Artigo 1.º
Objeto
a)Assegurar o desenvolvimento das atividades inerentes à evolução patrimonial e orçamental, de forma ordenada, eficaz e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a integridade (totalidade, exatidão e validade) dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira e orçamental fiável, conforme a legislação em vigor.
b)Assegurar o desenvolvimento de um Sistema de Contabilidade de Gestão destinado a produzir informação relevante e analítica sobre gastos, economia, eficiência e eficácia das atividades desenvolvidas, bem como sobre a quantia e os recursos necessários para suportar atividades futuras, e sempre que se justifique, sobre rendimentos e resultados, com vista satisfazer uma variedade de necessidades de informação dos gestores dirigentes públicos na tomada de decisões, bem como as necessidades dos utilizadores externos, promovendo assim a responsabilização pela prestação de contas e os propósitos do relato orçamental, financeiro e de gestão de finalidade geral.
Artigo 2.º
Âmbito de Aplicação
A presente Norma é aplicável a todos os Serviços da Câmara Municipal de Monforte.
Artigo 3.º
Competências para a implementação e divulgação
1 -A alínea i) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013 atribui competências à Câmara Municipal para elaborar e aprovar a norma de controlo interno (NCI).
2 -Compete à Câmara Municipal assegurar o acompanhamento e a avaliação permanente da NCI, conforme o disposto no ponto 2.9.3. das considerações técnicas do POCAL.
3 -Compete aos Chefes de Divisão e de Gabinete e outros responsáveis pelos Serviços, dentro da respetiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas na presente NCI e nos preceitos legais em vigor, bem como efetuar propostas de melhoria ou de alteração.
4 -Cabe ao serviço responsável pela auditoria interna, quando provido dos meios adequados, desenvolver, implementar e acompanhar o sistema de controlo interno do Município, assegurando a regularidade e legalidade das operações e a salvaguarda dos ativos.
5 -A auditoria suprarreferida, caso a Câmara Municipal assim delibere, poderá ser externa.
6 -Compete à Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças instruir o processo para envio da NCI para as entidades oficiais, após aprovação da mesma.
7 -O Presidente da Câmara remeterá à Inspeção-Geral de Finanças cópia da NCI, e de todas as suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua aprovação, de acordo com o ponto 2.9.9. das considerações técnicas do POCAL.
CAPÍTULO II
CONTABILIDADE FINANCEIRA
Artigo 4.º
Sistema Contabilístico
1 -O Serviço de Contabilidade adota o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP) nos termos do Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro e respetivas alterações.
2 -A execução da contabilidade bem como a regularidade técnica de prestação de contas do Município, nos termos da legislação em vigor, são da responsabilidade do dirigente intermédio que chefia diretamente os serviços de contabilidade e, na sua ausência, pelo trabalhador selecionado de entre trabalhadores integrados na carreira de técnico superior com formação específica em contabilidade pública.
Artigo 5.º
Normas no âmbito da Contabilidade Financeira
1 -A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor de €5.000,00 (cinco mil euros), salvo situações devidamente justificadas pelo trabalhador a exercer funções de Tesoureiro e autorizadas pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.
a)Semestralmente, em dia a fixar pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, e sem aviso prévio;
b)No encerramento das contas de cada exercício económico;
c)No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
d)Quando for substituído o trabalhador com funções de Tesoureiro.
2 -Poderão ser autorizados fundos fixos de caixa a atribuir a trabalhadores que exerçam funções de atendimento ao público e com responsabilidade pela cobrança em numerário de receitas municipais em locais distintos da Tesouraria.
3 -A constituição dos fundos fixos de caixa, cujo valor será definido caso a caso, deverá ser autorizada pela Câmara Municipal, com possibilidade de delegação no Presidente, mediante informação devidamente fundamentada da unidade Orgânica a que pertence o trabalhador e com parecer favorável do Chefe da Divisão de Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças. Os fundos fixos de caixa devem ser repostos até 31 de dezembro de cada ano ou assim que o trabalhador deixe de exercer as funções que justificaram a sua atribuição.
4 -O trabalhador com funções de tesoureiro responde diretamente perante o órgão executivo pelo conjunto dos fundos, montantes e documentos que lhe são confiados. Os outros trabalhadores e agentes em serviço na Tesouraria respondem perante o Tesoureiro pelos seus atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.
