Artigo 1.º
Objeto
1 -O presente regulamento tem por objeto, na perspetiva de uma política de organização e gestão integrada, regular a estrutura, a gestão, o funcionamento e a normalização dos procedimentos subjacentes ao Arquivo Municipal da Maia, adiante designado abreviadamente por AM.
2 -Pretende-se, igualmente, com este regulamento suprir as necessidades de consulta, pesquisa e informação das diversas unidades orgânicas do Município da Maia, dos munícipes e dos cidadãos em geral, na persecução dos princípios de uma administração aberta e transparente.
Artigo 2.º
Âmbito
Este regulamento estabelece os princípios e normas de funcionamento do AM, com atribuições nas áreas de organização e gestão dos sistemas de arquivo da autarquia, bem como apoio técnico e administrativo às restantes unidades orgânicas do município.
Artigo 3.º
Definição
O AM, enquanto serviço transversal a toda a estrutura orgânica e funcional da Câmara Municipal da Maia, com as atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento técnico e difusão, compreende e unifica numa única estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos dos tradicionalmente designados Arquivos Gerais e Arquivos Históricos do Município, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais.
Artigo 4.º
Enquadramento Orgânico
O AM encontra-se na dependência direta da Divisão de Administração Geral e da Divisão de Cultura e Turismo, subordinadas ao Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade e ao Departamento de Educação, Ação Social, Desporto e Cultura, respetivamente.
Artigo 5.º
Objetivos
a)Assegurar a unidade e continuidade da estrutura arquivística e das respetivas intervenções, de forma a garantir a integridade dos documentos, bem como a sua segurança, preservação e conservação a longo prazo;
b)Implementar as melhores práticas de gestão integrada da documentação e informação, num esforço de melhoria contínua, orientadas para o cidadão-cliente/utilizador, com vista à satisfação e superação das suas legítimas expetativas de qualidade e eficiência;
c)Prestar serviços de gestão documental, organizando os diversos fundos documentais e fornecendo, com celeridade, a documentação e informação aos utilizadores internos e externos do Município da Maia;
d)Pautar a sua conduta por uma cultura organizacional inspirada em valores como a ética, qualidade, cooperação, inovação e transparência.
Artigo 6.º
Composição, Atribuições e Competências
a)Planear, conceber e implementar a gestão integrada do sistema de arquivo, bem como assegurar a sua ligação a cada unidade orgânica;
b)Receber, organizar, preservar, conservar e tornar acessível a documentação;
c)Desenvolver sistemas de organização, classificação e avaliação dos documentos;
d)Ordenar, inventariar e descrever a documentação;
e)Conceber os instrumentos de descrição documental, tais como guias, inventários, catálogos, índices, registos e outros;
f)Concorrer para uma maior eficiência no funcionamento da administração municipal, facilitando o acesso à documentação necessária para a resolução dos trâmites administrativos e da tomada de decisões;
g)Facultar aos utilizadores o acesso e consulta da documentação solicitada, respeitando os critérios de confidencialidade da informação, estabelecidos internamente e em conformidade com a Lei;
h)Estabelecer critérios e diretivas sobre transferência de documentação, seleção e eliminação de documentos, gestão documental e os relativos a outros aspetos de tratamento documental;
i)Elaborar normas reguladoras da classificação, ordenação e tratamento técnico da documentação ativa dos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais;
j)Emanar princípios normativos para um correto acondicionamento físico da documentação e estabelecer as condições necessárias das instalações para a sua utilização, segurança e conservação;
k)Propor o restauro e encadernação de documentos;
l)Desenvolver medidas tendentes à divulgação e valorização do património documental do Concelho da Maia.
CAPÍTULO II
Transferência e remessa de documentos
Artigo 7.º
Remessa de Documentos
Regularmente, órgãos, serviços e departamentos municipais devem promover o envio para o AM da respetiva documentação.
Artigo 8.º
Calendarização das Remessas
1 -A remessa da documentação será feita de acordo com a calendarização de transferências de documentos para o AM.
2 -Nenhuma incorporação de documentos poderá ser realizada nos meses de janeiro, agosto e dezembro.
Artigo 9.º
Condições das Remessas e Procedimentos
1 -Na transferência da documentação para o AM, os órgãos, serviços e departamentos municipais devem observar os seguintes procedimentos:
a)Enviar livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b)Enviar livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c)Enviar os documentos nos suportes originais, devidamente limpos, acomodados em pastas e ou caixas, numeradas e identificadas, adequadas às sua dimensões;
d)Enviar os documentos organizados, classificados e ordenados.
