DespachoSem vigência

Despacho n.º 971/2019

Artigo 1.º

Objeto

O presente regulamento define a estrutura e o funcionamento da Divisão de Serviços de Apoio técnico-administrativos do IIFA (DSA-IIFA).

Artigo 2.º

Princípios

a)Princípio da solidariedade e da coordenação intrainstitucional, que visa a articulação solidária da atuação, com simplificação dos circuitos, partilha de conhecimentos e colaboração sistemática com os restantes Serviços da Universidade;

b)Princípio da valorização dos recursos humanos, que visa aumentar a motivação e a participação ativa dos trabalhadores, através, designadamente, da sua formação permanente e de formas de organização do trabalho que lhes permitam pôr à prova a sua capacidade e criatividade;

c)Princípio da desburocratização, que visa racionalizar os procedimentos administrativos, através, designadamente, da redução e simplificação, intensificando a utilização de meios eletrónicos de comunicação;

d)Princípio da melhoria contínua da qualidade do serviço prestado, transparência, prestação de contas e responsabilização pelos resultados;

e)Princípio da gestão por objetivos devidamente quantificados e avaliação periódica em função dos resultados;

f)Princípio de eficiência económica nos custos e nas soluções adotadas para a concretização das despesas. CAPÍTULO II Competências, Estrutura e Recursos

Artigo 3.º

Competências da Divisão

a)Apoiar o Diretor na gestão do orçamento e plano de atividades do IIFA;

b)Apoiar o Diretor na gestão dos meios humanos e materiais postos à disposição do Instituto;

c)Gerir os fluxos de entrada e de saída de documentação;

d)Apoiar o Diretor na preparação de processos de candidaturas a financiamento ou de aquisição de bens e equipamentos;

e)Manter atualizado o registo de dados e o arquivo da documentação respeitantes à atividade do IIFA e produzir sobre eles relatórios e outros instrumentos de gestão;

f)Assegurar o Secretariado da Direção e dos Presidentes dos Conselhos Científico e Pedagógico, nomeadamente as convocatórias e as atas das reuniões e a circulação interna de informação.

Artigo 4.º

Estrutura da Divisão

1 -A DSA-IIFA é coordenada por um dirigente intermédio de 2.º grau e, para cumprimento das suas atribuições, dispõe de um Secretariado Geral.

2 -Compete ao Secretariado Geral:

a)Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Diretor do IIFA;

b)Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Presidente do Conselho Científico do IIFA;

c)Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Presidente do Conselho Pedagógico do IIFA;

d)Assegurar o serviço de secretariado de Provas Académicas do IIFA e de apoio administrativo aos Presidentes de Júri;

e)Assegurar apoio técnico-administrativo aos Programas de Doutoramento, nomeadamente aos respetivos Diretores e alunos;

f)Assegurar apoio técnico-administrativo aos Pós-doutoramentos, nomeadamente, no âmbito do cumprimento do Regulamento de Pós-doutoramento em vigor na Universidade de Évora;

g)Assegurar o controlo da execução orçamental do IIFA, incluindo a tramitação administrativa dos processos de aquisição de bens e serviços;

h)Tramitar os processos relativos a faltas, férias e licenças e elaborar os respetivos mapas, bem como tramitar os processos relativos às deslocações em serviço;

Artigo 5.º

Competências do Chefe de Divisão

a)Colaborar na orientação e coordenar a atividade da divisão, de acordo com as diretivas do Diretor;

b)Colaborar na gestão do pessoal não docente e não investigador;

c)Assistir tecnicamente os órgãos da unidade;

d)Elaborar estudos, pareceres e informações, relativos à gestão da unidade orgânica;

e)Recolher, sistematizar e divulgar legislação com interesse para a atividade da unidade orgânica;

f)Informar e submeter a despacho do Diretor todos os assuntos relativos a questões de natureza técnica;

g)Garantir a conformidade legal em todos os procedimentos associados à realização de despesas;

h)Exercer as demais competências que lhe forem cometidas por lei, pelos estatutos ou que lhe sejam delegadas.

Artigo 6.º

Recursos Humanos

1 -São recursos humanos afetos à DSA-IIFA:

a)O Chefe de Divisão, nomeado pelo Reitor nos termos da Lei e dos Estatutos da Universidade de Évora;

b)Outros funcionários não docentes e não investigadores, constantes do mapa de pessoal da Universidade de Évora e afetos pela Reitoria;

c)Outros colaboradores, enquadráveis nos termos da Lei.

2 -O Chefe de Divisão atua na dependência direta do Diretor do IIFA, com a coordenação técnica do Administrador da Universidade de Évora.

3 -As competências do Diretor do IIFA em matéria de gestão dos recursos humanos afetos à DSA podem ser delegadas pelo Reitor, sendo o seu exercício coadjuvado pelo Chefe de Divisão.

Artigo 7.º

Recursos Financeiros

Compete à DSA-IIFA, sob orientação dos órgãos competentes da Universidade de Évora, coadjuvar o Diretor na gestão dos recursos financeiros de que o IIFA for dotado pelo orçamento da Universidade, assim como a operacionalização da sua execução, de acordo com as opções gestionárias.

Artigo 8.º

Infraestruturas e Equipamentos

Compete à DSA-IIFA, sob orientação do Diretor do IIFA e dos demais órgãos competentes da Universidade de Évora, colaborar na gestão das infraestruturas que lhes sejam atribuídas pela Universidade Évora, assim como dos materiais e equipamentos a ela afetos, zelando pela sua conservação e boa utilização.

Artigo 9.º

Organograma

O Organograma da Divisão de Serviços de Apoio está incluído no organograma funcional do Instituto de Investigação e Formação Avançada constante do Anexo A ao presente regulamento.

CAPÍTULO III

Disposições finais

Artigo 10.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.

14/01/2019. - A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.

ANEXO A

Organograma Funcional do Instituto de Investigação e Formação Avançada (IIFA)

(para efeitos do disposto no artigo 5.º)

(ver documento original)

311978632

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