É aprovado o Regulamento Arquivístico do Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais, do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, que consta em anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.
Artigo 2.º
1 -º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, adiante designado por GPERI.
a)Ser acompanhada de um auto de entrega a título de prova;
b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c)A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d)O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -º
Avaliação
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 -Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do GPERI.
6 -º
Remessas para arquivo definitivo
a)Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b)Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 -º
Formalidades das remessas
8 -º
Eliminação
9 -º
Formalidades da eliminação
10 -º
Substituição do suporte
11 -A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
12 -º
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
(a que se refere o n.º 3 do artigo 2.º)
Tabela de selecção
Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações
(ver documento original)
ANEXO II
(a que se refere o n.º 2 do artigo 7.º do Regulamento de Conservação Arquivística)
(ver documento original)
ANEXO III
(a que se refere o n.º 2 do artigo 9.º)
(ver documento original)