Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica da Administração da Universidade de Coimbra (UC), bem como as competências e o modo de funcionamento dos Gabinetes, Serviços, Divisões e Unidades que a integram.
Artigo 2.º
Administração
1 -A Administração é o serviço de apoio central à governação da UC, integrando um Centro de Serviços Comuns que assegura o apoio a todas as Unidades e Serviços da UC.
2 -A Administração aplica os princípios de gestão da qualidade, de acordo com o estipulado no Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra.
Artigo 3.º
Administrador
1 -A Administração é dirigida pelo Administrador, que pode ser coadjuvado por um Administrador Adjunto.
2 -O Administrador e o Administrador Adjunto são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor, sendo o provimento efetuado por escolha, mediante Despacho, de entre licenciados, vinculados ou não à Administração Pública, que possuam competência técnica, aptidão e experiência profissional adequadas ao exercício das respetivas funções.
3 -O Administrador exerce as competências que lhe sejam delegadas pelo Reitor.
4 -O Administrador Adjunto exerce as competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pelo Administrador.
5 -Nas suas ausências, faltas ou impedimentos, a suplência do Administrador é assegurada pelo Administrador Adjunto ou por Dirigente da Administração por ele designado para o efeito.
6 -O cargo de Administrador é qualificado como cargo de direção superior de primeiro grau e o cargo de Administrador Adjunto como cargo de direção superior de segundo grau.
Artigo 4.º
Serviços da Administração
a)O Gabinete de Apoio ao Administrador (GAA);
b)O Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ);
c)O Centro de Serviços Comuns, com as seguintes estruturas:
i)Serviço de Gestão Académica (SGA);
ii)Serviço de Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente (SGESA);
iii)Serviço de Gestão Financeira (SGF);
iv)Serviço de Gestão de Recursos Humanos (SGRH);
v)Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação (SGSIIC);
vi)Divisão de Apoio e Promoção da Investigação (DAPI);
vii)Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento (DPGD);
viii)Divisão de Projetos e Atividades (DPA);
ix)Divisão de Relações Internacionais (DRI).
Artigo 5.º
Grupos de trabalho ou de projeto
1 -Podem ser criados grupos de trabalho ou de projeto que são equipas operativas que têm em vista a resposta a necessidades não permanentes da Administração, designadamente de natureza interdisciplinar.
2 -Estas equipas são criadas por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador, que determina o objeto, âmbito da ação, duração e composição da equipa, bem como o responsável pela coordenação do projeto.
3 -Os responsáveis de grupos de trabalho ou de projeto podem ser remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de terceiro grau ou inferior, desde que a complexidade dos projetos o justifique.
CAPÍTULO II
Orgânica
SECÇÃO I
Serviços de Apoio Direto ao Administrador
Artigo 6.º
Gabinete de Apoio ao Administrador
1 -Compete ao Gabinete de Apoio ao Administrador:
a)Assegurar o secretariado do Administrador;
b)Assegurar a preparação, organização, encaminhamento e arquivo do expediente administrativo e da correspondência, associados à atividade da Reitoria e da Administração;
c)Organizar e coordenar a agenda do Administrador;
d)Assegurar a interface com entidades públicas e privadas que contactem a Administração;
e)Prestar o apoio necessário ao Administrador em matéria de análise e elaboração de documentos, bem como à preparação de reuniões;
f)Proceder à divulgação de informações e de documentos que lhe seja cometida pelo Administrador;
g)Assegurar a gestão do transporte de pessoas e bens da Universidade;
h)Apoiar a realização de eventos promovidos pela Administração;
j)Promover a atualização da informação no sítio web institucional da Administração;
k)Promover projetos de inovação e de modernização administrativa que contribuam para a melhoria dos serviços prestados pela Administração;
l)Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas pelo Administrador.
2 -O Gabinete de Apoio ao Administrador pode ser dirigido por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.
Artigo 7.º
Gabinete de Apoio Jurídico
1 -Compete ao Gabinete de Apoio Jurídico:
a)Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria jurídica ao Reitor e ao Administrador;
b)Analisar e emitir pareceres e informações de natureza técnico-jurídica, sobre quaisquer assuntos relativos à UC;
c)Assegurar a gestão dos processos judiciais em que a UC seja parte ou intervenha em juízo;
d)Garantir a gestão dos processos contraordenacionais, disciplinares, de inquérito e de averiguações;
e)Colaborar na preparação, revisão e interpretação de instrumentos jurídicos, como sejam estatutos, regulamentos, protocolos, acordos, convénios e contratos de diversa natureza, sempre que tal decorra dos procedimentos internos aplicáveis;
f)Assegurar a análise, sistematização e divulgação de legislação diária com impacto para a atividade da UC;
g)Promover a atualização e regularização matricial e registral dos bens imóveis pertencentes à UC;
h)Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas pelo Reitor e pelo Administrador.
