Artigo 1.º
Objetivos
1 -Assegurar o desenvolvimento das atividades inerentes à evolução patrimonial, orçamental e financeira, de forma ordenada, eficaz e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos (totalidade, exatidão e validade) e a preparação oportuna de informação financeira e orçamental fiável, conforme a legislação em vigor.
2 -Assegurar a manutenção de um Sistema de Contabilidade Custos abrangente, compatível e integrado, que contribua para a prossecução dos seguintes objetivos específicos, no quadro de um sistema de Procedimentos de Controlo Interno:
a)Delimitar o gasto/despesa das funções, atividades e projetos municipais;
b)Quantificar os gastos/despesas e réditos/receitas, quando aplicável, dos serviços prestados e bens produzidos pelo Município;
c)Determinar os gastos/despesas das intervenções por administração direta;
d)Quantificar a estrutura de gastos/despesas das unidades orgânicas;
e)Quantificar o gasto das transferências para entidades terceiras;
f)Delimitar o custo com máquinas e viaturas (cálculo do gasto hora/máquina e gasto Km/viatura);
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
A NCI aplica-se a todos os serviços municipais abrangidos pelos procedimentos constantes do presente documento e vincula todos os titulares de órgãos, dirigentes, trabalhadores e demais colaboradores do Município do Barreiro, bem como ao setor empresarial local do mesmo quando especificamente previsto.
Artigo 3.º
Competência para a implementação
1 -Compete ao órgão executivo aprovar e manter atualizada a NCI, assegurar o seu acompanhamento e a sua avaliação permanente, conforme o disposto no ponto 2.9.3. das considerações técnicas do POCAL.
2 -Compete ao Presidente da Câmara remeter à Inspeção-Geral das Finanças cópia da NCI, e de todas as suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua aprovação, de acordo com o ponto 2.9.9. das considerações técnicas do POCAL.
3 -Compete aos diretores de departamento, chefes de divisão e outros responsáveis pelos serviços, dentro da respetiva unidade orgânica (UO), implementar o cumprimento das normas definidas na presente NCI e dos preceitos legais em vigor, bem como efetuar propostas de melhoria ou de alteração, tendo em vista a adequação dessas mesmas normas e procedimentos à realidade do Município do Barreiro, sempre na ótica de otimização da função controlo interno e da melhoria da eficiência, eficácia e a economia da gestão municipal.
Artigo 4.º
Estrutura e competências
1 -Na prossecução das suas atribuições, todos os serviços da CMB deverão ter em conta as regras de estrutura, níveis de hierarquia e competências estabelecidas no Regulamento de Organização dos Serviços Municipais que estiver em vigor;
2 -O organigrama da Câmara Municipal do Barreiro consta do Regulamento de Organização dos Serviços Municipais que estiver em vigor.
Artigo 5.º
Funções de controlo
1 -À identificação das responsabilidades funcionais;
2 -Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respetivas;
3 -Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais e os princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos, atenta a relação custo-benefício;
4 -À transferência da atividade e dos atos da administração.
Artigo 6.º
Plano de gestão de riscos
1 -Cabe ao Gabinete de Apoio à Presidência a elaboração do Plano de Gestão de Riscos que inclua os riscos de corrupção e infrações conexas. Esta elaboração tem em conta:
a)As recomendações do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC);
b)As recomendações do Mecanismo Nacional Anticorrupção (MENAC);
c)Os riscos identificados por cada UO pelos quais são responsáveis.
2 -O plano de gestão de riscos é aprovado pelo órgão executivo.
3 -De acordo com legislação em vigor, são elaborados relatórios com o estado das medidas definidas para gerirem os riscos identificados e ações necessárias a serem desenvolvidas para o cumprimento do plano de gestão de riscos aprovado.
CAPÍTULO II
Relato financeiro e orçamental
Secção I
Normas gerais
Artigo 7.º
Criação e manutenção do plano de contas
1 -Apenas a Comissão de Normalização Contabilística (CNC) pode criar ou modificar contas no Plano de Contas constante no SNC-AP.
2 -A DFP pode criar ou modificar subcontas.
3 -A criação e modificação de subcontas é restrita aos funcionários devidamente autorizados pelo dirigente da Divisão Financeira e Patrimonial (DFP).
Artigo 8.º
Cumprimento das normas financeiras e orçamentais
6 -De toda a legislação emitida que asseguram o devido relato financeiro e orçamental, entre elas a classificação económica e funcional.
Artigo 9.º
Lançamentos contabilísticos
1 -Tratamento documental:
a)Todos os documentos que suportam de forma direta ou auxiliar o lançamento e registo contabilístico, deverão ser devidamente rececionados e distribuídos pelos responsáveis para validação;
b)Se a DFP rececionar faturas ou documentos equivalentes com mais de uma via, deve ser aposto nas cópias, de forma clara e evidente, "Duplicado";
c)A DFP deve controlar todos os documentos sujeitos a registo contabilístico.
a)Os lançamentos manuais executados são da responsabilidade da DFP e validados através de amostragem;
b)Os gastos e réditos deverão ser reconhecidos quando obtidos ou incorridos e incluídos nas demonstrações financeiras;
c)A despesa e a receita devem ser reconhecidas de acordo com a ótica de caixa;
d)Deve ser garantido o lançamento até ao dia 8 do mês seguinte de todos os documentos rececionados na DFP, depois de devidamente justificados, conferidos e aprovados.
3 -Todos os lançamentos automáticos provenientes de outras aplicações deverão ser devidamente:
a)Atualizados nos registos contabilísticos;
b)Controlados quanto à sua totalidade e exatidão em termos de codificação, sendo os valores da responsabilidade do serviço emissor.
4 -A responsabilidade pela reconciliação entre a contabilidade e a informação proveniente de outros sistemas de informação independentes é da DFP.
5 -Os serviços que fornecem a informação contabilística são responsáveis pelo carregamento atempado da mesma em sistema, nos respetivos módulos, assegurando a totalidade e exatidão do registo.
Artigo 10.º
Relato
1 -Na elaboração do relato financeiro e orçamental e execução do orçamento da CMB devem ser seguidos os modelos de relato definidos no SNC-AP, com eventuais adaptações definidas em legislação adicional.
2 -A elaboração e organização dos documentos de relato financeiro do Município do Barreiro devem obedecer ao estipulado na NCP 1.
Artigo 11.º
Organização e aprovação
1 -Os documentos de prestação de contas devem ser elaborados na DFP.
2 -Os documentos de prestação de contas são enviados ao Tribunal de Contas, por comunicação eletrónica, dentro do prazo legalmente estipulado, devidamente aprovados pelo órgão executivo independentemente da aprovação do órgão deliberativo.
3 -Os prazos de apresentação dos documentos de prestação de contas são os seguintes:
a)O órgão executivo apresenta os documentos de prestação de contas individuais ao órgão deliberativo no mês de abril do ano seguinte a que respeitam, e as contas consolidadas no mês de junho;
b)As contas da autarquia são enviadas ao Tribunal de Contas até dia 30 de abril do ano seguinte a que respeitam, e as consolidadas até 30 de junho;
c)Após a sua aprovação os documentos terão de ser enviados ao Instituto Nacional de Estatística e Direção-Geral do Orçamento até 30 dias, bem como à Direção Geral das Autarquias Locais (DGAL), em aplicação informática própria, disponibilizada por esta entidade, para o efeito;
d)No que respeita ao envio da informação à Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional de Lisboa e Vale do Tejo deverá a Câmara remeter a esta Comissão nos 30 dias após a sua aprovação, independentemente da apreciação pelo órgão deliberativo, os documentos de prestação de contas.
Secção II
Documentos e regras previsionais
Artigo 12.º
Documentos previsionais
1 -Os documentos previsionais a adotar pelo Município de Barreiro são as Grandes Opções do Plano e o Orçamento, nos termos do artigo 46.º da RJALEI.
2 -Os documentos referidos no ponto 1 devem ser submetidos aos respetivos órgãos executivo e deliberativo, conforme definido no n.º 1 do artigo 45.º do RFALEI.
3 -Outros documentos a adotar pelo Município do Barreiro são as demonstrações financeiras previsionais, designadamente balanço, demonstração dos resultados por natureza e demonstração dos fluxos de caixa, os quais devem ser aprovados pelo órgão executivo, NCP1, § 17, após a regulamentação por decreto-lei, conforme determina o artigo 47.º da RJALEI.
Artigo 13.º
Grandes opções do plano
1 -O Plano Plurianual de Investimentos
2 -Atividades Mais Relevantes da gestão autárquica
3 -Nota explicativa que fundamenta a proposta, a qual integra a justificação das opções de desenvolvimento estratégico, a sua compatibilização com os objetivos de política orçamental, e a descrição dos programas, incluindo projetos de investimento e atividades mais relevantes da gestão.
Artigo 14.º
Plano plurianual de investimentos
1 -O Plano Plurianual de Investimentos contempla os projetos e ações de investimento e ativos financeiros a realizar no horizonte móvel que abranja os quatros exercícios seguintes e indica a previsão de despesa orçamental por investimentos e ativos financeiros, bem como as respetivas fontes de financiamento.
2 -Na elaboração anual do Plano Plurianual de Investimentos são tidos em consideração os ajustamentos resultantes de execuções anteriores.
Artigo 15.º
Orçamento
1 -Na elaboração e execução do orçamento da CMB devem ser seguidos os princípios orçamentais e contabilísticos, regras previsionais e regras de execução orçamental do SNC-AP, bem como os princípios de execução orçamental aprovados conjuntamente com o orçamento e as Grandes Opções do Plano (GOP).
2 -A aplicação do disposto no número anterior deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental.
3 -O Orçamento apresenta a previsão anual das receitas e das despesas de forma a evidenciar todos os recursos que o Município prevê arrecadar para financiamento das despesas que pretende realizar, devendo a sua elaboração obedecer às regras previsionais inscritas no ponto 3.3 do POCAL, assim como ao princípio da estabilidade orçamental e às regras orçamentais inscritas nos artigos 40.º a 47.º, aprovado pela Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro, na sua redação atual.
4 -O orçamento municipal inclui, nos termos do artigo 46.º, do RFALEI os seguintes elementos:
a)Relatório que contenha a apresentação e a fundamentação da política orçamental proposta, incluindo a identificação e descrição das responsabilidades contingentes;
b)Mapa resumo das receitas e despesas do Município;
c)Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica;
d)Articulado que contenha as medidas para orientar a execução orçamental, onde pode ser incluído designadamente:
a. Atualização da tabela de taxas e tarifas em conformidade com o artigo 9.º da Lei n.º 53-E/2006, de 29 de dezembro,
b. A autorização genérica para a autorização de compromissos plurianuais, para efeitos do disposto no artigo 6.º da LCPA e artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de fevereiro.
5 -O Orçamento Municipal deverá incluir, nos termos do n.º 2, do referido artigo 46.º, do RFALEI, quando aplicável, os seguintes anexos:
a)Orçamentos dos órgãos e serviços do município com autonomia financeira;
b)Orçamentos, quando aplicável, de outras entidades participadas em relação às quais se verifique o controlo ou presunção de controlo pelo município;
c)Mapa das entidades participadas pelo município, identificadas pelo respetivo número de identificação fiscal, incluindo a respetiva percentagem de participação e o valor correspondente.
Artigo 16.º
Quadro plurianual municipal
1 -O Quadro Plurianual de Programação Orçamental (QPPO) define os limites para a despesa do Município, bem como para as projeções da receita discriminadas entre as provenientes do Orçamento de Estado e as cobradas pelo Município, numa base móvel que abranja os quatro exercícios seguintes.
2 -O Quadro Plurianual de Programação Orçamental é apresentado pelo órgão executivo ao órgão deliberativo municipal em simultâneo com a proposta de Orçamento, em articulação com as Grandes Opções do Plano, quando o mesmo se encontrar regulado por decreto-lei, conforme o previsto no artigo 47.º do RFALEI.
Artigo 17.º
Calendário orçamental
1 -Nos termos do n.º 1 do artigo 45.º do RFALEI, "o órgão executivo apresenta ao órgão deliberativo, até 31 de outubro de cada ano, a proposta de orçamento municipal para o ano económico seguinte" para que este órgão, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, aprove os documentos previsionais.
2 -Prevê o n.º 2 do artigo 45.º do RFALEI, que nos casos em que "as eleições para o órgão executivo municipal ocorram entre 30 de julho e 15 de dezembro, a proposta de orçamento municipal para o ano económico seguinte é apresentada no prazo de três meses a contar da data da respetiva tomada de posse".
3 -Na eventualidade de atraso na aprovação dos documentos previsionais, de acordo com o n.º 1 do artigo 46.º-A do RFALEI "mantém-se em execução o orçamento em vigor no ano anterior com as modificações que, entretanto, lhe tenham sido introduzidas até 31 de dezembro".
Secção III
Contabilidade financeira
Artigo 18.º
Contabilização de movimentos de especialização
1 -Deve ser assegurado o cumprimento do princípio da especialização dos exercícios - "os réditos e os gastos são reconhecidos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras a que respeitam".
2 -Os réditos e gastos deverão ser reconhecidos quando obtidos ou incorridos e incluídos nas demonstrações financeiras;
3 -É responsabilidade da DFP assegurar e controlar o diferimento e acréscimo de todos os gastos e réditos previstos no SNC-AP.
4 -Deve ser garantido, pela DFP, que no final de cada exercício, todas as transações que dizem respeito ao período em questão sejam registadas.
Artigo 19.º
Apuramento e contabilização de provisões cobrança duvidosa
1 -Os saldos de devedores deverão refletir as perspetivas do Município em termos de cobrança dos saldos em dívida, tendo em conta o princípio da prudência.
2 -Os créditos que se encontrem em mora há mais de seis meses desde a data do respetivo vencimento são alvo de provisão para cobertura das dívidas suprarreferidas e a mesma é determinada de acordo com critérios legalmente aceites.
3 -No final do ano todos os saldos de clientes a provisionar devem ser analisadas pela DFP sendo efetuados os ajustamentos necessários.
Artigo 20.º
Regularização de existências
1 -Deve ser assegurado que o conteúdo das contas de existências se encontra conforme as políticas, princípios e critérios contabilísticos adotados.
2 -As regularizações efetuadas destinam-se a garantir a evidência das variações nas contas de existências não derivadas de compras, vendas ou consumos.
3 -A regularização de existências visa garantir a permanente correspondência entre o saldo contabilístico de existências e o valor patrimonial dos artigos existentes em armazém, bem como saldar a conta 31 - Compras.
4 -Cabe à DFP a responsabilidade pelo registo contabilístico das notas de lançamento de regularização de existências, após o apuramento e identificação das regularizações necessárias e a respetiva validação pelo dirigente da DFP.
Artigo 21.º
Trabalhos para o próprio município
1 -Por trabalhos para o próprio Município entende-se "trabalhos que a entidade realiza para si mesma, sob sua administração direta, aplicando meios próprios ou adquiridos para o efeito e que se destinam ao seu imobilizado".
2 -Nos casos de imobilizações em curso efetuadas por administração direta, o montante dos respetivos gastos, obtidos no Sistema de Contabilidade Custos, será contabilizado na conta de "Imobilizações em curso", por contrapartida da respetiva subconta de "Trabalhos para a própria entidade".
Artigo 22.º
Encerramento de exercício
Os exercícios contabilísticos deverão ser adequadamente e tempestivamente fechados após o encerramento contabilístico, de modo a não ocorrerem eventuais lançamentos em períodos errados.
Artigo 23.º
Declarações financeiras, orçamentais e fiscais
1 -A prestação de contas deve ser efetuada pela DFP de acordo com a legislação em vigor. Para o efeito, disponibiliza os documentos a todas as entidades legalmente previstas, nomeadamente:
b)Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional;
c)Direção Geral das Autarquias Locais;
d)Instituto Nacional de Estatística;
2 -O envio periódico das demais informações à Administração Central, a que por lei o Município está obrigado, deve ser efetuado pela DFP, cumprindo os requisitos legais.
3 -A entrega da declaração de Informação Empresarial (IES), deve ser efetuada pela DFP até à data-limite definida pelo Ministério das Finanças, devendo cumprir os requisitos legais.
4 -O preenchimento e entrega das declarações periódicas de IVA, de retenções de IRS deve assegurar que, antes do apuramento do valor do imposto, sejam efetuadas reconciliações das contas patrimoniais, com vista a determinar com exatidão o respetivo valor.
