Artigo 1.º
Legislação habilitante
O presente regulamento é elaborado e aprovado ao abrigo e nos termos do artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa e da alínea k) do artigo 33.º do anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na sua versão atualizada.
Artigo 2.º
Objeto
1 -O presente regulamento estabelece as regras e medidas gerais para a gestão de documentos administrativos, ao nível da sua produção, acondicionamento, circulação e arquivo do Município de Soure, produzidos em ambiente eletrónico e analógico, designadamente papel.
2 -O presente regulamento define as regas de funcionamento do Arquivo Municipal de Soure, doravante designado por Arquivo Municipal, tendo em vista a prossecução das competências a este atribuídas.
3 -Os anexos ao presente Regulamento são parte integrante do mesmo e dele são indissociáveis.
Artigo 3.º
Âmbito de aplicação
1 -O presente regulamento aplica-se a todos os serviços, enquanto produtores de documentos e processos administrativos que resultem da sua atividade legal e administrativa, no âmbito das suas competências próprias.
2 -Entende-se por serviços, as unidades orgânicas, as subunidades orgânicas, equipas multidisciplinares, equipas de projeto e gabinetes de apoio.
Artigo 4.º
Princípios Gerais
1 -Na prossecução das atribuições e competências do Município de Soure, os serviços devem acolher e orientar-se pelos princípios gerais da atividade administrativa, acolhidos na legislação em vigor.
2 -O presente regulamento assenta em princípios gerais para a gestão de documentos administrativos produzidos, designadamente:
a)Princípio da prossecução do interesse público e da proteção dos direitos e interesses do cidadão, adotando comportamentos adequados aos fins prosseguidos;
b)Princípio da proteção de dados pessoais, designadamente, princípios da licitude, da lealdade, da transparência, da finalidade, da minimização, da exatidão, da limitação da conservação, da integridade e da confidencialidade e responsabilidade;
c)Princípio da gestão contínua, integrada e partilhada de documentos e processos administrativos, envolvendo os serviços e os trabalhadores;
d)Princípio da normalização de práticas administrativas, uniformizando procedimentos a serem executados pelos serviços, permitindo a melhoria no acesso à informação, independentemente da fase de tramitação em que os processo se encontrem;
e)Princípio da aplicação prática, conjugando o saber fazer em papel com novas práticas em ambiente eletrónico, proporcionado aos trabalhadores que produzem, tramitem e arquivem documentos, maior eficiência e eficácia no exercício das suas funções.
Artigo 5.º
Definições
Para efeitos do presente regulamento aplicam-se as definições previstas no glossário em anexo n.º 1.
ADMINISTRAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO PRODUZIDA
Artigo 6.º
Atuação estratégica
A administração e gestão da documentação produzida no âmbito das competências municipais, respeita a visão sistémica e transversal da Organização, o ciclo de vida dos documentos e processos; assenta na colaboração e partilha entre serviços, na transparência e racionalização de meios e custos, tendo por missão primeira o garante dos direitos e deveres legalmente consagrados, dos cidadãos e demais entidades, bem como a preservação da memória institucional.
Artigo 7.º
Responsabilidade dos serviços na gestão de processos administrativos
1 -No âmbito da atuação estratégica, a responsabilidade dos serviços na gestão de processos administrativos é determinada em função da natureza da sua intervenção.
2 -Compete aos serviços em articulação com o serviço de arquivo, identificar os processos administrativos em função da natureza da sua intervenção, quando sejam:
a)Responsáveis pela condução do processo e pelo produto final, doravante designados por «serviço gestor do processo»;
b)Participantes no desenvolvimento do processo e do produto final, não sendo responsáveis pela sua condução, doravante designados por «serviço participante no processo».
3 -Os serviços que se encontrem na condição de serviço de gestor do processo são responsáveis pela gestão do processo administrativo no momento da sua produção, acondicionamento, circulação e arquivo, até à sua entrega ao serviço de arquivo, devendo cumprir as regras expressas no presente regulamento, bem como na legislação e normas internas em vigor.
4 -Compete aos serviços informar o serviço de arquivo sempre que, para efeitos de gestão de um processo administrativo, se verifique uma necessidade de alteração da natureza da sua intervenção a nível organizacional e supraorganizacional, designadamente aquando da redistribuição de competências legais.
Artigo 8.º
Rede de interlocutores internos
Visando efetivar os objetivos estratégicos deve ser criada uma rede de interlocutores, constituída por representantes dos serviços, designados pelo responsável competente, com funções de estabelecer a ligação operacional entre estes e o serviço de arquivo, por forma a alinhar as respetivas atividades, em matéria de gestão de documentos, com as diretrizes definidas no presente regulamento.
Artigo 9.º
Consultas e Pareceres
O serviço de arquivo deve ser chamado a pronunciar-se e a dar pareceres sobre questões relativas a instalações, materiais e metodologias de trabalho, no âmbito da produção, acondicionamento, circulação e arquivo de documentos e processos administrativos.
Objeto, funções e características de documentos e processos administrativos
Artigo 10.º
Definições
1 -O documento administrativo é a evidência de atos, factos e formalidades que constituem o testemunho da atividade legal e administrativa, assegurando a prova de um facto ou ação, produzindo efeitos na organização, bem como na sua relação com entidades terceiras.
2 -O processo administrativo é o conjunto de documentos devidamente ordenados em que se traduzem os atos e formalidades que integram o procedimento administrativo.
3 -Os documentos e os processos administrativos, doravante designados por documentos e processos, produzidos em ambiente eletrónico ou analógico, designadamente em papel, têm como características serem autênticos, fidedignos, íntegros, utilizáveis e seguros.
Artigo 11.º
Documentos produzidos
1 -Os documentos produzidos são concebidos no âmbito da atividade legal e administrativa do Município de Soure, de origem externa ou interna.
2 -Os documentos externos são todos os documentos que são recebidos pelos serviços, exarados por cidadãos ou outra entidade externa ao Município de Soure.
3 -Os documentos internos são todos os documentos criados pelos serviços no âmbito das suas funções e competências, na prossecução da atividade administrativa.
4 -Os documentos produzidos no exercício de funções legais e administrativas devem ser capturados, integrados e registados em sistema eletrónico de gestão de documentos.
Artigo 12.º
Atividades da gestão de informação
d)Aplicação do prazo de conservação administrativa;
e)Aplicação da forma de contagem do prazo;
f)Aplicação do destino final;
i)Transferência de suporte;
j)Substituição de suporte analógico.
Artigo 13.º
Registo de documentos externos e internos
São registados os documentos externos rececionados pelos serviços, no sistema de gestão documental existente, bem como os documentos internos criados por todos os trabalhadores em exercício de funções e no cumprimento das atividades administrativas, nos termos da legislação e normas internas em vigor.
Artigo 14.º
Operação de registo
1 -O registo de documentos produzidos deve incluir o respetivo número de ordem, data, o assunto, o número de documentos anexos, nome da entidade produtora e qualquer outro campo que evidencie um benefício para a prática administrativa.
2 -Os documentos produzidos dão origem a processos ou são agregados diretamente àqueles a que digam respeito.
3 -Um documento registado, em função da análise do seu conteúdo, pode dar origem à criação de mais do que um processo, devendo ser desdobrado nos termos previstos no artigo 26.º
4 -Cada trabalhador a desempenhar funções em posto de trabalho informatizado, de acordo com os procedimentos em vigor, deve:
a)Criar e registar os documentos internos e processos da sua responsabilidade;
b)Agregar novos documentos nos processos a que dizem respeito;
c)Registar a tramitação de documentos e processos para outros serviços ou trabalhadores, indicando o motivo e agregando todos os documentos que integram o processo.
5 -Fica vedado o registo de cópias simples de uso corrente, salvo se contiverem aposto um despacho original ou se for evidente um benefício para a prática administrativa, ou ainda, nos casos previstos na legislação em vigor.