5 -1 - Disponibilidades em Caixa:
a)Os saldos de devedores deverão refletir as perspetivas do Município em termos de cobrança dos saldos em dívida, tendo em conta o princípio da prudência.
b)Os créditos respeitantes a processos que se encontrem em mora há mais de seis meses desde a data do respetivo vencimento devem ser enviados para contencioso, pelo serviço que liquidou a receita.
c)No final do ano todos os saldos de clientes a provisionar devem ser analisados pelo Serviço de Contabilidade, sendo efetuados os ajustamentos necessários.
6 -Havendo lugar à devolução de cheques por falta ou insuficiência de provisão, o trabalhador com funções de tesoureiro expedirá de imediato, sob registo, ofício ao devedor e ao sacador para, no prazo de cinco dias úteis, ser regularizada a situação, mediante pagamento da importância respetiva acrescida das despesas de devolução que tenham sido debitadas pela instituição bancária.
a)Identificação da obra/empreendimento;
b)Datas de início de execução física e de início de utilização;
e)Plantas de localização, a uma escala adequada, com local das obras devidamente assinalado, caso se tratem de novos edifícios ou arruamentos;
f)Fotocópia do auto de receção provisória;
g)Caso se trate de construção ou intervenção em vários bens, envio do valor discriminado por bem;
h)Estimativa discriminada por cada bem dos gastos que ainda faltam para concluir o empreendimento;
7 -Na falta de cumprimento do prazo previsto no ponto anterior, o trabalhador com funções de tesoureiro remeterá o cheque para cobrança coerciva, dando conhecimento ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças e ao Serviço de Contabilidade.
8 -Todos os cheques cujo prazo de validade tenha expirado devem ser imediatamente inutilizados devendo ser elaborado relatório, com identificação dos cheques inutilizados, os quais deverão ser arquivados conjuntamente.
9 -As autorizações de débito em conta devem estar arquivadas juntamente com os respetivos contratos no Serviço de Contabilidade.
10 -Reconciliação Bancária:
a)A Tesouraria deve manter permanentemente atualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da autarquia.
b)O Serviço de Contabilidade deve efetuar uma reconciliação bancária trimestralmente, por escrito, relativamente ao trimestre anterior, através de um trabalhador designado para o efeito pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças e que não tenha responsabilidade na Tesouraria.
c)Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, por período superior a 30 dias, estas são averiguadas, prontamente regularizadas e comunicadas ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.
11 -Receção de materiais de stock:
12 -Cabe ao Serviço de Contabilidade a responsabilidade pela regularização contabilística de existências. Deve ser efetuada uma reconciliação dos mapas rececionados do serviço responsável pela Subunidade orgânica de Aprovisionamento e Economato com os valores contabilísticos, a qual deve ser validada pelo Chefe Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, através do Mapa de Custos das mercadorias vendidas e matérias consumidas, conforme Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas.
Artigo 6.º
Contabilidade de Gestão
1 -De acordo com a NCP 27, o tratamento contabilístico do custo corresponde à reclassificação dos gastos por funções, atividades, programas, objetivos ou outra finalidade de interesse para a entidade e utilizadores externos.
2 -Igualmente, a estruturação do sistema de contabilidade de gestão pretende atingir as seguintes metas:
a)Compreender como a contabilidade de gestão pode ser usada para apoiar os processos internos da gestão pública (vertente interna) e contribuir para os propósitos de responsabilização pela prestação de contas (vertente externa);
b)Facilitar a implementação da contabilidade de gestão por todas as entidades públicas;
c)Explicitar os vários conceitos de custos que podem ser aplicados para satisfazer as necessidades de informação das diversas partes interessadas e os processos de contabilidade de gestão relacionados;
d)Estabelecer as linhas orientadoras para o desenvolvimento do sistema de contabilidade de gestão e da informação a divulgar;
e)Permitir uma melhor avaliação da economia, eficiência e eficácia das políticas públicas.
3 -Para as unidades orgânicas operativas, com cultura de arrolamento e sistematização de custos diretos por intervenção, devem processar na aplicação informática Obras por Administração Direta (OAD), as folhas de recolha garantindo a sua inserção até ao 10.º dia útil do mês seguinte.
4 -Auditar através do serviço com competência para auditoria, com a periodicidade adequada, a conformidade e adequabilidade dos circuitos de informação instituídos, documentos de suporte e demais componentes do modelo conceptual de contabilidade analítica.