Secção IV
Contabilidade orçamental
Artigo 24.º
Liquidação e cobrança de receita
1 -Liquidação de receitas:
a)Todas as receitas liquidadas e não cobradas até 31 de dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efetuar;
b)As liquidações de receitas para cobrança diferida (faturação) devem ser efetuadas pelos setores responsáveis pela sua emissão, no prazo de 3 dias úteis após a prestação do serviço ou, no caso de faturas globais, até ao 3.º dia útil após o termo do período a que respeitam;
c)Para efeitos de controlo de entrega de receita o serviço emissor deve fornecer todos os elementos necessários à sua conferência.
2 -A cobrança de Receitas:
a)As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objeto e inscrição orçamental adequada;
b)A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efetuada para além dos valores inscritos no orçamento.
3 -A Isenção de Receitas implica que os atos administrativos relativos às mesmas devem contemplar o seu cálculo.
Artigo 25.º
Emissão, cobrança e arrecadação da receita
1 -Os serviços municipais são responsáveis pela correta arrecadação das receitas, bem como pela sua entrega atempada na Tesouraria da Câmara. Sempre que se efetuem acordos de pagamentos em prestações, os mesmos devem ser aprovados pelo respetivo Vereador com competência delegada e obter despacho favorável do Presidente e ou Vereador com competência delegada na área financeira, salvo ter existido deliberação do Órgão Executivo com planos predefinidos.
2 -A cobrança de receitas municipais efetuadas por trabalhador(es) que não se encontra(m) afetos à Tesouraria Municipal, carece da competente autorização e é efetuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial e indicação do serviço de cobrança.
3 -Os documentos da receita previstos nos números anteriores, além de corretamente numerados, devem ser:
a)Emitidos a partir de aplicação informática apropriada e uniforme e não deve permitir apagar ou editar qualquer registo uma vez guardado e após a cobrança do mesmo.
b)Nos serviços que não disponham de meios informáticos, os documentos de receita serão pré-impressos;
4 -Os documentos de receita devem cumprir os requisitos previstos no artigo 36.º do código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA).
5 -Todas as receitas cobradas nos termos do presente artigo devem dar entrada na Tesouraria no final do próprio dia de cobrança, através da emissão do competente documento de receita emitido pelo respetivo serviço, acompanhadas do mapa geral de guias emitidas por situação e ou mapa equivalente, emitido por outras aplicações informáticas.
6 -Quando se trate de serviços externos, a entrega da receita deve ser efetuada no dia útil seguinte, até às 12 horas, mediante documento de receita assinado pelo responsável do serviço municipal que cobrar diretamente as receitas;
7 -Podem ainda ser depositados diariamente pelos serviços municipais na agência bancária mais próxima do local da cobrança, sendo o número da conta indicado pela Tesouraria. Nestes casos, os serviços municipais, devem emitir e conferir a respetiva guia de receita, e remeter de imediato à Tesouraria, os talões comprovativos do depósito bancário correspondentes, bem como o documento informático, diário, da respetiva aplicação;
8 -Ficando excecionado, os recebimentos, através da SIBS, os quais devem ser entregues no primeiro dia útil, da semana seguinte;
9 -Havendo dificuldade no cumprimento destes prazos, e ponderada a fundamentação para a exceção, o prazo de entrega das receitas será fixado caso a caso, por despacho do Presidente da Câmara sob a proposta do responsável do Serviço.
Artigo 26.º
Conferência da receita
1 -Analisar diariamente a sequência numérica dos diversos documentos de receita. Todas as incorreções devem ser investigadas e corrigidas (qualquer número em falta ou em duplicado);
2 -Verificar que todos os documentos de receita foram registados na aplicação informática de contabilidade.
Artigo 27.º
Cobrança contenciosa/coerciva
1 -A cobrança de receita que não revista a forma de execução fiscal é controlada pela UO emissora de receita.
2 -Cabe à UO emissora de receita confirmar e informar junto da DFP, os valores em dívida antes de solicitar a cobrança coerciva/contenciosa.
3 -Depois de confirmada a dívida junto da DFP nos termos do número anterior, a UO emissora da receita remete no prazo máximo de 60 dias seguidos após a prestação do serviço, os elementos necessários para emissão de certidão de dívida junto da DJAG.
Artigo 28.º
Anulação de guia de recebimento
As guias de recebimento só podem ser anuladas no dia da sua emissão por proposta da UO emissora com fundamento em erro devidamente identificado e autorizado pelo vereador responsável da respetiva UO.
Artigo 29.º
Anulação da receita
1 -A anulação de documentos de receita liquidada deve ser devidamente justificada e, sempre que aplicável, deve-se indicar o número do novo documento.
2 -A guia de anulação da receita é emitida e conferida na DFP, após envio da respetiva deliberação/decisão por parte da UO responsável pela sua elaboração.
Artigo 30.º
Restituição da receita
1 -A restituição consiste na obrigação de reembolsar ou restituir um determinado montante recebido indevidamente.
2 -As restituições de receita cobrada devem ser autorizadas de acordo com as competências previstas nesta Norma para a autorização de despesa.
a)As restituições efetuadas no mesmo exercício económico em que ocorreu o registo da receita devem ser tratadas como abate à receita;
b)As restituições efetuadas em exercício posterior àquele em que ocorreu o registo da receita devem ser consideradas como despesa orçamental.
3 -Compete à UO emissora da receita indevidamente recebida prestar informação fundamentada, de facto e de direito, ao Presidente da Câmara ou Vereador (com competências delegadas na área financeira se aplicável), sobre os motivos da arrecadação indevida, para que estes submetam a deliberação do órgão competente.
Artigo 31.º
Donativos
Após aprovação pelo órgão competente das propostas respeitantes à aceitação de donativos, ou da celebração de contratos respeitantes a donativos, são os mesmos enviados para a DFP acompanhados dos respetivos documentos justificativos, para emissão da declaração do mecenato/benefícios fiscais e registo contabilístico-financeiro.
Artigo 32.º
Princípios e regras na realização da despesa
1 -Compete ao Presidente e/ou vereadores autorizarem despesa dentro das competências delegadas e dentro dos limites definidos nas mesmas e respeitando o quadro legar em vigor. Acima dos montantes atrás mencionados a competência é do órgão executivo.
2 -Qualquer despesa apenas pode ser efetuada quando:
a)O facto gerador da obrigação de despesa respeite as normas legais aplicáveis;
b)A despesa em causa disponha de inscrição no orçamento e, se for o caso, nas GOP, tenha cabimento na respetiva dotação e esteja adequadamente classificada;
c)As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento com dotação disponível igual ou superior ao cabimento, ao compromisso e se houver Fundos Disponíveis;
d)O cabimento de verbas é feito a pedido dos serviços responsáveis pela despesa, que informam da necessidade do cabimento e da extinção do mesmo, com base em documentos escritos devidamente assinados e validados pelos responsáveis dos serviços e do Presidente ou Vereador com competências delegadas.
e)A despesa em causa satisfaça os princípios da economia, da eficiência e da eficácia;
3 -As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização, salvo eventuais modificações orçamentais.
Artigo 33.º
Cabimento
1 -Apenas podem ser assumidos compromissos de despesa após os serviços de contabilidade exararem informação prévia de cabimento no documento de autorização da despesa, sendo os dirigentes dos serviços proponentes, responsáveis pela assunção de encargos com infração das normas legais aplicáveis.
2 -O registo do compromisso só deve ser feito em termos específicos com base na assunção de responsabilidades perante terceiros traduzidos por requisição externa, nota de encomenda, protocolos, contratos ou equivalentes e por deliberação do Executivo.
3 -Não são permitidos compromissos globais por montantes estimados, salvo no caso das despesas associadas a contratos plurianuais, caso em que deve ser feito o compromisso pelo montante estimado até ao final do ano.
4 -As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas.
5 -O DFP deve proceder ao registo de compromissos resultantes de deliberações do Executivo, em especial dos apoios financeiros, subsídios e comparticipações de acordo com a lei dos compromissos.
6 -Todos os serviços devem remeter à DFP, protocolos ou despacho de adjudicação de obras ou de aquisição de bens e serviços, para o registo dos respetivos compromissos, sempre que os mesmos incluam responsabilidades financeiras assumidas pelo Município, devendo ser claramente especificadas os encargos relativos ao ano em curso e a cada um dos anos seguintes.
7 -As ordens do pagamento de despesa caducam em 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor quando se proceda ao seu pagamento.
8 -Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.
Artigo 34.º
Compromisso
1 -Apenas podem ser assumidos compromissos de despesa após os serviços de contabilidade exararem informação prévia de cabimento no documento de autorização da despesa, sendo os dirigentes dos serviços proponentes, responsáveis pela assunção de encargos com infração das normas legais aplicáveis.
2 -O registo do compromisso só deve ser feito em termos específicos com base na assunção de responsabilidades perante terceiros traduzidos por requisição externa, nota de encomenda, protocolos, contratos ou equivalentes e por deliberação do Executivo.
3 -Não são permitidos compromissos globais por montantes estimados, salvo no caso das despesas associadas a contratos plurianuais, caso em que deve ser feito o compromisso pelo montante estimado até ao final do ano.
4 -As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas.
5 -O DFP deve proceder ao registo de compromissos resultantes de deliberações do Executivo, em especial dos apoios financeiros, subsídios e comparticipações de acordo com a lei dos compromissos.
6 -Todos os serviços devem remeter à DFP, protocolos ou despacho de adjudicação de obras ou de aquisição de bens e serviços, para o registo dos respetivos compromissos, sempre que os mesmos incluam responsabilidades financeiras assumidas pelo Município, devendo ser claramente especificadas os encargos relativos ao ano em curso e a cada um dos anos seguintes.
7 -As ordens do pagamento de despesa caducam em 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor quando se proceda ao seu pagamento.
8 -Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.
Artigo 35.º
Anulação de despesa
1 -Abate à despesa quando não tenha sido realizado pagamento;
2 -Abate à despesa (reposição abatida aos pagamentos), quando o pagamento originário tenha ocorrido no mesmo exercício orçamental do recebimento por parte do fornecedor.
3 -Receita (reposição não abatida aos pagamentos), quando o pagamento originário tenha ocorrido em anos orçamentais anteriores.
Artigo 36.º
Estorno de cabimentos e compromissos
1 -Para as propostas de realização de despesa que não venham a ser autorizadas, o serviço proponente deve solicitar à DFP o seu estorno no prazo, máximo, de 2 dias úteis após a decisão de não autorização.
2 -O DFP deve enviar, trimestralmente, listagens da posição dos cabimentos e compromissos não realizados em cada uma das unidades orgânicas.
3 -No prazo de 5 dias úteis, as UO os serviços requisitantes deverão informar sobre os valores de cabimentos e compromissos que se podem estornar.
Artigo 37.º
Pagamentos e restituições
Todas as informações que gerem despesa devem vir devidamente identificadas com o nome e morada completos, NIF e IBAN.
Artigo 38.º
Execução das GOP
1 -Os serviços executores de projetos cofinanciados, devem diligenciar para que os respetivos documentos de despesa sejam entregues após devida conferência, o mais célere possível no DFP, para devido acompanhamento (com exceção de projetos cofinanciados geridos por outras unidades orgânicas), de modo a serem cumpridos os prazos de execução financeira previstos nos regulamentos e contratos dos projetos comparticipados.
2 -Os projetos cofinanciados e geridos por outra unidade orgânica diferente do apoio ao investimento, devem dar conhecimento a esta, da formalização da candidatura, eventuais reprogramações e os pedidos de pagamento efetuados.
Artigo 39.º
Alterações orçamentais
1 -O acompanhamento da Execução Orçamental cabe aos Diretores de Departamento, Chefes de Divisão, coordenadores e demais chefias, que são responsáveis pelo controlo dos recursos orçamentais disponíveis para as respetivas UO, de modo a garantir o normal funcionamento dos seus Serviços, bem como assegurar os recursos orçamentais indispensáveis à execução dos projetos e ações inscritos nas GOP, que incorpora o Plano Plurianual de Investimentos (PPI) e Atividades Mais Relevantes (AMR) sob a sua responsabilidade de execução.
2 -As dotações orçamentais com as Despesas com Pessoal devem ser controladas pela Divisão de Recursos Humanos, com exceção dos Abonos Variáveis ou Eventuais, a controlar pelo dirigente ou chefia de cada UO.
3 -O controlo dos recursos orçamentais de cada UO é disponibilizado através do acesso à aplicação informática.
4 -Sempre que os dirigentes e as chefias responsáveis pela execução do orçamento e das GOP verificarem situações de insuficiência (ou ausência) de dotação orçamental definida, quer no orçamento quer nas GOP (PPI e AMR), ou inexistência de projeto ou Acão nas GOP, devem de imediato e independentemente de qualquer solicitação ou aviso de próxima alteração ou revisão orçamental por parte da DFP, promover proposta de alteração orçamental.
5 -O pedido de alteração orçamental a incluir na proposta de alteração orçamental para aprovação do Presidente da Câmara (ou do Vereador com competência subdelegada, se for o caso), devem ser remetidas à DFP com antecedência mínima de 5 dias úteis.
6 -As propostas de alterações orçamentais só poderão ser apresentadas à DFP pelos responsáveis dos Serviços, após aprovação do respetivo Vereador com competência delegada, se expressarem adequada contrapartida em termos de equilíbrio orçamental.
7 -No caso de a proposta não cumprir o equilíbrio orçamental da UO, o recurso às dotações de outras UO, dependerá da aprovação dos respetivos responsáveis.
Artigo 40.º
Encargos de anos anteriores
Os encargos relativos a anos anteriores serão satisfeitos por conta das verbas adequadas do Orçamento que estiver em vigor quando for efetuado o seu pagamento.
Artigo 41.º
Data limite para envio do processo de despesa
Até ao dia 20 de dezembro de cada ano económico, devem ser remetidos à DFP todos os processos de realização de despesa referentes ao ano económico, conforme data a definir anualmente em despacho do Presidente ou vereador com competência delegada na área financeira.
Artigo 42.º
Âmbito
1 -Os procedimentos relacionados com o Sistema de Contabilidade Custos (CC), aplicam-se a todos os serviços da CMB.
2 -A CC determina os custos/encargos e os proveitos com vista a apurar resultados associados às várias funções, bens e serviços.
3 -Todos os custos/encargos incorridos e proveitos obtidos devem ser corretamente alocados pelos diversos centros.
Artigo 43.º
Objetivos genéricos
1 -Clarificar a utilização dos recursos públicos numa perspetiva de economia e eficiência.
2 -Determinar a quantia das funções, taxas e preços públicos.
3 -Facilitar a elaboração e avaliação dos orçamentos.
4 -Fundamentar a valorização dos bens produzidos pela atividade autárquica.
5 -Apoiar a adoção de decisões sobre a produção de bens e/ou a prestação de serviços com o conhecimento aprofundado dos respetivos custos/encargos e proveitos.
6 -Atribuir o maior rigor ao nível da informação a fornecer aos órgãos autárquicos.
Artigo 44.º
Objetivos específicos
1 -Quantificar a estrutura de custos da unidade orgânica.
2 -Delimitar o custo das Atividades e Projetos Municipais.
3 -Quantificar os custos e os proveitos, quando aplicável, dos Serviços Prestados e Bens produzidos pelo Município.
4 -Determinar o custo das intervenções por administração direta, divididas em três subcategorias:
b)Obras de grande reparação;
c)Obras de pequenas reparações;
5 -Delimitar o custo com máquinas e viaturas (cálculo do custo hora/máquina e custo km/viatura).
6 -Quantificar o custo das transferências para entidades terceiras (em numerário/ valor e em espécie)
7 -Despesas não englobadas na contabilidade custos, entre elas o Imobilizado, para imputar as aquisições de bens de imobilizado (que em termos contabilísticos a fatura seja classificada numa conta da classe 4).
Artigo 45.º
Documentos
1 -Os documentos obrigatórios de suporte à CC, assim como o conteúdo mínimo necessário é o que consta na legislação.
2 -A remissão eletrónica, em formato não editável, de informação suporte aos procedimentos previstos na CC dispensa a transmissão em papel do respetivo documento de suporte.
3 -Os documentos de suporte à CC, bem como os demais documentos adotados pelas diversas unidades orgânicas são numerados sequencialmente, sendo conservados na respetiva ordem os seus duplicados, e, bem assim todos os exemplares dos que tiverem sido anulados ou inutilizados, com os averbamentos indispensáveis à identificação daqueles que os substituem, se for caso disso.
4 -Todos os processos administrativos e contabilísticos inerentes à CC incluem, no original, as respetivas informações, despachos e deliberações que sobre eles forem exaradas, bem como, os documentos do sistema contabilístico, devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma legível e a respetiva data.
