RegulamentoSem vigência

Regulamento n.º 1237/2025

Artigo 1.º

Âmbito

1 -O presente regulamento para a Gestão de Fundos Fixos de Caixa, usualmente designados por «fundos de maneio», visa definir:

a)Os princípios gerais de atuação;

b)As suas regras de funcionamento e,

c)As responsabilidades dos intervenientes no respetivo sistema de gestão.

2 -Para efeitos do presente regulamento, a gestão dos FFC compreende as operações de constituição, reconstituição e sua reposição, bem como todos os procedimentos e instrumentos a ter em consideração neste âmbito.

3 -É da responsabilidade da Unidade Financeira dos Serviços Patrimoniais e Financeiros assegurar o acompanhamento e o correto funcionamento dos FFC.

4 -Os processos de gestão para a aplicação deste regulamento integram-se no sistema de gestão da qualidade, nomeadamente no que se refere ao procedimento e modelos de documentos a utilizar.

5 -Todos os serviços e unidades orgânicas do ISCTE estão obrigados ao cumprimento do presente regulamento.

Artigo 2.º

Enquadramento Legal

1 -As regras gerais dos FFC estão definidas no Artigo 32.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho, na sua redação atual, que regula o Regime da Administração Financeira do Estado, nos termos a definir anualmente no decreto-lei de execução orçamental.

2 -Deve igualmente ser observado o cumprimento do disposto no Artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, na sua redação atual, que regulamenta a Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso.

3 -As despesas realizadas através dos FFC devem observar o cumprimento das regras e normas legais em vigor, em estrita observância do princípio da legalidade, bem como os critérios de economia e eficiência e demais regras aplicáveis à execução da despesa pública. CAPÍTULO II FUNDOS FIXOS DE CAIXA

Artigo 3.º

Constituição e Utilização dos FFC

1 -A utilização dos FFC tem caráter excecional, sendo o seu objetivo colocar um determinado montante monetário, ao dispor de determinado(s) responsável(eis), e fixar limite para o montante de despesas a realizar e a pagar através de FFC, visando fazer face a:

a)Despesas de caráter excecional, urgente, imprevisíveis e inadiáveis das respetivas unidades orgânicas, departamentos, unidades e serviços, projetos e centros de investigação, de reduzido montante;

b)Despesas previamente autorizadas que, comprovadamente, não possam ser pagas através de um processo de despesa normal, nomeadamente quando as condições de fornecimento exigirem pagamento imediato no ato da entrega.

2 -Os FFC são constituídos para um determinado período económico, caducando com a sua liquidação, nos termos dos prazos e regras legalmente aplicáveis quanto à constituição e liquidação dos fundos.

Artigo 4.º

Definições

1 -«Fundo Fixo de Caixa», valor em caixa (ou equivalente de caixa) destinado à realização e pagamento de despesas de reduzido montante, de caráter excecional, urgente, imprevisível e inadiável, sendo a sua movimentação da exclusiva competência do(s) responsável(eis) designado(s) para o efeito.

2 -«Despesas de reduzido montante», consideram-se, em regra, as despesas de valor igual ou inferior a 75,00€ (setenta e cinco euros), com IVA incluído.

3 -«Responsável(eis) pelo Fundo Fixo de Caixa», pessoa(s) nomeada(s) por deliberação do Conselho de Gestão, encarregada(s) de assegurar o cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização das despesas previstas no FFC, bem como pelo respetivo pagamento e pela gestão de eventuais incidentes que ocorrem com a sua movimentação. O responsável pelo FFC é direta e pessoalmente responsável pelo montante pecuniário que lhe é confiado.

4 -«Valor inicial», constitui a importância autorizada e a entregar inicialmente a título de constituição do FFC e que serve como valor de referência em cada uma das reconstituições.

5 -«Período de constituição de Fundo Fixo de Caixa», refere-se ao período máximo de constituição de FFC, que é anual (com referência ao ano económico), sendo renovado anualmente mediante autorização concedida pelos Órgãos Competentes.

Artigo 5.º

Responsabilidade

1 -Compete à Unidade Financeira dos Serviços Patrimoniais e Financeiros a prática dos seguintes atos:

a)Assegurar a constituição, reconstituição e reposição dos FFC de acordo com a autorização dos Órgãos Competentes, procedendo à emissão de meio de pagamento de valor igual ao valor autorizado;

b)Assegurar a verificação e conferência dos documentos, efetuando o respetivo reconhecimento e tratamento contabilístico;

c)Assegurar que o montante global dos FFC cumpre os pressupostos e limites legais da despesa;

d)Manter um arquivo organizado das despesas realizadas, onde se poderá proceder à conferência física, qualitativa e quantitativa.

Artigo 6.º

Natureza das despesas realizadas e pagas através de Fundo Fixo de Caixa

1 -As despesas realizadas e pagas através dos FFC constituídos, para além de serem subsumíveis nos critérios dos FFC, devem enquadrar-se, quanto à sua natureza, nas rubricas de classificação económica de despesa e especificações que forem fixadas para cada ano económico, mediante autorização dos Órgãos Competentes.