6 -Fica vedado o registo de correspondência em nome pessoal.
7 -Fica vedado o registo de propaganda comercial, nomeadamente, publicidade, revistas, jornais, catálogos de bens e serviços e outros similares, salvo quando incluída em procedimentos administrativos ou se enquadre no previsto no Código de Conduta do Município de Soure.
SECÇÃO II
ORGANIZAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO
Artigo 15.º
Integridade do processo administrativo
1 -O processo é único, completo e composto pelos originais dos documentos, bem como pelas cópias previstas na legislação em vigor.
2 -A integridade do processo produzido em ambiente eletrónico deve ser garantida pelo sistema eletrónico de gestão de documentos.
3 -O processo produzido em ambiente analógico, designadamente em papel, é organizado, rubricado e numerado, nos termos previstos no artigo 34.º, pelo serviço gestor do processo, de modo a facilitar a inclusão dos documentos que nele são sucessivamente incorporados e a impedir o seu extravio.
4 -Os serviços devem evitar o desmembramento de processos, através da extração de documentos.
5 -Em casos excecionais devidamente justificados, sempre que se proceder à extração de documentos de um processo, deverá ser intercalado um termo de extração, em conformidade com o modelo previsto no anexo n.º 2, com os elementos descritivos que permitam a identificação e a responsabilização do autor da extração, a quem compete a sua zelosa conservação e posterior reintegração.
Artigo 16.º
Fases da organização do processo administrativo
c)Encerramento do processo.
Artigo 17.º
Criação do processo
1 -A criação do processo deve obedecer ao preenchimento obrigatório dos seguintes campos de registo:
2 -A criação do processo deve, ainda, prever:
a)Identificação do serviço gestor do processo;
b)Identificação do requerente interno ou externo.
3 -Decorridas as formalidades previstas nos números anteriores, é atribuído ao processo uma numeração de registo automático e sequencial, contendo o ano, código de classificação e número de ordem.
4 -Após a criação do processo, todos os novos documentos devem ser gerados ou agregados dentro deste, inviabilizando a possibilidade de existirem documentos soltos.
5 -A seleção dos materiais de acondicionamento para os processos produzidos em ambiente analógico, designadamente papel, deve respeitar os critérios previstos no artigo 55.º
Artigo 18.º
Controlo do processo
1 -O controlo do processo efetua-se através de um sistema de registo e movimentos do processo e respetivo conteúdo, pelos vários intervenientes na tramitação processual.
2 -O controlo do processo deve ser garantido pelo sistema eletrónico de gestão de documentos, designadamente através da emissão de relatórios de documentos e registos de alterações.
3 -O controlo dos movimentos do processo produzido em ambiente analógico, designadamente papel, é assegurado através da criação de índice de controlo de documentos, em conformidade com o anexo n.º 3.
4 -Para cada documento indicado no índice do processo deve ser registado o número de ordem do documento, número de páginas do documento, tipologia do documento, assunto, tramitação, data da tramitação e rubrica, por forma a registar e sintetizar a circulação do processo pelos serviços.
5 -A existência de um índice não invalida que certos documentos administrativos, pela sua especificidade, contenham um sumário.
Artigo 19.º
Encerramento do processo
1 -O encerramento do processo ocorre sempre que o procedimento administrativo se extinga, através das formas legais previstas, designadamente:
b)Impossibilidade ou inutilidade superveniente;
c)Desistência e renúncia;
e)Falta de pagamento de taxas ou despesas.
2 -O encerramento do processo deve prever a sua conferência pelo serviço gestor do processo, verificando-se o cumprimento das seguintes formalidades obrigatórias:
a)Certificar-se da correta ordenação do processo;
b)Certificar-se da sua correta numeração, com indicação na última página do processo e do número total de folhas;
c)Certificar-se da existência do despacho final administrativo ou despacho de arquivamento, com respetiva data;
d)Certificar-se que o processo materializado em suporte papel se encontra espelhado no sistema eletrónico de documentos.
3 -Cumpridas as formalidades relativas às fases previstas no artigo 16.º o processo segue o ciclo de vida com o cumprimento do prazo legal de conservação administrativa, culminado com a aplicação do respetivo destino final de conservação, conservação parcial por amostragem ou eliminação.
Artigo 20.º
Processos híbridos
1 -Os processos híbridos são todos aqueles que, aquando da sua tramitação processual, são constituídos simultaneamente por documentos em papel e por documentos eletrónicos.
2 -Sempre que um documento em papel for recebido pelos serviços, deve ser registado em conformidade com o disposto no artigo 14.º, digitalizado no respeito pelas normas internas em vigor, e integrado em sistema eletrónico de gestão de documentos, podendo dar origem à criação de um processo ou à agregação de elementos a um processo em tramitação.
3 -O documento em papel, previsto no número anterior, deve ser mantido pelo serviço gestor do processo devido ao seu valor probatório, acondicionado e identificado nos termos previstos no artigo 56.º, no qual é escrita, na margem superior, uma remissiva para o número de registo do documento atribuído automaticamente pelo sistema eletrónico de gestão de documentos.
4 -A gestão de processos administrativos deve prever, tendencialmente, a produção de processos únicos, completos e em suporte eletrónico, ambiente privilegiado para assegurara tramitação processual, no respeito pela legislação e normas internas em vigor.
Artigo 21.º
Produção de processos em ambientes eletrónico e analógico
1 -A produção de processos ocorre integralmente em ambiente eletrónico, através de sistema eletrónico de gestão de documentos, no respeito pela legislação e normas internas em vigor.
2 -Excecionalmente, o processo criado originalmente em ambiente eletrónico pode ser produzido em suporte de papel, devendo prever as seguintes etapas:
a)Criação de informação com base no modelo de «informação materializada», com a aposição de assinatura eletrónica;
b)Impressão de todos os documentos do processo e respetivos relatórios de tramitações, emitidos em sistema eletrónico de gestão de documentos, bem como os anexos de cada documento;
c)Nas tramitações subsequentes, os respetivos pareceres, despachos e deliberações devem ser validados com a aposição de assinatura autógrafa;
d)A transcrição de pareceres, despachos e deliberações para o ambiente eletrónico deve ser complementada com a anexação da respetiva digitalização;
e)Caso sejam adicionados anexos a algum documento do processo materializado, estes devem der igualmente associados ao respetivo documento no sistema eletrónico de gestão de documentos;
f)O processo materializado deve respeitar o previsto no n.º 3 do artigo 15.º
SECÇÃO III
CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Artigo 22.º
Momento da classificação e avaliação de documentos e processos administrativos
A classificação e avaliação de documentos e processos devem ocorrer na fase da sua produção, nos serviços, por forma a otimizar a gestão contínua, integrada e partilhado respetivo ciclo completo de vida.
Artigo 23.º
Objeto, função, características e enquadramento da classificação
1 -A classificação de documentos e processos é uma operação de gestão efetuada pelo serviço gestor do processo, que permite a sua organização intelectual e física normalizada, para efeitos de controlo e recuperação da informação, tendo por base uma estrutura hierárquica de classes assente nas funções e subfunções da Administração Pública.
2 -A classificação é uma operação obrigatória, em complemento ao ato de registo, que prevê a aplicação aos processos dos seguintes elementos informativos:
3 -A classificação deve obedecer aos termos previstos no anexo I à Portaria n.º 112/2023, que aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, publicada no Diário da República, 1.ª série, do dia 27 de abril de 2023 - lista consolidada para a classificação e avaliação da informação arquivística - e respetivas atualizações e alterações.
Artigo 24.º
Decisão de classificação
1 -A decisão de classificação de documentos e processos é uma competência partilhada entre o serviço de arquivo e o serviço e o serviço gestor do processo, nos termos da legislação e normas técnicas em vigor.
