DespachoSem vigência

Despacho n.º 7559/2018

Artigo 1.º

Âmbito

O presente documento visa estabelecer o regulamento de funcionamento dos Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores, conforme o preceituado no artigo 63.º n.º 9 dos Estatutos da Universidade dos Açores, adiante também designados por regulamento e estatutos da UAc.

Artigo 2.º

Natureza

Os Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores, adiante também designados por SASE, gozam de autonomia administrativa e financeira, nos termos e âmbito definidos por lei e pelos estatutos da UAc e estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único, sendo as suas contas consolidadas com as contas da UAc.

Artigo 3.º

Atribuições

1 -Aos SASE compete assegurar as funções da ação social escolar na UAc, proporcionando aos estudantes melhores condições de estudo, formação, integração social e académica, entre outros.

2 -Incumbe aos SASE, nomeadamente:

a)Atribuir bolsas de estudo;

b)Conceder auxílios de emergência;

c)Promover e garantir o acesso à alimentação em cantinas e bares;

d)Promover e garantir o acesso ao alojamento;

e)Promover a saúde e o bem-estar da comunidade universitária;

f)Conceder apoios específicos aos estudantes, nos termos da lei e dos estatutos da UAc e/ou de contratos por esta celebrados;

g)Promover o apoio médico e psicológico aos estudantes;

h)Desenvolver outras atividades que se mostrem necessárias à execução da política da ação social escolar da UAc. CAPÍTULO II Órgãos dos SASE e competências

Artigo 4.º

Órgãos dos SASE

a)O Conselho de Ação Social (CAS);

b)O Conselho de Gestão (CG). SECÇÃO I Conselho de Ação Social

Artigo 5.º

Conselho de Ação Social

1 -O Conselho de Ação Social, abaixo designado por CAS é o órgão superior de orientação geral da ação social escolar na UAc.

2 -O CAS é constituído:

a)Pelo Reitor, que preside, com voto de qualidade;

b)Pelo Diretor Executivo dos SASE;

c)Por dois representantes da associação de estudantes, um dos quais bolseiro.

Artigo 6.º

Competência do Conselho de Ação Social

1 -Compete ao CAS:

a)Aprovar a forma de aplicação da política de ação social escolar na UAc;

b)Acompanhar e fiscalizar o cumprimento das orientações gerais que garantam o funcionamento dos SASE;

c)Dar Parecer sobre o Relatório de Atividades, e as Contas, bem como sobre os Planos de Atividades e Orçamento, e sobre os Planos de Desenvolvimento, a médio e longo prazo, para a ação social;

d)Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.

2 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, o CAS pode propor outras formas de apoio social, consideradas adequadas à ação social a desenvolver na UAc. SECÇÃO II Conselho de Gestão

Artigo 7.º

Conselho de Gestão

1 -O Conselho de Gestão é o órgão de gestão administrativa, patrimonial e financeira, sendo-lhe aplicada a legislação em vigor para os organismos públicos dotados de autonomia administrativa e financeira.

2 -O Conselho de Gestão é composto:

a)Pelo Reitor da Universidade dos Açores, que preside, com voto de qualidade;

b)Pelo Diretor Executivo dos SASE;

c)Pelo Coordenador a que se refere o artigo 63.º n.º 5 dos estatutos da UAc.

3 -O coordenador a que se refere o artigo 63.º n.º 5 dos estatutos da UAc é um coordenador de área como consta do Despacho n.º 14732/2016, de 25 de novembro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 233, de 6 de dezembro, cujo grau corresponde a um cargo de direção intermédia de 3.º grau conforme a alínea c) do n.º 4 do artigo 130.º dos estatutos da UAc, exercendo as suas funções na área da ação social escolar.

4 -Compete ao coordenador, designadamente:

a)Participar nas reuniões do Conselho de Gestão como vogal e nele exercer as funções de secretário;

b)Preparar as reuniões do Conselho de Gestão, incluindo a verificação da documentação de suporte aos pontos agendados;

c)Acompanhar a implementação das deliberações do Conselho de Gestão;

d)Promover a realização de inquéritos conducentes à avaliação do funcionamento dos SASE;

e)Propor medidas para o aumento da eficiência e da eficácia dos SASE, em estreita articulação com os serviços e gabinetes que o constituem;

f)Desempenhar as demais funções que lhe sejam solicitadas pelo diretor executivo ou atribuídas pela lei, pelos estatutos e pelos regulamentos.

Artigo 8.º

Competência do Conselho de Gestão

1 -Compete ao Conselho de Gestão, designadamente:

a)Aprovar os instrumentos de gestão e fiscalizar a sua execução;

b)Aprovar os projetos de orçamento e o plano de desenvolvimento a médio prazo para a ação social;

c)Promover e fiscalizar a cobrança de receitas, bem como autorizar as despesas;

d)Organizar a contabilidade e fiscalizar a sua escrituração;

e)Apresentar os Relatórios e Contas anuais e submetê-los ao Tribunal de Contas;

f)Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respetiva escrituração contabilística;

g)Deliberar sobre o montante dos fundos permanentes;

h)Acompanhar a gestão financeira e patrimonial dos SASE, promovendo a organização e a permanente atualização do inventário e do cadastro dos bens móveis e imóveis;

2 -O Conselho de Gestão poderá delegar no Diretor Executivo, as competências consideradas indispensáveis a uma gestão eficiente.