2 -Excecionalmente, e desde que se enquadrem nos requisitos dos FFC, poderão ser autorizadas, no decurso do ano económico, outras rubricas de classificação económica de despesa, mediante autorização dos Órgãos Competentes.

3 -É vedada a realização e pagamento de determinadas despesas através dos FFC, nomeadamente:

a)Aquisições que revistam a natureza de despesas de investimento (bens móveis ou imóveis duradouros utilizados pelos menos durante 1 ano na atividade da instituição), ajudas de custo e outras despesas que configurem retribuições ao pessoal;

b)Aquisições de serviços a pessoas singulares, excetuando serviços de táxis e de estafetas;

c)Aquisições de bens e serviços que obriguem à retenção de impostos sobre o rendimento.

Artigo 7.º

Constituição do Fundo Fixo de Caixa

1 -Os processos de constituição dos FFC são previamente informados pela UF, do qual constam os seguintes elementos:

a)Pedido formalizado através do sistema de gestão documental contendo:

b)Informação sobre a nomeação dos responsáveis para gestão dos FFC;

c)Despacho da delegação de competências da autorização para a constituição e pagamento de despesa através dos FFC.

2 -Na constituição dos FFC, o valor inicial é fixado em 600€ (seiscentos euros), tanto para o Campus de Lisboa, quanto para o Campus de Sintra.

3 -No Campus de Sintra foram nomeados responsáveis de FFC, sendo de sua competência a execução e o pagamento das despesas.

4 -O valor máximo anual para realização de despesas por cada FFC é de 4.000€ (quatro mil euros).

5 -Após aprovação do pedido de constituição dos FFC pelos Órgãos Competentes, a UF deverá realizar o cabimento dos FFC no ERP pelo valor total da sua constituição, com o devido registo da distribuição por rubrica de classificação económica da despesa.

6 -Posteriormente, a Tesouraria da UF procederá à emissão do cheque, que será assinado por quem tem competência para o efeito.

7 -Após assinatura do cheque, o responsável do FFC procederá ao levantamento do mesmo para constituição do FFC.

8 -Será da responsabilidade da UF manter atualizado o dossier documental de suporte com os seguintes elementos:

a)Pedido inicial de constituição e pedidos de reconstituição subsequentes;

b)Despachos e deliberações;

c)Registo de devolução de documentos, se houver;

d)Outros elementos considerados relevantes.

Artigo 8.º

Formas de constituição dos Fundos Fixo de Caixa

1 -Os FFC são constituídos em dinheiro, reconhecido na contabilidade em subconta SNC-AP específica criada para o seu controlo.

2 -Os FFC em numerário permanecem sob a custódia do responsável constituído, sendo que a soma dos montantes dos documentos em sua posse e do dinheiro disponível deve, em qualquer momento, perfazer o valor atribuído a cada FFC.

Artigo 9.º

Admissibilidade da realização e pagamento de despesas através de Fundo Fixo de Caixa

1 -No cumprimento do disposto na Lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso, nenhuma despesa poderá ser realizada sem a sua prévia autorização. Nesse sentido, o trabalhador deverá solicitar autorização prévia para a realização de despesa através do FFC, por meio do sistema de gestão documental, dirigido à direção dos Serviços Patrimoniais e Financeiros ou à Administração, cumprindo os seguintes requisitos:

a)A despesa deve ser de reduzido montante, tal como definido no n.º 2 do artigo 4.º do presente regulamento;

b)A solicitação deve ser devidamente fundamentada, indicando o motivo pelo qual a despesa irá ser realizada e paga recorrendo a este meio de pagamento, conforme disposto no n.º 1 do artigo 3.º;

c)O pedido deverá ser realizado, preferencialmente, no dia útil anterior para garantir a disponibilidade do montante solicitado.

2 -Após a obtenção da autorização, o trabalhador deverá dirigir-se à Tesouraria, localizada na UF, para levantamento do montante solicitado.

3 -Ao realizar a despesa, é responsabilidade do trabalhador garantir que a mesma:

a)Se enquadra na natureza de despesa autorizada;

b)Se materialize num documento original válido que seja comprovativo da despesa (fatura, fatura simplificada, fatura-recibo e/ou recibo), incluindo todos os requisitos exigidos previstos nos artigos 29.º e 36.º do Código do IVA e no artigo 171.º do Código das Sociedades Comerciais, a saber:

4 -Após a realização da despesa, o trabalhador deverá dirigir-se à Tesouraria no Campus de Lisboa ou à UATA de Sintra (caso esteja afeto a este Campus) para prestação de contas e entrega dos documentos de suporte, realizando neste momento eventuais acertos de valor decorrentes da operação. Para o efeito:

a)Os documentos originais devem ser instruídos com a respetiva Nota de Pagamento, que se encontra disponível para impressão no my iscte, na área dos templates e formulários da UF, acessível através do link https://intranet.iscte-iul.pt/trabalhar-no-iscte-iul/requerimentos-e-formularios/unidade-financeira;

b)A nota de pagamento deverá ser validada pelo responsável do FFC, observando:

5 -Após assinatura da nota de pagamento, o responsável pelo FFC deve arquivar a documentação e manter um registo permanente dos movimentos e saldo do mesmo. Este registo deve ser preferencialmente realizado em base tecnológica, de forma a garantir o controlo para que o montante global não seja excedido.