2 -Compete ao serviço de arquivo apoiar os serviços na identificação dos processos produzidos, mediante submissão de pedido de classificação, por meio eletrónico, em conformidade com o anexo n.º 4, devidamente fundamentado por parte dos serviços.
3 -Compete, ainda, ao serviço de arquivo apoiar os serviços na identificação dos processos produzidos, através de um levantamento e mapeamento prévios à operacionalização da classificação normalizada.
4 -Compete ao serviço gestor de processo a aplicação da classificação.
Artigo 25.º
Fases preparatórias à operacionalização da classificação
1 -A operacionalização da classificação é antecedida por três fases articuladas e complementares que devem ser asseguradas entre os serviços e o serviço de arquivo.
2 -As três fases preparatórias à operação de classificação são as seguintes:
a)Levantamento e identificação de processos pelos serviços;
b)Mapeamento dos processos identificados com o referencial ou com a legislação em vigor pelo serviço de arquivo;
c)Validação concertada da classificação de processos.
3 -As principais etapas prévias à operacionalização da classificação são as seguintes:
a)Identificação do assunto, da tipologia de ocorrência ou do processo;
b)Identificação da natureza de intervenção em cada processo;
c)Pesquisa de equivalências no referencial ou legislação em vigor;
d)Discussão e determinação da classe adequada;
e)Formalização da associação do processo à classe selecionada prevista no referencial ou na legislação em vigor.
Artigo 26.º
Multiclassificação
1 -A multiclassificação é a operação pela qual um documento registado, por força da análise do seu conteúdo é passível de dar origem ou de instruir mais do que um processo, com distintas classificações.
2 -A operação de multiclassificação é assegurada através do desdobramento do documento registado e do seu encaminhamento para os diferentes serviços competentes.
3 -O desdobramento aplica-se, exclusivamente, a documentos.
Artigo 27.º
Reclassificação
1 -A reclassificação de documentos e processos é uma operação através da qual se altera a classificação que havia sido inicialmente atribuída.
2 -A reclassificação de documentos e processos aplica-se exclusivamente em caso de erro, com a alteração de código de classificação e dando origem a um novo número de processo.
3 -A reclassificação de processos é da competência do serviço gestor do processo e deve ser assegurada na fase de criação ou no momento de arquivo do processo.
4 -Em caso de dúvida na reclassificação de processos, o serviço gestor do processo deve proceder à recolha de parecer do serviço de arquivo, nos termos previstos no n.º 2 do artigo 24.º
Artigo 28.º
Atualização da classificação
1 -Fica vedada aos serviços a atribuição de novas classificações que não se encontrem previstas no referencial ou na legislação em vigor, sem a recolha prévia de parecer obrigatório e vinculativo do serviço de arquivo.
2 -Compete aos serviços proceder à elaboração e submissão, por meio eletrónico, de proposta legalmente fundamentada sobre a inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos.
Artigo 29.º
Objeto, função, características e enquadramento da avaliação
1 -A avaliação de documentos e processos administrativos é uma operação de gestão que permite a determinação do valor da informação, para efeitos da sua gestão e controlo, tendo por base um conjunto de princípios e critérios normalizados e transversais à Administração Pública.
2 -A avaliação é uma operação obrigatória, em complemento à classificação, que prevê a aplicação aos processos dos seguintes elementos informativos:
a)Prazo de conservação administrativa;
b)Forma de contagem do prazo;
c)Serviço gestor do processo ou participante no processo;
d)Destino final de conservação, conservação parcial ou eliminação.
3 -A avaliação deve obedecer aos termos previstos na Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril.
Artigo 30.º
Da decisão de avaliação e seleção
1 -A decisão avaliação e seleção de documentos e processos é uma competência do órgão de coordenação, cabendo aos serviços proceder à sua aplicação sob a coordenação do serviço de arquivo, nos termos da legislação em vigor.
2 -Compete ao serviço de arquivo apoiar os serviços na identificação e interpretação das decisões normalizadas de avaliação associados aos processos produzidos, aquando da preparação da operacionalização, nos termos previstos no artigo 25.º
3 -Compete ao serviço gestor do processo, em articulação com o serviço de arquivo, assegurar a aplicação das decisões de avaliação aos processos através da seleção.
4 -A seleção é uma operação que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e processos em função da aplicação do destino final atribuído, nos termos da legislação em vigor.
5 -Compete ao serviço de arquivo, na posse da informação na sua completude, a aplicação das decisões de avaliação aos processos, expressos nos seguintes elementos informativos:
a)Prazo de conservação administrativa;
b)Forma de contagem do prazo;
Artigo 31.º
Atualização da avaliação
1 -Fica vedada aos serviços a atribuição de novas decisões de avaliação que não se encontrem previstas no referencial ou na legislação em vigor, sem a recolha prévia de parecer obrigatório e vinculativo do serviço de arquivo, assinaladamente:
a)Aplicação de prazos de conservação administrativa inferiores aos estabelecidos;
b)Criação de novas formas de contagem do prazo de conservação administrativa;
c)Alteração do destino final dos processos de conservação para conservação parcial ou para eliminação;
d)Alteração do destino final dos processos de conservação parcial para eliminação.
2 -Compete aos serviços proceder à elaboração e submissão, por meio eletrónico, de proposta legalmente fundamentada sobre a alteração das decisões de avaliação de processos.
3 -Compete ao serviço de arquivo a articulação técnica com o órgão de coordenação, no fiel cumprimento das orientações emanadas superiormente.
SECÇÃO IV
ORDENAÇÃO
Artigo 32.º
Objeto e função da ordenação de documentos administrativos
A ordenação é uma operação que consiste em unir ou agregar documentos numa sequência lógica, convencionada, estável e coerente no tempo, com o objetivo de constituir processos íntegros e permitir o controlo e a recuperação da informação.
Artigo 33.º
Critérios de ordenação de documentos administrativos
A operação de ordenação deve respeitar o critério cronológico tendo em consideração a data de inclusão do documento no processo.
Artigo 34.º
Numeração de documentos administrativos
1 -A numeração de documentos integrados em processos produzidos em ambiente analógico, designadamente em papel, deve ser assegurada do documento mais antigo até ao mais recente contando-se, para o efeito, a respetiva capa, sempre que nela forem apostos os elementos de registo, parecer, despacho ou outra informação relevante.
2 -O documento mais antigo deve ficar imediatamente após a capa e o mais recente anteceder a contracapa.
3 -Os documentos devem ser numerados sequencialmente, no canto superior direito das folhas, pelo serviço gestor do processo, para garantir a sua integridade, nos termos do artigo 15.º
Artigo 35.º
Objeto e função da ordenação de processos administrativos
1 -A ordenação de processos deve respeitar critérios objetivos, pragmáticos, racionais e adequados ao conteúdo dos documentos produzidos pelos serviços.
2 -Compete ao serviço de arquivo coadjuvar os serviços na definição dos critérios de ordenação de processos.
3 -A ordenação de processos pode ser efetuada sob duas dimensões:
Artigo 36.º
Ordenação intelectual
1 -Na operação de ordenação intelectual de processos deve ser escolhido o tipo de ordenação que melhor se ajuste às características dos documentos e às necessidades de pesquisa e recuperação da informação por parte dos serviços.
2 -Deve privilegiar-se um, ou a conjugação de dois ou mais, dos seguintes critérios:
a)Alfabético, segundo a ordem do alfabeto;
b)Numérico, segundo a numeração atribuída;
c)Cronológico, segundo a data;
d)Hierárquico, segundo a prioridade atribuída;
e)Alfanumérico, segundo a combinação do alfabeto com a numeração atribuída potencialmente acrescidos dos demais símbolos, pontuação ou caracteres especiais;
f)Sistemático, segundo um esquema de classificação.
