ARTIGO 1.º
(Documentação de conservação permanente)
1 -Devem ser conservados permanentemente os originais dos documentos com interesse histórico ou administrativo fora do vulgar, designadamente os seguintes:
a)Estudos de planeamento, programas aprovados e relatórios da execução respectiva;
b)Estatísticas fundamentais para o planeamento e gestão dos serviços do Ministério, quando não publicadas;
c)Documentos básicos relativos aos problemas e às condiçeõs que determinaram a criação ou alteração de serviços, tais como estudos prévios, relatórios e pareceres, legislação específica e despachos fundamentais;
d)Documentos relativos às grandes linhas da política administrativa dos serviços, tais como:
Relatórios e livros de actas;
Versões sucessivas dos diplomas fundamentais e suas interpretações;
e)Documentos respeitantes às funções específicas dos serviços nos seus aspectos basilares, tais como:
Regulamentos internos;
Manuais de operações;
Relatórios sobre tarefas fundamentais realizadas;
Processos de grandes e pequenas realizações, estes últimos por amostragem, quando sejam em número elevado, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
Processos de gestão de fogos habitacionais;
Processos individuais de moradores-adquirentes de casas económicas;
f)Documentos relativos às funçes não específicas e instrumentais dos serviços, tais como:
Relatórios e contas de gerência, quando não publicados;
Processos de sindicância e de inquérito dos serviços;
Manuais de operações;
Processos genéricos, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
Processos individuais de servidores, quanto aos documentos relativos a nascimento, habilitações literárias, méritos e deméritos, admissão, exercício de funções alheias ao Ministério, promoção, transferência, comissão de serviço e extinção do exercício da função pública, e bem assim os processos disciplinares;
Fichas de cadastro de pessoal;
Contas anuais e as respectivas peças justificativas fundamentais, quando não publicadas;
Títulos de aquisição e alienação de terrenos e edifícios;
Documentos definidores da organização arquivística dos serviços ao longo de toda a sua existência;
Instrumentos de pesquisa dos arquivos próprios, designadamente inventários, catálogos e índices ou, na sua falta, sucessivamente, fichas de registo de documentação por assuntos, ou livros ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
g)Todos os documentos avulsos ou integrados em unidades arquivísticas organizadas cronologicamente com base na forma dos documentos ou no tipo de acção a executar (tais como copiadores e livros de registo), respeitantes a:
Anos de criação e extinção dos serviços;
Anos de crise sócio-económica;
Anos terminados em zero;
h)Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, quando:
Iniciadas no ano de criação dos serviços e em anos terminados em zero;
Abranjam anos de crise sócio-económica;
Concluídas em anos de extinção dos serviços;
2 -Quando os documentos de conservação permanente deixarem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços que os detêm, ou neles sejam microfilmados, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao Arquivo Histórico do Ministério.
3 -O Arquivo Histórico do Ministério eliminará todos os documentos de mero expediente contidos em processos de conservação permanente.