EditalSem vigência

Edital n.º 1294/2021

Artigo 1.º

Âmbito

1 -O presente Regulamento estabelece as regras gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Alcanena, adiante designado por Arquivo.

2 -O Arquivo é constituído pela documentação de natureza administrativa e/ou histórica procedente dos diferentes serviços municipais e como consequência das funções genéricas de recolha, seleção, tratamento e difusão.

Artigo 2.º

Responsabilidade

O Arquivo mantém, sob a sua responsabilidade, a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, constituindo o acervo documental da Câmara Municipal de Alcanena.

Artigo 3.º

Competência

Ao Arquivo compete reunir, recolher, selecionar, conservar, tratar, gerir e difundir a documentação que, pelo seu valor administrativo, probatório e/ou histórico-cultural, constitua documentação de arquivo propriedade do Município ou de que este se constitua fiel depositário.

Artigo 4.º

Fundos arquivísticos de interesse para o concelho

Por decisão dos órgãos competentes o Arquivo poderá albergar fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse, para o concelho e que, por compra, doação ou simples depósito, façam parte da documentação em arquivo, e como tal sujeita aos mecanismos de gestão arquivística previstos no artigo 2.º deste Regulamento.

CAPÍTULO II

Da recolha

Artigo 5.º

Deveres dos serviços produtores

Os órgãos e serviços da Câmara Municipal devem promover, regularmente, o envio, para o Arquivo, da respetiva documentação considerada finda, de acordo com a tabela anexa à Portaria 412/2001, de 17 de abril, na sua atual redação. (Ver anexo I)

Artigo 6.º

Calendarização da documentação a remeter

1 -Para o envio da documentação será estabelecido um calendário entre o(a) responsável do serviço emissor e o(a) responsável do Arquivo.

2 -As transferências de documentos serão previamente definidas, caso a caso, tendo em conta a perda do valor corrente dos documentos e as necessidades de gestão do espaço e do tempo.

Artigo 7.º

Condições da documentação a remeter ao arquivo

1 -As transferências de documentação obedecem sempre às determinações legais em vigor. (Ver anexos II e III).

2 -A documentação é enviada ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:

a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;

b)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;

c)Em caixas ou pastas de arquivo de modelo uniformizado;

d)No seu suporte original devidamente acomodado.

3 -Toda a documentação entregue no Arquivo deverá ser acompanhada por uma guia de entrega de documentos, visada pelo(a) responsável do serviço que remete a dita documentação e cuja guia conterá os seguintes elementos:

a)Identificação do serviço depositante;

b)Número de ordem das unidades documentais;

c)Número de volumes;

d)Designação das espécies;

e)Datas extremas da documentação enviada;

f)Indicação da existência de restrições ao acesso dos documentos (prazos e fundamentos legais);

g)Toda a documentação em maços, volumes, etc., sem clipes ou agrafos - estes substituídos por colagens;

h)Prazos de conservação.

4 -Os processos e requerimentos deverão, sempre que possível, ser devidamente paginados e, sempre que se retire algum documento, será intercalada em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura (legível) e o visto dos (as) responsáveis do respetivo serviço.

Artigo 8.º

Condições específicas dos processos e documentação provenientes dos serviços de urbanismo

1 -Os processos relativos a operações urbanísticas deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo o modelo existente, com o número, o local e o nome do requerente, bem legíveis, assim como a indicação do volume, caso existam vários.

2 -Os processos descritos no número anterior, deverão ser instalados em pastas ou caixas de arquivo próprias. CAPÍTULO III Da seleção

Artigo 9.º

Grupo Técnico do Arquivo e sua composição

A fim de avaliar o interesse histórico-cultural ou o estabelecimento de prazos de conservação da documentação e omissa nas tabelas de avaliação, (anexo I), deverá ser constituído um Grupo Técnico do Arquivo composto por um(a) Técnico(a) Superior do Arquivo, e/ou um(a) Técnico(a) Profissional de Arquivo, eventualmente coadjuvados por um(a) Jurista, designados, para o efeito, pelo(a) Presidente da Câmara, assim como os responsáveis dos serviços municipais, a fim de dar cumprimento ao estipulado no presente regulamento, nomeadamente o previsto nos artigos 5.º e 6.º

Artigo 10.º

Competência do Grupo Técnico do Arquivo

1 -Compete ainda ao Grupo Técnico do Arquivo definir o interesse histórico-cultural da documentação que não esteja abrangida pelas normas de conservação, ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado.

2 -Deve, também, acompanhar a constituição e o funcionamento do Arquivo.

Artigo 11.º

Coordenação dos trabalhos do Grupo Técnico do Arquivo

O Grupo Consultivo será coordenado pelo(a) Técnico(a) Superior responsável pelo Arquivo Municipal.