Artigo 37.º
Ordenação física
1 -Na operação de ordenação física de processos deve eleger-se como critério a arrumação em estantes da esquerda par a direita, da prateleira superior para a prateleira inferior.
2 -Fica vedada a instalação de processos no topo de estantes por imperativos de segurança e preservação.
CAPÍTULO III
CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS
SECÇÃO I
TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Artigo 38.º
Integração de documentos administrativos em fase de tramitação processual
Os documentos externos devem ser integrados no respetivo processo, em sistema eletrónico de gestão de documentos, sendo registados em conformidade com o disposto no artigo 14.º
Artigo 39.º
Tramitação e atualização de processos administrativos
1 -Os documentos devem ser, preferencialmente, produzidos e tramitados em formato eletrónico, devendo ser digitalizados sempre que se encontrem noutro suporte e tal seja viável, no cumprimento da legislação e normas internas em vigor.
2 -É da responsabilidade do serviço gestor do processo:
a)Promover o desenvolvimento da tramitação processual e a verificação da atualização dos processos;
b)Acompanhar a instrução e informar superiormente, quando aplicável, sobre o cumprimento dos prazos, bem como sobre o andamento dos processos.
3 -Os trabalhadores designados «gestores do procedimento» pertencem aos serviços na condição de serviço gestor do processo.
4 -Compete aos gestores do procedimento realizar as diligências instrutórias necessárias, orientadas pelos interesses públicos da participação, da eficiência, da economicidade e da celeridade na preparação da decisão, podendo encarregar inferior hierárquico seu da realização de diligências instrutórias específicas.
Artigo 40.º
Controlo da tramitação de processos administrativos
1 -O controlo da tramitação de processos deve ser assegurado através da produção de evidências sobre os seus movimentos, com objetivo de atestar a sua integridade e otimizar a recuperação da informação.
2 -O controlo da tramitação processual em ambiente analógico, designadamente em papel, compete aos trabalhadores responsáveis pela inclusão de documentos no processo, em conformidade com o previsto nos n.os 3 e 4 do artigo 18.º
Artigo 41.º
Acesso a documentos administrativos na tramitação processual
1 -O controlo dos acessos a documentos e processos deve respeitar a política definida, tendo em consideração os perfis e a atribuição de níveis de acesso aos trabalhadores.
2 -A definição de perfis de trabalhador e a consequente atribuição de permissões de acesso para efeitos de consulta, criação e atualização, são determinadas em função da intervenção do trabalhador nos processos e da condição em que o serviço se encontra relativamente a estes.
3 -Devem ser respeitadas as regras e orientações emanadas da legislação e normas internas em vigor sobre acesso e proteção de dados pessoais e sensíveis.
SECÇÃO II
IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E FORMALIDADES NOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Artigo 42.º
Documentos oficiais
1 -Os documentos oficiais são todos aqueles que, pela sua natureza, suportam atos administrativos ou equiparados necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal, as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais e à práxis administrativa.
a)O documento eletrónico é todo aquele que é elaborado mediante processamento eletrónico de dados;
b)O documento eletrónico satisfaz o requisito legal.
3 -Para efeitos do presente regulamento, identificam-se os seguintes documentos com características de natureza dinâmica que permitem a circulação processual, nomeadamente:
Artigo 43.º
Informação técnica
1 -A informação técnica é um documento interno opinativo, de carácter técnico ou científico, sobre um ato ou assunto que serve, essencialmente, de base para tomada de decisão.
2 -A informação técnica deve ser concisa e indicar uma proposta fundamentada, clara e objetiva, permitindo a redução do grau de incerteza aquando da tomada de decisão.
Artigo 44.º
Parecer
1 -O parecer é um documento pelo qual é emitida uma apreciação, no âmbito de um procedimento administrativo.
2 -O parecer é, geralmente, parte integrante de um processo, para o qual aponta uma solução, precedida da necessária fundamentação, com base em dispositivos legais, jurisprudência e informações.
Artigo 45.º
Despacho
O despacho consiste numa decisão proferida pelo decisor competente sobre um assunto submetido à sua apreciação, em qualquer uma das fases de um dado procedimento administrativo.
Artigo 46.º
Deliberação
1 -A deliberação é uma decisão que, em regra, pode constituir um ato administrativo praticado pelas entidades competentes.
2 -As deliberações adquirem eficácia depois de aprovadas e assinadas as respetivas atas ou depois de assinadas as minutas de atas.
Artigo 47.º
Ofício
1 -O ofício é um documento com redação convencional, de comunicação escrita entre órgãos públicos e entre estes e os particulares, com caráter oficial.
2 -O ofício expedido surge, por norma, no decorrer do procedimento administrativo pelo que deve ser agregado ao respetivo processo.
3 -Na instrução do processo em suporte de papel, deve ser agregada uma cópia do ofício expedido.
Artigo 48.º
Notificação
A notificação administrativa é o ato da Administração Pública através do qual se dá a conhecer uma decisão ou um facto a um determinado destinatário, assumindo formas gerais ou excecionais, em conformidade com a legislação em vigor.
Artigo 49.º
Autenticidade de documentos administrativos
1 -Para efeitos do presente regulamento, consideram-se documentos autênticos os documentos exarados pelas autoridades públicas, designadamente os serviços municipais, com as formalidades legais e nos limites da sua competência.
2 -Os atos que conferem autenticidade e força probatória aos documentos exarados pelos serviços municipais, consistem na aposição de elemento constituído por uma assinatura eletrónica ou autógrafa, carimbo, chancela, selo branco ou outro equivalente.
3 -Para efeitos de exame de autenticidade de documentos escritos, a aposição de assinaturas, assinaturas abreviadas e simples rubricas deve ser realizada com tinta de cor azul.
Artigo 50.º
Envio de documentos e processos administrativos para outras entidades e aplicação de prazos de conservação
1 -Os processos e os documentos originais detidos pelo Município não podem ser remetidos para outras entidades, designadamente tribunais, sem que dos mesmos sejam realizados duplicados autenticados, em suporte de papel ou em suporte eletrónico, que devem ser mantidos nos respetivos serviços.
2 -Para efeitos de avaliação, a contagem do prazo de conservação administrativa prevista na legislação em vigor suspende-se com o envio dos documentos e processos, sendo retomada logo que os mesmos sejam devolvidos pelas entidades referidas no número anterior.
CAPÍTULO IV
ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS
SECÇÃO I
POLÍTICA E CRITÉRIOS DE ACONDICIONAMENTO
Artigo 51.º
Utilização sustentável de recursos
1 -Com vista à proteção do meio ambiente, redução de despesas e simplificação e modernização administrativa, devem ser adotadas medidas e práticas, nos termos da legislação em vigor, que permitam a redução do consumo de papel e dos demais consumíveis de impressão ao estritamente necessário para o cumprimento da regular atividade administrativa.
2 -Por forma evitar um crescimento exponencial desgregado de documentos eletrónicos, a produção de documentos originariamente concebidos em formato digital ou digitalizados no contexto do processo em que se integram, deve pautar-se por critérios de eficiência e racionalidade.
Artigo 52.º
Acondicionamento normalizado
1 -O acondicionamento consiste na colocação de documentos em unidade de instalação normalizadas em função da sua tipologia e formato, que sejam adequadas à sua preservação física e manuseamento.
2 -As unidades de instalação são estruturas, criadas com o propósito específico de armazenar e salvaguardar informação, qualquer que seja o seu suporte, como são exemplos, entre outros, bases de dados, pastas, caixas, capas, capilhas, rolos, maços, livros, cadernos, disquetes, bobinas, cassetes, discos óticos.
Artigo 53.º
Âmbito de aplicação da política de acondicionamento
1 -A política de acondicionamento deve ser implementada desde a fase de produção de documentos e mantida pelos serviços que participem na tramitação processual até ao seu arquivamento.
