DespachoSem vigência

Despacho n.º 7423/2025

Artigo 1.º

Objeto

1 -O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica dos Serviços Centrais do IPBeja e as suas competências, aplicando o regime dos Estatutos do IPBeja, homologado pelo Despacho Normativo n.º 47/2008, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 169, de 2 de setembro.

2 -Os Serviços de Ação Social, sem prejuízo de poderem partilhar serviços do IPBeja, com objetivo de racionalização dos recursos humanos e financeiros, dispõem de regulamento orgânico próprio, nos termos previstos nos Estatutos do IPBeja.

Artigo 2.º

Princípios gerais

1 -A organização dos serviços do IPBeja rege-se pelos princípios da necessidade e adequação das estruturas, em função dos fins que visam prosseguir; da estruturação racional por áreas funcionais; da flexibilidade, clareza e objetividade da estrutura hierárquica e de responsabilidades; da desconcentração de poderes, cometendo aos níveis de maior proximidade ou especialidade tarefas operativas, reservando aos níveis superiores as tarefas de conceção, planeamento, avaliação e controlo; e da não conflitualidade de funções e segregação, tanto ao nível individual como entre funções.

2 -A atuação dos serviços do IPBeja deve reger-se pelos princípios da solidariedade, concertação entre os serviços e coordenação intrainstitucional; da valorização das pessoas; da desburocratização, desmaterialização e normalização de processos; da melhoria contínua da qualidade do serviço prestado; da transparência, prestação de contas e responsabilização pelos resultados; da otimização dos recursos; e da gestão por objetivos, por referência aos indicadores e metas definidos nos instrumentos de planeamento, monitorização e avaliação em vigor.

Artigo 3.º

Regimes especiais

1 -As atividades dos Serviços Centrais, enquanto materialmente consideradas, podem ser prestadas em colaboração com outras entidades, públicas e ou privadas, nos termos previstos na lei.

2 -Pode recorrer-se a contratação externa para desenvolvimento de atividades a cargo dos Serviços Centrais sempre que por essa via se assegure um controlo mais eficiente dos custos e da qualidade do serviço prestado.

3 -Salvaguarda-se expressamente, quando aplicável o n.º 1 ou 2 do presente artigo, que o regime de fiscalização e acompanhamento técnico são mantidos nos órgãos do IPBeja.

Artigo 4.º

Modelo de organização

1 -A organização interna dos Serviços Centrais do IPBeja assenta num modelo misto, integrado e coerente, com flexibilidade de atuação, agilidade e capacidade de adaptação à mudança, composto por estruturas hierarquizadas e estruturas de natureza flexível, estruturados de acordo com a lógica de necessidades do IPBeja.

2 -De acordo com as competências, grau de responsabilidade e dimensão, as estruturas de apoio técnico e administrativo organizam-se em:

a)estruturas de apoio direto aos órgãos de gestão ou de relevância estratégica para o IPBeja, sendo algumas destas estruturas, face à natureza das atividades, dimensão e competências requeridas, designadas por gabinetes;

b)estruturas designadas por direção de serviços ou divisão, com competências de coordenação de estruturas que se encontrem na sua dependência;

c)estruturas designadas por serviço, que executam atividades de natureza específica encontrando-se na dependência de direções de serviços ou divisões.

d)estruturas designadas por núcleos, que correspondem a áreas ou subáreas funcionais devidamente identificadas, dependentes das estruturas em que se encontrem enquadradas.

3 -Para além das estruturas previstas no n.º 2 o Presidente do Instituto, ouvido o Conselho de Gestão, pode criar estruturas multidisciplinares, de caráter temporário, como resposta a novas necessidades ou necessidades não permanentes, mas essenciais à prossecução da missão do Instituto, cujos objetivos, competências, composição, duração e eventual regime remuneratório do trabalhador que as coordene serão fixados de acordo com o grau de complexidade da função, respeitando as normas do presente regulamento.

4 -Podem ainda ser criados grupos de trabalho ou de projeto, com caráter operativo e temporário, a fim de dar resposta a necessidades não permanentes dos órgãos ou estruturas, para desempenho de tarefas ou cumprimento de obrigações, os quais são criados por despacho do Presidente do Instituto, que determina o objeto, âmbito da ação, duração e a sua composição e coordenação. CAPÍTULO II ORGANIZAÇÃO DOS SERVIÇOS

Artigo 5.º

Organização interna

1 -Os Serviços Centrais são serviços de natureza transversal e partilhados, de apoio geral à governação do IPBeja, que prestam serviços de caráter técnico, administrativo e aprendizagem, de planeamento e qualidade e ou de gestão, e constituem, no seu conjunto, uma unidade instrumental comum, a que corresponde uma gestão unificada e articulada com as Unidades Orgânicas (UO) e demais estruturas do IPBeja.

2 -Funcionalmente dependentes do Administrador do IPBeja, os serviços administrativos próprios das UO dependem hierarquicamente do respetivo Diretor.

3 -Constituem os Serviços Centrais do IPBeja:

a)Serviços de apoio à Presidência:

b)Serviços de Gestão Técnica e Administrativa:

Artigo 6.º

Gabinete de Apoio à Presidência

1 -O Gabinete de Apoio à Presidência exerce as suas competências nas áreas do apoio administrativo e operacional e de assessoria jurídica aos órgãos de governo, de gestão e estatutários do IPBeja. O Gabinete de Apoio à Presidência é constituído pelo Núcleo do Secretariado da Presidência e pelo Núcleo de Apoio Jurídico.

