RegulamentoEm vigor

Regulamento n.º 329/2009

Artigo 1.º

Objecto do regulamento

O presente regulamento procede à centralização, na ANCP, dos procedimentos de aquisição e contratação, incluindo a adjudicação das propostas em representação das entidades compradoras, relativamente aos bens e serviços compreendidos no âmbito do PVE, definindo ainda a organização dos processos de trabalho e a articulação das relações funcionais entre a Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), as unidades ministeriais de compras (UMC) e os serviços e entidades utilizadores do PVE.

Artigo 2.º

Aplicação aos serviços e entidades utilizadores do PVE

O presente regulamento aplica-se, obrigatoriamente, aos serviços e entidades utilizadores do PVE, conforme definidas no n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 170/2008.

Artigo 3.º

Adesão voluntária ao PVE

1 -As entidades referidas no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 170/2008, podem beneficiar dos serviços prestados pela ANCP no âmbito do PVE, na qualidade de entidades voluntárias aderentes, mediante celebração de contrato de adesão com a ANCP.

2 -Os termos em que se processa a adesão, a duração desta, o regime aplicável à relação entre as partes e as suas causas de cessação vêm definidas no próprio contrato de adesão, do qual se publica no Anexo I ao presente regulamento uma minuta indicativa.

3 -A ANCP publicita no seu sítio da internet em www.ancp.gov.pt a lista actualizada das entidades voluntárias com quem celebrou contratos de adesão de prestação de serviços no âmbito do PVE.

Artigo 4.º

Competências da ANCP

a)Observar, cumprir e zelar pelo cumprimento da legislação que regula o PVE, nomeadamente o Decreto-Lei n.º 170/2008 e respectivos diplomas regulamentares: i. Despacho n.º 7378/2009, de 12 de Março; ii. Despacho n.º 7382/2009, de 12 de Março; iii. Portaria n.º 382/2009, de 12 de Março; iv. Portaria n.º 383/2009, de 12 de Março;

b)Proceder à condução centralizada dos procedimentos de contratação das aquisições, incluindo a adjudicação de propostas em representação dos serviços e entidades utilizadores do PVE, com vista à aquisição dos bens e serviços compreendidos na lista anexa ao Despacho n.º 13478/2009, de 9 de Junho;

c)Assegurar a satisfação das necessidades dos serviços e entidades utilizadores do PVE;

d)Gerir os processos de comunicação e atribuição de veículos apreendidos, abandonados ou perdidos a favor do Estado, de acordo com a legislação aplicável;

e)Gerir os processos de abate, alienação, desmantelamento, restituição ou reafectação de veículos;

f)Assegurar o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integrem o PVE;

g)Elaborar e manter actualizado o inventário do PVE;

h)Autorizar alterações contratuais em veículos adquiridos na modalidade de aluguer operacional, quando devidamente fundamentadas e desde que o valor da nova renda a contratar não ultrapasse a renda máxima definida para a categoria e segmento respectivo do veículo em causa, conforme definido no n.º 1 do artigo 2.º do Despacho n.º 7382/2009;

i)Proceder ao tratamento estatístico dos dados referidos nas alíneas anteriores e apurar os indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios;

j)Propor aos serviços e entidades utilizadores do PVE reajustamentos à respectiva frota, tendo em conta os resultados apurados de acordo com a alínea anterior;

l)Definir políticas, linhas de orientação, propostas de legislação, procedimentos e sistemas de informação de suporte relacionados com o PVE;

m)Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as categorias de bens e serviços associados ao PVE, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respectivos sectores de actividade e reduzindo custos e encargos para o Estado;

n)Definir e implementar uma dinâmica de melhoria contínua dos processos de gestão do PVE;

o)Elaborar os anteprojectos de regulamentação necessários à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE;

p)Actualizar, sempre que necessário, o presente regulamento do PVE;

q)Agregar e tratar a informação de necessidades anuais de veículos dos serviços e entidades utilizadores do PVE;

r)Gerir e supervisionar a comunicação relacionada com o PVE.

