2 -A tudo o que não esteja especialmente previsto no presente Regulamento, aplica-se, subsidiariamente, o código do procedimento administrativo.
ANEXOS
ANEXO N.º 1
Conceitos
Acervo documental - A totalidade dos documentos sob custódia de um serviço de arquivo ou outra entidade.
Acondicionamento - Colocação dos documentos em unidades de instalação (p. ex. caixas, maços, livros, pastas, etc.) adequadas à sua conservação e preservação.
Avaliação - A atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios.
Auto de entrega - Ato, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega material.
Auto de Eliminação - Documento com a relação dos documentos de arquivo e/ou das unidades a eliminar.
Classificação - Componente intelectual da organização, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um quadro ou de um plano de classificação.
Comunicabilidade - Possibilidade de consulta de documentos de arquivo, de acordo com as disposições legais e/ou regulamentares. Mediante a análise e classificação do documento podem ser definidos níveis de acesso para diferentes tipos de utilizadores.
Conservação - Função primordial do serviço de arquivo que tem por objetivo assegurar a manutenção das caraterísticas essenciais dos documentos de modo a garantir a sua eficácia através do tempo. Exerce-se mediante recurso à avaliação, recolha, custódia, preservação, acondicionamento, conservação física, restauro e tratamento arquivístico.
Descrição documental - Operação que consiste na representação exata de uma unidade arquivística, e/ou de instalação, e das partes que a compõem, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que o produziu.
Difusão - Função do serviço de arquivo que visa promover o conhecimento do seu acervo documental.
Doação - Aquisição, a título gratuito, de documentos de arquivo e/ou arquivos privados, por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o organismo beneficiário a faculdade de a recusar. A doação implica mudança de propriedade.
Eliminação - O destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
Fundo - Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exercício da sua atividade. É a mais ampla unidade arquivística.
Gestão de documentos - Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos.
Guia de remessa - Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.
Incorporação - Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos pelo Arquivo que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.
Inventário - Instrumento de descrição documental que descreve um fundo até ao nível da série, referindo e enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.
Código aberto (do inglês Open Source) - Software disponibilizado, juntamente com o código fonte, de forma a permitir que seja modificado e melhorado por qualquer pessoa.
Prazo de conservação - Período de tempo fixado pela entidade produtora, de acordo com imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, durante o qual a documentação permanece sob responsabilidade do serviço produtor, no serviço de arquivo.
Preservação - Processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos autênticos através do tempo.
Processo de negócio - A sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função.
Seleção (de documentos) - Operação decorrente da avaliação e que consiste em separar os documentos de arquivo de conservação permanente daqueles que poderão ser objeto de eliminação.
Transferência - Mudança de documentos, ou acervos documentais de um depósito de arquivo para outro, com ou sem alteração de custódia.
Valor arquivístico - Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou da relevância do seu valor informativo.
Valor informativo - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para a administração produtora, assim como para os utilizadores. São especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento dessa administração e/ou forneçam dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.
ANEXO N.º 2
Auto de Entrega n.º
Aos … dias do mês de … de … (1), no … (2) perante … (3) e … (4), dando cumprimento … (5), procedeu-se à … (6) da documentação proveniente de … (7) conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de … (8) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objeto de tratamento técnico arquivístico tendo em vista a sua conservação e comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, assinado pelos representantes das duas entidades.
(Assinaturas)
(1) Data.
(2) Designação da entidade destinatária.
(3) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.
(4) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.
(5) Diploma legal ou despacho que autoriza o ato.
(6) Natureza do ato: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
(7) Designação da entidade remetente.
(8) Designação da entidade destinatária.
ANEXO N.º 3
Guia de Remessa
N.º ___/20___
Proveniência
(nome) ___
Data da remessa - ___/___/___
Designação
N.º de UI
Datas extremas
N.º Proc.
Classificação
Avaliação
Acessibilidade
Obs.
Responsável pela proveniência (Assinatura)
Responsável pela receção (Assinatura)
ANEXO N.º 4
Protocolo de Doação
… (designação)
Aos … (Data: dia, mês, ano), compareceram no Arquivo Municipal Eduardo Campos sita na Rua Fausto Sacramento Marques, Zona Industrial Norte, em Abrantes/Alferrarede, como:
Primeiro outorgante o Arquivo Municipal representada pelo Chefe de Divisão de Sistemas de Informação …
Segundo outorgante … (Pessoa singular ou coletiva, pública ou privada).
Os outorgantes acordam, entre si, nos termos do presente documento, o seguinte: