Instruções n.º 2/97 - 2.ª S

Instruções para a organização e documentação das contas dos serviços e organismos da Administração Pública (regime geral - autonomia administrativa), integrados no novo Regime de Administração Financeira do Estado.

O Tribunal de Contas, ao abrigo do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 9.º e na alínea e) do n.º 1 do artigo 26.º da Lei n.º 86/89, de 8 de Setembro, deliberou, em sessão do plenário da 2.ª Secção de 9 de Janeiro de 1997, que as contas dos serviços e organismos da Administração Pública com autonomia administrativa, integrados no novo Regime de Administração Financeira do Estado, deverão ser organizadas e documentadas de acordo com as seguintes instruções:

1.º

Conteúdo da conta de gerência

A conta de gerência será elaborada de acordo com o modelo n.º 2, em anexo, e deverá conter:

1) Débito:

a) Saldo de abertura, com a mesma discriminação do saldo de encerramento da gerência anterior;

b) As importâncias recebidas em conta de dotações do Orçamento do Estado;

c) Outras entradas de fundos;

d) As importâncias cobradas em conta de receitas próprias;

e) As importâncias retidas para entrega ao Estado ou a qualquer outra entidade;

2) Crédito:

a) As despesas efectuadas durante a gerência, de harmonia com a descrição do respectivo orçamento;

b) Os créditos libertos que não foram utilizados;

c) Outras saídas de fundos;

d) As receitas próprias cobradas pelo serviço ou organismo e entregues no Tesouro;

e) As importâncias entregues ao Estado ou a outras entidades;

f) Saldo que transita para a gerência seguinte, devidamente discriminado.

2.º

Documentos a remeter ao Tribunal de Contas

1 - A conta de gerência será acompanhada dos modelos a seguir enumerados:

a) Guia de remessa (modelo n.º 1);

b) Conta de gerência (modelo n.º 2);

c) Mapa comparativo (modelo n.º 3);

d) Relação dos documentos de despesa - Pessoal (modelo n.º 4);

e) Relação dos documentos de despesa - Outros (modelo n.º 5);

f) Relação de bens inventariáveis adquiridos durante a gerência (modelo n.º 6);

g) Relação dos contratos (modelo n.º 7);

h) Relação nominal dos responsáveis, em duplicado (modelo n.º 8);

i) Relação dos funcionários e agentes cuja situação profissional teve início ou alteração no período a que respeita a gerência (modelo n.º 9);

j) Relação dos funcionários e agentes em situação de acumulação de funções (modelo n.º 10);

l) Conta especial das receitas consignadas (modelo n.º 11).

2 - A conta de gerência deverá ainda ser acompanhada das seguintes certidões e outros documentos:

a) Certidão, emitida pela respectiva delegação da Direcção-Geral do Orçamento, relativa às importâncias recebidas de verbas inscritas no Orçamento do Estado, cujo circuito não se encontre ainda integrado no novo Regime de Administração Financeira do Estado (modelo n.º 12);

b) Certidão, emitida pela Direcção-Geral do Tesouro, relativa ao saldo de créditos libertos no final da gerência (modelo n.º 13);

c) Certidão de descontos - Receitas do Estado (modelo n.º 14);

d) Certidão de descontos - Operações de tesouraria (modelo n.º 15);

e) Certidões, ou documentos equivalentes, comprovativas das importâncias recebidas de outras entidades na gerência, devidamente assinadas e autenticadas por estas;

f) Certidões, emitidas pelas respectivas instituições de crédito, relativas aos saldos em depósito existentes no final da gerência;

g) Último mapa de pedido de libertação de créditos (PLC) certificado pela respectiva delegação da Direcção-Geral do Orçamento;

h) Mapas de receita, outputs do Sistema de Informação Contabilística (SIC):

h1) Mapa das receitas;

h2) Balancete da receita consignada à despesa;

h3) Guias de receita emitidas e não cobradas;

i) Mapa de compromissos não totalmente pagos;

j) Balancete dos pagamentos efectuados na gerência, certificado pela respectiva delegação da Direcção-Geral do Orçamento (mapa 03-SCC, output do sistema central de contabilidade);

l) Demonstração das divergências verificadas entre os valores certificados pelas instituições de crédito e o valor escriturado na conta de gerência;

m) Extractos bancários, das entidades atrás indicadas, que englobem também o movimento relativo ao período complementar;

n) Cópia da acta da reunião em que tenha sido discutida e aprovada a conta de gerência;

o) Cópias do Diário da República onde se encontrem publicados todos os despachos que delegaram e ou subdelegaram competências.

3 - Para além dos documentos e informações referidos, pode o Tribunal de Contas solicitar ao organismo ou a terceiros quaisquer outros elementos ou informações que repute necessários para análise ou julgamento das contas.

4 - Os documentos referidos nos n.os 1 e 2 devem ser remetidos ao Tribunal de Contas, pela ordem indicada na guia de remessa, dentro dos prazos legalmente estabelecidos e conter a designação do serviço ou organismo a que respeitam.

