Art.º 85 · Aviso n.º 11658/2024/2 — Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor 30 dias após a sua publicação em 2.ª série do Diário da República.

ANEXO I

Procedimentos de notificação e comunicação

ANEXO I-A

Requerimento para o exercício de direito pelos titulares de dados pessoais

Exmo. Sr. Presidente da Câmara Municipal de Arronches

Titular dos dados

Nome:

Morada:

E-mail:

Telemóvel n.º:

Documento de identificação:

N.º de documento de identificação:

Validade de documento de identificação:

Representante do titular dos dados (quando aplicável)

Nome:

Morada:

E-mail:

Telemóvel n.º:

Documento de identificação:

N.º de documento de identificação:

Validade de documento de identificação:

Na qualidade de:

Vem, relativamente aos dados pessoais que são objeto de tratamento pelo Município de Arronches, nos seguintes assuntos (indique qual o assunto, o número do processo e o que pretende):

Assunto:

N.º do processo:

Pretensão:

Direitos que pode exercer (assinalar):

☐ Confirmação de que os dados pessoais são objeto de tratamento.

☐ Direito de acesso aos dados pessoais.

☐ Direito de retificação.

☐ Direito à limitação do tratamento.

Informações e direitos sobre o tratamento de dados pessoais neste procedimento

Responsável pelo tratamento dos dados: Município de Arronches sito na Praça da República, 7340-012 Arronches, contactável através do website cm-arronches.pt ou e-mail [email protected] ou telefone +351 245 580 080 ou presencialmente no horário de atendimento do Balcão Único do Município de Arronches.

Encarregado de proteção de dados: Encarregado de Proteção de Dados do Município de Arronches sito na Praça da República, 7340-012 Arronches, contactável através do website cm-arronches.pt ou e-mail [email protected] ou telefone +351 245 580 080 ou presencialmente no horário de atendimento do Balcão Único do Município de Arronches.

Finalidade do tratamento: O exercício pelo titular dos dados dos direitos e pelo responsável do tratamento das obrigações previstas na legislação de proteção de dados pessoais.

Licitude do tratamento: Cumprimento pelo Município de Arronches das suas obrigações legais, e das suas funções de interesse público e autoridade pública enquanto órgão da Administração Pública.

Dados pessoais e categorias: Os dados pessoais dos titulares e legais representantes constantes deste requerimento, não envolvendo a recolha de dados de categorias especiais.

Destinatários dos dados pessoais: Os serviços municipais.

Prazo de conservação dos dados pessoais: o prazo necessário para a tramitação do procedimento acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

Direitos que pode exercer: Confirmação de que os dados pessoais são objeto de tratamento, direito de acesso aos dados pessoais, direito de retificação, direito à limitação do tratamento e direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).

Direitos que não pode exercer e sua justificação: Direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”); direito de portabilidade dos dados e direito de oposição. Não pode exercer estes direitos porque: a) o tratamento se revela necessário ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento e a que o responsável está sujeito, b) ao exercício de funções de interesse público e c) ao exercício da autoridade pública de que esteja investido o responsável pelo tratamento.

Outras informações: A comunicação dos dados pessoais neste procedimento é necessária para cumprir uma obrigação legal ou contratual, caso não forneça os dados o seu pedido ou pretensão não poderá ser tratado pelo Município de Arronches. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidade distinta das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do interessado no prazo legal.

Como pretende apresentar este pedido (assinale e cumpra as indicações):

☐ Verbalmente - Este requerimento deverá ser preenchido pelos serviços municipais de acordo com as informações e pedido do titular dos dados que deverá exibir o documento de identificação e assinar o requerimento.

☐ Em papel - Este requerimento deverá ser preenchido e assinado pelo titular dos dados que no momento da entrega nos serviços municipais deverá exibir o documento de identificação para conferência da assinatura.

☐ Eletronicamente - Este requerimento deverá ser preenchido e convertido em PDF e assinado mediante assinatura eletrónica qualificada do Cartão de Cidadão pelo titular dos dados e remetido através do e-mail indicado.

Como pretende que seja prestada a informação (assinale e cumpra as indicações):

☐ Verbalmente - O requerente deverá dirigir-se aos serviços municipais fazendo-se acompanhar do documento de identificação ou outro documento que ateste a representação, onde serão prestadas as informações de acordo com o seu pedido devendo assinar um documento que comprove que as informações foram prestadas.

☐ Papel presencialmente - O requerente deverá dirigir-se aos serviços municipais fazendo-se acompanhar do documento de identificação ou outro documento que ateste a representação, onde será entregue documento com as informações de acordo com o seu pedido, devendo assinar um duplicado desse documento para comprovar que as informações foram prestadas.

☐ Papel pelos correios - O requerente receberá na morada indicada documento com as informações de acordo com o seu pedido.

☐ Eletronicamente - O requerente receberá no e-mail indicado o documento com as informações de acordo com o seu pedido.

Pede deferimento,

Arronches, data

O(A) Requerente,

ANEXO I-B

Resposta ao requerimento de exercício de direitos dos titulares

Exmo.(a). Sr.(a)

Nome:

Morada:

Enquanto titular ou representante do titular dos dados pessoais, prestamos informações sobre o exercício dos seguintes direitos:

Confirmação de que os dados pessoais são objeto de tratamento:

☐ SIM ou ☐ NÃO

Se SIM, no exercício do direito de acesso aos dados pessoais, prestamos as seguintes informações:

Dados pessoais em tratamento:

Finalidades do tratamento dos dados:

Destinatários ou categorias de destinatários de dados pessoais:

Prazo previsto para conservação dos dados pessoais ou critérios usados para fixar esse prazo: o prazo necessário para a tramitação do procedimento acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

Os dados foram recolhidos junto do titular:

☐ SIM ou ☐ NÃO

Se NÃO, foram cedidos ao Município de Arronches por:

Existem decisões automatizadas:

☐ SIM ou ☐ NÃO

Se SIM, prestamos informações úteis relativas à lógica subjacente, bem como a importância e as consequências previstas de tal tratamento para o titular dos dados:

Existe a definição de perfis:

☐ SIM ou ☐ NÃO

Se SIM, prestamos informações úteis relativas à lógica subjacente, bem como a importância e as consequências previstas de tal tratamento para o titular dos dados:

Tem o direito de solicitar ao responsável pelo tratamento a retificação, o apagamento ou a limitação do tratamento dos dados pessoais ou o direito de se opor a esse tratamento nos termos previstos na lei.

Tem o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo Comissão Nacional de Proteção de Dados. Segue em anexo uma cópia dos dados pessoais em fase de tratamento.