2 -Compete ao Núcleo do Secretariado da Presidência, designadamente:

a)Assessorar e apoiar o Presidente, o Administrador e demais membros da equipa da Presidência nos assuntos relativos aos contactos e audiências, nos processos funcionais e nos diferentes domínios e atividades que os mesmos desenvolvem quando solicitado por estes;

b)Assessorar e apoiar o funcionamento administrativo e operacional dos demais órgãos de governo, de gestão e estatutários do IPBeja;

c)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo do expediente afeto aos serviços a que presta assessoria;

d)Promover a divulgação de normas internas e demais diretrizes emanadas dos órgãos de gestão;

e)Assegurar todos os procedimentos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;

f)Proceder à divulgação, pelos meios e formas previstas, dos textos finais das deliberações dos órgãos de gestão, com indicação das datas da sua entrada em vigor;

g)Organizar e manter atualizado o registo das decisões, de modo a poder prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos nelas tratados;

h)Assegurar as comunicações telefónicas e o atendimento e encaminhamento presencial;

j)Desempenhar outras funções que lhe sejam superiormente cometidas.

3 -Ao Núcleo de Apoio Jurídico, compete designadamente:

a)Assegurar consultadoria jurídica à Presidência do Instituto, designadamente através da emissão de estudos, pareceres e informações destinados a apoiar a tomada de decisão e a resolução de questões de caráter legal;

b)Elaborar pareceres, estudos e informações de natureza jurídica sobre quaisquer assuntos que lhe sejam submetidos;

c)Colaborar na preparação de regulamentos ou outros normativos internos;

d)Colaborar na elaboração de contratos, protocolos e outros documentos de natureza contratual;

e)Prestar apoio jurídico e intervir em matéria de processos disciplinares que sejam determinados pelo órgão competente;

f)Prestar apoio jurídico nas diversas áreas de atuação do IPBeja;

g)Assegurar a recolha, o tratamento e a difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevantes na prossecução das atribuições do IPBeja;

h)Desempenhar outras funções que lhe sejam superiormente cometidas em matéria de assessoria técnica e administrativa.

Artigo 7.º

Gabinete de Relações Internacionais

1 -O Gabinete de Relações Internacionais exerce as suas competências no âmbito das relações internacionais e de cooperação entre o IPBeja, Instituições de Ensino Superior e outras organizações de referência nacionais e internacionais, no apoio às atividades de relações e de intercâmbio internacional de estudantes e trabalhadores do IPBeja.

2 -Compete ao Gabinete de Relações Internacionais, designadamente:

a)Promover o estabelecimento contactos, de acordos, de parceria e cooperação entre o IPBeja e Instituições de Ensino Superior estrangeiras em conformidade com a política de internacionalização do IPBeja;

b)Analisar e informar sobre a conformidade de propostas de cooperação (acordos, protocolos, convénios, entre outros) com Instituições de Ensino Superior estrangeiras;

c)Preparar, acompanhar e monitorizar a execução de programas de cooperação, realizados no âmbito das relações internacionais, entre o IPBeja e Instituições de Ensino Superior e outras organizações nacionais e internacionais;

d)Apoiar o desenvolvimento de atividades no âmbito das redes interinstitucionais, consórcios, protocolos de cooperação e projetos de colaboração internacional;

e)Apoiar a organização de reuniões, conferências e eventos de caráter e internacional;

f)Preparar e prestar acompanhamento de missões de visita a Instituições de Ensino Superior estrangeiras e outros organismos internacionais;

g)Apresentar candidaturas institucionais aos programas nacionais e internacionais de cooperação e/ou mobilidade ou outros de interesse relevante;

h)Desenvolver ações no âmbito dos programas de intercâmbio e mobilidade, dando o tratamento administrativo à preparação dos processos de concessão de bolsas;

j)Apoiar os estudantes, docentes, investigadores e não docentes estrangeiros na sua integração na vida académica, cultural e social;

k)Divulgar seminários, cursos bolsas e as demais ações consideradas relevantes para os estudantes, docentes e não docentes;

l)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

Artigo 8.º

Gabinete da Qualidade

1 -O Gabinete da Qualidade (GQ) é responsável pela implementação e monitorização de mecanismos de autoavaliação do desempenho do IPBeja, das suas Unidades Orgânicas, das suas atividades científicas e pedagógicas, dos seus serviços e demais setores e áreas de atuação, promovendo, neste contexto, as iniciativas tendentes à adoção sistemática de uma política de qualidade e melhoria contínua, induzindo uma cultura e práticas institucionais que garantam a sua efetiva e permanente concretização. É ainda responsável pela gestão técnica e revisão do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade do IPBeja (SIGQ).

2 -Compete ao Gabinete da Qualidade, designadamente:

a)Sob coordenação do Conselho para a Avaliação e Qualidade do IPBeja (CAQ), assegurar a gestão técnica e revisão do SIGQ;

b)Gerir a articulação entre os diferentes órgãos intervenientes, interlocutores e responsáveis no SIGQ, assegurando o apoio técnico e administrativo;

c)Assegurar a disseminação de informação referente ao SIGQ, à área da qualidade e avaliação;

d)Assegurar a implementação, desenvolvimento e monitorização dos mecanismos de autoavaliação do IPBeja, das suas Unidades Orgânicas, das suas atividades científicas e pedagógicas e dos seus serviços, estabelecidos pelo CAQ;

e)Colaborar com o CAQ na elaboração de um plano plurianual de avaliação das áreas funcionais do IPBeja e das suas Unidades Orgânicas;

f)Sob coordenação do CAQ, elaborar, desenvolver e acompanhar os planos anuais de auditoria interna. Apoiar a implementação dos planos de melhoria contínua estabelecidos e monitorizar a implementação das recomendações decorrentes das ações de auditoria, constantes dos relatórios finais;

g)Acompanhar e monitorizar os processos de avaliação realizadas por entidade externa no IPBeja, no que concerne ao seu impacto no SIGQ. Monitorizar a implementação dos planos de melhoria decorrentes das ações de avaliação, constantes dos relatórios finais;

h)Apoiar, acompanhar e monitorizar os processos de criação, alteração ou extinção de ciclos de estudo, e correspondente processo de acreditação pela Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior.