Artigo 5.º

Obrigações dos serviços e entidades utilizadores do PVE

a)Observar e cumprir a legislação que regula o PVE, nomeadamente o Decreto-Lei n.º 170/2008 e respectivos diplomas regulamentares: i. Despacho n.º 7378/2009; ii. Despacho n.º 7382/2009; iii. Portaria n.º 382/2009; iv. Portaria n.º 383/2009;

b)Dimensionar as respectivas frotas, segundo critérios de necessidade e volume de serviço, de acordo com a classificação prevista no artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 170/2008;

c)Elaborar regulamento de uso dos veículos sob a sua utilização, nos termos do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 170/2008;

d)Assegurar a correcta e adequada utilização dos veículos por parte dos seus trabalhadores devidamente autorizados para o efeito;

e)Assegurar o cumprimento dos termos de utilização de veículos contratualmente estabelecidos;

f)Assegurar todas as despesas e encargos necessários à aquisição, afectação e manutenção dos veículos das respectivas frotas;

g)Efectuar inquéritos aos sinistros ocorridos com veículos das respectivas frotas e dos mesmos dar conhecimento à ANCP;

h)Promover o abate dos veículos que deixem de ser necessários e proceder à respectiva entrega junto da ANCP;

i)Enviar à ANCP, até 30 de Novembro de cada ano, o Plano Anual de Necessidades de veículos para o ano seguinte, com actualização trimestral, por tipologia de veículos, de acordo com o definido nos acordos quadro celebrados pela ANCP para fornecimento de Veículos Automóveis e Motociclos e prestação de serviços de Seguro Automóvel;

j)Assegurar, sempre que aplicável, a contratação/aquisição dos serviços de manutenção dos veículos que lhe estejam afectos;

l)Efectuar a devolução do veículo contratado ao fornecedor de aluguer operacional quando atingido o limite do prazo contratado;

m)Efectuar a devolução do veículo contratado ao fornecedor de aluguer operacional quando atingidos os quilómetros máximos contratados, sendo contudo permitido um desvio máximo de 10 %;

n)Aceitar os termos e condições de afectação dos veículos, conforme descrito no presente regulamento;

o)Implementar o sistema de informação de gestão do PVE que vier a ser definido e disponibilizado pela ANCP;

p)Implementar o processo de simplificação, normalização e automatização dos processos do PVE nos termos definidos pela ANCP.

Artigo 6.º

Processo de aquisição de veículos para o PVE

1 -Compete à ANCP, enquanto entidade responsável pela centralização dos procedimentos de contratação das aquisições, nos termos da alínea b) do artigo 4.º:

a)Recepcionar e validar, nos termos do Despacho n.º 7382/2009 e de acordo com os valores médios históricos praticados, os pedidos de aquisição efectuados pelos serviços ou entidades utilizadores do PVE;

b)Emitir parecer sobre todos os pedidos num prazo máximo de 15 dias úteis;

c)Efectuar a agregação das necessidades de bens e serviços no âmbito do PVE;

d)Proceder à abertura e condução dos procedimentos de contratação da aquisição dos bens e serviços no âmbito do PVE até 30 dias decorridos desde a recepção do pedido ou sempre que seja atingido um volume de 100 veículos a adquirir;

e)Praticar todos os actos relacionados com os procedimentos administrativos adjudicatórios da sua competência, designadamente: i. Efectuar consultas aos fornecedores seleccionados nos acordos quadro de fornecimento de Veículos Automóveis e Motociclos e de prestação de serviços de Seguro Automóvel; ii. Responder a todos os esclarecimentos solicitados durante as consultas; iii. Nos casos aplicáveis, conduzir as sessões de negociação com os fornecedores seleccionáveis no âmbito das consultas; iv. Elaborar os relatórios preliminar e final de cada consulta efectuada; v. Proceder à adjudicação das propostas em representação dos serviços e entidades utilizadores do PVE; vi. Colocar as encomendas; vii. Despoletar, no caso dos veículos para serviços gerais, a aquisição do dístico, cujo montante deverá ser liquidado pelos serviços ou entidades utilizadores do PVE, previamente ao envio da autorização para entrega do(s) veículo(s) por parte da ANCP; viii. Validar o contrato de aluguer, quando aplicável, e demais documentação que seja enviada pelo fornecedor de aluguer operacional; ix. Praticar todos os demais actos que resultem da legislação que se mostre aplicável;

f)Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, a ANCP pode, nos procedimentos centralizados de contratação da aquisição por si conduzidos, reverter para as entidades compradoras a decisão final de adjudicação;

g)Monitorizar as aquisições e supervisionar a aplicação das condições negociadas com os fornecedores de bens e os prestadores de serviços no âmbito do PVE.

