PortariaEm vigor

Portaria n.º 163/2002

Artigo 1.º

Áreas de actividade

1 -O Instituto de Gestão Financeira e Patrimonial da Justiça, adiante designado por IGFPJ, para a realização das atribuições que lhe estão cometidas pelo Decreto-Lei n.º 156/2001, de 11 de Maio, desenvolve actividades nas áreas financeira, do património imobiliário e da administração geral.

2 -Na área financeira são asseguradas funções de planeamento, execução e controlo relativamente à arrecadação, afectação e utilização dos recursos financeiros provenientes do Cofre Geral dos Tribunais e do Cofre dos Conservadores, Notários e Funcionários de Justiça, adiante designados por, respectivamente, CGT e CCNFJ, e de outros recursos financeiros do IGFPJ, bem como a execução das operações contabilísticas nas ópticas orçamental, patrimonial e analítica.

3 -Na área do património imobiliário são asseguradas funções de planeamento, execução e controlo dos procedimentos relativos a aquisições, alienações, arrendamentos, projectos, obras, afectações e utilizações no domínio dos bens imobiliários de titularidade do Ministério da Justiça ou a ele afectos.

4 -Na área da administração geral são asseguradas funções de planeamento, execução e controlo relativamente à selecção, recrutamento, afectação e utilização dos recursos humanos, materiais e de informação do IGFPJ, do apetrechamento das casas de função e da frota automóvel do Ministério da Justiça.

Artigo 2.º

Organização interna

1 -O IGFPJ está internamente organizado em unidades orgânicas permanentes integradas numa estrutura hierárquico-funcional dependente do conselho directivo.

2 -São unidades orgânicas permanentes do IGFPJ:

a)Os departamentos, agrupados em três áreas - financeira, do património imobiliário e da administração geral;

b)As unidades de apoio directo à gestão, nos domínios da auditoria interna, dos assuntos jurídicos e da gestão de fundos.

3 -A estrutura referida no número anterior poderá ser complementada e articulada com unidades não permanentes.

Artigo 3.º

Unidades orgânicas permanentes

1 -Constituem unidades orgânicas permanentes do IGFPJ:

a)Na área financeira: Departamento de Gestão Financeira; Departamento de Operações Contabilísticas;

b)Na área de património imobiliário: Departamento de Desenvolvimento Imobiliário; Departamento de Gestão de Empreendimentos; Departamento de Administração e Controlo Patrimonial;

c)Na área de administração geral: Departamento de Administração Geral;

d)No apoio directo à gestão: Unidade de Auditoria Interna; Unidade de Assuntos Jurídicos; Unidade de Gestão de Fundos.

2 -As unidades orgânicas referidas no número anterior são responsáveis pelo cumprimento das respectivas competências, desenvolvem a sua actividade através de planos anuais integrados no plano do IGFPJ e a respectiva estrutura interna é determinada pelo conselho directivo.

3 -Na medida em que a natureza, diversidade ou condições de realização das atribuições sectoriais o justifiquem, designadamente para atender a conveniências, seja de segregação, coordenação e acompanhamento, seja de execução funcional, ou, ainda, de forma geral, por se reconhecerem susceptíveis de acrescer a qualidade global das prestações, o conselho directivo poderá deliberar a constituição de estruturas complementares, configurando gabinetes, núcleos ou sectores, explicitando os respectivos enquadramento e mandato funcional a que ficam dedicados.

4 -As estruturas complementares criadas nos termos do número anterior são extintas por deliberação do conselho directivo.

5 -A gestão das unidades orgânicas permanentes, departamentos e unidades de apoio directo à gestão é exercida por dirigentes nomeados por deliberação do conselho directivo.

6 -Os departamentos são dirigidos por directores com enquadramento funcional e hierárquico fixado na deliberação de nomeação.

7 -As unidades de apoio directo à gestão são dirigidas por coordenadores na dependência directa do conselho directivo e com o enquadramento funcional fixado na deliberação de nomeação.