j)Assegurar a auscultação das partes interessadas relevantes sobre a avaliação de diferentes parâmetros, previamente definidos pelos órgãos competentes, assegurar o processo de tratamento e análise de resultados;

k)Sob coordenação do CAQ, assegurar a gestão técnica do sistema de avaliação do pessoal docente;

l)Monitorizar a aplicação do Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública - SIADAP e a avaliação dos demais trabalhadores do IPBeja;

m)Assegurar a gestão de reclamações, elogios e sugestões, procedendo à sua identificação, tratamento e acompanhamento;

n)Colaborar nas tarefas decorrentes da implementação e gestão do programa de cumprimento normativo do Regime Geral da Prevenção da Corrupção (RGPC);

o)Elaborar documentos de apoio à gestão, que fundamentam e preparam a decisão, planos e relatórios anuais no âmbito das atribuições do GQ;

p)Realizar a recolha, sistematização, acompanhamento, tratamento estatístico, análise quantitativa/qualitativa de dados, produção de indicadores de gestão e informação relevantes no âmbito do SIGQ;

q)Colaborar na implementação, desenvolvimento, elaboração e monitorização de instrumentos, sistemas de informação e bases de dados que permitam uma gestão adequada e integrada da informação, facilitadores dos processos de tomada de decisão, de autoavaliação e outros que decorram das atribuições do GQ no âmbito do SIGQ;

r)Assegurar a gestão técnica da distribuição de serviço docente;

s)Dinamizar ações de “benchmarking” nacional e internacional no âmbito do SIGQ;

t)Pronunciar-se, a título consultivo, sobre os demais assuntos que lhe sejam apresentados pelo Presidente do Instituto;

u)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

Artigo 9.º

Gabinete de Inovação Pedagógica

1 -O Gabinete de Inovação Pedagógica exerce as suas competências nos domínios da inovação pedagógica e da promoção do sucesso académico dos estudantes do IPBeja. O Gabinete de Inovação Pedagógica é constituído pelo Núcleo de Ensino à Distância e pelo Núcleo de Desenvolvimento Pedagógico e Apoio ao Ensino e Aprendizagem.

2 -Compete ao Núcleo de Ensino à Distância, designadamente:

a)Dar resposta às necessidades de formação dos docentes em Ensino à Distância e nas áreas de multimédia para a produção de recursos educativos digitais;

b)Capacitar e apoiar os docentes no desenho de cursos em regime e-learning ou b-learning, incluindo-se cursos no formato MOOC;

c)Disponibilizar recursos técnicos a docentes e alunos;

d)Produzir conteúdos de comunicação e recursos educativos digitais;

e)Captar novos públicos;

f)Alargar a diversidade da oferta formativa;

g)Contribuir para a investigação e inovação pedagógica no ensino à distância.

3 -Compete ao Núcleo de Desenvolvimento Pedagógico e Apoio ao Ensino e Aprendizagem, designadamente:

a)Conceber e promover programas de promoção de sucesso académico;

b)Organizar dados estatísticos e informação sobre o (in)sucesso académico e abandono;

c)Identificar recursos e novas práticas pedagógicas;

d)Promover eventos pedagógicos;

e)Conceber e promover programas de formação e de desenvolvimento profissional para os docentes;

f)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

Artigo 10.º

Gabinete de Imagem e Comunicação

1 -O Gabinete de Imagem e Comunicação exerce as suas competências nos domínios da comunicação interna e externa, da criação de uma imagem forte e reconhecida e na conceção e dinamização de atividades de extensão cultural.

2 -Compete ao Gabinete de Imagem e Comunicação, designadamente:

a)Recolher e tratar informação noticiosa com interesse para o IPBeja e assegurar o contacto com os meios de comunicação social para a divulgação de informação, reforçando a notoriedade e presença do IPBeja nos media e efetuar a avaliação de resultados;

b)Recolher, sistematizar e divulgar através dos meios adequados as atividades dos diversos setores do IPBeja, designadamente através do site institucional;

c)Coordenar a linha gráfica e editorial;

d)Efetuar a cobertura jornalística e fotográfica dos eventos do IPBeja, dinamizando a sua disseminação e comunicação interna;

e)Conceber e assegurar a construção de um repositório de conteúdos audiovisuais;

f)Realização ações de divulgação do IPBeja e a sua oferta de ensino;

g)Formular e desenvolver planos de comunicação e marketing para os cursos do IPBeja;

h)Divulgar e valorizar seletivamente os cursos do IPBeja junto de potenciais empregadores;

j)Conceber um programa cultural do IPBeja;

k)Apoiar e conceber a organização de eventos institucionais, tais como o dia do IPBeja e a receção aos novos estudantes;

l)Organizar e coordenar a participação do IPBeja em feiras institucionais e outros eventos globais para aumentar a visibilidade e notoriedade do IPBeja;

m)Realizar iniciativas de divulgação dos cursos do IPBeja junto das escolas secundárias e em particular junto dos gabinetes de orientação escolar;

n)Assegurar a gestão do merchandising, conceber e dinamizar iniciativas de rentabilização da imagem do IPBeja;

o)Assegurar o cumprimento do protocolo em visitas, reuniões e outros eventos;

p)Coordenar a organização de sessões solenes, conferências, exposições e outros eventos de caráter científico e culturais;

q)Gerir a bases de dados de contactos de diferentes listas de instituições e públicos-alvo;

r)Participar no desenvolvimento e gestão do site institucional e outras presenças do IPBeja no Word Wide Web.

s)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

Artigo 11.º

Gabinete de Planeamento e Controlo

1 -O Gabinete de Planeamento e Controlo exerce as suas competências nos domínios da do apoio à definição e implementação de estratégias, do planeamento estratégico e operacional, na definição de objetivos, metas, métricas e recursos associados, na análise, acompanhamento e elaboração de estudos, na organização, controlo e avaliação dos processos de governação, numa perspetiva de melhoria contínua.