Artigo 10.º

Reconstituição dos Fundos Fixos de Caixa

1 -O Mapa de controlo de cada FFC (disponível no my iscte) é elaborado pelo respetivo responsável, e os documentos de despesa que o suportam (em estrito cumprimento do disposto no artigo 9.º), devem ser validados por outro trabalhador da UF, distinto do responsável pelo FFC.

2 -Os documentos que suportam a realização e pagamento das despesas em conta de FFC devem ser entregues pelo responsável do FFC na UF, até ao primeiro dia útil do mês seguinte a que os movimentos dizem respeito. O não cumprimento do prazo estabelecido poderá invalidar a utilização do FFC para aquela(s) despesa(s) e obrigar à devolução do valor disponibilizado para o efeito.

3 -À UF compete:

a)A verificação dos documentos apresentados;

b)A classificação da despesa quanto à sua natureza;

c)O reconhecimento contabilístico (cabimento, compromisso, processamento e autorização de pagamento) e realização de diligências junto do responsável do FFC constituído para esclarecimento de incidentes identificados.

4 -Os FFC são reconstituídos mensalmente, ou sempre que o montante disponível se afigure insuficiente para suportar despesas futuras, segundo aferição do respetivo responsável. O pedido de reconstituição deve ser formalizado pela UF através do sistema de gestão documental, sendo instruído com o Mapa de controlo do FFC, evidenciando as despesas realizadas e saldo remanescente.

5 -A reconstituição de cada FFC obedece aos seguintes princípios:

a)Todos os pedidos de reconstituição dos FFC são deferidos pelos Órgãos Competentes desde que os valores máximos do mesmo não sejam ultrapassados e a informação prévia da UF não revele indicadores de distorção na sua movimentação;

b)Cada reconstituição dos fundos FFC não deverá, em regra, incluir documentos com datas anteriores à última reconstituição efetuada.

6 -Após autorização, a UF emitirá o cheque em conformidade com o solicitado.

Artigo 11.º

Reposição dos Fundos Fixos de Caixa

1 -A reposição dos FFC consiste no depósito bancário do saldo remanescente entre o valor atribuído na constituição dos FFC e as despesas realizadas, não podendo exceder o primeiro montante, e ocorre numa das seguintes situações:

a)Sempre que deixe de se verificar o objetivo para o qual foi constituído (isto é, por exemplo, no encerramento do ano económico);

b)Sempre que algum dos seus responsáveis não cumpra os normativos vigentes ou deixe de pertencer aos quadros do órgão titular do FFC;

c)Quando os Órgãos Competentes expressamente o determinem.

2 -Os FFC devem obedecer aos prazos fixados para a sua reposição, nomeadamente a última semana do ano, atendendo aos feriados bancários definidos anualmente. Em caso de incumprimento, os seus responsáveis serão constituídos devedores do Iscte, sendo desencadeadas diligências para a cobrança voluntária ou coerciva de valores não repostos.

3 -Na fase de reposição, caso existam documentos de despesa com datas que decorram entre a última reconstituição dos FFC e a reposição, estes seguem os mesmos procedimentos para a reconstituição periódica dos FFC.

4 -Caso não existam documentos de despesas na fase de reposição, no FFC atribuído ao Campus de Sintra, o numerário ou equivalente que constitui o FFC inicial ou a sua diferença devem ser entregues na Tesouraria.

5 -A UF é responsável por efetuar o depósito do valor remanescente dos FFC, resultante da diferença entre o valor atribuído na constituição/reconstituição dos FFC e o valor das despesas do último mês do ano civil, procedendo ao registo do depósito do valor remanescente no ERP. CAPÍTULO III DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 12.º

Fiscalização

Os FFC podem ser objeto de verificação periódica, sem aviso prévio, pela UF.

Artigo 13.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e casos omissos ao presente regulamento serão resolvidos pelos Órgãos Competentes.

Artigo 14.º

Norma revogatória

É revogado o Regulamento para a Gestão de Fundos de Maneio, aprovado pelo Despacho n.º 9885/2011, de 14 de julho, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º, de 5 de agosto de 2011 e são também revogadas as normas internas para a Gestão de Fundo Fixo de Caixa que constam da Deliberação n.º 1 do Conselho de Gestão de 17 de março de 2020.

Artigo 15.º

Disposições finais

1 -Os Órgãos Competentes reservam-se o direito de alterar este regulamento a qualquer momento.

2 -O presente regulamento produz efeitos a partir de 1 de janeiro de 2025. 319773668