -O pessoal não docente afeto aos Laboratórios passa a estar na dependência direta da UÉLab permitindo traçar um mapa de pessoal por edifício e Laboratório de acordo com as suas competências e proceder a uma melhor afetação de recursos em função das necessidades, sejam de caráter letivo, investigação ou prestação de serviços especializados. A afetação do pessoal não docente será feita de forma gradual acompanhando a implementação do software em cada Laboratório

2 -A gestão do pessoal não docente implica marcação de férias, faltas, baixas, afetação entre Laboratórios ou outros. Deverá ser dado, pelo superior hierárquico, um parecer prévio à aprovação.

Artigo 6.º

Competências

a)Potenciar a utilização de todas as funcionalidades do software de gestão laboratorial;

b)Coadjuvar a implementação do software, nas diferentes finalidades de utilização, em todos os Laboratórios;

c)Manter o inventário de equipamentos atualizado;

d)Promover a manutenção preventiva e calibração dos equipamentos;

e)Manter atualizado e divulgar o Catálogo de Prestação de Serviços Especializados da Universidade de Évora;

f)Assegurar o cumprimento das normas técnicas e de qualidade de acordo com a legislação em vigor;

g)Assegurar a implementação dos regulamentos internos de funcionamento para os Laboratórios. CAPÍTULO III Utilização do espaço e do equipamento

Artigo 7.º

Espaços

1 -A utilização dos espaços é feita unicamente dentro do horário de funcionamento instituído pela Universidade de Évora.

2 -Qualquer utilização dos espaços fora do horário vigente carece de pedido prévio, devidamente justificado.

3 -Os pedidos podem ser esporádicos ou contínuos, mas os horários de funcionamento fora de horas usuais de expediente carecem de autorização do coordenador da UÉLab.

4 -Nos Laboratórios onde decorram atividades letivas, a utilização dos espaços é prioritária para essas atividades.

5 -Caso a atividade de investigação decorra em espaços partilhados, a prioridade pertence às atividades letivas.

Artigo 8.º

Equipamentos

1 -A gestão da utilização do equipamento laboratorial é da competência da UÉLab.

2 -O equipamento para utilização exclusiva nos espaços laboratoriais não pode sair das instalações onde está alocado.

3 -Existe equipamento passível de requisição para utilização no exterior, desde que tenha parecer favorável prévio da UÉLab.

4 -O equipamento adquirido no âmbito de um projeto específico fica adstrito a esse projeto enquanto este decorrer.

5 -A requisição de equipamentos está condicionada ao número de horas disponíveis ou ao horário de disponibilização do equipamento, devendo esta informação ser enviada à UÉLab para conhecimento e articulação com possíveis interessados.

6 -O Responsável Científico ou o Responsável Técnico do Laboratório deve identificar o responsável pelo(s) equipamentos.

Artigo 9.º

Aquisição de Equipamentos e Consumíveis

1 -Gradualmente, a aquisição de equipamentos e consumíveis de Laboratório passa a ser realizada pela UÉLab para toda a Universidade que, através de uma gestão global dos stocks, procurará evitar roturas ou excedentes de consumíveis, e minimizar custos através do estabelecimento de contratos anuais ou bianuais com os fornecedores.

2 -A proposta para a aquisição de equipamento, mesmo adquirido no âmbito de Projetos de Investigação, deve ser apresentada à UÉLab, que face aos equipamentos existentes na Universidade, ao seu estado de conservação e às técnicas de análise que o equipamento permite, emite informação sobre a eventual pertinência ou não da aquisição.

3 -Os Responsáveis Científicos ou os Responsáveis Técnicos dos Laboratórios fazem o pedido de consumíveis, via GESDOC, indicando também o centro de custo onde a despesa deve ser cabimentada, sendo que todo o procedimento administrativo da aquisição é realizado pela UÉLab em articulação com os Serviços Administrativos.

Artigo 10.º

Manutenção e Abate de Equipamentos

1 -A manutenção de equipamentos é competência da UÉLab em estreita colaboração com os Laboratórios, permitindo conjugar contratos de manutenção de forma mais eficiente e rentável.

2 -Cabe à UÉLAb promover, em estreita colaboração com os Laboratórios, ensaios de calibração e/ou ensaios de verificação de funcionamento dos equipamentos laboratoriais.

3 -A transição de todos estes processos será gradual e feita em articulação com os Responsáveis Científicos e Unidades e Subunidades Orgânicas a que atualmente estão afetos.

4 -O pedido de abate de equipamentos deve ser feito à UÉLab, via GESDOC, pelo Responsável Técnico do Laboratório. A UÉLab articula posteriormente com os Serviços Técnicos e os Serviços Administrativos de modo a simplificar e a tornar mais célere este processo.

Artigo 11.º

Software de Gestão Laboratorial

1 -A implementação da aplicação informática para gestão centralizada dos Laboratórios é competência da UÉLab.

2 -A utilização do software compreende os seguintes objetivos:

a)Acrescentar valências na gestão laboratorial, nomeadamente na gestão de equipamentos e consumíveis e inventário de stocks em tempo real;

b)Assegurar a adoção de procedimentos que garantam a qualidade dos fornecedores de equipamentos e consumíveis;

c)Simplificar e uniformizar a gestão das atividades de I&D Aplicada.

3 -O acesso ao software é feito por utilizadores autorizados para o mesmo, sendo concedidas credenciais de acesso individuais. Estes acessos são definidos pela UÉLab. Os níveis de acesso e permissão no software são diferenciados mediante o tipo de utilizador.

4 -A atualização de inventários no software é assegurada pelo pessoal do laboratório autorizado para este efeito, após formação adequada.

Artigo 12.º

Prestação de Serviços Especializados à Comunidade

1 -A prestação de serviços especializados à comunidade é feita de acordo com os procedimentos definidos no Regulamento de I&D Aplicada (Prestação de Serviços Especializados) da Universidade de Évora, Capítulo I, artigos 1.º, 2.º e 4.º

2 -A UÉLab é responsável pela elaboração e atualização permanente do catálogo de oferta da prestação de serviços laboratoriais e respetiva tabela de preços da Universidade de Évora.

3 -Sempre que houver atualização do referido catálogo, este tem que ser aprovado pelo Conselho de Gestão da Universidade de Évora antes da sua entrada em vigor.

4 -Estão previstos valores distintos a aplicar a funcionários, estudantes ou alumni da Universidade de Évora, bem como a entidades com protocolos de cooperação e demais utentes. Solicitações para a realização de metodologias não constantes no catálogo de serviços, se exequíveis, serão objeto de orçamento específico, apresentado ao coordenador da UÉLab para verificação da adequação ao regulamento interno de I&D Aplicada. CAPÍTULO IV Disposições finais

Artigo 13.º

Disposições Finais

Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente regulamento serão esclarecidos por parecer do Coordenador da UÉLab.

05/05/2022. - A Reitora da Universidade de Évora, Ana Costa Freitas.

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