RegulamentoSem vigência

Regulamento n.º 173/2026

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento estabelece as condições gerais de cedência de utilização de espaços da Universidade de Aveiro.

Artigo 2.º

Finalidades

1 -A cedência de espaços da Universidade destina-se à realização de atividades de caráter académico, científico, cultural, desportivo e outros.

2 -Os espaços da Universidade podem ser utilizados para a realização de atividades promovidas pela comunidade académica ou por entidades externas, que se coadunem com a missão da Universidade e os interesses institucionais ou outros de cariz cultural, social ou humanitário, bem como outras atividades de divulgação institucional, e que cumpram as condições definidas no presente Regulamento.

3 -As atividades a realizar no âmbito do presente Regulamento têm de se coadunar com a missão da Universidade e serem dotadas de relevância para o interesse público e ou atribuições desta instituição.

Artigo 3.º

Tipologia de atividades

1 -Entende-se por atividade para efeitos do presente Regulamento os eventos, ações de formação, conferências, congressos, convenções, seminários, cerimónias protocolares, cerimónias culturais, concertos e exposições.

2 -No âmbito do presente Regulamento enquadram-se as atividades nas tipologias seguintes:

a)Interna: a atividade é promovida pela Reitoria, unidade orgânica de ensino e investigação ou unidade de investigação, serviços ou outras estruturas da Universidade e não contempla colaboração externa ou qualquer financiamento, como sejam taxas de inscrição;

b)Externa: a atividade é organizada por entidade externa à Universidade.

Artigo 4.º

Atividades excluídas

1 -Não são admitidas atividades de cariz político ou religioso, exceto as expressamente impostas por Lei e aquelas que promovam a discussão no âmbito da ciência política.

2 -Veda-se a realização de atividades que violem os princípios e valores pelos quais a Universidade se rege ou incentivem o ódio, a discriminação, a insegurança e ou outro tipo de violência.

3 -A Universidade de Aveiro reserva-se o direito de não autorizar atividades quando estão em causa ações julgadas não adequadas aos espaços disponíveis e que possam danificar ou colocar em risco a conservação das instalações e dos materiais ou o seu normal funcionamento.

Artigo 5.º

Formalização

1 -O pedido de reserva de espaço deve ser efetuado através de formulário disponível na plataforma acessível na página web dos Serviços de Comunicação Imagem e Relações Públicas (adiante designados por SCIRP), com a maior antecedência possível em relação à utilização do espaço e que não deve ser inferior a 15 dias úteis.

2 -No formulário deve constar a seguinte informação obrigatória:

a)Identificação e contacto do responsável pela atividade;

b)Descrição da atividade;

c)Identificação do espaço a utilizar;

d)Data pretendida para a realização da atividade, com especificação das horas de início e de fim;

e)Número estimado de participantes, de forma a ser possível adequar o tipo de sala;

f)Equipamento necessário, nomeadamente de som e imagem;

g)Identificação da entidade a quem deve ser faturado o serviço, com indicação do número de identificação fiscal e morada.

3 -O Requerente responsável pela realização de atividade integrada na tipologia externa deve proceder, ainda, à assinatura de um contrato, no qual se identificam os outorgantes e se definem as respetivas obrigações, designadamente a assunção da responsabilidade por eventuais danos causados no espaço, material ou mobiliário.

4 -A cedência dos espaços encontra-se sujeita à autorização do dirigente responsável pelos SCIRP, mediante parecer dos respetivos responsáveis pelas infraestruturas, reservando-se o direito de não autorizar a cedência de espaços, de acordo com o disposto no presente Regulamento.

Artigo 6.º

Priorização de cedência

1 -Na autorização de cedência do espaço deve privilegiar-se os eventos promovidos pela Universidade e as atividades enquadradas nas finalidades e tipologias do presente Regulamento, sendo conferida prioridade às tipologias de atividades identificadas no n.º 2 do artigo 3.º, por ordem de enunciação.

2 -Em caso de pedidos para o mesmo espaço, período e data, dentro da mesma tipologia é conferida prioridade ao pedido apresentado em primeiro lugar, desde que devidamente justificado e de acordo com as regras de utilização dos espaços.

3 -A Universidade reserva-se o direito de priorizar qualquer pedido, interno ou externo, por manifesto interesse para a instituição e pela relevância que trará para a mesma.

Artigo 7.º

Custos

1 -A cedência de espaços está sujeita ao pagamento do valor constante na tabela de preços a praticar no âmbito das atividades dos Serviços da Universidade, aprovada pelo Conselho de Gestão, e que consta do Anexo I do presente Regulamento, sem prejuízo do disposto no Regulamento das Instalações Desportivas da Universidade de Aveiro.

2 -O valor identificado na tabela de preços inclui o equipamento mencionado na ficha técnica do respetivo espaço.