5 -Trabalhos para o próprio Município:
a)Por trabalhos para o próprio Município entende-se “trabalhos que a entidade realiza para si mesma, sob sua administração direta, aplicando meios próprios ou adquiridos para o efeito e que se destinam ao seu imobilizado”;
b)Nos casos de investimentos em curso efetuadas por administração direta, o montante dos respetivos gastos, obtidos do Sistema de Contabilidade de Gestão, será contabilizado na conta de “Investimentos em curso”, por contrapartida da respetiva subconta de “Trabalhos para a própria entidade”, registo no programa informático - SNP - Sistema de Normalização do Património.
CAPÍTULO IV
CONTABILIDADE ORÇAMENTAL
Artigo 7.º
Orçamento
1 -Na elaboração e execução do orçamento da Câmara Municipal de Monforte devem ser seguidos os princípios orçamentais e contabilísticos, os princípios consagrados na Lei n.º 151/2015 de 11 de setembro (Lei de Enquadramento Orçamental), no POCAL, no SNC-AP e os determinados pela Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro (RFALEI) e na Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro.
2 -A aplicação do disposto no número anterior deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Câmara Municipal.
Artigo 8.º
Modificações Orçamentais
1 -A Unidade Orgânica Contabilidade e Finanças assegura os recursos orçamentais indispensáveis à execução dos projetos e ações inscritos nas GOP (PPI e AMR).
2 -Todas as dotações orçamentais são controladas pela Unidade Orgânica Contabilidade e Finanças.
3 -Sempre que se verificarem situações de insuficiência (ou ausência) de dotação orçamental definida, quer no orçamento quer nas GOP (PPI e AMR), ou inexistência de projeto ou ação nas GOP, deve o Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças proceder em conformidade legal para resolução da questão.
4 -Nos casos de utilização do saldo apurado na gerência anterior, a Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças proporá a respetiva Revisão/Alteração Modificativa do Orçamento, remetendo para a instrução para o Executivo Municipal e Assembleia Municipal da Revisão/Alteração Modificativa necessária.
Artigo 9.º
Execução Orçamental
1 -A execução orçamental compreende a prática de todos os atos que integram a atividade financeira desenvolvida pelos serviços municipais na prossecução das suas atribuições.
a)Liquidação de receitas: Todas as receitas liquidadas e não cobradas até 31 de dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efetuar;
c)Cronogramas financeiros, autos de consignação, autos de suspensão, autos de receção provisória e definitiva e conta final, dos processos referidos na alínea b);
d)Caso estejam abrangidos por cofinanciamentos, contratos escritos das adjudicações de bens e serviços e posteriores alterações, incluindo visto do Tribunal de Contas, a remeter pelos serviços responsáveis por cada projeto/ação das GOP.
2 -Os serviços municipais são responsáveis pela gestão do conjunto dos meios financeiros afetos às respetivas áreas de atividade e tomarão as medidas necessárias à sua otimização e rigorosa utilização, em obediência às medidas de gestão orçamental definidas pelo Órgão Executivo, devendo proceder e após modificações orçamentais à análise do respetivo balancete e posição atual do orçamento da despesa. Os serviços deverão reportar superiormente a justificação dos desvios e respetivas propostas de correção, através do mecanismo das modificações orçamentais.
3 -Os serviços municipais são responsáveis pela correta arrecadação das receitas, bem como pela sua entrega atempada na Tesouraria da Câmara.
4 -A cobrança de receitas municipais por entidades diversas do Tesoureiro carece da competente autorização e é efetuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial e indicação do serviço de cobrança.
5 -Os documentos de receita previstos nos números anteriores, além de corretamente numerados, devem ser:
a)Emitidos a partir de aplicação informática apropriada e uniforme a instalar pelo serviço responsável pela área da Informática. Esta aplicação informática não deve permitir apagar ou editar qualquer registo uma vez guardado, sem prejuízo da possibilidade de anular;
b)Os documentos de receita devem cumprir os requisitos previstos no artigo 36.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA).
6 -Todas as receitas cobradas nos termos do presente artigo devem dar entrada na Tesouraria impreterivelmente até ao último dia útil do mês em curso, acompanhada de mapa resumo da receita cobrada extraído da aplicação informática, emitido pelo respetivo serviço e assinado pelo responsável.
7 -Quando se trate de serviços externos, a entrega deve ser efetuada no dia útil seguinte, até às 12 horas.
8 -Havendo dificuldade no cumprimento destes prazos, e ponderada a fundamentação para a exceção, o prazo de entrega das receitas será fixado caso a caso, sem ultrapassar o prazo máximo de uma semana, por despacho do Presidente da Câmara ou do Vereador com competência delegada ou do Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, sob proposta do responsável do Serviço. Independentemente do prazo estabelecido, no último dia útil de cada mês e no último dia do ano, todos os serviços devem fazer a entrega da receita cobrada até essa data.