2 -O Gabinete de Apoio Jurídico é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
SECÇÃO II
Centro de Serviços Comuns
SUBSECÇÃO I
Disposições gerais
Artigo 8.º
Definição e princípios orientadores do Centro de Serviços Comuns
1 -O Centro de Serviços Comuns é um conjunto de serviços da Administração que presta, de modo integrado, serviços de natureza técnica e administrativa às diversas Unidades e Serviços da UC, numa perspetiva de desenvolvimento centralizado de atividades comuns.
2 -Os serviços que integram o Centro de Serviços Comuns exercem as competências previstas no presente regulamento, utilizando métodos comuns e partilhando recursos e dados, numa lógica de orientação para os resultados e de otimização de recursos, à luz dos princípios de eficiência e de eficácia do serviço público.
3 -O Centro de Serviços Comuns norteia a sua atividade pelos seguintes princípios orientadores:
a)Princípio da manutenção da autonomia decisional, à luz do qual os atos de decisão permanecem nas Unidades e Serviços da UC, cabendo ao Centro de Serviços Comuns a prestação de serviços de apoio à tomada das decisões;
b)Princípio da disseminação de boas práticas, visando garantir elevados padrões de qualidade dos serviços prestados e o cumprimento sistemático de boas práticas;
c)Princípio da normalização de processos, tendo em vista o desenvolvimento e a melhoria contínua das atividades desenvolvidas, garantindo designadamente o cumprimento da legislação e das normas internas e externas aplicáveis;
d)Princípio da otimização de recursos, garantindo uma gestão mais eficiente dos recursos existentes;
e)Princípio da desmaterialização de processos, de acordo com o qual os procedimentos tendencialmente decorrerão em plataforma eletrónica;
f)Princípio da avaliação pelos resultados, segundo o qual o desempenho dos serviços deverá ser avaliado tendo por referência os indicadores e metas definidos nos instrumentos de planeamento, monitorização e avaliação em vigor.
Artigo 9.º
Cargos de direção
1 -Os Serviços do Centro de Serviços Comuns são dirigidos por Diretores de Serviços, cargos de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.
2 -Tendo em vista a operacionalidade das diversas áreas dos Serviços podem ser criados cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior, por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador, que definirá o grau e as competências de tais cargos.
SUBSECÇÃO II
Serviço de Gestão Académica
Artigo 10.º
Competências
a)Apoiar a captação de estudantes, organizar e gerir os diferentes procedimentos nos distintos atos académicos relativos à candidatura, verificação, matrícula e inscrição de estudantes nacionais e internacionais nos diversos ciclos de estudos, cursos e unidades curriculares isoladas;
b)Gerir os percursos de formação graduada, pós-graduada e não conferente de grau de estudantes e antigos estudantes, bem como a respetiva certificação;
c)Assegurar a execução de atividades relacionadas com mobilidade estudantil, bolsas e prémios atribuídos pela UC, propinas e emolumentos, e reconhecimento de direitos especiais;
d)Acompanhar e apoiar os estudantes nas atividades relacionadas com o seu percurso curricular através da disponibilização de atendimento presencial e eletrónico, publicação e divulgação de informação;
e)Apoiar e secretariar as provas académicas de doutoramento e outras que lhe sejam atribuídas;
f)Assegurar a gestão da formação conferente e não conferente de grau através do tratamento dos seus processos de criação, extinção, alteração e acompanhamento da avaliação e acreditação junto das entidades competentes;
g)Gerir o procedimento de recuperação de dívidas de estudantes em articulação com os demais Órgãos e Serviços;
h)Preparar e/ou confirmar os dados estatísticos necessários ao preenchimento dos inquéritos, quadros, mapas e outros, solicitados por diversas entidades, nomeadamente pela Tutela;
i)Colaborar nas atividades de divulgação da oferta formativa, nacionais e internacionais, bem como nas atividades de captação de novos estudantes;
j)Assegurar a gestão da informação web sobre as atividades escolares ocorridas durante o ano letivo;
k)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão académica, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 11.º
Estrutura orgânica do serviço
a)Divisão de Planeamento e Oferta Formativa;
b)Divisão de Graduação e Formação;
c)Unidade de Atendimento.
Artigo 12.º
Divisão de Planeamento e Oferta Formativa
a)Assegurar a tramitação dos processos relativos à criação, alteração, extinção de cursos, avaliação e acreditação de ciclos de estudos, nos domínios da sua competência;
b)Conferir e parametrizar a informação sobre os planos de estudo e as fichas das unidades curriculares de todos os ciclos de estudos e dos cursos não conferentes de grau no sistema de informação, bem como acompanhar as suas alterações e os respetivos planos de transição, prestando o apoio técnico necessário às Unidades Orgânicas responsáveis pelos mesmos;
c)Garantir a permanente atualização da informação divulgada na página institucional sobre a oferta formativa com edição em cada ano letivo;
d)Colaborar nas atividades de divulgação da oferta formativa, bem como nas atividades de captação de novos estudantes;
e)Assegurar a parametrização anual do sistema de informação e da página institucional no domínio da gestão do acesso e ingresso e de propinas e preços;
f)Responder à solicitação de informação da Tutela no âmbito do acesso e ingresso e prémios escolares;
g)Organizar e assegurar o processo de candidatura aos cursos e ciclos de estudo da UC, garantindo o apoio técnico especializado às unidades orgânicas, nos domínios da sua competência;
h)Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos aos diferentes cursos da UC;
i)Assegurar a aplicação das normas internas que prevejam situações especiais de isenção ou redução de propina;
j)Organizar todo o processo relativo à atribuição de bolsas e prémios atribuídos pela UC;
k)Gerir o procedimento de recuperação de dívidas de estudantes e ex-estudantes, em articulação com demais serviços e órgãos da UC;
l)Proceder à inserção das atividades extracurriculares realizadas pelo estudante no suplemento ao diploma, em articulação com as unidades orgânicas;
m)Instruir os pedidos de estudantes, ex-estudantes e candidatos, no domínio da sua competência;
n)Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações, no domínio da sua competência;
o)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 13.º
Divisão de Graduação e Formação
a)Gerir os atos relativos aos percursos de formação graduada, pós-graduada, não conferente de grau e frequência de unidades curriculares isoladas, de estudantes e antigos estudantes da Universidade;
b)Assegurar a parametrização do sistema informático para a realização das matrículas/inscrições e apoiar a matrícula/inscrição dos estudantes;
c)Assegurar o registo e validação das atividades relacionadas com a mobilidade estudantil, atribuição de creditações, reconhecimento de direitos especiais, registo de sanções disciplinares, protocolos gerais e individuais, e outras situações relacionadas com o percurso dos Estudantes;
d)Gerir os percursos escolares dos estudantes para conclusão dos cursos e ciclos de estudo, incluindo situações de migração de dados de histórico do suporte papel para digital;
e)Responder à solicitação de informação sobre matrículas, inscrições, frequência, transições de ano, emissão de certidões, diplomas e similares;
f)Rececionar, validar e arquivar as pautas de avaliação de toda a UC;
g)Assegurar a gestão do repositório de programas e cargas horárias das diversas unidades curriculares lecionadas na UC;
h)Realizar estudos, elaborar os projetos de regulamento, emitir pareceres e prestar informações de natureza jurídica, no domínio académico;
i)Organizar o processo conducente à realização das provas académicas de doutoramento, agregação e outras que lhe sejam atribuídas;
j)Garantir a emissão dos diplomas, certidões, declarações e cartas de curso, carta doutorais e cartas de agregação;
k)Receber os pedidos de reconhecimento de graus e diplomas estrangeiros e organizar a sua tramitação até à comunicação da decisão;
l)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 14.º
Unidade de Atendimento
1 -A Unidade de Atendimento exerce as suas competências no domínio da interface dos estudantes, candidatos e outras entidades com o Serviço de Gestão Académica, numa lógica de proximidade com os seus interlocutores, cabendo-lhe designadamente:
a)Garantir um atendimento personalizado, presencial e telefónico;
b)Organizar e gerir a receção aos estudantes colocados através do Concurso Nacional de Acesso, de modo a possibilitar a sua matrícula e inscrição em frequência em cada uma das fases do concurso;
c)Receber e encaminhar para a área adequada do Serviço, a documentação e/ou requerimentos apresentados, designadamente aqueles que exijam Despacho superior ou não possam ser realizados nesta unidade;
d)Prestar todos os esclarecimentos sobre os processos do domínio académico, designadamente os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, propinas e emolumentos, candidaturas relativas à oferta formativa e através dos diversos regimes de acesso e ingresso, creditações, regimes especiais de frequência, prémios e bolsas de mérito da UC, documentos certificativos académicos (certidão, diploma, carta);
e)Emitir diplomas, certidões e declarações relativas a atos que constem do processo individual do estudante, em suporte de papel ou digital;
f)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
2 -A Unidade de Atendimento pode ser dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.
SUBSECÇÃO III
Serviço de Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente
Artigo 15.º
Competências
a)Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico da UC;
b)Organizar, lançar e gerir as obras que a UC decida levar a efeito, quer de construção, quer de manutenção, reabilitação e requalificação;
c)Gerir os espaços e imóveis;
d)Assegurar a gestão ambiental e a eficiência energética;
e)Assegurar a gestão da segurança das instalações, espaços e equipamentos, nas suas diversas vertentes;
f)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão do edificado, segurança e ambiente, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 16.º
Estrutura orgânica do serviço
O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente compreende as seguintes Divisões:
a) divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios;
b) Divisão de Segurança e Ambiente.
Artigo 17.º
Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios
a)Centralizar, atualizar e disponibilizar informação técnica sobre cada um dos edifícios da UC;
b)Elaborar procedimentos e definir metodologias de manutenção preventiva de edifícios;
c)Apoiar a programação das intervenções de manutenção dos edifícios e equipamentos;
d)Planear e apoiar a gestão das intervenções de manutenção dos edifícios e equipamentos, de modo a garantir a melhoria do seu desempenho e a relação com os seus utentes, e prolongamento da sua vida útil;
e)Centralizar e gerir a informação sobre a manutenção de edifícios e equipamentos;
f)Manter atualizado o cadastro de edifícios e equipamentos;
g)Assegurar a realização das ações necessárias à execução de estudos, projetos e lançamento de obras;
h)Coordenar a aquisição, instalação e manutenção de equipamentos técnicos, em particular os de caráter fixo, de modo a garantir a melhoria da sua eficiência;
i)Acompanhar os processos de intervenção ao nível do património histórico e arquitetónico, seja de obra, seja em trabalhos de outra natureza;
j)Apoiar a gestão de espaços e imóveis numa perspetiva de otimização da sua ocupação e utilização, em especial nos espaços de utilização comum;
k)Elaborar e/ou rever projetos de reabilitação e ou de requalificação de edifícios;
l)Organizar tecnicamente os processos de empreitada e os processos de aquisição de bens ou de aquisição de serviços;
m)Gerir e fiscalizar processos de empreitada e aquisição de bens e serviços;
n)Gerir os serviços externos associados a estudos, projetos e empreitadas;
o)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 18.º
Divisão de Segurança e Ambiente
a)Apoiar a implementação de medidas de prevenção relativas às instalações, locais e equipamentos;
b)Promover e coordenar as diferentes medidas e atividades decorrentes do plano geral de reforço da segurança nas suas vertentes de segurança contra incêndio e intrusão;
c)Elaborar, adaptar e atualizar os Planos de Segurança contra incêndio;
d)Garantir a operacionalidade, sustentabilidade e segurança das instalações;
e)Realizar estudos de segurança contra intrusão e de controlo de acessos a edifícios;
f)Gerir a atividade de segurança prestada por empresas externas;
g)Preparar o plano de gestão ambiental e de eficiência energética e respetivos programas integrados;
h)Promover ações tendentes à adequada gestão de resíduos e emissões;
i)Promover o alargamento da recolha separada de resíduos;
j)Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos designadamente de energia e a adequação das fontes de energia à evolução das exigências funcionais e conjunturais;
k)Coadjuvar a Divisão de Compras e Aprovisionamento na prospeção dos mercados das fontes de energia, tendo em vista a obtenção das melhores condições de aquisição;
l)Aprofundar a recolha de dados relativos aos efluentes laboratoriais, apoiando a implementação de medidas com vista à sua recolha e reencaminhamento para neutralização e reciclagem;
m)Apoiar as Unidades Orgânicas no desenvolvimento de processo com vista à realização de auditoria de certificação energética e de qualidade de ar interior;
n)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
SUBSECÇÃO IV
Serviço de Gestão Financeira
Artigo 19.º
Competências
a)Elaborar e acompanhar a execução do orçamento e efetuar a sua monitorização periódica;
b)Elaborar relatórios financeiros e assegurar os trabalhos conducentes à prestação de contas individuais e consolidadas do grupo UC;
c)Assegurar a gestão da receita, despesa e tesouraria;
d)Assegurar o planeamento e a gestão de compras, de contratos de fornecimento, de aprovisionamento, de stocks, o inventário e o arquivo financeiro;
e)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão financeira, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 20.º
Estrutura orgânica do serviço
a)Divisão de Contabilidade Financeira;
b)Divisão de Orçamento e Conta;
c)Divisão de Compras e Aprovisionamento;
Artigo 21.º
Divisão de Contabilidade Financeira
a)Criar e manter a estrutura do plano de contas;
b)Assegurar o tratamento contabilístico da receita e da despesa através da aplicação das políticas contabilísticas e de relato financeiro;
c)Proceder à liquidação dos processos de despesa, submetê-los a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;
d)Assegurar a constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio e fundos fixos;
e)Gerir a relação financeira entre a UC e os clientes;
f)Garantir o planeamento da faturação e proceder à emissão de faturas ou documentos equivalentes;
g)Controlar os créditos e gerir os processos de cobrança;
h)Propor, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de gestão da receita e da despesa;
i)Garantir o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;
j)Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas, o seu apuramento, bem como o cumprimento das obrigações declarativas e a organização do dossier fiscal;
