É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, que se publica em anexo ao presente diploma e que dele faz parte integrante.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
1 -º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça adiante designada por SGMJ.
a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -º
Avaliação
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção anexa à presente portaria (anexo i).
4 -Os referidos prazos de conservação administrativa são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiers. Exceptuam-se os documentos dispositivos (por exemplo, leis, despachos, regulamentos) cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.
5 -Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designado por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SGMJ.
6 -º
Remessas para arquivo definitivo
7 -º
Formalidades das remessas
8 -º
Eliminação
9 -º
Formalidades da eliminação
10 -º
Substituição do suporte
11 -º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da SGMJ atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12 -º
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de entrega
(ver documento original)
Guia de remessa
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)