8 -Sem prejuízo do disposto nos números anteriores, o conselho directivo poderá nomear directores-coordenadores para a área financeira e para a área do património imobiliário, que assumirão a coordenação geral dos departamentos integrados nas respectivas áreas.

9 -As estruturas complementares, gabinetes, núcleos e sectores, poderão ser dirigidos, respectivamente, por coordenadores de gabinete, supervisores de núcleo e chefes de sector, nomeados pelo conselho directivo mediante deliberação fixando, nomeadamente o enquadramento funcional e hierárquico a que ficam subordinados.

10 -Os directores-coordenadores, directores e coordenadores poderão ser incumbidos da gestão de mais de uma unidade orgânica, sempre que o conselho directivo o entenda necessário e o determine.

Artigo 4.º

Unidades não permanentes

1 -Para concretização de objectivos de natureza multidisciplinar e temporária que requeira a intervenção simultânea de diversas unidades orgânicas permanentes ou de especificidade e relevância que requeiram um tratamento diferenciado podem ser constituídos grupos ou equipas de projecto.

2 -A criação de grupos ou equipas de projecto é da competência do conselho directivo, devendo na respectiva deliberação constar a sua composição e chefia, o âmbito das funções que lhe são cometidas, os objectivos a prosseguir e a respectiva calendarização.

Artigo 5.º

Departamento de Gestão Financeira

a)Elaborar os planos financeiros relativos à intervenção dos Cofres e do IGFPJ e acompanhar a sua execução;

b)Formular propostas para as dotações globais a atribuir aos serviços financiados pelos Cofres, bem como as respectivas alterações;

c)Elaborar os orçamentos dos Cofres e do IGFPJ, preparar as respectivas alterações e assegurar o acompanhamento da execução orçamental;

d)Promover ou efectuar estudos de apoio à gestão financeira na administração da justiça e apoiar a mobilização e gestão dos respectivos recursos financeiros;

e)Promover ou efectuar estudos de medidas de desenvolvimento na administração financeira da justiça, visando, nomeadamente, a arrecadação e gestão optimizada das receitas, bem como a racionalização das despesas;

f)Prestar colaboração na preparação e no acompanhamento da execução dos planos financeiros anuais e plurianuais no âmbito do Ministério da Justiça e promover o exercício das funções de planeamento, organização, direcção e controlo na respectiva gestão financeira;

g)Preparar os planos de tesouraria dos Cofres e do IGFPJ e informação sobre as posições e movimentos de tesouraria respectivos, identificando e programando excedentes de tesouraria;

h)Controlar os recebimentos e executar pagamentos relativos a receitas e despesas dos Cofres e do IGFPJ;

i)Executar as operações no âmbito da gestão das receitas e das despesas relativas a custas dos processos judiciais e controlar o respectivo sistema;

j)Executar e controlar movimentos nas contas bancárias dos Cofres e do IGFPJ;

k)Assegurar a constituição, reconstituição e liquidação dos fundos de maneio autorizados no IGFPJ.

Artigo 6.º

Departamento de Operações Contabilísticas

a)Conferir as receitas que por lei sejam destinadas aos Cofres e ao IGFPJ;

b)Conferir e preparar para pagamento documentação relativa a despesas a suportar pelos Cofres ou pelo IGFPJ;

c)Assegurar a contabilização das operações relativas aos Cofres, ao IGFPJ e ao Fundo de Garantia Financeira da Justiça na perspectiva orçamental, patrimonial e analítica;

d)Elaborar os documentos de prestação de contas e informação periódica de natureza orçamental, patrimonial e analítica relativamente aos Cofres, ao IGFPJ e ao Fundo de Garantia Financeira da Justiça;

e)Apreciar as contas de gerência que devam ser submetidas ao IGFPJ;

f)Acompanhar os procedimentos de controlo interno e contabilísticos seguidos pelas entidades que tenham a seu cargo o recebimento de receitas e o pagamento de despesas respeitantes aos Cofres.

