EditalSem vigência

Edital n.º 186/2001 (2.ª série) - AP

Artigo 1.º

Objectivos

O presente Regulamento visa acompanhar, de forma eficaz, as actividades da autarquia e, dessa forma, pretende reforçar a confiança nas contas, registos e documentos de suporte e, de uma forma geral, a confiança de terceiros.

TÍTULO II

Dops documentos

CAPÍTULO II

Documentos previsionais

Artigo 2.º

Grandes opções do plano e orçamento

A autarquia adoptará como documentos previsionais as grandes opções do plano e o orçamento.

Artigo 3.º

Grandes opções do plano

As grandes opções do plano definirão as linhas de desenvolvimento estratégico da autarquia englobando, sem prejuízo de outras, o Plano Plurianual de Investimentos, de horizonte móvel de quatro anos, e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 4.º

Orçamento

1 -O orçamento apresenta a previsão anual das despesas e das receitas por forma a evidenciar todos os recursos que a Câmara prevê arrecadar para o financiamento das despesas que pretende realizar.

2 -O orçamento é constituído por dois mapas:

a)Mapa resumo das receitas e despesas da autarquia;

b)Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica. CAPÍTULO III Documentos de prestação de contas

Artigo 5.º

Enumeração

Consideram-se documentos de prestação de contas, o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, os anexos às demonstrações financeiras e o relatório de gestão.

Artigo 6.º

Mapas de execução orçamental

Incluem-se nos mapas de execução orçamental a execução anual do plano plurianual de investimentos, os mapas de controlo orçamental da despesa e da receita, os fluxos de caixa e as operações de tesouraria.

TÍTULO III

Receitas e despesas

CAPÍTULO IV

Da arrecadação das receitas

Artigo 7.º

Guias de receita

O processamento de guias de receita será cometido, com os respectivos códigos, aos serviços do Gabinete Jurídico (1.2), Gabinete de Assuntos Sociais (1.3), Gabinete de Apoio ao Desenvolvimento (1.4), Arquivo de Beja (1.5), Contabilidade (2.1), Taxas e Licenças (2.2), Notariado (2.3), Execuções Fiscais (2.4), Divisão de Recursos Humanos (2.5), Departamento Técnico (3.1), Departamento Sócio-Cultural (5.1), Divisão Sócio-Educativa (5.2), Divisão de Cultura e Desporto (5.3), Divisão de Bibliotecas e Museus (5.4), Divisão de Associativismo e Juventude (5.5).

Artigo 8.º

Facturas

A emissão de facturas será cometida à Secção de Contabilidade.

Artigo 9.º

Liquidação de receitas

a)Coimas;

b)Outras penalidades. (1.3) Gabinete de Assuntos Sociais:

c)Descontos em vencimentos;

d)Outras receitas a cobrar pela secção, no âmbito das suas competências que não sejam liquidadas através de outro serviço; (2.2) Taxas e licenças:

e)Feiras e mercados;

f)Certidões;

g)Condução e registo de velocípedes e veículos;

h)Ocupação da via pública;

i)Cemitério;

j)Instalações abastecedoras de carburantes, ar ou água;

k)Receitas virtuais;

l)Castelo;

m)Balneário;

n)Aferição;

o)Jardim;

p)Espectáculos;

q)Museus;

r)Quaisquer outras receitas criadas ou a criar que não sejam liquidadas através de outro serviço. (2.3) Notariado:

Artigo 10.º

Procedimentos

1 -As secções constantes do artigo anterior processarão as guias de receita, que serão entregues na tesouraria.

2 -A tesouraria após ter conferido os documentos que lhe foram presentes procederá à arrecadação da receita e à escrituração da mesma na folha de caixa.

3 -Após a escrituração na folha de caixa, procederá ao registo no resumo diário de tesouraria. CAPÍTULO V Da realização das despesas

Artigo 11.º

Processamento

As operações relativas ao processamento das despesas serão desenvolvidas na Secção de Contabilidade, Divisão de Recursos Humanos e Tesouraria.

Artigo 12.º

Elaboração de documentos

1 -A elaboração de documentos relativos à liquidação das despesas legalmente contraídas, com excepção das que digam respeito a pessoal, será efectuada na Secção de Contabilidade e enviados à tesouraria para pagamento.

2 -As folhas de remunerações serão processadas na Divisão de Recursos Humanos.

Artigo 13.º

Das requisições

1 -Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição.

01 -03 - Administração autárquica;

2 -As requisições serão processadas pela Secção de Contabilidade mediante despacho do presidente da Câmara ou de quem o substituir, ou delegar, ou deliberação da Câmara Municipal após ter sido efectuado o cabimento no respectivo orçamento municipal, em face de pedido a formular no impresso, cujo modelo se encontra anexo ao presente Regulamento ou noutro que venha a ser aprovado para o efeito.

