RegulamentoSem vigência

Regulamento n.º 597/2025

Artigo 1.º

Âmbito e objeto

1 -O presente regulamento estabelece as regras para o uso adequado do serviço de correio eletrónico da UTAD e aplica-se a todos os detentores de correio eletrónico nos domínios e subdomínios da UTAD. Este serviço visa facilitar a comunicação institucional nas atividades do grupo UTAD, sendo regido pelo Regulamento de acesso e utilização dos serviços informáticos da UTAD.

2 -Para efeitos do número anterior, os doravante designados “utilizadores” encontram-se definidos nos números 2, 3 e 4 do Artigo 1.º do Capítulo I do Regulamento de acesso e utilização dos serviços informáticos da UTAD.

Artigo 2.º

Política de utilização

1 -O correio eletrónico deve ser utilizado de forma responsável, ética e em conformidade com a lei, proibindo-se o envio de conteúdos ofensivos, discriminatórios ou ilegais. É vedado o uso do email para finalidades que possam prejudicar a reputação e bom nome da UTAD.

2 -O uso privado do correio eletrónico institucional é expressamente proibido. Não pode ser usado para fins contrários à missão e atividade desenvolvidas pela UTAD.

3 -Toda a comunicação institucional deve ser realizada através das contas de correio eletrónico da UTAD, o que se aplica a todos os utilizadores, obrigatoriamente e sem exceções.

4 -O redirecionamento de correio eletrónico para endereços externos não é permitido.

5 -A UTAD pode monitorizar e auditar periodicamente os fluxos do serviço para garantir segurança e conformidade com as políticas internas, regulamentos e a Lei, podendo filtrar ou bloquear mensagens suspeitas de vírus ou spam.

Artigo 3.º

Segurança, privacidade e conservação de dados pessoais

1 -A UTAD compromete-se a proteger a privacidade e a confidencialidade dos utilizadores. O acesso não autorizado ao conteúdo da caixa de correio só poderá ocorrer por ordem judicial.

2 -Podem ser implementadas medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais, incluindo encriptação de dados.

3 -No âmbito da Diretiva sobre a Segurança das Redes e Sistemas de Informação (NIS2), a autenticação multifator (MFA), para o acesso às contas de correio eletrónico, é obrigatória.

4 -É recomendada a utilização de encriptação e de assinaturas digitais para comunicações consideradas sensíveis.

5 -A política de proteção de dados está definida em https://protecaodedados.utad.pt.

Artigo 4.º

Procedimento disciplinar e medidas preventivas

1 -O incumprimento ou a não observância dos deveres e obrigações previstos no presente regulamento poderá resultar no bloqueio da conta de correio eletrónico, bem como na instauração de um procedimento de averiguação/disciplinar. A reativação da conta ficará condicionada à regularização da situação.

2 -As medidas de bloqueio de conta de correio eletrónico e a instauração de um procedimento de averiguação/disciplinar podem ser aplicadas pelo Reitor ou por quem tenha competência delegada para o efeito, ouvindo a Comissão de Ética da UTAD. CAPÍTULO II CONTAS E CICLO DE VIDA

Artigo 5.º

Atribuição e desativação de conta de correio eletrónico

1 -As contas de correio eletrónico são atribuídas aquando do estabelecimento do vínculo formal com a UTAD.

2 -As contas de correio eletrónico institucionais destinadas a unidades orgânicas, eventos, projetos, sítios web, ou outra finalidade, devem ser solicitadas através da plataforma de suporte dos Serviços de Sistemas de Informação e Comunicações (SSIC).

3 -As contas de correio eletrónico serão suspensas e removidas de acordo com os prazos definidos na Tabela 1 do Anexo A, podendo o titular solicitar ao Reitor a prorrogação do prazo, mediante justificação adequada.

Artigo 6.º

Formato do endereço da conta de correio eletrónico

1 -O formato do endereço das contas de correio eletrónico para todos os utilizadores, com exceção dos estudantes, é “[email protected]”.

2 -Quando o formato indicado no número anterior impossibilita a criação de um endereço único de correio eletrónico na instituição, será incluída a inicial de outro sobrenome, de acordo com o formato “[email protected]”.

3 -Num caso limite da não aplicação do número anterior, ou seja, a criação de um endereço de correio eletrónico único na instituição, a formação do endereço deverá ser realizada sob acordo entre o utilizador e os SSIC da UTAD, através do HelpDesk.

4 -As regras definidas nos pontos 1, 2 e 3 deste artigo aplicam-se a contas criadas após a publicação deste regulamento.

5 -O formato do endereço das contas de correio eletrónico dos estudantes é: [email protected].