Artigo 46.º
Gestão da contabilidade de custos
1 -A DFP tem como missão organizar e manter a operacionalidade da CC da Autarquia promovendo um contínuo e sustentado reporte da performance económica como suporte à tomada de decisão.
2 -A arquitetura conceptual da CC é operacionalizada e garantida pelo DFP.
3 -No domínio das suas competências cumpre-lhe:
a)Superintender e zelar pela operacionalização e manutenção da CC;
b)Administrar o módulo aplicacional da CC garantindo a adequada parametrização, homogeneização da informação, bem como o nível de formação dos seus intervenientes e o atempado e oportuno registo de todas as operações;
c)No âmbito da alínea anterior, efetuar as reconciliações automáticas existentes nos vários menus de movimento do módulo e efetuar os processamentos mensais dos custos indiretos e os fechos mensais da CC;
d)Coordenar funcionalmente a ação dos Gestores e Operadores no domínio da CC;
e)Prestar esclarecimentos e ministrar ações de formação, sensibilização e mobilização transversais e específicas no domínio das suas adstrições;
f)Processar centralmente operações, imputações e apuramentos de natureza transversal;
g)Auxiliar na fundamentação económica do valor base dos preços ou das taxas municipais quando calculadas com base no custo da atividade pública local;
h)Colaborar na definição das políticas, mecanismos e indicadores de controlo de gestão da Autarquia e assegurar a sua implementação;
j)Outras competências que lhe venham a ser superiormente cometidas;
Artigo 47.º
Responsável pela gestão da contabilidade de custos
1 -Por cada Centro de Responsabilidade (CR), deverá ser indigitado um Gestor do Sistema de Contabilidade Custos (GCC), e um suplente para colmatar as faltas e impedimentos do primeiro.
2 -O GCC responde funcionalmente no domínio da CC perante o DFP independente da UO onde se encontra.
a)Colaborar ativamente com DFP;
b)Arrolar e mapear as atividades e resultados do centro de responsabilidade que representa;
c)Manter atualizadas as chaves e critérios de repartição e imputação;
d)Desenvolver internamente ações de sensibilização e divulgação do modelo Conceptual de Contabilidade Custos;
e)Garantir no seu domínio de atuação o cumprimento das regras e políticas estatuídas NCI e demais orientações emanadas no domínio da Contabilidade Custos;
f)Reportar ao serviço responsável pela contabilidade de custos eventuais não conformidades do sistema ou necessidades de informação dos intervenientes;
g)Superintender o operador do módulo de suporte ao controlo de obras por administração direta, quando aplicável;
Artigo 48.º
Operador
1 -Por cada CR que adote o método de afetação por folha de obra, deve ser expressamente designado um Operador e um suplente.
2 -Compete ao Operador da aplicação de suporte ao controlo de Obras por Administração Direta:
a)Identificar e manter as hierarquias e códigos de bens e serviços em estreita colaboração com o DFP e o GCC, respeitando as regras e políticas estabelecidas na presente NCI;
b)Registar no sistema Obras por Administração Direta as folhas de recolha, garantindo a atualização permanente do mesmo;
c)Propor alterações e oportunidades de melhoria aos circuitos aprovados e respetivos documentos de suporte;
d)Promover as operações de conciliação que lhe venham a ser cometidas pelo GCC e pelo DFP;
Artigo 49.º
Centros de responsabilidade
Os centros de responsabilidade constituem o nível elementar de agregação de custos e coincidem, em regra, com o organograma do Município.
Artigo 50.º
Centros de proveitos e resultados
1 -Recolha de Proveitos por Bens e Serviços;
2 -Recolha de Proveitos (quando aplicável) por CR;
3 -Apuramento de Resultados por Bens, Serviços;
4 -Apuramento de Resultados por CR.
Artigo 51.º
Tipos de custos
1 -Classificam-se como custos diretos aqueles que, de forma inequívoca, são passíveis de imputação a uma determinada função, bem ou serviço, designadamente:
2 -Classificam-se como custos indiretos aqueles que, por serem gerais ou de difícil individualização, carecem de critérios objetivos de repartição pelas funções, bens ou serviços.
Artigo 52.º
Valorimetria
a)Horas de trabalho despendidas para produzir determinado bem ou serviço;
b)Valorização pelo custo hora/homem.
b)Valorização à saída - custo médio ponderado.
a)Hora de trabalho despendidas por cada máquina/viatura para produzir determinado bem ou serviço;
b)Valorização pelo custo hora/máquina/viatura.
4 -Outros custos diretos - pelo custo histórico (de aquisição ou de produção).
Artigo 53.º
Métodos de imputação
1 -Os métodos de imputação a adotar serão:
a)Imputação direta a bens e serviços;
b)Imputação direta a funções
2 -Os CR que suportem o reporte da sua atividade em folhas de obras deverão designar, além do GCC o Operador do Sistema de Controlo de Obras por Administração Direta.
Artigo 54.º
Imputação direta a bens e serviços
1 -O controlo dos custos dos bens ou serviços é efetuado através das aplicações informáticas:
a)Obras por Administração direta, no que diz respeito aos custos com a utilização de mão-de-obra, máquinas e viaturas, materiais não armazenáveis e aquisições de serviços;
b)Gestão de Stocks, no que diz respeito aos custos com o consumo de materiais de armazém;
c)Sistema de Contabilidade Autárquica no que respeita a movimentos de custos não suportados por requisição externa;
2 -Por cada obra, intervenção ou iniciativa deverá ser nomeado um responsável da mesma - chefe de equipa/ encarregado.
3 -Os chefes de equipa/encarregados ou equivalentes efetuarão diariamente a recolha das hora/homem e horas/máquina e viaturas utilizadas promovem a assinatura do responsável da obra e entregam as folhas de recolha ao responsável pelos registos na aplicação OAD - Operador.
Artigo 55.º
Definição de centros de custo
1 -Caso os centros de custos digam respeito a obras por administração direta a realização de obras passa sempre por um processo de decisão político-administrativa, constando no Orçamento de cada ano e podendo constar nas Grandes Opções do Plano, devendo ser nomeado pelo dirigente um responsável da obra.
2 -Após decisão para início da realização da intervenção por administração direta, o Operador do Sistema OAD, elabora uma ficha de intervenção que é assinada pelo responsável da obra e pelo Dirigente.
3 -O responsável da obra deve efetuar, com a antecedência julgada conveniente, o planeamento dos bens necessários à sua realização, vertendo-o no Orçamento da Intervenção. O planeamento engloba, igualmente a delimitação dos recursos humanos, viaturas e máquinas necessárias à prossecução do projeto, com estimativa de prazos de execução.
4 -As premissas aplicáveis a obras por administração direta aplicam-se igualmente a projetos (que não obras) que pela sua relevância e dimensão careçam de definição de responsabilidades de execução e planeamento antecipado.
5 -As fichas de intervenção são remetidas à DFP para abertura de centros de custo na aplicação OAD.
6 -A definição da imputação direta ou indireta dos custos é efetuada nesta fase, determinando se o centro de custos receberá custos diretos ou indiretos (que na fase de processamento mensal serão imputados segundo as regras definidas no SNC-AP aos restantes centros de custos).
Artigo 56.º
Regras para a criação de códigos de centros de custo
A criação de códigos na categoria - Centros de Custos, ficará sob a responsabilidade do DFP, devendo ser criados códigos elementares (ou seja, que não contém mais desagregação e aos quais se imputam os custos) ou compostos (no caso de estes se detalharem em outros elementares) obedecendo sempre à estrutura que já está definida.
Artigo 57.º
Imputação de custos
1 -Custos com bens armazenáveis - as imputações ao centro de custos coincidem com o registo da saída de existências de armazém, calculado a partir da multiplicação das unidades utilizadas pelo seu custo médio ponderado:
2 -Custo com mão-de-obra direta - o custo com a mão-de-obra é apurado de acordo com o reporte por cada funcionário das horas despendidas em cada centro de custos mediante o preenchimento semanal de um Mapa de Recolha de Funcionário (para o pessoal administrativo) e preenchimento diário, pelo coordenador de trabalho, da Folha de Recolha de Horas de Mão-de-Obra e Máquinas e Viaturas;
3 -Custos com máquinas e viaturas - o custo com máquina e viaturas é apurado de acordo com o reporte, por cada operador, das horas despendidas pelo próprio e pela máquina/viatura que utiliza ou é responsável, em cada centro de custos mediante o preenchimento de uma Folha Diária de Máquinas e Viaturas, após o que a informação é transposta pelo coordenador de trabalho, para a Folha de Recolha de Horas de Mão-de-Obra e Máquinas e Viaturas.
4 -Custos com outros bens e serviços - estes custos diretos são imputados ao centro de custos aquando do lançamento da fatura que satisfaz determinada requisição externa ou para processos que não tenham requisição emitida no OAD, pelo lançamento da fatura independentemente desta.
CAPÍTULO IV
Concessão de apoio, subsídios e comparticipações
Artigo 58.º
Atribuições de apoios, subsídios e comparticipações
1 -A atribuição de apoios, subsídios, subvenções ou outros é efetuada de acordo com o quadro de atribuições constantes da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro e sempre com respeito pelos limites, princípios e competências estabelecidos nesse diploma e demais legislação aplicável.
2 -Só podem ser atribuídos apoios, subsídios ou subvenções monetárias a entidades ou associações com ou sem personalidade jurídica, desde que legalmente constituídas, que tenham a situação tributária e contributiva devidamente regularizada.
3 -A atribuição de apoios em espécie é sempre objeto de quantificação quanto ao custo.
4 -A atribuição de apoios e subsídios é obrigatoriamente enquadrada em programas municipais de apoios específicos.
5 -Os apoios e subsídios são atribuídos pela Câmara Municipal cuja deliberação inclui o número da proposta de cabimento e, caso exista por parte de qualquer funcionário, conflito de interesse e/ou participação nos órgãos sociais da entidade beneficiária, fica este impedido de interferir na submissão do apoio/subsídio ao órgão executivo.
Artigo 59.º
Pagamento de apoios, subsídios e comparticipações
1 -Os pagamentos dos apoios concedidos são obrigatoriamente precedidos de documentos emitidos sob forma legal, comprovativos da aplicação dos valores em causa.
2 -Compete à DFP proceder à identificação dos apoios atribuídos para publicitação, nos termos do disposto na Lei n.º 64/2013, de 27 de agosto.
3 -Compete à DFP reportar a informação através da inserção de dados num formulário eletrónico próprio com documentação de suporte digitalizada, no site da IGF (Inspeção Geral de Finanças), até ao final do mês de janeiro do ano seguinte ao que diz respeito as subvenções atribuídas e até ao final do mês de fevereiro do ano seguinte, deve ainda a DFP publicitar listagem anual no sítio na internet da entidade obrigada e da Inspeção Geral de Finanças.
Artigo 60.º
Controlo das entidades apoiadas
1 -Estatutos e suas alterações ou outros de igual valor jurídico, publicados nos termos da Lei;
2 -Os planos e orçamentos para o ano em causa, devidamente aprovados;
3 -A indicação dos membros que representam a entidade para efeitos financeiros e documentos comprovativos da regularização da situação tributária e contributiva.
CAPÍTULO V
Contratação pública
Artigo 61.º
Competência para iniciar procedimento
1 -A competência para dar início ao procedimento de formação de qualquer contrato e ou "decisão de contratar", a que se refere o Código dos Contratos Públicos (CCP), é concedida no âmbito dos limites estabelecidos nos termos deste normativo e desde que assegurada a existência de dotação disponível na respetiva rubrica orçamental e/ou das GOP's.
2 -A autorização de despesas apenas pode ocorrer após a necessária verificação da sua legalidade, inscrição em orçamento e dotação igual ou superior ao cabimento.
3 -O registo de cabimento deverá ser garantido após emissão de Pedido de aquisição, efetuado ou informação de cabimento prévio, garantidas as devidas autorizações, e envio dos mesmos para o DFP para cabimento da despesa.
4 -O Gabinete de Contratação Pública (GCP) ou outra UO com competência para desenvolver processos de contratação pública, deve verificar o cumprimento dos limites de competência, mediante informação enviada pela UO que pretende o respetivo procedimento de contratação.
Artigo 62.º
Controlo dos limites para o tipo de procedimento
1 -É da responsabilidade das UO que encetaram o respetivo procedimento de contratação, a manutenção do controlo sobre os limites financeiros para a celebração de contratos cujo objeto seja constituído por prestações do mesmo tipo ou idênticas às do contrato a celebrar e cujo preço contratual acumulado seja igual ou superior aos limites definidos na legislação em vigor;
2 -Nos casos de locação ou aquisição de bens móveis e prestação de serviços o controlo do limite de adjudicações é efetuado através da aplicação informática de gestão de stocks (GES, da AIRC), através de listagens relativas a ajustes diretos para controlo de limites por fornecedor e CVP (vocabulário comum para os contratos públicos).
3 -Nos casos de procedimentos para formação de contratos de empreitada o controlo do limite é efetuado através da aplicação informática (SCE).
Artigo 63.º
Minuta de contrato
1 -As minutas de contratos escritos resultantes de procedimentos de formação de contratos de locação ou aquisição de bens móveis, prestação de serviços ou outras aquisições patrimoniais, celebrados pelo Município são elaborados pela DFP;
2 -As minutas de contratos escritos resultantes de procedimentos de formação de contratos de empreitadas, celebrados pelo Município são elaborados pela DPGTE ou pela DAHUAR.
3 -Salvo previsão expressa no programa do procedimento, a redução a escrito do contrato não é exigível, nos termos do artigo 95.º do CCP.
4 -Quando a redução do contrato a escrito não seja exigida ou tenha sido dispensada nos termos do disposto dos números anteriores, os serviços promotores do procedimento devem assegurar que a conjugação do caderno encargos com o conteúdo da proposta adjudicada contém as condições essenciais ao fornecimento dos bens ou à prestação dos serviços, designadamente do seu objeto, preço, condições de pagamento, prazo de entrega ou de execução e garantias.
5 -Quando não é exigível a caução, a decisão de adjudicação e a aprovação da minuta do contrato deve ser garantida simultaneamente e no teor do despacho de adjudicação deverá constar a menção à aprovação da minuta do contrato;
6 -Sem prejuízo do n.º 1 do artigo 52.º, todos os serviços devem comunicar à DFP, a celebração de todo e qualquer contrato, protocolos, adjudicações, aquisições ou locações, a fim de ser efetuado o respetivo "compromisso" para o ano em curso e, se aplicável, efetuar também o registo de compromisso para os anos seguintes, com indicação dos elementos essenciais do mesmo.
Artigo 64.º
Caução
1 -Os serviços municipais devem enviar à DFP todos os originais de cauções prestadas a favor do Município, mencionando o processo a que as mesmas dizem respeito.
2 -Todas as alterações do valor dos documentos referidos no número anterior devem ser previamente comunicadas e autorizadas pela DFP, a qual deve manter permanentemente atualizado um registo dos mesmos.
3 -O Gestor do Contrato e os serviços responsáveis pelo acompanhamento da execução das obrigações contratuais do cocontratante, isto no caso dos procedimentos de contratação deverão, devem, salvaguardando as disposições legais para os casos de existência de obrigações de correção de defeitos pelo cocontratante, designadamente obrigações de garantia, comunicar à DFP o cumprimento de todas as obrigações por parte do contratante, para que aquela promova a devida liberação da caução.
4 -A liberação mencionada no ponto anterior carece de autorização da vereação.
Artigo 65.º
Contrato
1 -Os contratos escritos estão sujeitos a visto do Tribunal de Contas, de acordo com as regras estabelecidas na lei.
2 -A redução do contrato a escrito pode ser dispensada pelo Presidente da Câmara ou pelo Vereador com competências delegadas mediante decisão fundamentada dentro do estabelecido por lei, entre outros, por motivos de urgência imperiosa resultante de acontecimentos imprevisíveis pelo Município, seja necessário dar imediata execução ao contrato.
3 -Sem prejuízo do n.º 1 do artigo 50.º, todos os serviços devem comunicar à DFP, a celebração de todo e qualquer contrato, protocolos, adjudicações, aquisições ou locações, a fim de ser efetuado o respetivo "compromisso" para o ano em curso e, se aplicável, efetuar também o registo de compromisso para os anos seguintes, com indicação dos elementos essenciais do mesmo.
4 -Após assinatura do contrato deverá o mesmo ser remetido, à UO responsável pela tramitação do procedimento para inserção de dados nas respetivas plataformas e deverá ainda ser dado conhecimento à DFP.
Artigo 66.º
Publicitação e eficácia do contrato
1 -A publicitação da celebração de contratos, exigida nos termos legais, é da responsabilidade do GCP, ou da UO nos casos em que tenha responsável pela tramitação do procedimento de contratação.