Artigo 7.º

Departamento de Desenvolvimento Imobiliário

a)Planear, em articulação com os diversos órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça, as necessidades no domínio das instalações;

b)Promover estudos relativos à gestão patrimonial e às necessidades a médio e longo prazos do Ministério da Justiça;

c)Estudar e desenvolver sistemas inovadores de gestão patrimonial, envolvendo parceiros públicos e privados, de modo a flexibilizar os modelos de lançamento, concretização e exploração de empreendimentos destinados à realização das funções atribuídas ao Ministério da Justiça;

d)Emitir parecer relativamente à gestão do património próprio dos organismos do Ministério da Justiça;

e)Definir tipologias das instalações e dos equipamentos a utilizar pelos serviços da justiça;

f)Desenvolver e implementar sistemas de qualidade e segurança na organização, preparação e execução de intervenções na área do património imobiliário;

g)Elaborar normas relativas a materiais e técnicas de construção, caracterização de terrenos e edifícios, gestão e utilização de espaços e segurança de instalações;

h)Elaborar estudos destinados a aquisição, arrendamento e alienação de bens imóveis a afectar ou afectos ao Ministério da Justiça;

i)Acompanhar os órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça no planeamento e definição de programas relativos a obras novas e grandes obras de conservação, de remodelação ou de adaptação de equipamentos da justiça;

j)Desenvolver e acompanhar a utilização de um sistema de informação de base territorial relativo ao património imobiliário, empreendimentos em curso e necessidades previsionais do Ministério da Justiça;

k)Adequar a programação das intervenções imobiliárias às fontes de financiamento à disposição do IGFPJ.

Artigo 8.º

Departamento de Gestão de Empreendimentos

a)Realizar ou promover estudos e projectos de concepção e construção de imóveis destinados à instalação de tribunais, estabelecimentos prisionais, centros educativos, serviços externos dos registos e notariado, casas de magistrados e outros serviços do Ministério da Justiça;

b)Realizar ou promover estudos e projectos de obras de adaptação, ampliação, remodelação ou restauro de imóveis ou parte de imóveis afectos aos serviços de justiça;

c)Acompanhar a elaboração dos projectos desenvolvidos por entidades externas, apreciando-os e determinando as necessárias alterações;

d)Promover a execução das empreitadas necessárias ao desenvolvimento dos projectos referidos nas alíneas a) e b);

e)Assegurar a gestão e fiscalização, directamente ou com recurso a entidades externas, das empreitadas referidas na alínea anterior;

f)Organizar e lançar os procedimentos para execução dos projectos e empreitadas referidos nas alíneas anteriores;

g)Preparar os instrumentos adequados à contratação externa de serviços no âmbito de arquitectura e engenharia a que se referem as alíneas anteriores.

Artigo 9.º

Departamento de Administração e Controlo Imobiliário

a)Administrar o património imobiliário afecto ao IGFPJ;

b)Estabelecer critérios de administração do património imobiliário afecto aos órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça;

c)Proceder à atribuição de instalações aos diversos órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça;

d)Gerir e afectar casas de função a magistrados judiciais e do Ministério Público;

e)Promover as avaliações do património imobiliário afecto ou a utilizar pelo Ministério da Justiça;

f)Proceder a aquisições, arrendamentos e alienações de bens imóveis relativos à instalação de serviços e órgãos do Ministério;

g)Prestar apoio na preparação dos instrumentos e procedimentos de contratação externa de serviços na área do património imobiliário e acompanhar a execução dos contratos;

h)Assegurar a circulação da documentação e manter actualizados os processos da área do património imobiliário;

i)Proceder à recolha de informação sobre cadastro dos bens imóveis afectos ao Ministério da Justiça;

j)Organizar e manter actualizados o inventário e cadastro dos bens imóveis afectos ao Ministério da Justiça;

k)Conceber e organizar um sistema de monitorização das intervenções imobiliárias;

l)Assegurar a gestão e controlo da execução física e temporal dos empreendimentos programados;

m)Assegurar a gestão e controlo dos meios humanos e financeiros afectos à concretização dos empreendimentos programados;

n)Assegurar a gestão, conservação e segurança das instalações do IGFPJ;

o)Assegurar a coordenação das intervenções programadas pelo IGFPJ com as promovidas por outros organismos do Ministério da Justiça;

p)Gerir o sistema de informação de base territorial relativo ao património imobiliário, empreendimentos em curso e necessidades previsionais do Ministério da Justiça.