2 -Compete ao Gabinete de Planeamento e Controlo, designadamente:

a)Assessorar o processo de planeamento estratégico e operacional do IPBeja, o alinhamento de objetivos e atividades e a construção e manutenção do sistema de indicadores de gestão;

b)Realizar estudos de diagnóstico e de situação, identificadores de tendência de desenvolvimento e ensino e investigação a nível geral do ensino superior e assegurar o acompanhamento de rankings nacionais e internacionais;

c)Analisar, acompanhar, elaborar estudos e previsões de âmbito relevante a nível institucional;

d)Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, quer de forma global, quer de forma setorial, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;

e)Recolher dados e elaborar estatísticas correspondentes aos diversos domínios do IPBeja;

f)Recolher os dados necessários e proceder à elaboração do plano de atividades e do relatório de atividades;

g)Apresentar, desenvolver e implementar projetos inovadores, com impacto na gestão do IPBeja;

h)Promover o desenvolvimento de projetos que contribuam para o crescimento sustentado do IPBeja nas suas áreas nucleares;

j)Cooperar nos processos de avaliação institucional;

k)Apoiar a implementação e manutenção do sistema de controlo interno no IPBeja e nas suas Unidades Orgânicas e Funcionais;

l)Desenvolver programas de auditoria à gestão económica e financeira, executando estudos económicos e financeiros no âmbito do IPBeja e nas suas Unidade Orgânicas e Funcionais;

m)Analisar a avaliar, em termos de economia, eficiência e eficácia, as atividades dos serviços, detetando os fatores e situações condicionantes ou impeditivas da realização dos objetivos superiormente definidos;

n)Verificar o cumprimento das disposições legais e regulamentares, identificando as situações de falta de consistência e conformidade na aplicação das mesmas e elaborar relatórios e propor medidas tendentes à eliminação dos eventuais desvios detetados;

o)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

3 -O Gabinete de Planeamento e Controlo trabalha em estreita cooperação com os restantes serviços do IPBeja. SECÇÃO II SERVIÇOS DE GESTÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA

Artigo 12.º

Direção de Serviços Administrativo e Financeiro

1 -Constituem atribuições da Direção de Serviços Administrativo e Financeiro assegurar a gestão financeira e patrimonial do IPBeja bem como da gestão dos recursos humanos.

2 -A Direção de Serviços Administrativo e Financeiro compreende:

a)A Divisão de Recursos Humanos

b)A Divisão Financeira e Patrimonial

Artigo 13.º

Divisão de Recursos Humanos

1 -A Divisão de Recursos Humanos exerce as suas competências no domínio da gestão de pessoas, participando na definição da estratégia, bem como na implementação das suas políticas, designadamente no que se refere ao recrutamento, à promoção de carreiras, à formação e desenvolvimento de competências, ao bem-estar no trabalho e higiene e segurança no trabalho.

2 -A Divisão de Recursos Humanos integra:

a)O Serviço de Gestão de Pessoas;

b)O Serviço de Saúde e Segurança no Trabalho.

3 -Compete ao Serviço de Gestão de Pessoas, designadamente:

a)Organizar, acompanhar, informar e assistir tecnicamente as ações referentes aos processos de recrutamento e seleção de pessoal;

b)Coordenar a elaboração de programas, métodos e critérios de seleção;

c)Organizar os processos de contratação e nomeação de pessoal;

d)Garantir a inscrição do pessoal nos serviços de segurança e proteção social competentes;

e)Organizar e gerir os processos de alteração remuneratória nas diferentes carreiras de pessoal;

f)Organizar os processos relativos à celebração de contratos de formação relativos a estágios comparticipados, estágios internos ou situações equiparadas;

g)Preparar os elementos necessários à elaboração da conta de gerência e balanço social, bem como outras prestações de informações correspondentes a processos de recursos humanos;

h)Criar mecanismos de mobilidade interna com vista a um melhor aproveitamento do pessoal;

j)Preparar medidas de sensibilização, informação e formação necessárias e gerir o processo de implementação, do Sistema Integrado de Avaliação e Desenvolvimento da Administração Pública (SIADAP 1, 2 e 3) garantindo a correta aplicação dos respetivos instrumentos;

k)Instruir e controlar os processos de mobilidade, colaboração e acumulação de funções do pessoal;

l)Organizar os processos inerentes à cessação de funções de pessoal;

m)Assegurar a manutenção dos processos individuais do pessoal e respetivos registos biográficos;

n)Gerir os processos de acidentes de trabalho do pessoal;

o)Gerir os processos de assiduidade, férias, faltas e licenças;

p)Processar o pagamento de vencimentos, suplementos, prestações complementares e outros abonos e respetivos descontos;

q)Processar o pagamento de subsídios de formação ou outras comparticipações relativas a estágios;

r)Instruir e monitorizar os processos relativos à prestação de trabalho extraordinário, noturno e em dias de descanso ou feriados;

s)Instruir e monitorizar os processos relativos a deslocações de ajudas de custo ou outros de natureza equivalente;

t)Preparar os elementos necessários à elaboração do orçamento de pessoal;

u)Garantir o acolhimento e integração dos/as novos/as trabalhadores/as;

w)Coordenar e elaborar medidas no âmbito da saúde e bem-estar no local de trabalho;

y)Realizar o levantamento de necessidades e colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional dos trabalhadores do IPBeja e elaborar para aprovação o Plano Anual de Formação, assim como o respetivo relatório de avaliação;

z)Planear e organizar as ações de formação internas e externas tendo em vista a valorização profissional e a validação de competências dos funcionários e a elevação dos índices de preparação, necessários ao exercício de funções e à melhoria do funcionamento dos diferentes serviços; aa) Prestar assessoria técnica, bem como assegurar os reportes estatísticos e relatórios de gestão; bb) Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