9 -1 - Execução Orçamental da Receita
a)Qualquer despesa apenas pode ser efetuada quando:
b)As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização, incluindo eventuais alterações orçamentais;
c)O cabimento consiste na cativação de determinada dotação visando a realização de determinada despesa e é feito com base no encargo provável a suportar pelo orçamento do ano:
d)Apenas podem ser assumidos compromissos de despesa após o Serviço de Contabilidade exarar informação prévia de cabimento no documento de autorização da despesa e pré-registo de compromissos após ser verificada a existência de fundos disponíveis para o efeito, salvaguardando-se o regime aplicável às despesas urgentes e inadiáveis previsto na legislação em vigor (LCPA). O cabimento afere-se pela rubrica de nível mais desagregado da classificação económica respeitando, se for o caso, o cabimento nas GOP (as propostas de cabimento deverão claramente identificar os encargos prováveis para o ano em curso e para cada um dos anos seguintes, se for o caso);
e)O compromisso consiste na obrigação de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições. Os compromissos consideram-se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como seja a emissão de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acordo, protocolo, ou outro instrumento administrativo, podendo também ter um caráter permanente e estar associados a pagamentos durante um período indeterminado de tempo, nomeadamente, salários, rendas, eletricidade ou pagamento de prestações diversas. Compromissos plurianuais são os que constituem obrigação de efetuar pagamentos em mais do que um ano económico ou em ano diferente do exercício orçamental;
f)O sistema de suporte à execução do orçamento deverá emitir um n.º de compromisso válido e sequencial que será refletido na ordem de compra, nota de encomenda, ou documento equivalente;
g)As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;
h)Os primeiros registos de cabimento e de compromisso, no início de cada ano, devem corresponder à dívida e aos compromissos transitados do ano anterior;
j)Com base nas atas das respetivas reuniões, o Serviço de Contabilidade deve proceder ao registo regular de compromissos resultantes de deliberações do Executivo, de acordo com as datas previstas na deliberação para as liquidações da despesa.
k)Todos os serviços devem remeter ao Serviço de Contabilidade para emissão de parecer, antes da sua celebração, cópias de contratos, protocolos ou notificações de adjudicações de obras ou de aquisição de bens e serviços, para o registo dos respetivos compromissos, sempre que os mesmos incluam responsabilidades financeiras assumidas pelo Município, devendo ser claramente especificados os encargos relativos ao ano em curso e a cada um dos anos seguintes.
l)Os Serviços da área Financeira deverão verificar sempre os limites à realização da despesa impostos pela Lei de Orçamento do Estado em vigor e demais legislação complementar.
m)O Serviço de Contabilidade deve emitir anualmente listagens da posição dos saldos de cabimentos e compromissos, com vista à sua análise e conferência para sua eventual manutenção ou regularização, em articulação com as respetivas unidades orgânicas.
n)As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento.
10 -Os serviços de cobrança devem apresentar diariamente:
a)O “Mapa Geral de Faturas e/ou Guias Emitidas por Situação”, ou mapa equivalente, emitido através da aplicação informática referida na alínea a) do n.º 6 do presente artigo. O mapa deve ser conferido e assinado pelo funcionário responsável pelo serviço emissor, devidamente identificado. Deve ainda discriminar os valores totais cobrados por meio de pagamento (numerário, cheques, multibanco, etc.);
b)Uma guia de recebimento correspondente à totalidade das receitas cobradas no dia, que deve indicar a numeração e o tipo de bilhetes a que se refere, quando os documentos de receita forem bilhetes de ingresso;
c)Os documentos referidos nas alíneas anteriores devem ser entregues na Tesouraria com as receitas cobradas;
d)O mapa referido na alínea a) deve ser assinado pelo Tesoureiro como evidência dos valores recebidos.
11 -As guias emitidas e não pagas até ao final do dia devem ser anuladas e extinto o procedimento.
12 -A anulação de documentos de receita deve ser pronta e devidamente justificada e, sempre que aplicável, deve-se indicar o número do novo documento e só poderá ser efetuada se previamente existir autorização do membro do executivo com poderes para o efeito ou em caso de se tratar de mero erro técnico na emissão do documento de receita a autorização do membro do executivo pode ser substituída por autorização do Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.