Direito de retificação:

☐ SIM ou ☐ NÃO

Se SIM, foram retificados os seguintes dados:

Se NÃO, os fundamentos foram os seguintes:

Direito à limitação do tratamento:

☐ SIM ou ☐ NÃO

Se SIM, os fundamentos foram os seguintes:

Se NÃO, os fundamentos foram os seguintes:

Comunicação aos destinatários da retificação ou apagamento ou limitação do tratamento dos dados pessoais:

☐ SIM ou ☐ NÃO

Se SIM, quais os destinatários:

Arronches, data

O(A) Funcionário(a),

(Assinatura conforme documento de identificação verificada por conferência)

ANEXO I-C

Informação sobre o tratamento de dados e direitos dos titulares

Finalidade do tratamento: A tramitação nos serviços municipais, por exigência legal, de procedimentos administrativos ou a celebração de contratos, seja oficiosamente ou a requerimento dos titulares dos dados. O exercício pelo titular dos dados ou pelo responsável pelo tratamento de direitos e ou obrigações previstas em legislação.

Licitude do tratamento: Cumprimento pelo Município de Arronches das suas obrigações legais, e das suas funções de interesse público e de autoridade pública enquanto órgão da Administração Pública.

Dados pessoais e categorias: Os dados pessoais dos titulares e legais representantes constantes deste requerimento, não envolvendo a recolha de dados de categorias especiais.

Destinatários dos dados pessoais: Os serviços municipais.

Prazo de conservação dos dados pessoais: O prazo necessário para a tramitação do procedimento acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

Direitos que não pode exercer e sua justificação: Direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”), direito de portabilidade dos dados e direito de oposição. Não pode exercer estes direitos porque: a) o tratamento revela necessário ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento e a que o responsável está sujeito, b) ao exercício de funções de interesse público e c) ao exercício da autoridade pública de que esteja investido o responsável pelo tratamento.

Tomei conhecimento,

Arronches, data

O(A) Requerente,

(Assinatura conforme documento de identificação verificada por conferência)

ANEXO I-D

Informação sobre o tratamento de dados pessoais e direitos dos titulares nos procedimentos da Subunidade Orgânica Flexível de Contabilidade, Património, Compras e Aprovisionamento

Titulares dos dados: Pessoas singulares cujos dados pessoais são tratados pelo Município de Arronches, seja por contactos, celebração de contratos, apresentação de requerimentos ou exercício de direitos e cumprimento de obrigações junto do Município de Arronches. Nesta subunidade serão essencialmente dados pessoais de concorrentes e adjudicatários, seus legais representantes, trabalhadores e subcontratados.

Finalidades do tratamento: A tramitação nos serviços municipais, por exigência legal, de procedimentos administrativos; a celebração e execução de contratos de contratação pública; o cumprimento pelo Município de Arronches das suas atribuições ou obrigações legais e das suas funções de interesse público ou autoridade pública, enquanto órgão da Administração Pública; o exercício pelo titular dos dados ou pelo responsável pelo tratamento de direitos e/ou obrigações previstas na legislação.

Licitude do tratamento: O tratamento necessário para execução de contrato no qual o titular dos dados é parte ou diligências pré-contratuais; o tratamento necessário para cumprimento de obrigações jurídicas a que o Município de Arronches, enquanto responsável pelo tratamento se encontra sujeito; o tratamento necessário ao exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investido o Município de Arronches, enquanto responsável pelo tratamento e órgão da Administração Pública.

Dados pessoais objeto de tratamento: De acordo com o princípio da minimização dos dados, são tratados dados pessoais que sejam adequados, pertinentes, necessários e previstos na legislação aplicável a cada procedimento. Os dados pessoais recolhidos constam de requerimentos, contratos ou documentos anexos aos procedimentos administrativos. Notando que grande parte dos dados pessoais tratados de concorrentes adjudicatários e legais representantes são públicos por constarem de plataformas eletrónicas públicas de acesso público (base.gov.pt; publicações.mj.pt; bde.portaldocidadao.pt; e Diário da República).

Destinatários dos dados pessoais: Os serviços municipais.

Transmissão de dados pessoais: Pode ocorrer para instituições financeiras ou entidades bancárias para pagamento de valores estipulados nos contratos. Para outras entidades de que são exemplo, a Administração Tributária, o Tribunal de Contas, ou outras entidades nos termos previstos na legislação.

Prazo de conservação dos dados pessoais: O prazo necessário para a tramitação do procedimento, ou duração e execução dos contratos, acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

Direitos dos titulares dos dados: Confirmação de que os dados pessoais são objeto de tratamento, direito de acesso aos dados pessoais, direito de retificação, direito à limitação do tratamento e direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).

Direitos que não podem ser exercidos e sua justificação: Direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”), direito de portabilidade dos dados e direito de oposição. Não se podem exercer estes direitos porque o tratamento: a) se revela necessário ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento e a que o responsável está sujeito, b) ao exercício de funções de interesse público e c) ao exercício da autoridade pública de que esteja investido o responsável pelo tratamento.

Outras informações: A comunicação dos dados pessoais neste procedimento é necessária para cumprir uma obrigação legal ou contratual, caso não forneça os dados o pedido ou pretensão não poderá ser tratado pelo Município de Arronches. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidade distinta das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do interessado no prazo legal.

Tomei conhecimento,

Arronches, data

O(A) Requerente,

(Assinatura conforme documento de identificação verificada por conferência)

ANEXO I-E

Informação sobre o tratamento de dados pessoais e direitos dos titulares nos procedimentos da Subunidade Orgânica Flexível Gestão e Formação de Recursos Humanos

Titulares dos dados: Pessoas singulares cujos dados pessoais são tratados pelo Município de Arronches, seja por contactos, celebração de contratos, apresentação de requerimentos ou exercício de direitos e cumprimento de obrigações junto do Município. Nesta subunidade serão essencialmente trabalhadores ou potenciais trabalhadores.

Finalidades do tratamento: Relativamente aos dados de categorias especiais (biométricos, estado de saúde ou incapacidades para o trabalho e filiação sindical) as finalidades ficam restritas ao cumprimento de legislação laboral, de segurança social, proteção social, medicina preventiva ou do trabalho, avaliação da capacidade de trabalho e o diagnóstico médico, neste último caso por profissionais submetidos a sigilo profissional. Relativamente aos demais dados as finalidades são a celebração e execução de contratos de trabalho e diligências pré-contratuais necessárias para a celebração desses contratos, aqui se incluindo a gestão de recursos humanos, processamento de remunerações, formação profissional, gestão de sanções disciplinares, seleção e recrutamento de trabalhadores e controlo de horário e assiduidade.

Licitude do tratamento: O tratamento necessário para execução de contrato no qual o titular dos dados é parte ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados. O tratamento necessário para cumprimento de obrigações jurídicas a que o Município de Arronches enquanto responsável pelo tratamento se encontra sujeito. O tratamento necessário ao exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investido o Município de Arronches enquanto responsável pelo tratamento e órgão da Administração Pública.

Licitude do tratamento de categorias especiais de dados pessoais (biométricos, estado de saúde ou incapacidade para o trabalho e filiação sindical): Decorre do tratamento necessário para as finalidades visadas de cumprimento de legislação laboral, de segurança social, proteção social, e medicina preventiva ou do trabalho, avaliação da capacidade para o trabalho, o diagnóstico médico, neste caso sob responsabilidade de profissional sujeito a obrigação de sigilo profissional ou pessoa sujeita a obrigação de confidencialidade.

