Despacho n.º 7866/2019

Artigo 9.º

Estrutura Flexível e Gabinetes de Apoio

1 -Departamento de Recursos Humanos e Modernização Administrativa;

a)Garantir os subprocessos associados ao processamento de vencimentos, nomeadamente verificação, tipificação e tratamento de trabalho extraordinário, ajudas de custo, suplementos, penhoras; tratamento de faltas com impactos remuneratórios; preparação de ficheiros de suporte; elaboração, tratamento e remessa de declarações de rendimentos da Segurança Social, Autoridade Tributária, Caixa Geral de Aposentações e ADSE;

b)Efetuar a tipificação de despesas da ADSE para comparticipação;

c)Efetuar o tratamento dos processos de abonos referentes a prestações sociais e respetivo pagamento;

d)Assegurar a articulação com a Caixa Geral de Aposentações e o tratamento dos processos de aposentação dos trabalhadores da Autarquia;

e)Assegurar a gestão do sistema de controlo de assiduidade e o tratamento das ausências dos trabalhadores, em articulação com os serviços municipais;

f)Assegurar a gestão de horários dos trabalhadores;

g)Assegurar a manutenção do arquivo da Divisão de Recursos Humanos, nomeadamente em termos de atualização dos processos individuais, em suporte físico e digital;

h)Garantir a instrução de pedidos relativos à relação profissional dos Recursos Humanos da Autarquia, designadamente, tempos de trabalho e de não trabalho, parentalidade, estatuto de trabalhador-estudante, licenças;

j)Assegurar o acolhimento dos trabalhadores e dirigentes no Município do Funchal.

k)Propor e dinamizar, em colaboração com os restantes serviços, medidas corretivas e de melhoria do serviço prestado que se revelem necessárias à satisfação dos munícipes;

l)Apoiar os serviços na identificação de necessidades de melhoria, no estabelecimento de planos de ação e seu seguimento;

m)Promover iniciativas de divulgação dos conceitos e práticas de qualidade, bem como de ações de sensibilização para a qualidade e ambiente, quer junto dos clientes/munícipes, quer junto dos colaboradores do município;

n)Dinamizar o tratamento de não conformidades/reclamações e a tomada de ações corretivas que evitem a repetição de problemas e de ações preventivas, que por outro lado, evitem a sua ocorrência;

o)Planear as Auditorias Internas da Qualidade a realizar à unidade orgânica que chefia;

p)Promover e executar as ações de auditoria da qualidade planeadas e outras não programadas que sejam superiormente determinadas;

q)Analisar os resultados das auditorias aos processos e propor as ações corretivas e/ou melhoria que entender adequadas conforme as não conformidades e/ou oportunidades de melhoria detetadas;

r)Colaborar com outros serviços em projetos de qualificação da Administração;

s)Emitir atestados e certidões quando autorizados;

t)Superintender a receção, verificação, registo e encaminhamento de toda a documentação física, de origem externa, que tenha por destino os Serviços Municipais, através do sistema de gestão documental em uso;

u)Superintender a receção e encaminhamento de toda a documentação a expedir via CTT;

w)Superintender e assegurar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência;

y)Assegurar o exercício das competências cometidas por lei ao Município relativas ao recenseamento eleitoral, censos gerais e aos atos eleitorais e referendários;

z)Superintender ao processo de instalação dos órgãos autárquicos; aa) Prestar apoio ao Gabinete de Apoio à Presidência em acontecimentos protocolares que o município estabeleça com outras autoridades e entidades privadas; bb) Reunir e analisar a documentação que suporta a elaboração das ordens de trabalhos das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal; cc) Garantir a elaboração das ordens de trabalho das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal, fazendo preparar as respetivas convocatórias e a sua remissão aos membros dos Órgãos, acompanhadas dos documentos necessários; dd) Garantir o apoio às reuniões do Órgão Câmara Municipal e às sessões do Órgão da Assembleia Municipal; ee) Garantir o encaminhamento para os Serviços Municipais dos processos presentes às reuniões e sessões, acompanhados das respetivas deliberações; ff) Garantir a elaboração das atas das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal, garantindo a legal publicidade; gg) Assegurar o expediente de e para as Juntas de Freguesia; hh) Assegurar a coordenação das funções de limpeza, guarda e segurança das instalações municipais quando não estejam expressamente atribuídas a outros serviços;

