PortariaSem vigência

Portaria n.º 167/2012

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I. P., adiante designado por IVDP, I. P.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos do arquivo do IVDP, I. P., tem por objetivo a determinação do seu valor para efeitos da respetiva conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação administrativa.

2 -Os prazos de conservação, cuja responsabilidade é do IVDP, I. P., são os que constam da tabela de seleção, anexo i da presente portaria.

3 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, coleções, registos ou dossiês encerram em termos administrativos.

4 -Cabe à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, adiante designada por DGLAB, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do IVDP, I. P.

Artigo 3.º

Seleção

1 -A seleção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efetuada pelo IVDP, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.

2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original.

Artigo 4.º

Tabela de seleção

1 -A tabela de seleção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 -A tabela de seleção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o IVDP, I. P., obter parecer favorável da DGLAB, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de seleção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação.

2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 6.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados no artigo 5.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respetivo inventário.

2 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos ii e iii da presente portaria.

Artigo 7.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados na tabela de seleção.

2 -Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e seleção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

3 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de seleção carece de autorização expressa da DGLAB.

4 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 8.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a)Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGLAB para conhecimento.

2 -O modelo consta do anexo iv da presente portaria.

Artigo 9.º

Informação eletrónica

1 -É permitida a conservação da informação gerada em meio eletrónico e com valor arquivístico definido na tabela de seleção desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, segurança, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade, mediante o Plano de Preservação Digital a aprovar pela DGLAB.

2 -No prazo de um ano sobre a data da publicação da presente portaria, o IVDP, I. P., deverá elaborar e remeter o referido Plano à DGLAB, de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos eletrónicos desta entidade.

Artigo 10.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e a comunicabilidade do arquivo do IVDP, I. P., atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 11.º

Fiscalização

Compete à DGLAB a inspeção sobre a execução do disposto na presente portaria.

ANEXO I

Tabela de seleção de documentos

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)

PortariaSem vigência

Portaria n.º 167/2012

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Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

Artigo 2.º

Avaliação

2 -Os prazos de conservação, cuja responsabilidade é do IVDP, I. P., são os que constam da tabela de seleção, anexo i da presente portaria.

3 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, coleções, registos ou dossiês encerram em termos administrativos.

4 -Cabe à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, adiante designada por DGLAB, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do IVDP, I. P.

Artigo 3.º

Seleção

1 -A seleção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efetuada pelo IVDP, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.

2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original.

Artigo 4.º

Tabela de seleção

1 -A tabela de seleção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 -A tabela de seleção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo definitivo

2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 6.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados no artigo 5.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

2 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos ii e iii da presente portaria.

Artigo 7.º

Eliminação

3 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de seleção carece de autorização expressa da DGLAB.

4 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 8.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a)Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGLAB para conhecimento.

2 -O modelo consta do anexo iv da presente portaria.

Artigo 9.º

Informação eletrónica

Artigo 10.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e a comunicabilidade do arquivo do IVDP, I. P., atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 11.º

Fiscalização

Compete à DGLAB a inspeção sobre a execução do disposto na presente portaria.

ANEXO I

Tabela de seleção de documentos

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)