2 -A identificação de documentos reunidos em pastas ou caixas deve ser efetuada em impresso próprio e conter os seguintes elementos:
a)Identificação da instituição (ex. Câmara Municipal da Maia);
b)Identificação do Departamento/Divisão e/ou do Serviço (ex. Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade/Divisão de Finanças e Património/Unidade de Contratação Pública);
e)Código de Classificação (caso exista);
g)Datas extremas (ex. 01/01/2015 - 05/01/2015).
3 -Os processos e requerimentos deverão, sempre que possível, ser devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto do responsável do serviço de origem.
4 -A documentação a remeter deve ser sempre acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, caso estes existam.
5 -Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos, entre outros) são enviados com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
6 -Os processos devem ser individualizados em capas uniformes.
7 -Na preparação dos documentos a remeter, devem os serviços produtores diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente clipes, elásticos, agrafes, entre outros.
8 -Os conjuntos documentais remetidos devem manter a sua integridade.
9 -A documentação produzida em aplicações informáticas e/ou digitalizada deve transitar por via eletrónica para o AM.
Artigo 10.º
Formalidades da Remessa de Documentos
A documentação enviada ao AM deverá ser acompanhada por um auto de entrega a título de prova, e respetiva guia de remessa.
Artigo 11.º
Auto de Entrega
1 -O auto de entrega é feito em duplicado, assinado pelo responsável máximo do serviço produtor ou pelo trabalhador por ele designado e pelo responsável do AM, ficando o original na posse do AM e o duplicado no serviço produtor.
2 -O auto de entrega, de acordo com a legislação em vigor, deverá ser utilizado para os casos de transferências, incorporações, doações, depósitos, compras, legados ou qualquer outra modalidade de recolha.
Artigo 12.º
Guia de Remessa
1 -A guia de remessa é feita em triplicado, assinada pelo responsável máximo do serviço produtor ou pelo trabalhador por ele designado e pelo responsável pelo AM.
2 -O original, duplicado e triplicado da guia de remessa deverão ser distribuídos da seguinte forma:
a)O original será arquivado pelo AM, passando a constituir prova de remessa dos serviços de origem;
b)O duplicado será devolvido no mesmo ato aos serviços de origem após ter sido conferido e completado com as referências arquivísticas necessárias e mais informação que se revele pertinente;
c)O triplicado será utilizado provisoriamente pelo AM como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após elaboração do respetivo inventário.
3 -Na guia de remessa deverão constar os seguintes elementos:
a)Identificação do serviço produtor/depositante dos documentos;
b)Número de ordem das unidades documentais;
c)Tipo e número de unidades de instalação;
d)Designação das séries ou conteúdo;
e)Datas extremas da documentação enviada;
Artigo 13.º
Incumprimento dos Requisitos de Remessa de Documentos
Nos casos em que a documentação enviada não respeite os requisitos estabelecidos, o AM reserva-se ao direito de recusar o seu envio até que estes sejam cumpridos.
Artigo 14.º
Recolha de Outros Documentos e Arquivos do Concelho
1 -Podem dar entrada nos depósitos do AM, dependendo do espaço disponível e das condições de conservação existentes, quer a título definitivo, quer a título de depósito, documentos de outros organismos, pessoas ou serviços que se revistam de interesse histórico para o Concelho da Maia, à exceção daqueles que por lei devam ser incorporados no Arquivo Distrital do Porto.
2 -As remessas dos documentos, referidos no ponto anterior, devem obedecer ao estabelecido nos artigos 10.º, 11.º, 12.º, 13.º e 14.º do presente regulamento, salvaguardadas as devidas adaptações.
3 -As despesas com o transporte, higienização e acondicionamento da documentação serão alvo de negociação entre os proprietários da documentação e a Câmara Municipal da Maia.
4 -Todos os restantes aspetos relevantes serão analisados caso a caso e alvo de protocolo.
CAPÍTULO III
Avaliação, seleção e eliminação de documentos
Artigo 15.º
Avaliação de Documentos
1 -O processo de avaliação dos documentos tem por objetivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação em fase ativa ou corrente e intermédia.
2 -A avaliação documental desenvolver-se-á de acordo com as disposições legais contidas na legislação em vigor para esta matéria e outras que se reputem pertinentes.
