PortariaSem vigência

Portaria n.º 1210/2003

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, adiante abreviadamente designado por IEFP.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos de arquivo do IEFP tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.

2 -Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam da tabela de selecção, anexo I da presente portaria, e são da responsabilidade do IEFP.

3 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

4 -Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final da documentação, sob proposta do IEFP.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IEFP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 -Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no artigo 2.º

2 -A tabela de selecção deve ser revista e actualizada de cinco em cinco anos, de modo a adequá-la às alterações da produção documental.

3 -Para efeitos do disposto no n.º 2 deverá o IEFP obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 -As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IEFP vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas documentais mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a)Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;

b)O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 -Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III ao presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a)Serem acompanhadas por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c)O referido auto deve ser feito em triplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, o duplicado remetido ao Serviço do Arquivo Geral do IEFP e o triplicado remetido ao IAN/TT.

2 -O formulário referido nas alíneas anteriores consta do anexo IV ao presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição de suporte

1 -A substituição do suporte dos documentos a conservar permanentemente será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 -A substituição do suporte dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser feita mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º

Acessibilidade e confidencialidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos do IEFP atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

Do ANEXO I ao ANEXO IV

(ver anexos no documento original)