Artigo 7.º

Listas de correio eletrónico institucionais

1 -A Instituição mantém 3 listas gerais para comunicação institucional:

a)as listas [email protected] e [email protected] são atualizadas diariamente com os endereços de correio eletrónico de todos os trabalhadores com vínculo à UTAD e alunos com matrículas ativas. Os trabalhadores podem optar pela remoção do seu endereço da lista [email protected].

b)a lista [email protected] é atualizada diariamente com todos os endereços de correio eletrónico da UTAD com domínio @utad.pt. Esta lista é utilizada para comunicação urgente e de caráter excecional.

2 -Podem ser criadas listas institucionais setoriais, com atualização diária. Exemplos são por unidade orgânica, grau académico, curso, categoria profissional.

Artigo 8.º

Outras listas de correio eletrónico

1 -A instituição mantém listas de distribuição de correio eletrónico para facilitar a comunicação em massa.

2 -A criação e a desativação de listas de correio eletrónico devem ser solicitadas através da plataforma de suporte dos SSIC, estando sujeitas à autorização do Reitor ou de quem tenha competência delegada para o efeito.

3 -Listas consideradas não-estruturais ou limitadas no tempo (e.g. projetos de investigação, eventos) devem, aquando do pedido para a sua criação, incluir uma limitação temporal a partir da qual serão desativadas.

4 -A gestão dos utilizadores presentes em cada lista de correio eletrónico são da responsabilidade de quem solicitou a sua criação ou de um utilizador indicado para este efeito.

5 -Estas listas devem ser usadas exclusivamente para fins institucionais.

6 -A UTAD realizará revisões anuais para garantir a relevância e o uso adequado das listas ativas.

Artigo 9.º

Envio massivo de mensagens de correio eletrónico

1 -O envio massivo de mensagens de correio eletrónico é desaconselhado.

2 -Quando necessário, deve ser realizado com responsabilidade, utilizando listas de distribuição adequadas, garantindo a possibilidade de cancelamento aos destinatários. CAPÍTULO III DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 10.º

Dúvidas e Omissões

Os casos omissos, os casos excecionais, as lacunas e as dúvidas de interpretação decorrentes da aplicação do presente regulamento que não possam ser resolvidas pelo recurso aos critérios legais de interpretação e de integração, serão decididos mediante despacho do Reitor, sob parecer dos SSIC ou do Gabinete Jurídico, se necessário.

Artigo 11.º

Publicidade, Entrada em vigor e Revisão

1 -O presente regulamento será publicitado aos utilizadores através da página institucional da Internet da UTAD, entrando em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.

2 -Este regulamento deverá ser revisto e atualizado periodicamente, em conformidade com as políticas internas da UTAD e as mudanças na legislação aplicável. ANEXO A Prazos para a desativação ou suspensão de contas de correio eletrónico Os utilizadores encontram-se definidos nos números 2, 3 e 4 do Artigo 1.º do Capítulo I do presente regulamento e a tipologia de estudantes no n.º 2 do artigo 7.º do Capítulo II do Regulamento de Acesso e Utilização dos Serviços Informáticos da UTAD. Os prazos considerados para a desativação ou suspensão de contas de correio eletrónico constam da Tabela 1. Tabela 1. prazos para a desativação ou suspensão de contas de correio eletrónico, com base no tipo de utilizador e na situação do vínculo perante a UTAD. Tipo de utilizador Situação Prazo/Ação Docente/Investigador/Trabalhador não-docente Jubilação, aposentação ou reforma A conta é suspensa após 365 dias sem acessos ao serviço de correio eletrónico e removida definitivamente após mais 365 dias. Docente/Investigador/Trabalhador não-docente Suspensão temporária do vínculo A conta é suspensa após 30 dias da efetivação da alteração do vínculo. Docente/Investigador/Trabalhador não-docente Término do vínculo A conta é suspensa após 30 dias da efetivação do término do vínculo e removida após 1 ano adicional. Colaboradores Externos Término do vínculo A conta é suspensa após 30 dias da efetivação do término do vínculo e removida após 1 ano adicional. Estudantes (Tipo A) Suspensão temporária do vínculo A conta é suspensa após 1 ano e removida após 1 ano. Estudantes (Tipo A) Término do vínculo A conta é suspensa após 180 dias da efetivação do término do vínculo, sendo convertida numa conta Alumni e ficando sujeita aos prazos estabelecidos para esse tipo de conta. Estudantes (Tipo B) Término do vínculo A conta é suspensa após 30 dias da efetivação do término do vínculo e removida após 1 ano adicional. Alumni - A conta é suspensa 2 anos após o último acesso e removida após 1 ano adicional. Contas Externas Término do vínculo A conta é suspensa após 30 dias da efetivação do término do vínculo e removida após 30 dias adicional. Contas Institucionais Inatividade A conta é suspensa após 1 ano de inatividade e removida após 2 anos. 318961107

Artigo 11.º

Publicidade, Entrada em vigor e Revisão

1 -O presente regulamento será publicitado aos utilizadores através da página institucional da Internet da UTAD, entrando em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.