Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento define os princípios, as regras e os procedimentos em que se consubstancia o sistema de controlo interno da Universidade de Aveiro (de ora em diante UA), em cumprimento do disposto no artigo 9.º do Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, e em conformidade com as melhores práticas e recomendações dos órgãos de supervisão e controlo, em particular com as Normas Internacionais de Auditoria emanadas pela INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions).
Artigo 2.º
Princípios do Sistema de Controlo Interno
1 -O Sistema de Controlo Interno alicerça-se nos seguintes princípios:
b)Controlo das operações;
c)Definição de autoridade e de responsabilidade;
d)Qualificação, competência e responsabilidade do pessoal;
e)Registo metódico dos factos.
2 -O princípio da segregação de funções consubstancia-se na necessidade de evitar que sejam atribuídas ao mesmo trabalhador duas ou mais funções concomitantes, tendo por objetivo impedir ou dificultar a prática de erros e irregularidades ou a sua dissimulação.
3 -O princípio do controlo das operações consiste na verificação ou conferência das operações que, de acordo com o princípio da segregação de funções, devem ser feitas por trabalhadores diferentes dos que intervieram na sua realização ou registo.
4 -O princípio da definição de autoridade e de responsabilidade pressupõe a clarificação dos níveis de autoridade e de responsabilidade em relação a cada operação e a existência de um plano com a fixação e delimitação das funções de todos os trabalhadores.
5 -O princípio da qualificação, competência e responsabilidade dos trabalhadores impõe a necessidade de o pessoal das unidades/serviços deter as habilitações literárias e técnicas adequadas às funções, bem como a experiência profissional exigida ao exercício das mesmas.
6 -O princípio do registo metódico dos factos traduz-se na necessidade de as operações serem relevadas na contabilidade de acordo com as regras contabilísticas aplicáveis e instruídas com os documentos justificativos das mesmas, dessa forma se possibilitando o fornecimento com clareza e precisão dos elementos informativos solicitados.
Artigo 3.º
Objetivos do Sistema de Controlo Interno
a)A salvaguarda da legalidade e da regularidade da elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, bem como das demonstrações orçamentais e financeiras e do sistema contabilístico como um todo;
b)O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;
c)A salvaguarda dos ativos;
d)A aprovação e o controlo de documentos;
e)A exatidão e a integridade dos registos contabilísticos, bem como a garantia da fiabilidade da informação produzida;
f)O incremento da eficiência das operações;
g)A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;
h)O controlo das aplicações e do ambiente informático;
i)O registo oportuno das operações pela quantia correta, em sistemas de informação apropriados e no período contabilístico a que se reportam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito pelas normas legais aplicáveis;
j)A adequada gestão de riscos.
Artigo 4.º
Aprovação
1 -Compete aos Serviços de Gestão de Recursos Financeiros (de ora em diante SGRF) submeter à consideração do Conselho de Gestão da UA a aprovação das regras, princípios e procedimentos integradores do presente regulamento.
2 -Na conceção e construção das propostas a submeter ao Conselho de Gestão, os SGRF interagem com as demais unidades/serviços para recolha e validação da informação considerada pertinente.
Artigo 5.º
Responsabilidade pelo controlo interno
1 -Sem prejuízo do respeito pelo princípio da segregação de funções, a conceção e aperfeiçoamento do sistema de controlo interno é, em última instância, da responsabilidade dos responsáveis máximos de cada unidade/serviço.
2 -Os demais trabalhadores devem certificar-se que as suas ações se coadunam com as regras existentes nesta matéria, devendo ainda contribuir, com as suas iniciativas e sugestões, para o reforço das diferentes componentes do controlo interno.
Artigo 6.º
Estrutura orgânica e rotatividade de funções
1 -Compete ao dirigente máximo de cada unidade/serviço propor à consideração superior os concretos termos da estrutura orgânica e dos postos de trabalho de forma a assegurar uma efetiva segregação de funções.
2 -Sempre que possível, é promovida uma política de rotatividade de funções.
Artigo 7.º
Controlo de acessos e instrução dos processos
1 -O controlo físico e informático dos acessos a documentos ativos e arquivados nas unidades/serviços é assegurado pelos dirigentes intermédios de 2.º nível das áreas funcionais responsáveis pela sua utilização.
2 -Salvo especificação em contrário, para a instrução de quaisquer processos é suficiente a fotocópia de documento autêntico ou autenticado, ou, nos mesmos termos, cópia digital de documentos em papel.
Artigo 8.º
Manuais de procedimentos
As diferentes valências das várias unidades/serviços promovem ativamente uma política de qualidade, traduzida na elaboração de manuais de procedimentos nos seus vários domínios de atuação.
Artigo 9.º
Atendimento ao público
Os trabalhadores com funções de atendimento ao público encontram-se sempre devidamente identificados.
Artigo 10.º
Informações referentes ao estado dos processos pendentes
As informações referentes ao estado dos processos pendentes nas unidades/serviços são fornecidas, em regra, no prazo máximo de cinco dias úteis.
Artigo 11.º
Prazo-regra para a prática de atos internos
Sem prejuízo das situações especialmente previstas que consignem prazos distintos e ou legalmente impostos, é de três dias úteis o prazo definido para a prática de qualquer ato ou operação material de natureza meramente interna.
Artigo 12.º
Princípio do registo universal e anulação de documentos de despesa
1 -Todos os documentos que deem entrada nos serviços e unidades são numerados de forma sequencial, para permitir o controlo dos que se inutilizam ou anulam.
2 -Toda a atividade das unidades e serviços encontra-se justificada através de documentos de suporte, por forma a que seja possível chegar através deles aos documentos de síntese final e destes aos documentos de origem.
3 -A anulação de quaisquer documentos de despesa, e, por conseguinte, dos correspondentes registos, é da competência exclusiva dos SGRF, assegurando-se para esse efeito a obediência ao princípio da segregação de funções.
Artigo 13.º
Comunicação de atos e desmaterialização de processos
1 -Na transmissão de informações aos utentes, e com exceção dos casos em que as mesmas sejam regularmente prestadas ao balcão, as unidades/serviços adotarão a comunicação escrita.
