Instruções n.º 1/97 - 2.ª S

Instruções para a organização e documentação das contas de gerência dos serviços externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros

O Tribunal de Contas, ao abrigo do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 9.º e na alínea e) do n.º 1 do artigo 26.º da Lei n.º 86/89, de 8 de Setembro, deliberou, em sessão do plenário da 2.ª Secção de 9 de Janeiro de 1997, aprovar as instruções específicas para a organização e documentação das contas de gerência dos serviços externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros, aplicáveis a partir da gerência do ano de 1997, que a seguir se indicam:

1.ª Os serviços externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros (MNE) deverão organizar e documentar as contas de gerência de acordo com as instruções ora aprovadas.

2.ª As contas de gerência a elaborar pelos serviços externos do MNE devem ser apresentadas em escudos, sem prejuízo de na sua contabilidade existirem livros escriturados em moeda de outras nacionalidades, de harmonia com o disposto no artigo 8.º do Decreto Regulamentar n.º 5/94, de 24 de Fevereiro.

3.ª O mapa da conta de gerência (modelo n.º 2) deverá ser assinado pelo responsável pela gestão orçamental e financeira nos termos do artigo 3.º do Decreto Regulamentar n.º 5/94, de 24 de Fevereiro, e autenticado com o selo branco.

4.ª Como informação complementar ao mapa da conta de gerência deverá ser elaborado um mapa adicional (modelo n.º 3) donde constem, no débito, a demonstração da moeda recebida do Tesouro, da cobrada e da adquirida localmente e, no crédito, a demonstração da(s) moeda(s) utilizada(s) na realização da despesa.

5.ª Devem instruir a conta de gerência uma certidão de receita, passada pela Direcção-Geral da Contabilidade Pública (modelo n.º 4), discriminando as dotações orçamentais autorizadas, e documento, emitido pela Direcção-Geral do Tesouro (modelo n.º 5), comprovativo das várias transferências de fundos em moeda estrangeira efectuadas ao longo do ano, com a indicação das taxas de câmbio aplicadas.

§ 1.º Para além dos documentos referidos no corpo desta instrução deverão ainda acompanhar a conta de gerência os documentos comprovativos da aquisição pelo serviço de moeda local ou outra, quando esta for diferente da divisa transferida pelo Tesouro.

§ 2.º Deverá ser apresentado mapa demonstrativo das operações cambiais (modelo n.º 12) realizadas no serviço durante a gerência donde constem a referência do documento, a data da conversão, o montante da divisa convertida, o total da(s) moeda(s) adquirida(s), criando-se tantas colunas quantas as moedas adquiridas, e a taxa de câmbio aplicada.

6.ª As receitas arrecadadas em moeda local, para entrega ao Estado ou a outras entidades, deverão ser escrituradas na conta de gerência, em escudos, de acordo com a taxa de conversão fixada pelo Ministério das Finanças no que concerne à liquidação de contribuições, impostos e taxas que tenham por base o ouro ou a moeda estrangeira e de acordo com a tabela emolumentar no que respeita à cobrança de emolumentos consulares.

7.ª As despesas realizadas em moeda local ou noutra por conta das dotações orçamentais devem ser escrituradas na conta de gerência pelo seu contravalor em escudos.

§ 1.º Nos documentos justificativos das despesas deve igualmente ser lançado, na data da realização da despesa, esse contravalor em escudos, com a indicação da taxa de câmbio utilizada pelo Tesouro para efeitos de transferência. Essa taxa será a utilizada em todas as despesas efectuadas até se esgotar o montante da transferência em questão, adoptando-se idêntico critério nas transferências subsequentes.

§ 2.º No preenchimento das relações modelos n.os 6, 7, 8 e 9 deverá ser adoptado o procedimento referido no parágrafo anterior.

8.ª As guias comprovativas da entrega ao Estado (modelo n.º 10) ou a outras entidades (modelo n.º 11) das receitas previstas nos artigos 9.º, 10.º e 11.º do Decreto Regulamentar n.º 5/94, de 24 de Fevereiro, deverão também relevar o seu contravalor em escudos, sendo este o apurado de acordo com os mecanismos e taxas utilizados no acto de liquidação e referidos na instrução 6.ª

9.ª Os saldos de abertura e de encerramento do mapa adicional (modelo n.º 3) deverão ser comprovados por certidões (modelos n.os 13 e 14) donde constem os valores em depósito certificados pela(s) instituição(ões) bancária(s) e em cofre.