Dados pessoais objeto de tratamento: Nome, data de nascimento, género, nacionalidade, morada, localidade, código postal, número do documento de identificação, data de emissão, número de identificação fiscal, numero de inscrição na segurança social, telefone, telemóvel, fax, endereço eletrónico, as habilitações académicas, situação jurídico-funcional dos trabalhadores, experiência profissional e funções exercidas, categoria ou carreira, constituição do agregado familiar e numero de dependentes, capacidade para o exercício da atividade profissional, grau de incapacidade (se aplicável), situação de doença e período de incapacidade próprio ou de familiar, avaliação e monitorização de desempenho, habilitação para condução de veículos, inscrição em mapas de férias e mapas de pessoal, filiação sindical e impressões digitais.

Destinatários dos dados pessoais: Os serviços municipais.

Transmissão de dados pessoais: Ocorre para instituições financeiras ou entidade bancárias para pagamento de remunerações e outros direitos laborais; Segurança Social ou outras entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência; Autoridades de controlo das condições de trabalho, Companhias de seguros para celebração de seguros de acidentes de trabalho e para Entidades prestadoras de serviços de Segurança, Saúde, Medicina no trabalho e Formação Profissional.

Prazo de conservação dos dados pessoais: O prazo necessário para a tramitação do procedimento, ou duração do contrato, acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

Tomei conhecimento,

Arronches, data

O(A) Requerente,

(Assinatura conforme documento de identificação verificada por conferência)

ANEXO I-F

Informação sobre o tratamento de dados pessoais e direitos dos titulares nos procedimentos da Subunidade Orgânica Flexível Socioeducativa

Titulares dos dados: São as pessoas singulares cujos dados pessoais são tratados pelo Município de Arronches, seja por contactos, celebração de contratos, apresentação de requerimentos ou exercício de direitos e cumprimento de obrigações junto do Município. Nesta subunidade serão essencialmente os candidatos requerentes e beneficiários, seus legais representantes e demais pessoas que constituem o respetivo os agregados familiares dos requerentes.

Finalidades do tratamento: O cumprimento pelo Município de Arronches das suas atribuições legais em matéria de ação social, apoiando atividades de natureza social e de ação social escolar e de Educação, Ensino e Formação Profissional.

Licitude do tratamento: O tratamento necessário para cumprimento de obrigações jurídicas a que o Município de Arronches, enquanto responsável pelo tratamento se encontra sujeito. O tratamento necessário ao exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investido o Município de Arronches, enquanto responsável pelo tratamento e órgão da Administração Pública.

Licitude do tratamento de categorias especiais de dados pessoais: Decorre do tratamento necessário para efeitos de cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou dos titulares dos dados em matéria de proteção social e ação social, previstos na legislação de proteção social e ação social.

Dados pessoais: Nome, data de nascimento, género, nacionalidade, morada, localidade, código postal, número do documento de identificação, data de emissão, número de identificação fiscal, numero de inscrição na segurança social, telefone, telemóvel, fax, endereço eletrónico, as habilitações académicas, situação no emprego, rendimentos e despesas próprios e do agregado familiar, propriedade de bens, constituição do agregado familiar e numero de dependentes, estado de saúde e grau de incapacidade.

Confirmação dos dados pessoais ou outros elementos do processo: Os dados pessoais e outros elementos ou informações fornecidos pelos titulares dos dados podem ser objeto de confirmação através de diligências efetuadas pelos serviços municipais socioeducativos junto dos Agrupamentos de Escolas de Arronches, Instituições Particulares de Solidariedade Social do concelho de Arronches, Centro Distrital de Segurança Social de Portalegre, Rede Local de Intervenção Social e projetos de cariz social e educativo do concelho de Arronches. Havendo discrepância entre os dados e elementos fornecidos pelo titular e os dados e elementos obtidos nas diligências, o titular será informado dessas discrepâncias.

Destinatários dos dados pessoais: Os serviços municipais.

Transmissão de dados pessoais: Ocorre para instituições financeiras ou entidade bancárias para pagamento de prestações; para a Segurança Social, Administração Fiscal e Instituto de Emprego e Formação Profissional e Ministério da Educação e outras entidades para confirmação de dados.

Prazo de conservação dos dados pessoais: O prazo necessário para a tramitação dos procedimentos, acrescido do período de duração dos benefícios e apoios sociais e do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

Outras informações: A comunicação dos dados pessoais neste procedimento é necessária para cumprir uma obrigação legal ou contratual. Caso não forneça os dados o seu pedido ou pretensão não poderá ser tratado pelo Município de Arronches. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidades distintas das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do titular no prazo legal.

Tomei conhecimento,

Arronches, data

O(A) Requerente,

(Assinatura conforme documento de identificação verificada por conferência)

ANEXO I-G

Informação sobre o tratamento e direitos dos titulares dos dados pessoais biométricos

Titulares dos dados: São as pessoas singulares cujos dados pessoais são tratados pelo Município de Arronches, no caso da biometria de todas as pessoas singulares cujos dados biométricos e/ou fisiométricos sejam captados.

Finalidades do tratamento: O cumprimento pelo Município de Arronches das suas atribuições legais em matéria de controlo dos acessos e da assiduidade dos trabalhadores.

Licitude do tratamento: O tratamento necessário para efeitos de cumprimento de obrigações e exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral.

Dados pessoais: Nome, número do trabalhador, horário, cargo, categoria, função desempenhada, data e hora de entrada e saída, o template da impressão digital, resultante de interpretação algorítmica de pontos fisiométricos.

Prazo de conservação dos dados pessoais: Período necessário para a prossecução das finalidades do tratamento.

Direitos dos titulares dos dados: Direito de acesso aos dados que lhe digam respeito, podendo exercer esse direito presencialmente junto do Município de Arronches e direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).

Outras informações: O tratamento de dados biométricos foi submetido a avaliação de impacto sobre a proteção de dados.

Tomei conhecimento,

Arronches, data

O(A) Requerente,

(Assinatura conforme documento de identificação verificada por conferência)

ANEXO I-H

Informação sobre o tratamento de dados pessoais e direitos dos titulares (comunicações eletrónicas e contactos através de website)

Contactos eletrónicos com o Município: Os contactos eletrónicos com o Município de Arronches devem ser utilizados para a prestação ou solicitação de informações, incluindo dados pessoais, necessários para a prossecução pelo Município de Arronches das suas atribuições legais, enquanto órgão da Administração Pública e para o cumprimento de obrigações legais, o que poderá envolver pedidos de informação ou de esclarecimentos, procedimentos e atos administrativos, a realização de diligências pré-contratuais ou celebração de contratos ou outros atos relacionados com a atividade administrativa. Os demais contactos não serão tratados e serão eliminados.

Titulares dos dados: São as pessoas singulares cujos dados pessoais são tratados pelo Município de Arronches, na prossecução das suas atribuições legais.