2 -Em casos de urgência devidamente justificados podem ser utilizados outros meios, designadamente o telefone, sem prejuízo da sua posterior redução a escrito.
3 -Sempre que a lei não disponha de modo distinto, os atos praticados nas unidades/serviços adotam a forma eletrónica e desmaterializada, devendo as comunicações seguir o mesmo formato.
4 -Os documentos que, subsistentemente, circulem em papel devem constar simultaneamente da plataforma de gestão documental existente na UA.
5 -Os documentos elaborados pelas unidades/serviços, no desempenho da atividade administrativa de gestão pública, bem como todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, qualquer que seja o seu suporte, devem identificar de forma bem legível - carateres datilografados - os dirigentes ou trabalhadores seus subscritores e a qualidade em que o fazem.
6 -Devem manter-se em arquivo e conservados em boas condições todos os documentos de suporte, atendendo aos prazos e procedimentos definidos na Portaria de Gestão Documental em uso na UA.
7 -Salvo indicação expressa em contrário, qualquer trabalhador pode assinar em nome do dirigente máximo a correspondência ou o expediente necessário à mera instrução dos processos.
Artigo 14.º
Controlo da execução orçamental e meios de pagamento
1 -Os SGRF asseguram o controlo da execução orçamental da despesa e da receita, tal como previstas no orçamento da UA.
2 -Os meios de pagamento em uso na UA são o numerário, o cheque, o vale postal, a transferência bancária e o pagamento eletrónico, sem prejuízo de outros meios utilizados pelas instituições de crédito e que a lei expressamente autorize.
3 -No ato de pagamento os SGRF verificam, nos termos da lei, a situação contributiva e tributária do fornecedor perante a Segurança Social e a Autoridade Tributária.
CAPÍTULO II
Meios Financeiros Líquidos
Artigo 15.º
Valores recebidos
1 -Por cada recebimento é emitido um recibo em duplicado: o original é entregue ao utente e o duplicado entregue na tesouraria para arquivo no fecho de cada dia.
2 -Todos os documentos que sejam entregues na tesouraria são obrigatoriamente acompanhados dos documentos comprovativos da respetiva remessa fazendo-se anotar a identificação do trabalhador que os tenha recebido.
3 -As unidades orgânicas que rececionem valores por correio, designadamente cheques ou vales postais, devem elaborar uma lista de valores recebidos, com menção do banco, sacador, número de cheque, data e valor, que entregam no próprio dia na tesouraria.
4 -Caso os valores sejam rececionados após a data limite de pagamento deve-se proceder à cobrança da dívida até ao limite do valor recebido, lançando de imediato no sistema informático o remanescente da mesma correspondente aos juros de mora.
Artigo 16.º
Restituição de importâncias recebidas e documentos de quitação
1 -É da competência do dirigente máximo dos SGRF, mediante proposta fundamentada, autorizar a restituição de importâncias recebidas até ao montante de (euro) 5.000 (cinco mil euros).
2 -É eliminada a exigência da emissão antecipada do recibo de quitação exceto nas situações em que tal seja decorrente de obrigações, legais ou contratuais, a que a UA esteja vinculada.
Artigo 17.º
Tesouraria
1 -Os trabalhadores que se encontrem a desempenhar funções na tesouraria dependem diretamente do Chefe de Divisão da Área de Contabilidade e Património dos SGRF (de ora em diante Área de Contabilidade e Património), respondendo em primeira instância perante o mesmo pelas importâncias que lhe são confiadas.
2 -No fecho da caixa, os trabalhadores em serviço na tesouraria efetuam a conferência através da contagem dos valores cobrados ou pagos.
3 -O tesoureiro assegura o apuramento diário de contas de cada caixa, por forma a verificar os valores da responsabilidade de cada trabalhador.
4 -Em caso de deteção de falhas, o tesoureiro tem de repor a diferença independentemente do meio de pagamento.
5 -O tesoureiro procede diariamente ao depósito da totalidade dos valores cobrados no dia anterior.
Artigo 18.º
Cauções
1 -As unidades/serviços que rececionem cauções sob a forma de suporte documental, nomeadamente no quadro de empreitadas de obras públicas e de aquisição de bens e serviços, devem remeter o original ao cuidado da tesouraria.
2 -Incumbe à Área de Contabilidade e Património registar contabilisticamente a sua receção, reforço e diminuição, assim como promover a devolução das cauções, depois de instada nesse sentido pelo Núcleo de Aquisições e Contratos.
3 -Para efeitos de libertação de cauções, o Núcleo de Aquisições e Contratos deve enviar à Área de Contabilidade e Património, com a antecedência mínima de dez dias, informação onde constem as condições para libertar as cauções existentes, com a identificação da referência de cada uma e dos processos que as originaram.
4 -Nos casos em que a devolução da caução pressuponha a entrega do original da garantia bancária é mantida uma cópia autenticada junto do respetivo processo administrativo.
Artigo 19.º
Valores em caixa
1 -Na tesouraria, podem existir em caixa, os seguintes meios de pagamento em moeda oficial:
2 -Não é permitida a existência em caixa de:
b)Cheques sacados por terceiros e devolvidos pelas instituições bancárias;
3 -O acesso ao cofre faz-se, através da utilização de uma senha de acesso individual, cujo registo identifica o trabalhador e a hora e dia do acesso.
Artigo 20.º
Arrecadação e cobrança de receitas
1 -Só podem ser arrecadadas e cobradas as receitas previamente liquidadas pelas unidades/serviços emissores, através de meios manuais ou automáticos.
2 -Os cheques devem obedecer às seguintes regras:
a)Passados à ordem da UA;
b)Coincidentes na importância mencionada em algarismos e a indicada por extenso;
c)Assinados por quem o emitiu;
d)Contidos dentro do respetivo prazo de validade.
3 -Os cheques devem ser apresentados a pagamento no prazo máximo de oito dias contados data da sua emissão.