§ único. A certificação dos saldos em cofre relativos à abertura e ao encerramento da gerência deverá evidenciar, discriminadamente, o(s) montante(s) de moeda estrangeira existente(s).

10.ª As contas de gerência dos serviços externos do MNE serão remetidas até 31 de Março do ano seguinte àquele a que respeitam ao Departamento Geral de Administração do MNE, que lhes juntará os documentos previstos na instrução 13.ª não remetidos pelo responsável, e enviadas por este Departamento à Direcção-Geral do Tribunal de Contas até 31 de Maio.

Quando no decorrer de um ano económico houver substituição do responsável, a conta será remetida no prazo de 90 dias, tratando-se de serviços sediados na Europa, e no prazo de 120 dias, para os restantes casos, respeitando-se, com as necessárias adaptações, a tramitação antes descrita.

11.ª As importâncias que transitam em saldo para a gerência seguinte, quer se encontrem em cofre, quer se encontrem em depósito, serão escrituradas em escudos à taxa de câmbio indicada pelo Tesouro.

As diferenças cambiais eventualmente resultantes deverão ser escrituradas em livro próprio e levadas a débito e a crédito da conta de gerência, conforme sejam positivas ou negativas.

12.ª Na documentação da conta de gerência deverão ser utilizados os mapas e modelos anexos às presentes instruções, sem prejuízo do uso de modelos informatizados cujo conteúdo e traçado obedeça à estrutura daqueles e do disposto na instrução 2.ª

13.ª A conta de gerência será acompanhada dos modelos a seguir enumerados:

a) Guia de remessa (modelo n.º 1);

b) Conta de gerência (modelo n.º 2);

c) Conta de gerência (modelo n.º 3);

d) Certidão de receita das dotações orçamentais (modelo n.º 4);

e) Certidão de divisas transferidas (modelo n.º 5);

f) Relação dos documentos de despesa - Pessoal (modelo n.º 6);

g) Relação dos documentos de despesa - Outros (modelo n.º 7);

h) Relação de descontos - Receitas do Estado (modelo n.º 8);

i) Relação de descontos - Operações de tesouraria (modelo n.º 9);

j) Relação de guias de entrega - Receitas do Estado (modelo n.º 10);

l) Relação de guias de entrega - Emolumentos consulares (modelo n.º 11);

m) Mapa demonstrativo das operações cambiais realizadas na gerência (modelo n.º 12);

n) Certidão do saldo de abertura da conta (modelo n.º 13);

o) Certidão do saldo de encerramento da conta (modelo n.º 14);

p) Relação de bens de capital adquiridos durante a gerência (modelo n.º 15);

q) Certidão de remessa dos autos de transmissão de gerência efectuada pelo responsável do posto, em caso de gerência partida, donde conste que os mesmos autos foram conferidos pela Direcção de Serviços de Administração Financeira do Departamento Geral de Administração (modelo n.º 16);

r) Identificação do responsável pela gerência (modelo n.º 17).

Publique-se no Diário da República, 1.ª série-B, nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 63.º da Lei n.º 86/89, de 8 de Setembro.

Tribunal de Contas, 9 de Janeiro de 1997. - O Conselheiro Presidente, Alfredo José de Sousa.

A) Nota técnica

Modelo n.º 3 - este mapa adicional deverá ser escriturado na moeda ou moedas utilizadas, seja a transferida do Tesouro, a adquirida localmente ou a resultante da arrecadação de receita. No débito, na rubrica «Moeda adquirida», deverá ser inscrito, na coluna adequada, o valor da divisa obtida pela conversão da moeda transferida pelo Tesouro. No crédito, na rubrica «Aquisição de moeda», deverá ser inscrito, na coluna adequada, o montante de moeda transferida pelo Tesouro despendido na compra de moeda local. Ainda, quanto ao crédito, nas rubricas orçamentais, deverão ser relevados os montantes despendidos em cada uma das moedas efectivamente utilizadas.

Modelos n.os 6, 7, 8 e 9 - as colunas «Taxa de câmbio» devem relevar a taxa de conversão aplicada pela Direcção-Geral do Tesouro aquando das transferências de moeda estrangeira e, quando esta seja diferente da moeda local, devem relevar a taxa aplicada na compra desta.

B) Anexo

Modelos

(ver documento original)