2 -Compete aos serviços e entidades utilizadores do PVE, sem prejuízo de outros deveres que resultem da lei, dos respectivos títulos constitutivos ou, conforme os casos, dos respectivos estatutos:

a)Comunicar as necessidades aquisitivas à ANCP, assumindo a plena responsabilidade pela elaboração da informação, bem como pela respectiva plenitude e qualidade;

b)Por cada pedido efectuado: i. Proceder à classificação dos veículos de acordo com o previsto no artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 170/2008 e ao respectivo enquadramento nas tipologias de veículos previstas no acordo quadro de Veículos Automóveis e Motociclos, respeitando ainda os critérios definidos no Despacho n.º 7382/2009; ii. Garantir e fazer prova do cabimento orçamental da despesa, da autorização da mesma por quem tenha competência para o acto e da autorização de extensão de encargos, quando aplicável, enviando toda a documentação relevante à ANCP, no sentido de possibilitar a validação do pedido de aquisição efectuado; iii. Enviar, devidamente assinada, por quem tenha competência para o acto, a Declaração de Compromisso constante do anexo II ao presente regulamento; iv. Justificar a necessidade aquisitiva em concreto, modalidade de contratação escolhida e eventuais especificidades do pedido, enviando à ANCP todos os dados de suporte necessários; v. Indicar para abate, pelo menos, um número de veículos em fim de vida igual aos que se pretende adquirir, conforme previsto no n.º 2 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 170/2008;

c)Coadjuvar a ANCP, facultando as informações e disponibilizando os documentos que pela mesma lhes forem solicitados;

d)No âmbito dos procedimentos adjudicatórios conduzidos pela ANCP: i. Apoiar a ANCP na elaboração da componente técnica das peças e documentos concursais; ii. Auxiliar a ANCP na preparação de respostas a eventuais esclarecimentos, reclamações, recursos hierárquicos ou quaisquer acções judiciais que sejam apresentadas relativamente aos procedimentos adjudicatórios; iii. Outorgar, dentro dos prazos legais, os contratos de aquisição ou aluguer de bens ou serviços no âmbito do PVE; iv. Acompanhar as ordens de encomenda, conferir as facturas e proceder aos pagamentos que se mostrem devidos; v. Reportar à ANCP incidentes ou incumprimentos de fornecedores.

3 -As unidades ministeriais de compras (UMC) e outras entidades com competências para o efeito, devem proceder à agregação prévia de necessidades e efectuar os pedidos de aquisição à ANCP, nos termos definidos no número anterior.

Artigo 7.º

Representação dos serviços e entidades utilizadores do PVE

1 -Os serviços e entidades utilizadores, quando actuam no âmbito do PVE, devem fazê-lo através dos seus legítimos representantes ou das pessoas a quem estes hajam delegado ou atribuído tais poderes.

2 -Para efeitos de acesso aos sistemas de informação do PVE, cada serviço e entidade utilizador deve comunicar à ANCP qual a pessoa ou pessoas que a representam, através do Sistema de Acreditação e Credenciação (SAC) da ANCP (http://sac.ancp.gov.pt).

3 -Uma vez aceite o representante nomeado, são-lhe entregues os códigos e as chaves que dão acesso ao sistema, sendo ele e o serviço ou entidade utilizador que o nomeou, solidariamente responsáveis por qualquer utilização indevida do sistema.

4 -Sempre que se verifique alguma alteração da pessoa do representante ou do estatuto do representante já nomeado, deve o serviço ou entidade utilizador informar imediatamente a ANCP através do SAC.

Artigo 8.º

Sistema de informação de gestão do PVE (SGPVE)

1 -A gestão centralizada do PVE assenta na implementação e disponibilização, por parte da ANCP, de um sistema de informação único, onde residirá toda a informação sobre a frota de veículos do Estado.

2 -Cada entidade ou serviço utilizador do PVE terá acesso à informação da frota respectiva, de acordo com o processo de autenticação definido no artigo anterior, na qualidade de entidade utilizadora.

3 -As secretarias-gerais de cada um dos ministérios, as UMC ou outras entidades com competências para o efeito, têm acesso à informação da frota de todas as entidades e serviços utilizadores integradas na sua esfera de actuação, devendo para tal seguir o processo de autenticação definido no artigo anterior.

4 -O referido sistema permitirá a consulta e actualização da informação da frota de cada entidade ou serviço utilizador do PVE, bem como a submissão à ANCP de pedidos de aquisição, atribuição ou abate de veículos.

5 -O sistema de gestão do PVE define ao nível da entidade ou serviço utilizador a figura de decisor. Esse perfil é atribuído à própria entidade e ou a outra entidade que a tutele ou se enquadre no disposto no n.º 3 do presente artigo. Nestes casos, os pedidos terão que ter também a aprovação prévia dessa entidade, antes de serem submetidos à ANCP.

Artigo 9.º

Informação e fiscalização

1 -O funcionamento e controlo do modelo de gestão centralizado do PVE são objecto de monitorização sistemática através do estabelecimento de obrigações de informação e de fiscalização.