4 -É obrigatório o uso de cheques visados no âmbito de processos de execução fiscal, sempre que o pagamento do montante em dívida permita o levantamento imediato da garantia prestada para suspender a execução.
Artigo 21.º
Cheques devolvidos
1 -Os cheques que sejam devolvidos pelas instituições bancárias ficam à guarda da tesouraria, devendo ser adotados os seguintes procedimentos:
a)Promoção dos necessários registos contabilísticos no sistema informático, no sentido do restabelecimento da correspondente dívida;
b)Comunicação ao cliente, por carta registada com aviso de receção, de que a situação permanece por regularizar e de que os encargos suportados com a devolução do cheque são pagos pelo próprio.
Artigo 22.º
Pagamentos via tesouraria
1 -Só podem ser efetuadas despesas na tesouraria quando devidamente autorizadas pelos órgãos competentes.
2 -Os pagamentos são realizados, preferencialmente, por transferência bancária, podendo em casos especiais, designadamente quando não tenha sido fornecido o número de conta bancária, ser ainda realizados por cheque ou numerário, mediante autorização do dirigente máximo dos SGRF.
3 -Os cheques só podem ser assinados depois de devidamente preenchidos pela tesouraria e desde que instruídos com os documentos que os suportam, não podendo existir cheques pré-assinados.
Artigo 23.º
Conferência dos pagamentos e recebimentos
1 -A conferência dos pagamentos/recebimentos é feita diariamente por trabalhador distinto do que efetuou o pagamento/recebimento.
2 -Diariamente é elaborado na tesouraria um quadro-resumo com o total dos recebimentos e pagamentos realizados, saldos dos meios financeiros líquidos e movimento das entradas e saídas.
Artigo 24.º
Contas bancárias
1 -A abertura de contas bancárias tituladas pela UA depende de prévia deliberação do Conselho de Gestão.
2 -A movimentação das contas bancárias, com exceção das relacionadas com a organização de eventos e com o Fundo de Maneio em que é suficiente a assinatura do Administrador, é efetuada, obrigatoriamente, através de duas assinaturas dos membros do Conselho de Gestão.
Artigo 25.º
Emissão e guarda de cheques
1 -Os cheques são emitidos pela tesouraria e apensos ao respetivo documento de despesa.
2 -Os cheques que venham a ser anulados, após a sua emissão, são arquivados pela tesouraria, após inutilização das assinaturas, quando as houver.
3 -Não é permitida a assinatura de cheques em branco.
4 -Os cheques não preenchidos estão à guarda do tesoureiro.
Artigo 26.º
Reconciliações bancárias
1 -Os SGRF mantêm atualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições onde se encontrem contas abertas em nome da UA.
2 -Os SGRF efetuam mensalmente uma reconciliação bancária, sendo para esse efeito designados trabalhadores que não tenham acesso à movimentação das respetivas contas correntes.
3 -Se forem constatadas diferenças nas reconciliações bancárias, há lugar a uma sumária averiguação e à sua subsequente regularização.
Artigo 27.º
Cheques em trânsito
1 -Após a reconciliação bancária, os SGRF analisam a validade dos cheques em trânsito.
2 -Ultrapassado o período de validade dos cheques em trânsito - no mínimo seis meses contados da respetiva emissão - os SGRF procedem ao seu cancelamento junto da instituição bancária, realizando a consequente regularização contabilística.
3 -O cancelamento dos cheques a que se refere o número anterior é efetuado de uma só vez, após o termo do respetivo ano económico..
Artigo 28.º
Depósitos bancários
1 -A existência de depósitos bancários na banca comercial, nos termos do disposto no n.º 5 do artigo 115.º da Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro, depende de prévia deliberação do Conselho de Gestão, mediante proposta a apresentar pelo dirigente máximo dos SGRF.
2 -A proposta obedece aos seguintes pressupostos:
a)Cada depósito a prazo não deve ser, em regra, superior a (euro)5.000.000,00 (cinco milhões de euros);
b)A constituição da aplicação deve ser previamente submetida à concorrência;
c)A adjudicação é feita tendo em consideração a ordem decrescente das taxas de juros propostas, evitando-se a concentração dos depósitos numa única entidade.
Artigo 29.º
Cartões de débito e de crédito
1 -Compete ao Conselho de Gestão autorizar a utilização de cartões de crédito e de débito como meio de pagamento.
2 -Podem ser autorizados pagamentos de despesas através de cartão de débito, designadamente aqueles relacionados com o fundo de maneio, pagamentos ao Estado e ativação de viaturas da instituição associados ao pagamento de portagens eletrónicas.
3 -Os cartões de débito encontram-se à guarda do tesoureiro ou dos dirigentes máximos das unidades/serviços.
4 -A utilização de cartões de crédito apenas pode servir para pagamento de despesas de representação nos casos em que tal se admita.
CAPÍTULO III
Receitas
Artigo 30.º
Receitas
1 -Nenhuma receita pode ser liquidada e cobrada se não for objeto de prévia inscrição na rubrica orçamental adequada, podendo, no entanto, ser cobrada além dos valores inscritos no orçamento.
2 -As receitas liquidadas que não foram cobradas até ao fim do ano económico devem ser contabilizadas nas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efetuar.
3 -As receitas cobradas pelas unidades/serviços da UA dão entrada na tesouraria no próprio dia da cobrança, salvo se tratando de unidade/serviço em que existam condições de segurança, mormente pela disponibilidade de cofre para esse efeito.
4 -A entrega da receita na tesouraria deve ser acompanhada do documento de cobrança, ao qual são anexados, para conferência, os talões ou recibos que lhe deram origem.
Artigo 31.º
Documentos de suporte à liquidação e cobrança
1 -Os documentos de receita são processados de forma informática, datados e numerados sequencialmente, com inclusão dos seguintes dados e sem prejuízo do disposto no Código do IVA:
a)Identificação, morada, código postal e NIF da UA;
b)Nome ou denominação social e NIF do destinatário do bem ou serviço;
c)Quantidade e designação dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com identificação dos dados necessários à determinação da taxa aplicável;
d)O valor líquido de imposto, e os outros dados incluídos no valor tributável;
e)O pressuposto e o regime legal justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso.
2 -Os SGRF garantem a uniformização de todo o suporte documental ao processo de liquidação e cobrança da receita.
3 -Podem ser utilizadas faturas/recibos manuais caso o sistema informático se encontre transitoriamente inoperacional.
4 -Todas as faturas/recibos referidos no número anterior possuem numeração sequencial e são arquivados após a sua emissão.
5 -Sempre que ocorra um erro no preenchimento da fatura/recibo manual que implique a sua anulação deve ser expressa no próprio dia a respetiva razão, com menção da ocorrência.
Artigo 32.º
Revisão e anulação do ato de liquidação
a)Identificação do contribuinte;
b)Número do documento e montante a anular;
c)Entidade com competência para proceder à anulação.
Artigo 33.º
Recebimentos em prestações
Os planos em que seja autorizado o recebimento em prestações são obrigatoriamente registados no Sistema de Gestão Financeira (de ora em diante SIGEF).
Artigo 34.º
Cobranças coercivas
1 -Compete aos SGRF, oficiosamente ou por solicitação de outra unidade/serviço, promover a análise dos saldos devedores e enviar em tempo aos respetivos interlocutores a informação da data a partir da qual se começam a vencer juros e tem início o processo de cobrança coerciva.
2 -Nos termos do Código de Procedimento e Processo Tributário, quando não haja lugar ao pagamento tempestivo das taxas, emolumentos e outras receitas da instituição, esta reserva-se o direito de proceder à emissão de certidão de dívida, com vista à instrução do correspondente processo de cobrança coerciva.
Artigo 35.º
Mecenato
Proferida a decisão de aceitação relativamente às propostas de doação submetidas junto da UA, é a mesma enviada para a Área de Contabilidade e Património, acompanhada dos respetivos documentos justificativos para emissão da declaração do mecenato/benefícios fiscais e correspondente registo contabilístico.
Artigo 36.º
Princípios gerais
1 -Na execução do orçamento da despesa são tidos em consideração os princípios e regras definidos na Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso, aprovada pela Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro, e bem assim as regras constantes do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, que aprova as normas legais disciplinadoras dos procedimentos necessários à aplicação da referida Lei.
2 -As despesas só podem ser autorizadas, cabimentadas, comprometidas e pagas se estiverem devidamente justificadas e tiverem dotação orçamental, encontrando-se o pagamento efetivo condicionado à confirmação pelas unidades/serviços competentes das condições contratualmente assumidas.
3 -A autorização de despesa encontra-se sujeita à verificação dos seguintes pressupostos:
b)Regularidade financeira;
c)Economia, eficiência e eficácia.
4 -Nenhum compromisso pode ser assumido sem que se assegure a existência de fundos disponíveis.
5 -Os dirigentes, gestores ou responsáveis pela contabilidade que assumam compromissos em violação do previsto na lei identificada no n.º 1 incorrem em responsabilidade civil, criminal, disciplinar e financeira, sancionatória e ou reintegratória, nos termos da lei em vigor.
6 -O compromisso deve ser efetuado antes da data prevista para o pagamento e as despesas permanentes, como salários, consumos e contratos de fornecimento contínuo, devem ser registadas mensalmente num período igual ao período temporal de apuramento de fundos disponíveis.
7 -No quadro do processo de processamento das despesas promovem-se os correspondentes registos contabilísticos, a saber:
c)Obrigação (registo da fatura ou documento equivalente);
Artigo 37.º
Cabimento
1 -O registo do cabimento é necessariamente realizado em momento anterior ao da assunção dos encargos financeiros, com base no valor efetivo da despesa ou do valor estimado, quando não seja possível conhecer o valor exato.
2 -O cabimento prévio consiste no registo numa determinada classificação económica da despesa que se prevê realizar.
3 -Com o registo do cabimento é emitido pelo SIGEF o respetivo comprovativo, o qual acompanha a proposta de adjudicação ou de assunção de encargos.
Artigo 38.º
Compromisso
1 -Após a decisão de adjudicação, as unidades/serviços procedem ao registo contabilístico do compromisso assumido para o ano em curso e ou para os anos futuros.
2 -O adjudicatário deve estar identificado no SIGEF como fornecedor da UA, antes de ser registado o compromisso, facultando todos os elementos para o efeito necessários, designadamente o seu nome, sede, número de identificação fiscal e número de identificação bancária.
Artigo 39.º
Conferência e registo da despesa
1 -Compete aos SGRF, sempre que necessário, solicitar às unidades/serviços competentes o envio da informação necessária à confirmação do adequado cumprimento do contrato e a eventual correção da emissão da fatura pelo fornecedor.
2 -Aos SGRF compete em particular verificar em segunda linha, e desde que haja dúvidas manifestas, se foram cumpridas as regras relativas aos procedimentos prévios em matéria de contratação pública, nomeadamente se a despesa foi autorizada pela entidade competente e se o procedimento adotado é o legalmente devido.
3 -As funções de registo das operações de cabimento, compromisso e obrigação são promovidas pelas unidades/serviços, cabendo à Área de Contabilidade e Património a sua validação e emissão dos meios de pagamento, para autorização pelo Conselho de Gestão.
4 -Sempre que os documentos de despesa apresentem inconformidades com as regras em vigor são os mesmos anulados.
5 -A informação indispensável ao processamento de despesas com pessoal é da responsabilidade dos Serviços de Gestão de Recursos Humanos.
Artigo 40.º
Envio dos documentos
Sempre que a fatura não seja diretamente remetida pelos fornecedores ao cuidado dos SGRF é às estruturas de apoio das diferentes unidades/serviços que compete assegurá-lo, fazendo-a acompanhar dos respetivos documentos justificativos.
Artigo 41.º
Autorização de pagamento
1 -Aos SGRF compete verificar se foram respeitados os normativos legais relacionados com as regras de enquadramento orçamental e patrimonial e bem assim a adequação da execução financeira do respetivo contrato.