k)Efetuar lançamentos de final de exercício para encerramento de contas individuais e consolidadas;
l)Assegurar a inventariação dos bens móveis e imóveis, a manutenção e atualização do registo contabilístico;
m)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 22.º
Divisão de Orçamento e Conta
a)Criar e manter atualizada uma estrutura de orçamentos estruturais e de desenvolvimento, adaptada aos diversos níveis de decisão e de gestão;
b)Prestar apoio especializado na elaboração e validação do projeto de orçamento de gestão, dando expressão financeira ao plano de atividades, e elaborar o projeto de orçamento por naturezas e elaboração do modelo de distribuição interna de orçamento;
c)Gerir administrativamente os orçamentos, nomeadamente a inscrição, alterações, transferências internas e externas, cativos e reservas;
d)Elaborar as solicitações de transferência de fundos, bem como reportar a informação intercalar e final de execução orçamental;
e)Gerir o orçamento de tesouraria bem como os influxos e exfluxos do Fundo de Tesouraria;
f)Assegurar o desenvolvimento de um sistema de apuramento dos resultados totais das atividades, nomeadamente para a prestação de contas, para a emissão de cotações e para fundamentar o cálculo de preços, taxas e propinas;
g)Efetuar a avaliação económica e financeira de atividades e a produção de informação para apoio à tomada da decisão de gestão, visando a racionalização, transferência de boas práticas e reforço do controlo interno;
h)Elaborar e garantir a entrega dos documentos de prestação de contas individuais da UC e consolidadas do grupo público UC;
i)Preparar e acompanhar as auditorias de controlo interno e externo realizadas na UC e coordenar a implementação de recomendações;
j)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 23.º
Divisão de Compras e Aprovisionamento
a)Elaborar e executar planos de compras conjuntas na sequência da identificação de necessidades comuns de aquisição de bens e serviços;
b)Elaborar, organizar e conduzir todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, assegurando a conformidade legal dos procedimentos pré-contratuais e contratuais;
c)Gerir os contratos de fornecimento, de prestação de serviços e de aprovisionamento, garantindo o cumprimento das obrigações contratuais;
d)Assegurar a confirmação da entrega dos bens e da prestação dos serviços;
e)Gerir os stocks de bens de consumo corrente;
f)Assegurar a avaliação de fornecedores;
g)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 24.º
Unidade de Tesouraria
a)Assegurar o recebimento das entregas efetuadas pelos estudantes, utentes, clientes e outras entidades, a conferência e o controlo interno, na área das disponibilidades, dos centros de atendimento desconcentrados;
b)Emitir recibos referentes a receita cobrada;
c)Emitir e entregar os meios de pagamento bem como garantir a conclusão de processos de despesa;
d)Garantir o depósito de valores em conta bancária;
e)Assegurar a custódia dos excedentes e disponibilidades de tesouraria e coordenar a gestão da sua aplicação;
f)Produzir, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de cobrança de valores;
g)Gerir a relação financeira com os alunos e fornecedores;
h)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 25.º
Unidade de Arquivo
a)Organizar e manter o arquivo de documentação financeira;
b)Assegurar a custódia dos documentos financeiros e satisfazer pedidos de consulta de documentos;
c)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
SUBSECÇÃO V
Serviço de Gestão de Recursos Humanos
Artigo 26.º
Competências
a)Participar na definição da estratégia de recursos humanos e assegurar a respetiva implementação;
b)Organizar e manter atualizado um sistema de comunicação e de informação tendente à caracterização permanente dos recursos humanos e à produção de indicadores de gestão;
c)Elaborar e gerir de forma integrada o mapa de pessoal;
d)Assegurar a gestão do vínculo de emprego dos trabalhadores, incluindo os procedimentos concursais, a contratação e a renovação de contratos, a avaliação do desempenho, a mobilidade e a cessação de funções;
e)Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente do processamento de remunerações e demais abonos e descontos, dos benefícios sociais dos trabalhadores, das declarações de rendimentos, da realização do trabalho suplementar, do controlo da assiduidade, das deslocações em serviço e dos processos individuais;
f)Propor e desenvolver a política da formação, com vista a garantir a valorização e desenvolvimento profissional dos trabalhadores, incluindo a identificação de necessidades de formação, o planeamento, gestão e avaliação do programa anual de formação e a preparação de eventuais candidaturas a apoios externos no domínio da formação;
g)Coordenar as ações de acolhimento de novos trabalhadores, assegurando a sua integração na cultura, natureza e objetivos da instituição;
h)Assegurar a disponibilização de canais de comunicação privilegiados com os interlocutores do serviço de gestão de recursos humanos, mantendo e gerindo a Unidade de Atendimento;
i)Garantir a gestão, preparação e disponibilização de informação legalmente exigida, em matéria de recursos humanos, bem como de toda a informação de apoio à gestão;
j)Assegurar a prestação de informação técnica no âmbito da sua área de atuação, bem como exercer as demais competências previstas na lei em matéria de política e gestão de recursos humanos;
k)Emitir declarações, certidões, notas biográficas e outros documentos, requeridos pelos interessados e exigidos por lei;
l)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão de recursos humanos, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 27.º
Estrutura orgânica do serviço
a)Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos;
b)Divisão de Processamento de Remunerações;
c)Unidade de atendimento e arquivo.