CAPÍTULO IV

Do Conselho Consultivo do Arquivo Municipal

Artigo 12.º

Conselho Consultivo

1 -O Arquivo, enquanto estrutura do Município de Alcanena, manterá uma ligação à Comunidade através de um órgão designado de Conselho Consultivo do Arquivo Municipal, o qual, como o próprio nome indica terá funções apenas de natureza consultiva e será eleito pela Assembleia Municipal.

2 -O Conselho Consultivo tem as seguintes funções:

a)Acompanhar a elaboração e execução do Plano de Atividades do Arquivo Municipal;

b)Emitir parecer sobre o interesse histórico, patrimonial e arquivístico dos documentos entregues à Autarquia, em qualquer tipo de suporte, por aquisição, doação, legado, depósito, dação ou outra modalidade prevista na lei e nos termos do presente regulamento.

c)Emitir parecer sobre o eventual apoio técnico a conceder a entidades que mantenham arquivo próprio e que tenha valor patrimonial, cultural e histórico para o conselho de Alcanena, a avaliar pelo Conselho Consultivo.

d)Cooperar e desenvolver esforços na transferência de fundos arquivísticos de natureza diversa provenientes de entidades públicas ou privadas.

3 -O Conselho Consultivo do Arquivo Municipal deverá constituir-se, para além de um membro do órgão executivo do Município de Alcanena, que preside, por um técnico superior do Arquivo com assento permanente e que secretaria, da seguinte forma:

a)Três presidentes de juntas de freguesia e uniões de freguesia;

b)Três dirigentes associativos: IPSS e associações culturais e desportivas do concelho;

c)Três investigadores de reconhecido mérito com trabalho efetuado sobre o concelho;

d)Agrupamento de Escolas de Alcanena (preferencialmente, um professor de História);

e)Três Representante(s) de outras estruturas culturais concelhias (Memória, Museus, Bibliotecas, etc.).

4 -O mandato do Conselho Consultivo será por períodos de 4 anos, coincidentes com os mandatos autárquicos, devendo reunir, pelo menos, uma vez por ano.

5 -As decisões resultantes do trabalho e da ação deste órgão e do Arquivo em geral deverão ser presentes a reunião da Câmara Municipal, para o devido conhecimento e apreciação, sem prejuízo das determinações legais e demais constantes no presente regulamento. CAPÍTULO V Da avaliação documental e eliminação

Artigo 13.º

Avaliação documental

Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries ou subséries homólogas constantes da tabela de seleção em vigor.

Artigo 14.º

Processo de eliminação

1 -Compete ao Arquivo a eliminação de documentos produzidos pelos diversos serviços da Câmara Municipal, de acordo com a legislação em vigor ou, na falta desta, segundo as respetivas instruções. (Ver anexo I e IV)

2 -A eliminação de documentos será feita de modo a que seja impossível a sua reconstituição.

Artigo 15.º

Formalidades

1 -Compete ao Arquivo propor, depois de ouvir o Grupo Consultivo e os respetivos Serviços, a eliminação dos documentos, de acordo com as determinações legais e regulamentares. (Ver anexo I)

2 -As propostas de eliminação terão de ser, obrigatoriamente, apresentadas em reunião de Câmara e, por consequência, autorizadas pelo referido Órgão. CAPÍTULO VI Do tratamento e instrumentos de pesquisa

Artigo 16.º

Classificação e ordenação

1 -O Arquivo deve acompanhar o tratamento arquivístico - classificação e ordenação - aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.

2 -O Arquivo procederá de forma a manter sempre a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos. CAPÍTULO VII Da conservação e substituição de suporte

Artigo 17.º

Medidas de conservação

a)Criação de boas condições de higiene e segurança ambientais, promovendo a desinfeção pelo método julgado mais apropriado;

b)Identificação e envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;

c)Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;

d)Será efetuada semestralmente uma cópia de segurança dos documentos registados em computador.

Artigo 18.º

Substituição do suporte

1 -A substituição do suporte é permitida desde que fique clara, expressa, e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standart Organization, abreviadamente designada por ISO, no caso concreto a ISO 27001:2013

2 -A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 6.º do presente Regulamento, só pode ser efetuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2, do artigo 5.º, do Decreto-Lei n.º 121/92, de 02 de julho. CAPÍTULO VIII Acessibilidade - Serviços

Artigo 19.º

Condições de utilização pelos serviços municipais

1 -Qualquer Serviço Municipal pode solicitar ao Arquivo, o empréstimo de documentação administrativa, mediante requisição escrita, assinada pelo seu(sua) responsável. (Ver anexo V).

2 -Os documentos nominativos, de acordo com a alínea b) do n.º 1 do artigo 4.º da Lei n.º 46/2007 de 24 de agosto, e outros documentos que pela sua natureza sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas são fornecidos mediante autorização escrita do(a) Presidente da Câmara ou seu(sua) representante, subordinado às restrições impostas por lei.