2 -Aquando da publicitação da celebração do contrato, nos casos de necessidade de preenchimento de bloco técnico de dados deverá ser garantida a presença de técnico da UO responsável pela respetiva tramitação processual para auxílio na transmissão da informação necessária e exigida.
3 -A publicitação mencionada nos números anteriores é condição de eficácia do contrato nomeadamente para efeitos de pagamento.
4 -A ficha de publicitação deverá fazer parte integrante do processo.
5 -Após a publicitação da celebração do contrato, esse facto é, de imediato, dado a conhecer à DFP.
6 -A publicitação dos relatórios de execução dos contratos, exigida nos termos legais, é da responsabilidade da UO que tramitou o procedimento de contratação:
a)Aquisição de Bens e Serviços: até 20 dias úteis após o fecho de contrato, entendido como a data da última fatura, que deverá ser comunicado por parte da DFP, mencionando o valor efetivo dessa mesma execução;
b)Empreitadas: até 10 dias úteis após assinatura da conta final da obra ou da respetiva aceitação pelo empreiteiro, é elaborado o relatório final da obra e inserido nas plataformas públicas.
Artigo 67.º
Remissão contratação pública
Sem prejuízo do referido nos artigos anteriores, o processo administrativo a realizar no âmbito da contratação pública decorre de acordo com o estabelecido em processos aprovados pelo executivo, que fazem parte do sistema de gestão, devidamente atualizados em função da legislação em vigor.
investimentos financeiros
Artigo 68.º
Investimentos financeiros
1 -Investimento financeiro é um cativo destinado a obter proveitos municipais.
2 -Investimento financeiro temporário é aquele que pode ser rapidamente realizável, normalmente com duração inferior a um ano.
3 -Estes investimentos integram a classe 1 - disponibilidades, e estão sujeitos aos seus critérios de valorimetria.
Artigo 69.º
Natureza do risco
É proibida a realização de investimentos financeiros de risco, devendo tal menção constar das propostas das instituições consultadas.
Artigo 70.º
Realização
1 -Sempre que haja disponibilidade temporária de liquidez e para uma boa gestão dos ativos municipais, pode o Município, por proposta da DFP efetuar aplicações financeiras, consultando várias instituições de crédito, atenta a relação custo/benefício da operação.
2 -É responsável pelo processo negocial a DFP ou quem este indique, devendo em cada fase do processo ser dado conhecimento ao Presidente da Câmara Municipal ou vereador com competência delegada na Área Financeira.
CAPÍTULO VII
Financiamento
Artigo 71.º
Obtenção de financiamento
1 -A Câmara Municipal poderá recorrer a empréstimos de médio e longo prazos para financiamento das GOP (PPI e AMR) e Orçamento, sujeitos ao limite de endividamento previsto no artigo 52.º da Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro.
2 -A Câmara Municipal poderá recorrer a empréstimos de curto prazo para financiamento de tesouraria, nos termos do artigo 50.º da Lei acima citada.
Artigo 72.º
Controlo do endividamento
1 -A DFP deve efetuar a reconciliação das contas de empréstimos bancários com as instituições de crédito, conferindo os respetivos juros e outros encargos daí resultantes, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos
2 -Sempre que surjam alterações às condições e montantes do endividamento, a DFP deve apresentar um relatório que analise a situação, tendo em atenção os limites fixados na Lei das Finanças Locais e outras disposições legais em vigor.
CAPÍTULO VIII
Disponibilidades
Artigo 73.º
Disponibilidades em caixa
1 -A importância em numerário existente em caixa deve limitar-se ao indispensável, não devendo ultrapassar o valor adequado às necessidades diárias do Município, consideradas no montante máximo de 5.000,00 (euro) (cinco mil euros).
2 -O Município dá preferência às movimentações por instituições bancárias, devendo, sempre que possível, recorrer-se às transferências bancárias por via eletrónica.
3 -Sempre que no final do dia se apure um montante superior ao limite, atrás referido, o mesmo deverá ser depositado numa das contas bancárias da Autarquia, no dia útil seguinte ou utilizando para o efeito, a máquina de depósito existente, na tesouraria do Município, bem como noutros espaços de cobrança.
4 -Compete ao responsável do setor da Tesouraria, ou seu substituto, assegurar o depósito diário em instituições bancárias das quantias referidas no ponto anterior.
Artigo 74.º
Valores em caixa
1 -Em caixa, na Tesouraria, podem existir os seguintes meios de pagamento na moeda com curso legal no território nacional:
2 -É proibida a existência em caixa na Tesouraria de:
b)Cheques sacados por terceiros e devolvidos pelas Instituições bancárias;
Artigo 75.º
Emissão e guarda de cheques
1 -Os cheques devem ser emitidos por trabalhadores afetos ao Setor de Tesouraria (ST) e apensos aos respetivos documentos de despesas sendo remetidos à Tesouraria, para pagamento, após serem devidamente subscritos, pelo Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada e/ou subdelegada.
2 -Os cheques apenas devem ser assinados na presença dos documentos a pagar que os suportam, devendo ser conferidos, nomeadamente quanto ao seu valor inscrito e ao seu destinatário.
3 -Todos os cheques não preenchidos ficam à guarda do coordenador do Setor de Tesouraria (ST).
4 -Todos os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados sequencialmente pelo ST, após inutilização das assinaturas, quando as houver.
5 -Findo o período de validade dos cheques em trânsito, seis meses contados a partir do 8.º dia da data de emissão, nos termos da Lei Uniforme sobre os Cheques, verificado no momento de realização da reconciliação bancária, o responsável pelo ST deve proceder ao respetivo cancelamento junto da instituição bancária, comunicando o facto à DFP para proceder aos respetivos contabilísticos da regularização.
6 -É vedada a assinatura de cheques em branco.
Artigo 76.º
Devolução de cheques
1 -No caso de devolução de cheques de contribuintes pelas instituições bancárias, por falta de provisão, o Tesoureiro deve dar conhecimento sobre o facto ao seu superior hierárquico e ao responsável pelo serviço emissor, devendo ainda contactar o contribuinte.
2 -Caso não seja regularizada a situação de imediato, deverá o Tesoureiro elaborar informação de forma a ser extraída certidão de dívida.
3 -Os serviços municipais devem tomar as medidas necessárias inerentes à devolução do cheque.
Artigo 77.º
Abertura e movimentação de contas bancárias
1 -A abertura de Contas Bancárias é sujeita a prévia autorização da Câmara Municipal, sob proposta da DFP.
2 -A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia deve ser feita, com as assinaturas do Presidente do Órgão Executivo ou por outro membro deste órgão com competência delegada e/ou subdelegada e do responsável do Setor da Tesouraria ou seu substituto.
Artigo 78.º
Balanço à tesouraria
1 -O Balanço à Tesouraria (BT) é um dos métodos e procedimentos de controlo utilizado para assegurar a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, a fraude e/ou erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos.
2 -O BT é obrigatoriamente efetuado, pelo menos, uma vez por trimestre, sem aviso prévio, por dois trabalhadores, e, ainda sempre que se verifiquem as seguintes situações:
a)Encerramento das contas em cada exercício económico;
b)No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui (em caso de dissolução);
c)Quando for substituído o responsável do ST;
3 -Os trabalhadores nomeados para a realização do BT, são os responsáveis pela contagem e são nomeados pela DFP, de acordo com os seguintes critérios e procedimentos:
a)De entre todos os trabalhadores do Município com competência adequada à tarefa com caráter de rotatividade;
b)Os trabalhadores são convocados com caráter de imediato e com conhecimento dos responsáveis hierárquicos, devendo efetuar o registo de assiduidade como habitualmente;
4 -Para efetuar o termo de contagem são preenchidos os mapas resumo que integram o "Balanço à Tesouraria - Contagem e apuramento de contas ao final do dia/mês/ano", designadamente:
a)Mapa discriminativo da contagem de dinheiro;
b)Mapa discriminativo da contagem de cheques não depositados;
c)Reconciliação Bancária;
5 -Todos os documentos são assinados pelos intervenientes, com aposição da identificação e qualidade em que o fazem, de forma legível, de acordo com o ponto 2.9.6 do POCAL;
6 -O termo de contagem fica à guarda do setor de Contabilidade (SC), sendo fornecido à tesouraria o mapa resumo - "Balanço à Tesouraria do Município - Contagem e Apuramento de contas".
7 -De acordo com os princípios da segregação de funções estão cometidos ao:
a)Responsável pela contagem todos os mapas referidos no ponto 4;
b)Tesouraria os mapas 4.a) e b);
c)Responsáveis pela reconciliação bancária o mapa 4. c);
8 -Os responsáveis pela contagem devem:
a)Efetuar a contagem de documentos e meios de pagamento em contexto de trabalho dos seus titulares, na Tesouraria e nos postos de cobrança, mapa 4.a);
b)Solicitar a elaboração da reconciliação bancária ao trabalhador designado, podendo, se o entenderem, solicitar às instituições de crédito os extratos das contas tituladas pelo Município, mapa 4.c);
9 -Os responsáveis pela contagem, após recebimento dos documentos da reconciliação bancária, têm 5 dias úteis para submeter o BT ao conhecimento do Presidente da Câmara Municipal ou ao vereador com competência delegada
Artigo 79.º
Reconciliação bancária
1 -As reconciliações das contas bancárias tituladas pelo Município são efetuadas mensalmente.
2 -Para efeitos do número anterior, serão designados pela DFP trabalhadores que não se encontrem afetos ao ST.
3 -Os trabalhadores designados no número anterior confrontarão os extratos bancários das instituições financeiras com os registos contabilísticos Caso se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas serão averiguadas e prontamente regularizadas.
4 -Os movimentos passíveis de regularização devem ser devidamente discriminados, devendo o trabalhador responsável pela reconciliação apor na parte da "Observação/Justificação" do mapa 4.c), o tipo, o número de documento e a data em que se procedeu à correção.
5 -Após cada reconciliação bancária, os trabalhadores referidos no número dois analisam o período de validade dos cheques em trânsito, informando a Tesouraria para que esta proceda ao seu cancelamento junto da instituição bancária nos casos que o justifiquem, efetuando-se os adequados registos contabilísticos de regularização.
6 -Concluídas mensalmente, as reconciliações bancárias são visadas pelo responsável da DFP e responsável do ST.
Artigo 80.º
Responsabilidade do responsável do setor da tesouraria
1 -Os trabalhadores do ST são responsáveis pelos fundos, montantes e documentos à sua guarda.
2 -O responsável do ST responde diretamente pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas.
3 -Os demais trabalhadores em serviço no ST respondem perante o respetivo responsável pelos seus atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.
4 -A responsabilidade por situações de alcance não é imputável ao responsável do ST estranho aos factos que as originam ou mantêm, exceto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.
CAPÍTULO IX
Postos de cobrança
Artigo 81.º
Considerações gerais
1 -Consideram-se postos de cobrança todos os serviços emissores de receita que tenham a seu cargo atividades de cobrança fora da Tesouraria Municipal.
2 -Os serviços emissores de receita são designados em sessão de Câmara por proposta do Presidente da Câmara Municipal, ou pelo vereador responsável pela área financeira.
3 -O POCAL no ponto 2.9.10.1 e seguintes, os métodos e procedimentos de controlo das disponibilidades que permitem, nomeadamente assegurar que:
a)A importância em numerário existente em caixa não ultrapassa o montante adequado às necessidades diárias da Autarquia, sendo este montante definido pelo Órgão Executivo;
b)O responsável pelos postos de cobrança responde, diretamente, perante o órgão Executivo, pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas, sendo que, os restantes trabalhadores (operadores de caixa), respondem perante o respetivo responsável pelos seus atos e omissões, que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza; para o efeito, o responsável deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa;
c)A responsabilidade por situações de alcance não é imputável ao responsável, estranho aos factos que as originaram ou mantêm, exceto se, no desempenho das duas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedimento com culpa.
Artigo 82.º
Postos de cobrança
1 -Haverá postos de cobrança nos locais considerados úteis para os utentes e justificável na ótica do interesse municipal, mediante prévia aprovação da Câmara Municipal, sob proposta dos serviços municipais.
2 -Por cada posto de cobrança haverá um mapa de controlo de cobranças, onde serão inseridos os recibos ou bilhetes entregues para cobrança.
Artigo 83.º
Fundo fixo de caixa
1 -A importância em numerário existente em caixa, não deverá ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias do posto de cobrança, sendo este montante definido anualmente pelo Órgão Executivo, na primeira reunião.
2 -Compete aos responsáveis pelos serviços que integram os postos de cobrança, assegurar a gestão das caixas, zelar e manter atualizada a informação diária sobre o seu saldo.
3 -Cada Fundo Fixo de Caixa deverá ser reposto na tesouraria até ao último dia útil de cada ano civil.
Artigo 84.º
Procedimento de liquidação
1 -A liquidação das taxas e outras receitas do Município é feita em consonância com o Regulamento de Tabela de Taxas em vigor, bem como da restante regulamentação existente.
2 -Consta de documento próprio, que fará parte integrante do respetivo processo e do qual devem constar os seguintes elementos:
a)Identificação do sujeito passivo da relação jurídica;
b)Discriminação do ato, facto ou contrato sujeito a liquidação;
c)Enquadramento na Tabela de Taxas;
e)Cálculo do montante a pagar, resultante da conjugação dos elementos referidos nas alíneas b), c) e d).
Artigo 85.º
Cobrança da receita
1 -Os serviços emitem a guia de recebimento na aplicação informática, colocando as datas de emissão e conferência.
2 -O original da guia de recebimento, na qual é aposto um carimbo com a indicação de "Recebido" e entregue aos utentes e devidamente assinado pelo trabalhador que procede à cobrança.
3 -Nos casos em que se justifique a existência da aplicação informática deve o respetivo Serviço estar dotado de uma aplicação informática apropriada e uniforme que permita a emissão de um documento contabilístico legalmente válido.
4 -Os trabalhadores responsáveis pelos postos de cobrança são sempre obrigados a entregar ao utente/cliente o documento comprovativo da venda do bem ou da prestação do serviço.
Artigo 86.º
Entrega de receitas cobradas
1 -Nos termos do ponto 2.9.10.1.4 do POCAL, a entrega dos montantes das receitas arrecadadas é feita diariamente no ST.
2 -Quando se trata de serviços externos que tenham a seu cargo atividades de cobrança e a entrega não seja possível por a tesouraria já se encontrar encerrada, a mesma far-se-á, no dia útil seguinte até às 12h00.
3 -Os serviços a que se refere o n.º 3 do artigo anterior, devem entregar ao serviço com competência para efetuar a emissão da guia de recebimento na aplicação informática uma listagem com as prestações de serviços e vendas efetuadas, retirada da sua aplicação informática, cuja data de referência deve ser inscrita no campo de observações daquela guia de recebimento.
4 -O ST, no próprio dia, procede à conferência dos montantes entregues com as guias de receita emitidas e coloca as datas de recebimento nas guias de recebimento na aplicação informática.
Artigo 87.º
Conferência
Cabe aos serviços Municipais, que tenham postos de cobrança a conferência e entrega dos comprovativos de cobrança com o valor depositado.
Artigo 88.º
Responsabilidades
1 -A responsabilidade por situações de alcance é imputável aos funcionários que procedem à cobrança da receita devendo, no entanto, o responsável do ST, no desempenho das suas funções, proceder ao controlo e apuramento das importâncias entregues.
2 -A responsabilidade por situações de alcance é imputável ao responsável do ST, quando, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.
Artigo 89.º
Formas de recebimento
1 -As guias de recebimento podem ser pagas por numerário, cheque, transferência bancária, terminal de pagamento, vale postal ou outro meio legal, disponibilizado para o efeito.
2 -Os cheques devem ser cruzados e cumprir o seguinte:
a)Emitidos à ordem do Município do Barreiro;
b)De montante igual ao valor a pagar;
c)É vedada a aceitação de cheques pré-datados;
d)A data de emissão deve obrigatoriamente coincidir com a data da sua entrega, ou com os dois dias que a antecedem;
e)No verso do cheque deve ser aposto o número da guia de recebimento que lhe corresponde. Caso o pagamento seja efetuado por entidade diferente do titular, deve ser aposto no verso o número da guia de recebimento que lhe corresponde, bem como o contacto telefónico da entidade pagadora;
f)Estes dados devem ser inseridos num campo de observações da aplicação informática;
g)No caso de cheque remetido pelo correio, a Secretaria-Geral deverá, sendo caso, cruzar de imediato os cheques, preencher o Mapa dos valores recebidos e remetê-los por protocolo para o ST, que deverá identificar o serviço responsável pela emissão da receita.
3 -Valores recebidos pelo correio:
a)O serviço que rececione um valor por correio, cheque ou vale postal, deve elaborar uma lista de valores recebidos, mencionando o banco, sacador, número do cheque, data e valor. Estes elementos devem ser entregues, no próprio dia, na DFP. A cópia ou outros elementos identificativos deverão ser remetidos ao serviço emissor para emissão da respetiva fatura, no prazo máximo de 3 dias.
b)Relativamente às liquidações ainda não centralizadas no ST, a lista de valores e respetivos documentos devem ser enviados de imediato ao serviço emissor, que emite as correspondentes faturas para entrega no Setor da Tesouraria, nas 24 horas subsequentes.
c)Quando não for possível identificar o serviço emissor, a lista e respetivos valores são remetidos ao Setor da Tesouraria para identificação.
d)Caso a receção dos cheques ou vales postais ocorra após a data-limite de pagamento, o ST cobra em primeiro lugar o valor respeitante a juros de mora e procede à cobrança da dívida até ao limite do valor do cheque ou vale postal.
4 -Valores recebidos através dos terminais de pagamento automático:
a)Os terminais de pagamento automático existentes nos serviços municipais são encerrados diariamente, com uma única abertura e fecho por turno de trabalho, permitindo a transmissão da informação e crédito na conta da autarquia.
b)O ST relaciona as faturas-recibo com os fechos diários dos respetivos terminais de pagamento automático, validando a entrada de valores nas instituições de crédito respetivas.
5 -Valores creditados em conta bancária:
a)Qualquer montante creditado em contas bancárias do município do Barreiro, com a exceção das contas próprias de cauções, que não tenha sido possível reconhecer até seis meses após o respetivo crédito, é liquidado e cobrado como receita municipal, mediante autorização do DFP.
b)A dívida de clientes correspondente à receita cobrada nos termos do número anterior é regularizada, desde que os munícipes/utentes apresentem os respetivos comprovativos de depósito ou transferência bancária.
6 -A Tesouraria, após efetuar as operações mencionadas na alínea anterior, entrega o original da guia ao serviço emissor que fica responsável pela sua entrega ao munícipe;
7 -Não são aceites pagamentos em numerário nas condições descritas na Lei n.º 92/2017, ou na que suceder, estando o seu incumprimento sujeito a processo disciplinar.
CAPÍTULO X
Fundos de caixa
Artigo 90.º
Utilização
1 -Os fundos de caixa destinam-se apenas à efetivação de trocos, sendo estritamente vedada a sua utilização para a realização de despesas.
2 -Os fundos de caixa têm caráter anual.
Artigo 91.º
Entrega
A entrega dos montantes dos fundos de caixa atribuídos é feita pelo coordenador do ST aos titulares designados após aprovação em reunião da Câmara Municipal, através de emissão em duplicado de uma nota de lançamento que deve ser assinada pelos titulares do fundo de caixa e pelo coordenador, devendo um exemplar ficar no ST e o outro no Posto de Cobrança.
Artigo 92.º
Reposição
1 -Os titulares dos fundos de caixa devem repor, junto do ST, o montante atribuído no último dia útil de cada ano.
2 -O responsável do ST deve saldar as contas de caixa atribuídas a cada posto de cobrança, após reposição dos fundos de caixa.
Artigo 93.º
Procedimento de controlo
Os fundos de caixa são objeto de balanço nos termos do artigo 69.º
Artigo 94.º
Responsabilidade
1 -A responsabilidade por situações de alcance é imputável aos funcionários que procedem à emissão e cobrança da receita devendo, no entanto, o responsável do ST, no desempenho das suas funções, proceder ao controlo e apuramento das importâncias entregues.
2 -A responsabilidade por situações de alcance é imputável ao responsável do ST, quando, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, tiver procedido com culpa.
3 -Nas situações de ausência dos titulares dos fundos de caixa, deve o dirigente ou coordenador designar um substituto.
4 -É da responsabilidade dos trabalhadores que detêm o fundo de caixa procederem às diligências necessárias, quando se verifiquem situações de diferença no apuramento diário das contas, assegurando a reposição do valor em falta bem como a entrega do montante apurado a mais, que reverterá para os cofres do Município.
CAPÍTULO XI
Fundo de maneio
Artigo 95.º
Âmbito
1 -O ponto 2.9.10.1.11 das considerações técnicas do Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL) aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de fevereiro, com a redação dada pela Lei n.º 162/99, de 14 de setembro, pelo Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro e pelo Decreto-Lei n.º 84-A/2002, de 5 de abril, estabelece as políticas e procedimentos de constituição, reconstituição e reposição dos fundos de maneio constituídos nos termos da lei.
2 -Cada fundo de maneio deverá ser reconstituído mensalmente, mediante a entrega de documentos justificativos das despesas efetuadas, faturas ou documentos equivalentes, com evidência da quitação, nomeadamente através da entrega de recibo ou documento equivalente e reposto até ao dia 20 de dezembro de cada ano.
3 -Os documentos entregues são remetidos para o setor da Contabilidade de forma a proceder-se à respetiva contabilização.
Artigo 96.º
Considerações
1 -Cada fundo de maneio possui um limite máximo expressamente discriminado por rubricas e a sua utilização deve ser compensada pela reconstituição ou reposição do mesmo, nos termos da Lei e da presente norma.
2 -O somatório dos meios monetários disponíveis no fundo de maneio e do valor das faturas ou documentos equivalentes pagos a partir desse fundo, deve ser permanentemente igual ao valor mensal autorizado para o mesmo.
Artigo 97.º
Princípios
1 -A autorização de fundos de maneio deve obedecer aos seguintes princípios:
a)A constituição e reconstituição dos fundos de maneio só poderá fazer-se quando existam fundos disponíveis de valor igual ou superior ao dos montantes a entregar aos detentores de fundos de maneio.
b)As despesas efetuadas por recurso a fundos de maneio devem obedecer ao CCP e demais legislação em vigor;
c)Os fundos de maneio só podem ser utilizados para fazer face a despesas urgentes e inadiáveis;
d)A utilização de fundos de maneio para aquisição de artigos armazenáveis ou de economato, só poderá ser feita mediante indicação na requisição interna, pelo serviço responsável pelo aprovisionamento da inexistência em stock dos mesmos, pelo que, para garantir a elegibilidade da despesa, na reconstituição mensal dos fundos, a requisição interna com aquela indicação, deve ser acompanhada do documento legal da despesa;
e)É totalmente vedada a utilização de fundos de maneio na aquisição de bens considerados de imobilizado;
f)É vedada a aquisição de artigos ou serviços cuja classificação económica da despesa seja diferente da autorizada na constituição do fundo de maneio.
2 -A constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio deve obedecer ao descrito no número anterior.
Artigo 98.º
Constituição
1 -Compete à Câmara Municipal aprovar a constituição dos Fundos de Maneio, sendo que a respetiva proposta deve ser aprovada em minuta e conter os seguintes elementos:
b)Montante máximo disponível por mês e a respetiva classificação orçamental;
c)O DFP após verificar os dados constantes no pedido de constituição, e de acordo com a autorização exarada pelo Órgão Executivo, deverá proceder ao registo do(s) cabimento(s) e do compromisso, nos termos do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, referentes aos fundos constituídos, emitir a nota de lançamento de Tesouraria e enviar para este serviço.
2 -No registo do compromisso o mesmo deverá ter por entidade credora o detentor do fundo.
3 -Após entrada da minuta de aprovação dos fundos na Tesouraria, esta tem dois dias para colocar o FM à disposição dos titulares que, no ato da entrega deverá ser assinado um documento comprovativo.
4 -A entrega será em numerário.
5 -O ST emite o meio de pagamento, recolhe a assinatura do responsável e entrega o valor do fundo de maneio.
6 -O ST deve ainda registar na folha de caixa e no resumo diário de Tesouraria, as constituições de fundos efetuadas.
Artigo 99.º
Reconstituição
1 -Até ao 2.º dia útil do mês seguinte àquele a que se reporta, o responsável do fundo deve remeter à DFP o Mapa Resumo do Fundo de Maneio, onde conste toda a informação relativa aos pagamentos efetuados por conta do fundo, anexando faturas ou documentos equivalentes as quais deverão ter referência de indicação da quitação.
2 -O DFP deve verificar a legalidade e conformidade dos documentos apresentados, após o que emite a ordem de pagamento referente às faturas ou documentos equivalentes apresentados e a nota de lançamento de Tesouraria, correspondente ao movimento de reconstituição do fundo, caso se seja cumprido o princípio estabelecido na alínea a) do n.º 3, pelo valor total do mapa.
3 -Para proceder ao recebimento, o responsável pelo fundo deve deslocar-se à Tesouraria com:
a)O mapa resumo do fundo de maneio;
b)A nota de lançamento de Tesouraria emitida pelo DFP e assinada pelo responsável deste Serviço e pelo Presidente da Câmara ou por quem este tenha delegado tais competências.
4 -Analisado o correto preenchimento destes documentos, o ST confere o nome do responsável com a listagem dos utilizadores dos fundos, reembolsa o responsável do fundo, assina e coloca os elementos relativos ao movimento no mapa resumo do fundo de maneio, carimbando posteriormente a ordem de pagamento com a indicação de «Pago» e a data em que efetuou o pagamento.
Artigo 100.º
Reposição
1 -Até ao dia 20 do mês de dezembro, os responsáveis pelos diversos fundos devem efetuar a sua reposição, nos termos do disposto no artigo anterior, sem, contudo, se proceder à sua reconstituição.
2 -O processamento das faturas ou documentos equivalentes recebidos no momento da reposição deverá ser precedido da regularização do compromisso registado na última reconstituição.
Artigo 101.º
Ausências do titular do fundo de maneio
1 -O titular do FM deverá dar conhecimento ao responsável do serviço, das suas ausências sempre que seja por período superior a 5 dias úteis e do seu conhecimento prévio.
2 -Estas ausências determinam que se observe o estabelecido para a reconstituição ou reposição, consoante decisão do responsável que deverá dar conhecimento à DFP e DRH.
3 -Quando tal ausência não seja do conhecimento prévio do titular do FM, o dirigente determinará uma solução adequada ao caso.
Artigo 102.º
Cessação do cargo de titular do fundo de maneio
Em caso de cessação do cargo de titular do FM, e independentemente do respetivo fundamento, deverá ser dado cumprimento ao estabelecido no artigo para a reposição.
Artigo 103.º
Registo e conferência de faturas
1 -As aquisições de bens e serviços devem ser promovidas pelo Gabinete de Contratação Pública, ou outro com competência delegada, com base em requisição externa emitida em modelo oficial, em conformidade com o estabelecido na nota técnica 12.2.4 do POCAL, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, designadamente, em matéria de realização de despesas públicas de bens e serviços (CCP).
2 -O Gabinete de Contratação Pública, ou outro com competência delegada envia para o DFP, o competente processo de despesa (requisições externas, contratos, despachos e outros documentos relevantes).
3 -Todas as faturas ou documentos equivalentes devem dar entrada diretamente na Secretária-geral para registo informático no Sistema de Gestão Documental e enviado quer em suporte papel quer informaticamente para o DFP.
4 -Após a receção das faturas ou documentos equivalentes, o DFP procede, confrontando para o efeito a fatura com o respetivo documento de suporte de despesa, à confirmação dos valores cabimentados, comprometidos e faturados, efetuando o seu lançamento na aplicação informática em "receção e conferência", e remeter ao serviço requisitante, para confirmação do valor, da receção de bens ou serviços.
5 -As faturas ou documentos equivalentes devem ser conferidas pelo responsável pelo setor designado para a entrega dos bens, ou realização de um serviço ou funcionário nomeado para o efeito, e devolvidas à DFP até 5 dias úteis após a sua receção ou conferência, e caso não seja possível, deverá informar o mesmo.
6 -No caso de se tratar de bens suscetíveis de inventariação serão enviadas ao Setor do Património, e ser classificadas mensalmente, com vista à sua regularização na conta da patrimonial.
7 -Caso existam faturas recebidas com mais de uma via é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, inscrição ou colocação de carimbo de "Duplicado".
8 -Qualquer documento de despesa que não esteja de acordo com o orçamentado e requisitado ou contenha alguma situação técnica anormal, deve ser imediatamente informado e devolvido à DFP, pelo serviço requisitante. Caso a anomalia seja detetada pelo DFP deverá este informar o respetivo serviço requisitante.
9 -Nos casos previstos no número anterior o DFP entra em contacto com o fornecedor e solicita a respetiva regularização.
10 -Sempre que seja necessário modificar ou devolver documentos de despesas (faturas ou documentos equivalentes), devem os serviços enviá-los à DFP, para o procedimento previsto no n.º 9.
11 -Trimestralmente devem ser elaboradas reconciliações de documentos de despesa entre o DFP e os Serviços requisitantes, através de um pedido de justificação, por escrito, de todos os documentos não devolvidos pelos Serviços que tenham ultrapassado o limite estabelecido na alínea b) do n.º 5, com exceção dos suspensos em gestão documental com a indicação do motivo.
Artigo 104.º
Tramitação do processo de liquidação e pagamento
1 -Todos os pagamentos de despesas municipais são efetuados pelo ST do Município do Barreiro.
2 -Os pagamentos de despesa são obrigatoriamente antecedidos da autorização de pagamento e da emissão da respetiva ordem.
3 -Compete à DFP proceder à emissão das ordens de pagamento, de acordo com o plano de pagamentos elaborado pelo responsável do DFP sob orientação do Presidente da Câmara Municipal ou de Vereador em quem este delegue, se:
a)Existir fatura ou documento equivalente, devidamente conferida e confirmada pelo serviço requisitante, e respetiva requisição externa ou, quando se justifique, cópia do contrato que lhe deu origem;
b)Existir, dependendo do caso, informação interna, documentos de despesa e deliberação ou despacho competente, acompanhados de protocolo, acordo, contrato programa, devidamente aprovado e assinado;
c)Ter sido comprovada a regularização da situação declarativa e contributiva perante a Administração Fiscal e as instituições de Segurança Social, nos termos do disposto nos artigos 2.º e 3.º do Decreto-Lei n.º 236/95, de 13 de setembro, e 208.º e seguintes do Código dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurança Social, aprovado pela Lei n.º 110/2009, de 16 de setembro;
d)Comprovada a publicitação no base.gov do contrato que deu origem à emissão de ordem de pagamento.
4 -As ordens de pagamento são conferidas pelo DFP visadas pelo seu responsável, sendo posteriormente autorizadas pelo Presidente da Câmara Municipal, ou membro deste órgão com competência delegada ou subdelegada.
5 -O DFP, sem prejuízo da consulta a efetuar por via eletrónica, introduz na base de dados da aplicação informática a data de validade das declarações a que se refere a alínea c) do n.º 3.
6 -Sempre que os pagamentos sejam efetuados por cheque, este é apenso à respetiva ordem de pagamento para que, quem autorize nos termos do número anterior, proceda à sua assinatura no momento da autorização do pagamento.
7 -Cumpridas as formalidades dos números anteriores, as ordens de pagamento são remetidas ao ST para pagamento.
8 -Nos documentos de suporte da despesa deve o ST, no momento do pagamento, colocar de forma legível o carimbo de Pago e respetiva data.
9 -A Tesoureira confere o total dos pagamentos efetuados com o somatório das ordens de pagamento após o que, deverá extrair da aplicação informática a folha de caixa e o resumo diário de tesouraria, assiná-los no campo destinado para o efeito e remetê-los para o funcionário designado pela DFP, que após verificação dos movimentos o submeterá à assinatura do Presidente da Câmara ou Vereador com competências delegadas ou subdelegadas na Área financeira.
10 -O arquivo dos documentos de despesa em suporte de papel, que deve ser efetuado em pastas, por ordem sequencial de número de ordem de pagamento, é da responsabilidade do DFP.
11 -As ordens de pagamento caducam a 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo para isso ser estornadas. Caso tenham o cheque associado, este deverá ser anulado.
Artigo 105.º
Meios de pagamento
1 -Os pagamentos a terceiros devem ser preferencialmente executados através de transferências bancárias, eletrónicas ou por ordem ao banco.
2 -Em numerário apenas devem ser efetuados pequenos pagamentos e na medida do estritamente necessário e autorizados previamente pelo vereador até ao montante de 500 (euro), e pelo Presidente acima deste.
3 -O pagamento das remunerações e abonos dos membros dos órgãos, dos trabalhadores e dos demais colaboradores do Município deverá ser efetuado por transferência bancária ou cheque sempre que justificável.