13 -As restituições de receita devem ser autorizadas de acordo com as competências previstas nesta Norma para a autorização de despesas.
14 -À anulação de despesa incorreta ou excessivamente processada e paga deve corresponder a respetiva reposição, que será considerada como:
a)Reposição abatida aos pagamentos, quando o pagamento originário tenha ocorrido no mesmo exercício orçamental;
b)Reposição não abatida aos pagamentos, quando o pagamento originário tenha ocorrido em anos orçamentais anteriores.
Artigo 10.º
Limites para o Tipo de Procedimento
1 -O procedimento prévio a adotar para a formação de contratos de empreitadas de obras públicas, locação e aquisição de bens móveis e de aquisição de serviços será um dos seguintes, conforme previsto no CCP:
a)Ajuste direto (regime geral e regime simplificado);
d)Concurso público urgente;
e)Concurso limitado por prévia qualificação;
f)Procedimento de negociação;
h)Parceria para a inovação.
2 -A escolha do procedimento será feita de acordo com o previsto na legislação em vigor sobre a matéria.
Artigo 11.º
Publicidade - Publicação de Anúncios ou Procedimentos de natureza comunitária e nacional
1 -Os anúncios de abertura dos procedimentos para a formação de contratos referidos no artigo 10.º (com exclusão do ajuste direto e da consulta prévia) são publicitados no Diário da República podendo, igualmente, ter publicitação complementar em meio considerado conveniente, designadamente em plataforma eletrónica utilizada pelo Município.
2 -Os referidos anúncios são igualmente objeto de publicitação no Jornal Oficial da União Europeia quando o valor do contrato a celebrar seja superior aos limiares europeus fixados na legislação nacional e europeia em vigor e que atualmente se encontram fixados pelo artigo 474.º do CCP e pelo Regulamento Delegado (UE) 2019/1829 da Comissão, nos termos da legislação em vigor.
Artigo 12.º
Responsabilidade pelo Desenvolvimento dos Processos de Aquisição, não Obrigatoriedade e Dispensa de Contrato Escrito
1 -Todas as aquisições de bens e serviços devem ser promovidas pelo dirigente responsável pela área Financeira, através da subunidade orgânica de Aprovisionamento, com base em requisição externa emitida pelo sistema informático em uso no Município.
2 -Nos procedimentos de ajuste direto e consulta prévia, o convite deve indicar que as propostas apresentadas por e-mail deverão ser enviadas para o endereço estipulado na consulta, sob pena de exclusão.
3 -Em casos excecionais, o desenvolvimento de processos de aquisição que, por motivos de urgência, acontecimentos imprevisíveis ou contingências inerentes ao processo, não permitam o integral cumprimento dos preceitos legais que sujeitam a realização da despesa ou a verificação dos requisitos exigidos na presente NCI, deverá ser objeto de fundamentação sobre as razões dessa impossibilidade e sujeitos a sancionamento do Presidente da Câmara ou, vereador com competência delegada em matéria financeira, nas despesas até ao montante de 500 €, sujeito a prévia verificação da existência de fundos disponíveis.
4 -Todos os pedidos de aquisição de bens e serviços (requisições internas ou informações específicas), a desenvolver pela SO de Aprovisionamento, depois de devidamente autorizados pelo responsável da Unidade Orgânica, devem conter os elementos a seguir indicados, seguindo preferencialmente o software em uso no Município.
5 -Os elementos indicados para integrar o júri, bem como quaisquer outros intervenientes no processo de avaliação das propostas ou candidaturas, e o gestor de procedimento/gestor do contrato, deverão subscrever, antes do início de funções, uma declaração de inexistência de conflitos de interesses, nos termos do disposto no Código dos Contratos Públicos. Esta declaração é igualmente de apresentação obrigatória para os subscritores de informação a propor a abertura de procedimento de ajuste direto de regime geral.
6 -Sempre que, para a celebração de contratos de aquisição, seja necessária a obtenção de parecer prévio vinculativo dos órgãos municipais, a subunidade orgânica de Aprovisionamento deverá devolver o processo ao serviço requisitante para que este promova a sua remessa ao órgão competente.
7 -A redução a escrito dos contratos de empreitada, de locação ou aquisição de bens móveis e aquisição de serviços e outras aquisições patrimoniais, a celebrar pelo Município, será efetuada pelo oficial público a designar pelo órgão competente, de acordo com as regras estabelecidas na lei.