Finalidades do tratamento: A tramitação nos serviços municipais, por exigência legal, de procedimentos administrativos ou a celebração de contratos, seja oficiosamente ou a requerimentos dos titulares dos dados. O cumprimento pelo Município de Arronches das suas atribuições ou obrigações legais e das suas funções de interesse público ou autoridade pública, enquanto órgão da Administração Pública. O exercício pelo titular dos dados ou pelo responsável pelo tratamento de direitos e ou obrigações previstas em legislação.

Licitude do tratamento: O tratamento necessário para execução de contrato no qual o titular dos dados é parte ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados. O tratamento necessário para cumprimento de obrigações jurídicas a que o Município de Arronches, enquanto responsável pelo tratamento se encontra sujeito. O tratamento necessário ao exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investido o Município de Arronches, enquanto responsável pelo tratamento e órgão da Administração Pública.

Licitude do tratamento de categorias especiais de dados pessoais: O Município de Arronches só trata dados de categorias especiais quando necessário para efeitos de cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos, previstos na legislação, seja para o responsável pelo tratamento ou para o titular dos dados, em matéria de legislação laboral, de segurança social e de proteção social. Por motivos de interesse público importante previsto na legislação, que seja proporcional para o objetivo visado e respeite a essência do direito à proteção dos dados pessoais. Para efeitos de medicina preventiva ou do trabalho, para avaliação da capacidade de trabalho, diagnóstico médico, prestação de cuidados de saúde, ou ação social, gestão de sistemas e serviços de saúde ou de ação social com base na legislação e por força de contrato profissional de saúde sujeito a obrigação de sigilo profissional ou outra pessoa sujeita a obrigação de confidencialidade legalmente prevista.

Dados pessoais: De acordo com o princípio da minimização dos dados, são tratados dados pessoais que sejam adequados, pertinentes, necessários e previstos na legislação aplicável a cada procedimento. Os dados pessoais recolhidos constam de requerimentos, contratos ou documentos anexos aos procedimentos administrativos.

Destinatários dos dados pessoais: Os serviços municipais.

Transmissão dos dados pessoais: Quando prevista em disposição legal e/ou para cumprimento de direitos ou obrigações legalmente previstas e/ou se absolutamente necessária à prossecução do interesse público ou exercício da autoridade pública. Prazo de conservação dos dados pessoais: O prazo necessário para a tramitação dos procedimentos, ou duração do contrato, acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.

Direitos dos titulares dos dados: Confirmação de que os dados pessoais são objeto de tratamento, Direito de acesso aos dados pessoais, direito de Retificação, direito à limitação do tratamento e direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).

Direitos que não podem ser exercidos e sua justificação: Direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”), direito de portabilidade dos dados e direito de oposição. Não podem ser exercidos porque o tratamento se revela necessário: a) ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento e a que o responsável está sujeito, b) ao exercício de funções de interesse público e c) ao exercício da autoridade pública de que esteja investido o responsável pelo tratamento.

Tomei conhecimento,

Arronches, data

O(A) Requerente,

(Assinatura conforme documento de identificação verificada por conferência)

ANEXO I-I

Formulário de comunicação da violação de dados pessoais à autoridade de controlo (CNPD)

O formulário de comunicação da violação de dados pessoais à autoridade de controlo é preenchido no website da Comissão Nacional de Proteção de Dados, através do link: cnpd.pt

Este formulário é submetido pelo Encarregado de Proteção de Dados do Município de Arronches, em representação do Município de Arronches.

Aquando do início do preenchimento do formulário, deve ser selecionada uma de duas opções, consoante a tipologia da pretensão:

☐ Notificar uma nova violação de dados pessoais OU ☐ Alterar uma notificação anteriormente submetida

Caso selecione uma nova violação de dados pessoais, deve o encarregado de proteção de dados preencher os campos presentes nos seguintes separadores:

☐ Dados da entidade

☐ Dados de contacto

☐ Informação sobre a violação de dados

☐ Consequências da violação de dados

☐ Dados pessoais envolvidos

☐ Titulares dos dados

☐ Informação aos titulares

☐ Medidas preventivas/corretivas

☐ Tratamentos transfronteiriços

Caso selecione alterar uma notificação anteriormente submetida, deve o Encarregado de Proteção de Dados indicar a referência da notificação anteriormente submetida (referência presente no documento que foi remetido por e-mail aquando da notificação). Depois deve alterar os campos que pretende nos respetivos separadores.

ANEXO I-J

Formulário de comunicação da violação de dados pessoais aos titulares

Exmo.(a). Sr.(a)

Nome:

Morada:

Enquanto titular ou representante do titular dos dados pessoais, comunicamos a verificação da seguinte violação da segurança: (descrever em linguagem clara e simples a natureza da violação dos dados pessoais)

Que provocou a:

☐ Destruição

☐ Perda

☐ Alteração

☐ Divulgação

☐ Acesso não autorizados

Dos seus dados pessoais: (descrever)

Que estavam na nossa posse por:

☐ Recolha

☐ Transmissão

☐ Conservação

☐ Outro tipo de tratamento: (descrever o “outro tipo de tratamento”)

De modo:

Acidental ou ilícito

Que é suscetível de implicar um elevado risco para os seus direitos e liberdades. As consequências prováveis da violação de dados pessoais são: (descrever)

As medidas adotadas ou propostas pelo responsável pelo tratamento para reparar a violação de dados pessoais, inclusive, se for caso disso, medidas para atenuar os seus eventuais efeitos negativos são: (descrever)

Poderá contactar o Encarregado de Proteção de Dados do Município de Arronches presencialmente na Praça da República, 7340-012 Arronches ou contactável através do website cm-arronches.pt ou e-mail [email protected].

Arronches, data

O(A) Funcionário(a),

(Assinatura conforme documento de identificação)

ANEXO I-K

Criação ou modificação de conta de utilizador

Criação

Nome do utilizador:

Serviço ao qual está afeto:

Software a utilizar:

Nível de permissão (discriminado por tipo de software):

Modificação

Nome do utilizador:

Serviço ao qual está afeto:

Nível de permissão a modificar:

Adicionar software a utilizar:

Arronches, data

O(A) Funcionário(a),

(Assinatura conforme documento de identificação)

ANEXO II

Minutas e cláusulas

ANEXO II-A

Cláusula Genérica

Finalidade do tratamento dos dados: A tramitação nos serviços municipais, por exigência legal, de procedimentos administrativos ou a celebração de contratos, seja oficiosamente ou a requerimento dos titulares dos dados. O exercício pelo titular dos dados ou pelo responsável pelo tratamento de direitos e ou obrigações previstas em legislação.

Dados pessoais e categorias: Os dados pessoais dos titulares e legais representantes constantes deste requerimento, não envolvendo a recolha de dados de categorias especiais.

Destinatários dos dados pessoais: Os serviços municipais.

Direitos que não podem exercer e sua justificação: Direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”), direito de portabilidade dos dados e direito de oposição. Não se podem exercer estes direitos porque o tratamento: a) se revela necessário ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento e a que o responsável está sujeito, b) ao exercício de funções de interesse público e c) ao exercício da autoridade pública de que esteja investido o responsável pelo tratamento.