2 -Sempre que forem detetadas inconformidades, os SGRF solicitam, no prazo máximo de cinco dias, a sua correção à unidade/serviço responsável.
Artigo 42.º
Autorizações antecipadas
a)Publicações obrigatórias na Imprensa Nacional;
b)Encargos com água, energia elétrica e gás;
c)Comunicações telefónicas e postais;
d)Obrigações resultantes de sentenças judiciais;
Artigo 43.º
Normalização dos pressupostos associados aos documentos de despesa
As estruturas de apoio das diferentes unidades/serviços instruem os documentos de despesa de acordo com as exigências e termos de lista de controlo a aprovar pelos SGRF.
Artigo 44.º
Gestão de stocks
1 -Salvo no que concerne aos Serviços de Ação Social, cada unidade/serviço deve manter em stock apenas as quantidades estritamente necessárias ao seu normal funcionamento.
2 -Os responsáveis pelo aprovisionamento de cada unidade/serviço devem propor até 15 de novembro o abate dos bens que reúnam os correspondentes pressupostos.
3 -A proposta para abate contém:
a)Designação e código do artigo;
c)Valor unitário e global;
d)Razão para o abate e, se aplicável, proposta do seu destino final.
4 -Sempre que exista delegação de poderes levada a cabo pelo Conselho de Gestão nesse sentido, as propostas de abate são remetidas à consideração do dirigente máximo da respetiva unidade/serviço.
Artigo 45.º
Registo dos consumíveis
Em cada unidade/serviço existe um documento para identificação dos bens consumíveis adquiridos, com menção e registo do custo, quantidades adquiridas e subsequentes consumos.
Artigo 46.º
Montante das dívidas
As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.
Artigo 47.º
Interpelação dos devedores
1 -Verificada a existência da dívida de terceiros, compete à Área de Contabilidade e Património promover a interpelação dos devedores, acautelando em tempo a manutenção dos termos e condições da sua exigibilidade.
2 -A interpelação mencionada no número anterior é precedida da elaboração de uma listagem com a indicação da identificação dos devedores, montante da dívida e data da sua constituição.
CAPÍTULO VII
Ativo
Artigo 48.º
Âmbito
1 -O ativo da UA integra todos os recursos por si controlados como resultado de acontecimentos passados e do qual se espera que decorram benefícios económicos futuros para a entidade.
2 -Do ativo constam todos os bens e direitos constitutivos do património da UA.
Artigo 49.º
Gestão de bens móveis e imóveis
1 -A gestão do património da UA encontra-se sujeita às regras, métodos e critérios de inventariação que constam no geral das instruções do classificador complementar dois, capítulo sete do Plano de Contas Multidimensional, constante do Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, que aprovou o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), e que substitui a Portaria n.º 671/2000, 17 de abril, que aprovou o CIBE - Cadastro e Inventário dos Bens do Estado.
2 -Os bens constam do inventário da UA desde o momento da sua aquisição até ao seu abate.
3 -Compete à Área de Contabilidade e Património manter permanentemente atualizadas as fichas do ativo fixo tangível, intangível e do domínio privado e do domínio público, assim como o inventário daqueles ativos, por forma a obter-se uma informação que assegure o conhecimento de todos os bens da instituição e respetiva localização.
4 -Os SGRF elaboram no final de cada ano económico os mapas de inventariação do ativo não corrente que refletem a variação dos elementos constitutivos do património afeto à UA, nos termos da legislação em vigor.
Artigo 50.º
Gestão de bens imóveis
1 -A Área de Contabilidade e Património, em colaboração com as outras unidades/serviços, efetua o levantamento, coordenação e sistematização da informação de todos os imóveis pertencentes à UA.
2 -Para cada bem é elaborada uma ficha individual gerada com a entrega da escritura ou documento legal equivalente, a qual contém a informação imposta pela legislação em vigor.
3 -A Área de Contabilidade e Património cria, classifica e atualiza as fichas dos bens pertencentes à UA, associando toda a informação necessária à inventariação, designadamente cópia das escrituras celebradas, dos contratos, acordos ou decisões judiciais.
4 -Caso se trate de bens com inventariação em curso, os Serviços de Gestão Técnica, após a sua conclusão, devem fornecer à Área de Contabilidade e Património informação pertinente para o correspondente registo e concomitante criação, classificação ou atualização das fichas individuais.
5 -Os registos contabilísticos referentes à valorização do ativo não corrente são da competência da Área de Contabilidade e Património.
Artigo 51.º
Gestão de bens móveis
1 -A gestão dos bens móveis deve procurar assegurar com acrescida exigibilidade:
a)A legalidade e regularidade da gestão do ativo não corrente da UA;
b)A salvaguarda física do próprio ativo não corrente;
c)A exatidão e integridade dos registos contabilísticos e a garantia da fiabilidade da informação produzida;
d)A utilização económica e eficiente dos recursos;
e)A uniformização dos critérios de cadastro e inventariação.
2 -A conservação e manutenção dos bens incluídos no cadastro e inventário dos bens móveis da UA é da responsabilidade das unidades/serviços às quais esses bens estão afetos e, em primeira instância, do trabalhador a quem os bens e equipamentos foram distribuídos.
3 -Em cada unidade/serviço existe um "Gestor de Bens Móveis" nomeado pelo respetivo responsável, com as seguintes funções:
a)Controlar os bens afetos à unidade;
b)Comunicar à Área de Contabilidade e Património as aquisições efetuadas pela sua unidade/serviço, dando conhecimento da sua receção e localização, para que se proceda à inventariação e etiquetagem;
c)Comunicar à Área de Contabilidade e Património as transferências de bens e submeter propostas de abate;
d)Prestar toda a colaboração à Área de Contabilidade e Património tendo em vista a verificação, conferência a atualização do inventário dos bens afetos à unidade/serviço;
e)Solicitar aos Serviços de Gestão Técnica a reparação dos bens, se e quando viável.
Artigo 52.º
Aquisição de bens móveis
1 -Compete à unidade/serviço que receciona os bens móveis proceder à sua conferência quantitativa e qualitativa e ao seu registo contabilístico.
2 -A receção e gestão de bens informáticos compete aos Serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação ou aos pivôs para a informática existentes em cada unidade/serviço, consoante os casos e os termos a definir pelos Serviços de Tecnologias da Informação e Comunicação.
3 -A fatura e os documentos equivalentes são registados pelas unidades orgânicas e validados pela Área de Contabilidade e Património, sendo disponibilizados no SIGEF os dados pertinentes para registo na ficha de inventário.
Artigo 53.º
Abate de bens móveis
1 -O abate de bens é o processo através do qual determinado bem é retirado do património da UA.
2 -São situações suscetíveis de levar ao abate do bem, após autorização do Conselho de Gestão, entre outras:
b)A cessão ou doação do bem;
c)A declaração de incapacidade do bem;
f)A destruição e incêndio.
3 -As situações suscetíveis de dar lugar ao abate, obedecem às seguintes regras procedimentais:
a)Alienação - o abate só é registado no sistema com o respetivo documento de venda, competindo à Área de Contabilidade e Património coordenar o processo de alienação dos bens nessas condições; no caso do abate de viaturas, o processo será instruído com uma certidão da Conservatória do Registo Automóvel atestando que a propriedade se transmitiu;
b)Cessão e doação - compete à Área de Contabilidade e Património elaborar a respetiva proposta de cessão e ou doação, sendo posteriormente submetida a deliberação do Conselho de Gestão;
c)Incapacidade do bem - sempre que um bem seja considerado obsoleto, deve tal circunstância ser comunicada a situação à Área de Contabilidade e Património com a devida fundamentação, razão da obsolescência e proposta de destino final;
d)Furto, roubo, extravio, destruição ou incêndio - a situação deve ser comunicada à Área de Contabilidade e Património, sem prejuízo da comunicação às autoridades policiais competentes, sendo o caso.
Artigo 54.º
Transferência interna de bens
1 -A transferência interna de bens carece de aprovação mútua das unidades/serviços cedentes e cessionárias.
2 -É à unidade/serviço cedente que compete comunicar a cedência à Área de Contabilidade e Património, informando da nova localização.
Artigo 55.º
Empréstimo de bens
1 -Excecionalmente a UA pode autorizar o empréstimo de bens para fins de interesse coletivo e ou público.
2 -O pedido é dirigido pelos interessados ao Conselho de Gestão com indicação da finalidade e período pelo qual se pretende utilizar o bem.
3 -Após decisão favorável, compete à Área de Contabilidade e Património, em articulação com os serviços tecnicamente competentes, elaborar o documento que titula o empréstimo com indicação do início e termo do período de cedência.
4 -A entidade beneficiária do empréstimo assina o documento de empréstimo acusando a respetiva entrega, remetendo-o posteriormente ao cuidado da Área de Contabilidade e Património.
5 -Compete à Área de Contabilidade e Património, através do respetivo Chefe de Divisão, assegurar que o bem é devolvido em boas condições na data da cessação do empréstimo.
Artigo 56.º
Critérios de mensuração
1 -O ativo não corrente, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, é mensurado ao custo de aquisição ou ao custo de produção.
2 -Tratando-se de ativos obtidos a título gratuito, estes são registados considerando o valor resultante da avaliação levada a cabo segundo critérios técnicos adequados à sua natureza, devendo tal ser descrito nas respetivas fichas individuais.
3 -Não sendo possível aplicar-se critérios técnicos, nos termos do número anterior, o ativo não corrente assume o valor do terreno no caso dos imóveis, ou o valor zero nos outros casos até ser objeto de uma grande reparação, assumindo então o montante desta.
4 -Sempre que se verifique uma grande reparação ou conservação de bens do ativo, que aumente o seu valor e o período de vida útil, tal deve ser objeto de registo na ficha do respetivo bem.
5 -Para efeitos do número anterior, consideram-se grandes reparações e beneficiações aquelas que consubstanciam modificações significativas que contribuam para fazer acrescer a respetiva produtividade ou o tempo de utilização.
6 -Em caso de dúvida, consideram-se grandes reparações ou beneficiações aquelas em que o respetivo custo excede em pelo menos 30 % o valor patrimonial do bem.
Artigo 57.º
Reintegração e depreciações
1 -O cálculo das depreciações e amortizações do período tem por base o princípio contabilístico da consistência, de forma a preservar a fiabilidade das mesmas.
2 -As depreciações e amortizações do período são calculadas anualmente em regra, através do método das quotas constantes, sendo o registo dos inerentes movimentos contabilísticos da responsabilidade da Área de Contabilidade e Património.
3 -O Conselho de Gestão, sempre que tal se justifique, pode, por iniciativa do Reitor, autorizar a utilização de outros métodos de cálculo em domínios de atuação específicos, nomeadamente o método das quotas degressivas.
Artigo 58.º
Reconciliações
A realização de reconciliações entre registos de inventário e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das depreciações e amortizações acumuladas, deve ser realizada pela Área de Contabilidade e Património, com uma periodicidade anual.
Artigo 59.º
Propósitos
1 -A UA assegura a manutenção de um sistema de contabilidade de gestão extensivo, compatível e integrado, em ordem ao cumprimento dos seguintes propósitos:
a)Assegurar a utilização dos recursos existentes numa lógica de economia e eficiência;
b)Suportar a determinação do valor a fixar na UA para taxas, emolumentos e preços;
c)Ajudar à definição de prioridades a plasmar em sede orçamental;
d)Fundamentar a valorização dos ativos;
e)Apoiar a tomada de decisão estratégica relativamente à prestação de determinados serviços com recursos próprios ou antes à sua contratação externa;
f)Reforçar a fiabilidade da informação a fornecer aos órgãos da UA;
g)Comparar o desempenho da UA com outras entidades públicas e privadas, designadamente com entidades congéneres.
Artigo 60.º
Competências dos SGRF
a)Assegurar a administração e adequação de plataformas informáticas às necessidades impostas pelo sistema de contabilidade de gestão;
b)Levar a cabo o tempestivo e adequado registo de todas as operações pertinentes, garantindo a parametrização e homogeneização de toda a informação;
c)Assegurar a formação e coordenação de todos os gestores e operadores do sistema da contabilidade de gestão;
d)Assegurar o processamento central de todas as operações, imputações e apuramentos de natureza transversal;
e)Verificar regularmente a conformidade e pertinência dos circuitos de informação existentes e dos documentos de suporte ao modelo conceptual da contabilidade de gestão;
f)Colaborar na elaboração de indicadores, estudos e pareceres necessários à tomada de decisão;
g)Outras atribuições que lhe venham a ser cometidas neste domínio.
Artigo 61.º
Gestores do processo
1 -Em cada unidade/serviço existe um gestor da contabilidade de gestão que responde funcionalmente perante os SGRF em tudo o que contenda com este domínio de atividade.
2 -Incumbe ao gestor da contabilidade de gestão:
a)Colaborar em permanência com os SGRF;
b)Listar as atividades e resultados de cada centro de responsabilidades;
c)Manter atualizados os critérios de imputação;
d)Envidar esforços para cumprir as regras e instruções emanadas no domínio da contabilidade de gestão;
e)Reportar funcionalmente as inconformidades do sistema informático e ou a carência de informação;
f)Comunicar de forma continuada os indicadores de desempenho económico do respetivo centro de responsabilidades.
CAPÍTULO IX
Fundo de Maneio
Artigo 62.º
Remissão
1 -Em caso de manifesta necessidade pode ser autorizada a constituição de fundos de maneio por conta da respetiva dotação orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
2 -Os termos e moldes da constituição e utilização do fundo de maneio constam de regulamento próprio a aprovar pelos órgãos materialmente competentes.
CAPÍTULO X
Acompanhamento da Execução Contratual
Artigo 63.º
Acompanhamento da execução dos diferentes contratos
1 -Cada unidade/serviço é responsável pelo acompanhamento da execução dos contratos que lhe estejam afetos, designando para esse efeito um gestor.
2 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, compete aos SGRF, para todos os contratos celebrados pela UA, no que se incluem os contratos sujeitos e não sujeitos aos procedimentos da contratação pública, a verificação de segunda linha dos pressupostos relacionados com a execução dos mesmos, a saber:
c)Modificações do contrato;
d)Sanções e ou penalidades;
e)Cessão e subcontratação.
Artigo 64.º
Apoios financeiros concedidos pela UA
As regras aplicáveis aos apoios e subsídios financeiros atribuídos pela UA regem-se por regulamento próprio.
Lançamento de Dados e Atividades de Controlo Interno
Artigo 65.º
Princípios aplicáveis ao lançamento de dados
1 -Os dados lançados no SIGEF e nas demais bases de dados, obedecem a procedimentos de controlo próprios, suscetíveis de garantir a sua fidedignidade e atualidade, através da institucionalização, a priori e a posteriori, de mecanismos de conferência e validação em rede.
2 -Os principais vetores a que obedecem os procedimentos de lançamento são os seguintes:
a)Princípio da proximidade - o lançamento dos dados no sistema nunca é feito inicialmente num prazo superior a cinco dias contados do facto que lhe dá origem, salvo casos devidamente ressalvados;
b)Princípio do registo - existe um cadastro com os lançamentos efetuados em cada mês, identificando e digitalizando o documento de suporte, o trabalhador responsável pelo lançamento e a data em que o fez; nesse mesmo documento inserem-se ainda os dados referentes às posteriores reverificações;
c)Princípio do duplo controlo em matéria de lançamentos - os dados são lançados dentro do prazo mencionado em i) e reverificados, aleatoriamente, no prazo máximo de vinte dias por trabalhador distinto;
d)Princípio do acesso restrito - os dados referentes a determinados assuntos apenas podem ser lançados por um número restrito e pré-determinado de trabalhadores;
e)Princípio da consistência - os dados são sempre representados da mesma forma, e sempre que possível constando de uma lista com dados pré-definidos;
f)Princípio do controlo independente - a verificação sucessiva da fidedignidade dos dados deve ser levada a cabo por terceiros não intervenientes nas diligências iniciais, maxime por órgãos e estruturas responsáveis pela promoção de auditorias internas.
Artigo 66.º
Atividades a desenvolver ao nível do controlo interno
a)Aprovações e autorizações;
b)Definição de indicadores de desempenho;
d)Análise de registos de informação;
e)Revisões de desempenho;
g)Elaboração de Planos e Relatórios de Atividades;
h)Controlos sobre processamento de informação;
i)Procedimentalização/normalização de tarefas;
j)Revisão e avaliação sistemática do Sistema de Controlo Interno.
Artigo 67.º
Metodologias específicas de controlo
1 -Compete em primeira instância ao dirigente máximo das unidades/serviços e bem assim aos dirigentes intermédios dos mesmos, quando existam, assegurar a implementação de metodologias específicas de controlo, e retirar as consequências em conformidade com os resultados que se venham a apurar nessa sede.
2 -São adotadas, entre outras, as seguintes metodologias de controlo:
a)Verificação da elaboração e disponibilização em tempo do Plano de Atividades;
b)Verificação regular e aleatória de registos contabilísticos;
c)Verificação regular e aleatória da instrução de processos;
d)Verificação regular e aleatória do cumprimento de formalidades no processamento da despesa;
e)Verificação regular e aleatória do cumprimento de prazos;
f)Verificação da atualidade dos procedimentos em vigor.
3 -As metodologias de controlo levadas a cabo pelos dirigentes das unidades/serviços não prejudicam as iniciativas e atividades de controlo promovidas pelos órgãos e estruturas da UA com competência em matéria de auditoria e controlo.
CAPÍTULO XII
Ajudas de Custo e Transporte
Artigo 68.º
Direito a ajudas de custo
a)Trabalhadores que possuam vínculo de trabalho subordinado com a UA;
b)Outros trabalhadores da Administração Pública Portuguesa que prestem serviços na UA e que aqui se encontrem deslocados por motivos de serviço público;
c)Pessoal sem vínculo à Administração Pública que possua as condições excecionais e preencham os requisitos constantes do artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.