02 -01 - Departamento de Administração Geral;

3 -Aos serviços requisitantes são atribuídos os seguintes números:

03 -01 - Departamento Técnico;

4 -Para cada serviço a que se refere o número anterior, reservar-se-á um livro de requisições com a numeração sequencial.

04 -01 - Departamento de Ambiente;

5 -Têm competência para assinar as requisições, bem como os pedidos de requisição:

a)O presidente da Câmara ou seu substituto legal, no caso de requisições emanadas do serviço 01;

b)Os directores de departamento ou chefes de divisão, no caso de requisições emanadas dos respectivos serviços.

05 -01 - Departamento Sócio-Cultural;

Artigo 14.º

Pagamentos

1 -A tesouraria, uma vez na posse dos documentos referidos no artigo 12.º, fará a sua conferência e efectuará o pagamento em dinheiro ou através da emissão de cheques ou da transferência para contas de crédito.

2 -Após a escrituração na folha de caixa, proceder-se-á ao registo no resumo diário de tesouraria. TÍTULO IV Da contabilidade CAPÍTULO VI Princípios gerais

Artigo 15.º

Âmbito da contabilidade

1 -A contabilidade municipal abrange todas as operações relativas à arrecadação de receitas, à emissão de requisições e à realização das despesas e compreende um conjunto de tarefas e operações como meio de manter a informação financeira, envolvendo a identificação, a agregação, a análise, o cálculo, a classificação, o lançamento nas contas, o resumo e o relato das várias operações e acontecimentos.

2 -Na escrituração de receitas e despesas deve fazer-se o arredondamento necessário nos termos legalmente definidos. CAPÍTULO VII Competências

Artigo 16.º

Competências gerais

Compete ao chefe da Secção de Contabilidade assinar todos os documentos e informações, identificando sempre a qualidade em que o faz, incluindo as reconciliações nas contas de empréstimos, sempre sob a supervisão do chefe da Divisão Administrativo-Financeira.

Artigo 17.º

Reconciliações bancárias

1 -As reconciliações bancárias serão feitas mensalmente, pelo chefe da Secção de Contabilidade e consistem na verificação dos cheques movimentados e dos que se encontram por movimentar e ou diferença entre os saldos bancários e os contabilísticos, que deverão ser prontamente regularizados, se tal se justificar.

2 -A responsabilidade pelos erros e omissões serão imputados ao tesoureiro, salvo se se provar o contrário.

Artigo 18.º

Outras reconciliações

1 -Semestralmente, o chefe da Secção de Contabilidade fará a reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia, cujos movimentos sejam superiores a 500 000$ (2493,99 euros).

2 -As contas de devedores e credores ficam igualmente sujeitas a reconciliações, sob a responsabilidade do chefe da Secção de Contabilidade.

3 -Ficam ainda sujeitas a reconciliações as contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, incluindo o controlo do cálculo dos juros sob a responsabilidade do chefe da Secção de Contabilidade.

4 -Da mesma forma são efectuadas reconciliações nas contas do Estado e outros entes públicos, sob a responsabilidade do chefe da Secção de Contabilidade.

5 -Na Secção de Contabilidade serão igualmente conferidas as facturas com as guias de remessa e a requisição externa, sendo seguidamente emitidas as correspondentes ordens de pagamento. Das ordens de pagamento respeitantes a bens de imobilizado serão enviadas cópias às Secções de Património e de Aprovisionamento.

6 -Sempre que existam facturas com mais de uma via será aposto o carimbo de "duplicado". CAPÍTULO VIII Documentos

Artigo 19.º

Enumeração

No sistema contabilístico utilizar-se-ão os documentos e livros de escrituração cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Artigo 20.º

Documentos obrigatórios

1 -São documentos obrigatórios os seguintes:

a)Os de registo do inventário do património, através de fichas, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2. do POCAL;

b)Os de suporte registo das operações relativas às receitas e despesas, aos custos e proveitos, bem como aos pagamentos e recebimentos, e que constam no 2.8.2.3. do POCAL;

c)Os documentos referidos na alínea anterior são objecto de registo contabilístico no Diário, no Razão, na Folha de Caixa e no Resumo Diário de Tesouraria;

d)A partir do registo no Diário e no Razão são ainda elaborados os balancetes e o balanço;

e)As fichas referidas na alínea a) são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências;

f)Para além dos documentos e livros referidos nas alíneas anteriores, podem ser utilizados e considerados quaisquer outros tidos por convenientes.