3 -O Conselho de Gestão reunirá, obrigatoriamente, uma vez por mês e extraordinariamente por iniciativa do presidente ou a solicitação de qualquer dos seus membros.

4 -As deliberações do Conselho de Gestão são tomadas por maioria simples. CAPÍTULO III Serviços dos SASE

Artigo 9.º

Serviços

1 -Os SASE integram os seguintes Serviços:

a)Serviços Administrativos e Financeiros;

b)Gabinete de Apoio ao Aluno.

2 -Os SASE no Campus de Angra do Heroísmo exercem as suas atribuições nos domínios das bolsas de estudo, alojamento, alimentação, área administrativa e financeira, sob a orientação dos responsáveis dos Serviços Administrativos e Financeiros e do Gabinete de Apoio ao Aluno. SECÇÃO I Serviços Administrativos e Financeiros

Artigo 10.º

Organização

Os Serviços Administrativos e Financeiros terão a supervisão, preferencialmente, de um técnico superior, compreendendo os seguintes Setores:

a) Setor Administrativo e Financeiro;

b) Setor dos Recursos Humanos e Expediente;

c) Setor de Aprovisionamento e Património;

d) Setor de Alimentação.

SUBSECÇÃO I

Setor Administrativo e Financeiro

Artigo 11.º

Competências

a)Executar a escrituração respeitante à contabilidade orçamental, patrimonial e analítica dos SASE;

b)Elaborar a documentação e promover a liquidação e cobrança de receitas dos SASE;

c)Instruir os processos relativos a despesas e informar quanto à sua legalidade, conferir as ordens de pagamento e processar as requisições de fundos;

d)Elaborar e controlar as contas correntes com as entidades que têm movimentos financeiros com os SASE;

e)Conferir os documentos e os movimentos de recebimento e pagamento da tesouraria assegurando o seu planeamento a curto prazo;

f)Preparar e elaborar o projeto de orçamento ordinário dos SASE bem como os orçamentos suplementares e necessárias alterações;

g)Preparar e elaborar a prestação de contas anual a enviar ao Tribunal de Contas;

h)Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis de acordo com as disposições legais sobre a matéria;

i)Organizar os autos de abate e inutilização dos bens deteriorados;

j)Promover o balanço anual do património dos SASE e proceder às amortizações nos termos da lei;

k)Manter devidamente processados, escriturados e atualizados os documentos de tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade dos SASE;

l)Arrecadar todas as importâncias cobradas nos SASE, mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes;

m)Proceder ao depósito das importâncias autorizadas respeitantes às requisições de fundos e cobradas diretamente pelos SASE;

n)Dar cumprimento às ordens de pagamento;

o)Escriturar a folha de cofre, conjuntamente com os documentos de suporte da receita e da despesa;

p)Controlar as contas bancárias;

q)Colaborar na elaboração de balancetes e outros documentos que lhe sejam solicitados;

r)Executar tudo o que mais lhe seja determinado superiormente;

s)Zelar pela guarda e segurança dos valores em cofre. SUBSECÇÃO II Setor dos Recursos Humanos e Expediente

Artigo 12.º

Competências

a)Recolher e tratar os dados relevantes para a gestão integrada dos recursos humanos e elaborar periodicamente os respetivos relatórios;

b)Executar as ações necessárias à organização e instrução dos processos relativos ao pessoal que preste serviço nos SASE, a qualquer título;

c)Recolher e verificar os elementos necessários do registo de assiduidade do pessoal e assegurar a organização e atualização do cadastro de pessoal;

d)Processar os salários, gratificações e outros abonos ao pessoal;

e)Desencadear, de acordo com o disposto na lei, o processo periódico de avaliação de desempenho do pessoal;

f)Efetuar a receção, classificação, registo e distribuição oportuna da correspondência recebida, bem como assegurar a expedição da correspondência a enviar pelos SASE;

g)Organizar e manter atualizado o arquivo geral dos SASE, bem como a documentação à sua guarda;

h)Assegurar o expediente geral dos SASE. SUBSECÇÃO III Setor de Aprovisionamento e Património

Artigo 13.º

Competências

a)Proceder ao aprovisionamento de bens, materiais e equipamentos necessários ao regular funcionamento dos serviços;

b)Providenciar para que as aquisições se realizem de acordo com as normas legais;

c)Proceder a uma racional gestão de compras, de acordo com critérios definidos em colaboração com os utilizadores, após superior aprovação;

d)Assegurar um correto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos, garantindo o respetivo transporte e distribuição;

e)Fornecer, após verificação de eventuais autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento dos serviços, controlando as entregas através de um sistema eficaz que garanta a sua adequada afetação e a mais correta utilização;

f)Manter em armazém a existência que assegure o regular funcionamento dos vários setores;

g)Providenciar para que todos os equipamentos e bens móveis e imóveis estejam em permanentes condições de funcionamento;

