PortariaSem vigência

Portaria n.º 372/2007

Artigo 1.º

Estrutura Nuclear da Direcção-Geral de Arquivos

1 -A Direcção-Geral de Arquivos, abreviadamente designada por DGARQ, estrutura-se em serviços centrais e arquivos dependentes, de âmbito nacional e regional.

2 -A DGARQ estrutura-se, nos serviços centrais, nas seguintes unidades orgânicas nucleares:

a)Direcção de Serviços de Arquivística e Apoio Técnico;

b)Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos;

c)Direcção de Serviços de Gestão e Administração de Recursos.

3 -São ainda unidades orgânicas nucleares:

a)A Direcção de Serviços do Património Arquivístico, no Arquivo Nacional da Torre do Tombo;

b)O Centro Português de Fotografia;

c)O Arquivo Distrital de Leiria;

d)O Arquivo Distrital do Porto.

Artigo 2.º

Direcção de Serviços de Arquivística e Apoio Técnico

a)Elaborar e propor políticas e planos nacionais de protecção, valorização e promoção do património arquivístico;

b)Assegurar os procedimentos e formalidades necessários à protecção legal dos bens culturais arquivísticos, nos termos da lei;

c)Assegurar a gestão dos registos patrimoniais de inventário e de classificação;

d)Elaborar e propor políticas de aquisição, descrição, preservação e conservação e ainda de comunicação e divulgação do património arquivístico à guarda dos arquivos dependentes;

e)Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento arquivístico e promover a sua aplicação;

f)Assegurar a gestão do Ficheiro Nacional de Autoridade Arquivística;

g)Propor regras para o exercício dos direitos patrimoniais relativos ao acervo de que são depositários os arquivos dependentes;

h)Acompanhar o comércio e exportação de património arquivístico protegido;

i)Prestar serviços de consultadoria e apoio técnico no âmbito da gestão de arquivos, independentemente do formato, suporte ou idade dos documentos;

j)Promover, em articulação com a Secretaria-Geral do Ministério da Cultura, a oferta de formação nas áreas da arquivística, da preservação, da conservação e do restauro de documentos gráficos e da transferência de suportes tendo em vista a generalização de boas práticas de gestão de arquivos;

l)Emitir parecer sobre qualidade de serviços e sistemas de arquivo;

m)Emitir parecer sobre os projectos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras;

n)Colaborar com as entidades competentes na realização de auditorias e fiscalização sobre arquivos;

o)Realizar diagnósticos destinados a garantir um conhecimento sobre o património arquivístico nacional e manter actualizado um sistema de referenciação de entidades detentoras do património arquivístico;

p)Emitir parecer sobre a criação de serviços de arquivo públicos, de âmbito nacional, regional e local.

Artigo 3.º

Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos

a)Acompanhar as iniciativas de governo electrónico desenvolvendo estudos e projectos que contribuam para a preservação do património arquivístico digital;

b)Participar em programas que visem a racionalização da produção documental, da sua gestão e do acesso à informação do sector público;

c)Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento arquivístico, nomeadamente nas áreas de gestão de arquivos digitais;

d)Apoiar os organismos produtores e detentores de arquivos na concepção, desenvolvimento e implementação de sistemas de arquivo electrónico;

e)Desenvolver planos nacionais de digitalização e acompanhar projectos de implementação transversal no domínio do património arquivístico e fotográfico;

f)Apoiar os arquivos dependentes na concepção, desenvolvimento e implementação de projectos de digitalização;

g)Participar em projectos internacionais na área da gestão e preservação de arquivos digitais, em articulação com o Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI), do Ministério da Cultura;

h)Coordenar a promoção e exploração dos meios web para o acesso ao património arquivístico nacional e a prestação de serviços aos utilizadores;

i)Promover a investigação, publicação e divulgação relativas à salvaguarda e valorização do património arquivístico e património fotográfico.

Artigo 4.º

Direcção de Serviços de Gestão

a)Coordenar a elaboração do plano anual de actividades - ou outros instrumentos de gestão estratégica - e acompanhar a sua execução;

b)Elaborar o relatório anual de actividades;

c)Proceder ao acompanhamento, avaliação e controlo material e financeiro dos planos;

d)Preparar as candidaturas a fundos comunitários e assegurar o seu acompanhamento e controlo;

e)Assegurar a gestão orçamental e elaborar e apresentar relatórios periódicos de execução orçamental e da situação financeira da DGARQ;

f)Instruir os processos relativos à cobrança e arrecadação de receitas e à realização de despesas e executar o respectivo ciclo, assegurando o registo das operações que lhe estão associadas;

g)Propor e desenvolver estratégias de captação de apoios mecenáticos para a realização de iniciativas da DGARQ e serviços dependentes;

h)Promover a constituição, reconstituição e liquidação do fundo permanente e de maneio;

i)Elaborar a conta de gerência;

j)Executar as tarefas administrativas relativas à gestão dos recursos humanos;

l)Elaborar o plano anual de formação, em articulação com a Secretaria-Geral;

m)Remeter à Secretaria-Geral as necessidades de recursos humanos;

n)Elaborar o balanço social;

o)Assegurar o processamento dos vencimentos do pessoal e demais abonos, bem como os descontos que sobre eles incidam;

p)Assegurar a execução do sistema de avaliação de desempenho;

q)Apreciar e informar os pedidos respeitantes à administração de pessoal, emitir certidões e assegurar a execução do expediente respectivo;

r)Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

s)Garantir o cumprimento das normas relativas às condições de higiene, saúde e segurança no trabalho;

t)Instruir os processos de acidentes em serviço;