3 -Podem ser adicionados ao valor da reserva os custos de serviços complementares, entendendo-se como serviços complementares designadamente os referentes à limpeza extra e a segurança e ou apoio técnico fora do horário definido, os quais são comunicados ao Requerente aquando da confirmação da cedência de espaços.

4 -A Universidade, nos casos em que seja previsível a ocorrência de danos nos espaços ou nos equipamentos, pode exigir caução.

5 -Os pagamentos devem ser efetuados até 30 dias após a emissão da fatura por parte dos Serviços de Gestão de Recursos Financeiros.

Artigo 8.º

Pedido de redução do valor da reserva

1 -Em casos específicos, e nos quais o interesse institucional da Universidade o justifique, o pagamento do valor da reserva pode ser reduzido a uma taxa mínima, de acordo com o estabelecido no presente Regulamento ou, em casos excecionais, não previstos no presente Regulamento, de acordo com deliberação do Conselho de Gestão.

2 -Para efeitos da parte inicial do número anterior, são abrangidas as atividades seguintes:

a)As atividades científicas, designadamente seminários, palestras, workshops e reuniões, promovidas por unidades orgânicas de ensino e investigação, unidades de investigação ou outros serviços ou estruturas da Universidade, que não impliquem angariação de verba com a inscrição dos participantes e ou quando haja pagamento de overheads à Universidade ou não sejam suportadas financeiramente por entidade externa ou fonte de financiamento;

b)As atividades externas organizadas por entidades do grupo UA ou por outras entidades parceiras da Universidade, que pela sua natureza contribuam para a promoção da marca, imagem e notoriedade da Universidade, nas condições devidamente acordadas;

c)As atividades organizadas por grupos e núcleos associativos de estudantes, devidamente identificados, que não impliquem a angariação de receitas, venda de bilhetes e ou inscrição de participantes, para a dinamização de temáticas que se enquadrem no âmbito da missão da Universidade ou, quando impliquem essa angariação, a receita se restrinja a suportar os custos correspondentes, sem qualquer intuito lucrativo.

3 -A decisão, com a respetiva fundamentação, quanto à redução a uma taxa mínima prevista no n.º 1, incumbe ao responsável máximo dos SCIRP, no caso das alíneas a) e c) do número anterior, e ao Conselho de Gestão, no caso da alínea b) do mesmo normativo.

4 -O pedido de redução é formulado no campo próprio para o efeito inscrito no formulário a que se refere o artigo 5.º, devendo o Requerente submeter comprovativo e ou declaração que ateste que o evento não reveste fins lucrativos.

5 -A reserva continuada de espaços por uma entidade externa pode ser objeto de contrato específico que determine as condições e custos da respetiva cedência.

6 -Nos casos previstos nos números anteriores, o utilizador fica, salvo indicação expressa em contrário, vinculado à inscrição do logótipo da Universidade no material promocional e ou de divulgação da atividade.

Artigo 9.º

Cancelamento

1 -O pedido de cancelamento de uma reserva, que já tenha sido previamente confirmada, pode ser efetuado sem qualquer encargo, desde que comunicado por escrito aos SCIRP com a antecedência mínima de 15 dias úteis relativamente à data de realização do evento, exceto se for fixado período inferior no contrato que define os respetivos termos da formalização da cedência de espaço.

2 -Nos casos em que o pedido de cancelamento seja solicitado em prazo inferior ao indicado no número anterior ou, consoante aplicável, ao estabelecido no contrato é obrigatório o pagamento da taxa mínima em vigor para as instalações previamente reservadas.

Artigo 10.º

Horário

1 -O horário normal de funcionamento das instalações é das 9h00 às 17h30 m, em dias úteis.

2 -A cedência de espaço pode efetuar-se fora do período identificado no número anterior, estando, nesse caso, sujeita a um pagamento adicional dos custos associados aos serviços complementares identificados no n.º 3 do artigo 7.º

Artigo 11.º

Deveres da Universidade

1 -Compete à Universidade disponibilizar os espaços em bom estado de conservação e com os meios previamente acordados aquando da reserva.

2 -A Universidade reserva-se o direito de solicitar a quem requer a cedência de espaço, e tendo em conta as especificidades da atividade a desenvolver, outros requisitos a cumprir, devidamente consagrados através de contrato.

3 -As tarefas relacionadas com as infraestruturas, nomeadamente a instalação elétrica, o abastecimento de água e o acesso à internet, são executadas exclusivamente pela Universidade ou por uma empresa devidamente autorizada, sendo os custos associados imputados ao utilizador.

Artigo 12.º

Deveres do Utilizador

1 -O utilizador compromete-se a utilizar os espaços cedidos para a atividade e finalidade indicadas, e de acordo com o layout adotado, comprometendo-se a assumir a responsabilidade por eventuais danos causados no espaço, material ou mobiliário, sendo-lhe imputáveis eventuais danos ou prejuízos que ocorram durante o período dessa utilização.

