PortariaEm vigor

Portaria n.º 297/97

Artigo 1.º

Objecto

A presente portaria define e regula a estrutura orgânica dos serviços centrais do Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP), fixando as suas atribuições e os princípios gerais de organização e funcionamento.

Artigo 2.º

Serviços centrais

Os serviços centrais do IEFP integram as unidades orgânicas de apoio técnico administrativo e financeiro aos órgãos centrais e regionais.

Artigo 3.º

Atribuições genéricas

a)Assegurar a elaboração de instrumentos técnico-normativos de apoio às actividades dos centros de emprego e dos centros de formação profissional;

b)Disponibilizar os meios necessários ao cabal cumprimento dos objectivos definidos para os órgãos regionais;

c)Garantir a unidade institucional nas intervenções e a coerência integrada da gestão aos vários níveis do IEFP;

d)Criar mecanismos de acompanhamento das actividades, de circulação da informação e de dignificação da imagem do IEFP. CAPÍTULO II Estrutura global

Artigo 4.º

Tipos de unidades orgânicas

A estrutura global dos serviços centrais do IEFP integra os seguintes tipos de unidades orgânicas:

a) Assessorias;

b) Departamentos;

c) Gabinetes;

d) Direcções de serviços;

e) Núcleos.

Artigo 5.º

Dirigentes e chefias das unidades orgânicas

a)As assessorias, por directores de departamento;

b)Os departamentos, por directores de departamento;

c)Os gabinetes, por directores de serviços;

d)As direcções de serviços, por directores de serviços;

e)Os núcleos, por coordenadores. CAPÍTULO III Estrutura orgânica

Artigo 6.º

Composição da estrutura

a)Assessoria de Auditoria;

b)Assessoria Jurídica e de Contencioso;

c)Assessoria de Sistemas de Informação; 2) Gabinete:

d)Departamento de Gestão Administrativa e Financeira, que integra as Direcções de Serviços Administrativos e Financeiros;

e)Departamento de Recursos Humanos, que integra as Direcções de Serviços de Pessoal, de Formação Interna e de Desenvolvimento Organizacional;

f)Departamento de Planeamento Estratégico, que integra as Direcções de Serviços de Estudos e de Planeamento e Controlo de Gestão; 4) Direcção de serviços não integrada em departamentos:

Artigo 7.º

Núcleos

Por deliberação da comissão executiva, sujeita a ratificação do conselho de administração e homologação tutelar, serão criados os núcleos necessários à prossecução dos objectivos e atribuições dos serviços centrais.

CAPÍTULO IV

Competências das unidades orgânicas

SECÇÃO I

Assessorias

Artigo 8.º

Assessoria de Auditoria

1 -A Assessoria de Auditoria analisa e avalia a actividade das unidades orgânicas na perspectiva do cumprimento de políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos, com vista a assegurar uma maior eficácia e eficiência do funcionamento dos serviços do IEFP.

2 -Compete, em especial, à Assessoria de Auditoria:

a)Avaliar da adequabilidade e eficiência dos sistemas de controlo interno instituídos;

b)Examinar e avaliar, por recurso a técnicas apropriadas, os procedimentos técnicos, administrativos e financeiros a nível central e regional, determinar a materialidade e o significado dos desvios encontrados e acompanhar as acções correctivas;

c)Avaliar a utilização económica e eficiente dos meios humanos, técnicos e físicos;

d)Examinar e avaliar os procedimentos técnicos, administrativos e financeiros das entidades apoiadas pelo IEFP, nos termos da lei.

Artigo 9.º

Assessoria Jurídica e de Contencioso

1 -A Assessoria Jurídica e de Contencioso presta apoio à fundamentação legal da actividade da comissão executiva e à produção normativa, assegura a defesa judicial e extrajudicial dos interesses do IEFP e colabora no exercício da acção disciplinar.