4 -Compete ao Serviço de Saúde e Segurança no Trabalho designadamente:

a)Proceder à avaliação dos riscos e à elaboração das respetivas medidas de prevenção;

b)Participar na elaboração das Medidas de Autoproteção das instalações do IPBEJA em articulação com a Divisão de Infraestruturas e Equipamentos;

c)Colaborar na conceção de locais, equipamentos, métodos e organização do trabalho;

d)Propor as aquisições de fardamento e de equipamentos de proteção individual para os trabalhadores;

e)Elaborar relatórios de acidentes de trabalho e a respetiva análise estatística;

f)Propor ações de sensibilização e formação no âmbito da segurança e saúde no trabalho;

g)Verificar se os locais de trabalho têm as condições necessárias para os trabalhadores desempenharem as suas atividades em segurança e sem prejuízo para a sua saúde;

h)Assegurar a realização de consultas médicas, exames de vigilância da saúde, organizar e manter atualizados os registos clínicos com o objetivo de prevenir doenças profissionais;

Artigo 14.º

Divisão Financeira e Patrimonial

1 -A Divisão Financeira e Patrimonial exerce as suas competências nos domínios da gestão financeira e nos domínios do aprovisionamento e gestão do património e da gestão de projetos.

2 -A Divisão Financeira e Patrimonial integra:

a)O Serviço de Aprovisionamento e Património;

b)O Serviço da Tesouraria;

c)O Serviço da Contabilidade;

d)O Serviço de Gestão de Projetos.

3 -Compete ao Serviço de Aprovisionamento e Património, designadamente:

a)Elaborar, em colaboração com os diferentes serviços, o plano anual de aquisições, em consonância com as atividades previstas no Orçamento;

b)Assegurar as tarefas relativas à aquisição de bens, serviços e empreitadas necessários à prossecução das atividades planeadas, através dos procedimentos adequados para o efeito, competindo-lhe nesse âmbito a preparação e consequente tramitação administrativa dos respetivos processos;

c)Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação que potencie a capacidade negocial do IPBeja, a eficiência e racionalidade da contratação e da integração das necessidades de bens, de serviços, de empreitadas e de plataformas tecnológicas para o efeito;

d)Desenvolver estudos que permitam criar um sistema de controlo e de análise de custos de aquisição de bens, serviços e empreitadas;

e)Assegurar o armazenamento e gestão material dos bens, bem como o seu fornecimento aos diversos serviços, mediante requisição própria;

f)Informar, sempre que aplicável, sobre a observância das disposições legais no âmbito dos processos aquisitivos;

g)Promover o estabelecimento de sistemas de seguros adequados à realidade do ensino superior, gerindo a respetiva carteira.

h)Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis do IPBeja;

j)Proceder às operações de eliminação e alienação de bens patrimoniais, aquando da sua deterioração ou inutilização;

k)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

4 -Compete ao Serviço de Tesouraria, designadamente:

a)Controlar os Fundos de Maneio;

b)Efetuar os registos e proceder ao depósito de todas as receitas;

c)Elaborar mapas resumo das receitas de tesouraria;

d)Efetuar os pagamentos aprovados e devidamente autorizados;

e)Emitir mapas resumo de pagamentos a submeter à apreciação do Conselho de Gestão;

f)Processar os movimentos relativos a operações de tesouraria;

g)Devolver, através da emissão de recibos, a documentação respeitante aos pagamentos efetuados ou receitas cobradas;

h)Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado ou outras entidades das importâncias relativas a descontos ou reposições que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;

j)Manter atualizados os registos contabilísticos da Tesouraria;

k)Organizar e apresentar regularmente os balancetes da Tesouraria;

l)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

5 -Compete ao Serviço de Contabilidade, designadamente:

a)Receber e emitir faturas e garantir uma eficaz e controlada gestão de direitos e obrigações perante terceiros;

b)Processar as despesas e as receitas do IPBeja, incluído as relativas a contratos;

c)Registar as transações internas, designadamente, aquisições de bens e serviços, e transações entre centros de custo;

d)Elaborar mensalmente as reconciliações bancárias das respetivas contas;

e)Organizar e elaborar a conta de gerência a submeter, nos termos da lei, pelo Conselho de Gestão do IPBeja ao Tribunal de Contas;

f)Preparar, na ótica patrimonial, todos os documentos de informação financeira a prestar às entidades fiscalizadoras;

g)Preparar, na ótica orçamental, todos os documentos de informação financeira a prestar às entidades fiscalizadoras;

h)Registar e regularizar os cabimentos de despesa e subsequentes compromissos;

j)Organizar os processos de alteração orçamental, registar as alterações e comunicar ao Conselho de Gestão;

k)Elaborar as requisições de fundos e preparar os demais expedientes relativos à cobrança de receita;

l)Realizar análises previsionais e de execução;

m)Analisar o cumprimento dos planos de pagamento, realizado, ainda, projeções de tesouraria;

n)Diligenciar no sentido da boa e atempada cobrança dos valores a receber;

o)Realizar as tarefas inerentes à cobrança de dívidas em atraso, nomeadamente: emissão e envio de comunicações instrução e controlo de processos executivos/injunções;

p)Efetuar todo o registo contabilístico e expediente inerentes à contabilidade;

q)Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados;

r)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

6 -Compete ao Serviço de Gestão de Projetos, designadamente:

a)Divulgar junto das Unidades Orgânicas a abertura de Avisos de candidaturas;

b)Elaborar os textos base de formalização das candidaturas apresentadas pelo IPBeja a Programas de Financiamento nacional, regional e comunitário;

c)Formalizar as candidaturas e proceder ao acompanhamento e gestão dos processos administrativos e financeiros associados às mesmas, quando estas são objeto de aprovação;

d)Gerir as candidaturas nas plataformas digitais associadas aos programas de financiamento, nomeadamente através do preenchimento de formulário online de acordo com a matriz disponibilizada pelo programa de financiamento, do carregamento dos processos de contratação pública das várias componentes que integram cada candidatura; da instrução de pedidos de pagamento, de pedidos de reprogramação temporal e financeira e da elaboração de relatórios de execução: intercalar, anual e final;

e)Constituir e organizar dossiers de candidatura;

f)Preparar e acompanhar processos de Auditoria;

g)Participar em reuniões de acompanhamento de processos financiados junto das Autoridades de Gestão;

h)Acompanhar e preparar de candidaturas inseridas em programas estratégicos;

j)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

Artigo 15.º

Divisão Académica

1 -A Divisão Académica exerce as suas competências no domínio académico, cabendo-lhe proceder a todos os atos relativos às matrículas, inscrições, registos e emissão de certificados e diplomas de âmbito académico.