u)Colaborar com a Unidade Ministerial de Compras (UMC) do Ministério, efectuando a agregação das necessidades de aquisição de bens e serviços;

v)Disponibilizar informação de compras nos moldes e na periodicidade que vierem a ser definidos pela unidade ministerial;

x)Administrar os bens afectos à DGARQ, mantendo actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e assegurar a manutenção das instalações e equipamento, sem prejuízo das competências, neste domínio, da Secretaria-Geral;

z)Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços necessários ao funcionamento das unidades orgânicas e assegurar a distribuição dos stocks pelas diversas unidades orgânicas; aa) Propor à UMC a alienação dos bens que se mostrem inúteis ou desnecessários ao funcionamento da DGARQ; ab) Assegurar a recepção, expedição, classificação, registo, distribuição interna e arquivo de todo o expediente da DGARQ; ac) Proceder à disponibilização interna, preferencialmente por via electrónica, de normas e directivas necessárias ao funcionamento da DGARQ; ad) Assegurar a emissão de certidões requeridas, nos termos legais; ae) Contribuir para a eficiência e qualidade dos serviços prestados pela DGARQ, elaborando e mantendo actualizados manuais de procedimentos internos e propondo medidas visando a sua desmaterialização; af) Acompanhar as medidas preconizadas pela sociedade de informação e promover a sua aplicação visando alcançar objectivos de racionalização e modernização administrativa para a efectiva desmaterialização e simplificação dos procedimentos; ag) Efectuar o planeamento de sistemas de informação, em todo o âmbito de actuação da DGARQ, bem como definir as políticas e orientações gerais de gestão e exploração dos arquivos dependentes; ah) Apoiar tecnicamente a definição e desenvolvimento de projectos de informatização e digitalização da DGARQ; ai) Assegurar a gestão e exploração dos sistemas e equipamentos informáticos da DGARQ, bem como a gestão e exploração da rede de comunicações; aj) Efectuar a gestão dos recursos de informação e documentação da DGARQ, nomeadamente a gestão da biblioteca e divulgação/comunicação interna; al) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, registo, expedição e arquivo do expediente; am) Assegurar o desenvolvimento e a gestão do sistema de arquivo da organização, constituindo uma referência para as políticas arquivísticas organizacionais que promove e em integração com o fluxo documental existente, em suporte tradicional ou electrónico; an) Gerir a imagem institucional da DGARQ e promover a difusão da informação, visual ou descritiva, relativa ao património cultural que lhe está afecto; ao) Participar na preparação e execução de acordos culturais no domínio das competências da DGARQ, em articulação com o GPEARI; ap) Pronunciar-se sobre os pedidos de utilização da imagem e dos espaços da DGARQ e dos serviços dependentes; aq) Apoiar a direcção no relacionamento com os serviços dependentes.

Artigo 5.º

Direcção de Serviços do Património Arquivístico

a)Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse;

b)Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respectivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGARQ;

c)Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos, de acordo com as orientações da DGARQ;

d)Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre protecção de dados no acesso à documentação de que é depositário;

e)Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário;

f)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGARQ;

g)Assegurar o funcionamento do núcleo local de conservação e restauro de acordo com as orientações da DGARQ.

Artigo 6.º

Centro Português de Fotografia

1 -Ao Centro Português de Fotografia, abreviadamente designado por CPF, compete:

a)Promover a salvaguarda e valorização do património fotográfico, garantindo a aplicação de directivas técnicas, apoiando as entidades detentoras, públicas e privadas, e incentivando o crescente acesso aos espólios;

b)Assegurar os procedimentos e formalidades necessários à protecção legal do património fotográfico;

c)Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento de arquivos fotográficos;

d)Proceder ao tratamento arquivístico de todas as espécies, colecções e espólios fotográficos classificados ou em vias de classificação como integrando o património nacional à sua guarda e elaborar os respectivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGARQ;

e)Colaborar com os serviços centrais da DGARQ na promoção da qualidade dos arquivos fotográficos, incentivando e apoiando as instituições a que pertencem ou de que dependem na implantação de sistemas de gestão, garantindo a aplicação de directivas técnicas e incentivando o crescente acesso aos espólios;

f)Promover o acesso aos arquivos fotográficos de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos, de acordo com as orientações da DGARQ;

g)Assegurar a gestão da Colecção Nacional de Fotografia;

h)Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre protecção de dados, bem como dos direitos de autor e conexos, no acesso à documentação de que é depositário;

j)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGARQ.

2 -O CPF funciona no Porto.

Artigo 7.º

Arquivos Distritais de Leiria e Porto

a)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que são depositários e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGARQ;

b)Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respectivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGARQ;

c)Promover o acesso aos fundos documentais de que são depositários, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos, de acordo com as orientações da DGARQ;

d)Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que são depositários;

e)Efectuar averbamentos sobre documentação incorporada, quando solicitada pelas entidades competentes;

f)Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre protecção de dados no acesso à documentação de que são depositários;

g)Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que são depositários, bem como do existente na respectiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades;

h)Prestar serviços de consultoria e apoio técnico e apoiar os serviços centrais da DGARQ na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projectos, na respectiva área geográfica de intervenção;

i)Apoiar e colaborar com os demais arquivos distritais na preservação, conservação e restauro do património arquivístico, bem como nos domínios das tecnologias da informação, comunicação e transferência de suportes, de acordo com as orientações do director-geral da DGARQ.

Artigo 8.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 1.º dia do mês seguinte ao da sua publicação.

Em 29 de Março de 2007.

Pelo Ministro de Estado e das Finanças, Emanuel Augusto dos Santos, Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento. - Pela Ministra da Cultura, Mário Vieira de Carvalho, Secretário de Estado da Cultura.