3 -Os prazos de conservação são os que se encontram estabelecidos legalmente.
4 -A observância dos prazos referidos no número anterior é da exclusiva responsabilidade do AM.
5 -Os prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
6 -Nos casos não previstos no presente regulamento, aplicam-se as disposições legais em vigor.
Artigo 16.º
Comissão de Avaliação
1 -A fim de selecionar e avaliar o interesse histórico da documentação do Município da Maia deverá ser constituída uma Comissão de Avaliação, com a seguinte composição:
a)Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade;
d)O responsável pelo serviço produtor dos documentos em avaliação;
e)Um técnico superior com formação jurídica, responsável pela determinação do valor primário dos documentos;
f)Um técnico superior com formação em história afeto à Divisão de Cultura e Turismo.
2 -Os elementos da Comissão de Avaliação serão especialmente designados para o efeito pelo Presidente da Câmara Municipal ou pelo responsável a quem forem delegados os respetivos poderes.
3 -Os trabalhos da Comissão de Avaliação serão coordenados pelo arquivista do AM, pelo responsável pelo AM ou por outro trabalhador a ser designado para o efeito.
Artigo 17.º
Competências da Comissão de Avaliação
a)Apreciar as propostas de conservação permanente elaboradas pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais;
b)Definir o interesse histórico, patrimonial e arquivístico da documentação que é produzida pelo Município da Maia que não esteja abrangida pela legislação em vigor e respetiva tabela de seleção ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado;
c)Pronunciar-se sobre o interesse histórico, patrimonial e arquivístico dos documentos entregues ao Município da Maia por doação, legado, depósito, dação, compra ou qualquer outra modalidade.
Artigo 18.º
Seleção de Documentos
1 -A seleção documental consiste em determinar quais os documentos que, face à legislação em vigor e ao parecer da Comissão de Avaliação, podem ser eliminados e quais devem ser conservados de forma global e definitiva.
2 -A seleção dos documentos é da responsabilidade exclusiva do AM.
3 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada pelo organismo responsável pela política arquivística nacional.
4 -O AM é responsável pela preservação e conservação da documentação proveniente das várias unidades orgânicas da Câmara Municipal da Maia.
Artigo 19.º
Eliminação de Documentos
1 -O processo de eliminação consiste na destruição física dos documentos aos quais não é reconhecido valor administrativo, histórico, arquivístico, informativo ou cultural, de forma a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição. Todo o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
2 -Compete ao AM propor e efetuar toda e qualquer eliminação de documentos produzidos e recebidos pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais, de acordo com a legislação em vigor.
3 -Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação preconizados pela legislação em vigor.
4 -A eliminação dos documentos aos quais não tenha sido reconhecido valor administrativo, histórico, arquivístico, informativo ou cultural, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados legalmente.
5 -A eliminação da documentação, que não se encontre abrangida por diploma legal, carece de autorização expressa do organismo responsável pela política arquivística nacional.
6 -Sem embargo do anteriormente disposto, o AM a pedido do serviço produtor, pode conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender, desde que não prejudique o bom funcionamento do serviço.
7 -As propostas de eliminação devem ser obrigatoriamente apresentadas em reunião de Câmara e, por consequência, autorizadas e aprovadas por deliberação camarária.
Artigo 20.º
Formalidades de Eliminação de Documentos
1 -A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
a)A documentação deve ser acompanhada de um auto de eliminação, que faz prova do abate patrimonial, onde conste uma descrição exaustiva e pormenorizada de todos os documentos a eliminar com a identificação do serviço produtor;
b)O auto de eliminação deve ser, obrigatoriamente, assinado pelo Presidente da Câmara Municipal, sem prejuízo da delegação de competências, pelo Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, pelo responsável do serviço produtor/depositante e pelo responsável do AM;
c)O referido auto deve ser elaborado em triplicado, ficando o original no AM, o duplicado na posse do serviço produtor/depositante e o triplicado ser remetido ao Arquivo Distrital do Porto.
2 -Ao ato de inutilização de documentos deve assistir o responsável do AM, representando os outros intervenientes que assinam o auto de eliminação.
Artigo 21.º
Metodologias de Eliminação de Documentos
1 -Os documentos, aos quais não for reconhecido valor secundário e não se justifique a sua conservação permanente, serão alvo de eliminação, com recurso a um método que impossibilite a sua leitura ou reconstituição futura.