8 -Quando os contratos referidos no número anterior estiverem sujeitos a fiscalização previa (Visto) pelo Tribunal de Contas, o procedimento é organizado pelos Serviços responsáveis pelo objeto de contratação.
9 -Salvo previsão expressa no programa do procedimento, a redução a escrito do contrato não é exigível, nos termos da legislação em vigor.
10 -A redução do contrato a escrito pode ser dispensada pelo órgão competente para autorizar a despesa mediante decisão fundamentada quando seja adotado um concurso público urgente ou quando, por motivos de urgência imperiosa resultante de acontecimentos imprevisíveis pelo Município, seja necessário dar imediata execução ao contrato, no termos da legislação em vigor.
11 -Quando a redução do contrato a escrito não seja exigida ou tenha sido dispensada nos termos do disposto dos números anteriores, os serviços promotores do procedimento devem assegurar que:
a)A conjugação do caderno de encargos com o conteúdo da proposta adjudicada contém as condições essenciais ao fornecimento dos bens ou à prestação dos serviços, designadamente do seu objeto, preço, condições de pagamento, prazo de entrega ou de execução e garantias;
b)Os cadernos de encargos devem conter obrigatoriamente uma cláusula de pagamento até 60 dias.
12 -Cada serviço deverá enviar ao serviço de Contabilidade, em momento prévio da sua outorga/assinatura, os contratos, protocolos, adjudicações, aquisições ou locações, bem como outros instrumentos contratuais que implicam despesa, a fim de ser registado o respetivo “compromisso” para o ano em curso e, se aplicável, efetuar também o registo de compromisso para anos seguintes, de acordo com o sistema informático.
13 -Quando não seja exigível caução nos termos do n.º 2 do artigo 88.º do CCP, o serviço responsável pelo procedimento de aquisição deverá mencionar expressamente se é exigida caução ou, não o sendo, se deve ser efetuada uma retenção nos pagamentos a efetuar.
14 -Os programas de procedimentos relativos a todo o tipo de contratações, que impliquem redução do contrato a escrito, devem referir que as despesas e os encargos inerentes à redução do contrato a escrito serão da responsabilidade do adjudicatário (artigo 94.º, n.º 2, do CCP).
15 -Os serviços municipais que organizam processos de despesa que se enquadram no regime dos ajustes diretos devem definir prazos de pagamento até 60 dias, salvo em situações excecionais, devidamente fundamentadas, e sujeitas a aprovação prévia por parte do Sr. Presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.
Artigo 13.º
Prazos de Envio de Processos de Despesa
1 -Até ao dia 15 de dezembro, todos os processos de despesa realizada por conta das dotações orçamentais do ano económico corrente devem ser remetidos ao dirigente responsável pela área Financeira.
2 -Os serviços municipais devem informar o Serviço de Contabilidade nos primeiros 15 dias úteis do novo ano económico, por escrito, do interesse em assegurar a continuidade dos cabimentos por realizar no ano anterior. Não havendo resposta no prazo estabelecido, os documentos mencionados serão anulados e arquivados.
CAPÍTULO VI
EMPRESAS DO SETOR EMPRESARIAL LOCAL
Artigo 14.º
Âmbito
Os procedimentos previstos nos artigos seguintes deste capítulo são aplicáveis, às empresas do setor empresarial local, e outras empresas ou serviços municipais que se venham a constituir.
Artigo 15.º
Financiamento de empresas do setor empresarial local
1 -Os processos de financiamento das Grandes Opções do Plano (PPI e AMR) do setor empresarial local, comparticipados por fundos comunitários ou nacionais e empréstimos, devem ser devidamente instruídos pelas entidades anteriores, em conformidade com os regulamentos e legislação aplicável aos fundos e aos empréstimos, que serão submetidos, no caso de obrigatoriedade legal, à aprovação da Câmara Municipal e Assembleia Municipal, se aplicável.
2 -Para instrução dos processos de candidatura referidos no ponto anterior, as empresas do setor empresarial local devem, no caso de obrigatoriedade legal, apresentar à Câmara Municipal cópias devidamente autenticadas dos formulários de candidatura e demais documentos exigidos pelas entidades financiadoras.
3 -Para instrução dos processos de pedidos de pagamento das comparticipações, no caso de obrigatoriedade legal do seu envio à Câmara Municipal, as empresas do setor empresarial local devem apresentar à Câmara Municipal cópia, devidamente autenticada, dos documentos justificativos de despesa para posterior envio às entidades financiadoras, acompanhados dos respetivos formulários de pedidos de pagamento e/ou relatórios finais e em conformidade com os regulamentos e legislação aplicável.