2 -A implementação da política de acondicionamento potencia a preservação prolongada dos documentos e minimiza os encargos com o seu tratamento e restauro.
3 -A adoção transversal de regras e práticas normalizadas para o acondicionamento de documentos desde a sua fase genésica, permite a otimização da política de aquisição de materiais necessários para esse efeito.
4 -Não obstante a normalização a que alude o número anterior, devem ser respeitadas as características funcionais dos documentos produzidos por cada serviço.
Artigo 54.º
Aquisição de materiais de acondicionamento
1 -A aquisição de materiais deve ser definida entre o serviço de arquivo e o serviço competente, no respeito pelas especificidades de cada serviço, por forma a garantir o adequado acondicionamento normalizado dos documentos.
2 -Para efeitos de otimização do espaço disponível em depósito, sempre que se revela necessária a aquisição de novos modelos de materiais de acondicionamento, os serviços devem recolher parecer obrigatório e vinculativo do serviço de arquivo.
Artigo 55.º
Critérios para a seleção dos materiais de acondicionamento
1 -Os materiais de acondicionamento de documentos devem ser selecionados em função da racionalidade de meios e custos, da otimização no seu uso administrativo e no respeito dos seguintes critérios cumulativos:
a)Do destino final, através da seleção das características físicas e químicas dos materiais de acondicionamento em função do destino final de conservação ou eliminação, atribuído aos documentos;
b)Do prazo de conservação administrativa, através da seleção das características físicas e químicas dos materiais de acondicionamento em função do número de anos atribuídos aos documentos, cujo destino final é de eliminação.
2 -Com base nos critérios a que alude o número anterior, deve optar-se por materiais estáveis, duradouros e de fácil higienização que permitam a preservação dos documentos de conservação definitiva e, em contrapartida, optar-se por materiais menos duradouros e recicláveis, passíveis de serem destruídos aquando da eliminação interna de documentos, cumpridos os prazos de conservação administrativa.
3 -De acordo com o disposto na alínea b) do n.º 1 os materiais de menor custo, de destruição facilitada e recicláveis devem ser adotados para os documentos com destino final de eliminação, cujo prazo de conservação seja igual ou inferior a 10 anos.
4 -Os documentos que incluam dados pessoais e sensíveis devem ser acondicionados em unidades de instalação que possuam características que protejam e zelem pela salvaguarda da confidencialidade da informação.
SECÇÃO II
UNIDADES DE INSTALAÇÃO
Artigo 56.º
Identificação de unidades de instalação em suporte físico
1 -A identificação de unidades de instalação em suporte físico consiste na descrição sumária do seu contexto e conteúdo através de elementos mínimos obrigatórios, no respeito pela especificidade de cada serviço.
2 -A identificação de unidades de instalação é obrigatória e deve ser assegurada através da indicação normalizada de elementos de descrição, em lombada, capa ou em outra zona equivalente.
3 -Os elementos de descrição gerais, mínimos e obrigatórios que deverão ser inseridos são os seguintes:
b)Designação por extenso do serviço;
c)Título do assunto ou da tipologia de ocorrência;
d)Elementos identificados do processo;
f)Controlo da ordenação, quando aplicável.
4 -Os elementos de descrição complementares, tendencialmente obrigatórios, que deverão ser adicionados após consulta e em articulação com o serviço de arquivo, são os seguintes:
a)Código de classificação;
b)Prazo de conservação administrativa;
c)Forma de contagem de prazos;
5 -Sempre que a prática se justifique, os serviços podem prever um campo de texto livre com a descrição de elementos adicionais e pertinentes para a identificação do conteúdo da unidade de instalação.
6 -Na identificação de unidades de instalação devem ser respeitadas as orientações propostas no anexo n.º 5, observando-se a necessária adaptação aos diferentes formatos e dimensões.
7 -Fica vedada a identificação de unidades de instalação que não esteja em conformidade com as orientações propostas no anexo n.º 5, salvo quando devidamente fundamentado e após recolha de parecer obrigatório de serviço de arquivo.
Artigo 57.º
Multiacondicionamento em suporte físico
1 -O multiacondicionamento consiste na colocação de unidades de instalação flexíveis em unidades de instalação com maior resistência, garantindo a preservação das características físicas dos documentos.
2 -A identificação destas unidades de instalação deve respeitar as orientações previstas no artigo anterior.
Artigo 58.º
Práticas inadequadas na identificação de unidades de instalação em suporte físico
1 -Deve ser evitada toda e qualquer prática administrativa desajustada, que dificulte ou inviabilize a identificação e recuperação da informação.
2 -Para os efeitos do número anterior, ficam vedadas as seguintes práticas na identificação de unidades de instalação:
a)Utilizar apenas siglas ou acrónimos para a identificação de serviços;
b)Utilizar termos vagos e subjetivos como «diversos», «vários», «outros» ou conceitos equiparados;
c)Utilizar números ou carateres que sejam impercetíveis fora do contexto de produção;
d)Redigir números ou caracteres ilegíveis.
3 -Deve ser evitada a utilização de dados nominativos em unidade de instalação, devendo ser implementados pelos serviços mecanismos alternativos para a identificação, controlo e recuperação da informação.
Artigo 59.º
Formato dos ficheiros
1 -Devem ser utilizados ficheiros em formatos que otimizem a preservação digital a longo prazo de texto, som e imagem, em conformidade com a legislação e normas técnicas em vigor.
2 -Os ficheiros referidos no número anterior devem ter os seguintes formatos:
a)Portable document format (pdf) preferencialmente na versão PDF/A e com conteúdo pesquisável, quando se trate de documento escrito;
b)Moving Pictures Expert Group 4 Part 14 (MP4) com codificação vídeo H.264 AVC e codificação áudio MPEG-2 audio Layer III (MP3) OU Advanced Audio Coding (AAC), quando se trate de documento vídeo;
c)Preferencialmente Tagged Image File Format (TIFF) ou Portable Network Graphics (PNG) e Joint Photographic Experts Group (JPEG), quando o documento seja exclusivamente uma imagem;
d)MPEG-2 Audio Layer III (MP3) ou Ogg Encapsulation Format Version 0 (OGG) com codificação áudio Vorbis I, quando se trate de documento áudio;
e)Formatos DWFx, DWG, e DXF, quando se trate de desenhos técnicos.
3 -Fica vedada, para fins de preservação digital, a utilização de documentos em outros formatos, designadamente de Texto (DOC, DOCX, DOT, DOTX, DOTM, ODT E OTT), Folhas de cálculo (XLS, XLSX, ODS) e de correio eletrónico (MSG EML), bem como de qualquer formato não previsto no número anterior.
Artigo 60.º
Arquivo digital
1 -Constituem o arquivo digital, entre outros, os documentos, imagens, som, vídeos armazenados em discos rígidos ou memórias de servidores, computadores ou telemóveis.
2 -Esses registos, ao invés de possuírem alguma forma física, existem em formato digital, ou seja, são gravados em bits e bytes em sistemas de armazenamento.
Artigo 61.º
Acondicionamento digital
1 -O acondicionamento de documentos e processos digitais deve ser assegurado pelos serviços informáticos, através da criação de pastas partilhadas em rede, por forma a garantir a sua segurança, utilização e preservação.
2 -O acesso a pastas partilhadas deve ser controlado mediante a implementação de uma política e medidas internas de permissões condicionadas, definidas superiormente.
3 -Não devem ser criadas longas estruturas hierárquicas de pastas em árvore, nem serem utilizados mais do que 50 caracteres alfanuméricos para a atribuição de nomes a pastas e ficheiros, devido à limitação de caracteres disponibilizados pelos sistemas operativos, por poder inviabilizar a posterior transferência de suportes.