Artigo 20.º

Formalidades a observar pelos serviços municipais

1 -As requisições dos Serviços Municipais devem ser feitas, obrigatoriamente, através de formulário próprio, conforme modelo presente no anexo V deste Regulamento, facultado pelo Arquivo, de modo a facilitar o respetivo controlo. A cada pedido corresponde uma requisição.

2 -O pedido de empréstimo de documentos deve satisfazer os seguintes requisitos:

a)Ser dirigido ao Arquivo com a data da sua apresentação e a identificação do serviço requisitante;

b)Conter a assinatura do(a) responsável, ou legal substituto do serviço que requisita;

c)Conter o respetivo despacho de autorização do(a) Presidente da Câmara Municipal, no caso dos documentos referidos no n.º 2, do artigo 22, do presente Regulamento.

3 -No Arquivo deve existir um ficheiro com as assinaturas dos(as) colaboradores(as) autorizados(as) a visar as requisições.

4 -As requisições devem ser preenchidas, com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas, ou meio equivalente legal.

5 -A documentação é disponibilizada pelo Arquivo, aos serviços requisitantes, no prazo máximo de 5 dias úteis.(1)

Artigo 21.º

Devolução da documentação original requisitada

1 -A documentação só pode permanecer junto do serviço requisitante, até ao limite máximo de 30 dias seguidos, renovável por igual período mediante nova requisição averbada à inicial.

2 -Terminado o período da validade da requisição, o Arquivo deve avisar o serviço requisitante da devolução imediata da documentação ou da renovação da requisição.

3 -A documentação devolvida deve ser conferida de forma a averiguar-se sobre a sua integridade e ordem interna.

4 -Se for detetada desorganização ou falta de peças de um processo, o Arquivo deve devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a sua regularização.

5 -Depois de conferida a integridade dos documentos devolvidos, o Arquivo dá baixa no original de requisição, que fica arquivado.

6 -No ato da devolução o serviço requisitante deve identificar a requisição na qual é colocada a data de devolução e a assinatura do(a) trabalhador(a) que recebe a documentação. CAPÍTULO VIII Acessibilidade - Utilizadores externos

Artigo 22.º

Requisitos da admissão

1 -A Consulta da documentação depositada em arquivo está aberta a todos(as) os(as) nacionais ou estrangeiros maiores de 18 anos.(2)

2 -O acesso à documentação do Arquivo é permitido mediante a exibição de documento de identificação legal, e preenchimento de uma requisição, anexo VI do presente Regulamento, da qual constam os seguintes elementos:

a)Identificação completa (nome, morada, telefone, idade, nacionalidade, NIF, número de identificação civil e validade do cartão de identificação);

b)Profissão;

c)Motivo da consulta;

d)Tema de investigação.

3 -A consulta direta dos documentos é efetuada exclusivamente nas instalações do Arquivo (2) durante o horário de funcionamento dos serviços.

Artigo 23.º

Comunicação e difusão

a)Divulgação dos instrumentos de descrição documental - guia, inventário e catálogos;

b)Prestação de informações aos utilizadores que o solicitem, por escrito, sempre que o arquivo tenha capacidade de resposta;

c)Realização de exposições temporárias ou ações de divulgação e de sensibilização, tais como colóquios, congressos promovidos pelo Arquivo ou integrados em outras iniciativas de caráter cultural, relacionados com a história do concelho;

d)Promoção de ações de âmbito pedagógico, no sentido de aproximar o público da memória do concelho, dando a conhecer as fontes e os mecanismos da sua produção e conservação.

Artigo 24.º

Disponibilização da informação

1 -A documentação só pode ser disponibilizada, para consulta pública, após o seu tratamento técnico.

2 -Não é permitida a consulta simultânea de mais de três unidades arquivísticas.

3 -A consulta de originais de espécies raras, ou em risco de deterioração, é reservada e está sujeita a autorização do(a) responsável técnico(a) do arquivo. Sempre que existirem cópias as consultas devem ser feitas através das mesmas de modo a preservar-se a integridade dos originais.

4 -A reprodução dos documentos é permitida, desde que não prejudique a sua conservação, sendo os custos suportados pelos interessados, de acordo com a tabela de taxas em vigor. (1) Prazo após implementação e funcionamento do arquivo. (2) Quando houver espaço físico para esse fim. CAPÍTULO IX Deveres e proibições dos(as) utilizadores(as)

Artigo 25.º

Publicação de trabalhos

O(A) utilizador(a) que publicar trabalhos, em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo, deve fornecer, gratuitamente, um exemplar dos trabalhos destinados ao Arquivo, bem como referenciar os documentos consultados.