ANEXO II-B

Cláusula Compras

Proteção de Dados Pessoais pela Entidade Adjudicante

Titular dos dados: O(s) adjudicatário(s), seus legais representantes e ou trabalhadores são os titulares dos dados pessoais.

Responsável pelo tratamento: A entidade adjudicante é o responsável pelo tratamento e destinatário dos dados pessoais.

Encarregado de proteção de dados: A entidade adjudicante designou um encarregado de proteção de dados que poderá ser contactado pelos titulares dos dados para esclarecimento de dúvidas e exercício de direitos sobre o tratamento dos seus dados pessoais.

Finalidades do tratamento dos dados: A entidade adjudicante vai tratar os dados pessoais para a tramitação nos serviços municipais, por exigência legal, de procedimentos administrativos, celebração e execução de contratos de contratação pública. O cumprimento das suas atribuições ou obrigações legais e das suas funções de interesse público ou autoridade pública, enquanto órgão da Administração Pública. E para exercício pelo titular dos dados ou pelo responsável pelo tratamento de direito e ou obrigações previstas na legislação.

Licitude do tratamento: O tratamento dos dados pessoais é necessário para execução de contrato no qual o titular dos dados é parte ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados. Para cumprimento de obrigações jurídicas a que a entidade adjudicante se encontra sujeita. E ainda necessário para o exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investida a entidade adjudicante, enquanto órgão da Administração Pública.

Dados pessoais: De acordo com o princípio da minimização dos dados a entidade adjudicante efetua o tratamento dos dados pessoais que sejam adequados, pertinentes, necessários e previstos na legislação aplicável. Os dados pessoais recolhidos constam de requerimentos, contratos ou documentos anexos e procedimentos administrativos, podendo incluir: nome, data de nascimento, nacionalidade, morada, localidade, código postal, número do documento de identificação, data de emissão, número de identificação fiscal, número de inscrição na segurança social, telefone, telemóvel, endereço eletrónico, as habilitações académicas, experiência profissional, habilitações para condução de veículos ou máquinas.

Transmissão dos dados pessoais: A entidade adjudicante fará a transmissão para outras entidades dos dados pessoais se e quando prevista em disposição legal e ou para cumprimento de direitos ou obrigações legalmente previstas e ou se absolutamente necessária à prossecução do interesse público ou exercício de autoridade pública. Ocorrerá designadamente para instituições financeiras ou entidades bancárias para pagamento de valores estipulados nos contratos. Para outras entidades de que são exemplo, a Administração Tributária, o Tribunal de Contas, ou outras entidades nos termos previstos na legislação.

Prazo de conservação dos dados pessoais: Pelo prazo necessário para a tramitação do procedimento, ou duração e execução do contrato, acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

Direitos que não podem ser exercidos e sua justificação: Direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”), direito de portabilidade dos dados e direito de oposição, porque o tratamento se revela necessário: ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento, ao exercício de funções de interesse público e de autoridade pública.

Outras informações: A comunicação dos dados pessoais é necessária para cumprimento de obrigação legal ou contratual. Caso não sejam fornecidos os dados o pedido ou pretensão não poderá ser tratado, nem poderá celebrar contratos. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidades distintas das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do titular no prazo legal.

Proteção de Dados Pessoais pelo Adjudicatário ou Subcontratante

Se o adjudicatário (aqui também designado por subcontratante) tiver contacto ou conhecimento de dados pessoais que estão sob a responsabilidade da entidade adjudicante (aqui também designada por responsável pelo tratamento) ou efetuar o tratamento de dados pessoais por conta da entidade adjudicante (responsável pelo tratamento) fica obrigado ao cumprimento das seguintes regras:

a) Efetuará o tratamento desses dados pessoais apenas mediante instruções documentadas do responsável pelo tratamento, incluindo no que respeita às transferências de dados para países terceiros ou organizações internacionais, a menos que seja obrigado a fazê-lo pelo direito da União ou do Estado-Membro a que está sujeito, informando nesse caso o responsável pelo tratamento desse requisito jurídico antes do tratamento, salvo se a lei proibir tal informação por motivos importantes de interesse público.

b) Assegura que as pessoas autorizadas a tratar os dados pessoais assumiram um compromisso de confidencialidade ou estão sujeitas a adequadas obrigações legais de confidencialidade.

c) Adota todas as medidas de segurança do tratamento de dados pessoais exigidas nos termos do artigo 32.º do RGPD.

d) Respeita as condições a que se referem os n.os 2 e 4 do artigo 28.º do RGPD para contratar outro subcontratante.

e) Toma em conta a natureza do tratamento, e na medida do possível, presta assistência ao responsável pelo tratamento através de medidas técnicas e organizativas adequadas, para permitir que este cumpra a sua obrigação de dar resposta aos pedidos dos titulares dos dados tendo em vista o exercício dos seus direitos previstos no capítulo III do RGPD.

f) Presta assistência ao responsável pelo tratamento no sentido de assegurar o cumprimento das obrigações previstas nos artigos 32.º a 36.º do RGPD, tendo em conta a natureza do tratamento e a informação ao dispor do subcontratante.

g) Consoante a escolha do responsável pelo tratamento, apaga ou devolve-lhe todos os dados pessoais depois de concluída a prestação de serviços relacionados com o tratamento, apagando as cópias existentes, a menos que a conservação dos dados seja exigida ao abrigo da legislação.

h) Disponibiliza ao responsável pelo tratamento todas as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações aqui previstas e facilita e contribui para as auditorias, inclusive as inspeções, conduzidas pelo responsável pelo tratamento ou por outro auditor por este mandatado.

i) Informa imediatamente o responsável pelo tratamento se, no seu entender, alguma instrução deste violar o RGPD ou outras disposições legais em matéria de proteção de dados.

j) Se o subcontratante contratar outro subcontratante para a realização de operações específicas de tratamento de dados por conta do responsável pelo tratamento, são impostas a esse outro subcontratante, por contrato, as mesmas obrigações em matéria de proteção de dados que as estabelecidas neste contrato, em particular a obrigação de apresentar garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas de uma forma que o tratamento seja conforme com os requisitos do RGPD. Se esse outro subcontratante não cumprir as suas obrigações em matéria de proteção de dados, o aqui subcontratante continua a ser plenamente responsável, perante o responsável pelo tratamento, pelo cumprimento das obrigações desse outro subcontratante.

k) O subcontratante que, em violação deste contrato ou do RGPD, determinar as finalidades e os meios de tratamento, é considerado responsável pelo tratamento no que respeita ao tratamento em questão.

l) O adjudicatário garante que implementou procedimentos internos e medidas técnicas e organizativas adequadas a efetuar o tratamento de dados pessoais e a proteger os direitos dos titulares de dados pessoais de acordo com as condições estabelecidas na legislação em vigor, designadamente, no Regulamento Geral de Proteção de Dados.

m) O adjudicatário obriga-se a durante a vigência do contrato e após a sua cessação a manter confidenciais os dados pessoais de que tenha tomado contacto ou conhecimento ou que lhe tenham sido transmitidos pela entidade adjudicante.