4 -Os processamentos das transferências correntes para financiamento das empresas do setor empresarial local, previstos no orçamento municipal, devem ser efetuados mediante a apresentação dos processos devidamente fundamentados e instruídos por aquelas entidades, que devem ser submetidos à aprovação da Câmara Municipal.
Artigo 16.º
Subsídios
O processamento de todos os subsídios para as empresas do setor empresarial local, previstos nas GOP (PPI e AMR) da Câmara Municipal, respeitantes à exploração, deve ser efetuado mediante o registo de um compromisso global, o qual deverá ser repartido mensalmente em conformidade com as dotações orçamentais definidas, ou no período exigido por lei, sendo obrigatoriamente celebrado contrato programa pata o efeito.
Artigo 17.º
Empresas do setor empresarial local - Competências
1 -Compete à Câmara Municipal aceitar doações, legados e heranças a benefício de inventário. Após aprovação da Câmara Municipal, o processo deverá ser remetido para a Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças para os efeitos legalmente necessários e para registo no cadastro.
2 -Os donativos efetuados em dinheiro ou em espécie, concedidos, sem contrapartidas ao Município e que não estejam abrangidos pelo n.º 1 do presente artigo, devem ser objeto de constituição de processo pelo Serviço Responsável pela receção do donativo, onde devem constar os seguintes elementos:
a)Descrição detalhada de bens;
b)Valorização dos bens devidamente fundamentada;
c)Descrição da previsível utilização do donativo e enquadramento, se aplicável, em iniciativas de natureza social, cultural, ambiental, científica e desportiva;
d)Declaração comprovativa da doação conforme minuta aprovada;
e)Autorização do Presidente da Câmara;
3 -O processo a que se refere o número anterior deverá ser remetido Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças para análise de eventual registo contabilístico.
CAPÍTULO VIII
Artigo 21.º
Regulamento Interno de Fundos de Maneio/Fundo Fixo
1 -Os documentos de prestação de contas anuais do Município devem ser verificados por auditor externo, nos termos do, n.º 3 do artigo 76.º e artigo 77.º do RFALEI com a cooperação dos serviços municipais.
b)Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional;
c)Direção Geral das Autarquias Locais;
d)Instituto Nacional de Estatística;
e)Inspeção Geral de Finanças.
2 -Sempre que, no âmbito das ações inspetivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do Tesoureiro, o presidente do órgão executivo ou o responsável com competências delegadas, mediante requisição do inspetor ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito e/ou outros, bem como a prestadores de serviços para que forneçam diretamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.
CAPÍTULO XII
3 -A entrega da declaração de Informação Empresarial Simplificada (IES) deve ser efetuada pelo Serviço de Contabilidade até à data limite definida pelo Ministério das Finanças, devendo cumprir os requisitos legais.
4 -O preenchimento e entrega das seguintes declarações fiscais, respeitando os prazos estipulados, são da responsabilidade do Serviço de Contabilidade:
a)Declarações periódicas de IVA;
b)Modelo 10, relativo às retenções de IRS independente e da categoria H (Pensões);
c)Declaração mensal de Imposto do Selo, relativa às retenções de Imposto do Selo.
d)Regista no MGD a tramitação/envio de documentos e processos para outros trabalhadores e/ou serviços, indicando o “motivo” e associando/anexando todos os documentos que integram o processo;
5 -O preenchimento e entrega das seguintes declarações fiscais e contributivas, respeitando os prazos estipulados, são da responsabilidade da Subunidade Orgânica Flexível de gestão de recursos humanos:
a)Declaração mensal de remunerações (DMR);
b)Declarações da Segurança Social, da Caixa Geral de Aposentações e da ADSE.
6 -Antes do apuramento do valor a pagar ou a receber, o Serviço de Contabilidade deve assegurar que são efetuadas reconciliações das contas que a elas se referem, com vista a determinar com exatidão o respetivo valor.
CAPÍTULO XIII
7 -Os documentos e processos existentes em MGD, logo que estejam cumpridos os requisitos para o arquivamento, devem ser arquivados de acordo com a instrução de serviço em vigor.
8 -Compete ao serviço responsável pelo Arquivo Geral Municipal a verificação e correção regulares da classificação arquivística dos processos.
9 -Regularmente, com a evolução da implementação do MGD no Município, serão definidos novos procedimentos relativos à utilização desta ferramenta informática, promovendo a desmaterialização dos procedimentos.