2 -Compete, em especial, à Assessoria Jurídica e de Contencioso:

a)Elaborar pareceres e informações de natureza técnico-jurídica sobre quaisquer questões ou processos submetidos à sua apreciação pela comissão executiva;

b)Coordenar e apoiar a actividade das assessorias jurídicas das delegações regionais;

c)Colaborar na preparação de projectos de diplomas relacionados com a actividade do IEFP;

d)Preparar, em articulação com os serviços técnicos envolvidos, a elaboração de circulares, regulamentos ou outros documentos de natureza normativa, a solicitação da comissão executiva;

e)Apresentar sugestões com vista ao aperfeiçoamento das normas regulamentadoras da acção do IEFP e da sua articulação com outras entidades públicas ou privadas;

f)Promover a composição amigável de conflitos, de acordo com instruções emanadas da comissão executiva;

g)Assegurar o exercício do mandato de representação judicial do IEFP, nos processos em que o IEFP seja parte interessada, através de técnicos devidamente habilitados e nos termos de procuração conferida pela comissão executiva;

h)Dinamizar a realização de estudos de direito comparado nas áreas do emprego, da formação e da reabilitação profissional, designadamente no âmbito comunitário;

Artigo 10.º

Assessoria de Sistemas de Informação

1 -A Assessoria de Sistemas de Informação especifica, desenvolve e implementa sistemas de informação de apoio às diferentes áreas de gestão do IEFP e assegura a gestão e funcionamento dos equipamentos informáticos e respectivas redes de comunicações.

2 -Compete, em especial, à Assessoria de Sistemas de Informação:

a)Conceber a arquitectura dos equipamentos informáticos e da rede de comunicações do IEFP;

b)Garantir a operacionalidade, manutenção, actualização, segurança e gestão do equipamento e dos suportes lógicos envolvidos;

c)Elaborar os pareceres necessários à selecção de equipamentos informáticos, de comunicações e sistemas lógicos de suporte ao desenvolvimento e exploração dos sistemas aplicacionais do IEFP;

d)Definir, executar ou coordenar a execução de procedimentos de segurança, confidencialidade e integridade da informação armazenada no sistema ou transportada através das redes de comunicações;

e)Apoiar os utilizadores na exploração, gestão e manutenção dos equipamentos informáticos e redes de comunicações em exploração;

f)Assegurar a especificação, desenvolvimento e manutenção dos sistemas de informação, nomeadamente nas áreas do emprego, formação profissional, recursos humanos, financeira e avaliação e certificação;

g)Prestar apoio técnico à exploração dos sistemas de utilização pessoal;

h)Colaborar na formação dos utilizadores das aplicações em exploração. SECÇÃO II Gabinete

Artigo 11.º

Gabinete de Comunicação

1 -O Gabinete de Comunicação concebe e assegura a execução de uma adequada estratégia de comunicação e promoção da imagem institucional do IEFP, garantindo a organização e disponibilização da informação a nível interno e externo, dinamizando a aplicação de modelos apropriados de relações públicas e os meios de divulgação da actividade dos serviços, bem como coordenando o relacionamento comunitário e internacional.

2 -Compete, em especial, ao Gabinete de Comunicação:

a)Organizar e gerir um sistema integrado de informação sobre o IEFP e as suas áreas prioritárias de intervenção, por forma a disponibilizá-la em meios, redes e formatos adaptados aos diferentes públicos, interno e externo;

b)Desenvolver, acompanhar e analisar processos, projectos, missões e estágios nos planos comunitário, internacional e da cooperação institucional com outros países, nomeadamente os PALOP, com vista à constituição de bancos de informação técnica, de suporte à gestão e ao relacionamento externo do IEFP;

c)Definir e aplicar modelos de tratamento científico e técnico, actualização e conservação do acervo documental do IEFP, em suporte escrito e multimédia;

d)Conceber e gerir dispositivos para o desenvolvimento da comunicação interna no IEFP;

e)Promover e coordenar o relacionamento com os meios de comunicação social;

f)Desenvolver e coordenar a aplicação de modelos de atendimento público, bem como de relacionamento institucional, designadamente no âmbito comunitário e internacional;

g)Promover o desenvolvimento de modelos potenciadores da melhoria da imagem dos espaços e meios de comunicação do IEFP;

h)Conceber as linhas editoriais e as normas gráficas, produzir e organizar os instrumentos de informação e divulgação, em suporte escrito, áudio-visual e informático;

3 -Compete, em especial, ao Departamento de Emprego, através da Direcção de Serviços de Informação e Orientação Profissional:

a)Conceber e implementar redes de informação com vista a manter actualizado o sistema de informação profissional, respectivas metodologias e conteúdos técnicos, de acordo com as necessidades dos diferentes grupos sócio-profissionais utentes dos serviços;

b)Assegurar a concepção e o desenvolvimento das normas e dos procedimentos técnicos, nos domínios da auto-informação e da informação e orientação profissional, bem como preparar e implementar técnicas e modelos de diagnóstico psicológico, num quadro técnico-científico permanente actualizado;

c)Conceber e preparar modelos e instrumentos técnicos para o desenvolvimento de competências de empregabilidade de acordo com as necessidades dos diferentes grupos sócio-profissionais;

d)Definir os princípios e linhas de orientação básicos para o tratamento e apresentação gráfica dos instrumentos técnicos produzidos no âmbito da informação e orientação profissional;

e)Assegurar o funcionamento do Centro Nacional de Recursos de Informação para a Orientação (CINFOR) e dinamizar a sua ligação em rede a outros centros de recursos nacionais e internacionais;

f)Criar, adaptar e difundir instrumentos técnicos de informação e orientação profissional ajustados a populações com dificuldades especiais de inserção na vida activa, decorrentes de dificuldades próprias e ou de situações de desvantagem social.