n) O adjudicatário compromete-se, designadamente, a não copiar, reproduzir, adaptar, modificar, alterar, apagar, destruir, difundir, transmitir, divulgar ou por qualquer outra forma colocar à disposição de terceiros os dados pessoais a que tenha acesso ou que lhe sejam transmitidos pela entidade adjudicante ao abrigo do contrato, sem que para tal tenha sido expressamente instruído, por escrito, pela entidade adjudicante.

o) O adjudicatário será responsável por qualquer prejuízo em que a entidade adjudicante venha a incorrer em consequência do tratamento, por parte do mesmo e/ou dos seus colaboradores, de dados pessoais em violação das normas legais aplicáveis e/ou do disposto no contrato.

p) Para efeitos do disposto na alínea (o) entende-se por “colaborador” toda e qualquer pessoa singular ou coletiva que preste serviços ao adjudicatário, incluindo, designadamente, representantes legais, trabalhadores, prestadores de serviços, procuradores e consultores, independentemente da natureza e validade do vínculo jurídico estabelecido entre o adjudicatário e o referido colaborador.

q) O adjudicatário enquanto subcontratante, que tenha 250 ou mais trabalhadores, ou que faça tratamento de dados suscetível de implicar risco para os direitos e liberdades dos titulares, ou que faça tratamentos de dados que não sejam ocasionais, ou que abranja categorias especiais de dados pessoais ou dados pessoais relativos a condenações penais e outras infrações tem de conservar um registo de todas as categorias de atividades de tratamento realizadas em nome da entidade adjudicante enquanto responsável pelo tratamento, do qual consta:

i) O nome e contactos do subcontratante e do responsável pelo tratamento em nome do qual o subcontratante atua, bem como, sendo caso disso do representante do responsável pelo tratamento ou do subcontratante e do encarregado de proteção de dados;

ii) As categorias de tratamentos de dados pessoais efetuados em nome do responsável pelo tratamento;

iii) Se for aplicável, as transferências de dados pessoais para países terceiros ou organizações internacionais, incluindo a identificação desses países terceiros ou organizações internacionais e, no caso das transferências referidas no artigo 49.º, n.º 1, segundo parágrafo, a documentação que comprove a existência das garantias adequadas;

iv) Se possível, uma descrição geral das medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança referidas no artigo 32.º, n.º 1 do RGPD.

ANEXO II-C

Cláusula Recursos Humanos

Proteção de Dados Pessoais

Titular dos dados: O Segundo Outorgante é o titular dos dados pessoais.

Responsável pelo tratamento: O Primeiro Outorgante é o responsável pelo tratamento e destinatário dos dados pessoais do Segundo Outorgante.

Encarregado de proteção de dados: O Primeiro Outorgante designou um encarregado de proteção de dados que poderá ser contactado pelo Segundo Outorgante para esclarecimento de dúvidas e exercício de direitos sobre o tratamento de dados pessoais.

Finalidades do tratamento dos dados: O Primeiro Outorgante pode efetuar o tratamento de dados pessoais de categorias especiais do Segundo Outorgante, incluindo dados biométricos, estado de saúde ou incapacidades para o trabalho e filiação sindical para o cumprimento de legislação laboral, de segurança social, proteção social, medicina preventiva ou do trabalho, avaliação da capacidade de trabalho e o diagnóstico médico, neste último caso por profissionais submetidos a sigilo profissional. O Primeiro Outorgante pode ainda tratar outros dados pessoais do Segundo Outorgante necessários para a celebração e execução de contratos de trabalho e diligências pré-contratuais necessárias à celebração desses contratos, incluindo-se aqui a gestão de recursos humanos, processamento de remunerações, formação profissional, gestão de sanções disciplinares, seleção e recrutamento de trabalhadores e controlo de horário e assiduidade.

Licitude do tratamento: O tratamento pelo Primeiro Outorgante dos dados pessoais de categorias especiais (biométricos, estado de saúde, ou incapacidade para o trabalho e filiação sindical) do Segundo Outorgante é necessário para o cumprimento de legislação laboral, de segurança social, proteção social, e medicina preventiva ou do trabalho, avaliação da capacidade para o trabalho, o diagnóstico médico, neste caso sob responsabilidade de profissional sujeito a obrigação de sigilo profissional ou pessoa sujeita a obrigação de confidencialidade. O tratamento dos demais dados pessoais do Segundo Outorgante é necessário para execução de contrato no qual o titular dos dados é parte ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados. Para cumprimento de obrigações jurídicas a que o Segundo Outorgante se encontra sujeito. E ainda necessário para o exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investido o Primeiro Outorgante, enquanto responsável pelo tratamento e órgão da Administração Pública.

Dados pessoais: De acordo com o princípio da minimização dos dados, o Primeiro Outorgante efetua o tratamento dos dados pessoais do Segundo Outorgante que sejam adequados, pertinentes, necessários e previstos na legislação aplicável. Os dados pessoais recolhidos constam de requerimentos, contratos ou documentos anexos e procedimentos administrativos podendo incluir: nome, data de nascimento, género, nacionalidade, morada, localidade, código postal, número do documento de identificação, data de emissão, número de identificação fiscal, número de inscrição na segurança social, telefone, telemóvel, endereço eletrónico, as habilitações académicas, situação jurídico-funcional dos trabalhadores, experiência profissional e funções exercidas, categoria ou carreira, constituição de agregado familiar e número de dependentes, capacidade para o exercício da atividade profissional, grau de incapacidade (se aplicável), situação de doença e período de incapacidade próprio ou de familiar, avaliação ou monitorização de desempenho, habilitação para condução de veículos, inscrição em mapas de férias e mapas de pessoal, filiação sindical e impressões digitais.

Transmissão dos dados pessoais: O Primeiro Outorgante fará a transmissão para outras entidades dos dados pessoais do Segundo Outorgante se e quando prevista em disposição legal e ou para cumprimento de direitos ou obrigações legalmente previstas e ou se absolutamente necessária à prossecução do interesse público ou exercício de autoridade pública. Ocorrerá designadamente para instituições financeiras ou entidades bancárias para pagamento de remunerações e outros direitos laborais; Segurança Social ou outras entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência; Autoridades de controlo das condições de trabalho, Companhias de seguros para celebração de seguros de acidentes de trabalho e para Entidades prestadoras de serviços de Segurança, Saúde, Medicina no trabalho e Formação Profissional.

Prazo de conservação dos dados pessoais: O Primeiro Outorgante conservará os dados do Segundo Outorgante pelo prazo necessário para a tramitação do procedimento, ou duração do contrato, acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

Direitos dos titulares dos dados: O Segundo Outorgante pode exercer perante o Primeiro Outorgante direitos de confirmação de que os seus dados pessoais são objeto de tratamento, direito de acesso aos dados pessoais, direito de retificação, direito à limitação do tratamento e direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).

Direitos que não podem ser exercidos e sua justificação: O Segundo Outorgante não pode exercer direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”), direito de portabilidade dos dados e direito de oposição, porque o tratamento se revela necessário: ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento e a que o responsável está sujeito, ao exercício de funções de interesse público e ao exercício da autoridade pública de que esteja investido o Segundo Outorgante.