4 -Para efeitos de preservação digital de pastas e ficheiros, os nomes devem ser normalizados, no respeito dos seguintes critérios:
a)Utilizar carateres alfanuméricos, incluindo o travessão underscore;
b)Utilizar o travessão underscore entre os termos, em detrimento do uso de espaçamento;
c)Não utilizar carateres especiais, incluindo acentos, cedilhas e pontuação.
SECÇÃO III
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Artigo 62.º
Preservação de documentos eletrónicos
1 -Os processos criados em ambiente eletrónico são constituídos por informação estruturada constante do respetivo sistema de gestão documental e por documentos eletrónicos, regidos por um plano municipal de preservação digital, nos termos a definir superiormente.
2 -Os planos de preservação digital destinam-se a garantir que os documentos de arquivo eletrónico sejam conservados em forma legível e acessível, mantendo simultaneamente as suas propriedades de autenticidade e integridade.
Artigo 63.º
Garantias do sistema de informação - SI
1 -A entidade deve possuir SI, que assegure a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade a longo prazo da informação.
2 -Os SI devem apresentar características de segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização.
3 -Para efeito do disposto no número anterior, deverá ser elaborado e implementado um plano de preservação digital, a submeter à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, nos termos vigentes, para recolha de parecer favorável.
4 -Sem prejuízo de revisões decorrentes da entrada em produção de novos SI ou de alterações na tabela de seleção, que impliquem modificações na salvaguarda de informação digital, o plano de preservação digital previsto no número anterior é objeto de revisão a cada três anos.
Artigo 64.º
Características dos materiais para a produção de documentos em suporte de papel
1 -Os documentos em suporte de papel são compostos por materiais com características físicas, químicas e mecânicas, cujas especificidades próprias requerem a adoção de medidas para que se prolongue a sua estabilidade e se retarde o seu envelhecimento e consequente perda.
2 -Deve ser utilizado papel de pasta química branqueada e com pH maior ou igual a cinco, sendo de evitar pastas mecânicas.
3 -Devem ser utilizadas tintas que não sejam solúveis em água.
4 -Não deve ser generalizado o uso de papel reciclado para a produção de documentos devido à menor qualidade das suas características.
5 -O uso de papel reciclado, por razão de racionalidade de meios e custos, deve ser destinado apenas à produção de documentos administrativos cujo destino final seja de eliminação e com o prazo de conservação administrativo inferior a cinco anos.
Artigo 65.º
Práticas e cuidados preventivos para a preservação de documentos
1 -Fica vedada a manutenção e o contacto direto de produtos, objetos e animais, que devido às suas características físicas, químicas ou morfológicas, possam danificar os documentos e processos.
2 -Deve ser evitada toda e qualquer prática desajustada que potencie e acelere a degradação física dos documentos e sua perda parcial ou total.
3 -Para os efeitos do número anterior devem ser adotadas as seguintes práticas:
a)Manusear os documentos com mãos limpas e secas;
b)Manusear os documentos instalados em espaços de armazenamento com luvas;
c)Manusear e transportar os documentos e as unidades de instalação com zelo;
d)Manter os documentos higienizados.
4 -Para os efeitos do n.º 1, devem ser respeitadas as seguintes orientações:
a)Não colocar documentos em excesso nas unidades de instalação;
b)Não transportar documentos soltos, retirados dos respetivos processos;
c)Não pousar e armazenar documentos no chão;
d)Não molhar as pontas dos dedos para folhear os documentos;
e)Não dobrar os cantos das páginas dos documentos com a intenção de marcá-las para leitura;
f)Não aplicar fitas adesivas, post-its, colas e equiparados;
g)Não ingerir alimentos ou bebidas junto dos documentos.
5 -Para os efeitos do n.º 1, sempre que aplicável, devem ser adotadas as seguintes orientações:
a)Devem ser evitadas anotações nos documentos;
b)Deve ser evitada a realização de qualquer tipo de dobra desnecessária nos documentos;
c)Deve ser evitada a utilização de materiais metálicos nos documentos.
Artigo 66.º
Condições físicas dos espaços de armazenamento
1 -Os espaços de armazenamento afetos aos serviços devem possuir as condições físicas e ambientais adequadas para assegurar a manutenção das características essenciais dos documentos, por forma a garantir a sua segurança, utilização e preservação.
2 -Os espaços de armazenamento de documentos devem:
a)Servir unicamente para a instalação de documentos, não sendo admissível a presença de bens de outra natureza;
b)Possuir estantes e mobiliário adequado para a instalação segura de documentos;
c)Evitar a incidência de luz solar direta sobre os documentos, ou acautelá-la com a aplicação de películas ou telas de proteção UV superior a 90 %;
d)Acautelar a ocorrência de infiltrações e inundações, evitando a colocação de estantes em locais onde exista esse risco.
3 -Os espaços de armazenamento devem ter uma capacidade mínima de instalação prevista no artigo 69.º
Artigo 67.º
Higiene e segurança dos espaços de armazenamento
1 -Os espaços de armazenamento devem ser higienizados com regularidade, por forma a garantir a saúde e bem-estar dos trabalhadores, assim como a utilização e a preservação dos documentos.
2 -Os espaços de armazenamento devem ser fechados e o seu acesso controlado mediante a implementação de medidas de permissões condicionais, definidas por cada serviço.
3 -Os espaços de armazenamento devem cumprir a legislação vigente em matéria de proteção contra incêndios e roubo.
CAPÍTULO V
ARQUIVO DE DOCUMENTOS
SECÇÃO I
ARQUIVO E ENTREGA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Artigo 68.º
Arquivo de documentos e processos administrativos
1 -O arquivo de documentos consiste no armazenamento em espaço físico e eletrónico de forma a garantir a sua segurança, utilização e preservação.
2 -O arquivo de documentos pode ocorrer em espaços de armazenamento afetos aos serviços, bem como em depósitos afetos ao serviço de arquivo.
Artigo 69.º
Capacidade de instalação em espaços de armazenamento
1 -Os espaços de armazenamento afetos aos serviços devem ter uma capacidade mínima de instalação que corresponda à totalidade dos documentos produzidos num período de três anos.
2 -Os espaços de armazenamento devem, ainda, ter uma capacidade de instalação para todos os documentos com destino final de eliminação, cujo prazo de conservação administrativa seja igual ou inferior a cinco anos.
Artigo 70.º
Entrega de documentos e processos administrativos
1 -A operação de entrega consiste no envio de documentos e processos pelos serviços para o serviço de arquivo, ao qual compete a sua receção nos termos da legislação em vigor.
2 -A operação de entrega é superintendida pelo serviço de arquivo, em concertação com os serviços, os quais deverão respeitar as regras e instruções previstas no presente regulamento.
3 -A entrega de documentos e processos pode ser assegurada por transferência ordinária ou extraordinária.
4 -Compete ao serviço de arquivo definir os critérios para a entrega de documentos e processos administrativos em função de necessidade de gestão do espaço disponível em depósito.
5 -Fica vedada, para efeitos de gestão, a transferência ordinária nos meses de julho e agosto, primeira quinzena de setembro e segunda quinzena de dezembro, períodos nos quais são asseguradas as operações de expurgo e eliminação de documentos.
Artigo 71.º
Transferência ordinária
1 -A transferência ordinária é realizada anualmente, de forma regular e programada.
2 -Compete ao serviço de arquivo definir e garantir o cumprimento da calendarização para a transferência de documentos e processos produzidos pelos serviços, reunidos todos os recursos para a sua operacionalização.
3 -A calendarização a que alude o número anterior deve ser definida no respeito pela gestão anual das atividades asseguradas pelos serviços.
4 -Compete ao serviço de arquivo encetar a transferência através de comunicação por escrito em meio eletrónico, dirigida aos serviços, até ao quinto dia útil do mês anterior à sua operacionalização no respeito pela calendarização prevista no anexo n.º 6.