2 -Departamento de Gestão Financeira e Patrimonial;

a)Garantir o atendimento multicanal integrado (presencial, telefónico e online) da Loja do Munícipe;

b)Gerir a informação do atendimento multicanal integrado e garantir o suporte ao atendimento;

c)Assegurar os serviços de receção, registo, encaminhamento e expedição do correio postal e correio eletrónico da CMF, bem como o encaminhamento dos requerimentos apresentados presencialmente na Loja do Munícipe e promover e uniformizar formas de comunicação com o munícipe;

d)Assegurar a prestação de serviços na hora;

e)Assegurar a receção, registo e encaminhamento aos serviços municipais competentes dos pedidos recebidos na Loja do Munícipe;

f)Identificar, em sede de atendimento, oportunidades de melhoria e focos de problemas no relacionamento da autarquia com os munícipes e diligenciar, junto dos serviços, a adequada implementação e ou resolução;

g)Propor e dinamizar projetos inovadores, auscultando os desejos dos munícipes e observando as melhores práticas internacionais.

h)Assegurar o registo de cidadãos da União Europeia;

j)Dinamizar o processo de audição das necessidades e a satisfação dos clientes/munícipes, quer de forma global quer setorial e analisar, tratar e divulgar os respetivos resultados;

k)Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa pública e supervisionar o cumprimento das normas em vigor;

l)Acompanhar os procedimentos de candidaturas para atribuição de subsídios;

m)Colaborar com os demais departamentos e divisões na gestão da carteira de seguros do Município;

n)Assegurar e atualizar a Norma de Controlo Interno e a sua monitorização em articulação com os demais departamentos e divisões;

o)Assegurar a atualização do inventário dos bens patrimoniais móveis, promovendo a corresponsabilização dos serviços pelos bens sob sua administração;

p)Acompanhar os procedimentos de aquisição de bens móveis de modo a garantir o registo, o inventário e a etiquetagem;

q)Garantir a organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis do Município e a sua afetação criteriosa aos diversos serviços municipais;

r)Supervisionar as operações de abate e alienação de bens patrimoniais;

s)Garantir o cumprimento dos critérios de amortização do património afeto aos serviços, assegurando a imputação de custos a cada unidade orgânica, bem como efetuar o registo de todos os bens, mobiliário e equipamento existente nos serviços ou cedidos pela Câmara Municipal a outras entidades;

t)Colaborar com a Unidade de Auditoria Interna na manutenção e monitorização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do Município do Funchal;

u)Assegurar a constituição, controlo e reconstituição de fundos de maneio;

w)Assegurar a realização do planeamento financeiro do Município, emitir relatórios relativamente às medidas de planeamento financeiro implementadas, bem como o acompanhar e monitorizar as mesmas e submetê-las a verificação e decisão superiores;

y)Enviar para as entidades competentes as obrigações e dados estatísticos, bem como os documentos e ficheiros informáticos relativos à área financeira;

z)Promover o pagamento atempado das obrigações fiscais e outras, nomeadamente IVA, Imposto de Selo, Caixa Geral de Aposentações; aa) Prestar informação periódica aos Órgãos Municipais e às instâncias tutelares, garantindo o cumprimento da publicidade e comunicação obrigatória da informação financeira, no que concerne essencialmente à despesa; bb) Coordenar, orientar e colaborar na execução do expediente que se encontra afeto aos serviços da sua dependência; cc) Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior relativas à subunidade orgânica que chefia.