h)Proceder a vistorias periódicas para avaliação de anomalias;

i)Instruir os utilizadores da forma correta de utilização dos equipamentos e respetivas normas de segurança;

j)Preparar para cada exercício económico uma previsão das necessidades dos serviços de reparação e manutenção (assistência técnica) a contratar ao exterior ou a realizar internamente, bem como os equipamentos, máquinas, utensílios, materiais, ferramentas e outros bens necessários ao desenvolvimento da atividade normal da área;

k)Colaborar com o Setor Administrativo e Financeiro na permanente atualização do inventário e cadastro de bens e realizar as verificações físicas periódicas;

l)Elaborar pareceres ou propor autos de abate ou alienação de bens, em fim de vida ou sem interesse funcional;

m)Elaborar as condições técnicas gerais e especiais a integrar nos processos de concurso;

n)Propor o abate dos bens que se encontrem obsoletos. SUBSECÇÃO IV Setor de Alimentação

Artigo 14.º

Competências

a)Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o funcionamento e utilização de todas as unidades alimentares;

b)Criar ciclos de ementas, observando critérios de nutrição, equilíbrio e qualidade alimentar nas unidades alimentares;

c)Zelar pelo fornecimento de refeições que, em rigor, obedeçam às normas de segurança e higiene alimentar;

d)Otimizar os recursos humanos afetos às unidades alimentares;

e)Verificar, com base no que legalmente ou contratualmente esteja estabelecido, todo e qualquer processo, ação, tarefa ou procedimento de utilização relativos à prestação de serviços concessionados nas unidades alimentares;

f)Desenvolver e implementar o plano de autocontrolo nas unidades em gestão direta, assim como verificar a sua implementação nas unidades concessionadas, de forma a assegurar que todos os alimentos resultantes das atividades das unidades em apreço cumprem as disposições legais em vigor em matéria de salubridade e higiene;

g)Assegurar o normal funcionamento dos refeitórios e bares e propor as normas a que deve obedecer a sua utilização e funcionamento e respetivas estruturas de apoio;

h)Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento das instalações;

i)Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como toda a documentação de suporte;

j)Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes. SECÇÃO II Gabinete de Apoio ao Aluno

Artigo 15.º

Organização

O Gabinete de Apoio ao Aluno terá a supervisão, preferencialmente, de um técnico superior, compreendendo os seguintes Setores:

a) Setor de Bolsas e Alojamento

b) Setor de Saúde

SUBSECÇÃO I

Setor de Bolsas e Alojamento

Artigo 16.º

Competências

a)Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;

b)Fazer o acompanhamento dos estudantes no sentido de identificar situações supervenientes de carência económica, desadaptação ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o sucesso escolar e a sua inserção social;

c)Propor a atribuição de benefícios sociais aos estudantes ou quaisquer outras medidas que possam contribuir para o sucesso escolar e a sua inserção social;

d)Preparar o acolhimento dos estudantes estrangeiros e dos estudantes em mobilidade e fazer o seu acompanhamento regular;

e)Propor a adoção de medidas de natureza preventiva no âmbito da saúde e do combate às diversas formas de dependência;

f)Propor e colaborar na elaboração de estudos sobre as condições socioeconómicas dos estudantes;

g)Fazer recomendações no sentido de melhorar as condições de alojamento e dos serviços de saúde dos SASE;

h)Enviar aos serviços competentes os elementos necessários ao pagamento dos apoios financeiros;

i)Organizar e enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração do orçamento e relatório anual dos SASE;

j)Assegurar o normal funcionamento das residências;

k)Propor superiormente alterações ao regulamento de utilização das residências e as regras da sua administração, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos;

l)Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão superior;

m)Organizar e manter atualizado um sistema de controlo da utilização das residências;

n)Vistoriar as instalações, aquando da entrada e saída dos utilizadores;

o)Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;

p)Providenciar e apoiar na existência de sistemas de lavagem e tratamento das roupas das residências;

q)recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes. SUBSECÇÃO II Setor de Saúde

Artigo 17.º

Competências

a)Proporcionar o acesso dos estudantes a serviços de apoio médico;

b)Propor formas de cooperação que facilitem as condições de acesso dos estudantes ao Serviço Regional de Saúde;

c)Colaborar em campanhas que visem a profilaxia de doenças e a divulgação de atividades no âmbito da saúde;

d)Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes;

e)Proporcionar o atendimento psicológico nos domínios da orientação/reorientação escolar;

f)Proporcionar o apoio psicopedagógico;

g)Proporcionar o apoio psicológico a problemas pessoais/relacionais;

h)Desenvolver atividades de natureza preventiva, de forma a dar resposta às necessidades pessoais nas suas diferentes áreas. CAPÍTULO IV Disposições finais e transitórias

Artigo 18.º

Publicitação

Será publicitada, no sítio da internet da UAc, mais concretamente na área dos SASE, a estrutura dos serviços e respetivos responsáveis.

Artigo 19.º

Colaboração de alunos nas atividades dos SASE

Os SASE proporcionarão a estudantes dos cursos ministrados na UAc, formas de colaboração que se revelem possíveis e vantajosas para as partes.

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