2 -A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração, maceração ou queima deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
CAPÍTULO IV
Tratamento técnico documental
Artigo 22.º
Tratamento Técnico Documental
1 -O sistema de arquivo da autarquia constitui um sistema de informação que integra, gere e fornece o acesso a documentos de arquivo.
2 -A gestão será feita através de um controlo eficiente e sistemático da produção, receção, manutenção, utilização e destino dos documentos no âmbito do sistema de arquivo.
3 -O sistema de arquivo compreende um conjunto de sistemas informáticos, o registo, a classificação, o controlo da tramitação e circulação, o acesso, o armazenamento e manutenção, e as ações de destino dos documentos de arquivo.
4 -Ao AM compete, tendo como propósito uma gestão documental integrada, a criação de um plano de classificação a aplicar à documentação, independentemente da fase, formato ou suporte, produzida e recebida pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais.
5 -O AM deve organizar, ordenar e instalar todos os documentos recebidos, conferidos e registados, passando a possuir a sua guarda.
6 -O AM deve proceder à descrição da documentação e à criação de instrumentos de descrição documental, tais como catálogos, índices, ficheiros, inventários, guias, registos, roteiros, entre outros, de modo a tornar o controlo, pesquisa e acesso aos documentos mais eficiente.
7 -O AM compromete-se a proceder ao tratamento arquivístico de toda a documentação, respeitando todos os princípios basilares da arquivística contemporânea, nomeadamente o princípio da proveniência e da ordem original.
Artigo 23.º
Preservação e Conservação de Documentos
a)Promover a criação de boas condições ambientais, de instalação, acondicionamento e de segurança, tendentes a prevenir a degradação física dos documentos;
b)Implementar medidas de preservação, recuperação, estabilização, restauro e reencadernação de espécies documentais danificadas;
c)Prever um conjunto de áreas funcionais, nomeadamente área de trabalho, área de depósito e área destinada à consulta de documentos;
d)Proceder regularmente à remoção de materiais nocivos e higienizar as espécies documentais;
e)Colaborar com os órgãos, serviços e departamentos municipais para que, no momento da produção, sejam adotados procedimentos e materiais que evitem a degradação posterior dos documentos;
f)Articular com os órgãos, serviços e departamentos municipais, no intuito de promover a limpeza e manutenção das instalações e equipamentos;
g)Proceder, periodicamente, à limpeza dos depósitos de arquivo, das estantes, das unidades de instalação e dos documentos;
h)Promover a realização de cópia dos documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;
i)Elaborar propostas e planos de preservação digital, sempre que tal seja pertinente;
j)Colaborar no desenvolvimento de um plano de emergência, tendo em vista a possibilidade de ocorrência de uma catástrofe, de forma a precaver a preservação das séries documentais que se julgarem prioritárias e convenientes em termos de prova das atividades desenvolvidas pela Câmara Municipal da Maia.
CAPÍTULO V
Acesso e comunicação
Artigo 24.º
Acesso aos Documentos
1 -O acesso aos documentos far-se-á de acordo com a legislação vigente.
2 -O AM elaborará e disponibilizará aos utilizadores os instrumentos de descrição documental necessários, designadamente guias, inventários, catálogos, índices, ficheiros e registos.
3 -Os utilizadores internos terão acesso aos documentos através de:
a)Consulta nas instalações do AM, após o preenchimento de impresso próprio, para fins meramente estatísticos e de controlo de utilização;
b)Empréstimo de documentos de arquivo, após o preenchimento de impresso próprio, para fins meramente estatísticos e de controlo de utilização.
4 -Os utilizadores externos terão acesso aos documentos através de consulta nas instalações do AM, após apresentação do documento de identificação pessoal e preenchimento de impresso próprio, para fins meramente estatísticos e de controlo de utilização.
5 -É interdito o empréstimo da documentação original a utilizadores externos.
6 -O atendimento, empréstimo e consulta direta de documentos serão assegurados durante o horário normal de serviço estabelecido pela autarquia, nas instalações do AM.
Artigo 25.º
Comunicabilidade
1 -A sua comunicabilidade atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral.
2 -O direito de acesso será restringido no referente à consulta direta dos originais, sempre que estes se encontrem em mau estado de conservação.
3 -Os processos em fase corrente, designadamente os que pela sua natureza possam suscitar eventuais restrições à sua comunicabilidade, serão facultados de acordo com as disposições legais em vigor e a pedido do dirigente do respetivo serviço ou de pessoa diretamente interessada.
