1 -Os operadores económicos que procedam a transferências intracomunitárias ou exportações de produtos relacionados com a defesa devem informar os respectivos destinatários das condições previstas nas licenças, incluindo as salvaguardas relativamente à utilização final, bem como as restrições referentes à exportação ou reexportação.
2 -Os operadores económicos devem manter um registo pormenorizado e completo das operações previstas na presente lei conservando, em forma de arquivo, todos os documentos relevantes que contenham as seguintes informações:
a)Documentos aduaneiros e de licenciamento;
b)Facturas;
c)Documentos de transporte;
d)Designação e descrição do produto relacionado com a defesa e sua referência em conformidade com a lista militar comum da União Europeia;
e)Quantidade e valor do produto transferido para a União Europeia ou exportado;
f)Datas de transferência ou de exportação;
g)Nome e endereço do fornecedor e do destinatário;
h)Utilização final e utilizador final do produto relacionado com a defesa, se forem conhecidos;
i)Prova de que o destinatário desses produtos relacionados com a defesa foi informado de qualquer restrição à exportação ou reexportação associada à licença de transferência ou e exportação; e
j)Outras informações relevantes ligadas à utilização de uma licença geral, global ou individual.
3 -Os operadores económicos devem conservar os registos referidos no número anterior durante um período não inferior a 10 anos, a contar do final do ano civil em que a transferência intracomunitária ou exportação ocorreu e apresentá-los à autoridade competente para controlo, sempre que esta o solicite.