Outras informações: A comunicação dos dados pessoais pelo Segundo Outorgante ao Primeiro é necessária para cumprimento de obrigação legal ou contratual. Caso o Segundo não forneça os dados o seu pedido ou pretensão não poderá ser tratado, nem poderá celebrar contrato com o Primeiro. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidades distintas das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do titular no prazo legal.

Confidencialidade ou Sigilo Profissional

a) Ao serviço do Primeiro Outorgante e na execução do contrato de trabalho o Segundo Outorgante pode ter contacto ou acesso a dados pessoais dos titulares de dados que se relacionam com o Primeiro Outorgante.

b) Nos termos da legislação europeia e nacional sobre proteção de dados pessoais o Primeiro Outorgante, enquanto responsável pelo tratamento de dados pessoais, tem obrigação de assegurar que as pessoas autorizadas a tratar dados pessoais o fazem sob sigilo profissional ou confidencialidade.

c) O Segundo Outorgante reconhece a sua obrigação de sigilo profissional ou confidencialidade conforme previsto na legislação aplicável e que decorre ainda do seu dever de lealdade perante o Primeiro Outorgante, obrigando-se a adotar no desempenho das suas funções os procedimentos implementados pelo primeiro outorgante para garantir a proteção de dados pessoais, obrigando-se ainda a não divulgar dados pessoais tratados pelo Primeiro Outorgante, exceto se receber indicações e apenas nas condições indicadas pelo Primeiro Outorgante em cumprimento das suas atribuições legais.

d) Caso o Segundo Outorgante tenha conhecimento direto ou indireto de incidentes de segurança que possam causar a violação de dados pessoais, ou caso esta tenha ocorrido, deve de imediato informar o Primeiro Outorgante de tais factos, contactando o seu superior hierárquico ou o encarregado de proteção de dados designado, devendo também prestar toda a colaboração solicitada.

e) Este dever de sigilo profissional ou confidencialidade mantém-se durante e após a cessação, interrupção e/ou suspensão do contrato de trabalho.

ANEXO III

Avaliação de impacto sobre a proteção de dados na confirmação de dados pessoais sensíveis - Subunidade Orgânica Flexível de Desporto, Educação e Ação Social

1 - Em conformidade com os termos e as condições legalmente previstas, e de acordo com o disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 29.º do presente Regulamento, a avaliação de impacto sobre a proteção de dados na confirmação de dados pessoais sensíveis, procedimento específico executado pela Subunidade Orgânica Flexível de Desporto, Educação e Ação Social, é necessária e pertinente.

2 - A descrição sistemática das operações de tratamento relacionadas com a confirmação de dados pessoais sensíveis, neste procedimento em concreto, apresenta as seguintes especificidades:

a) Natureza: Tratamento de confirmação da veracidade junto de entidades terceiras de dados pessoais sensíveis que constituem elementos de elegibilidade fornecidos pelos beneficiários para obtenção de apoios sociais.

b) Âmbito: Este tratamento está integrado nos procedimentos de atribuição de benefícios sociais, incluindo apoios sociais e apoios sociais escolares, sendo executado pela Subunidade Orgânica Flexível de Desporto, Educação e Ação Social.

c) Contexto: Este tratamento decorre expressamente do disposto no Regulamento Municipal de Apoios Sociais do Município de Arronches (publicado pelo Aviso n.º 5840/2023), que no n.º 2 do seu artigo 99.º, sob epígrafe “Confirmação de Elementos”, estabelece que: “Os competentes serviços municipais podem, ainda, em caso de dúvida relativamente à veracidade dos elementos constantes do processo, realizar as diligências necessárias no sentido de aferir a sua veracidade, podendo, inclusivamente, solicitar às entidades ou serviços competentes a confirmação dos referidos elementos.”

d) Finalidades: São finalidades deste tratamento a confirmação da veracidade dos dados pessoais sensíveis disponibilizados pelos beneficiários, a prevenção da fraude e a justa distribuição dos apoios sociais mediante a verificação da não duplicação de apoios de cariz económico e social.

e) Dados pessoais: Apenas a confirmação de dados pessoais sensíveis, nomeadamente estado de saúde, incapacidades ou deficiências, que já estão na posse desta Subunidade e que foram disponibilizados pelos requerentes e beneficiários.

f) Destinatários: Não existem destinatários propriamente ditos, uma vez que se trata da mera confirmação de dados pessoais que já estão na posse do serviço municipal que solicita a confirmação.

g) Tempo de conservação: O tempo de conservação dos dados pessoais corresponderá ao tempo de duração do procedimento administrativo, respetiva decisão e execução do ato administrativo, ou seja, período de duração do apoio social, acrescido do prazo de arquivo previsto no Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril).

3 - Os serviços municipais, de acordo com o que decorre do supramencionado Regulamento Municipal, fazem a confirmação dos dados pessoais sensíveis, que são elementos disponibilizados pelos beneficiários para obtenção de apoios sociais, através de reuniões e contactos verbais e presenciais, comunicações eletrónicas, contactos telefónicos e documentos em papel, junto das seguintes entidades: Agrupamentos de Escolas de Arronches, Instituições Particulares de Solidariedade Social do concelho de Arronches, Centro Distrital de Segurança Social de Portalegre, Rede Local de Intervenção Social, projetos de cariz social e educativo a decorrer no concelho de Arronches.

4 - A confirmação de dados pessoais, incluindo dados sensíveis, dos beneficiários de apoios sociais ocorre através de reuniões, contactos verbais e presenciais, comunicações eletrónicas e contactos telefónicos estabelecidos entre os serviços municipais socioeducativos e as entidades referidas no n.º 3 do presente artigo.

5 - Este tratamento de dados está expressamente previsto em norma legal no supramencionado Regulamento Municipal, sendo necessário para o cumprimento de obrigações e exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de proteção social, conforme previsto na alínea b) do n.º 2 do artigo 9.º do RGPD.

6 - A confirmação dos dados pessoais sensíveis é um tratamento necessário no interesse da sociedade civil, no contexto da gestão dos serviços e sistemas de ação social e no exercício de atribuições legais e funções de interesse público e autoridade pública pela administração pública local, incluindo a prevenção e o controlo da fraude.

7 - Os titulares dos dados são informados de que os dados fornecidos podem ser objeto de confirmação através de diligências efetuadas pelos serviços municipais junto das entidades referidas no n.º 3 do presente artigo.

8 - O tratamento em causa não envolve subcontratantes, sendo realizado exclusivamente pelos funcionários afetos à Subunidade Orgânica Flexível de Desporto, Educação e Ação Social do Município de Arronches.

9 - As fontes de risco são reduzidas, uma vez que está apenas em causa a confirmação de dados, ainda que sensíveis, e essa confirmação é executada exclusivamente pelos funcionários referidos no n.º 8 do presente artigo, que tratam o procedimento do titular, não obstante, poderá considerar-se como fonte de risco a troca de comunicações para obtenção de confirmação de dados sensíveis com recurso a comunicação eletrónica sem cifragem dos dados.