4 -Pode ser efetuada a consulta de toda a documentação para fins de investigação particular, salvo os casos em que estiver estabelecido ou for aconselhável um período de incomunicabilidade, sem prejuízo do disposto na lei que regula o acesso aos documentos da administração.
Artigo 26.º
Consulta de Documentos por Utilizador Interno
1 -Qualquer serviço pode solicitar ao AM o empréstimo de documentação do seu próprio serviço, mediante o preenchimento de impresso próprio, devidamente assinado pelo responsável do mesmo. Qualquer outra documentação pode ser solicitada, desde que a mesma seja absolutamente necessária ao procedimento em causa.
2 -O pedido de consulta/empréstimo de documentos, deve satisfazer os seguintes requisitos:
a)Ser dirigido ao AM, devidamente datado e assinado pelo serviço requisitante;
b)Conter a assinatura do responsável ou legal substituto do serviço requisitante;
c)A documentação requisitada por um serviço não pode transitar diretamente para outro sem que tenha sido previamente devolvida ao AM;
d)Em casos de exceção, sempre que estejam em causa limitações de ordem material, técnica ou jurídica, conter o respetivo despacho de autorização do Presidente da Câmara Municipal, depois de ouvido o responsável pelo AM;
e)Os impressos devem ser preenchidos com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas.
3 -A documentação só poderá permanecer junto do serviço requisitante até ao limite máximo de 30 dias, renovável por igual período.
4 -A entidade requisitante deve entregar ou enviar o original da requisição ao AM.
5 -Enquanto os documentos se encontrarem no serviço requisitante, as requisições serão arquivadas por ordem numérica.
6 -A documentação requisitada será disponibilizada e entregue pelo AM aos serviços requisitantes com a maior brevidade possível, tendo em conta a legislação em vigor.
7 -Terminado o prazo de validade da requisição, deverá o AM solicitar ao serviço requisitante a devolução imediata da documentação ou a renovação do pedido.
Artigo 27.º
Devolução
1 -Os serviços requisitantes devem garantir a entrega da documentação nas instalações do AM.
2 -A documentação devolvida deve ser conferida de forma a averiguar-se sobre a sua integridade e ordem interna, podendo o trabalhador incumbido de o fazer, e se assim o entender, exigir que a conferência seja efetuada na presença do seu portador, cabendo a este a mesma faculdade.
3 -Se for detetada a falta de peças de um processo ou se este tiver sido desorganizado, o AM devolvê-lo-á à procedência até que seja regularizada a situação dentro de um prazo máximo de vinte e quatro horas, contadas a partir da sua receção.
4 -Depois de conferida a integridade dos documentos devolvidos, o AM dá baixa no original da requisição.
5 -No ato da devolução da documentação, o trabalhador do AM deve assinar e registar a data de devolução na requisição e entregar o respetivo comprovativo.
Artigo 28.º
Consulta de Documentos por Utilizador Externo
1 -A consulta da documentação depositada em arquivo está aberta a todos os cidadãos, nacionais ou estrangeiros, maiores de 18 anos.
2 -A admissão a menores de dezoito anos é permitida, desde que acompanhados por professores ou pelos seus responsáveis e mediante a autorização escrita do Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade.
3 -O acesso à documentação de arquivo é permitido mediante a exibição do Bilhete de Identidade/ Cartão de cidadão, passaporte ou outros elementos de identificação julgados necessários no ato de preenchimento da requisição.
4 -A consulta direta dos documentos, independentemente da idade em que estes se encontrem, é efetuada exclusivamente nas instalações do AM durante o horário de funcionamento.
5 -Salvo indicação superior, a documentação só poderá ser disponibilizada para consulta pública após o seu tratamento técnico.
6 -Não é permitida a consulta simultânea de mais de três unidades de instalação.
7 -A consulta de originais de espécies raras ou em risco de deterioração é reservada e está sujeita ao parecer do arquivista e carece de autorização expressa do Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade. Neste caso, optar-se-á pelo uso para consulta de cópias dos originais, de modo a preservar a integridade dos mesmos.
8 -Os utilizadores, enquanto consultam os documentos, são responsáveis pela integridade dos mesmos.
9 -A documentação consultada será devolvida ao funcionário do AM, que a conferirá na presença do requisitante.