3 -Departamento de Infraestruturas e Equipamentos;

a)Coordenar os trabalhos de estudo e investigação, serviço de documentação e gestão de coleções, serviço de conservação, restauro e segurança, serviço educativo, serviço de exposição e divulgação, serviço administrativo e secretariado, serviço de acolhimento e vigilância e serviço de limpeza efetuados no Arquivo Municipal;

b)Compreender e unificar numa só estrutura as funções e objetivos específicos do Arquivo Geral, do Arquivo Intermédio e do Arquivo Histórico, sendo por isso constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica, proveniente dos diferentes Serviços Municipais e existente como resultado direto da recolha, seleção, tratamento e difusão levada a efeito pelo Arquivo, bem como documentação doada e depositada ao longo dos tempos;

c)Produzir orientações técnicas de gestão arquivística que se prendem com a criação, organização, gestão documental, tratamento, preservação e acesso aos arquivos dos diversos serviços, de toda a documentação produzida ou reunida pelos mesmos, independentemente do seu suporte ou formato;

d)Efetuar a gestão arquivística da documentação à sua guarda, recebida pelos diversos serviços e órgãos municipais;

e)Fornecer, aos seus utilizadores, certidões ou cópias dos documentos de arquivo à sua guarda, salvo quando estiver em causa quaisquer limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou à sua preservação, devendo neste último caso, ser facultada a consulta de uma reprodução das espécies acauteladas;

f)Efetuar a promoção, divulgação e difusão do conhecimento dos acervos documentais, através do recenseamento e da elaboração das respetivas guias de inventário e catálogos de todo o património documental;

g)Gerir a documentação dos espólios e conjuntos documentais provenientes das Empresas Municipais, com interesse histórico, patrimonial, arquivístico ou informativo;

h)Apoiar os arquivos das Freguesias, caso seja solicitado;

j)Investigar, estudar e divulgar a história e o património cultural imaterial do todo o concelho do Funchal enquanto fundamento da memória coletiva e individual, fator de identidade do Município;

k)Salvaguardar e valorizar o património arquivístico municipal, enquanto fundamento da memória coletiva e individual, fator de identidade do Município, bem como fonte de investigação científica;

l)Emitir pareceres técnicos e coordenar trabalhos de investigação e estudo da história e do património locais;

m)Promover relações de parceria com outras entidades, tendo em vista promover debates, exposições e conferências nas áreas da história e da arquivística.

n)Garantir o cumprimento das normas de higiene e segurança dos trabalhadores sob a sua dependência;

o)Proceder ao levantamento, classificação e ordenamento da rede viária municipal, com vista à adoção de adequados programas para a sua permanente manutenção e conservação;

p)Promover a instalação e conservação da iluminação pública das infraestruturas viárias e espaços públicos que não sejam da responsabilidade da Empresa de Eletricidade da Madeira, adotando sempre que possível medidas de eficiência energética (EEM);

q)Manter e zelar pela boa conservação dos equipamentos e das ferramentas afetas à DAEPM;

r)Prestar esclarecimentos sobre matérias relativas à Divisão;

s)Assegurar a coordenação e fiscalização das atividades dos operadores públicos ou privados, que intervenham ou ocupem o espaço público, com vista à gestão criteriosa do subsolo de forma a minimizar o impacto negativo das mesmas;

t)Elaborar o parecer técnico sobre os pedidos de obras a levar a efeito na rede viária municipal e formulados por entidades externas ou por munícipes;

u)Prestar apoio técnico no que concerne ao fornecimento de elementos para elaboração de candidaturas a fundos comunitários, nacionais ou regionais;

w)Prestar apoio técnico e logístico às Juntas de Freguesia na realização de obras;

y)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior relativas à unidade orgânica que chefia.