2 -A utilização dos espaços e equipamentos cedidos obriga os utilizadores a deixá-los no mesmo estado em que lhes foram entregues, com respeito pelas regras de civismo, higiene e responsabilidade pela utilização, e observância das regras de boa conduta cívica.

3 -Após receber autorização para utilizar os espaços da Universidade o utilizador deve cumprir as regras seguintes:

a)Seguir todas as orientações da Universidade, cumprindo a legislação e os regulamentos aplicáveis;

b)Garantir a segurança e conservação das instalações, evitando o uso de substâncias perigosas, inflamáveis ou que possam danificar as infraestruturas;

c)Respeitar os horários autorizados e comunicar antecipadamente quaisquer necessidades adicionais de utilização;

d)Assegurar que os trabalhos de montagem/desmontagem, se necessários, não representam perigo para a segurança e estabilidade das instalações, nem alteram a estrutura interna ou externa do edifício;

e)Colocar o material promocional, designadamente no exterior dos edifícios, apenas nos locais indicados pelos SCIRP;

f)Garantir que todo o pessoal envolvido na organização do evento está devidamente credenciado e com autorização prévia;

g)Manter as saídas de emergência desimpedidas e totalmente livres em todos os momentos;

h)Requerer, junto das entidades competentes e quando aplicável, as licenças necessárias à realização do tipo de evento;

j)Assumir total responsabilidade por danos causados a terceiros, resultantes de conduta negligente do utilizador, seu pessoal ou participantes, comprometendo-se a indemnizar integralmente os danos causados, nos termos legais aplicáveis;

k)Respeitar os direitos de terceiros, incluindo direitos de autor e propriedade industrial, obtendo previamente todas as licenças e autorizações necessárias para a realização da atividade pretendida;

l)Comunicar à Universidade quaisquer problemas ou anomalias nos espaços e equipamentos;

m)Cumprir as demais regras estabelecidas no presente Regulamento e no Manual do Utilizador Espaços UA.

Artigo 13.º

Equipamento e apoio técnico

1 -O equipamento audiovisual e logístico complementar, bem como a prestação de apoio técnico, por pessoal especializado dos SCIRP, não estão incluídos na cedência de espaço, podendo, no entanto, vir a ser disponibilizados, sempre que tal seja requerido até 15 dias úteis antes da data da atividade e dentro do horário normal de funcionamento.

2 -A disponibilização de equipamento audiovisual e logístico, bem como a prestação de apoio técnico fora do horário normal de funcionamento devem ser requeridos até 15 dias úteis antes da data de atividade, estando sujeitos a disponibilidade e a um pagamento suplementar, de acordo com os valores a praticar indicados na tabela de preços constante do Anexo I ao presente Regulamento.

3 -Determinado equipamento logístico e audiovisual só pode ser manuseado pelo pessoal especializado ao serviço da Universidade, podendo a sua disponibilização e os respetivos termos de cedência, estarem dependentes de decisão do dirigente responsável dos SCIRP.

4 -O utilizador é responsável por quaisquer danos decorrentes da sua má utilização ou utilização efetuada por pessoa diversa do técnico especializado indicado para o efeito, pelos SCIRP, incumbindo-lhe o ressarcimento à Universidade dos mesmos.

Artigo 14.º

Seguros

1 -Para além dos seguros considerados obrigatórios, dependendo do tipo de evento, o utilizador deve manter um seguro de responsabilidade civil que cubra danos patrimoniais e não patrimoniais a pessoas e bens, incluindo as instalações da Universidade de Aveiro.

2 -As apólices devem ser apresentadas até 48 horas antes do início da utilização do espaço.

Artigo 15.º

Captação e Difusão de Imagens

A captação ou gravação integral de imagens requer que o utilizador, enquanto organizador da atividade, obtenha as necessárias autorizações prévias, nos termos legais e regulamentares aplicáveis.

Artigo 16.º

Regulamentação especial

1 -A utilização de espaços da Universidade, destinadas a finalidades específicas, pode ser submetida a regulamentação própria, sempre que as suas especificidades assim o determinem.

2 -A utilização das Instalações Desportivas rege-se por regulamentação própria, de acordo com os parâmetros fixados no presente Regulamento.

Artigo 17.º

Disposições Finais

1 -Os SCIRP devem realizar no prazo máximo de 60 dias o Manual do Utilizador Espaços UA.

2 -Com a entrada em vigor do presente Regulamento é revogado o Regulamento de Cedência de Utilização de Espaços da Universidade de Aveiro, aprovado a 17 de fevereiro de 2020.

3 -Este Regulamento entra em vigor após a sua publicação nos termos legais. 9 de fevereiro de 2026. - O Reitor, Prof. Doutor Paulo Jorge Ferreira. ANEXO I Espaço Capacidade

Artigo 8.º

Pedido de redução do valor da reserva

2 -Para efeitos da parte inicial do número anterior, são abrangidas as atividades seguintes:

5 -A reserva continuada de espaços por uma entidade externa pode ser objeto de contrato específico que determine as condições e custos da respetiva cedência.