Artigo 28.º
Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos
a)Instruir e gerir procedimentos de recrutamento e seleção de trabalhadores, dirigentes e bolseiros;
b)Instruir e gerir procedimentos de nomeação e posse dos órgãos de governo e de gestão;
c)Instruir e gerir procedimentos de designação, renovação e cessação de comissões de serviço de pessoal dirigente;
d)Instruir e gerir procedimentos de contratação, renovação e cessação de contratos de trabalhadores e bolseiros;
e)Instruir e gerir os procedimentos de celebração de contratos emprego-inserção e instrumentos de idêntica natureza;
f)Instruir e gerir procedimentos de avaliação do período experimental;
g)Gerir os procedimentos de avaliação do desempenho, assegurando o apoio necessário aos intervenientes no processo de avaliação e à constituição e funcionamento dos órgãos legalmente previstos, elaborando e disponibilizando toda a informação relevante, designadamente relatórios e demais mapas resumo dos ciclos de avaliação;
h)Instruir e gerir os procedimentos de mobilidade, de cedência de interesse público e de reafetação de trabalhadores;
i)Instruir e gerir os procedimentos de dispensas de serviço, de equiparações a bolseiro e de suspensões de contratos;
j)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 29.º
Divisão de Processamento de Remunerações
a)Assegurar o processamento de remunerações, demais abonos e descontos, bem como as operações necessárias ao cumprimento atempado das obrigações fiscais e parafiscais;
b)Instruir, gerir e assegurar os procedimentos relativos a colaborações docentes e acumulações de funções de trabalhadores e bolseiros, bem como o respetivo processamento;
c)Instruir os procedimentos relativos aos benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares;
d)Gerir os procedimentos de reposicionamento remuneratório dos trabalhadores, verificando o cumprimento dos requisitos legais para o efeito;
e)Gerir os horários de trabalho, as férias e a assiduidade dos trabalhadores e assegurar a respetiva integração no processamento;
f)Instruir os procedimentos de submissão a juntas médicas e de aposentação;
g)Instruir e gerir os procedimentos de prestação de trabalho suplementar e de concessão de estatuto de trabalhador-estudante;
h)Instruir e gerir os procedimentos relativos a deslocações em serviço e respetivo processamento;
i)Colaborar na instrução dos processos de acidentes de trabalho e de doenças profissionais;
j)Garantir a atualização permanente dos dados de cadastro individual nos sistemas de informação;
k)Verificação do cumprimento do regime de exclusividade dos trabalhadores e bolseiros;
l)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 30.º
Unidade de atendimento e arquivo
1 -A Unidade de Atendimento exerce as suas competências no domínio da interface dos trabalhadores e bolseiros com o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, numa lógica de proximidade com os seus interlocutores, cabendo-lhe designadamente:
a)Assegurar o atendimento dos clientes do Serviço de Gestão de Recursos Humanos, de forma presencial;
b)Garantir a atualização e o desenvolvimento dos conteúdos constantes das páginas Web no âmbito do Serviço de Gestão de Recursos Humanos;
c)Organizar e manter o arquivo de documentação em matéria de recursos humanos;
d)Garantir a atualização permanente dos dados de cadastro individual nos processos individuais dos trabalhadores em arquivo;
e)Assegurar a custódia dos documentos e satisfazer pedidos de consulta de documentos;
f)desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
2 -A Unidade de Atendimento pode ser dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.