10 -Todo o utilizador ou investigador que publicar trabalhos em que figurem informações de documentos existentes no arquivo deverá fornecer gratuitamente duas cópias daqueles trabalhos: uma destinada à Biblioteca Municipal da Maia e outra ao AM, sob pena de lhe poder ser interdita a consulta de novos elementos.
Artigo 29.º
Reprodução de Documentos
1 -A reprodução de documentos é executada pelo AM mediante solicitação, nos suportes disponíveis, com base na análise do estado de conservação dos materiais e componentes de escrita e nos termos da legislação em vigor.
2 -A execução das reproduções poderá ser efetuada nas seguintes modalidades:
3 -A reprodução requerida por um utilizador externo deve ser formalmente solicitada em impresso próprio e justificando a sua finalidade.
4 -A reprodução requerida pelos órgãos, serviços e departamentos municipais deve ser formalmente solicitada em impresso próprio e justificando a sua finalidade.
5 -As reproduções para fins de publicação só podem ser efetuadas mediante autorização do Presidente da Câmara Municipal da Maia.
6 -Todo o utilizador ou investigador que publicar trabalhos em que figurem reproduções de documentos existentes no arquivo deverá fornecer gratuitamente duas cópias daqueles trabalhos: uma destinada à Biblioteca Municipal da Maia e outra ao AM, sob pena de lhe poder ser interdita a consulta de novos elementos.
7 -A reprodução de documentos é permitida desde que não prejudique a sua conservação, sendo os custos suportados pelos interessados, de acordo com o Regulamento de Taxas e Licenças em vigor no Município da Maia.
8 -A documentação reproduzida é entregue após a cobrança da respetiva taxa, pela unidade orgânica competente para o efeito, nos termos do Regulamento de Taxas e Licenças em vigor no Município da Maia.
Artigo 30.º
Obrigações dos Utilizadores
a)Fazer transitar documentação requisitada diretamente de um serviço e ou secção para outro sem requerer autorização e preencher nova requisição, no caso dos utilizadores internos;
b)Retirar qualquer documento sem o conhecimento e autorização prévia do responsável pelo AM;
c)Praticar quaisquer atos que perturbem o normal funcionamento dos serviços do AM;
d)Escrever ou colocar qualquer objeto sobre os documentos consultados, marcá-los ou vincá-los de alguma forma;
e)Rasgar, dobrar, desenhar, sublinhar, sujar, molhar, cortar, decalcar letras ou estampas, riscar, ou de qualquer modo, danificar no todo ou em parte os documentos;
f)Utilizar quaisquer objetos de escrita e de correção para além do lápis, da borracha e de computadores portáteis;
h)Comer e/ou beber nas instalações do AM;
i)Fumar ou fazer lume dentro do AM.
Artigo 31.º
Condições de Manuseamento de Documentos
1 -Ao manusear os documentos, o utilizador deve obedecer às seguintes regras:
a)Não se apoiar sobre os documentos;
b)Não usar os documentos como base para escrever;
c)Não colocar qualquer objeto sobre os documentos;
d)Não escrever sobre os documentos ou fazer anotações nos mesmos;
e)Não dobrar os cantos das páginas dos documentos como modo de marcação, nem dobrar ou endireitar as páginas dobradas e vincadas;
f)Não arremessar os documentos nem os colocar no chão;
g)Não forçar a abertura de um documento, cortando fitas que não consiga desatar ou forçando fechos;
h)Não enrolar os fólios nem deixar os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;
j)Não tentar separar páginas que se encontrem coladas;
k)Não danificar por qualquer modo ou forma os documentos;
l)Não retirar os documentos da sua ordem;
m)Entregar de imediato os documentos logo que terminada a consulta;
n)Dar conhecimento ao responsável ou trabalhador presente no AM de qualquer anomalia detetada;
o)Utilizar luvas de látex ou algodão para manusear documentos em fase definitiva.
2 -Os técnicos e demais trabalhadores do AM prestarão todo o apoio necessário aos utilizadores para o correto manuseamento dos documentos referidos no número anterior.
Artigo 32.º
Incumprimento de Obrigações e Condições de Manuseamento
1 -O utilizador que não observar o exposto nos artigos 30.º e 31.º, depois de avisado pelos trabalhadores do AM, será convidado a abandonar as instalações.
2 -Em face da gravidade do ato praticado, ficará o utilizador sujeito às sanções previstas na lei.