g)Assegurar as funções de tesouraria em articulação com a estrutura de gestão do Programa Pessoa;

h)Assegurar o pagamento dos apoios financeiros no âmbito das candidaturas do FSE e FEDER. SUBSECÇÃO V

4 -Compete, em especial, ao Departamento de Emprego, através da Direcção de Serviços de Promoção do Emprego:

a)Desenvolver as metodologias e os instrumentos necessários ao relacionamento técnico com as empresas e outras entidades empregadoras nos domínios da informação, da prospecção, comunicação e negociação da oferta, de identificação das necessidades de formação e emprego e da gestão dos recursos humanos;

b)Estudar e desenvolver prestações e instrumentos técnicos de apoio à criação e consolidação de empresas e de actividades independentes;

c)Definir metodologias e elaborar programas de aconselhamento e formação de criadores de empresas, visando o desenvolvimento e acompanhamento dos projectos;

d)Definir as modalidades de intervenção na animação local e na mobilização dos parceiros, visando a emergência de projectos de criação de empregos e empresas, designadamente na área do artesanato;

e)Estudar e propor modelos de organização e funcionamento e adopção de mecanismos de coordenação e acompanhamento técnico dos centros de apoio à criação de empresas;

f)Participar na definição e execução de intervenções globais de desenvolvimento e de reestruturação produtiva de âmbito sectorial e regional, na perspectiva da formação e emprego, e proceder à avaliação do seu impacte no mercado de emprego;

g)Conceber medidas e intervenções integradas de emprego, formação e reconversão profissional de trabalhadores no contexto do processo de recuperação e reestruturação de empresas, em articulação com as medidas económicas, sociais e de desenvolvimento regional;

h)Promover a cooperação com outras entidades, nomeadamente associações patronais e sindicais, autarquias e universidades, com vista à criação de redes regionais para a promoção e criação de emprego, em articulação com as delegações regionais.

j)Coordenar, acompanhar e promover a coerência e adequação do sistema de articulações entre os serviços centrais e regionais. SECÇÃO IV Direcção de serviços não integrada em departamentos

5 -Compete, em especial, ao Departamento de Emprego, através da Direcção de Serviços de Colocação:

a)Assegurar a concepção e o desenvolvimento dos métodos, normas e procedimentos técnicos de colocação e o acompanhamento da integração no posto de trabalho, tendo em atenção as necessidades das entidades empregadoras e a situação dos utentes em termos de emprego;

b)Coordenar e apoiar tecnicamente as actividades de colocação em segmentos especiais do mercado de trabalho, designadamente a colocação de quadros;

c)Coordenar a colocação de trabalhadores nacionais em países terceiros e de trabalhadores imigrantes, nomeadamente através da rede EURES;

d)Estudar e propor a criação de estruturas de apoio ao emprego, elaborar os programas de formação dos técnicos e animadores e definir metodologias de apoio técnico, acompanhamento e avaliação;

e)Estudar e propor medidas específicas de apoio à mobilidade profissional e geográfica dos trabalhadores no espaço nacional;

f)Assegurar a articulação transnacional e desenvolver as actividades de âmbito nacional, conducentes a facilitar a mobilidade geográfica e profissional dos trabalhadores e o apoio às entidades empregadoras, no espaço económico europeu;

g)Promover a regulamentação e o acompanhamento técnico das empresas de trabalho temporário e das actividades de colocação realizadas por entidades privadas, tendo em vista a sua integração nos objectivos da política de emprego;

h)Estudar e propor modelos de organização de funcionamento e de intervenção técnica dos centros de emprego.