4 -Departamento de Ordenamento do Território;

a)Gerir, coordenar e acompanhar as atividades realizadas no Teatro Municipal Baltazar Dias, no Cineteatro Municipal de Santo António e no Auditório do Jardim Municipal, tais como espetáculos nas áreas da música, dança e teatro, bem como conferências e palestras; reuniões, seminários, colóquios, conferências, tertúlias exposições, ações de formação e concertos e colaborar na respetiva programação e controlo da bilheteira;

b)Oferecer a compatibilidade do espetáculo com as características físicas e históricas do teatro;

c)Tratar do tratamento acústico, no caso de espetáculos de música popular;

d)Solicitar o direito a material de divulgação de todo e qualquer espetáculo/grupo que achar necessário, para análise prévia, direito este reservado pelo Município do Funchal;

e)Solicitar o uso da imagem do Teatro Municipal Baltazar Dias e/ou do Cineteatro Municipal de Santo António, interna ou externa, para fins comerciais ou institucionais, em produtos, serviços, ou espetáculos realizados com o patrocínio do Município do Funchal;

f)Apoiar a realização de ações dos diversos serviços do Município e de instituições exteriores;

g)Assegurar o bom funcionamento dos mecanismos de informação geral, turística e cultural, produzir e difundir publicações, edições, boletins e agendas municipais e outros materiais informativos e promover outras iniciativas de caráter promocional;

h)Receber as sugestões, propostas e reclamações apresentadas pelos clientes/munícipes, dando-lhes o devido encaminhamento.

5 -Departamento de Ambiente;

a)Organizar e divulgar informação turística relativa ao concelho;

b)Implementar ações de promoção e animação turística definidas e colaborar no seu planeamento;

c)Implementar ações de desenvolvimento turístico, com o objetivo de consolidar a imagem externa do concelho;

d)Inventariar as potencialidades turísticas da área do município e promover a sua divulgação;

e)Implementar e coordenar ações de animação e infraestruturas de apoio ao turismo e lazer;

f)Colaborar com organismos regionais, nacionais e internacionais que fomentem o turismo;

g)Colaborar na gestão de postos de turismo ou de postos de informação municipais;

h)Colaborar no desenvolvimento de campanhas e ações destinadas à valorização e promoção turística do concelho;

6 -Departamento de Ciência e de Recursos Naturais;

7 -Departamento de Educação e Qualidade de Vida;

8 -Departamento de Economia e Cultura;

9 -Departamento Jurídico e de Fiscalização;

10 -Águas do Funchal;

a)Planear e programar estudos, projetos e obras de expansão, renovação e reabilitação das infraestruturas, instalações e equipamentos dos sistemas de abastecimento de água e de drenagem de águas residuais urbanas;

b)Garantir a articulação com outras unidades orgânicas e outras entidades que operam no subsolo de forma a assegurar a coerência das intervenções dos Serviços e a proteção das infraestruturas em exploração;

c)Assegurar a elaboração dos estudos e projetos de conceção e dimensionamento das instalações, redes e equipamentos;

d)Coordenar a elaboração do plano plurianual de investimentos e das respetivas alterações;

e)Colaborar na assistência técnica às obras;

f)Providenciar a emissão de pareceres sobre processos de urbanizações e ampliações das redes de abastecimento de água e de drenagem de águas residuais urbanas;

g)Apresentar propostas de melhoria funcional e organizacional;

h)Colaborar na implementação de métodos de trabalho, na aplicação de novos materiais e equipamentos e na normalização de materiais a utilizar;

j)Manter atualizado o cadastro das redes de águas e de águas residuais urbanas;

k)Propor o lançamento de procedimentos para a contratação de empreitadas de obras públicas, de estudos e projetos, participando na apreciação de propostas e na elaboração de pareceres para efeitos de adjudicação;

l)Elaborar quadros e mapas estatísticos;

m)Elaborar estudos, propostas e ou projetos de atuação, no sentido de se proceder a uma correta recolha dos dados necessários para a adoção de medidas eficazes para o combate às perdas de água em articulação com outras unidades orgânicas;

n)Garantir o cumprimento dos regulamentos em vigor no que se refere aos sistemas públicos e prediais de distribuição de água e de drenagem de águas residuais urbanas;

o)Assegurar a fiscalização e controlo da execução das obras adjudicadas em regime de empreitada de obras públicas e providenciar pelo seu bom andamento, tendo em vista o cumprimento dos projetos aprovados, assegurando ainda a coordenação das obras, em matéria de segurança e saúde, nos termos da legislação em vigor;