5 - Os documentos previstos no n.º 1 devem ser apresentados nos modelos definidos nas presentes instruções, os quais devem, sempre que possível, constituir outputs dos sistemas informáticos que compõem o sistema de informação para a gestão orçamental (SIGO).

3.º

Requisitos a que deve obedecer a apresentação dos documentos de prestação de contas

1 - Os documentos de prestação de contas relacionados nas alíneas b), c), f), g), h), i) e l) do n.º 1 do n.º 2.º deverão ser assinados por todos os responsáveis em funções ao tempo da sua apresentação e autenticados com o selo branco.

2 - Os documentos de prestação de contas relacionados nas alíneas a), d), e) e j) do n.º 1 do n.º 2.º deverão ser assinados pela entidade competente para prestar a informação em causa e autenticados com o selo branco.

4.º

Informação complementar

1 - A documentação de suporte às contas remetidas ao Tribunal de Contas ficará arquivada nos respectivos serviços, devendo ser agrupada por rubrica de classificação económica e com correspondência às relações que acompanham a conta de gerência, modelos n.os 4 e 5 previstos nas alíneas d) e e) do n.º 1 do n.º 2.º

2 - Os documentos previstos no número anterior são os respeitantes às despesas classificadas como correntes e de capital, ou seja:

As folhas e outros documentos relativos ao processamento de abonos e descontos efectuados ao pessoal;

As autorizações de despesa e do respectivo pagamento, requisições, facturas e recibos referentes a outras despesas orçamentais efectivamente realizadas.

3 - Nos casos em que o documento de quitação seja constituído apenas pela ordem de transferência bancária, esta deve ser acompanhada por todos os elementos necessários ao seu controlo, designadamente o valor, a conta bancária utilizada, a operação originária e o documento comprovativo (factura, contrato ou outro), a autorização ou ordem de pagamento, o nome e a residência do beneficiário e a comprovação da efectivação da operação.

5.º

Requisitos a observar na elaboração do mapa da conta de gerência

A) Débito

1 - Dotações do Orçamento do Estado:

Em «Créditos libertos» deverá ser inscrito o total dos montantes creditados na conta à ordem do serviço ou organismo na Direcção-Geral do Tesouro.

2 - Outras entradas de fundos:

Em «Outras entradas de fundos» deverão constar outras importâncias recebidas do Orçamento do Estado, devidamente desagregadas por classificação económica, enquanto o respectivo circuito não se encontre integrado no novo regime financeiro.

De igual modo deverá ser aqui relevado, como informação extracontabilística, o montante global referente às entradas por conta do fundo de maneio, motivado pela necessidade de apuramento do respectivo saldo existente no serviço no final da gerência, sempre que a sua liquidação seja efectuada após 31 de Dezembro.

3 - Receitas próprias:

Em «Cobradas pelo serviço ou organismo» deverão ser registados apenas os montantes de receita própria directamente cobrados pelo serviço ou organismo.

Em «Cobradas pelo Tesouro» deverão ser registados os montantes de receita própria liquidada pelo serviço ou organismo e cobrada directamente pelo Tesouro. Dado que estes montantes não correspondem a uma entrada de fundos no serviço ou organismo, aquele registo deve constar apenas como informação extracontabilística.

As receitas próprias deverão ser escrituradas por classificação económica de receita.

4 - Importâncias retidas para entrega ao Estado ou outras entidades:

Em «Receitas do Estado» deverão ser registados os montantes de receita do Estado retidos pelos serviços e organismos e que não constituam receita própria.

Em «Operações de tesouraria» deverão ser registados os montantes de operações de tesouraria que não se enquadrem em «Descontos em vencimentos e salários».

Em «Descontos em vencimentos e salários» deverão ser registados todos os montantes retidos aos funcionários e agentes que constituam receita do Estado e operações de tesouraria.

B) Crédito

1 - Despesas orçamentais:

Em «Despesas orçamentais» deverão ser inscritos os pagamentos ilíquidos, de acordo com a descrição do respectivo Orçamento, agrupadas em «Despesas correntes» e em «Despesas de capital» e devidamente discriminadas por classificação económica.

As despesas com pessoal serão inscritas pelo total ilíquido constante das folhas respectivas.

2 - Despesas orçamentais com compensação em receita - com e ou sem transição de saldos:

Aqui deverão ser seguidos os procedimentos descritos anteriormente para as «Despesas orçamentais», com a devida correspondência no Orçamento.

Caso o serviço ou organismo tenha, simultaneamente, orçamento de despesas com compensação em receita com transição de saldos e orçamento de despesas com compensação em receita sem transição de saldos, deverá proceder à correspondente distinção.

3 - Créditos libertos não utilizados:

Em «Créditos libertos não utilizados» deverá incluir-se o saldo da conta à ordem do serviço na Direcção-Geral do Tesouro resultante da diferença entre os créditos libertos e os pagamentos ilíquidos no final da gerência.

4 - Outras saídas de fundos:

Em «Outras saídas de fundos» deverão ser inscritos os pagamentos efectuados por conta de outras importâncias recebidas do Orçamento do Estado, devidamente desagregados por classificação económica, enquanto o respectivo circuito não se encontre integrado no novo regime financeiro.