Artigo 33.º
Empréstimo de Documentos para Exposições
a)Mediante autorização escrita do Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço físico dos serviços municipais;
b)Mediante autorização escrita do Presidente da Câmara Municipal da Maia, ou em quem ele delegar, se as espécies se destinam a utilização em espaço físico que não seja considerado dos serviços municipais;
c)Parecer técnico do arquivista;
d)Registo e seguro contra todos os riscos.
Artigo 34.º
Procedimento dos Empréstimo de Documentos para Exposições
a)Pedido de empréstimo - a entidade organizadora da exposição deverá solicitar com a antecedência mínima de dois meses, antes da data prevista para a concretização do empréstimo, a cedência dos documentos destinados à exposição, dirigindo-se para tal ao Presidente da Câmara Municipal da Maia;
b)Concessão de autorização - os documentos só poderão sair das instalações do AM mediante, autorização escrita do Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, se as espécies documentais a sair se destinarem a exposições em espaço físico municipal e organizadas pela Câmara Municipal da Maia ou autorização escrita do Presidente da Câmara Municipal da Maia ou substituto por delegação de competências, se as espécies documentais a sair se destinarem a exposições em espaço físico não municipal ou organizadas por entidades externas à Câmara Municipal da Maia;
c)Estado da documentação - O Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, enquanto responsável pela documentação produzida e recebida pelo Município da Maia, deve informar o Presidente da Câmara Municipal sobre o estado da documentação. Se não for possível a saída de originais, será sempre de encarar o envio de reproduções, a custear pela entidade organizadora da exposição;
d)Seguro - os documentos emprestados pelo AM deverão estar cobertos por uma apólice de seguro. A Câmara Municipal da Maia fixará o valor de cada peça objeto de empréstimo, o qual será incluído no despacho de autorização. A entidade organizadora da exposição só poderá retirar as espécies a ceder pelo Município da Maia mediante entrega da apólice de seguro ou de documento comprovativo da sua emissão;
e)Autos de entrega - os documentos serão retirados dos depósitos do AM por pessoal devidamente credenciado, mediante assinatura de um auto de entrega de documentos destinados a exposição, feito em duplicado, assinado pelo Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade e pelo representante da entidade organizadora da exposição, constituindo prova do empréstimo;
f)Duração das exposições - não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a três meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução;
g)Embalagem e transporte - os encargos com a embalagem e transporte ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição. É aconselhável que a embalagem e transporte sejam realizados por uma empresa especializada;
h)Reprodução e segurança - todos os documentos cujo empréstimo tenha sido autorizado deverão, antes da sua entrega, ser digitalizados pela Câmara Municipal da Maia, ficando esta com a reprodução digital dos documentos em causa. Os encargos com a reprodução ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição;
i)Restauro - por razões de conservação, se for necessário realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, as despesas ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição;
j)Autorização de empréstimo para o estrangeiro - a entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites de autorização de saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários;
k)Medidas de conservação - a entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, através de vigilância permanente e adequados sistemas de segurança: deteção e extinção de incêndios; controlo ambiental de temperatura, humidade relativa e luz; correta instalação em vitrinas fechadas, com possibilidade de renovação do ar e não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, ou outro, que possa danificar os documentos;
l)Reprodução de documentos - não é permitido à entidade organizadora da exposição reproduzir qualquer documento;
m)Catálogo da exposição - o catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados à Câmara Municipal da Maia pelo menos dois exemplares, destinados ao AM e à Biblioteca Municipal da Maia;
n)Devolução - concluída a exposição, os documentos serão devolvidas ao AM dentro do prazo fixado pelo despacho de empréstimo. A devolução será realizada mediante o auto de devolução de documentos destinados a exposição, feito em duplicado, assinado pelo Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, constituindo prova da devolução da documentação emprestada. Caso se verifique alguma irregularidade, deverá a mesma ser devidamente identificada em descrição anexa ao auto de devolução de documentos destinados a exposição, obrigatoriamente rubricada pelas partes envolvidas no processo, devendo ser dado conhecimento ao Presidente da Câmara Municipal da Maia a fim de se apurarem responsabilidades.