Artigo 72.º
Transferência extraordinária
1 -A transferência extraordinária é realizada de forma ocasional e devidamente fundamentada.
2 -Compete aos serviços solicitar a transferência de documentos e processos ao serviço de arquivo, por escrito em meio eletrónico, indicando os seguintes elementos mínimos e obrigatórios:
a)Dimensão total em metros lineares;
3 -Compete ao serviço de arquivo proceder ao diagnostico de situação no prazo de dois dias úteis a contar da data da receção do pedido previsto no artigo anterior, do qual resulte a definição de um plano de ação.
Artigo 73.º
Condições da entrega
1 -As condições de entrega devem ser garantidas nos momentos de produção e acondicionamento de documentos e processos pelos serviços.
2 -A entrega de documentos e processos dos serviços para o serviço de arquivo deve respeitar as condições estabelecidas no artigo 19.º, bem como aquelas estipuladas no artigo 51.º e seguintes.
3 -Fica vedada a entrega de documentos e processos que não cumpram as condições a assegurar nas fases de produção e de acondicionamento.
Artigo 74.º
Formalidades da entrega
1 -A entrega de documentos e processos ao arquivo municipal, é acompanhada por um documento comprovativo de entrega, cujo modelo consta no anexo n.º 7, independentemente dos processos e documentos serem digitais ou analógicos.
2 -Compete aos serviços remetentes, a elaboração do auto de entrega sob a coordenação do serviço de arquivo.
3 -A entrega de documentos e processos deve obedecer às seguintes formalidades:
a)Produzir, em duplicado, o documento comprovativo da entrega, se o suporte for analógico;
b)Produzir o documento comprovativo da entrega e anexar ao processo, se o suporte for digital;
c)Validar o documento comprovativo da entrega através da aposição de data, carimbo, assinatura autógrafa, eletrónica ou outro meio de comprovação da autoria, pelos responsáveis das entidades remetente e destinatária;
d)Conservar o documento comprovativo da entrega, a título definitivo, pelo serviço de arquivo.
e)Enviar um exemplar do documento comprovativo da entrega ao serviço remetente, se o suporte for analógico.
4 -As entregas devem ser efetuadas de acordo com o estabelecido nos artigos 71.º e 72.º
Artigo 75.º
Diretivas para a preparação, transporte e instalação de documentos administrativos em suporte analógico
1 -A preparação dos documentos e processos para entrega no serviço de arquivo compete aos serviços remetentes.
2 -A preparação dos documentos e processos para entrega no serviço de arquivo deve assegurar o cumprimento dos seguintes requisitos obrigatórios:
a)Higienização de unidades de instalação;
b)Reacondicionamento de unidades de instalação, quando aplicável;
c)Atribuição e aposição de um número sequencial a cada unidade de instalação, pela ordem convencional para cada entrega;
d)Elaboração do documento comprovativo de entrega.
3 -O transporte de documentos e processos, por ocasião de uma transferência ordinária ou extraordinária, compete aos serviços remetentes.
4 -O fracionamento do transporte deve ser assegurado em viaturas de média dimensão, ainda que daí resulte várias deslocações, sempre que se observe um grande volume de documentos e processos para entrega no serviço de arquivo.
5 -A coordenação de preparação, transporte e instalação de documentos e processo compete ao serviço de arquivo.
Artigo 76.º
Diretivas para a preparação e envio de documentos em suporte digital
1 -O envio de processos e documentos digitais ao arquivo municipal, é feito através da plataforma de gestão documental em uso no Município de Soure;
2 -São enviados ao arquivo municipal os processos e documentos digitais com prazo de conservação definitiva, mantendo-se os restantes arquivados nos serviços;
3 -Compete ao arquivo municipal a produção de instruções referentes às diretivas do presente artigo.
SECÇÃO II
AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ACUMULADOS
Artigo 77.º
Momento da avaliação de documentos e processos administrativos
A avaliação de documentos e processos deve ocorrer na fase da sua produção, nos serviços e nos termos previstos na secção III, do capítulo II, por forma a otimizar a gestão contínua, integrada e partilhada do respetivo ciclo completo de vida, salvo aquando da sua acumulação.
Artigo 78.º
Avaliação e seleção de documentos e processos acumulados
1 -A avaliação e seleção de documentos e processos pode ocorrer na fase pós-genésica, quando se encontrem acumulados nos espaços de armazenamento afetos a serviços, nos termos previstos na legislação em vigor.
2 -Compete ao serviço de arquivo assegurar e coordenar a aplicação da avaliação e seleção de documentos e processos.
3 -Compete ao serviço de arquivo, emitir parecer em matéria de prazos de conservação administrativa e destinos finais a atribuir nos seguintes contextos:
a)Sobre documentos e processos omissos na legislação em vigor;
b)Sobre a ampliação de prazos ou a alteração de destinos finais de documentos e processos previstos na legislação em vigor.
4 -Não obstante o disposto nos números anteriores, o serviço de arquivo reserva-se o direito de consultar ou solicitar parecer ao serviço competente pelas matérias jurídicas ou qualquer outro pertinente para a determinação de prazos de conservação administrativa ou destinos finais, no garante de direitos e deveres, bem como na preservação da memória institucional.
Artigo 79.º
Eliminação de documentos e processos acumulados
1 -A eliminação consiste na destruição de documentos e processos, bem como dos dados sensíveis, pessoais e administrativos neles registados, de forma a inviabilizar a sua leitura, reconstituição e recuperação.
2 -Compete ao serviço de arquivo coordenar com os serviços as formalidades internas para a eliminação, bem como assegurar a destruição de documentos e processos, nos termos previstos na legislação em vigor.
3 -Fica vedada a eliminação de documentos por parte dos serviços.
Artigo 80.º
Formalidades da eliminação
1 -A eliminação de documentos e processos deve ser evidenciada através de auto de eliminação, comprovativo da destruição de património, cujo modelo consta no anexo n.º 8.
2 -A eliminação de documentos e processos deve obedecer às seguintes formalidades:
a)Produzir, em duplicado, de auto de eliminação pelo serviço de arquivo;
b)Validar o auto de eliminação através da aposição de data, carimbo, assinatura autógrafa, eletrónica ou outro meio de comprovação da autoria pelos responsáveis dos serviços, e pelo Presidente da Câmara Municipal ou por quem este delegar os respetivos poderes para o efeito;
c)Conservar o auto de eliminação, a título definitivo, pelo serviço de arquivo;
d)Submeter um exemplar do auto de eliminação ao órgão de coordenação.
3 -A eliminação de documentos e processos deve ser efetuada de acordo com a calendarização determinada pelos serviços de arquivo.
SECÇÃO III
TRANSFERÊNCIA E SUBSTITUIÇÃO DE SUPORTE
Artigo 81.º
Transferência de suporte
1 -A transferência de suporte que consista na reprodução de documentos, destituída de valor probatório, pode ser realizada como forma de salvaguarda e preservação de documentos e processos e com o objetivo da sua comunicação.
2 -O cumprimento do disposto no número anterior deve processar-se de acordo com a legislação e normas técnicas internas em vigor, atendendo a critérios de racionalidade de meios e custos.
Artigo 82.º
Substituição de suporte analógico
A substituição de suporte analógico deve prever manutenção da força probatória de documentos e processos, através da salvaguarda da sua autenticidade e integridade, em conformidade com a legislação e normas técnicas em vigor.
DISPONIBILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS AOS SERVIÇOS
Artigo 83.º
Disponibilização
A disponibilização de documentos para consulta depende da sua comunicabilidade, segundo a legislação e os regulamentos em vigor, o tratamento arquivístico e o estado de conservação.
Artigo 84.º
Empréstimo
1 -O empréstimo é a forma de disponibilização temporária de documentos e processos entre o serviço de arquivo e os serviços, para fins probatórios, de pesquisa, exposição ou reprodução, formalizado por meio de requisição.