p)Assegurar a fiscalização da execução dos ramais de ligação, bem como outras ligações às redes já existentes;

q)Assegurar a fiscalização das obras de construção das redes de águas e de águas residuais dos sistemas prediais;

r)Assegurar a fiscalização dos regulamentos e condicionantes técnicas dos sistemas públicos e prediais de distribuição de água e de drenagem de águas residuais urbanas, promovendo o levantamento de autos de notícia nas situações de infração;

s)Garantir o fornecimento dos elementos necessários para elaboração dos projetos de infraestruturas e acompanhar o seu desenvolvimento, emitindo parecer sobre os mesmos;

t)Garantir a emissão de pareceres sobre estudos prévios de ampliações das estruturas afetas, das redes de abastecimento de água e de drenagem de águas residuais urbanas, e sobre os projetos relativos a infraestruturas;

u)Assegurar o planeamento e planear as intervenções necessárias para ampliação, reabilitação ou remodelação das estruturas dos sistemas de abastecimento de água e de drenagem de águas residuais urbanas;

w)Assegurar a apresentação de propostas para o lançamento de procedimentos de contratação de empreitadas de obras públicas, de estudos e projetos, devidamente acompanhadas de todos os elementos necessários à elaboração das peças do procedimento aplicável nos termos da lei;

y)Assegurar a execução dos trabalhos de topografia necessários à elaboração de projetos e apoio de obras, bem como o levantamento das infraestruturas existentes com vista à atualização do sistema de informação geográfica;

z)Assegurar a atualização e disponibilização da informação geográfica e alfanumérica referente à base de cartografia e ao cadastro das estruturas dos sistemas de abastecimento de água e drenagem de águas residuais urbanas; aa) Assegurar o registo de toda a informação proveniente dos projetos, dos processos de loteamento, das construções de infraestruturas e da manutenção das redes; bb) Assegurar a permanente atualização dos cadastros das estruturas dos sistemas públicos de distribuição de água e de drenagem de águas residuais urbanas; cc) Assegurar a gestão dos arquivos, técnico digital e de papel, de informação do sistema de informação geográfica; dd) Promover a qualificação do pessoal da Divisão, bem como a avaliação de desempenho dos seus trabalhadores; ee) Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior, relativos à unidade orgânica que chefia.

11 -Serviço Municipal de Proteção Civil;

12 -Companhia de Bombeiros Sapadores do Funchal;

13 -Unidade de Auditoria Interna;

14 -Unidade de Democracia Participativa e Cidadania;

15 -Gabinete de Comunicação e Protocolo.

a)Estabelecer contactos com os Órgãos de Comunicação Social para divulgação/difusão de informação sobre a atividade municipal;

b)Manter a população informada sobre as atividades dos órgãos municipais e da autarquia;

c)Elaborar o Boletim Municipal, nos termos da lei;

d)Proceder à elaboração e ou gestão dos meios de comunicação adotados pela autarquia, garantindo a promoção pública das iniciativas da autarquia e outras realizadas no município, assegurando a recolha e a organização da informação;

e)Assegurar a conceção, impressão e distribuição dos meios de comunicação referidos na alínea anterior;

f)Elaborar e apresentar, para decisão superior, propostas de comunicação e imagem da Câmara Municipal;

g)Colaborar na preparação, organização e acompanhamento de cerimónias protocolares, atos públicos ou outros eventos promovidos pela autarquia;

h)Assegurar a cobertura noticiosa e registo fotográfico e audiovisual das iniciativas e eventos organizados pela autarquia;

j)Manter organizado o arquivo fotográfico da Câmara Municipal, em articulação com o Arquivo Municipal;

k)Apresentar e implementar estratégias de promoção e publicidade do município nos órgãos de comunicação social, e outras formas e suportes de comunicação;

l)Promover e organizar conferências de imprensa e outros eventos. 312492252