6 -Compete, em especial, ao Departamento de Emprego, através da Direcção de Serviços de Programas de Inserção:

a)Conceber e propor programas e medidas de inserção na vida activa, privilegiando metodologias integradas de formação profissional e emprego, tendo em conta a situação e perspectivas do mercado de emprego e as características dos grupos sócio-profissionais mais desfavorecidos;

b)Estudar e propor medidas globais de integração sócio-profissional de pessoas desempregadas, em particular desempregados de longa duração, com base em actividades dirigidas à satisfação de necessidades sociais, no contexto do desenvolvimento do mercado social de emprego;

c)Conceber e desenvolver metodologias e programas de reabilitação profissional adequados às necessidades das pessoas com deficiência, contemplando as ajudas técnicas, a adaptação de postos de trabalho e a eliminação de barreiras arquitectónicas;

d)Estudar e propor a adopção de medidas específicas de integração na vida activa de pessoas com deficiência, nomeadamente no âmbito dos apoios ao emprego e à criação de actividades independentes ao emprego protegido, bem como os instrumentos de acompanhamento e avaliação;

e)Elaborar programas e assegurar a formação de técnicos e gestores de estruturas de reabilitação e de inserção dos grupos mais desfavorecidos, do IEFP e de outras entidades públicas e privadas;

f)Estudar e propor programas e medidas potenciadores da integração social e profissional de pessoas em risco de exclusão social, definindo as normas e instrumentos técnicos respectivos, bem como os instrumentos de acompanhamento e avaliação;

g)Planificar, promover e apoiar acções de informação, divulgação e sensibilização da opinião pública, dirigidas a entidades empregadoras e à população em geral, alertando para as problemáticas da reabilitação e da exclusão social e profissional;

h)Desenvolver, em articulação com as estruturas regionais e locais do IEFP e com as entidades privadas que desenvolvem fins de reabilitação profissional, uma rede coerente de centros de reabilitação profissional, garantindo um atendimento especializado dos utentes;

Artigo 18.º

Direcção de Serviços de Instalações

1 -A Direcção de Serviços de Instalações promove a adequação do parque imobiliário e dos equipamentos do IEFP, visando a criação das necessárias condições de trabalho, de funcionalidade e de acolhimento condigno dos utentes.

2 -Compete, em especial, à Direcção de Serviços de Instalações:

a)Preparar e propor, em articulação com as unidades orgânicas dos serviços centrais e com as Portaria n.º 281/70: Aprova a estrutura orgânica dos serviços centrais do Instituto do Emprego e Formação Profissional. Revoga a Portaria n.º 728-A/92, de 20 de Julho delegações regionais, o plano anual e plurianual de investimentos imobiliários do IEFP;

b)Acompanhar a execução do plano de investimentos imobiliários, elaborando relatórios periódicos sobre o seu desenvolvimento;

c)Conceber e propor normas a adoptar nos processos da sua área de intervenção, com vista à uniformização de procedimentos;

d)Elaborar, em articulação com os serviços utilizadores, os programas preliminares das instalações e respectivas infra-estruturas;

e)Gerir e fiscalizar, em todas as suas fases, a execução das obras, em articulação com as delegações regionais;

f)Assegurar a manutenção e a conservação das instalações e equipamentos utilizados pelos serviços centrais e apoiar as delegações regionais no que se refere aos edifícios que lhes estão afectos;

g)Assegurar a administração dos edifícios utilizados pelos serviços centrais;

h)Participar na definição de normas e procedimentos na área da prevenção e segurança das instalações;

Artigo 19.º

Princípios gerais

1 -Por deliberação da comissão executiva, após audição do conselho de administração, poderão ser criadas as estruturas de projecto que se mostrem necessárias, delimitadas no tempo, destinadas a apoiar necessidades de intervenção decorrentes de novas prioridades políticas ou a promover a inovação e a transferência de conhecimentos em áreas específicas.

2 -As estruturas de projecto poderão integrar uma ou mais unidades técnicas, sempre que a natureza e a complexidade do projecto assim o exigir. O responsável pela estrutura de projecto poderá ser coadjuvado por responsáveis de unidades técnicas, quando existam.

3 -A deliberação da comissão executiva de criação de cada uma das estruturas de projecto definirá o seu objecto, composição, duração e o estatuto do respectivo responsável, bem como dos responsáveis pelas unidades técnicas, o qual deverá corresponder aos níveis de pessoal dirigente ou de chefia do IEFP. CAPÍTULO VI Disposições finais

Artigo 20.º

Competências adicionais das unidades orgânicas

Para além das competências previstas no capítulo anterior, as unidades orgânicas assumirão as competências que lhe forem cometidas pela comissão executiva, desde que se verifique afinidade ou complementaridade com o seu conteúdo funcional.