2 -A Divisão Académica integra os serviços:

a)Acesso ao Ensino Superior;

b)Académicos;

c)Inserção na Vida Ativa;

3 -Compete ao Serviço de Acesso ao Ensino Superior, designadamente:

a)Organizar os processos dos concursos locais de acesso ao ensino superior;

b)Gerir os processos relativos aos regimes de reingresso, mudança de par instituição/curso, mudança de ramo, mudança de regime, unidades curriculares isoladas, concursos especiais e estudantes internacionais;

c)Apoiar a organização das provas conducentes à concessão de graus e títulos académicos, assim como de análise e instrução dos processos de Reconhecimento de Grau Estrangeiro;

d)Validar e publicar editais, listas de seriação e outras informações relativas às formações e ciclos de estudos;

e)Assegurar o atendimento ao público;

f)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

4 -Compete aos Serviços Académicos, designadamente:

a)Apoiar os processos de criação, alteração e extinção dos ciclos de estudo e dos respetivos planos de estudos;

b)Elaborar os processos do registo académico relativos à mobilidade e ao intercâmbio de estudantes;

c)Assegurar os processos de matrículas, inscrições, conferência de graus e diplomas de todos os cursos ministrados no IPBeja, conferentes ou não de grau académico, incluindo pós-graduações, ações de formação, cursos breves e microcredenciais;

d)Assegurar a emissão de certidões, cartas de curso, diplomas e declarações;

e)Gerir os processos de integração curricular, designadamente equivalências, creditações e reconhecimento e validação de competências, assim como das regras de funcionamento dos cursos e dos estatutos dos estudantes;

f)Assegurar a informação e o tratamento sobre as propinas e outras taxas;

g)Gerir processos associados aos planos de pagamento e à sua monitorização;

h)Instruir os processos de pedidos de faturação, de reembolso e de recolocações com envio de informação para outras instituições, assim como do seguro escolar.

j)Emitir as declarações de matrícula e certidões de aproveitamento, assim como de programas de unidades curriculares;

k)Gerir o relacionamento com o serviço de acesso ao ensino superior;

l)Assegurar a compilação de informação sobre antigos alunos num sistema de informação;

m)Assegurar a atualização regular dos dados dos antigos alunos, através de estratégias integradas e dirigidas de comunicação;

n)Promover o diagnóstico de necessidades e áreas de interesse e a avaliação de ações promovidas junto dos antigos alunos;

o)Assegurar o atendimento ao público;

p)Organizar e assegurar a elaboração da primeira versão de horários e sumários dos ciclos de estudos ministrados no IPBeja;

q)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

5 -Compete ao Serviço de Inserção na Vida Ativa, designadamente:

a)Promover o desenvolvimento de competências transversais e diferenciadoras (nos domínios académicos, social, pessoal e vocacional) designadamente através de programas de formação e workshops de desenvolvimento pessoal e social, contribuindo para uma melhor adaptação ao sucesso pessoal, académico e profissional;

b)Apoiar os estudantes e diplomados na orientação vocacional e profissional, no balanço de competências, construção de um projeto de carreira e procura ativa de emprego;

c)Desenvolver ações e programas educativos que apoiem a transição para a vida ativa do estudante, confrontando as competências pessoais/profissionais com as necessidades do meio profissional;

d)Promover atividades extracurriculares e programas de ação específicos (numa lógica de monitorização, formação e acompanhamento), que potenciem uma relação mais próxima dos estudantes com o mundo do trabalho e contribuam para a formação pessoal, social e cívica dos estudantes;

e)Constituir um banco de dados de estudantes que permita criar mecanismos de acompanhamento do estudante durante o seu percurso académico;

f)Colaborar e articular as suas ações com os Serviços de Ação Social e com o Gabinete de Inovação Pedagógica no sentido de adotar estratégias preventivas de abandono escolar e de otimizar recursos;

g)Efetuar campanhas, em colaboração com Serviços de Ação Social e com o Gabinete de Inovação Pedagógica, de prevenção e sensibilização, com o objetivo de diagnosticar expectativas e motivações dos estudantes que ingressam no IPBeja, utilizando os resultados dos inquéritos e entrevistas;

h)Divulgar ações de formação complementares como elemento facilitador do emprego;

j)Divulgar junto da comunidade académica ofertas de bolsas de estudo potenciadoras de integração social dos alunos do IPBeja;

k)Promover ativamente contactos e protocolos de colaboração com potenciais empregadores;

l)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

Artigo 16.º

Divisão de Infraestruturas e Equipamentos

1 -A Divisão de Infraestruturas e Equipamentos exerce as suas competências no domínio da gestão, manutenção e conservação dos edifícios, equipamentos e espaços exteriores, promovendo a melhoria contínua das condições, a segurança, a limpeza e a sua sustentabilidade.

2 -A Divisão de Infraestruturas e Equipamentos integra:

a)O Serviço de Manutenção Técnica;

b)O Serviço de Gestão de Viaturas;

c)O Serviço de Segurança de Infraestruturas.