2 -É da responsabilidade de cada serviço e entidade utilizador do PVE, o fornecimento de informação completa e verdadeira, devendo esta ser prestada no Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) mensalmente, até ao décimo dia útil, por veículo, no que se refere à informação do mês anterior relativa a manutenção, substituição de pneus, reparações, sinistros, combustível, quilómetros percorridos, portagens e via verde, bem como incidentes com fornecedores ou prestadores de serviços, de acordo com a Portaria n.º 382/2009.

3 -A ANCP zela, no exercício das respectivas atribuições e competências, pelo cumprimento integral das disposições legais, regulamentares e contratuais que disciplinam a actuação, no âmbito do PVE, dos serviços e entidades utilizadores, fornecedores de bens e prestadores de serviços.

Artigo 10.º

Monitorização e auditabilidade do PVE

1 -O desempenho do modelo centralizado de gestão do PVE é anualmente avaliado pela ANCP, com vista a aferir da sua correcta implementação e gestão e, se necessário, permitir o seu reajustamento e melhoria.

2 -Com uma periodicidade trimestral, a ANCP elabora relatórios sobre o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como com a identificação de desvios, apreciação do desempenho e contingências constatadas, procedendo, sempre que necessário, a análises comparativas e desagregadas por ministério e serviço ou entidade utilizador do PVE e propondo, sempre que aplicável, os adequados reajustamentos.

3 -A ANCP promove a publicitação no seu sítio da internet em www.ancp.gov.pt os relatórios que elabore, sem prejuízo de outras acções de divulgação que entenda realizar.

Artigo 11.º

Entrada em vigor

1 -A adesão compreende por parte da ANCP a prestação dos seguintes serviços:

a)Recepcionar e validar os pedidos de aquisição efectuados pelas entidades voluntárias aderentes;

b)Proceder à abertura e condução dos procedimentos de contratação da aquisição dos bens e serviços necessários até 30 dias decorridos desde a recepção do pedido;

c)Praticar todos os actos relacionados com os procedimentos administrativos adjudicatórios da sua competência, designadamente: i. Efectuar consultas aos fornecedores seleccionados no âmbito dos acordos quadro de fornecimento de Veículos Automóveis e Motociclos e de prestação de serviços de Seguro Automóvel; ii. Responder a todos os esclarecimentos solicitados durante as consultas; iii. Nos casos aplicáveis, conduzir as sessões de negociação com os fornecedores seleccionáveis no âmbito das consultas; iv. Elaborar os relatórios preliminar e final por cada consulta efectuada; v. Proceder à adjudicação das propostas em representação das entidades voluntárias aderentes; vi. Colocar a nota de encomenda; vii. Validar o contrato de aluguer, quando aplicável, e demais documentação que seja enviada pelo fornecedor de aluguer operacional; viii. Praticar todos os demais actos que resultem da legislação que se mostre aplicável.

d)Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, a ANCP pode, nos procedimentos de contratação da aquisição por si conduzidos, reverter para a entidade voluntária aderente a decisão final de adjudicação;

e)Monitorizar as aquisições e supervisionar a aplicação das condições negociadas com os fornecedores de bens e os prestadores de serviços.

2 -A ANCP deverá cumprir as instruções da entidade voluntária aderente para efeitos do número anterior, designadamente no que respeita a quantidades, preços, prazos de entrega e outros aspectos relevantes da aquisição pretendida. Cláusula 4.ª Utilização de ferramentas electrónicas

3 -A modificação do contrato não pode conduzir à alteração de aspectos essenciais do mesmo. Cláusula 7.ª Início e duração do contrato

a)A Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP) é a entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) e do Parque de Veículos do Estado (PVE), aos quais se encontram vinculados os serviços da administração directa do Estado e os institutos públicos, bem como as entidades voluntárias que a ele tenham aderido nos termos do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro;

b)Enquanto entidade gestora do PVE cabe-lhe centralizar as aquisições de veículos automóveis e motociclos no âmbito do Acordo Quadro celebrado para o efeito;

c)A aquisição centralizada de veículos automóveis e motociclos pela ANCP e a consequente agregação das necessidades das entidades adquirentes traduz a assunção, pela ANCP, de obrigações que, em primeira instância, caberiam a essas entidades adquirentes; vem, pela presente, declarar que se aceita, nos precisos termos em que as mesmas forem desenvolvidas pela ANCP, a actividade de agregação das aquisições de veículos automóveis e motociclos, bem como a preparação e tramitação das consultas destinadas àquelas aquisições e o resultado obtido, de acordo com o pedido datado de ... [colocar a data do pedido] com a Ref.ª .... [colocar a referência do pedido], ao co-contratante cuja proposta seja adjudicada pela ANCP, assumindo todos e quaisquer encargos ou custos decorrentes do procedimento que vierem a ser imputados à ANCP, pela não-aceitação do bem ou serviço. ... [data]. ... [assinatura]. 202105646

4 -Na falta de acordo, o árbitro presidente será designado pelo Presidente do Tribunal Central Administrativo a requerimento de qualquer das partes.