10 -A Subunidade Orgânica Flexível de Recursos Humanos, devem organizar ações de formação de MGD para todos os utilizadores de postos de trabalho informatizados.
CAPÍTULO XIV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 25.º
Responsabilidade Funcional
1 -Os dirigentes e demais trabalhadores são responsáveis pela assunção de encargos com infração das normas legais aplicáveis à realização das despesas, nos termos da legislação e da presente NCI.
2 -Os dirigentes e trabalhadores que determinem a execução de serviços em infração às normas ou realizarem despesas para as quais não exista dotação orçamental ou, havendo-a, nela não tenha cabimento, são responsáveis pelo pagamento das despesas efetuadas, independentemente do procedimento disciplinar a que ficam sujeitos e da eventual responsabilidade criminal.
3 -A violação das regras estabelecidas na presente norma, sempre que indicie infração disciplinar, dará lugar à instauração do competente procedimento.
Artigo 26.º
Dúvidas de Aplicação e Interpretação
As dúvidas que se suscitarem na aplicação ou interpretação deste regulamento serão resolvidas por deliberação de Câmara, ou por despacho do Presidente com competência delegada e nos termos da legislação aplicável.
Artigo 27.º
Revogação, Entrada em Vigor e Alterações
1 -São revogadas todas as disposições regulamentares (regulamentos, normas internas, ordem de serviço ou despachos) na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos na presente NCI.
2 -A presente Norma entra em vigor em 1 de maio 2025, após aprovação pelo órgão competente, sendo aplicável aos procedimentos administrativos em curso, ressalvados os atos já praticados.
3 -A presente Norma pode ser objeto de alterações ou esclarecimentos, que serão aprovados pelo Presidente da Câmara no âmbito das competências delegadas pela Câmara Municipal, ou pela Câmara Municipal.
Artigo 28.º
Proteção de Dados
1 -Sempre que ao abrigo do presente Regulamento se proceda ao tratamento de dados pessoais, sem prejuízo das demais condições legalmente previstas, devem ser respeitados as condições dos números seguintes.
2 -Na aplicação do presente regulamento serão respeitados os princípios da licitude, lealdade e transparência (os tratamentos devem ser realizados nas condições previstas na legislação e neste Regulamento, prestando todas as informações devidas aos titulares), da minimização (só tratando os dados pessoais absolutamente necessários), da limitação das finalidades (apenas para as finalidades deste Regulamento) da exatidão (os dados devem ser exatos e os inexatos devem ser retificados) da limitação da conservação (pelo tempo necessário ao procedimento administrativo e ao cumprimento dos prazos dos regulamentos arquivísticos) da integridade e confidencialidade (de modo a evitar qualquer forma de tratamento, perda ou eliminação não autorizados ou ilícitos) e da responsabilidade (de modo a comprovar o respeito pelos anteriores).
3 -No momento da recolha de dados junto dos titulares dos dados ou se a recola não ocorrer junto dos titulares da primeira notificação ou ato processual realizado com os titulares após a recolha dos dados, devem ser prestados, por escrito e de modo comprovado, as seguintes informações aos titulares dos dados sobre o tratamento dos dados pessoais e sobre os seus direitos:
a)O responsável pelo tratamento é o Município de Monforte que poderá contactar através do telefone 245578060 ou do e-mail [email protected]; b)O Município designou Encarregado de Proteção de Dados o qual poderá ser contacto através do e-mail: [email protected]; c)Os tratamentos de dados não sensíveis são necessários para o cumprimento das obrigações jurídicas previstas no presente Regulamento e para o exercício de atribuições legais e funções de interesse público e de autoridade pública do Município;
d)Os dados pessoais serão conservados pelos prazos de tramitação processual acrescidos dos prazos previstos na regulamentação arquivística. Só serão transmitidos a outras entidades públicas nos termos previstos e para cumprimento da legislação.
e)Mediante contacto com o responsável pelo tratamento ou com o encarregado de proteção de dados, poderá, nos termos previsto na lei, exercer os direitos de confirmação do tratamento dos dados, acesso aos dados, retificação de dados, limitação do tratamento, apresentar reclamação à autoridade de controlo - Comissão Nacional de Proteção de Dados, apagamento dos dados, portabilidade dos dados e aposição ao tratamento.
f)Para mais informações poderá contactar o responsável pelo tratamento e encarregado de proteção de dados.
20 de janeiro de 2025. - O Presidente da Câmara, Gonçalo Nuno Lagem.
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