3 -O Serviço de Manutenção Técnica, compete-lhe designadamente:

a)Elaborar anualmente um plano de manutenção de edifícios, equipamentos de uso intensivo, e espaços verdes devidamente quantificado e programado no tempo;

b)Manter, a par de um esforço crescente de planeamento e programação, uma adequada capacidade para responder de forma flexível, às necessidades operativas de urgência ou imprevistas;

c)Assegurar através de pequenas empreitadas e por administração direta a reabilitação, conservação, manutenção, beneficiação do parque imobiliário e espaços verdes;

d)Assegurar a existência de pedidos de materiais necessários à execução das obras por administração direta;

e)Preparar as peças técnicas dos procedimentos de contratação pública de empreitadas e proceder ao acompanhamento da respetiva tramitação administrativa;

f)Fiscalizar o cumprimento pelos adjudicatários dos projetos, prazos e normas técnicas de execução das obras da sua competência e executar os procedimentos técnicos e administrativos que correspondem à fiscalização de empreitadas, de acordo com a legislação em vigor;

g)Prestar assistência técnica e coordenar os projetos a executar por entidades externas, sempre que tal se vier a revelar como necessário;

h)Assegurar os serviços de manutenção e apoio às instalações e equipamentos, de acordo com o sistema de tickets em uso;

j)Assegurar, através do planeamento anual, a manutenção preventiva de edifícios, equipamentos e espaços verdes;

k)Assegurar a eficiência energética e hídrica e a gestão ambiental, promovendo a sensibilização, o controlo e racionalização na utilização de recursos;

l)Implementar e assegurar a atualização e disponibilização do cadastro de edifícios e equipamentos;

m)Supervisionar e coordenar a limpeza dos edifícios e espaços exteriores;

n)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

4 -O Serviço de Gestão de Viaturas, compete-lhe designadamente:

a)Assegurar as atividades de manutenção da frota de viaturas e parque de máquinas do IPBeja;

b)Manter o controlo técnico e operacional do equipamento circulante e máquinas diversas;

c)Assegurar a gestão técnica e operacional da frota de viaturas e máquinas do IPBeja que lhe estejam diretamente afetas;

d)Assegurar a gestão técnica e operacional do setor dos transportes, em colaboração com outras unidades orgânicas do IPBeja;

e)Organizar e gerir a rede de transportes escolares em colaboração com outras unidades orgânicas do IPBeja;

f)Colaborar com a área financeira, na elaboração de estudos económico-financeiros que sustentem a opção de contratação de serviços externos no âmbito das suas áreas de intervenção e na elaboração de documentos necessários ao lançamento de processos pré-contratuais, e prestar a colaboração técnica necessária com vista à sustentação das decisões de adjudicação;

g)Acompanhar, fiscalizar e avaliar os serviços prestados em regime de outsourcing;

h)Elaborar mapas mensais de controlo de custos associados à utilização da frota automóvel;

j)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

5 -O Serviço de Segurança e Infraestruturas, compete-lhe designadamente:

a)Vigiar os edifícios e equipamentos públicos do IPBeja;

b)Vigiar e proteger pessoas e bens em locais de acesso vedado ou condicionado ao público, bem como prevenir a prática de crimes;

c)Prevenir da entrada de substâncias e artigos de uso e porte proibidos ou suscetíveis de provocar atos de violência no interior de edifícios ou outros locais, públicos ou privados, de acesso vedado ou condicionado ao público;

d)Vigiar os espaços públicos ou abertos ao público, em áreas previamente definidas;

e)Zelar pelos bens patrimoniais móveis e imóveis do IPBeja e que sejam confiados à sua guarda;

f)Controlar a entrada, a presença e a saída de pessoas e bens em locais de acesso vedado ou condicionado ao público;

g)Executar serviços de resposta e intervenção relativamente aos alarmes instalados nos edifícios;

h)Informar superiormente todas as anomalias verificadas no cumprimento das obrigações decorrentes da sua atividade;

Artigo 17.º

Divisão de Tecnologias de Informação

1 -A Divisão de Tecnologias de Informação exerce as suas competências no apoio ao planeamento, implementação, gestão, suporte e promoção da utilização dos serviços e sistemas de informática e comunicações.

2 -A Divisão de Tecnologias de Informação integra:

a)O Serviço de Suporte a Utilizadores;

b)O Serviço de Suporte de Aplicações;

c)O Serviço de Infraestruturas e Telecomunicações;

d)O Serviço Compliance e Segurança da Informação.

3 -Compete ao Serviço de Suporte a Utilizadores, designadamente:

a)Promover a melhoria das condições de instalação e de equipamento dos serviços, de acordo com as prioridades operacionais, as necessidades do aumento da produtividade do trabalho e da segurança dos trabalhadores, bem como do respeito por critérios de racionalização económico-financeira;

b)Implementar e gerir a estratégia de informatização dos serviços do IPBeja, assegurando a manutenção e exploração dos equipamentos instalados;

c)Analisar, de modo sistemático, as necessidades e definir prioridades dos diversos serviços quanto a soluções informáticas, propondo e supervisionando tecnicamente, todos os processos de aquisição de equipamento e de suportes lógicos;

d)Assegurar a ligação funcional com os serviços utilizadores de equipamento informático e destes entre si;

e)Definir uma estratégia de desenvolvimento dos sistemas de informação que assegure a integração de fluxos vitais de informação e dê resposta às necessidades dos diferentes órgãos e estruturas no IPBeja;

f)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

4 -Compete ao Serviço de Suporte de Aplicações, designadamente:

a)Assegurar a gestão do software aplicacional a nível da sua instalação, utilização, fiabilidade e segurança, bem como a implementação dos procedimentos de utilização e de confidencialidade pessoal e de gestão;

b)Avaliar o software instalado e as necessidades de atualizações do mesmo, identificando os respetivos requisitos técnicos e gestionários, designadamente a nível da produtividade e da qualidade do funcionamento dos serviços;

c)Assegurar a assistência ao software e o apoio ao utilizador numa perspetiva de centralização das necessidades e garantir uma resposta ágil, eficiente e eficaz por recurso a meios próprios ou através da sua coordenação com a empresa fornecedora;

d)Garantir a interlocução com as empresas fornecedoras ou contratualizadas de software em tudo o que diga respeito à utilização e atualização do software utilizado pelos serviços;

e)Identificar e promover a realização de ações formativas decorrentes da instalação, implementação e atualizações de software.