2 -A requisição de documentos é o instrumento que permite assegurar o controlo da circulação de documentos e processos cedidos na forma de empréstimo, desde o momento do levantamento até à sua devolução.
3 -Não obstante as competências próprias do serviço de arquivo, compete aos serviços zelar pelos documentos e processos sujeitos a empréstimo.
4 -Os documentos e processos, objetos de empréstimo, não devem ser utilizados em espaços externos às instalações afetas ao Município de Soure, salvo mediante autorização exarada pelo Presidente da Câmara Municipal ou por quem este delegar os respetivos poderes para o efeito.
Artigo 85.º
Identificação dos trabalhadores autorizados a requisitar documentos e processos administrativos
1 -Os responsáveis pelos serviços devem, por meio eletrónico, indicar ao serviço de arquivo os trabalhadores autorizados a requisitar documentos e processos.
2 -As autorizações a que alude o número anterior devem ser atualizadas sempre que se observe uma alteração de trabalhadores, com permissão para a requisição de documentos e processos.
3 -O serviço de arquivo deve manter as informações atualizadas e informatizadas para efeitos de segurança e controlo.
Artigo 86.º
Condições do empréstimo
1 -Os serviços requisitantes devem proceder ao preenchimento obrigatório e de forma legível, com clareza e precisão, de requisição de documentos, em conformidade com o modelo previsto no anexo n.º 9, com os elementos descritivos que permitam a recuperação da informação, contendo data e assinatura autógrafa, eletrónica ou outro meio de comprovação da autoria do pedido.
2 -Os serviços requisitantes devem submeter a requisição ao serviço de arquivo, por meio eletrónico.
3 -O serviço de arquivo deve disponibilizar os documentos e processos requisitados num período máximo de dois dias úteis, a contar da data e hora de receção do requerimento, salvo aquando de ocorrência de circunstâncias imprevisíveis, às quais este serviço seja alheio e que coloquem em causa o seu normal funcionamento.
4 -Os documentos e processos requisitados podem permanecer junto do serviço requisitante até ao limite máximo de 30 dias, a contar da data de levantamento, podendo o prazo ser prorrogado por igual período, nos termos previstos no n.º 2.
5 -Os documentos e processos requisitados não podem transitar diretamente entre os serviços, sem que tenham sido previamente devolvidos ao serviço de arquivo.
6 -Em casos excecionais, sempre que estejam em causa limitações de ordem material, técnica ou jurídica, bem como quando um serviço necessite de documentos e processos de área funcional distinta àquelas em que detém legítimas competências, o pedido de documentos deve conter o despacho de autorização exarado pelo Presidente da Câmara Municipal ou por quem este delegar os respetivos poderes para o efeito.
7 -O serviço de arquivo reserva-se do direito de proceder à devolução da requisição de documentos, em caso de verificação do incumprimento das condições para o empréstimo.
Artigo 87.º
Condições do transporte
1 -Os serviços requerentes devem assegurar o transporte para o levantamento e a devolução de documentos e processos nas instalações afetas ao serviço de arquivo, salvo se este último serviço dispuser de meios próprios e adequados para o efeito.
2 -Os serviços devem assegurar o transporte de documentos e processos de forma zelosa, em veículo que garante a segurança e a reserva das operações de levantamento e de devolução.
3 -O serviço de arquivo deve entregar os documentos e processos para transporte em invólucro fechado sempre que a prática se justifique, tendo por critério o respeito pelas suas características físicas e funcionais, designadamente, quando considerados confidenciais, reservados ou contenham dados pessoais nos termos da legislação em vigor.
Artigo 88.º
Condições da devolução
1 -A requisição deve acompanhar obrigatoriamente os documentos e processos requisitados, até ao momento da sua devolução ao serviço de arquivo.
2 -A requisição deve ser devidamente datada e assinada pelo requerente no momento da sua restituição, podendo o serviço de arquivo proceder a sua devolução em caso de incumprimento.
3 -Fica vedada a devolução de documentos e processos desagregados, devendo ser mantida a ordenação, bem como o estado de conservação, conforme entregues no momento do levantamento.
4 -Compete ao serviço de arquivo conferir a integridade e a ordem interna dos documentos e processos podendo, em caso de deteção de irregularidades, serem devolvidos aos serviços requisitantes com uma nota para sanar lacunas identificadas.
5 -Extinto o prazo de 30 dias para a devolução de documentos e processos, compete ao serviço de arquivo contactar os serviços requisitantes solicitando a sua restituição imediata ou, em alternativa, a renovação do empréstimo, mediante apresentação de simples comunicação exarada com a fundamentação para o pedido, a remeter através de meio eletrónico.
Artigo 89.º
Operação de controlo da localização do processo administrativo
Sempre que, para os devidos efeitos, um processo ou uma unidade de instalação for retirado da sua localização em estante, devem os serviços proceder ao seu controlo, intercalando uma folha, em conformidade com o modelo previsto no anexo n.º 10, com os elementos descritivos que permitam a identificação e a responsabilização do autor do pedido, a quem compete a sua zelosa conservação e posterior devolução.
Artigo 90.º
Titularidade de documentos e processos administrativos
Os titulares de cargos políticos do Município, ao cessarem as suas funções, estão obrigados a entregar os documentos e processos produzidos no âmbito das respetivas atribuições e competências, em ambientes eletrónico e analógico, ao serviço de arquivo, nos termos do artigo 70.º e seguintes.
Artigo 91.º
Documentos pessoais de trabalhadores
1 -Os trabalhadores, aquando da cessão de funções no Município de Soure, nos termos previstos na legislação em vigor, têm o dever de selecionar os documentos pessoais dos quais são produtores e proceder à sua inutilização.
2 -Entende-se por documentos pessoais todos os documentos cuja elaboração e acumulação não releve da atividade legal e administrativa, como sejam notas pessoais, esboços, apontamentos, comunicações eletrónicas pessoais, textos de apoio, rascunhos e outros escritos de natureza semelhante, qualquer que seja o seu suporte.
3 -Fica vedada a transferência de documentos pessoais de trabalhadores para o serviço de arquivo.
Artigo 92.º
Sanções
1 -Os trabalhadores, dirigentes e de mais colaboradores são disciplinar, civil e criminalmente responsáveis pela utilização de documentos e processos ou pela modificação do seu suporte original para fins estranhos ao serviço, designadamente, quando dessa utilização, sejam prejudicados direitos fundamentais de terceiros, sejam violados ou revelados o segredo relativo à propriedade literária, artística ou científica, segredos comerciais, industriais ou relativos à vida das pessoas e empresas, ou não seja, de alguma forma, assegurada, a autenticidade e integridade da informação ou a identidade dos produtores pelos meios adequados.
2 -Aos crimes praticados contra património arquivístico, designadamente os de furto, roubo ou dano, aplicam-se as disposições previstas na lei penal, com as especificidades constantes na legislação em matéria de proteção dos bens culturais e do regime geral dos arquivos e do património arquivístico.
Artigo 93.º
Revisão
O presente regulamento deve ser revisto sempre que se observem alterações gerais, administrativas, tecnológicas ou organizacionais com impacto para a gestão dos documentos produzidos.
Artigo 94.º
Interpretação e integração de lacunas
Os casos omissos e as dúvidas na interpretação deste regulamento, que não possam ser resolvidos pelo recurso a instruções e normas internas em vigor ou aos critérios legais de interpretação e integração das lacunas, são submetidos a despacho do Presidente da Câmara Municipal ou por quem este delegar os respetivos poderes para o efeito, precedido de parecer do responsável pelo serviço de arquivo.
Artigo 95.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia da publicação no Diário da República, e mediante publicitação nos serviços e no sítio institucional do Município de Soure.