4 -Compete ao ST, na data do pagamento, zelar pelo cumprimento das normas legais, no que diz respeito à validade das declarações de não dívida.
Artigo 106.º
Reconciliações de contas correntes de terceiros
1 -O DFP deve proceder à reconciliação entre os extratos de conta corrente dos clientes via informação recebida pelos serviços, e fornecedores que devam constar dos anexos à informação Empresarial Simplificada (Decreto-Lei n.º 8/2007, de 17 de janeiro e Portaria 499/2007 de 30 de abril), com as respetivas contas da autarquia. Tal deverá ser efetuado por funcionário designado pelo responsável do DFP de modo a assegurar que estes se mantêm atuais e corretos.
2 -Além da reconciliação entre os extratos de conta corrente dos clientes e fornecedores com as respetivas contas da autarquia, a que se refere o número anterior, sempre que justifique, pode ser efetuada a reconciliação de outros clientes ou fornecedores.
3 -Mensalmente, serão efetuadas reconciliações na conta "Estado e Outros Entes Públicos".
4 -Compete ainda ao responsável do DFP recolher elementos conducentes ao pagamento de modelos fiscais, de segurança social e outros, bem como subscrever as correspondentes guias e modelos a remeter às diversas entidades.
CAPÍTULO XIII
Existências
Artigo 107.º
Sistema de inventário
1 -É utilizado o sistema de inventário permanente para as existências, conhecendo-se a qualquer momento o valor e quantidade destas em armazém.
2 -As entradas ou saídas das existências devem estar documentadas pela guia de remessa, fatura ou documento equivalente e pela guia de saída de armazém, respetivamente.
Artigo 108.º
Inventariação das existências
1 -As existências são inventariadas no final de cada semestre.
2 -Podem ser efetuadas contagens periódicas, podendo recorrer-se a teste de amostragem. As existências inventariadas devem ser selecionadas através de amostragem aleatória que deverá, no mínimo, incluir 5 % das existências e representar, pelo menos, 40 % do seu valor total.
3 -Os funcionários que procedem à contagem física de armazéns devem ser designados pelas unidades orgânicas que utilizem o armazém, complementados até ao máximo 50 % por trabalhadores afetos a este.
4 -A inventariação física das existências é sempre efetuada na presença do responsável pelo local de armazenamento, e por funcionários que não procedam ao registo dos movimentos nas fichas de existências.
5 -Sempre que necessário proceder-se-á prontamente às regularizações necessárias, análise das causas e ao apuramento de responsabilidades.
6 -Aquando de uma inventariação será fornecido uma "ficha de leitura de quantidades contadas" retirada da Aplicação Informática de Armazém, onde deverão ser evidenciadas as contagens efetuadas.
7 -No caso de bens considerados "obsoletos/deteriorados" e não retomados em processos de aquisição, o controlo dos mesmos será efetuado pelo setor responsável pelo seu armazenamento, tendo como base o modelo dos Autos de Abate fornecidos pelo Setor de Património (SP). Todos os materiais obsoletos devem ser identificados e justificados numa listagem específica, de modo a se proceder ao abate do stock em armazém. Este abate deve ser autorizado pelo Presidente da Câmara ou Vereador com competências delegadas ou subdelegada na Área Financeira.
8 -Após a contagem, o registo das quantidades referentes à inventariação física será efetuado na Aplicação Informática de Armazéns por funcionário designado pelo, Dirigente da DFP o qual terá que obrigatoriamente ser distinto daquele que tiver efetuado a contagem.
9 -Após o registo da contagem será emitido relatório, a partir da aplicação informática, que deverá ser confirmado e assinado pelos funcionários que efetuaram a contagem e pelo respetivo responsável.
10 -Proceder-se-á de seguida à atualização do stock com base no registo do Inventário Físico. No início de cada novo ano as quantidades expressas na aplicação informática deverão corresponder às quantidades existentes em Armazém.
Artigo 109.º
Armazéns
1 -São consideradas áreas responsáveis pelo armazenamento de existências:
a)Área de Economato: responsável pela manutenção do stock de artigos considerados como Material de Escritório;
b)Área de Armazenamento: responsável pela manutenção do stock de artigos utilizados na administração direta e necessária para o regular funcionamento dos serviços.
2 -Cada local de armazenagem deve possuir um responsável, nomeado pela chefia da Unidade Orgânica ao qual o armazém está afeto, a quem caberá zelar pelo controlo e movimentação dos bens depositados nesse mesmo armazém, de forma a garantir um regular funcionamento dos serviços.
3 -O Armazém ou o Economato apenas efetuam a entrega de materiais mediante a apresentação do Pedido através da aplicação informática de gestão de stocks (GES, da AIRC) e sendo o mesmo possuidor da autorização do respetivo responsável.
a)O Pedido deverá conter, de forma clara, para além da identificação da unidade orgânica correspondente ao serviço ou setor requisitante e da autorização do responsável por esse mesmo serviço ou setor, a designação, quantidade e unidade de medida do bem.
b)Compete ao Gabinete de Contração Pública a criação e parametrização do código dos artigos.
c)No caso da inexistência em stock dos bens ou quantidade insuficiente dos mesmos para a satisfação do Pedido do serviço requisitante proceder-se-á de uma das seguintes formas:
4 -É expressamente proibido rececionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado da respetiva guia ou documento equivalente.
5 -Apenas têm acesso às existências do Armazém os funcionários, designados pelo responsável da UO ao qual o armazém está afeto.
6 -A entrega de materiais pelo Armazém deve ser conferida pelo requisitante o qual deve assinar a guia de saída.
Artigo 110.º
Gestão dos stocks e fichas de existências
1 -A gestão dos Stocks e controlo das fichas de Existências em Armazém é efetuado através da aplicação informática de Armazéns, (AIRC-GES).
2 -As fichas de existências em Armazém são movimentadas de forma a garantir que o seu saldo corresponda permanentemente, aos bens neles existentes - Sistema de Inventário Permanente.
3 -Os registos nas fichas de armazém são efetuados por funcionários que não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém, nomeadamente:
a)Criação da ficha do bem e associação ao armazém destinado, que consiste em atribuir um código a cada artigo, pelo Gabinete de Contratação Pública;
b)Registo (GES, sistema gestão stocks) do Movimento de Stock de Entrada em Armazém, baseado em guia de remessa ou fatura confirmada;
c)Registo (GES, sistema gestão stocks) do Movimento de Stock de Saída de Armazém, baseado em Pedido satisfeito parcial ou totalmente onde conste a assinatura do responsável pela entrega dos bens e de quem os rececionou.
4 -As existências são registadas ao custo de aquisição (incluindo as despesas incorridas até ao armazenamento do bem) através do Sistema de Inventário Permanente, sendo utilizado o custo médio ponderado como método de custeio das saídas.
Artigo 111.º
Controlo à receção de bens
1 -São definidas as regras para efetuar o controlo à receção aos bens adquiridos pela autarquia, as quais visam controlar a qualidade dos mesmos.
2 -Estes podem ser rececionados pelo Armazém ou Serviços Requisitantes.
3 -O Controlo é da responsabilidade de quem receciona o Bem (Setor de Armazenamento, Setor de Economato ou Serviço Requisitante).
4 -Integra os seguintes Controlos: Quantidades, Controlo dos Prazos e Qualidade (inspeção visual). A receção é comum a todos os setores/Áreas/serviços que recebem os bens.
5 -A comunicação da evidência do Controlo à Receção dos Bens deverá ser efetuada preferencialmente por meios eletrónicos de dados ao fornecedor, sempre que ocorram os seguintes factos:
a)Atrasos significativos (que poderá colocar em causa a qualidade do serviço da Autarquia);
b)O Bem rececionado, não corresponda ao encomendado;
c)Erro nas quantidades (quantidade "rececionada" superior ou inferior ao encomendado - quando não estava previsto o fracionamento do fornecimento);
d)Aspeto ou qualquer outra característica percetível através da inspeção visual exterior.
CAPÍTULO XIV
Imobilizado
Artigo 112.º
Objeto
1 -A gestão patrimonial é definida pela afetação dos bens pelos diversos departamentos e divisões municipais, tendo em conta as necessidades dos diversos serviços face às atividades desenvolvidas e responsabilidades, bem como a sua adequada utilização e conservação.
2 -Para efeitos de gestão patrimonial entende-se por:
a)Inventário - relação dos bens que fazem parte do ativo imobilizado do Município, devidamente classificados, valorizados e atualizados de acordo com os classificadores e critérios de valorimetria definidos no SNC-AP;
b)Cadastro - relação dos bens que fazem parte do ativo imobilizado do Município, permanentemente atualizado de todas as ocorrências que existam sobre estes, desde a aquisição ou produção até ao seu abate.
3 -Os elementos a utilizar na gestão e controlo dos bens patrimoniais são elaborados, controlados e mantidos atualizados mediante suporte informático.
Artigo 113.º
Âmbito de aplicação
1 -O inventário e cadastro do imobilizado corpóreo municipal compreende, todos os bens de domínio privado, disponível e indisponível de que o Município é titular e todos os bens de domínio público de que seja responsável pela sua administração e controlo, estejam ou não afetos à sua atividade operacional.
2 -Os bens são classificados de acordo com as definições estabelecidas nas NCP relativas a ativos fixos tangíveis e a norma relativa aos ativos fixos intangíveis.
3 -Estão sujeitos a inventário e cadastro os bens referidos no número anterior, bem como os "Investimentos Financeiros".
4 -Considera-se imobilizado, os bens materialmente acabados que apresentem durabilidade, que se presuma ter vida útil superior a um ano, que não se destinem a serem vendidos, cedidos ou transformados no decurso normal da atividade como Autarquia Local, quer sejam da sua propriedade ou estejam sobre sua administração e controlo.
Artigo 114.º
Inventário e cadastro
1 -A Gestão Patrimonial compreende a aquisição, administração e o abate.
2 -A aquisição dos bens de Imobilizado do Município obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor.
3 -Após a sua aquisição, dever-se-á proceder ao respetivo registo que compreende os seguintes procedimentos:
a)Verificação física do bem no local, de acordo com a confirmação do responsável e com os documentos que determinam a posse a favor do Município;
b)Etiquetagem, colocação de etiquetas de código de barras geradas pela própria aplicação, ou placas metálicas/marcos, nos bens inventariados, com o código que os identifique, conforme se trate de um bem móvel ou imóvel, respetivamente;
c)Classificação, agrupamento dos elementos patrimoniais pelas diversas contas e classes, tendo por base a legislação em vigor;
d)Registo e Descrição em fichas individuais em suporte informático, evidenciadas das características técnicas, medidas, cores, qualidade, quantidade, entre outros de modo a possibilitar a identificação inequívoca dos elementos patrimoniais;
e)Valorização, atribuição de um valor a cada elemento patrimonial de acordo com os critérios de valorimetria aplicáveis.
4 -A administração compreende a afetação, transferência interna, a conservação e atualização de dados na Ficha de Cadastro das alterações verificadas no património, com as devidas especificações, nos termos do SNC-AP até ao abate do bem.
5 -O abate compreende a saída do bem do inventário e cadastro da Autarquia.
Artigo 115.º
Identificação do imobilizado
1 -Em comum, os bens do Imobilizado são identificados, pelo número de inventário (sequencial na base de dados), número de ordem (sequencial no mesmo exercício económico), código de compartimento (espaço físico), orgânica, código do Cadastro de Inventário dos Bens do Estado-CIBE e classificação do SNC-AP, que compreende, a classificação Económica, Orçamental, Patrimonial, Analítica e Funcional.
a)Bens Móveis - são ainda identificados com a designação, medidas, referências, tipo de estrutura, cor, marca, modelo, referência, ano e valor da aquisição, produção ou avaliação;
b)Bens Imóveis - são ainda identificados com a posição geográfica do distrito, concelho e freguesia e, dentro desta, morada, confrontações, denominação do imóvel, se a tiver, domínio (público ou privado), espécie do imóvel (urbano, rústico ou misto), natureza dos direitos de utilização, caracterização física (Áreas, número de pisos, estado de conservação), ano de construção das edificações, Inscrição matricial, registo na Conservatória do Registo Predial e custo de aquisição, de construção ou de avaliação;
c)Veículos - são ainda identificados com a matrícula, marca, modelo, ano de aquisição, categoria, número de quadro e motor, combustível, cor, peso bruto, cilindrada e lotação.
Artigo 116.º
Regras gerais de inventariação
1 -As regras gerais de inventariação a prosseguir são as seguintes:
a)A identificação de cada bem faz-se nos termos do disposto no artigo anterior, devendo a etiqueta de código de barras a que corresponde o número de inventário ser afixada nos próprios bens:
b)Para cada bem etiquetado, o registo no inventário faz-se através do preenchimento de uma ficha inicial de identificação, em suporte informático, com informação e escrita uniformizada;
c)No caso dos bens que, pela sua natureza, não são etiquetáveis, a informação relativa à sua etiquetagem obedecendo ao disposto no artigo anterior, consta das respetivas fichas de inventário;
d)Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição, até ao seu abate, prolongando-se em termos de histórico cadastral.
2 -De forma a reter o histórico dos elementos patrimoniais, o número de inventário, após o abate, não será atribuído a outro bem.
3 -Cada prédio, rústico ou urbano, deve dar origem a um processo de inventário, o qual deve incluir entre outros, escritura, auto de expropriação, certidão do registo predial, caderneta matricial e planta.
4 -Os prédios rústicos subjacentes a edifícios e outras construções, mesmo que tenham sido adquiridos em conjunto e sem indicação separada de valores, deverão ser objeto da devida autonomização em termos de fichas do inventário, tendo em vista a subsequente contabilização nas adequadas contas patrimoniais.
5 -Os prédios adquiridos, a qualquer título, há longos anos, mas ainda não inscritos a favor do Município, deverão ser objeto de inscrição predial e de registo na Conservatória e posteriormente inventariados.
Artigo 117.º
Reconciliações
1 -A realização de reconciliações entre os registos das fichas de cadastro e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, deve ser feita mensalmente entre o SP e o DFP e quaisquer diferenças prontamente analisadas e corrigidas.
2 -O Setor de Património fará pelo menos semestralmente, por amostragem, a verificação física dos bens do ativo imobilizado conferindo-a com os registos e procedendo prontamente às regularizações a que houver lugar.
3 -A verificação será validada pelo dirigente da DFP.
4 -Anualmente, até final de setembro, o SP enviará, a cada UO ou serviço, a folha de carga de bens móveis da sua responsabilidade, a fim de, no prazo de quinze dias úteis, ser devidamente atualizada e subscrita pela respetiva chefia.
5 -Os bens em poder de terceiros devem ser confirmados por certificado emitido pela entidade depositária.
Artigo 118.º
Fichas de inventário
As Fichas de Inventário em formato digital constituem documentos obrigatórios de registo de bens.
Artigo 119.º
Mapas de inventário
Os Mapas de Inventário, são elementos com informação agregada por tipos de bens, de acordo com o SNC-AP e classificador geral, ainda admitido, da já revogada Portaria n.º 671/2000, de 17 de abril, que aprova o CIBE - Cadastro de Inventário dos Bens do Estado e constituem um instrumento de apoio à gestão.
Artigo 120.º
Outros elementos
1 -Proposta de Abate ao Inventário;
2 -Administração de Inventário - Folha de Aumento à Carga;
5 -Auto de Transferência;
Artigo 121.º
Critérios de valorimetria do imobilizado
1 -O ativo Imobilizado da Autarquia deverá ser valorizado, respeitando as disposições evidenciadas no SNC-AP ou avaliado segundo critérios técnicos que se adequem à natureza desses bens, por parte da Comissão de Avaliação, devendo ser explicitado nos anexos às demonstrações financeiras.
2 -Na impossibilidade da avaliação por parte da Comissão supracitada, poderá o município recorrer a entidade externa para o efeito.
3 -Caso este critério não seja exequível o Imobilizado assume o valor mínimo admitido na aplicação de Gestão do Imobilizado até ser objeto de uma grande reparação, assumindo, então o montante desta.
Artigo 122.º
Depreciações, amortizações e reintegrações
1 -São objeto de depreciação todos os bens móveis e imóveis que não tenham relevância cultural, constantes no CIBE, bem como as grandes reparações e beneficiações a que os mesmos tenham sido sujeitos que aumentem o seu valor real ou a duração provável da sua utilização.
2 -O método para o cálculo das depreciações do exercício é o das quotas constantes e baseia-se na estimativa do período de vida útil, estipulado na lei, e no custo de aquisição, produção ou valor de avaliação deduzido do valor residual, devendo as alterações a esta regra serem explicitadas nas notas ao balanço e à demonstração de resultados.