Artigo 21.º

Procedimentos

1 -O cabimento e o compromisso de verbas relativos aos pagamentos registam-se nos respectivos documentos, por ordem cronológica.

2 -Os recebimentos e os pagamentos são registados, diariamente, em folhas de caixa e em resumos diários de tesouraria, que evidenciam as disponibilidades existentes.

3 -O acompanhamento das operações contabilísticas efectua-se através de balancetes mensais onde constam todos os movimentos financeiros ocorridos no ano, até à data da sua elaboração. TÍTULO V Da tesouraria CAPÍTULO IX Disponibilidades

Artigo 22.º

Montante em caixa

Para assegurar o controlo das disponibilidades é necessário que exista diariamente em caixa, um montante em numerário, que não exceda 500 000$ ou 2493,99 euros, para fazer face às necessidades da autarquia, o qual poderá ser alterado sempre que a Câmara Municipal o entender.

Artigo 23.º

Cobranças efectuadas por outros serviços municipais

1 -As cobranças das receitas relativas a transportes escolares serão efectuadas por funcionários designados pelo presidente da Câmara sob proposta do dirigente máximo do serviço.

2 -A cobrança das receitas provenientes de ocupação de lugares em mercados e feiras será feita no próprio local pelos funcionários designados pelo presidente da Câmara, sob proposta do dirigente máximo dos serviços respectivos.

3 -A cobrança de taxas pela prestação de serviços e pela utilização de outros lugares, como recintos gimnodesportivos, parques de estacionamento, parque de campismo, etc., será igualmente efectuada nos respectivos locais pelos funcionários designados pelo presidente da Câmara sob proposta do dirigente máximo dos serviços respectivos.

Artigo 24.º

Depósitos a efectuar por outros serviços municipais

Os montantes cobrados fora da tesouraria, pelos serviços mencionados no artigo anterior, serão depositados no final de cada dia, na caixa nocturna de agência bancária a definir pela Câmara.

Artigo 25.º

Responsabilidades

A responsabilidade pelos montantes cobrados fora da tesouraria será cometida àqueles que os efectuarem.

Artigo 26.º

Extractos de conta

1 -De todas as contas de que a autarquia é titular, e para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento, serão obtidos extractos, sempre que necessário, sem prejuízo do seu pedido no final de cada mês, para efeitos de reconciliações.

2 -O pedido dos extractos será feito pelo chefe da Secção de Contabilidade. TÍTULO VI Tesoureiro CAPÍTULO X Competências

Artigo 27.º

Movimentação de contas

Compete ao tesoureiro em simultâneo com o presidente da Câmara, ou outro elemento desse órgão em que este delegue, a movimentação das contas bancárias.

Artigo 28.º

Cheques

1 -Os cheques não preenchidos ficam à guarda do tesoureiro.

2 -Ficam igualmente à sua guarda os cheques emitidos e posteriormente anulados, sendo neste caso inutilizadas as assinaturas, se as houver, e arquivados por ordem.

3 -Findo o período de validade dos cheques que se encontram em trânsito, proceder-se-á ao cancelamento dos mesmos junto da instituição bancária emissora, procedendo-se de seguida à regularização dos registos contabilísticos.

Artigo 29.º

Responsabilidade do pessoal afecto à tesouraria

1 -O tesoureiro é responsável pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda.

2 -O tesoureiro é igualmente responsável pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas respondendo directamente perante o órgão executivo.

3 -A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro, quando for estranho aos factos que as originaram ou que as mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

4 -Os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o tesoureiro.

5 -O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificado na sua presença, através da contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelo chefe da Divisão Administrativo-Financeira, nas seguintes situações:

a)Trimestralmente e sem prévio aviso;

b)No encerramento das contas de cada ano de exercício económico;

c)No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d)Sempre que for substituído o tesoureiro.

6 -Dos montantes conferidos serão lavrados termos de contagem, os quais deverão ser assinados:

a)Pelo presidente da Câmara, chefe da Divisão Administrativo-Financeira e tesoureiro;

b)Pelo presidente da Câmara, chefe da Divisão Administrativo-Financeira, tesoureiro empossado e tesoureiro cessante, no caso da alínea d) do número anterior. TÍTULO VII Do património e aprovisionamento CAPÍTULO XI Competências

Artigo 30.º

Realização de despesas

1 -Compete exclusivamente à Secção de Aprovisionamento o desenvolvimento de todos os processos de realização de despesas com locação, aquisição de bens e serviços, sendo cometida a respectiva contratação ao Serviço de Notariado, salvo quando se encontre em causa processo especializado, nomeadamente a elaboração de planos de ordenamento do território, precedendo de despacho do presidente da Câmara, quanto à unidade orgânica responsável pelo processo.