5 -Se decorrerem mais de 3 (três) meses sobre a data da indicação do primeiro árbitro, sem que o Tribunal Arbitral esteja constituído, pode qualquer das partes recorrer aos tribunais administrativos, considerando-se, então, devolvida a jurisdição a esses tribunais.

6 -No caso previsto no número anterior, será exclusivamente competente o Tribunal Administrativo e Fiscal de Lisboa.

7 -Se não houver acordo quanto ao objecto do litígio, o mesmo será o que resultar da petição da parte demandante e da resposta da parte demandada, se a houver, sendo fixado pelo árbitro presidente.

8 -O Tribunal Arbitral funcionará em Lisboa e julgará segundo a equidade, devendo a respectiva decisão ser proferida no prazo de 3 (três) meses a contar do termo da instrução do processo.

9 -Em tudo o omisso é aplicável o disposto na Lei n.º 31/86, de 29 de Agosto e no Título IX do Código de Processo nos Tribunais Administrativos. Cláusula 9.ª Comunicações e notificações

a)Compete à entidade voluntária aderente: i. Nomear um gestor de serviço responsável pela gestão dos contratos celebrados, quer com a ANCP, quer com os fornecedores; ii. Indicar quais os seus órgãos competentes para autorização da despesa, devendo observar, a todo o tempo, o regime legal da realização de despesa pública que se lhe aplique; iii. Monitorizar o fornecimento de bens e a prestação de serviços e aplicar as devidas sanções em caso de incumprimento; iv. Comunicar, em tempo útil, à ANCP, os aspectos relevantes que tenham impacto no cumprimento do contrato e reportar os resultados da monitorização referida na alínea anterior; v. Mandatar a ANCP para agir em seu nome na abertura e condução de procedimentos de contratação da aquisição de bens e serviços no âmbito dos acordos quadro celebrados pela ANCP para fornecimento de Veículos Automóveis e Motociclos e prestação de serviços de Seguro Automóvel; vi. Assegurar o cumprimento dos termos de utilização de veículos contratualmente estabelecidos; vii. Assegurar todas as despesas e encargos necessários à aquisição, afectação e manutenção dos veículos das respectivas frotas; viii. Enviar à ANCP, até 30 de Novembro de cada ano, o Plano Anual de Necessidades de veículos para o ano seguinte, com actualização trimestral, por tipologia de veículos, de acordo com o definido nos acordos quadro celebrados pela ANCP para fornecimento de Veículos Automóveis e Motociclos e prestação de serviços de Seguro Automóvel; ix. Comunicar as necessidades aquisitivas à ANCP, assumindo a plena responsabilidade pela elaboração da informação, bem como pela respectiva plenitude e qualidade; x. Por cada pedido efectuado: i. Proceder ao enquadramento das necessidades aquisitivas nas tipologias de veículos previstas no acordo quadro de Veículos Automóveis e Motociclos; ii. Garantir e fazer prova da autorização da despesa por quem tenha competência para o acto, enviando toda a documentação relevante à ANCP, no sentido de possibilitar a validação do pedido efectuado; iii. Enviar, devidamente assinada, por quem tenha competência para o acto, a Declaração de Compromisso, constante do anexo I ao presente contrato; xi. Coadjuvar a ANCP, facultando as informações e disponibilizando os documentos que pela mesma lhe forem solicitados; xii. Outorgar, dentro dos prazos legais, os contratos de aquisição ou aluguer de bens ou serviços; xiii. Acompanhar as ordens de encomenda, conferir as facturas e proceder aos pagamentos que se mostrem devidos;

b)A adesão aos serviços prestados pela ANCP implica o pagamento de um fee de 0,5 % do valor total de cada aquisição cujo procedimento de contratação seja conduzido pela ANCP;

c)A entidade voluntária aderente autoriza a ANCP a publicitar a sua identidade no sítio da internet da ANCP, em www.ancp.gov.pt, na secção "lista de entidades voluntárias aderentes aos serviços prestados pela ANCP no âmbito do parque de veículos do Estado". Cláusula 3.ª Serviços prestados pela ANCP