3 -Valor Anual de depreciação = [Valor da aquisição (acrescido do valor de grandes reparações ou de reavaliação permitidas na lei) - Valor Residual] x Taxa anual de depreciação/amortização. Considera-se o período de vida útil de um bem, para efeitos de depreciação/amortização, o período definido no classificador geral do CIBE a iniciar a partir da data de utilização.
4 -Os bens que evidenciam vida física e que se encontrem totalmente amortizados, deverão ser, sempre que se justifique, objeto de avaliação, por parte da Comissão de Avaliação, sendo-lhes fixado um novo período de vida útil.
5 -Considera-se Valor Residual:
a)Nos edifícios o valor do terreno;
b)Nos veículos, 5 % do seu valor de aquisição.
Artigo 123.º
Grandes reparações e conservações
1 -Consideram-se "Grandes Reparações ou Beneficiações" sempre que o respetivo custo exceda 30 % do valor patrimonial líquido do bem, atento o critério materialidade definido no CIBE.
2 -Caso se verifique alterações patrimoniais a bens totalmente depreciados/amortizados, na falta de avaliação por parte da Comissão de Avaliação, dever-se-á acrescer 1 ano de vida útil ao bem.
Artigo 124.º
Desvalorizações excecionais
1 -Quando à data do balanço os elementos do ativo Imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objeto de depreciação/amortização correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente.
2 -Sempre que ocorram situações que impliquem a desvalorização excecional de bens, deverá a mesma ser comunicada no prazo de cinco dias ao Setor de Património, para efeitos de atualização da respetiva ficha.
Artigo 125.º
Competências do setor de património e dos serviços municipais
1 -As competências do SP são as previstas no Regulamento de Organização dos Serviços Municipais da Câmara Municipal do Barreiro (ROSM).
2 -Além das competências previstas no ROSM, compete ainda aos serviços municipais e a todos os colaboradores no âmbito do SNC-AP, o seguinte:
a)Zelar pela salvaguarda, conservação e manutenção dos bens afetos, devendo participar superiormente ao SP qualquer desaparecimento ou qualquer facto relacionado com o seu estado operacional ou de conservação;
b)Manter afixada em local bem visível e legível a folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, que deverá estar atualizada, mediante conferência física permanente. Entende-se por Folha de Carga o documento onde são inscritos todos os bens existentes em cada espaço físico;
c)Informar o SP de quaisquer alterações à folha de carga referida na alínea anterior, no prazo de cinco dias úteis, nomeadamente por transferências internas. Entende-se por folha de aumento à carga o documento onde são inscritos os bens que cada serviço recebe, adicionalmente à folha de carga.
Artigo 126.º
Outras competências
1 -Cópias das faturas classificadas como imobilizado, confirmadas e com a indicação da localização física inequívoca da afetação final do bem e respetivos anexos, informações ou outros casos o existam.
2 -A existência de demolições ou alterações na estrutura de construções que impliquem atualizações no cadastro do património municipal, na matriz e no registo predial;
3 -A informação necessária, no caso de empreitadas, relativamente à propriedade do Município sobre os prédios objeto de intervenção;
4 -Os autos de receção provisória e definitiva das obras efetuadas por empreitada, acompanhado do (s) respetivo (s) anexo (s) e demais documentos necessários à inventariação, designadamente, as respetivas plantas (localização e edifício);
5 -Duplicado dos alvarás de loteamento e aditamentos com os respetivos anexos, bem como informação dos valores de caução dos projetos de infraestruturas individualizados (arruamentos, águas, esgotos, equipamentos entre outros);
6 -Informação sobre as áreas de cedências, quer ao domínio público quer ao privado do Município, no âmbito da aprovação do licenciamento de obras particulares, acompanhada de certidão de cedência;
7 -Indicação do custo de produção por elemento patrimonial bem como informação das atividades desenvolvidas que impliquem constituição ou atualização de apólices de seguro.
8 -Informação sobre equipamentos, bens ou serviços produzidos ou prestados pelo próprio Município e sobre as obras realizadas por administração direta.
Artigo 127.º
Comissão de avaliação
1 -A Comissão de Avaliação Pluridisciplinar de Inventário e Cadastro, a designar pelo Executivo Municipal, entre outras, tem as seguintes atribuições:
a)Valorizar, de acordo com os critérios e valorimetria fixados no SNC-AP, os bens do Imobilizado;
b)Supervisionar, de forma permanente e sistemática o inventário geral e anual, bem como os inventários e verificações periódicas e parciais.
2 -A Comissão de Avaliação Pluridisciplinar, deve integrar vários especialistas, englobando pelo menos as Áreas do direito, da economia e gestão e da engenharia, se possível, que totalizem um número ímpar, devendo todas as decisões ficar sempre registadas e reunir pelo menos maioria.
Artigo 128.º
Alienação
1 -Compete ao SP o desenvolvimento dos procedimentos de alienação de bens que sejam classificados de dispensáveis nos termos da lei e de acordo com as deliberações dos órgãos executivo ou deliberativo, ou despachos do presidente da câmara ou seu substituto.
2 -Compete ao Setor de Património a elaboração de um auto de venda, caso não seja celebrada escritura de compra e venda, onde serão descritos quais os bens alienados e respetivos valores de alienação.
3 -A alienação e demolição de prédios deverão ser comunicadas pelo SP à Repartição de Finanças e Conservatória, bem como quaisquer outros factos e situações a tal sujeitos.
Artigo 129.º
Abate
1 -As situações que originarem abates de bens ao inventário, de acordo com as deliberações dos órgãos executivo ou deliberativo, ou despachos do presidente da câmara ou seu substituto, deverão constar na ficha de inventário, de acordo com a seguinte tabela, legalmente prevista para o cadastro e inventário dos bens móveis do Estado:
a)01 - Alienação a título oneroso
b)02 - Alienação a título gratuito;
d)04 - Destruição ou demolição;
e)05 - Transferência, troca ou permuta;
f)06 - Devolução ou reversão;
g)07 - Sinistro e incêndio;
2 -No caso de furto, roubo ou incêndio, é ainda imprescindível, para se poder proceder ao abate do bem e posterior participação à seguradora para ressarcimento, que se proceda conforme o determinado no artigo 124.º
3 -No caso em que o serviço, ao qual o bem está afeto, constata sobre a incapacidade deste, deverá apresentar a correspondente proposta ao SP.
4 -Os bens a que se refere o número anterior, após informação do SP ao responsável pelo bem, de que se procedeu ao abate à Folha de Carga, serão enviados pelo mesmo, para o local físico proposto ou outro definido pelo Presidente da Câmara ou membro do executivo com competência delegada ou subdelegada para o efeito.
5 -Os locais de depósito dos bens abatidos são definidos pelo Presidente da Câmara ou membro do executivo com competência delegada ou subdelegada para o efeito.
6 -O SP procede à avaliação dos bens abatidos e informa superiormente da impossibilidade de alienação dos mesmos, procedendo ao preenchimento do respetivo Auto de Destruição, identificando devidamente os bens a destruir, justificando o motivo e submete o mesmo a despacho do Presidente da Câmara ou membro do executivo com competência delegada ou subdelegada para o efeito.
Artigo 130.º
Cessão
1 -No caso de cedência de bens a outras entidades deverá ser lavrado um auto de cessão, devendo este ser da responsabilidade do SP.
2 -Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do Órgão Executivo ou do Órgão Deliberativo, consoante os valores em causa, atentas as normas e legislação em vigor.
Artigo 131.º
Afetação e transferência
1 -A transferência de bens móveis, entre Gabinetes, Salas, Setores, Divisões, Departamentos, só deverá ser efetuada mediante informação ao SP e autorização pelo responsável do serviço ao qual os bens estão afetos.
2 -No caso de transferência de bens deverá ser preenchido e assinado o documento de Administração de Inventário Folha de Carga e remetido ao Setor de Património, no prazo de cinco dias úteis.
Artigo 132.º
Imobilizado incorpóreo
1 -Ao Imobilizado Incorpóreo aplicam-se as regras definidas para o Imobilizado Corpóreo com as necessárias adaptações.
2 -Sempre que se justifique, deve ser efetuado o registo no âmbito da propriedade industrial, designadamente quanto a logótipos, marcas e patentes.
CAPÍTULO XV
Seguros
Artigo 133.º
Seguros
1 -Todos os bens móveis, imóveis e viaturas do Município deverão estar adequadamente segurados, competindo tal tarefa à DFP.
2 -Os bens que não se encontrem sujeitos a seguro obrigatório, poderão igualmente ser segurados mediante proposta autorizada.
3 -Mediante proposta, a DFP deverá providenciar as alterações às condições inicialmente contratadas nas apólices, de forma a ajustar-se às necessidades do Município do Barreiro.
Artigo 134.º
Acidente automóvel
1 -Sempre que ocorra um acidente de viação fica o condutor da viatura municipal obrigado a preencher a declaração de "Participação de Sinistro", com recolha dos dados necessários à correta identificação das partes envolvidas e entregar no prazo máximo de dois dias úteis, sobre a data do acidente, a respetiva participação à DFP.
2 -Em caso algum o condutor deverá assumir a culpabilidade, na medida em que, a responsabilidade ao abrigo da apólice, encontra-se transferida para a seguradora.
3 -Deverá sempre solicitar-se um Auto de Ocorrência às forças policiais competentes.
Artigo 135.º
Acidente pessoal
1 -Sempre que ocorra um acidente pessoal, deverá a pessoa segura ou outra, preencher a "Participação de Sinistro" e entregar no prazo máximo de dois dias, sobre a data do acidente, a respetiva participação à DRH, e se for caso disso, dirigir-se ao hospital mais próximo informando que se encontra abrangido pelo seguro.
2 -Posteriormente, com vista ao ressarcimento das despesas suportadas deverá entregar as mesmas na seguradora.
3 -A indemnização só será processada aquando da receção da nota de alta ou de declaração do sinistrado em como se encontra restabelecido da lesão.
Artigo 136.º
Acidente trabalho
Sempre que ocorra um acidente de trabalho, deverá a pessoa segura ou outra, proceder nos mesmos termos referidos no Artigo 120.º
Artigo 137.º
Ocorrências com responsabilidade civil
1 -As reclamações efetuadas ao Município por terceiros lesados, no âmbito da Responsabilidade Civil, quando:
a)Em causa estejam danos de valores superiores à franquia contratual, serão remetidas, pela DFP, no prazo máximo de três dias após assinatura do tomador do seguro, para a seguradora averiguar o nexo de causalidade e apurar eventual responsabilidade do Município.
b)A DFP comunicará no mesmo prazo ao lesado, a transferência da eventual responsabilidade do Município para a seguradora;
c)Em causa estejam danos de valores inferiores à franquia contratual, o DFP no prazo máximo de três dias informa o lesado, que se está a proceder internamente às diligências necessárias para verificar o nexo de causalidade e apurar eventual responsabilidade do Município.
d)Nesta conformidade, será solicitado aos diversos serviços municipais, conforme assunto da reclamação, informação/parecer sobre o exposto pelo lesado.
e)O DFP na posse desta, que deverá ser facultada pelos serviços no prazo máximo de 15 dias, efetuará análise do processo e propõe superiormente a indemnização ou não, diretamente ao lesado.
f)Após deliberação, o referido setor informará, no prazo máximo de 8 dias, por escrito, o terceiro lesado sobre o teor do mesmo.
2 -As reclamações, no âmbito da Responsabilidade Civil, efetuadas ao Município por terceiros lesados, rececionadas no DFP, quando em causa estejam empresas fornecedoras de bens e serviços, incluindo aqueles prestados no âmbito de empreitadas, serão reencaminhadas por esta para essas, no sentido de procederem às diligências necessárias e eventualmente acionarem a apólice em que são tomadores de seguro. O DFP informará por escrito o terceiro lesado da transferência do processo para essa empresa.
CAPÍTULO XVI
Furtos, roubos, incêndios e extravios
Artigo 138.º
Furtos, roubos e incêndios
1 -Participar às autoridades;
2 -Lavrar Auto de Ocorrência, a informar o Setor de Património do sucedido, no qual se descreverá os objetos desaparecidos ou destruídos, indicando-se os respetivos números de inventário.
Salvaguardar a necessidade de ou não de processo de inquérito.
Artigo 139.º
Extravios
Compete ao responsável pela Divisão/Área/Setor/Gabinete onde se verifique o extravio, informar o Setor de Património do sucedido. Caso se apure o responsável pelo extravio do bem, o Município deverá ser ressarcido pelo mesmo. A situação de abate só deverá ser efetuada após se ter esgotado todas as possibilidades de resolução interna do caso.
Artigo 140.º
Âmbito
1 -Consideram-se, no âmbito do presente capítulo e nos termos da legislação aplicável, como despesas de pessoal e membros dos órgãos autárquicos, as remunerações certas e permanentes, nomeadamente salários, subsídios de refeição, subsídios de férias e de Natal.
2 -O objetivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de assunção e liquidação de despesas com pessoal, de forma a permitir:
a)Obter um cadastro atualizado dos trabalhadores integrados no mapa de pessoal da autarquia;
b)Assegurar que os encargos assumidos estão devidamente justificados por documentos de suporte;
c)Assegurar a segregação de tarefas, controlo de presenças, processamento, aprovação e pagamento de salários.
Artigo 141.º
Considerações gerais
1 -Os procedimentos de controlo interno estabelecidos para a área de pessoal devem permitir evidenciar a correspondência dos valores inscritos como custos nas demonstrações de resultados com os encargos efetivos da autarquia.
2 -Deve ser garantida uma eficaz segregação de tarefas, devendo o acesso às aplicações informáticas da área em análise ser limitadas quanto à sua consulta e alterações.
3 -A atualização do cadastro individual, controlo de presenças e horas extraordinárias, processamento de ajudas de custo, processamento de vencimentos, aprovação de folha de vencimentos e respetivos pagamentos devem ser efetuados por pessoas diferentes, tanto quanto a estrutura o permita.
Artigo 142.º
Processo individual
1 -A DRH deve elaborar e manter atualizados o processo individual e cadastro de todos os trabalhadores da autarquia, devendo incluir todos os documentos inerentes aos contratos celebrados com os trabalhadores.
2 -A DRH procede ao registo das alterações à situação dos trabalhadores, nomeadamente no que respeita à categoria, índice remuneratório, situação familiar, assiduidade e quaisquer outros dados que sejam legalmente obrigatórios e/ou necessários ao processamento de vencimentos.
Artigo 143.º
Admissão de pessoal
1 -A admissão de pessoal, seja qual for a modalidade de que se revista, carece de prévia autorização do órgão com competência para autorizar a contratação, devendo estar em consonância com a deliberação de contração de despesas autorizadas para aquele ano pelo órgão executivo, de acordo com as disponibilidades orçamentais.
2 -As admissões deverão ser sempre precedidas dos procedimentos adequados à forma de que se revestem, nos termos da legislação em vigor, bem como de prévia dotação orçamental.
3 -Concluídos os procedimentos e após a seleção dos candidatos, nos termos da legislação aplicável, é elaborado contrato a outorgar entre o trabalhador e o Presidente da Câmara ou seu substituto legal.
Artigo 144.º
Processamento de vencimentos
1 -A política de remunerações é estabelecida de acordo com a legislação em vigor.
2 -Compete à DRH o processamento das despesas com pessoal, de acordo com as datas de pagamento dos vencimentos, fixada por deliberação do órgão executivo.
3 -A distribuição de tarefas relacionadas com o processamento de vencimentos deverá ser efetuada por forma a garantir uma eficaz segregação das mesmas, devendo ser efetuada mensalmente a conferência do processamento de remunerações, por outro trabalhador que não tenha intervindo no processamento.
4 -O registo de movimentos associado às alterações nas folhas de vencimentos só poderá ser efetuado com base em documentos de suporte devidamente autorizados.
5 -Compete à DRH rececionar, conferir e processar mensalmente, senhas de presença, documentos relativos a abonos e descontos, nomeadamente abonos por trabalho extraordinário e ou noturno e por deslocações em serviço, bem como os relativos a pedidos de férias e participação de faltas ao serviço.
6 -Compete à DRH o correto apuramento das retenções de IRS, apuramento mensal das contribuições para a CGA e para a Segurança Social, bem como proceder aos demais descontos, obrigatórios e facultativos, dos trabalhadores.
7 -Os descontos facultativos só são retidos a pedido do trabalhador, antes do processamento de vencimentos do mês a que respeitam.
8 -Depois de processadas as folhas de vencimento, as mesmas deverão ser assinadas pelo responsável da DRH.