10 - Havendo o acesso indevido às comunicações eletrónicas de confirmação, terceiros podem aceder aos dados pessoais sensíveis objeto de confirmação, como seja, o estado de saúde do titular.

11 - As ameaças que possam efetivar serão ataques informáticos aos servidores do Município de Arronches ou aos computadores onde ficam alojadas as comunicações eletrónicas com confirmação de dados sensíveis.

12 - A probabilidade é reduzida, considerando que o Município de Arronches tem regras de segurança de proteção dos servidores e a utilização das comunicações eletrónicas para confirmação de dados sensíveis é reduzida.

13 - As medidas adotadas para reduzir os riscos descritos no n.º 10, 11 e 12 do presente artigo são a manutenção da segurança e proteção dos servidores e dos computadores do Município de Arronches e a não utilização de comunicações eletrónicas para confirmação de dados sensíveis, ocorrendo essa confirmação por contacto direto entre os técnicos das entidades envolvidas, em reuniões de trabalho ou através de cifragem, e a utilização de sistema VPN para confirmação eletrónica de dados sensíveis.

ANEXO IV

Avaliação de impacto sobre o tratamento de dados biométricos - Subunidade Orgânica Flexível de Recursos Humanos

1 - Em conformidade com os termos e as condições legalmente previstas, e de acordo com o disposto na alínea c) do n.º 2 do artigo 29.º do presente Regulamento, a avaliação de impacto sobre o tratamento de dados biométricos é necessária e pertinente.

2 - A descrição sistemática das operações de tratamento relacionadas com o tratamento de dados biométricos, neste procedimento em concreto, apresenta as seguintes especificidades:

a) Natureza: Tratamento de dados de natureza sensível através do registo do template da impressão digital, resultante de interpretação algorítmica de pontos fisiométricos.

b) Âmbito: Este tratamento abrange todos os trabalhadores ou colaboradores do Município de Arronches, independentemente do respetivo vínculo jurídico, que desempenham funções nos serviços municipais.

c) Contexto: A instalação do sistema de biometria está legalmente autorizada pelo artigo 18.º do Código do Trabalho, respeitando as condições do tratamento de dados biométricos em contexto laboral estabelecidas nesse artigo.

d) Finalidades: São finalidades deste tratamento a confirmação da assiduidade e o cumprimento dos horários de trabalho pelos trabalhadores e o cumprimento pelo Município de Arronches, enquanto entidade patronal, da obrigação prevista na legislação laboral de manter registos dos tempos de trabalho praticados pelos trabalhadores.

e) Dados pessoais: Os dados pessoais tratados são os nomes, números, horários, cargos, categorias, funções desempenhadas, datas e horas de entradas, intervalos e saídas, os templates das impressões digitais resultantes da interpretação algorítmica de pontos fisiométricos de cada trabalhador.

f) Destinatários: São destinatários dos dados pessoais exclusivamente os funcionários afetos à Subunidade Orgânica de Recursos Humanos do Município de Arronches, que efetua mensalmente o controlo da assiduidade dos trabalhadores e os registos dos tempos de trabalho.

g) Tempo de conservação: O n.º 4 do artigo 202.º do Código do Trabalho estabelece um prazo de cinco anos para conservação dos registos dos tempos de trabalho, o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local (Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril) estabelece um prazo de três anos para arquivo dos registos de assiduidade e o n.º 3 do artigo 18.º do Código do Trabalho impõe a eliminação dos dados biométricos no momento da cessação dos contratos de trabalho. Nas autorizações emitidas para tratamento de dados biométricos, a autoridade de controlo (CNPD) estabeleceu sempre como prazo de conservação a data da cessação dos contratos de trabalho. Porém, os registos resultantes da utilização de dados biométricos podem ser necessários para demonstrar perante as autoridades e os tribunais, se necessário, o cumprimento das normas legais relativas a assiduidade, registo de tempos de trabalho, limites de tempos de trabalho e horários de trabalho, pelo que o Município de Arronches procede à manutenção dos registos por um prazo de três anos para além da data da cessação dos contratos de trabalho.

3 - No início, intervalos e termo de cada jornada de trabalho, cada trabalhador coloca a sua impressão digital no terminal de recolha e é efetuado o registo do template da impressão digital, resultante de interpretação algorítmica de pontos fisiométricos, a qual é obtida no terminal, ficando os dados armazenados no servidor do Município de Arronches, aos quais acedem os serviços do Departamento de Administração Geral e Recursos Humanos, nomeadamente os diretamente ligados à gestão de pessoal, para análise mensal dos registos de cada trabalhador.

4 - A recolha dos dados biométricos é efetuada através de sistema de biometria com terminais ID BIO 5 e ID BIO HAND. Os dados biométricos são tratados num sistema central com estabelecimento único e mantidos no servidor do Município de Arronches.

5 - Este tratamento é necessário para cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral, de acordo com o disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 9.º do RGPD e no artigo 202.º do Código do Trabalho, na sua redação atual.

6 - Conforme decorre das diversas autorizações de utilização de sistemas biométricos emitidas pela CNPD, a utilização de dados biométricos é adequada às finalidades indicadas de registos de tempos de trabalho e controlo da assiduidade dos trabalhadores.

7 - Em cumprimento do princípio da transparência, encontra-se afixado um aviso informativo junto do sistema de recolha dos dados biométricos com informações sobre as condições de tratamento e os direitos dos titulares dos dados.

8 - O tratamento em causa não envolve subcontratantes, sendo realizado exclusivamente pelos funcionários afetos à Subunidade Orgânica Flexível de Recursos Humanos do Município de Arronches.

9 - Considerando que os dados pessoais são relativos à identidade dos trabalhadores e aos registos dos tempos de trabalho e que o tratamento é exclusivamente interno com recolha dos dados no terminal biométrico, conservação no servidor e leitura por trabalhador com obrigação de sigilo da Subunidade Orgânica Flexível de Recursos Humanos, não se antevê riscos para os direitos dos titulares.

10 - Cumpridas o disposto no artigo 18.º do Código do Trabalho, apresenta-se como reduzido o impacto para os direitos e liberdades dos titulares dos dados, uma vez que a permissão legal para tratamento de dados biométricos em contexto laboral decorre da ponderação pelo legislador com os direitos e liberdades dos trabalhadores.

11 - De uma forma abstrata, as ameaças equacionáveis no tratamento de dados biométricos podem resultar da sua utilização para discriminação dos titulares e a falsificação, usurpação ou apropriação da característica biométrica.

12 - O quadro legal nacional apresenta proibições de discriminação no contexto laboral e quanto à falsificação ou usurpação de característica biométrica, existe uma baixa probabilidade em razão da codificação da imagem biométrica obtida e do circuito fechado e interno do tratamento dos dados.

13 - A redução dos riscos descritos no presente artigo prende-se com a manutenção das políticas internas impeditivas de discriminação e da recolha de imagem biométrica não codificada, de modo que a amostra biométrica nunca seja reproduzida nem que a imagem codificada seja descodificada, impedindo a sua reversão.

317690469

Artigo 85.º — Entrada em vigor