2 -Compete-lhe ainda informar quanto ao procedimento adequado de acordo com as normas legais aplicáveis.

3 -A realização de despesas deverá respeitar o Plano Plurianual de Investimentos, tendo por base deliberações do órgão executivo, bem como despachos do presidente da Câmara e vereadores ou dirigente com competência delegada.

4 -As referidas despesas serão sempre precedidas de cabimentação e compromisso, a efectuar sob responsabilidade do chefe da Secção de Contabilidade,

5 -As Secções de Contabilidade e Aprovisionamento deverão observar rigorosamente o cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos, no âmbito das respectivas competências. CAPÍTULO XII Controlo do imobilizado

Artigo 31.º

Processamento

1 -Para controlo de imobilizado existirão fichas que serão mantidas a todo o tempo actualizadas.

2 -Para efeitos do disposto do número anterior, serão efectuadas, semestralmente, reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, a ser efectuadas pelas Secções de Contabilidade e Património.

3 -Cada departamento ou divisão designará os responsáveis pelos bens existentes em cada secção ou sector.

4 -Anualmente, proceder-se-á à verificação física dos bens do activo imobilizado, através de termos de contagem, pela Secção de Património.

5 -Esses termos de contagem serão posteriormente conferidos com os registos existentes.

6 -Em caso de irregularidades proceder-se-á ao apuramento de responsabilidades. TÍTULO VIII Do armazém CAPÍTULO XIII Competências e atribuições

Artigo 32.º

Gestão de stocks

A gestão dos stocks dos armazéns municipais fica sob a responsabilidade do chefe de secção, o qual deverá garantir o bom e eficaz funcionamento da mesma.

Artigo 33.º

Reposição de stocks

A Secção de Armazéns Municipais deverá informar, atempadamente, o dirigente máximo do departamento, dos stocks existentes, a fim de se evitar a ruptura dos mesmos.

Artigo 34.º

Depósito de bens

1 -Toda e qualquer entrega de bens será feita na Secção de Armazéns Municipais, cuja existência física, qualitativa e quantitativa será efectuada pelo fiel de armazém, designado pelo director de departamento ou chefe de divisão, caso o primeiro não exista.

2 -O fiel de armazém, sempre que proceda à recepção dos bens, deverá confrontá-los com a respectiva guia de remessa e apor o carimbo "Recebido e conferido", ficando o chefe de secção obrigado a remeter às secções de contabilidade, património e aprovisionamento uma fotocópia da mesma.

Artigo 35.º

Entrega de bens

A Secção de Armazéns Municipais apenas faz entregas mediante a apresentação de requisição interna, devidamente autorizada pelos funcionários em cada departamento pelo respectivo director e nos serviços directamente dependentes da presidência pelos respectivos funcionários.

Artigo 36.º

Fichas de existências

1 -Os registos nas fichas de existências, serão feitos pelo chefe da Secção de Armazéns Municipais ou por quem o mesmo designar ou pelo responsável por este sector, caso o primeiro não exista.

2 -As fichas de existências, em armazém, devem estar permanentemente actualizadas (sistema de inventário permanente), sendo a sua responsabilidade do titular do cargo identificado no número anterior.

Artigo 37.º

Controlo de existências

1 -Semestralmente, ou quando se entender necessário, dever-se-á proceder à inventariação física das existências em armazém.

2 -O controlo das existências será efectuado sob a responsabilidade conjunta dos chefes de secção de armazéns municipais, património e aprovisionamento ou de responsáveis pelos serviços referidos, auxiliados por funcionários designados para o efeito.

3 -Para efeitos do disposto no n.º 1, poder-se-ão utilizar testes de amostragem.

4 -Em caso de irregularidades deverão ser apuradas as respectivas responsabilidades. TÍTULO IX Disposições finais CAPÍTULO XIV Disposições finais e transitórias

Artigo 38.º

Controlo das aplicações informáticas

O controlo das aplicações informáticas fica sob a responsabilidade do Gabinete de Gestão e Informação.

Artigo 39.º

Substituições

Em caso de vacatura do cargo, faltas e impedimentos, as competências atribuídas nos números anteriores serão assumidas pelo seu substituto legal.

Artigo 40.º

Norma de extensão

O presente Regulamento aplicar-se-á, com as devidas adaptações, ao regime contabilístico que antecede o regime do POCAL.

Artigo 41.º

Norma revogatória

Consideram-se revogados todos os despachos e deliberações que contrariem o presente Regulamento.

Artigo 42.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no 15.º dia subsequente ao da sua aprovação.

Anexo ao regulamento do sistema de controlo interno

(ver documento original)