Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 -O processo de avaliação dos documentos dos arquivos dos GC tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa.
a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b)O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -º
Avaliação
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção (anexo I da presente portaria).
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 -Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta dos GC.
6 -º
Remessas para arquivo definitivo
7 -º
Formalidades das remessas
8 -º
Eliminação
9 -º
Formalidades da eliminação
10 -º
Substituição do suporte
11 -º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos do GC atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12 -º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução no disposto na presente portaria.
13 -º
Entrada em vigor
Esta portaria entra em vigor após a sua publicação.
Em 1 de Junho de 1999.
O Ministro da Administração Interna, Jorge Paulo Sacadura Almeida Coelho. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.
ANEXO I
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
(ver modelos no documento original)
ANEXO III
(ver modelo no documento original)