9 -A DFP procede à emissão das respetivas ordens de pagamento, devendo estas ser assinadas pelo trabalhador que as emite, pelo dirigente/responsável da DFP, pelo Presidente da Câmara ou seu substituto legal e pelo responsável do ST.
10 -Os vencimentos, processados informaticamente, são pagos por transferência bancária.
11 -Mensalmente, a DRH procede à entrega do recibo relativo ao vencimento, a cada trabalhador, com descrição de todos os dados referentes ao mês processado, via email.
Artigo 145.º
Trabalho complementar
1 -A prestação de trabalho complementar e em dias de descanso semanal, descanso complementar e feriados, deve ser justificado pelo superior hierárquico e previamente autorizada pelo Presidente da Câmara ou seu substituto legal, ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.
2 -O processamento de remunerações por trabalho extraordinário e em dia de descanso semanal, descanso complementar e feriado deve ter por base os respetivos documentos de suporte, assinados pelo trabalhador, visados pelo responsável e submetidos pelo DRH a despacho do Presidente da Câmara ou seu substituto legal, ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito, para autorização do pagamento.
3 -Compete à DRH a conferência dos documentos relativos ao trabalho extraordinário, bem como verificar o cumprimento dos limites legais e autorizações necessárias.
4 -A DRH deve manter o registo do trabalho complementar, em dias de descanso obrigatório, complementar e feriados, nos termos legais.
Artigo 146.º
Ajudas de custo e subsídio de transporte
1 -As deslocações em serviço e respetivo alojamento de colaboradores municipais são efetuados através das operadoras turísticas previamente contratadas, exceto quando outra solução, devidamente fundamentada, se revele mais vantajosa para o Município.
2 -A utilização de viatura própria ou transporte aéreo e as deslocações ao estrangeiro carecem sempre de autorização prévia e expressa do Presidente da Câmara.
3 -Aquando da elaboração da requisição para deslocações que contemplem estadia, tem de ser identificado o local preciso de destino para facilitar a escolha da localização de alojamento.
4 -Os trabalhadores que beneficiem de adiantamentos para ajudas de custo e deslocações ficam obrigados a apresentar a documentação justificativa das despesas realizadas dentro de 10 dias, contados da data do seu regresso ao serviço.
5 -A deslocação por funcionário com direito a ajudas de custo ou de transporte, deverá ser formalizada mediante o preenchimento do impresso próprio assinado pelo trabalhador, visado pelo superior hierárquico e autorizada previamente pelo Presidente da Câmara ou seu substituto legal ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.
6 -O funcionário, após deslocação em serviço, preenche o boletim itinerário com indicação das horas de realização, número de quilómetros efetuados com viatura própria (se previamente autorizado para o efeito) ou documentos referentes a deslocações pagas pelo funcionário, quando aplicável.
7 -O boletim itinerário, após confirmação do superior hierárquico e do vereador com o pelouro da área, é entregue na DRH, que o remete para visto do Presidente da Câmara ou seu substituto legal ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.
8 -O processamento contabilístico das ajudas de custo será enquadrado no processamento de vencimentos, cabendo à DRH o arquivo dos documentos de despesa.
Artigo 147.º
Prestações sociais diretas
1 -Os trabalhadores apresentam os documentos necessários à concessão dos abonos processados diretamente pela autarquia entregando os documentos de prova necessários.
2 -Esses documentos são entregues na DRH, que os confere e processa.
Artigo 148.º
Controlo de assiduidade
1 -Na autarquia existem dois sistemas para controlar a assiduidade dos respetivos trabalhadores:
2 -A não existência de sistema biométrico ou outro meio automático de registo em todos os edifícios/equipamentos da autarquia implica que o controlo diário seja efetuado em folhas de presença, visada pelo responsável do serviço onde se integra o trabalhador.
3 -A Subunidade Orgânica de Recursos Humanos deve emitir mensalmente listagens extraídas da aplicação de gestão de assiduidade de pessoal (registo biométrico), relativas a faltas de assiduidade/pontualidade dos trabalhadores, devendo enviá-las para o dirigente/superior hierárquico do trabalhador para a devida conferência e justificação nas quais esteja discriminado o total de horas efetuadas, por cada trabalhador, sendo estas conferidas e visadas pelo dirigente/superior hierárquico do trabalhador e pelo Presidente da Câmara ou seu substituto legal ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.
4 -Sempre que possível, os trabalhadores devem comunicar previamente a intenção de faltar ao serviço ao seu superior hierárquico. A justificação da falta deve ser efetuada em impresso próprio para o efeito, que é assinado pelo próprio e validado pelo responsável do Serviço e pelo Presidente da Câmara ou seu substituto legal ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.
5 -Este impresso deverá ser entregue atempadamente pelo responsável por cada serviço ou pelo próprio trabalhador na Subunidade Orgânica de Recursos Humanos, de forma que sejam elaboradas as listagens mensais, visando o controlo da assiduidade/pontualidade de acordo com a legislação em vigor.
Artigo 149.º
Controlo do período de férias
1 -O plano de férias dos trabalhadores da autarquia é elaborado pela DRH, tendo por base os elementos fornecidos por cada uma das unidades orgânicas.
2 -O referido plano é validado pelo responsável de cada UO e aprovado pelo Presidente da Câmara ou seu substituto legal ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.
3 -Caso os funcionários necessitem de alterar as suas férias, deverá ser efetuado um pedido de alteração de férias, com parecer do responsável do serviço e autorização do Presidente da Câmara ou seu substituto legal ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.
4 -Estes documentos são remetidos à DRH, que deverá proceder ao controlo do mínimo de dias de férias de acordo com a legislação em vigor e proceder ao respetivo registo.
Artigo 150.º
Frota automóvel
1 -O município do Barreiro disponibiliza frota automóvel para que os seus trabalhadores possam desenvolver as suas atividades que impliquem deslocações sempre que necessário.
2 -A utilização das viaturas do Município do Barreiro deve respeitar o Regulamento de Utilização de Viaturas do Município do Barreiro.
Artigo 151.º
Consumo de combustíveis
1 -Sem prejuízo do descrito no Regulamento de Utilização de Viaturas do Município do Barreiro, é obrigação do trabalhador utilizador de viatura do município do Barreiro:
a)Recolher e registar os quilómetros de saída, de chegada e realizados em cada deslocação;
b)Registar os abastecimentos, assim como entregar os talões, que realize com cartão de combustível;
2 -Cabe ao responsável da UO validar os registos dos trabalhadores a si afetos, pelos quais assume total responsabilidade na ausência dessa validação.
3 -A validação ou a falta da mesma, não invalida eventual abertura de processo disciplinar aos trabalhadores que não reportem devidamente os registos de quilómetros, de abastecimento, assim como a utilização indevida e ou abusiva de cartões de abastecimento.
CAPÍTULO XVIII
Prestação e certificação de contas
Artigo 152.º
Trabalhos preparatórios
1 -Inventário geral das existências;
2 -Inventário geral (a cada 5 anos) ou parcial do imobilizado;
3 -Inventário das disponibilidades e das dívidas a receber e a pagar.
Artigo 153.º
Prestação de contas
1 -Os documentos de prestação de contas individuais do município são apreciados pelos órgãos autárquicos até final do mês de abril do ano seguinte àquele a que respeitam.
2 -Os documentos de prestação de contas consolidados são elaborados de acordo com o quadro normativo vigente e são submetidos para aprovação pelos órgãos autárquicos até final do mês de junho.
3 -Os documentos de prestação de contas referidos nos números anteriores são acompanhados da certificação legal das contas.
Artigo 154.º
Consolidação de contas
1 -Sem prejuízo do disposto no artigo anterior, o município procederá anualmente à consolidação de contas integrando as contas da Câmara Municipal do Barreiro, as empresas públicas municipais e de outras entidades participadas maioritariamente pela autarquia.
2 -São documentos de prestação de contas consolidadas:
a)O relatório de gestão consolidado;
c)A demonstração de resultados por natureza consolidados;
d)Os anexos às demonstrações financeiras consolidadas.
Artigo 155.º
Certificação legal de contas
1 -As contas anuais do município são verificadas por auditoria externa, conforme determinado no Regime Financeiro das Autarquias Locais e Entidades Intermunicipais, estabelecido em legislação.
2 -Sem prejuízo do estipulado na legislação, compete ao responsável pela certificação legal das contas:
a)Emitir parecer sobre as contas trimestrais do Município;
b)Remeter semestralmente, aos Órgãos Executivo e Deliberativo, informação sobre a situação económica e financeira do Município;
c)Emitir parecer sobre os documentos de prestação de contas do exercício.
CAPÍTULO XIX
Documentação e sistemas
Artigo 156.º
Documentos oficiais e de suporte
1 -São considerados documentos oficiais do Município todos aqueles que, pela sua natureza, suportam atos administrativos ou equiparados necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.
2 -As operações orçamentais, de tesouraria, e demais operações com relevância na esfera orçamental, patrimonial e analítica da Autarquia são clara e objetivamente evidenciadas por documentos suporte, devidamente aprovados.
3 -Os quesitos mínimos dos documentos de suporte ao sistema contabilístico são os que constam em legislação.
4 -Todos os documentos tipografados são controlados quanto à sua numeração de modo que a sua entrada ao serviço se dê de forma sequencial.
Artigo 157.º
Produção, circulação e arquivo de documentos
1 -Os documentos devem ser, preferencialmente, produzidos e tramitados em formato eletrónico, devendo ser digitalizados sempre que sejam produzidos ou recebidos noutro formato e tal seja possível.
2 -As disposições a adotar pelos serviços, relativamente ao ciclo de vida dos documentos administrativos, devem obedecer à legislação em vigor e subsidiariamente a prazos definidos no sistema de gestão da qualidade.
3 -Os processos administrativos e contabilísticos incluem as respetivas informações, despachos e deliberações.
4 -Sempre que a lei não disponha de forma diferente ou não haja inconveniente para o funcionamento do serviço, os atos previstos na presente NCI são praticados de forma eletrónica e desmaterializada, devendo a comunicação com entidades públicas externas ao Município ser feita, sempre que possível, de forma desmaterializada, ao abrigo da legislação em vigor.
5 -Com vista à total desmaterialização de todos os processos e ao cumprimento do princípio da gestão integrada da informação, devem os documentos que circulam em papel constar, simultaneamente, no aplicativo de gestão documental em vigor no município, sendo-lhes atribuído um número único destinado à sua identificação.
6 -É expectável que o aplicativo referido no número anterior seja o repositório de toda a informação constante nos processos administrativos, devendo-se garantir que:
a)No registo de documentos externos ou internos é assegurado o preenchimento dos campos obrigatórios de forma correta e identificado o assunto;
b)A organização do processo administrativo é efetuada por ordem cronológica devendo estar agregados, no aplicativo, todos os documentos, espelhando integralmente o processo físico;
c)Os documentos sejam selados após assinatura, com o intuito de que a circulação e visualização dos mesmos se processem de forma segura, assegurando a integridade da informação;
d)Nos encaminhamentos, todas as informações e despachos sejam inseridos no aplicativo, garantindo a atualização da informação e facilitando a identificação imediata da fase em que o processo se encontra, bem como do seu gestor.
7 -Toda a correspondência rececionada e que seja considerada pertinente deverá ser registada no sistema de gestão documental, devendo, de igual forma, ser registado no documento em suporte de papel, caso exista, o correspondente número único de identificação e a data de entrada.
8 -Os documentos emitidos por suporte informático devem ter, sempre que possível, layout idêntico aos enunciados no número anterior e deverão ser numerados sequencialmente.
9 -Devem manter-se em arquivo e conservados em boa ordem todos os documentos de suporte, incluindo, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos, atendendo aos prazos e regras definidas na legislação.
10 -Os documentos de suporte deverão ser arquivados pelos serviços funcionalmente responsáveis, sendo que a organização do arquivo deve ter em conta a separação dos processos por ano, por série documental e por ordem numérica crescente, constituindo evidência dos registos que sobre eles foram efetuados.
Artigo 158.º
Procedimentos e controlo de acessos
1 -Os procedimentos e circuitos internos de informação relativos à cada UO encontram-se definidos e publicados no sistema de gestão de qualidade.
2 -O controlo físico e informático dos acessos a documentos ativos, arquivados e a informações deve ser assegurado pelos serviços responsáveis pela sua utilização.
3 -A tramitação definida no número anterior deverá ser feita tendo em consideração as indicações dos responsáveis dos processos e/ou documentos, o perfil dos colaboradores e o nível de acesso permitido.
Artigo 159.º
Sistemas de informação
As regras e boas práticas para uma utilização responsável e segura dos recursos informáticos (hardware e software) e de comunicações do Município encontram-se regulamentados no RISI - Regulamento Interno para os Sistemas de Informação.
Artigo 160.º
Sistemas de gestão certificados
Todos os trabalhadores da autarquia e serviços municipais devem respeitar os processos, procedimentos, instruções de trabalho e restante normativo definido em sistemas de gestão da qualidade, ambiente, segurança, entre outros.
Artigo 161.º
Responsabilidade funcional
1 -Os dirigentes e demais funcionários são responsáveis pela assunção de encargos com infração das normas legais aplicáveis à realização das despesas, nos termos da legislação e da presente NCI.
2 -Os dirigentes e funcionários que determinem a execução de serviços em infração às normas ou realizarem despesas para as quais não exista dotação orçamental ou, havendo-a, nela não tenha cabimento, são responsáveis pelo pagamento das despesas efetuadas, independentemente do procedimento disciplinar a que ficam sujeitos e da eventual responsabilidade criminal.
3 -A violação das regras estabelecidas na presente norma, sempre que indicie infração disciplinar, dará lugar à instauração do competente procedimento.
Artigo 162.º
Delegações de competência
Salvo nos casos em que a delegação ou subdelegação esteja expressamente proibida por lei, a competência para a prática dos atos mencionados na presente norma pode ser delegada ou subdelegada.
Artigo 163.º
Avaliação do sistema de controlo interno
1 -No período que medeia a publicação e a entrada em vigor da presente NCI, a DFP promove a sua publicitação no Município e junto das chefias, de forma a tornar exequível a sua aplicação generalizada.
2 -Sem prejuízo das competências do executivo camarário, o acompanhamento e avaliação operacional da presente norma são da competência da Auditoria Interna, em articulação com a DJAG e DFP.
3 -Salvo em casos em que tal se mostre contrário ao fim prosseguido pela realização de trabalhos de auditoria, e previamente à realização dos mesmos, a Auditoria Interna comunica aos responsáveis dos serviços correspondentes o início dos mesmos.
4 -Para efeitos do estrito desenvolvimento dos trabalhos de auditoria, a Auditoria Interna tem acesso a toda a informação julgada oportuna para a consecução das suas tarefas e no estrito cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados.
Artigo 164.º
Auditoria externa
As contas anuais do Município devem ser verificadas por auditoria externa, nos termos do artigo 77.º da Lei das Finanças Locais, devendo os serviços municipais prestar-lhe toda a colaboração, assim como outros relatórios e estudos que sejam solicitados pelo município.
Artigo 165.º
Ações inspetivas
No âmbito das ações inspetivas, o Presidente do órgão executivo ou o responsável com competências delegadas, mediante requisição do inspetor ou do inquiridor, deve dar as instruções necessárias aos serviços municipais e/ou entidades terceiras, para que forneçam diretamente àqueles todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.
Artigo 166.º
Remissão
1 -Despacho do Presidente da Câmara e nos termos da legislação aplicável, no âmbito das competências delegadas pelo executivo municipal.
2 -Regulamento, processo, procedimento ou outro documento equivalente que contenha uma descrição do quê, quando, como e quem, devidamente aprovado pela vereação.
Artigo 167.º
Revisão
A presente Norma de Controlo Interno deve ser revista sempre que se verifiquem factos supervenientes ou alterações legislativas que justifiquem a sua revisão, podendo ser revista por capítulo.
Artigo 168.º
Publicitação e divulgação
A presente NCI é divulgada a todos os trabalhadores da câmara municipal, devendo ainda ser disponibilizado na página da internet da autarquia, bem como estar disponível para consulta em suporte de papel em todas as instalações municipais.
Artigo 169.º
Extensão de aplicação
A presente NCI aplica-se com as devidas adaptações aos serviços municipalizados de Transportes Coletivos do Barreiro.
Artigo 170.º
Revogação
São revogadas todas as disposições regulamentares (regulamentos, normas internas, ordem de serviço ou despachos) na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente regulamento.
Artigo 171.º
Entrada em vigor
A presente NCI entra em vigor, após publicação no Diário da República.