PortariaSem vigência

Portaria n.º 1003/99

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelos tribunais judiciais.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -A avaliação é a operação que consiste na atribuição aos documentos de prazos de conservação para fins administrativos e na determinação do seu destino final - a conservação permanente ou a eliminação - com base no valor da informação veiculada por estes.

2 -Os prazos de conservação são os que constam das tabelas de selecção em anexo.

3 -Os referidos prazos de conservação são contados:

a)No caso dos processos judiciais constantes das tabelas II, III, IV, V, VI e VII, a partir da data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo, nos termos do n.º 1 do artigo 126.º da Lei n.º 3/99, de 13 de Janeiro;

b)No caso da documentação das secretarias constante da tabela I, a partir da data em que for mandada arquivar.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção é a operação que decorre da avaliação e que consiste em separar os documentos ou os processos a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados, de acordo com as orientações estabelecidas nas tabelas de selecção.

2 -A operação referida no número anterior é da responsabilidade dos secretários de justiça.

Artigo 4.º

Tabelas de selecção

1 -As tabelas de selecção consignam e sintetizam as disposições relativas à avaliação documental.

2 -As tabelas referidas no número anterior serão revistas no prazo de um ano contado a partir da data de publicação da presente portaria.

3 -Para efeitos do disposto no número anterior, deve a Direcção-Geral dos Serviços Judiciários (DGSJ) obter o parecer favorável do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.

Artigo 5.º

Substituição de suporte

1 -É facultada a substituição de documentos originais de todas as séries de conservação permanente previstas nas tabelas do anexo I por cópias em microfilme, mediante autorização expressa do IAN/TT, sob proposta do director-geral dos Serviços Judiciários, sempre que este a considere económica e funcionalmente justificada.

2 -A substituição de documentos originais por cópias em microfilme é feita na observância das normas técnicas da International Standard Organisation (ISO), por forma a garantir a autenticidade, segurança, preservação, durabilidade e consulta das cópias produzidas.

3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração) com o valor do original, um duplicado da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de utilização administrativa; das séries que tenham como destino final a eliminação, é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de utilização administrativa.

4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade, e reproduzem os respectivos termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do secretário de justiça, sob selo branco ou de perfuração.

5 -Em caso de recurso a prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora do serviço assina, igualmente, os termos de abertura e de encerramento mencionados no número anterior.

6 -Dos termos de abertura e encerramento constam, ainda, a descrição dos documentos reproduzidos, a identificação do operador, o local e a data de execução da transferência, bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.

7 -Deve ser elaborado um registo de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

8 -A matriz e o duplicado em sais de prata das séries de conservação permanente são entregues e ficam à guarda do IAN/TT, logo que efectuado o controlo da sua qualidade.

9 -O IAN/TT reserva-se o direito de realizar, por amostragem, testes aos filmes referidos no número anterior.

10 -Sempre que o tribunal necessite de um novo duplicado de consulta dos filmes entregues ao IAN/TT, este será executado por uma entidade devidamente credenciada, cabendo ao tribunal suportar os respectivos encargos.

11 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 6.º

Remessa para arquivo intermédio

1 -Os documentos e processos findos devem ser remetidos para arquivo intermédio após a fiscalização do Ministério Público e a correição, consoante os casos, do juiz ou do magistrado do Ministério Público, aí permanecendo, até à conclusão dos prazos de conservação administrativa, sem prejuízo do que dispõe o presente diploma sobre substituição e eliminação de documentos originais.

2 -As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o secretário de justiça determinar.

Artigo 7.º

Remessa para arquivo definitivo

1 -Cumpridos os prazos de conservação administrativa e observado o disposto no artigo 5.º, são remetidos para arquivo definitivo os originais ou os duplicados de consulta dos documentos e processos que, de acordo com as tabelas de selecção, se considerem de conservação permanente.

2 -O arquivo definitivo a que se refere o número anterior é o arquivo distrital referente ao distrito administrativo em que se localiza o tribunal ou o IAN/TT.

3 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas previstas nos artigos 6.º e 7.º são acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova, que contém em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação enviada.

2 -Os documentos referidos no número anterior são obrigatoriamente rubricados e autenticados pelas partes envolvidas no processo.

3 -As guias de remessa são feitas em duplicado ou em triplicado, tendo cada exemplar os destinos previstos nos números seguintes.

4 -Um exemplar das guias de remessa é arquivado no serviço destinatário e o outro é devolvido ao serviço produtor dos documentos, uma vez apostos pelo arquivo os elementos complementares, em particular as referências topográficas, que permitam a posterior recuperação dos documentos e processos.