Artigo 26.º

Proibições

1 -É expressamente proibido:

a)Praticar quaisquer atos que perturbem o normal funcionamento dos serviços e seus(suas) colaboradores(as);

b)Entrar na sala de consulta e seus acessos, com malas, capas ou objetos que não sejam necessários à consulta;

c)Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou de algum modo danificar os documentos consultados;

d)Separar ou retirar qualquer documento da ordem em que se encontra arquivado;

e)Fazer sair das instalações qualquer documento sem expressa autorização do(a) responsável do arquivo;

f)Fumar, beber ou comer dentro das instalações do arquivo.

2 -O(A) utilizador(a) que depois de avisado(a), não acatar as disposições do número anterior, é convidado(a) a abandonar as instalações e em face da gravidade do ato praticado, fica sujeito(a) às sanções previstas na lei. CAPÍTULO X Deveres e Atribuições do Pessoal afeto ao Arquivo

Artigo 27.º

Atribuições ao(à) responsável do arquivo

1 -Ao(À) responsável do Arquivo compete, no âmbito das suas funções, o cumprimento global deste Regulamento, integrar o Grupo Consultivo, coordenar o trabalho desenvolvido pelos seus(suas) colaboradores(as), estabelecer e aplicar critérios de gestão de documentos; avaliar e organizar a documentação de fundos públicos e privados com interesse administrativo, probatório e cultural, tais como documentos textuais, cartográficos, audiovisuais e legíveis por máquina, de acordo com sistemas de classificação que define a partir do estudo da instituição produtora da documentação; orientar e elaborar instrumentos de descrição da documentação, tais como guias, inventários, catálogos e índices; Apoiar o utilizador orientando-o na pesquisa de registos e documentos apropriados; promover ações de difusão, a fim de tornar acessíveis as fontes; executar ou dirigir os trabalhos, tendo em vista a conservação e o restauro de documentos; coordenar e supervisionar o pessoal afeto à função de apoio técnico de arquivista; elaborar todo o processo de Toponímia; coordenar ações no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão dos documentos, promover realizações culturais individuais ou conjuntas e zelar pela dignificação do serviço, assegurar todas as ações necessárias ao bom funcionamento dos serviços que necessitem da sua colaboração; e exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe são cometidas por lei, pelo Regulamento de Organização dos Serviços Municipais, deliberações, despacho ou determinação superior.

2 -Deve, ainda, emitir parecer sobre questões com as infraestruturas, materiais e metodologias de trabalho relacionadas com o Arquivo.

Artigo 28.º

Atribuições aos(às) colaboradores(as) do arquivo

a)Receber, conferir, registar e ordenar os processos e petições enviadas pelos diferentes serviços municipais, os processos de obras e de loteamentos, arrumar e conservar os livros findos, bem como toda a documentação enviada pelos mesmos;

b)Manter devidamente organizados os instrumentos de pesquisa (ficheiros, registos, inventários, etc.) necessários à eficácia do Serviço;

c)Elaborar sempre que necessário instrumentos de pesquisa;

d)Zelar pela conservação da documentação;

e)Retificar e/ou substituir as pastas e/ou caixas que servem de suporte ao acondicionamento da documentação;

f)Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à seleção e eliminação de documentação enviada para o Arquivo;

g)Superintender o serviço de consulta e de leitura;

h)Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;

i)Fornecer a documentação para as diversas atividades de comunicação e difusão;

j)Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

k)Fornecer a leitura de toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada superiormente para tal fim, quer interna quer externamente;

l)Executar outras tarefas inerentes à atividade arquivística a desenvolver no respetivo serviço.

Artigo 29.º

Relatório de funcionamento

a)Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro de organização adotado;

b)Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;

c)Estatística de pedidos, consultas e empréstimos. CAPÍTULO XI Disposições finais

Artigo 30.º

Alteração e Revisão

O presente Regulamento deve ser alterado ou revisto sempre que se revele necessário para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.

Artigo 31.º

Interpretação

O presente Regulamento deve ser interpretado refletindo as eventuais alterações legislativas concomitantes.

Artigo 32.º

Entrada em vigor

a)Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril;

b)Portaria 1253/2009, de 14 de outubro;

c)Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro;

d)Decreto-Lei n.º 121/92 de 2 de julho;

e)Lei n.º 107/2001, de 30 de agosto;

f)Lei n.º 65/93, de 23 de janeiro;

g)Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de abril;

h)Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de maio;

i)Portaria n.º 192/2012, de 19 de junho;

j)Decreto-Lei n.º 372/98, de 23 de novembro;

k)Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março;

l)Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro;

m)Lei n.º 36/2011, de 21 de junho;

n)Resolução do Conselho de Ministros n.º 91/2012, de 8 de novembro;

o)Lei n.º 46/2007, de 24 de agosto;

p)Lei n.º 67/98, de 26de outubro;

q)Norma ISO 27001:2013. 314663571