f)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

5 -Compete ao Serviço de Infraestruturas e Telecomunicações, designadamente:

a)Promover e/ou acompanhar a implementação de processos de modernização do funcionamento interno, assegurando uma abordagem consistente à gestão da mudança;

b)Gerir e operar os sistemas de telecomunicações, compreendendo as redes telefónicas e de dados bem como acompanhar a execução dos contratos, existentes ou que se venham a estabelecer, com operadores de comunicações eletrónicas;

c)Acompanhar, fiscalizar e avaliar os serviços prestados em regime de outsourcing, inserido no ciclo anual da gestão orçamental do IPBeja;

d)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

6 -Compete ao Serviço Compliance e Segurança da Informação, designadamente:

a)Assegurar a adequação, funcionamento, estabilidade e segurança da estrutura tecnológica digital, em especial nas componentes de infraestruturas e redes, administração da informação e utilizadores, gestão de aplicações e modernização administrativa;

b)Acautelar as condições tecnológicas para a melhoria, em contínuo, da prestação do serviço público, o desenvolvimento e a otimização organizacional na ótica das tecnologias de informação, e a qualificação da relação estabelecida com o estudante e/ou utilizador por esta via;

c)Proceder ao inventário dos sistemas e ao diagnóstico do estado da arte em matéria informática em todas as suas vertentes e nas diferentes áreas de intervenção, promovendo a implementação de métodos e práticas adequados aos níveis de operação e necessidades dos serviços, dos utilizadores e dos estudantes;

d)Assegurar a elaboração, no âmbito digital e das tecnologias de informação, de manuais de boas práticas e procedimentos operacionais tendentes à otimização e racionalização dos métodos e processos de trabalho, e a formação permanente e continua dos utilizadores;

e)Definir, planear, instalar e gerir os sistemas integrados de informação e comunicação, nomeadamente nas vertentes de redes internas, segurança, hardware e software, em conformidade com as linhas orientadoras previstas na estratégia de modernização tecnológica e administrativa que se encontre em vigor;

f)Conceber, implementar e avaliar em permanência as políticas e os projetos de segurança informática e arquitetura de sistemas que se reputem mais adequados, incluindo em matéria de proteção de dados e matérias conexas;

g)Intervir nos processos de aquisição de bens e serviços de matriz digital e tecnológica que por qualquer motivo corram sob responsabilidade de outros serviços, e prestar o apoio técnico necessário ao desenvolvimento dos procedimentos correspondentes;

h)Apresentar propostas e estudos propensos à definição da política e objetivos no âmbito das tecnologias da informação e comunicação (TIC’s);

j)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos. SECÇÃO III DIRIGENTES

Artigo 18.º

Direção e coordenação de serviços

1 -A coordenação dos serviços compete ao Administrador sob Direção do Presidente.

2 -As direções de serviços são dirigidas por um dirigente intermédio de 1.º grau, designado diretor de serviços, nos termos do estatuto do pessoal dirigente dos serviços e organismos da administração central, regional e local do Estado (EPD) e o Regulamento dos Cargos de Direção Intermédia do Instituto Politécnico de Beja.

3 -As divisões são dirigidas por um dirigente intermédio de 2.º grau, designado chefe de divisão, nos termos do EPD e do Regulamento dos Cargos de Direção Intermédia do Instituto Politécnico de Beja.

4 -Os gabinetes previstos no presente regulamento são coordenados por trabalhadores titulares de cargos de direção intermédia, de 3.º grau e do Regulamento dos Cargos de Direção Intermédia do Instituto Politécnico de Beja.

5 -Outras estruturas funcionais previstas no presente regulamento podem ser coordenadas por trabalhadores titulares de cargos de direção intermédia, de 3.º grau, conforme decisão do Presidente, ouvido o conselho de gestão, em função dos níveis de autonomia e responsabilidade que lhe forem atribuídos.

6 -As estruturas multidisciplinares, de caráter temporário, criadas para dar resposta a novas necessidades, podem ser coordenadas por trabalhadores titulares de cargos de direção intermédia, de 2.º ou 3.º grau, conforme decisão do Presidente, em função do grau de complexidade, dos níveis de autonomia e responsabilidade que lhe forem atribuídos.

7 -A ocupação de cargos de dirigentes previstos no presente regulamento está condicionada à existência de lugar no mapa de pessoal e aos recursos financeiros disponíveis.

Artigo 19.º

Competências dos cargos de direção intermédia de 3.º grau

a)Coordenar as atividades de um gabinete ou outra estrutura com uma missão concretamente definida para a prossecução das respetivas atribuições e dirigir a respetiva equipa;

b)Exercer todas as competências relativas ao respetivo gabinete ou estrutura, no âmbito do seu nível de autonomia e responsabilidade, que lhe forem conferidas por lei, pelos Estatutos ou pelos regulamentos. CAPÍTULO III DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 20.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas ou casos omissos são resolvidos através de Despacho do Presidente do Instituto, ouvido o Conselho de Gestão.

Artigo 21.º

Revogação

São revogadas todas as anteriores disposições que regulem sobre a matéria do presente regulamento.

Artigo 22.º

Revisão

O presente regulamento poderá ser revisto sempre que se revele necessário, mediante proposta de um dos membros da Presidência.

Artigo 23.º

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

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