Deverá igualmente ser relevado, como informação extracontabilística, o montante global relativo aos pagamentos efectuados através do fundo de maneio, por força da necessidade de apuramento do respectivo saldo existente no serviço no final da gerência, sempre que a sua liquidação seja efectuada após 31 de Dezembro.

5 - Entregue ao Tesouro em conta de receitas próprias:

Em «Entregue ao Tesouro em conta de receitas próprias» deverão ser inscritos os montantes de receitas próprias entregues ao Tesouro por conta do saldo da gerência anterior na posse do serviço e por conta das receitas próprias cobradas directamente pelo serviço ou organismo na presente gerência.

6 - Importâncias entregues ao Estado ou outras entidades:

Em «Do saldo de dotações orçamentais» deverão constar os montantes entregues ao Tesouro por conta dos saldos da gerência anterior na posse do serviço. Nesta situação encontram-se os saldos de dotações orçamentais cujo respectivo circuito não se encontre ainda integrado no novo regime financeiro.

De igual modo deverão ser inscritos, como informação extracontabilística, os saldos de fundo de maneio.

Em «Receitas do Estado» deverão ser relevados os montantes de receita do Estado entregues ao Tesouro por conta dos respectivos saldos da gerência anterior e da presente gerência na posse do serviço.

Em «Operações de tesouraria» deverão se registados os montantes de operações de tesouraria que não se enquadrem em «Descontos em vencimentos e salários».

Em «Descontos em vencimentos e salários» é necessário considerar que, relativamente às importâncias de descontos em vencimentos e salários descontadas num ano e entregues em Janeiro do ano seguinte, há a distinguir duas situações:

a) Se constituem receitas do Estado, aquelas entregas não devem ser contabilizadas como efectuadas durante a gerência, transitando em saldo para a gerência seguinte;

b) Se constituem operações de tesouraria, devem ser contabilizadas como entregas efectuadas durante a gerência, não transitando, portanto, em saldo para a gerência seguinte.

Assim, em «Receitas do Estado - Da gerência anterior» deverão constar as importâncias entregues ao Tesouro que transitaram em saldo da gerência anterior.

Em «Receitas do Estado - Da presente gerência» deverão ser inscritas as importâncias retidas durante a gerência e entregues ao Tesouro até 31 de Dezembro.

Em «Operações de tesouraria - Da presente gerência» deverão ser inscritas as importâncias retidas e entregues tanto na gerência como no período complementar.

7 - Saldo para a gerência seguinte:

Em «De dotações orçamentais» deverão constar os montantes na posse do serviço que não foram entregues até 31 de Dezembro. Nesta situação encontram-se os saldos resultantes dos movimentos financeiros ainda não integrados no novo regime financeiro.

Deverão igualmente ser relevados, como informação extracontabilística, os saldos apurados em fundo de maneio, sempre que o prazo estipulado para a sua liquidação, constante do decreto-lei de execução orçamental, seja posterior a 31 de Dezembro.

Em «De receitas do Estado» deverão ser relevados os montantes de receitas do Estado que não deram entrada nos cofres do Estado até 31 de Dezembro do ano a que respeita a gerência.

Em «Operações de tesouraria» deverão ser registados os montantes de operações de tesouraria na posse do serviço no final da gerência.

Em «Receitas próprias» deverão ser inscritos os montantes de receitas próprias que transitem para a gerência seguinte, quer se encontrem na «posse do serviço, quer na «posse do Tesouro».

Relativamente ao saldo de receitas próprias na «posse do Tesouro», este deve figurar no mapa da conta de gerência apenas como informação extracontabilística.

Em «Descontos em vencimentos e salários - Receitas do Estado» deverão figurar as importâncias de receitas do Estado retidas durante a gerência, mas entregues apenas depois de 31 de Dezembro.

Deverão os saldos da conta de gerência (anterior e seguinte) discriminar ainda as importâncias existentes em cofre e em depósito, as quais serão escrituradas como informação extracontabilística.

O saldo apurado no final da gerência deve figurar como primeira partida do débito da conta de gerência seguinte, com a mesma discriminação.

6.º

Âmbito de aplicação e entrada em vigor

As presentes instruções aplicam-se a todos os serviços e organismos do regime geral, integrados no novo Regime de Administração Financeira do Estado, em relação à gerência de 1996 e seguintes, mantendo-se em vigor, para todos os serviços e organismos da Administração Pública ainda não integrados no novo regime financeiro, as anteriores instruções para a organização e documentação das contas dos fundos, organismos e serviços com contabilidade orçamental, publicadas no Diário da República, 1.ª série, n.º 261, de 13 de Novembro de 1985, e rectificadas no Diário da República, 1.ª série, n.os 4 e 200, de 6 de Janeiro de 1986 e de 1 de Setembro de 1987, respectivamente.

7.º

Publicação

Publique-se no Diário da República, 1.ª série-B, nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 63.º da Lei n.º 86/89, de 8 de Setembro.

Tribunal de Contas, 9 de Janeiro de 1997. - O Conselheiro-Presidente, Alfredo José de Sousa.

ANEXOS

(ver documento original)