5 -As remessas para o arquivo definitivo podem ser acompanhadas de um triplicado da guia de remessa, que é provisoriamente utilizado como instrumento de descrição documental no arquivo definitivo.

6 -O modelo de auto de entrega, bem como os elementos informativos referentes às guias de remessa, constam do anexo II ao presente Regulamento.

Artigo 9.º

Eliminação

1 -A eliminação dos originais dos documentos é efectuada:

a)Após a sua reprodução em microforma, nos termos das disposições do presente diploma;

b)Independentemente da sua reprodução em microforma, após o decurso dos prazos de conservação administrativa fixados nas tabelas de selecção, quando o destino final aí previsto seja a eliminação.

2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados nas tabelas de selecção é obrigatoriamente precedida de parecer favorável do IAN/TT.

3 -A eliminação dos documentos não pode ser efectuada sem que estes tenham o visto em correição do magistrado competente.

4 -A decisão sobre o modo de eliminar os documentos, devendo ter em conta critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos, cabe ao secretário de justiça.

5 -A eliminação deve ser feita periodicamente, independentemente de os documentos terem sido vistos pelas inspecções aos serviços.

6 -Os microfilmes das séries que tenham como destino final a eliminação podem ser igualmente eliminados, após o decurso dos prazos de conservação administrativa previstos nas tabelas em anexo.

Artigo 10.º

Auto de eliminação

1 -A eliminação de documentos é acompanhada de auto de eliminação, o qual:

a)Contém em anexo uma relação, da responsabilidade do secretário de justiça, com os documentos e processos objecto de eliminação;

b)É assinado pelo secretário de justiça e homologado pelo presidente do tribunal ou pelo magistrado do Ministério Público, consoante a proveniência dos documentos;

c)É feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o arquivo distrital ou nacional.

2 -O auto de eliminação faz prova do abate patrimonial.

3 -Os modelos do auto de eliminação, bem como os elementos informativos referentes à relação de eliminação, constam do anexo III ao presente Regulamento.

4 -O disposto nos números anteriores é aplicável, com as necessárias adaptações, à eliminação dos suportes prevista no n.º 6 do artigo anterior.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos dos tribunais atende a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral e especialmente com os n.os 1, 2 e 3 do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

Artigo 12.º

Fiscalização

1 -Auto de entrega Aos ... dias do mês de ... de ..., no ... (ver nota 1), perante os abaixo assinados ... (ver nota 2), e ... (ver nota 3), dando cumprimento ... (ver nota 4), procedeu-se ... (ver nota 5) da documentação proveniente de ... (ver nota 6), conforme o constante na guia de remessa anexa, composta por ... volume(s), com folhas/páginas numeradas de ... a ..., que, rubricada e autenticada por aqueles representantes, fica a fazer parte integrante deste auto. O identificado conjunto documental ficará sob custódia do ... (ver nota 7) e o seu tratamento e comunicação sujeitos à legislação geral sobre a matéria e aos regulamentos internos. Da entrega lavra-se o presente auto, que é feito em duplicado e vai ser assinado pelos responsáveis dos serviços. ..., ... de ... de ... ... (ver nota 8) ... (ver nota 9) ... (ver nota 10) ... (ver nota 11) (nota 1) Designação da entidade destinatária. (nota 2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente. (nota 3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária. (nota 4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto. (nota 5) Natureza do acto. (nota 6) Designação da entidade remetente. (nota 7) Designação da entidade destinatária. (nota 8) Designação da entidade remetente. (nota 9) Assinatura do responsável da entidade remetente. (nota 10) Designação da entidade destinatária. (nota 11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.

2 -Guia de remessa A elaboração da guia de remessa referida no n.º 1 do artigo 8.º deverá contemplar os seguintes elementos informativos:

a)Entidade remetente;

b)Número da remessa;

c)Data da remessa;

d)Responsável pela remessa;

e)Entidade destinatária;

f)Número da recepção;

g)Data da recepção;

h)Responsável pela recepção;

j)Dimensão, total da remessa;

l)Fundo ou núcleo documental a remeter (exemplo: Tribunal de ...);

m)Designação da subunidade orgânico-funcional (exemplo: juízo ou vara e secção);

n)Série documental;

o)Número de referência das tabelas de selecção;

p)Datas extremas;

q)Suporte (referência obrigatória no caso de se estar em presença de outro suporte que não o papel);

r)Número e tipo de unidades de instalação referentes à série;

s)Dimensão da série;

t)Referência a cada unidade de instalação, com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa, e descrição do seu conteúdo, atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária;

u)Referências do arquivo. ANEXO III Formalidades das eliminações