É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça, que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
1 -º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça adiante designada por IGSJ.
a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d)O triplicado será provisoriamente utilizado no serviço de arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -º
Avaliação
3 -º
Prazos de conservação administrativa
4 -Para efeitos do disposto no número anterior, exceptuam-se os documentos dispositivos, nomeadamente as leis, despachos e regulamentos, cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.
a)Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b)Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
5 -º
Selecção
6 -º
Remessa de documentos
7 -º
Formalidades das remessas
8 -º
Eliminação de documentos
9 -º
Formalidades da eliminação
10 -º
Substituição do suporte
11 -º
Microfilme para substituição do suporte
12 -º
Documentação electrónica
13 -º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da IGSJ devem atender a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
14 -º
Auditoria
Compete à DGARQ auditar a execução do disposto na presente portaria.
ANEXO I
Tabela de selecção
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ANEXO II
Auto de entrega
(a preencher em duplicado)
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Guia de remessa de documentos
(a preencher em triplicado)
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)