Artigo 10.º

Departamento de Administração Geral

a)Elaborar planos de actividade anuais e plurianuais no IGFPJ, bem como os respectivos relatórios de execução, em coordenação com as várias unidades orgânicas;

b)Assegurar a administração dos recursos humanos do IGFPJ, nas vertentes processual, remuneratória e das condições de trabalho;

c)Elaborar os planos e acções de formação, promover a realização das acções e proceder à avaliação anual da formação;

d)Elaborar o balanço social;

e)Promover o desenvolvimento e manutenção dos sistemas organizacionais e informáticos do IGFPJ, em coordenação com os serviços competentes do Ministério;

f)Assegurar o funcionamento dos serviços gerais de expediente e de arquivo do IGFPJ;

g)Assegurar a divulgação de informação e de documentação de interesse para o IGFPJ, designadamente através do recurso a novas tecnologias;

h)Manter actualizado e gerir o arquivo bibliográfico e documental;

i)Assegurar a satisfação das necessidades de aprovisionamento do IGFPJ;

j)Organizar e manter actualizado o inventário do parque automóvel do Ministério da Justiça e planear e executar as respectivas aquisições;

k)Apoiar os órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça na aquisição de bens e equipamentos de uso generalizado que justifique a aquisição centralizada;

l)Gerir e adquirir os equipamentos necessários às casas de função dos magistrados judiciais e do Ministério Público.

Artigo 11.º

Unidade de Auditoria Interna

a)Avaliar a adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno existentes no IGFPJ;

b)Verificar a conformidade das actividades prosseguidas pelos serviços do IGFPJ com os objectivos, os planos, as normas internas e a legislação aplicável;

c)Verificar a fiabilidade e a qualidade da informação recolhida, tratada, produzida ou divulgada pelo IGFPJ;

d)Avaliar a aplicação dos recursos financeiros administrados pelo IGFPJ;

e)Formular propostas de medidas de aperfeiçoamento e desenvolvimento dos sistemas e procedimentos operacionais, contabilísticos e de controlo interno;

f)Orientar a preparação e assegurar a prestação de informação às entidades de controlo interno e externo.

Artigo 12.º

Unidade de Assuntos Jurídicos

a)Emitir pareceres e prestar apoio de natureza jurídica aos órgãos e unidades orgânicas do IGFPJ, por determinação do conselho directivo;

b)Proceder à apreciação e elaboração de projectos, designadamente de diplomas legais, de portarias e de despachos, quando determinados pela tutela ao IGFPJ;

c)Acompanhar os processos contenciosos que envolvam o IGFPJ;

d)Assegurar o patrocínio judicial do IGFPJ, quando lhe seja conferido mandato para o efeito, e acompanhar os respectivos processos.

Artigo 13.º

Unidade de Gestão de Fundos

a)Acompanhar os mercados financeiros, identificando os instrumentos que se mostrem adequados à rendibilização dos activos do Fundo de Garantia Financeira da Justiça e de excedentes de tesouraria dos Cofres e do IGFPJ;

b)Planear e concretizar investimentos do Fundo de Garantia Financeira da Justiça de acordo com a política definida e as utilizações dos seus fundos próprios;

c)Acompanhar e avaliar a gestão da parte da carteira do Fundo de Garantia Financeira da Justiça que esteja confiada a entidades financeiras especializadas;

d)Efectuar as aplicações dos excedentes de fundos identificados no âmbito da gestão de tesouraria.