Artigo 69.º
Ajudas de custo no país
1 -O cálculo das ajudas de custo no país processa-se de acordo com as seguintes regras:
a)Nas deslocações diárias:
b)Nas deslocações por dias sucessivos:
2 -Em qualquer dos casos a que se referem as alíneas a) e b), o abono das ajudas de custo apenas é efetuado quando a alimentação e o alojamento não sejam fornecidos em espécie.
3 -As despesas com alimentação não são reembolsáveis.
4 -O valor respeitante ao abono diário do subsídio de refeição é deduzido nas ajudas de custo, sempre que as despesas sujeitas a compensação incluam o custo do almoço.
Artigo 70.º
Transporte no país
1 -O transporte dos trabalhadores da UA em território nacional faz-se em primeira instância com recurso a veículos do serviço.
2 -A utilização de veículos de serviço carece em todo o caso de autorização prévia do dirigente máximo do serviço, não havendo nestes casos lugar ao pagamento de quaisquer despesas de transporte.
3 -Só podem ser utilizados outros meios de transporte, designadamente transportes públicos coletivos, e veículo dos próprios, quando não seja possível recorrer a veículos de serviço.
4 -O uso de veículo próprio, de automóvel de aluguer sem condutor e de táxi assume caráter excecional e só pode ser autorizado se fundamentado em razões de interesse público ou por conveniência do próprio.
5 -O uso de veículo próprio em deslocações de serviço para localidades servidas por transporte público coletivo, quando por conveniência do próprio, confere apenas o direito ao montante correspondente ao custo das passagens no transporte público.
6 -Em resultado do uso de veículo próprio, não são reembolsadas quaisquer despesas com combustível, estacionamento e portagens.
7 -Quando se desloquem dois ou mais trabalhadores em veículo próprio para o mesmo local, só será efetuado o pagamento de transporte a um trabalhador.
Artigo 71.º
Utilização de veículo próprio
1 -A utilização de veículo próprio só pode ser autorizada verificados que sejam três pressupostos:
a)Assuma caráter excecional;
b)Tenha lugar em território nacional ou em deslocações transfronteiriças;
c)Seja levada a cabo por razões de interesse público.
2 -A autorização compete ao Reitor ou em que este tenha delegado a referida competência, devendo o pedido ser efetuado com uma antecedência mínima de sete dias úteis relativamente à data da deslocação.
3 -A utilização de veículo próprio pode ser ainda autorizada a pedido e por interesse do próprio, quando o motivo, numa justa ponderação de interesses e encargos, seja considerado atendível.
4 -Na situação a que se refere o número anterior, porém, a UA não é responsável por qualquer risco que advenha do uso do veículo, nem se responsabiliza pelos prejuízos eventualmente ocorridos ou causados ao próprio ou a terceiros, circunstâncias que devem ser previamente comunicadas aos trabalhadores.
5 -Para efeitos do disposto na alínea b) do n.º 1 consideram-se "deslocações transfronteiriças" aquelas que não ultrapassem 150 km da fronteira portuguesa.
Artigo 72.º
Deslocações em transportes públicos coletivos
1 -Nas deslocações em transporte público coletivo, nomeadamente autocarro, comboio e metro, devem ser conservados os respetivos títulos de viagem e entregues conjuntamente com o boletim itinerário, a fim de ser reembolsado o seu valor.
2 -As classes das deslocações obedecem ao estipulado no artigo 25.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, alterado pelo Decreto-Lei n.º 127/2010, de 28 de dezembro, e pelas Leis n.º 64-B/2011, de 30 de dezembro, e 66-B/2012, de 31 de dezembro.
Artigo 73.º
Deslocação fora do país
1 -Nas deslocações fora do país pode ser utilizado o táxi de e para o respetivo aeroporto, sempre que houver razões ponderosas para o efeito, designadamente por inexistência ou desproporcionada onerosidade na utilização de transporte público coletivo.
2 -Em situações excecionais, devidamente justificadas, pode ser autorizado, alojamento em estabelecimento hoteleiro superior a três estrelas, sem prejuízo da atribuição de 70 % da ajuda de custo diária.
Artigo 74.º
Deslocações no âmbito de projetos
1 -Sem prejuízo das regras próprias impostas pelas entidades financiadoras, sempre que existam, aplicam-se subsidiariamente ao abono de ajudas de custo e transporte suportados por projetos as normas constantes do presente regulamento
2 -Em caso da existência de conflito entre as regras constantes do presente regulamento e as de entidade financiadora, prevalecem as regras definidas pelas entidades financiadoras.
Artigo 75.º
Deslocações de bolseiros
1 -Nos casos em que o plano de trabalhos imponha a realização de deslocações para fora das instalações da UA e desde que exista financiamento para o efeito, o investigador responsável pode propor a atribuição de um subsídio adicional ao valor da bolsa, a determinar de acordo com as regras existentes para o pagamento de ajudas de custo aos trabalhadores da Administração Pública.
2 -Para esse efeito é elaborado um mapa de deslocações contendo a informação pertinente ao efeito, a saber, dias e horas da deslocação, locais, natureza do trabalho e valores a atribuir.
3 -O mapa referido no número anterior é assinado pelo bolseiro e ainda pelo investigador responsável, sendo apenso ao mesmo o competente despacho de autorização, servindo de suporte ao subsequente processamento da despesa.
Artigo 76.º
Periodicidade da elaboração do boletim itinerário
Salvo situações devidamente justificadas, o preenchimento e processamento do boletim itinerário ou do correspondente mapa deve ser feito até ao dia dez do mês seguinte à deslocação a que diz respeito.
Artigo 77.º
Dúvidas e omissões
As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente regulamento são resolvidas por despacho do Reitor.
Artigo 78.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicitação.
18 de maio de 2021. - O Reitor, Prof. Doutor Paulo Jorge Ferreira.