SUBSECÇÃO VI
Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação
Artigo 31.º
Competências
a)Apoiar a definição das políticas e estratégias para a área das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC);
b)Apoiar a conceção e acompanhar projetos estratégicos na área das TIC;
c)Monitorizar e gerir a qualidade das atividades relativas às TIC e realizar auditorias de segurança;
d)Executar as políticas, estratégias e projetos definidos, gerir e operar as infraestruturas bem como suportar e prestar serviços aos utilizadores na área das TIC;
e)Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 32.º
Estrutura orgânica do serviço
O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação compreende as seguintes Divisões:
a) Divisão de Infraestruturas de Tecnologias da Informação e Comunicação;
b) Divisão de Sistemas de Informação.
Artigo 33.º
Divisão de Infraestruturas de TIC
a)Área de Rede, responsável pelas infraestruturas do núcleo e distribuição da rede da UC, assim como das redes de acesso sem fios e cabladas, bem como a implementação das políticas de endereçamento e encaminhamento de tráfego, e a gestão de equipamentos ativos e passivos da rede;
b)Área de Instalações, responsável pelas infraestruturas físicas de suporte às áreas técnicas designadamente equipamentos de climatização, alimentação elétrica, deteção e extinção de incêndios, controlo de acesso, unidades de alimentação ininterrupta, bem como as operações de montagem de equipamentos, instalação e configuração de hardware e sistema de operação;
c)Área de Serviços de Rede, responsável pela gestão e operação dos serviços Internet com características de infraestrutura de suporte aos serviços aplicacionais, tais como DNS, NTP, DHCP, autenticação, correio eletrónico, distribuição de software e monitorização, serviços multimédia de voz e videoconferência;
d)Área de Segurança, à qual compete a gestão e operação de firewalls, sistemas de antivírus e anti-SPAM, salvaguarda e reposição de dados, assim como as atividades de reporte e investigação de incidentes;
e)Área de suporte, à qual cabe a responsabilidade do serviço de suporte ao funcionamento da rede e serviços, incluindo a coordenação das equipas de helpdesk e de intervenção para apoio local, bem como as atividades de gestão de documentação e fornecimento de informação para a gestão;
f)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
Artigo 34.º
Divisão de Sistemas de Informação
a)Área de aplicações de uso geral, responsável pela gestão e operação de aplicações de rede orientadas para públicos internos ou externos, designadamente o serviço de alojamento web, aplicações de inventário, de trouble-tickets e de produção de inquéritos, bem como desenvolvimento para suporte à implementação pontual de serviços aplicacionais;
b)Área de gestão académica, responsável pela gestão e operação de aplicações de suporte à área académica;
c)Área financeira e de recursos humanos, responsável pela gestão e operação do ERP e outras aplicações de suporte às áreas financeira e de recursos humanos;
d)Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.
SUBSECÇÃO VII
Divisão de Apoio e Promoção da Investigação
Artigo 35.º
Competências
a)Pesquisar, identificar e divulgar oportunidades de financiamento, apoios comunitários, ou outros, passíveis de serem aplicados a projetos de investigação e desenvolvimento e projetos institucionais;
b)Propor, atualizar e promover a divulgação de informação relativa a normas de gestão de candidaturas, projetos e atividades;
c)Prestar apoio especializado na elaboração de candidaturas a projetos de investigação e desenvolvimento e projetos institucionais, a financiar no âmbito de programas de financiamento competitivo, nacionais e internacionais, públicos ou privados;
d)Estimular as candidaturas a projetos europeus através de contactos e reuniões, entre outras iniciativas, com os Centros e Laboratórios de investigação da UC;
e)Colaborar na concretização da política institucional no sentido do desenvolvimento da capacidade de investigação e desenvolvimento em todos os setores;
f)Assegurar a análise de propostas de participação da UC em pessoas coletivas garantindo o adequado enquadramento financeiro;
g)Acompanhar a atividade e a prestação de contas das entidades em que a UC tem uma participação, bem como prestar apoio especializado à representação institucional nas respetivas Assembleias Gerais;
h)Gerir o reporte da informação e contas no âmbito das participações da UC em pessoas coletivas;
i)Acompanhar as prestações de contas das entidades subsidiadas pela UC, gerindo o reporte interno da informação;
j)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas pela Administração.
SUBSECÇÃO VIII
Divisão de Projetos e Atividades
Artigo 36.º
Competências
A Divisão de Projetos e Atividades exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC no âmbito de programas de cofinanciamento e de auto financiamento, nos quais a UC seja entidade promotora ou parceira, apoiando os órgãos de gestão, docentes, investigadores e equipas nas atividades que exigem serviços técnicos especializados, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida, cabendo-lhe designadamente:
a) Apoiar a gestão administrativa, económica e financeira dos projetos, prestações de serviços ou atividades e efetuar a prestação de contas;
b) Garantir o cálculo e distribuição de overheads e outros rendimentos;
c) Preparar e acompanhar auditorias à execução de projetos e atividades e promover a implementação de recomendações;
d) Apoiar a gestão integrada de eventos, congressos e similares, incluindo a componente financeira;
e) Instruir e gerir processos de bolsas de investigação, até à fase de publicação do edital;
f) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas pela Administração.
Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento
Artigo 37.º
Competências
a)Desenvolver e apoiar o processo de planeamento estratégico e operacional da UC, o alinhamento de objetivos, incluindo a monitorização e o reporte de desempenho, bem como as eventuais revisões;
b)Apoiar a elaboração do Plano de Ação da UC, a sua monitorização, o reporte de desempenho e suas eventuais revisões;
c)Apoiar a preparação do plano de desenvolvimento, do plano plurianual de investimentos e do orçamento;
d)Desenvolver e participar em estudos e projetos para apoio ao desenvolvimento institucional;
e)Realizar estudos de diagnóstico e de situação para apoio à gestão, identificadores de tendências de desenvolvimento das diversas missões da UC;
f)Elaborar estudos e previsões relativos a questões consideradas relevantes a nível institucional, bem como analisar e acompanhar estudos externos considerados relevantes neste âmbito;
g)Assegurar, produzir e compilar, de forma centralizada, dados estatísticos fundamentais sobre a atividade da UC e dar resposta a pedidos neste âmbito;
h)Elaborar o Relatório de Gestão e Contas da UC e o Relatório de Gestão e Contas Consolidado do grupo público UC, recolhendo os necessários contributos dos restantes setores da UC;
i)Executar outras atividades que, no domínio do planeamento, gestão e desenvolvimento, lhe sejam cometidas pela Administração.
SUBSECÇÃO X
Divisão de Relações Internacionais
Artigo 38.º
Competências
a)Analisar e acompanhar os assuntos da União Europeia que se relacionem com a área do ensino superior, designadamente o intercâmbio de docentes, técnicos e estudantes ao abrigo de programas comunitários;
b)Coordenar, dinamizar e apoiar ações de intercâmbio e cooperação internacional;
c)Apoiar a negociação e preparação de propostas de protocolos, de acordos, convenções ou outros instrumentos internacionais de cooperação de que a UC seja parte;
d)Apoiar as estruturas da UC na preparação de missões ao estrangeiro e na receção de individualidades estrangeiras;
e)Assegurar a gestão da informação relativa às redes universitárias de cooperação de que a UC é membro e a divulgação e promoção da sua utilização;
f)Assegurar a gestão da informação relativa a iniciativas realizadas pela UC no âmbito das Relações Internacionais;
g)Gerir a mobilidade e intercâmbio de docentes, investigadores, técnicos e estudantes;
h)Apoiar a receção e integração de estudantes internacionais e de estudantes em situação de emergência por razões humanitárias;
i)Elaborar e executar ações de marketing e recrutamento de estudantes internacionais;
j)Gerir a Casa da Lusofonia;
k)Gerir o Welcome Centre for Visiting Researchers;
l)Apoio na dinamização da rede de Alumni;
m)Dinamizar e participar em projetos de internacionalização;
n)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas pela Administração.
CAPÍTULO III
Estruturas e pessoal
Artigo 39.º
Quadro de cargos de direção
Os lugares de direção superior de primeiro e de segundo grau e de direção intermédia de primeiro grau e de segundo grau constam do mapa anexo ao presente regulamento, do qual faz parte integrante.
Artigo 40.º
Regime dos cargos de direção
Com as exceções constantes do artigo 3.º, o pessoal dirigente da Administração rege-se pelo disposto na Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, na sua redação atual.
Disposições finais e transitórias
Artigo 41.º
Manutenção de comissões de serviço e sucessão de divisões
Mantêm-se as comissões de serviço vigentes, em todos os cargos de direção que se encontrem providos, bem como os procedimentos em curso para provimento de cargos, devendo considerar-se a seguinte correspondência nas estruturas orgânicas, cuja designação foi alterada pelo presente Regulamento:
a) O Gabinete de Apoio Jurídico sucede ao Gabinete Técnico de Apoio;
b) A Divisão de Planeamento e Oferta Formativa sucede à Divisão de Planeamento e Saídas Profissionais;
c) A Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos sucede à Divisão de Planeamento e Desenvolvimento de Recursos Humanos;
d) A Divisão de Processamento de Remunerações sucede à Divisão de Gestão de Contratos e Processamento de Abonos e Descontos.
Artigo 42.º
Norma revogatória
1 -É revogado o Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, Regulamento n.º 423/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 208, de 27 de outubro.
2 -É revogado o Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra, Regulamento n.º 4/2011, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 3, de 5 de janeiro.
Artigo 43.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no dia 1 de janeiro de 2020.
Mapa a que se refere o artigo 39.º