CAPÍTULO VI
Recursos humanos do arquivo municipal
Artigo 35.º
Deveres e Atribuições
a)Propor um Plano de Atividades a enquadrar no Plano de Atividades da Câmara Municipal da Maia;
b)Elaborar o Relatório Anual de Atividades;
c)Propor verbas orçamentais e realizar uma gestão eficiente deste recurso;
d)Assegurar o correto funcionamento do AM;
e)Zelar pela dignificação e funcionalidade do AM;
f)Estabelecer e aplicar critérios de gestão de documentos;
g)Promover o tratamento arquivístico, a preservação preventiva, a conservação, o restauro e a difusão das espécies;
h)Providenciar a segurança dos fundos documentais existentes;
i)Promover o contínuo serviço de higienização e limpeza de espécies e espaços do serviço;
j)Emitir pareceres e autorizações técnicas, no âmbito do presente regulamento;
k)Emitir pareceres sobre a documentação produzida e recebida, sempre que solicitados para o efeito;
l)Propor e promover, em articulação com o Departamento de Educação, Ação Social, Desporto e Cultura, a divulgação e publicação de documentos inéditos ou trabalhos de investigação, designadamente no que se refere ao passado histórico do Município da Maia;
m)Realizar, em cooperação com o Departamento de Educação, Ação Social, Desporto e Cultura, exposições no âmbito do acervo documental existente;
n)Promover, em articulação com o Departamento de Educação, Ação Social, Desporto e Cultura, realizações culturais de manifesto interesse histórico-cultural;
o)Desenvolver e promover em articulação com o Departamento de Educação, Ação Social, Desporto e Cultura as atividades do Serviço Educativo e de Extensão Cultural;
p)Propor ações de formação contínua, atualização e reciclagem de aprendizagem e métodos de trabalho para os utilizadores internos;
q)Cumprir e fazer cumprir, em todos os seus aspetos, o presente regulamento;
r)Receber, conferir, registar, ordenar e conservar toda a documentação enviada pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais;
s)Receber, registar, ordenar, arrumar e conservar distintos acervos documentais que sejam entregues à custódia da Câmara Municipal da Maia;
t)Zelar pela arrumação e conservação da documentação;
u)Manter devidamente organizados os instrumentos de descrição documental necessários à eficiência do serviço;
v)Retificar e/ou substituir as unidades de instalação que servem de suporte ao acondicionamento da documentação;
w)Superintender o serviço de consulta, leitura e requisição de documentos;
x)Fornecer, com a necessária celeridade, toda a documentação solicitada pelos diversos órgãos, serviços e departamentos municipais, mediante as diretrizes estabelecidas no presente regulamento;
y)Facultar aos utilizadores a consulta dos documentos de arquivo solicitados, que não estejam condicionados para tal fim;
z)Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à seleção e eliminação de toda a documentação sob a sua custódia;
aa) Fornecer a reprodução de documentos de acordo com o estabelecido no presente regulamento.
CAPÍTULO VII
Obrigações do arquivo municipal
Artigo 36.º
Plano e Relatório de Atividades
1 -Será elaborado anualmente pelo AM um plano de atividades, a enquadrar no Plano de Atividades da Câmara Municipal da Maia.
2 -Será elaborado anualmente pelo AM um relatório sobre as atividades do serviço, que incluirá, obrigatoriamente, além de outros, os seguintes elementos:
a)Resumo das atividades desenvolvidas;
b)Número de espécies documentais existentes e a sua distribuição descrita de acordo com o quadro de classificação adotado;
c)Número de processos de negócio desmaterializados;
d)Número de operações de transferências, eliminações e incorporações concretizadas;
e)Número de pedidos de consulta, empréstimo e reprodução realizados.
3 -O relatório será disponibilizado para consulta dos utilizadores do AM.
CAPÍTULO VIII
Disposições finais
Artigo 37.º
Dúvidas e Omissões
1 -Em tudo o que não estiver previsto no presente regulamento, regem as disposições legais e regulamentares aplicáveis.
2 -Quaisquer dúvidas e ou casos omissos que possam surgir da interpretação e aplicação do presente regulamento, serão dirimidos e ou resolvidos pelo Presidente da Câmara Municipal da Maia ou pelo responsável a quem ele delegar os respetivos poderes, mediante parecer técnico, de acordo com as regras de interpretação e integração de lacunas previstas no Código Civil.
Artigo 38.º
Revisão
O presente regulamento será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do AM.
Artigo 39.º
Entrada em Vigor
O presente regulamento entra em vigor cinco dias após a sua publicação no Diário da República.
12 de junho de 2017. - O Presidente da Câmara Municipal, António Gonçalves Bragança Fernandes, Engº.